Organizarea Si Animarea Reuniunilor

5/13/2018 Organizarea Si Animarea Reuniunilor - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/organizarea-si-animarea-reuniunilor 1/8

Verb cheie - a controla

• La nivelul fizic : sunt auzit ?

voce - sonorà, ascutità sau gravà;

debitul verbal - rapid sau lent, regulat sau neregulat ;

tonul – simplu, didactic, emfatic, nesigur;

articularea – clara sau neglijenta ;

tacerile – suficiente sau nu

• La nivelul limbajului : sunt ascultat ?

fara cuvinte parazite ( ààh, pài…) ;

cuvinte precise, familiare auditoriului, sau definite cu grijà ;

nici o întrebare fara un timp de tacere, necesar interiorizarii ei si pregatirii raspunsului

• La nivelul continutului mesajelor, al sensului lor : sunt înteles ?

informatiile pe care le transmit trebuie sa fie clare, precise, suficiente ;aceste informatii sunt ordonate intr-o structurà logicà, mergand de la simplu la complex, de la

cunoscut la necunoscut, de la concret la abstract

• La nivelul comportamentului meu : sunt acceptat ?

cum sunt percepute atitudinile mele ?

cui acord mai multa importantà, lucrurilor pe care le expun sau oamnilor carora ma adresez ?

Exprimarea clarà



- sa se prezinte, sa defineasca clar rolul sau de conducàtor al reuniunii

- sa cearà participantilor sa se prezinte – un tur al mesei (de exemplu)

- sa precizeze contextul, sa clarifice obiectivele

- sa propunà metode de lucru

-sa dea cuvântul ( sa gestioneze timpii de vorbire) ; sa implice timizii; sa ponderezevorbaretii

- sa asculte

- sa recentreze dezbaterea si participantii prin întrebari pertinente

- sa reformuleze ceea ce este spus

- sa sintetizeze ceea ce se spune : sinteze partiale

- sa puna intrebari, sa relanseze dezbaterea in momentele de “punct mort”

- sa gestioneze timpii corespunzatori fiecarei faze a reuniunii

- sa ceara unui secretar de sedinta sa ia notite

- sa faca sinteza globala a reuniunii si sa concludà

Ce trebuie sa faca un animator de reuniune



Inainte :

-informarea participantilor

- planificarea din timp a tuturor actiunilor

- oranizarea materialà ( salà, logisticà)

- pregatirea de fond a problemelor care vor fi studiate

In timpul reuniunii, din punct de vedere al fondului problemelor discutate

- reformularea interventiilor ; elucidarea aspectelor neclare, precizàri

- a stimula participarea : ascultare activà, relansàri, întrebari, reformulàri

- a urmàri productia grupului : asigurând rolul de facilitator si de regulator

-a recentra, in caz de nevoie, grupul, in functie de obiectivul ce trebuie atins, in functie demetoda utilizatà, in functie de productia ce trebuie furnizatà

- a clarifica : reformulari, sinteze partiale la intervalle regulate, destinate sublinierii

punctelor de convergenta, a punctelor de vedere emise, a propunerilor facute, a deciziilor

luate ; sinteza finalà

- a avea grijà de a dispune de un plan de actiune in finalul reuniunii ( rezultatul acesteia)

In timpul reuniunii, din punct de vedere al schimburilor care au loc intre participanti

- a observa fiecare dintre participanti ( atitudini, mimici)

- a echilibra schimburile : a da cuvântul in ordinea in care acesta este solicitat; a fi atent la

cei care îl solicita timid

- a limita vorbàretii

- a vegea ca participantii sa nu-si taie cuvântul unul altuia

- a reduce la tacere “bisericutele”

- a nu permite interventii care nu sunt in legatura cu interventiile precedente

Spre sfârsitul reuniunii :

- a da cuvântul secretarului de sedinta pentru a restitui sinteza lucrarilor ( plecând de la

sinteze partiale)

-a nota modificarile, rectificàrile cerute

Secretarului de sedinta :

- sa urmàreasca îndeaproape schimburile, luând doua tipuri de note : cronologice si

sintetice

- sa ceara lamuriri

- sa faca sinteze intermediare

- sa faca un sinteza orala la sfârsitul reuniunii

Dupà :- sa redacteze si sa trimita sinteza cât mai repede

Inainte, in timpul, dupa reuniune



- sa trimità participantilor planul de actiuni

- sa pregateasca viitoarea reuniune



• Inainte de a pregati o reuniune, verificati daca acesta este indispensabilà : nu amputea

trata problema sau face sa circule informatia altfel ( discutii directe, prin telefon, schimb de

scrisori sau de documente) ?• Comunicati ordinea de zi si durata globalà a reuniunii din timp viitorilor, participanti,

eventual consultati-i in legatura cu acest subiect;

• Verificati ca persoanele convocate sa fie cele competente, implicate in problemele de

rezolvat;

• Nu depasiti in general 10-12 participanti;

• Programati reuniunea intr-un moment oportun, intr-un loc adecvat ;

• Pregatiti reuniunea si incitati fiecare participant sa faca la fel, daca este nevoie;

• Incepeti la timp si încheiati la timp;

• La inceputul reuniunii reamintiti obiectivele, ordinea de zi, orarul prévazut, regulile

jocului;• Integrati eventual noile propuneri ale participantilor in ceea ce priveste organizarea

reuniunii, daca aceasta vi se pare de dorit si posibil ;

• Amenajati spatiul : mese, paperbord, dispunerea participantilor in salà

• Estimati si prevedeti o durata pentru fiecare din punctele tratate si de asemenea o marjà

de securitate

• Inregistrati ceea ce este spus : sinteze partiale si finale, cu ajutorul unui secretar de

sedinta, utilizand paperboardul pentru sinteza finalà

• Pentru fiecare punct de pe ordinea de zi, gasiti toate informatiile disponibile si cereti

participantilor sa-si precizeze pozitiile, opiniile, sentimentele fata de aceste probleme

•Provocati schimburile, dezbaterile largi intre participanti, evitati ca discutiile sa fie

monopilizate de unii si solicitati, cu tact, participarea celor care se exprima mai putin ;

• Folositi de o maniera pozitiva opozitiile si conflictele, ca sursà de progres : faceti in asa

fel incât sa fie atacate probleme si nu persoane

• In caz de dezacord important, dedramatizati si cereti partilor implicate sa-si explice

punctele de divergenta si punctele de convergenta

• Acceptati variatiile de ritm ale grupului, tacerile, momentele dificile, blocajele ; incercati

sa le traversati pastrându-va increrederea in fortele proprii si în cele ale grupului de a depasi

dificultatile intâlnite

• Fiti atent la deviatii, la discutiile in afara temei, la “bisericute” si incercati sa recentrati

discutiile si tendintele centrifuge pentru a-i reintegra in dialog p “disipati” ; cu tact

• Faceti sinteze, partiale si finale, pentru a degaja rezultatele discutiei si precizati nivelul

avansarii fara de ordinea de zi

• Supravegheati regulat si reamintiti din când in când timpul disponibil

• Pastrati suficienta distanta pentru a nu pierde din vedere dinamica grupului si a reuniunii

• Verificati ca analiza problemelor sa fie suficienta înainte de a trage concluziile sau de a

lua deciziile

Nu ridicati sedinta inainte fara a avea o concluzie sau o sinteza finala ( de exemplu o sinteza

a ceea ce a fost spus sau decis sau un punct de avansare a muncii fata de obiectivele propuse

initial in ordinea de zi).

Check listul animatorului ( a consulta regulat)



A-i face pe participanti sa faca si a-i face sa spunà

A vorbi la momentul oportun, a sti tàcea

A asculta, a întreba, a reformula, a memoriza, a sintetiza

A avea incredere in grup

A stimula participarea activa a membrilor

Grupul poate fi mai puternic decât animatorul, trebuie mers mai departe fara a demisiona

din rolul sau definit initial

Animatorul este in serviciul grupului

Grupul nu-i vrea raul animatorului

Cea mai buna animatie este atunci când animatorul nu trebuie sa mai spuna nimic, când

grupul functioneaza bine singur

A asculta, a respecta, a valoriza

A pastra in vedere in ce punct se afla grupul cu discutiile lui, a nu permite deviatii, a pastrasubiectul in vedere, in centrul preocuparilor

A obtine din partea participantilor acceptul pentru metoda de lucru propusa, pentru

obiective ; a respecta metoda si a pastra obiectivele pe toata durata reuniunii

A stimula exprimarea libera, a fii atent la toti

A fi un releu de informare, in caz de nevoie.

Animarea reuninilor - consemne generale

recapitulative



Localuri (sali) impuse

Nu credeti fara a cerceta : verificati singur, vizitând locurile daca se poate cu o zi –doua

înainte de reuniune

Superiori ierarhici prezenti ca si “participanti”, sau în spatele salii ; sau prezenta oricarei alte

persoane cu statut neclar pe care vi se cere s-o integrati

Lipsa de pregatire inainte va duce la improvizatii si la momente dificile

Panele si incidentele materiale pun intotdeauna probleme, neprevazutul care strica tot

Stresul excesiv si simptomele lui : agitatie, anxietate …pierderea controlului asupra mediului

si a situatiei

A nu anunta regulile la inceput sau a le anunta dar a nu le respecta pe parcurs

Capcane in organizarea de reuniuni :

de evitat !

Organizarea Si Animarea Reuniunilor

Documents

Transcript of Organizarea Si Animarea Reuniunilor