Cursul de Liderism

CLT Sngerei

CURS 5. Organizarea unui eveniment1) Alesul subiectului interesant, relevant, necesar 2) Pregtirea audiena, locul, data, materialele/resursele necesare 3) Crearea agendei obiective clare, informare, activiti, conclusie

7 ETAPE ALE PLANIFICRII Sursa: Manualul Educaiei Neformale, Corpul Pcii 2004 Aceast este o cale folositoar pentru planificare de educatoar Jane Vella cnd pregtete pentru un atelier sau o prezentare. Cele 7 etape ale planificrii ale ei sunt un sablon simplu i efficient s ii n mintea ta cnd ncepi s faci un atelier sau o nteraciune. Cine? Cine sunt participani? Ct de mult deja tiu ei despre tema aceast? Care vrst, gen, cultur, ierarhie la loc de munc, .a.m.d.? De Ce? Ce este scopul nvrii? Ce vor s nvee participanii? Merg la training voluntar sau nu? Cnd? Ct de mult timp este disponibil pentru training-ul? Sunt cteva constringeri ai timpului legai cu anotimp sau lucru? Este o or pe zi mai bine dect altele pentru participanii ti? Unde? Unde va fi training? nauntru sau afar? Care echipament este disponibil? Scaune? Mese? Flipchart? Materiale locale? Pentru Ce? Care sunt obiectivele de comportament ale training-ului? Ce vor face diferit participanii dup training? Ce? Ce n specific vor nva participanii? Care cunotin, abiliti i atitudini nou vrei s mai dezvoli? Cum? n care activiti de nvmnt se vor implica participanii pentru c s nvee material? Care sunt toate etapele ale training-ului? Cum vei face o evaluare a training-ului?

ALESUL SUBIECTULUIn primul rnd trebuie s alegi un subiect- s hotreti despre ce doreti s vorbeti. Un seminar este de obicei facut cu scopul de a-i nva sau a-i convinge pe cei care ascult. Alege un subiect pe care v l consideri important sau necesar. Ar fi mai uor de efectuat dac alegi un subiect pentru ce ai un talent, cunotine necesare, o abilitate, sau o pasiune.

PREGTIREA Cine este audiena ta? Cine vor beneficia cel mai mult de seminaral tu planificat? Maturi? Femei? Adolesceni? Elevii absolveni din acest an? Fetele la gimnaziu? Oameni care au afaceri? Potriveti scopul tu, hotreti pe cine vei nvita, i cte persoane vrei s invii. Vrsta participanilor: ntotdeauna ii minte vrsta participanilor n fiecare etap a planificrii unui seminar, pentru c s te asiguri c activitile pe care le-ai planificat sunt potrivite i interesante. Vrsta de la care se poate practica o activitate este orientativ. Participanii care sunt puini familiarizai cu un anumit concept pot ncepe cu activiti prevzute se vor atepta ceva mai simplu i mai clar dect cei care cunosc mai profund subiectul pot exersa activiti pentru vrstele mai mari. Rotaru Mihaela Page 1

Cursul de Liderism CLT Sngerei Mrimea grupului: Pentru atingerea unui rezultat mai bun, unele activiti necesit limitarea numrului de participani. Promovare/nvitaii Trebuie s te gndeti despre cum vei informa public c o s faci un seminar. Seminarul va fie deschis (pentru oricine care vrea) sau numai prin invitaie? O s faci o campanie de publicitate? Cum? Prin vorbire la telefon, postere la staii de autobuze, pliante la coal, un anun la Primarie, sau altceva. Folosete imaginaia ta. E mai bine dac poi s foloseti mcar dou moduri de promovare, i ca este ntr-un timp potrivit. Dac este prea devreme, toat lumea o s uite, i dac este prea trziu, este posibil c toat lumea o s fie ocupat deja cu altceva. Materiale Sunt enumerate resursele recesare pentru activitate. Unele activiti includ fie care urmeaz a fi distribuite participanilor. Acestea pot fi multiplicate la xerox sau transcrise pe cartonae, dar asigur-te s faci totul ceva timp naintea seminarului n cazul c (doamne ferete)se ntmpl ceva. Pauz de cafea: De asemenea, depinde de bugetul tu i publicul tu, dar ntotdeauna este o motivaie bundac (!!!!!!!! nota mea+nu era scris nimic)vei oferi participanilor cteva gustri(biscuii i ceai sau cafea)

Rambursare Dac va fi necesar s plteti, clar c trebuie s tii nainte pentru c s caui finanare (sau local sau printr-un grant sau ntr-un alt mod). Drum: Dac participanii vin de departe, este ateptat s le rambursezi drumul. Experi: Foarte des experi lucreaz pentru gratis, dar dac l nvii pe un expert, asigur-te de la nceput ce se ateapt el. Agenda seminaruluintotdeaun este o idee bun s faci o agend cu activitile propuse pentru ca s le mpai participanilor (n special dac este un seminar lung cu mai muli prezentatori). Este profesional,i este un semn c te-ai pregtit (aceasta va spori ncrederea participanilor, i pentru tine ca s te asiguri c eti binepregtit i tii aproximativ ce o s se ntmple. nclude fiecare pas, ct timp va dura, i cine o s fie moderatorul. Iat un exemplu:

CUM S ORGANIZM UN SEMINARLucrurile pe care le vei nvaa astzi. CUM S: Identifici participanii Identifici temele Elaborarezi planul Informezi publicul cu privire la acest eveniment Practici activiti Delegzi responsabiliti Alegi localul Determinezi costul materialelor Colectezi publicaii i material pentru distribuire Faci o evaluare a seminarului

Etap 1- S identifici o temaAi informaie despre acest subiect sau poi s gseti informaia? Acest subiect este important pentru comunitatea ta s sti? Ai analizat necesitile comunitii? Aceast tema va afecta cele mai mult persoanele in comunitatea ta? Ai observat boli care exist frecvent? Snt specialiti care va ajuta n seminarul tu?

Rotaru Mihaela

Page 2

Cursul de Liderism Etap 2- S identifici participanii Cum s gsim participanii? Cine sunt participanii? Ce vrst au participanii? Ce studii au participanii? Ci participani vor fi? Ce limb vorbesc?

CLT Sngerei

Etap 3 Elaborarea planului n baza necesitilor i problemelor Un plan ar trebui s fie clar i fluid De obicei, este necesar s revezi ce informaie ai nainte de a scrie un plan Este important s faci planul mpreun cu toate personele care vor prezenta n seminarul tu Orice persoan prezent ar trebui s aib o copie de plan Etap 4 Stabilirea datei i orelorn procesul stabilirei datei i orei ce trebuie s iei n consideraie? -Srbtorile ce se celebreaz n (republic, comunitate, familie) -Calendarul colii (vacanele) Care snt alte lucruri ce trebuie s iei n consideraie? -Temperatura afr -Accesibilitatea unei camere -Recolt

Etap 5 Alege locul1. Localul trebuie s fie ncptor 2. Verificeaz dac este lumin i dac funcioneaz prizele 3. Ia n consideraie activitile pe care doreti s le petreci; o mas pentru facilitatori i materialele de care vei avea nevoie pe parcursul seminarului 4. Cu 1-2 ore nainte de a ncepe seminarul, asigur-te ca vei avea acces la locul dat pentru a aranja mesele i materialele i a face curat dupa aceasta

Etap 6 - Determin costul materialelorDetermineaz costul materialelor distributive, agenda ncperii, publicrii materialelor, fotocopiilor, pauzele de mas, folosirea de internet pentru informaie, anunurile, etc. Elaborarea materialelor Cum s desenezi chiar daca nu poi s desenezi Cum s organizezi materialele Cum s prezini informaia

Etap 7 - Informarea publicului cu privire la acest evenimentInformarea depinde n mare msur de grupul int. Decide-i o metod de informare care este cea mai reuit n cazul dat: Foi volante Convorbiri telefonice Prin pota electronic Prin intermediul copiilor Prin intermediul agendei elevilor

Etap 8 F o practicare nainte de cea de la seminar Este important s revezi mpreun cu toate persoanele care vor prezenta La acest timp, poate vei recunoate lucruri care ai nevoie, sau poi s nvei unde vrei s pui posterele Ar trebuie s calculezi timpul pentru prezentare, e important s respeci durata seminarului

Rotaru Mihaela

Page 3

Cursul de Liderism ntreab pe cineva s asculte n timpul practicrii, dup aceea intreab dac a neles Colecteaz publicaii i material pentru distribuire Practic activitile

CLT Sngerei

n cazul c activitile planificate sunt practicate des de tine, exerseaz-le nc o dat cu materialele pe care le ai acum. ncrederea participanilor la seminar depinde n mare msur de ncrederea ta.

Care parte este responsibilitatea mea?DELEGAIA RESPONSABILITILOR

Cine va face anunurile? Cine va face agenda? Cine va gsi o camer? Cine va cumpra pauzele de mas?

Cine va prezenta? Cine va pune anunurile? Cine va plti pentru materiale?

Identificai responsabilitile i persoanele care le vor ndepleni. Asigurai-v c toi facilitatorii i cunosc responsabilitile. Nu uita!!!: Colecteaz publicaiile i materialele pentru distribuire Organizeaz i aranjeaz pauzele de mas Implic participanii n activiti variate Evaluare Asistena acordat participanilor dup seminar

LISTA PREGTIRILOR UNUI SEMINAR Hotrnd s faci un seminar : Vor fi nteresai oamenii de subiect? Subiectul are relevan n opinia populaiei? Te vor ajuta oamenii la pregtire i planificare? Care sunt nevoile participanilor? BUDGET!!!! (nu ntotdeaun ai nevoie de bani pentru un seminar de succes) Crearea SeminaruluiAlegerea Temei / Topicului / Felului Este relevant pentru oameni nteresai? (ii minte c este pentru ei!) Masa Rotund, Discurs, Dialog Deschis, Conferin, Dezbateri, Eveniment Cultural, Persuazie, Lecie /Club, .a.m.d. (f sim i topic s fie ceva cu care eti comod) o Stabilizeaz Scopurile i Obiectivele Seminarului Alegerea Localitii o o o Localitate central i uor de accesat o coal, Cas de Cultur, Primaria, Afar (vreme??) o Faciliti (toalet, bucterie, .a.m.d.) Alegerea Datei o Nu uita de srbtori (naionale, raionale, locale, familiale, religioase, .a.m.d.) o Un anun c s aminteasc participanilor de data activitii este o idee bun o Pauzele la coal sunt bune pentru activitile copiilor, pe parcursul sptminii pentru profesionali. Grupul Participanilor de Target o o o o Hotrete cine va beneficia cel mai mult de acest seminar Estabileaz vrsta i abilitatea grupului (mixt sau similar) Timp diferit pentru invitaile copiilor i ale profesionalilor Numrul participanilor

Rotaru Mihaela

Page 4

Cursul de LiderismAgend o ntotdeaun ai o agend n avans, dar care este deschis s se schimbe o Stabileaz orarul i pauze (de cafea, de mas, de fum, .a.m.d.) o Amestic activitile plictisitoare cu acele distractive o F totul foarte clar pentru ca oaspeii i participanii s tie ce va urma o F brainstorming despre cum informaia va fi prezentat i primit Activiti o Ar trebui s fie focusate ctre public i ce ei pot face comod o Activitile ar trebui s aib un rezultat care sprijin scopul seminarului o Activitile nu ar trebui s eschiveze scopul i obiectivele seminarului o Gndete-te nainte de a da cteva ntrebri posibile i s ai rspunsuri Publicitate o o o Invitai o o

CLT Sngerei

NU POI PUNE POSTERE SAU BANERURI PE SEMNE SAU PE PERETE!!!!!!!!! (mcar n Chiinuntreab primarul sau directorul cholii) Anunuri la coal/pliante/prin cuvinte/du-te la ageni economici care pot fi interesai/reeaua comunicrii Participanii trebuie s simt din publicitate c seminarul merit timpul lor

Hotrete pe cine s invii formal Scrie scrisorile mult mai nainte de data petrecerii seminarului pentru ca programarea experilor i a participanilor s fie mai uoar o Cere confirmarea Resurse tehnice de care o s ai nevoie o o o Proiector, computer, sunet, COARDE DE EXTINDERE, .a.m.d. Electricitate, Ap, Caldur Ajutor visual i materiale xeroxate

Sapte pasi pentru organizarea unui eveniment de succes:1. Orice eveniment este rezultatul muncii unei echipe. Deci, formati o echipa de profesionisti. 2. Calculati corect resursele pe care le aveti (buget, timp, colaboratori) si termenele limita; 3. Listati in ordine logica toate actiunile care vor trebui sa fie intreprinse pentru ca evenimentul sa aiba loc la standardele impuse de dumneavoastra; 4. Alocati persoane responsabile pentru fiecare dintre actiuni; 5. Nu luati decizii impuse exclusiv de bugetul alocat - riscati sa scadeti calitatea evenimentului; 6. Fiti flexibil - este posibil sa trebuiasca sa schimbati planurile pe parcurs. Faceti acest lucru in mod consecvent - daca schimbati o actiune, verificati cum influenteaza acest lucru restul planului si faceti si celelalte schimbari necesare. 7. Faceti tot posibilul sa cunoasteti cat mai multe amanunte despre participanti - pozitii in cadrul companiilor pe care le reprezinta, preferinte, evenimente la care au mai participat, relatii frecvente de afaceri.

Rotaru Mihaela

Page 5