Organizarea timpului 6 metode care-ti pot salva pan la 65 % din timpul de lucruIeri am oferit un interviu scurt pentru TVR legat de organizarea timpului. Subiect incitant pentru mine, lucrez i la o carte pe aceast tem:)Nu v ateptai s gsii n acest articol idei precum c trebuie s v scurtai ntlnirile, telefoanele, emailurile saus prioritizai.Probabil mai tii c trebuie s nvei s spui nu sau c ar trebui s nu mai amni sau c ar trebuis delegi. Acestea sunt lucruri, pe care am senzaia c le tii deja. Practica ns ne omoar. Cele 6 soluii propuse n acest articol sunt practice, testate, aplicabile imediat i uor de implementat. Totodat implementarea lor rezolv problema din rdcin.Provocarea lansat de TVR a fost aa:Oamenii au tot mai puin timp n ziua de astzi. De ce se ntmpl acest lucru i ce putem face pentru a ne organiza mai bine?Sintetic vorbind, n viziunea mea,cauzele sunt urmtoarele:Nu avem timp pentru c tehnologia ne predispune secund de secund la ntreruperi (telefon, e-mail, facebook, alerte, memento-uri, etc.). Gndii-v acum 20 de ani, cum era cnd nu exista acest cadru n care s fii ntrerupt continuu?

Nu avem timp pentru c suntem nnebunii dup carier. Nu mai avem timp la serviciu pentru c lucrurile se schimb cu o vitez uimitoare, iar neprevzutul i face loc din ce n ce mai mult n agend, de fapt da, agenda ne d peste cap. Nu este o problem de management, este doar de context. Lucrm prea mult, ncercm s finalizm, lucrm peste program, i fie ajungem acas prea trziu, fie nu mai avem timp liber, fie pur i simplu nici acas nu ne putem deconecta.

Primim un volum uria de informaii zilnic. Orict de mult ne ajut creierul i d delete nc nu suntem pe deplin adaptai din punct de vedere biologic acestei situaii.

i lista poate continua :).Ce putem face pentru o mai bun organizare a timpului?Sunt mult prea multe lucruri, metode, strategii, acesta este i motivul pentru care am nceput cartea, totui dac ar fi s m rezum la acele elemente pe care le-a recomada din suflet oricui vrea s fac ceva n acest sens, ar fi urmtoarele 6 sfaturi. Sunt acele metode smart care le putei face ncepnd de acum :).6 trucuri pentru o mai bun organizare a timpuluiAtenie, pe ct de simplu ar suna, pe att de eficiente sunt :).Automonitorizare timp de minim 3 zile folosind un jurnal de timp

Acest demers poate fi revelator, am ntlnit att de multe AHA-uri n decursul acestui proces, nct mi se pare de baz. Iei o foaie de hrtie. Poi s foloseti i acest model i-i notezi minut de minut, tot ceea ce faci, activiti, ntreruperi, totul. Vreau s v spun c dac vei face acest lucru vei ctiga timp cum nu v inchipuii. De fapt timp nu ctigai, pentru c ziua tot 24 de ore are. Timpul nu poate fi organizat (chiar dac am spus asta n titlu), doar activitile pot fi organizate.La ce te ajut concret ntocmirea unui jurnal de timp:La anticiparea volumului de neprevzute. Orict ne-am dori de mult, neprevzutul exist. Orict ne-am chinui de mult, acesta apare i se numete neprevzut pentru c nu-l putem prevedea, logic. ns, automonitorizndu-ne n funcie de activitatea pe care o desfurm, prini n activitile zilnice, nu realizm ct de mult timp ne ocup. Considernd c nu-l putem anticipa (cndsuntem de acord cu acest lucru), jurnalul de timp, cum l numesc eu, te ajut s faci o statistic simpl s vezi n medie ct timp dintr-o zi de lucru este neprevzut. Acest lucru nseamn c-l poi anticipa. La mine, doza de neprevzut este undeva la 2 ore pe zi. Am ntlnit cazuri n care urc i la 4 ore (uria volum :)). Dup trei zile de automonitorizare, i vei face o idee cte activiti sunt neprevazute n activitatea ta. Te-ai putea ntreba la ce te ajut s tii acest lucru. Simplu, te ajut s te organizezi mai bine. De exemplu, dac ai 1,5-2 ore de neprevzute zilnic, atunci cnd ii planifici ziua,ia n calcul c aproximativ 2 ore le vei avea ocupate. Chiar dac nu tii cu exactitate cnd, cu ce anume, poi apela la strategii precum: ntre ora 13 i 15 nu-mi planific nimic pentru a avea timp s m ocup de neprevzute :). tiind totodat ct de mult activitate neprevzut este, poi s-i faci o planificare corect a zilei, nu-i planifici 1000 de lucruri i la sfritul zilei te miri c nu ai terminat nici jumtate din ele.

Evaluarea real a anumitor activiti.Prini n rutina i n transa cotidian, percepia ni s-a deformat. Avem impresia c sunt lucruri care le terminm n 30 de minute, cnd de fapt ele ne pot lua i 1 or sau chiar 2. Trecem pe to do list activiti la grmad, i estimm incorect timpii. Atenie, k=jurnalul de timp, te ajut s stabileti ce faci, orict ai avea impresia c ti ce faci, nu am ntlnit pe nimeni care s tie cu adevrat. Gndete-te la decolarea sau aterizarea unui avion. Ct este de corect estimarea timpului de aterizare? Ce ar nsemna ca de fiecare dat s fie ali timpi, sau erori la toate avioanele de 30 de minute. Timpul zboar, tu eti pilotul, ns pentru a fi pilot bun, trebuie s tii cu exactitate (sau ct mai aproape de realitate) toi parametrii i factorii implicai. La ce te ajut? La planificare corect i la o mai bun organizare a timpului. Poi organiza doar ceea ce cunoti.

Identificarea specific de probleme i soluii. Cnd vine vorba de timp, nu prea exist reete universale, exist ns metode care se potrivesc activitii pe care o desfori i metode care nu se potrivesc. Cnd vine vorba de timp, de obicei vei identifica, urmare a urmriri jurnalului de timp, probleme punctuale, la care nu te-ai gndit. Acestea reies doar dup ce faci jurnalul de timp. O s v dau un exemplu din experiena proprie. O aciune pe care am ntlnit-o aproape la toi oamenii cu care am lucrat, un exemplu pe tema organizrii timpului: cititul e-mail-ului. Este drept, e-mailul trebuie citit, ns ce se ntmpl atunci cnd e-mail-urile sunt citite de dou ori? Pierzi timp. De ce de dou ori? Simplu, din obinuina verificrii e-mail-ul, primeti dou e-mail-uri, le citeti, ns nu ai timp s rspunzi. n funcie de sistemul de organizare, probabil ii notezi, i minte sau foloseti opiunile e-mail-ului. Problema unde apare? Neavnd timp s rspunzi, revii la activitate, iar mai trziu sau a doua zi vei fi nevoit s reciteti din nou e-mail-ul pentru a rspunde la el. i aa dac primeti s zicem douzeci de e-mail-uri pe zi, stai 3 minute pe e-mail (i nu e mult), vei costata c ai reuit s pierzi o or pe zi fr s realizezi. O or din 8 nsemn mult, plecnd doar de la cititul e-mail-ului. Ce ai putea face? Exeptnd cazul n care pe e-mail sunt comunicate lucruri la care trebuie s reacionezi rapid, stabilete-i o dat la 1 or, la 2, la 3, sau la 4, n funcie de cum ii permite activitatea, s intri pe e-mail s citeti i s i rspunzi. i uite aa vei constata c ai ctigat 1 or pe zi. Adaptai, personalizai i gsii soluii n funcie de situaie. Sincer, am ntlnit aceast problem de la cel mai mare nivel pn la cel mai mic, ns devii contient de asemenea probleme doar dup ce-i faci onest jurnalul de timp, minut cu minut. VeI descoperii ct de multe soluii vei gsi, ns asemenea unui medic bun, nainte de a propune un tratament trebuie s faci ct mai multe analize.

Identificarea timpilor de ateptare sau de cutare.Acest punct are legtur cu anteriorul, anume identificarea cauzelor reale pentru a te organiza mai bine. Surpriza n multe jurnale de timp a fost dat de timpii de ateptare pentru continuarea unor activiti (care te ineau n loc) sau timpii de cutare. cunoscnd problema vei gsi rapid soluii punctuale.

Gseti tipare de pierdere de timp, tipare de bun execuie, flux de procese. Practic tiind tot ce faci poi s priveti totul ca un proces i s te gndeti ce s-ar ntmpla dac ai inversa anumite procese, unde sunt rupturile, ce-i mnnc mai mult timp dect credeai. Poi s grupezi activitile, poi s te ntrebi cum ai putea face mai repede ceva, s te gndeti la o automatizare. Aici creativitatea ta i va spune cuvntul. Dac-i spun c i ofer 5 cifre pentru a deschide un seif, s-ar putea s-i ia zile, sau chiar luni dac nu-i dau i ordinea lor corect. Deci, uneori este vorba de proces i de ordinea n care sunt fcute lucrurile. Se pot aduce economii de timp de pn la 20 % doar punnd lucrurile ntr-o alt ordine.

Jurnalul de timp este izvorul planificrii, prioritizrii ieficientizrii.Nu ncerca formule complicate pentru c le ncerci degeaba pn nu clarifici exact punctul de pornire. De exemplu, dac vrei s ajungi la Cluj sau la Timioara, este important unde te afli i poi s stabileti direcia, obiectivele, planul cadru, s anticipezi, s faci tot ce-i doreti. nc ceva, din cnd n cnd (odat la dou, trei luni) reia jurnalul i mbuntete i reia procesul. Eficiena va crete utiliznd instrumental automonitorizrii cu cel puin 10 % mergnd pn chiar la 20%. Prin click aicipoti descarca si modelul de jurnal de timppe care eu il folosesc. l poi folosi pe acesta sau doar te poi inspira s-i creezi unul al tu.Scoate din viaa ta ct mai multe lucruri neplcute

Trim n era n care to do list-ul saustabilirea obiectivelorpare a fi soluia ideal. Trim n societatea n care a face mai mult i a avea mai mult devin prioriti incontiente. Nu spun c sunt lucruri rele, numai c uneori pentru a obine ceva putem alege soluia contraintuitiv i anume s nu mai facem ceva sau s renunm la ceva. O s fac un articol dedicat acestui subiect, ns ideea este simpl: pentru a obine ceva, nu ntotdeauna este nevoie s faci cevaci mai degrab s nu mai faci ceva. Am putea s-i spunem un not-to-do list, ns este mai mult de att. Este vorba de acel bzit mental, care i ncetinete ritmul. Gndete-te nu doar ce ai putea face n plus ci i ce ai putea face n minus. Frumos :).Eu la nceputul anului m-am gndit care sunt acele lucruri care stau n calea strii mele de bine.La ce a putea renuna?Ce a putea scoate din viaa mea s-mi fie mai bine. i uite aa, am renunat la relaii care m oboseau, la proiecte care simeam c nu m mplinesc, la activiti care nu erau necesare dar le iniiam din obinuin, la schimbarea unor furnizori. Practic, am eliminat aproape tot ce-mi provoca disconfort. Din lista de vreo 15 lucruri, mai am doude scos:)Nici nu v putei imagina ct timp ctigai, ns mai ales de ctstresscpai. Pentru c atunci cnd eti mai linitit te poi concentra pe lucrurile cu adevrat importante, eti mai eficient. Gndete-te c te uii la emisiunea ta preferat, ns cheful vecinilor nu-i permite s auzi sunetul cum trebuie. Dai televizorul mai tare, pn la urm vei auzi emisiunea, ns i va fi i dificil i inconfortabil. i creaz nervi i o stare de inconfort. Aa i cu lucrurile neplcute din via, ne bzie undeva n fundal i ne obosesc ntr-un mod de-a dreptul nfiortor. Aadar, f-i o list cu lucrurile, activitile, relaiile i obiceiurile care-i provoac disconfort. Este drept, nu vei putea scoate tot, ns orict ai reui este binevenit, iar ce rmne te poi gndi la strategii diferite. Vreau s nu m crezi pe cuvnt, teasteaz, nu te cost nimic i vei scpa de o grmad de probleme i vei obine o mulime de beneficii. Aici fr a lua n considerare economiile de timp rezultate automat prin eliminare vei face activitile cu cel puin 10% mai rapid.ngrijete-te de energie i apoi de timp

Cnd vine vorba de time management sau de organizarea timpului, problema fundamental de multe ori nu este timpul ci este energia consumat. Atunci cnd te gndeti la o activitate nu mai gndi doar n termeni de minute ci gndete-te n termeni de consum de energie. Ai observat c uneori i ia 30 de minute s faci un lucru, iar alteori i ia 1 or? Acelai lucru! Fii onest i recunoate, c atunci cnd eti ntr-o stare bun faci lucrurile mai repede, mai eficient i mai bine. Am redactat i un articol despre managementul energiei personale.Cele 13 sfaturi le gseti prin click aici.Dac tot ai un jurnal de timp poi s analizezi activitile i din punct de vedere al consumului de energie depus. Sunt lucruri simple ce ne consum energie peste msur. Nu vom fi la fel de eficieni n urmtoarelele activiti, ne provoac stres, neplceri i consumm mai mult timp.Fiind ateni lastrile noastre, gestionndu-ne strile mai bine, putem face mai multe sau putem pur i simplu economisi timp. Putem alege momente ale zilei n care suntem n starea potrivit pentru anumite activiti, prin a scoate anumite lucruri economisim energie, prin a face diferit lucruri economisim energie, prin a le face n ordinea diferit economisim energie. Practic, trebuie s acionai n dou direcii: pe de-o parte s v ngrijii s v cretei prin diferite trucuri nivelul de energie i pe de alt parte s diminuai consumul atunci cnd nu este necesar. Vedei si cele 13 sfaturi pentru aplicabilitate imediat. Urmare a acionrii n cele dou direcii putei eficientiza n medie cu 20% volumul de munc depus n termeni de eficien.Stabilete-i focusul zilei.

Unde-i puifocusul, i pui atenia, iar unde i pui atenia i se duce energia i unde i pui energia apar rezultatele. Practic conceptul detime managementsau de organizarea timpului este nlocuit n acest caz de ceea ce am putea numimanagementul ateniei. Ei bine, obinuiete-te s lucrezi cu focusul lunii, focusul sptmnii i cel mai important, focusul zilei. n fiecare zi s-i stabileti un lucru cu adevrat important de care vrei s te ocupi, s-l finalizezi i s nu intre n categoria urgent, ci mai degrab important. Focusul zilei i permite s te ocupi de lucrurile cu adevrat importante i te menine concentrat. Avem prostul obicei de a ne face to do listuri dup ce ne verificm e-mail-ul, dup edinte, dup alte multe lucruri diverse administrative. Chiar i atunci cnd lucrezi cu to do list, nainte de a te apuca s niri cele 10 sau 20 de lucruri care le ai de fcut (n principiu se dovedete a fi o list reactiv) stabilete-i i trece-i primul pe list un lucru proactiv, un lucru cu adevrat important, focusul zilei. Acest focus te va ajuta s progresezi la lucrurile cu adevrat importante, i va centra ziua, i va centra energia. Totodat zbovind mai mult asupra unui lucru, i vin idei noi i poi chiar depii un prag n care eficiena i crete considerabil. Nu mai zic c acest focus al zilei uneori poate fi acel lucru care l tot amni pentru c nu este urgent, chiar dac este important. Ghici ce se ntmpl cnd amni? tii deja, la un moment dat, devine urgent i astfel te trezeti c toate activitile tale sunt urgente i imediat vei fi depit de situaie, creierul tu se agit, i scade energia, eficiena. Gndete focusul ca un fel de investiie. Practic-l i vei vedea. Poi aduce economii estimative n timpul tu pe lun de 10-15%.Multitasking-ul te blocheaz sau te ncetinete

Multitasking-ul este unul din cele mai proaste obiceiuri pe care-l are omul modern. Culmea este c se mai i mndrete cu acest lucru. Creierul nostru, din multe puncte de vedere, seamn cu procesorul unui calculator. Ai observat c atunci cnd nchidei multe aplicaii, viteza de lucru a calculatorului scade. Nu puine sunt i momentele n care se blochez. Procedura este simpl, restart i probabil vei deschide doar aplicaiile de care ai nevoie pentru c iniial aveai prea multe deschise, fie de nevoie fie din necesitate. La fel i creierul nostru. Dac vrei eficien maxim f lucrurile pe rnd i du-le la bun sfrit. Uneori multitasking-ul merge pn acolo nct, chiar dac faci lucrurile pe rnd, totui dac ai multe lucruri ncepute creierul rmne conectat la toate lucrurile ncepute. Singura cale de a te deconecta este fie s termini ce-ai nceput, fie s replanifici pur i simplu. Cu ct avem mai multe procese mentale nencheiate cu att funcionm mai lent. Simplu, cnd ncepi ceva, termin. Nu te ntrerupe dect dac arde. Dac apare un neprevzut, pur i simplu poi s-l treci pe o hrtie i s te apuci cnd termini. Este doar o senzaie c fcnd mai multe lucruri odat termini mai repede. Realitatea i studiile arat c poi face lucrurile bine, mai eficient, cu un consum mai mic de energie, dac le faci pe rnd. Scuza cea mai des invocat este c e dificil, c activitatea nu permite. n mare parte poate fi adevrat, n realitate rmne o scuz i nu o soluie. Vei crete eficiena cu minim 10% renunnd ct se poate de mult la multitasking.Hotrte-te la un singur sistem de organizare

Acest articol devine prea lung :). Totui vin i cu acest sfat pentru c am vzut mult prea des aceast greeal i anume sistem de organizare multiplu. Adic oameni care folosesc simultan pentru organizare postitu-ri, memento-uri, etichete e-mail, agend, google calendar, to do listuri. Ce se ntmpl? Iese un balamuc periodic. Te vei ncurca n ele, i vor scpa lucruri din vedere i vei obosi mintea care va ncerca n permanen s conecteze toate sistemele tale de organizare. Nu recomand un anume sistem pentru c n funcie de personalitate i activitate, unele pot funciona iar altele nu. tiu c tehnologia este tentant i nu v descurajez s o folosii, ns folosii doar un singur sistem. Folosind sisteme de organizare paralele vei fi mai agitat, i culmea, i vor scpa lucruri i trebuie s mai ai grij fie contient fie incontient s pui cap la cap aceste sisteme de organizare. Eu dup ce am avut aceast revelaie a sistemului unic de organizare, m-am ntors la clasica agend pe care scriu. Nu spun c este cea mai bun metod, spun doar c mie mi se potrivete i este eficient pentru c este unicul sistem. Economia de timp estimativ pe care o poi face n acest caz este de 5 %.n concluzie, ai mai sus 6 instrumente cu aplicabilitate imediata. Sunt simple, eficiente, testate, trebuie doar s vrei.tiu, uneori situaia este dramatic, nu ai timp nici s te organizezi. Aa pare,n realitate cel mai potrivit moment pentru a face pai siguri n aceast direcie este acum.Dac ai avut rbdare s citeti pn aici te felicit, iar dac vei i testa ce ai citit aici te vei felicita singur cnd vei vedea rezultatele:)