. Organizarea de conferine i banchete Serviciul conferine i banchete d curs unei piee importante, aflat ntr-o continu extindere. Este vorba despre reuniunile interne ntre membrii unei organizaii, ntlnirile cu furnizorii, clienii sau alte ntlniri de afaceri, cursuri de formare, ajungnd pn la congrese. Nu sunt rare nici conferinele de pres, manifestrile cu caracter privat etc. Hotelul este un loc ideal pentru acest gen de manifestri, deoarece, pe lng serviciile specifice ofer un ansamblu de prestaii tipic hoteliere, care le completeaz pe cele dinti i alctuiesc mpreun un produs coerent de organizare de conferine i banchete i nu simpla nchiriere de sli. Prin urmare, este necesar ca oferta hotelurilor s nu se limiteze la nchirierea de sli, ci s fie propuse pachete complete de servicii, la preuri forfetare pentru un participant. n acelai timp, trebuie oferite mai multe variante de meniu, pe tipuri de ocazii. Dac dorete, clientul poate s cear schimbri n compoziia meniului. De asemenea, pot aprea i alte solicitri speciale, precum aranjamente florale i rezervri de camere. Pentru participanii la banchete, pot fi acordate reduceri la tarifele de cazare. Cnd numrul participanilor depete posibilitile, ar trebui organizate transportul i cazarea la un alt hotel. Potrivit revistei Meetings and Conventions, tipurile de reuniuni ale organizaiilor se repartizeaz ntre: reuniuni de management 25%, seminarii de formare - 23%, reuniuni regionale de vnzri 16%, lansare de noi produse - 10%, reuniuni profesionale/tehnice -3%, altele-4%. Se pot identifica urmtoarele tipuri de manifestri, pentru care avem diferite accepiuni: banchet - mas comandat, care reunete un numr variabil de persoane aezate pe scaune, putnd depi 1000 de participani, la care se servete un meniu unic; bufet - preparatele i buturile sunt prezentate pe o mas ntins, uneori supranlat n raport cu o mas obinuit de restaurant;

lunch - este o mas uoar, cel mai adesea desemneaz dejunul care ine loc i de masa de prnz;

cocktail-party - eveniment participanilor; sunt servite sortimente de canapele;

ce are scopul de n picioare, buturi

reuniune aperitive

a i

recepie - manifestare cu caracter festiv, de un nivel nalt, n cursul creia, n sistem de bufet, sunt servite preparate rafinate i buturi; reuniune - desemneaz o manifestare cu caracter comercial, promoional sau informativ, regrupnd 30-150 de persoane, durata nu depete, de regul 3 zile; serviciul de alimentaie cuprinde mese sau cocktail-uri i punerea permanent la dispoziie de buturi; seminar - reuniune de lucru pentru 10-30 de persoane, cu o durat de 3-5 zile, serviciul de alimentaie cuprinde mesele principale i pauzele de cafea; congres - manifestare cu caracter informativ, care reunete 1001000 de persoane pentru a schimba idei i a-i aduce la cunotin rezultatele studiilor lor, pe durata a 2-3 zile; serviciul de alimentaie este organizat sub form de banchete; colocviu - reuniune cu privire la un subiect dat, organizat pe durata mai multor zile i animat de experi, lucrrile se pot desfura pe mai multe ateliere; conferin - reuniune n cursul creia o persoan face o expunere, auditoriul neparticipnd activ, conferina de pres impune microfoane mobile precum i un spaiu rezervat pentru fotografii i pentru camere de luat vederi; simpozion - un grup de experi ce discut ntre ei cu privire la un subiect dat, n faa unui auditoriu care nu particip activ; workshop - reuniune cu 30-35 de persoane, n cursul creia se discut n grupuri mici, realizndu-se un schimb de experien; summit - ntlnire la nivel nalt ntre mai multe delegaii oficiale, numrul participanilor putnd fi de cteva sute, programul se poate ntinde pe parcursul a 2-3 zile, incluznd expuneri,

dezbateri, ntlniri birecepii, banchete etc.

i

multilaterale,

conferine

depres,

n majoritatea hotelurilor, zona destinat reuniunilor este situat la mezanin sau la demisol. n afara slilor propriu-zise, adesea compartimentabile, prevzute cu perei glisani, este important i zona anex, cu foaier i grupuri sanitare. Foaierul trebuie s permit amplasarea de birouri pentru secretariat/nregistrarea participanilor/informaii, precum i pentru organizarea de bufete - un motiv n plus pentru ca zona destinat reuniunilor s fie dispus n relaie cu buctria. Problemele de amenajare care se cer a fi soluionate sunt legate de prezena unui numr mare de persoane - ceea ce impune asigurarea unor condiii adecvate de circulaie a persoanelor i de securitate, inclusiv n caz de incendiu, precum i a unui confort vizual i auditiv. Accesul trebuie s se fac din holul de primire, separndu-se fluxul clienilor care se ndreapt spre camerele lor, de fluxul participanilor la reuniuni. n felul acesta va exista un control al circulaiei persoanelor, iar clienii nu se vor deranja ntre ei. Dimineaa pe panoul din hol, prin grija compartimentului concierge, vor fi nscrise numele clientuluiorganizator, sala i ora. Suplimentar, slile de reuniuni trebuie izolate fonic, cu materiale fonoizolante, dar i fonoabsorbante. Pentru reuniuni cu un numr redus de participani, unele hoteluri folosesc apartamente, n acest caz operaiunile specifice fiind reflectarea n planning-ul de rezervri a camerelor demontarea i schimbarea mobilierului. n slile de reuniuni, amenajarea spaiilor se face n mod diferit, n funcie de tipul manifestrii. Consecina este diferenierea capacitii n funcie de manifestarea gzduit. Variantele sunt: boardroom - sal auditorium, teatru, sal de clas etc. de consiliu, recepie,

La reuniuni, pe mas, n dreptul fiecrui participant se plaseaz un bloc de foi i un creion/pix aezat oblic, mai n fa un pahar long-drink aezat cu gura n jos pe un tas, precum i o farfurioar cu bomboane sau fursecuri. Fiecare participant delegat, chemat s participe activ la discuii i va avea numele nscris pe un carton fa-verso - aezat pe mas.

La banchete, numele ocupantului fiecrui loc se nscrie, de asemenea, pe un carton, aezat n faa farfuriei suport. Suplimentar, trebuie alctuit i fcut cunoscut planul de aezare la mas. Echipamentele tehnice se nchiriaz distinct de slile de reuniuni, dar unele materiale pot fi prevzute prin preul forfetar al pachetului de servicii sau prin tariful de nchiriere a slii, sistemele de prezentare pot cuprinde: tabl alb, tabl neagr, flipchart, ecran de proiecie, retroproiector, proiector multimedia, sistem sonorizare, sistem de traducere simultan etc. n cazul nchirierii distincte a slii, pot fi prevzute tarife degresive: pentru o jumtate de zi i pentru o zi, dup cum se solicit. n hotelurile mari, organizarea i prestaiile realizate n cadrul manifestrilor din aceast categorie revin serviciului sau departamentului de conferine i banchete.