Note explicative la chestionarul AEO - autoevaluare · Pentru întrebrile (a) i (b) v rugm s...
Transcript of Note explicative la chestionarul AEO - autoevaluare · Pentru întrebrile (a) i (b) v rugm s...
Anexa nr. 2
Note explicative la chestionarul AEO - autoevaluare Scopul chestionarului AEO - autoevaluare este de a v� ajuta s� în�elege�i cerin�ele care trebuie îndeplinite pentru a ob�ine statutul de AEO �i s� furniza�i autorit��ii vamale informa�ii suplimentare fa�� de cele prezentate în cerere despre dumneavoastr� �i societatea dumneavoastr�. Aceste instruc�iuni v� ofer� atât orient�ri cu privire la modul în care trebuie s� r�spunde�i la întreb�rile din chestionar, cât �i informa�ii privind standardele pe care autoritatea vamal� se a�teapt� s� le îndeplini�i �i s� le demonstra�i în vederea ob�inerii autoriz�rii AEO.��
1. Acest chestionar este elaborat pe baza dispozi�iilor din Codul Vamal Comunitar (CVC) �i din Dispozi�iile de punere în aplicare a Codului Vamal (DACV), a modific�rilor aduse acestora �i a orient�rilor AEO (documentul TAXUD/B2/047/2011 Rev.5). El simplific� �i accelereaz� procedura de solicitare a statutului de AEO �i combin� anexa 2 la Orient�rile AEO �i anexele obligatorii specificate în notele explicative la formularul de cerere (anexa 1C la DACV).��
Chestionarul permite de asemenea administra�iei vamale, împreun� cu formularul de cerere, s� ob�in� o bun� imagine de ansamblu asupra solicitantului, iar acest lucru va avea drept rezultat accelerarea procedurii de autorizare. Prin urmare, operatorii economici sunt invita�i s� completeze chestionarul în mod corect �i s� r�spund� la toate întreb�rile relevante pentru activitatea lor.��
Pute�i g�si informa�ii suplimentare referitoare la statutul AEO pe site-ul de internet Europa al Comisiei Europene �i pe site-ul de internet al Directiei Generale a V�milor (www.customs.ro).��
2. Chestionarul trebuie transmis împreun� cu cererea pentru certificatul AEO autorit��ii vamale competente, conform prezentului Ordin.��
Dac� ave�i întreb�ri cu privire la chestionar sau la cerere înainte de transmiterea acestora, v� recomand�m contactarea autorit��ii vamale.��
3. Chestionarul cuprinde, în cadrul fiec�rei sec�iuni, cele mai importante aspecte care pot fi utile autorit��ii vamale. Totu�i, unele aspecte privesc numai anumi�i actori din cadrul lan�ului interna�ional de aprovizionare. Acest lucru poate depinde �i de tipul de certificat pe care îl solicit� societatea dumneavoastr�. Nu este necesar s� r�spunde�i la întreb�rile care nu sunt relevante pentru societatea dumneavoastr�. V� rug�m s� r�spunde�i la aceste întreb�ri prin formula „Nu se aplic�”, urmat� de un scurt comentariu care s� explice motivul pentru care nu se aplic�. De exemplu, pute�i face referire la partea din lan�ul interna�ional de aprovizionare în care v� desf��ura�i activitatea sau la tipul de certificat pe care îl solicita�i. V� rug�m s� consulta�i tabelul specific de la sfâr�itul notelor
24 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
explicative pentru detalii privind întreb�rile care sunt relevante pentru diferi�ii actori din lan�ul de aprovizionare �i în func�ie de tipul de certificat solicitat.��
În cazul în care beneficia�i deja de simplific�ri vamale sau de�ine�i alte autoriza�ii vamale care demonstreaz� c� sunt îndeplinite unul sau mai multe criterii AEO, este suficient s� men�iona�i simplific�rile sau autoriza�iile respective.��
În cazul în care societatea dumneavoastr� de�ine certificate, rapoarte de expertiz� sau orice fel de alte concluzii formulate de exper�i (de exemplu analize economice, certificate interna�ionale etc.), v� rug�m fie s� le furniza�i, fie s� face�i trimitere la acestea. Pentru mai multe informa�ii consulta�i sec�iunea corespunz�toare din Orient�rile AEO, care acoper� integral sau par�ial criterii relevante; v� rug�m s� specifica�i acest lucru în r�spunsul dumneavoastr� la întrebarea respectiv�. Trebuie men�ionat c� nu este necesar s� dispune�i de astfel de documente, dar, dac� le de�ine�i, acestea ar putea reprezenta informa�ii utile pentru autoritatea vamal� �i ar putea avea drept rezultat accelerarea procedurii. 4. Trebuie re�inut c� r�spunsurile la întreb�ri nu sunt luate în considerare separat, ci ca parte a unui proces de evaluare global� în raport cu criteriul vizat. Un r�spuns nesatisf�c�tor la o singur� întrebare nu conduce neap�rat la refuzul acord�rii statutului de AEO, dac� se demonstreaz� c� respectivul criteriu este îndeplinit într-o alt� parte a procedurii (în termeni generali). 5. Condi�iile �i criteriile pentru un certificat AEO sunt acelea�i pentru to�i operatorii economici. Cu toate acestea, autoritatea vamal� va lua în considerare dimensiunea societ��ii (IMM), statutul juridic al societ��ii, structura, principalii parteneri de afaceri, precum �i activitatea economic� specific�. Aceasta înseamn� c� punerea în aplicare a unor m�suri în vederea îndeplinirii criteriilor poate varia de la un operator la altul, în func�ie de dimensiune, de exemplu, f�r� a afecta îndeplinirea cerin�elor. 6. O autorizare AEO se bazeaz� pe acelea�i principii ca �i alte standarde interna�ionale �i poate fi acordat� numai dac� societatea respectiv� adopt� standarde interne de asigurare a calit��ii. Ave�i obliga�ia de a dispune de proceduri de asigurare a calit��ii în spa�iile care fac parte din societatea dumneavoastr� atât pentru aspectele vamale, cât �i pentru cele de securitate �i siguran�� (dac� este cazul). În timpul vizitelor la fa�a locului, societatea dumneavoastr� trebuie s� demonstreze autorit��ii vamale c� exist� proceduri interne adecvate pentru gestionarea aspectelor vamale �i/sau de securitate �i siguran��, precum �i controale interne adecvate prin care s� se asigure func�ionarea corespunz�toare a respectivelor proceduri. Politicile si/sau instruc�iunile interne trebuie s� fie documentate fie în format electronic, fie pe suport tip�rit. Acestea trebuie s� fie cunoscute în cadrul organiza�iei, s� fie disponibile tuturor utilizatorilor si, desigur, s� fie actualizate permanent.��
Prin urmare, prima etap� se refer� la standardele interne de asigurare a calit��ii.
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 25
R�spunsurile din chestionarul transmis împreun� cu cererea trebuie s� reprezinte o sintez� a procedurilor �i instruc�iunilor interne existente în întreprinderea dumneavoastr�, pentru a oferi autorit��ii vamale o imagine global� a societ��ii dumneavoastr�. Pentru a r�spunde la întreb�rile din chestionar �i pentru a fi preg�tite pentru procedura de audit AEO, toate departamentele principale ale societ��ii dumneavoastr� implicate în lan�ul interna�ional de aprovizionare (departamentul vamal, logistic, de contabilitate, informatic, de achizi�ii, de vânz�ri, de securitate, de calitate etc.) trebuie s� fie implicate în proces.��
7. Politicile sau instruc�iunile interne ale societ��ii referitoare la aspectele vamale �i/sau de securitate �i siguran�� pot fi men�ionate în r�spunsurile dumneavoastr� din chestionar. Dac� proceda�i astfel, v� rug�m s� specifica�i denumirea sau num�rul documentului �i s� îl ave�i preg�tit pentru un audit la fa�a locului efectuat de autoritatea vamal�. În vederea acceler�rii procedurii, documentele pot fi, de asemenea, transmise împreun� cu chestionarul.��
8. Chestionarul completat împreun� cu toate documentele justificative solicitate trebuie s� fie puse la dispozi�ia autorit��ii vamale împreun� cu cererea în format electronic �i în scris.��
9. Informa�iile trimise în cadrul procedurii de solicitare intr� sub inciden�a legisla�iei privind protec�ia datelor �i vor avea caracter confiden�ial. Sec�iunea I - Informa�ii referitoare la societate (articolul 5a din CVC, articolul 14a si urm�toarele si anexa 1C la DACV) Obiectivul principal al acestei sec�iuni este de a furniza autorit��ii vamale o imagine de ansamblu asupra societ��ii. Informa�iile solicitate pot fi furnizate într-un mod general �i servesc drept instantaneu al activit��ilor solicitantului la data depunerii cererii. Dac� informa�iile solicitate sunt deja disponibile pentru autoritatea vamal� competent�, preciza�i acest lucru în formular sau indica�i data la care au fost transmise informa�iile. Subsec�iunea 1.1. Informa�ii generale referitoare la societate��
1.1.1. Pentru întreb�rile (a) �i (b) v� rug�m s� preciza�i detaliile despre certificat �i cerere (denumirea �i num�rul EORI, autoritatea vamal� emitent� �i num�rul de înregistrare).��
1.1.2. Pentru întrebarea (a), include�i numai ac�ionarii care sunt implica�i în activit��ile cotidiene sau în procesul de luare a deciziilor din cadrul întreprinderii. 1.1.3. Persoana responsabil� pentru chestiuni vamale este: a) persoana angajat� direct de dumneavoastr� sau numit� de dumneavoastr�, de exemplu un agent vamal, pentru a v� reprezenta în cadrul formalit��ilor vamale sau b) persoana sau persoanele responsabile de reprezentarea dumneavoastr� (reprezentantul legal) în chestiuni care implic� legisla�ia vamal�; ace�tia pot fi avoca�i consultan�i, avoca�i, avoca�i pledan�i etc., care pot fi angaja�i direct de dumneavoastr� sau numi�i de dumneavoastr� pentru a v� reprezenta în chestiuni juridice de natur� vamal�.
26 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
1.1.4. Atunci când este posibil, preciza�i codul corespunz�tor CAEN (clasificarea statistic� a activit��ilor economice) al activit��ilor dumneavoastr� comerciale. Orient�rile AEO, TAXUD/B2/047/2011-Rev.5, partea I, sec�iunea II, punctul 1.II.4, con�in o defini�ie a lan�ului interna�ional de aprovizionare. Pentru a evalua �i a preciza rolul dumneavoastr� în cadrul lan�ului interna�ional de aprovizionare, v� rug�m s� utiliza�i urm�toarele orient�ri1:��
a) produc�tor de m�rfuri (MF): persoana care produce m�rfuri.��
Acest cod trebuie utilizat doar dac� operatorul economic produce m�rfurile. Acesta nu acoper� cazurile în care operatorul economic este implicat numai în comer�ul cu m�rfuri (de exemplu, export sau import).��
b) importator (IM): persoana care depune sau în numele c�reia un agent vamal ori o alt� persoan� autorizat� depune o declara�ie de import. Acesta poate include o persoan� care are în posesie m�rfurile sau c�reia îi sunt expediate m�rfurile.��
Acest cod trebuie utilizat doar în cazul în care operatorul economic este în posesia m�rfurilor. În cazul reprezentan�ilor/agen�ilor vamali, v� rug�m s� utiliza�i codul pentru „comisionar în vam�”. c) exportator (EX): Persoana care face declara�ia de export sau în numele c�reia este f�cut� aceast� declara�ie �i care este proprietarul m�rfurilor sau are drepturi similare de a dispune de acestea în momentul accept�rii declara�iei.��
În cazul reprezentan�ilor/agen�ilor vamali, v� rug�m s� utiliza�i codul pentru „comisionar în vam�”. d) comisionar în vam� (CB): Agentul, reprezentantul sau un agent vamal profesionist care interac�ioneaz� direct cu biroul vamal în numele importatorului sau al exportatorului. Codul poate fi utilizat �i pentru operatorii economici care ac�ioneaz� în calitate de agen�i/reprezentan�i în alte scopuri (de exemplu, agentul transportatorului). e) transportator (CA): Persoan� care efectueaz� sau organizeaz� transportul de m�rfuri între punctele men�ionate. f) agent de expedi�ie (FW): Persoana care organizeaz� expedierea m�rfurilor. g) consolidator (CS): persoana care consolideaz� mai multe loturi, pl��i etc. h) operator al terminalului (TR): persoana care gestioneaz� înc�rcarea �i desc�rcarea
�������������������������������������������������1� ���� ������ ��� ������������������ ������ ������������������ �
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 27
navelor maritime; i) antrepozitar (WH): persoana care î�i asum� responsabilitatea pentru m�rfurile intrate într-un antrepozit;��
Antrepozitul nu trebuie considerat a fi în mod obligatoriu antrepozit vamal; prin urmare, acest cod trebuie utilizat �i de c�tre operatorii economici care sunt operatori ai altor sisteme de depozitare (de exemplu, depozitare temporar�, zon� liber� etc.). j) al�ii: de exemplu, operator containere (CF), operator portuar (DEP), companie de transport maritim (HR).��
În cazul în care ave�i mai multe roluri în cadrul lan�ului interna�ional de aprovizionare, v� rug�m s� specifica�i codurile relevante. 1.1.5. Specifica�i detalii privind loca�iile implicate în activit��i vamale (dac� de�ine�i mai mult de cinci loca�ii implicate în activit��i vamale, v� rug�m s� furniza�i numai detaliile privind cele cinci loca�ii principale implicate în activit��ile vamale) �i adresele celorlalte loca�ii implicate în acest tip de activitate.��
În cazul loca�iilor noi implicate în activit��i vamale în timpul procedurii de solicitare a statutului de AEO, trebuie s� furniza�i detalii complete despre acestea. 1.1.6. Aceste informa�ii sunt necesare pentru a se stabili dac� societatea dumneavoastr� este sau nu implicat� în schimburi comerciale (de m�rfuri, nu de servicii) cu societ��ile asociate. De exemplu, toate achizi�iile dumneavoastr� sunt de la societatea-mam� din SUA sau le importa�i în numele societ��ilor asociate din statele membre �i le distribui�i acestora. Trebuie s� furniza�i detalii complete în timpul procedurii de autorizare. 1.1.7. Poate fi furnizat� în acest sens o organigram� detaliat� care s� includ� diferitele domenii/departamente ale societ��ii, func�iile/responsabilit��ile acestora �i lan�ul de gestionare. 1.1.8. În cazul în care nu s-a men�ionat deja la întreb�rile 1.1.2 (b) �i (c), v� rug�m s� preciza�i numele �i adresa complet�, data na�terii �i num�rul na�ional de identificare (de exemplu, num�rul c�r�ii na�ionale de identitate sau num�rul na�ional de asigurare).��
Procedurile trebuie s� eviden�ieze m�surile luate pentru suplinirea absen�elor temporare sau de scurt� durat� ale personalului cheie, de exemplu directorul responsabil cu problemele vamale sau agentul de import, inclusiv modul în care sunt preluate responsabilit��ile obi�nuite ale acestora �i persoana care le preia. 1.1.9. Specifica�i num�rul (aproximativ) cunoscut la data transmiterii cererii dumneavoastr�.
28 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
1.1.10. Pentru întrebarea (a), v� rug�m s� indica�i num�rul de persoane responsabile de chestiunile vamale, principalele sarcini ale acestora �i nivelul lor de formare în domeniul vamal. Dac� nu dispune�i de un departament vamal sau de un expert vamal în cadrul societ��ii dumneavoastr�, r�spunde�i prin formula „Nu se aplic�”. A se vedea întrebarea 1.1.3 care vizeaz� acest aspect, de asemenea. 1.1.11. Consim��mântul de a publica informa�ii privind AEO pe site-ul web al DG TAXUD��
Dac� dori�i ca numele dumneavoastr� s� fie inclus pe lista AEO publicat� pe site-ul web al DG TAXUD, atunci este necesar s� v� da�i consim��mântul în scris. Acest consim��mânt se aplic� tuturor tipurilor de certificate. În cazul în care nu v� da�i consim��mântul, ve�i beneficia în continuare de avantajele statutului de AEO, îns� numele dumneavoastr� nu va fi vizibil pentru public prin intermediul listei publicate pe site-ul internet al DG TAXUD. În cazul în care v� da�i consim��mântul, ave�i dreptul de a-l retrage în orice moment. În cazul în care solicita�i retragerea, ve�i fi eliminat automat de pe lista men�ionat� mai sus. De asemenea, ave�i dreptul de a v� da consim��mântul în orice moment, prin trimiterea unei cereri scrise c�tre autoritatea vamal� competent�, dup� ce a fost eliberat certificatul. Modific�rile consim��mântului dumneavoastr� trebuie s� fie efectuate prin informarea autorit��ii vamal� competente în scris. Singura semn�tur� acceptabil� în aceste scopuri este semn�tura persoanei împuternicite s� semneze în numele operatorului economic. 1.1.12. Consim��mântul în vederea schimbului de informa�ii referitoare la AEO��
Consim��mântul pentru recunoa�tere reciproc� este relevant numai pentru AEOF sau AEOS.��
Pentru ca acordurile de recunoa�tere reciproc� s� fie puse în practic�, este imperativ ca serviciile vamale ale partenerilor comerciali s� fie informate cu privire la statutul AEO al fiec�ruia dintre ei. Schimbul de informa�ii referitoare la AEO este esen�ial; de exemplu, valabilitatea statutului de AEO constituie o parte necesar� a schimbului de informa�ii, iar datele schimbate vor fi utilizate numai în scopul implement�rii programelor de recunoa�tere reciproc� ale AEO.��
Consim��mântul dumneavoastr� în vederea schimbului de informa�ii referitoare la AEO cu serviciile vamale ale ��rilor ter�e în cadrul acordurilor de recunoa�tere reciproc� va fi de natur� general�, f�r� a se referi în mod specific la anumite ��ri ter�e. Totu�i, în conformitate cu legisla�ia UE privind protec�ia datelor, autorit��ile vamale din UE nu pot schimba informa�ii referitoare la AEO decât dup� o evaluare a nivelului de protec�ie a datelor oferit de �ara ter�� pentru a garanta c� aceasta ofer� un nivel adecvat de protec�ie.��
În cazul în care prefera�i s� nu v� da�i consim��mântul, informa�iile privind statutul
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 29
dumneavoastr� de AEO nu vor face obiectul schimburilor cu niciuna dintre ��rile partenere ale UE în domeniul recunoa�terii reciproce �i nu ve�i putea beneficia de avantajele oferite de acordurile de recunoa�tere reciproc�.��
În cazul în care v� da�i consim��mântul, dispune�i �i de dreptul de a-l retrage în orice moment prin trimiterea unei cereri scrise adresate autorit��ii vamale competente. Cu toate acestea, retragerea consim��mântului în vederea schimbului de informa�ii referitoare la AEO va duce, de asemenea, la retragerea avantajelor asociate recunoa�terii reciproce. Retragerea consim��mântului este, de asemenea, de natur� general�, ceea ce înseamn� c� autorit��ile vamale nu vor mai transmite informa�iile referitoare la AEO de�inut de dumneavoastr� ��rilor partenere ale UE în domeniul recunoa�terii reciproce. De asemenea, ave�i dreptul de a v� da consim��mântul în orice moment dup� eliberarea certificatului.��
Trebuie s� v� da�i consim��mântul de dou� ori, în mod explicit �i separat, unul pentru publicarea informa�iilor dumneavoastr� pe internet �i cel�lalt în scopul recunoa�terii reciproce. Semn�tura pentru consim��mânt este semn�tura persoanei împuternicite s� semneze în numele operatorului economic.��
1.1.13. Pentru ca schimbul de informa�ii referitoare la AEO s� fie posibil, UE trebuie s� transcrie, atunci când este necesar, datele relevante privind AEO în caractere cuprinse în alfabetul obi�nuit de 26 de litere (Latin 1). Trebuie s� comunica�i partenerilor dumneavoastr� comerciali din ��rile partenere respective s� utilizeze aceast� transcriere a denumirii �i a adresei societ��ii dumneavoastr� în opera�iunile lor (de exemplu, în cadrul declara�iilor vamale) cu administra�iile vamale competente. Unele ��ri nu pot utiliza acela�i set de caractere ca cel utilizat în UE. Literele chirilice, caracterele speciale, cum ar fi accentele/diacriticele deasupra sau dedesubtul unei litere, sau alte litere decât cele 26 din alfabetul obi�nuit (Latin 1) nu pot fi introduse în sistemele lor de tehnologie a informa�iei �i comunic�rii (TIC) (o list� a caracterelor permise poate fi consultat� pe site- ul web al standardului Unicode: http://www.unicode.org/charts/PDF/U0000.pdf (#x0020- #x007E)).��
V� rug�m s� introduce�i transcrierea denumirii societ��ii, a str�zii, a num�rului, a codului po�tal �i a ora�ului în aceast� rubric�. Dac� nu v� da�i consim��mântul în vederea schimbului de detalii referitoare la AEO sau dac� solicita�i numai un certificat AEOC nu este nevoie s� completa�i aceast� rubric�.��
Subsec�iunea 1.2. Volumul de afaceri��
1.2.1. Dac� sunte�i o societate nou înfiin�at� �i ave�i mai pu�in de trei situa�ii financiare anuale complete, furniza�i detalii din cele deja finalizate. Dac� nu a�i desf��urat schimburi comerciale o perioad� suficient de îndelungat� pentru a prezenta o situa�ie financiar� anual� finalizat�, r�spunde�i prin formula „nu se aplic�”.��
�
30 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
1.2.2. V� rug�m s� preciza�i adresa acestor spa�ii de depozitare (dac� ave�i mai mult de cinci spa�ii, indica�i cele cinci spa�ii principale �i num�rul total de spa�ii �i toate spa�iile care se afl� în alte state membre)��
1.2.3. Pentru agen�ii vamali/reprezentan�ii p�r�ilor ter�e, include�i toate declara�iile formulate atât în numele dumneavoastr�, cât �i în numele altora.��
Exemplu: An Importuri Exporturi Tranzit�
num�r valoare num�r valoare num�r valoare2012 2200 9,6 milioane EUR 400 2,6 milioane EUR 150 0,8 milioane EUR2013 2500 10,3 milioane EUR 350 2,2 milioane EUR 100 0,4 milioane EUR2014 2400 10,2 m 340 2,1 milioane EUR 100 0,5 milioane EUR�
1.2.4. Pentru agen�ii vamali/reprezentan�ii p�r�ilor ter�e, include�i întreaga sum� pl�tit� prin intermediul mijloacelor de plat� ale clien�ilor sau ale dumneavoastr�.��
Exemplu:�� Taxe vamale Accize TVA�2012 300 milioane EUR 1,75 milioane EUR 2,32 milioane EUR�2013 400 milioane EUR 1,87 milioane EUR 2,12 milioane EUR�2014 380 milioane EUR 1,85 milioane EUR 2,10 milioane EUR��
1.2.5. Modific�rile viitoare cunoscute sunt cele care ar putea influen�a organizarea societ��ii, îndeplinirea criteriilor AEO sau evaluarea riscurilor din cadrul lan�ului interna�ional de aprovizionare. Acestea pot include, de exemplu, modific�ri la nivelul personalului cheie, modific�ri ale sistemului contabil, deschiderea unor noi amplasamente, atribuirea unor noi contracte de logistic� etc.��
Subsec�iunea 1.3 Informa�ii si statistici privind domeniul vamal��
1.3.1. Pentru întreb�rile (b) �i (c), dac� partenerul (partenerii) dumneavoastr� face (fac) obiectul unui audit AEO în desf��urare, v� rug�m s� indica�i detaliile despre certificat �i/sau cerere (denumirea �i num�rul EORI, autoritatea vamal� emitent� �i num�rul de înregistrare).��
1.3.2. Pentru întrebarea (a), v� rug�m s� indica�i numele �i func�ia angajatului responsabil cu clasificarea m�rfurilor sau, dac� apela�i la un ter� pentru desf��urarea acestei activit��i, include�i numele acestuia.��
Pentru întreb�rile (b) �i (d), în special dac� apela�i la un ter�, cum v� asigura�i c� aceast� activitate a fost desf��urat� în mod corect �i în conformitate cu instruc�iunile dumneavoastr�?��
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 31
Pentru întrebarea (b) indica�i dac� p�stra�i un dosar al produsului în care fiec�rui articol îi corespunde un cod al m�rfurilor cu rata corespunz�toare a taxelor �i a TVA. Pentru întrebarea (c) în cazul în care s-au introdus m�suri de asigurare a calit��ii, trebuie s� furniza�i dovezi, în timpul vizitei auditorilor vamali, care s� ateste c� le revizui�i în mod regulat �i complet, c� documenta�i modific�rile �i în�tiin�a�i personalul vizat cu privire la modific�rile respective.��
Pentru întrebarea (d), indica�i modul, persoana �i frecven�a cu care se revizuiesc clasific�rile �i se actualizeaz� dosarul produsului �i alte înregistr�ri conexe, precum �i modalitatea de în�tiin�are a persoanelor vizate cu privire la modific�ri, de exemplu, agentul vamal, personalul responsabil de achizi�ii.��
Pentru întrebarea (e) indica�i, de asemenea, dac� folosi�i informa�ii tarifare obligatorii (ITO). În timpul procedurii de audit, poate fi necesar s� pune�i la dispozi�ie urm�toarele:
! detalii/liste sau dosare ale produselor dumneavoastr�, precum �i codurile de m�rfuri �i ratele corespunz�toare ale taxelor;
! sursele de documentare/informa�iile, de exemplu, informa�ii actualizate de ordin tehnic �i privind tarifele, pe care le folosi�i de obicei pentru clasificarea m�rfurilor dumneavoastr�.�
�
1.3.3. (a) Indica�i numele �i func�ia angajatului responsabil de determinarea valorii m�rfurilor în vam� sau, dac� apela�i la un ter� pentru realizarea acestei activit��i, preciza�i numele acestuia.��
1.3.3. (b) �i (d) - Dac� apela�i la un ter�, cum v� asigura�i c� aceast� activitate a fost realizat� în mod corect �i în conformitate cu instruc�iunile dumneavoastr�?��
1.3.3. (b) M�surile de asigurare a calit��ii trebuie s� includ�, de exemplu: " metoda (metodele) de evaluare utilizat� (utilizate), " modul în care sunt completate �i transmise declara�iile pentru determinarea valorii
în vam� atunci când este necesar, " modul în care sunt stabilite valoarea taxelor vamale �i valoarea TVA, " modul în care sunt contabilizate costurile de transport �i de asigurare, " redeven�ele �i taxele de licen�� aferente m�rfurilor importate, pl�tibile fie direct, fie
indirect de c�tre cump�r�tor, ca o condi�ie a vânz�rii " acorduri în temeiul c�rora o parte a beneficiilor din revânz�ri, elimin�ri sau utiliz�ri
ulterioare revine direct sau indirect vânz�torului " costuri suportate de cump�r�tor (dar neincluse în pre�) legate de comisioane sau
brokeraj (cu excep�ia comisioanelor la cump�rare) sau " costuri suportate în leg�tur� cu containere �i ambalaje, cu m�rfuri �i/sau servicii
furnizate de c�tre cump�r�tor fie gratuit, fie cu costuri reduse, spre a fi folosite la producerea �i vânzarea la export a m�rfurilor importate.�
�
32 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
1.3.3. (c) În cazul în care exist� proceduri de asigurare a calit��ii, trebuie s� furniza�i dovezi, în timpul vizitei auditorilor vamali, care s� ateste c� acestea sunt revizuite în mod regulat �i complet, c� documenta�i modific�rile �i în�tiin�a�i personalul vizat cu privire la modific�rile respective.��
1.3.4. Pentru întrebarea (b), în mod normal, ac�iunile la nivel intern trebuie s� includ� m�suri privind modul în care dumneavoastr� asigura�i urm�toarele:
- �ara exportatoare are dreptul de a adopta un comportament preferen�ial, iar m�rfurile beneficiaz� de o rat� preferen�ial� a taxei vamale; ! sunt îndeplinite cerin�ele privind transportul direct / absen�a manipul�rii; ! atunci când se solicit� regimul preferen�ial, sunt disponibile un certificat valabil, în original, sau o declara�ie pe factur�; ! certificatul sau declara�ia pe factur� se aplic� transportului respectiv, iar regulile de origine sunt respectate; ! nu exist� nicio posibilitate de folosire dubl� a certificatului/declara�iei pe factur�; ! regimul preferen�ial pentru import este solicitat în perioada de valabilitate a certificatului/declara�iei pe factur� �i ! certificatele/declara�iile pe factur� originale sunt re�inute ca parte a pistei de audit în condi�ii de siguran�� �i securitate.�
�
Pentru întrebarea (c), abordarea dumneavoastr� trebuie s� ia în considerare o modalitate pentru a v� asigura c�:
- m�rfurile sunt eligibile pentru un regim preferen�ial de export, de exemplu respect� regulile de origine ! toate documentele/calculele/costurile/descrierile necesare de proceduri care servesc la stabilirea originii preferen�iale �i emiterea unui certificat/a unei declara�ii pe factur� sunt re�inute ca parte a pistei de audit în condi�ii de siguran�� �i securitate ! documentele adecvate, de exemplu certificatul sau declara�ia pe factur�, sunt semnate �i emise în timp util de un angajat autorizat ! declara�iile pe factur� nu sunt emise pentru transporturi cu valoare medie sau ridicat�, în afara cazului în care autorit��ile vamale v� acord� o aprobare în acest sens ! certificatele nefolosite sunt p�strate în condi�ii de siguran�� �i securitate �i ! certificatele sunt prezentate autorit��ilor vamale la export, conform cerin�elor.�
�
1.3.5. Prezenta�i urm�toarele informa�ii, dac� este cazul: ! denumirea ��rilor care nu sunt membre UE; �i/sau ! numele �i adresele produc�torilor pentru ale c�ror produse trebuie s� pl�ti�i taxe antidumping sau compensatorii.�
�
Sec�iunea II - Antecedentele în ceea ce prive�te respectarea cerin�elor vamale (articolul 5a din CVC, articolul 14h din DACV, Orient�rile AEO partea 2, punctul 2.1, anexa 2, punctul 1)
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 33
NB: In temeiul articolului 14h din DACV, antecedentele societ��ii dumneavoastr� �i ale persoanelor identificate la întreb�rile 1.1.2, 1.1.3 �i 1.1.8 în ceea ce prive�te respectarea cerin�elor vamale se vor baza pe ultimii trei ani anteriori prezent�rii cereri. In timpul acestei perioade, nu trebuie s� fi comis nicio înc�lcare grav� sau înc�lc�ri repetate ale normelor vamale. Cu toate acestea, antecedentele în ceea ce prive�te respectarea cerin�elor vamale pot fi considerate acceptabile dac� înc�lc�rile au o importan�� neglijabil� în raport cu num�rul sau amploarea opera�iunilor/activit��ilor vamale aferente �i nu dau na�tere unor îndoieli cu privire la nivelul general de conformitate pe care îl prezenta�i. In acest sens, autoritatea vamal� va lua în considerare:
! nereguli/erori în ansamblu �i în mod cumulativ ! frecven�a acestora pentru a stabili dac� este o problem� sistematic� ! existen�a unei inten�ii frauduloase sau a neglijen�ei ! dac� a�i în�tiin�at autoritatea vamal� în mod voluntar cu privire la
erorile/neregulile pe care le-a�i descoperit ! dac� a�i luat m�suri de remediere pentru a preveni sau a reduce la
minim erorile în viitor. 2.1. a) Exemple de înc�lc�ri detectate ale reglement�rilor vamale:
! martie-septembrie 2014 - folosirea unui cod incorect al monedei pentru importurile din China, având ca rezultat o sum� excedentar� de 5 500 EUR reprezentând taxa vamal� declarat� �i TVA.
! decembrie 2014 - nu a fost depus� declara�ia trimestrial� privind regimul de perfec�ionare activ� în sistem cu suspendare.
Dac� exist� mai multe înc�lc�ri, indica�i num�rul total �i prezenta�i un rezumat al principalelor motive ale erorilor.�
�
2.1. b) Exemple de m�suri de asigurare a calit��ii luate ca urmare a celor dou� situa�ii prezentate la punctul 2.1 (a) de mai sus:
! 6.10.2014 - modificarea sistemului informatic pentru a preveni finalizarea intr�rilor înainte de efectuarea verific�rii privind moneda declarat�.
! declara�ia restant� transmis�. Revizuirea procedurilor referitoare la declara�ia privind regimul de perfec�ionare activ� în sistem cu suspendare pentru a include controale trimestriale de gestiune �i distribuirea procedurilor revizuite c�tre personalul interesat.�
�
M�surile luate de dumneavoastr� pentru asigurarea calit��ii trebuie s� includ�, în mod normal:
! numirea unei persoane de contact responsabile în cadrul societ��ii care s� în�tiin�eze autoritatea vamal� sau alte departamente guvernamentale cu privire la nereguli/erori, inclusiv la suspiciunile de activit��i infrac�ionale;
! cerin�ele, inclusiv frecven�a, pentru realizarea �i documentarea verific�rilor privind caracterul exact, complet �i prompt al înregistr�rilor �i al p�str�rii registrelor, de exemplu declara�ii trimise autorit��ii vamale �i altor autorit��i de
34 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
reglementare, respectarea condi�iilor de aprobare/autorizare; ! utilizarea resurselor de audit intern pentru testarea procedurilor dumneavoastr�
�i pentru a ob�ine asigur�ri în privin�a acestora; ! modul în care personalul este în�tiin�at cu privire la cerin�e/modific�ri; ! frecven�a viitoarelor revizuiri; ! controale de gestiune pentru a se asigura c� procedurile sunt respectate.�
�
2.2. De exemplu: Mai 2013 - respingerea cererii de antrepozit vamal din cauza lipsei necesit��ii economice. Iunie 2014 - retragerea autoriza�iei pentru procedura de v�muire la domiciliu din cauza neprezent�rii, în mod repetat, a declara�iilor suplimentare. Refuzul/suspendarea/retragerea oric�rei cereri/autoriza�ii de c�tre autoritatea vamal� nu va avea în mod necesar drept rezultat respingerea cererii dumneavoastr� privind statutul de AEO. Sec�iunea III - Sistemul contabil �i logistic (articolul 5a din CVC, articolul 14i din DACV, Orient�rile AEO partea 2, punctul 2.2, anexa 2, punctul 2) Pentru a îndeplini criteriul men�ionat la articolul 14i literele (a) �i (b) din DACV, trebuie s� men�ine�i un sistem contabil care s� permit� efectuarea controlului pe baz� de audit de c�tre autoritatea vamal�. Pentru a permite autorit��ii vamale s� efectueze controalele necesare, trebuie s� permite�i acestora accesul fizic sau electronic la registrele dumneavoastr�. Accesul electronic nu constituie o condi�ie indispensabil� pentru respectarea acestei cerin�e. Pentru a îndeplini criteriul men�ionat la articolul 14i litera (c) din DACV, trebuie, de asemenea, s� ave�i un sistem sau procese care s� fac� distinc�ia între m�rfurile unionale �i m�rfurile neunionale, de�i aceast� condi�ie nu se aplic� în cazul unui AEOS. Trebuie remarcat c� aceasta este singura diferen�� în materie de cerin�e dintre AEOS si AEOF.��
Subsec�iunea 3.1: Pista de audit�
Din motive de securitate, numeroase societ��i �i organiza�ii impun introducerea unei piste de audit în sistemele lor automate. O pist� de audit este un proces sau o etap� care const� în efectuarea de verific�ri încruci�ate ale fiec�rei intr�ri din registrele contabile cu sursa acesteia, pentru a controla corectitudinea înregistr�rilor respective. O pist� de audit complet� v� va facilita trasabilitatea activit��ilor opera�ionale de la momentul intr�rii m�rfurilor �i a produselor în societate la prelucrarea acestora �i la ie�ire. O pist� de audit complet� con�ine �i un registru cronologic care permite urm�rirea fiec�rei informa�ii din momentul în care este introdus� în fi�ierul de date pân� în momentul în care este eliminat� din acesta.��
În mod normal, sistemul contabil trebuie s� includ�: ! cartea mare ! registrul de vânz�ri
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 35
! registrul de achizi�ii ! activele ! conturile de gestiune�
�
În mod normal, sistemul logistic trebuie s� includ�: ! prelucrarea comenzilor de vânz�ri ! prelucrarea comenzilor de achizi�ii ! produc�ia ! inventarul - depozitare, antrepozitare ! expedierea/transportul ! listele de furnizori/clien�i
Pista dumneavoastr� de audit trebuie s� includ�: ! vânz�rile ! achizi�iile �i comenzile de achizi�ii ! controlul inventarului ! depozitarea (�i mi�c�rile între spa�iile de depozitare) ! produc�ia ! vânz�rile �i comenzile de vânz�ri ! declara�iile �i documenta�ia vamale ! expedierea ! transportul ! contabilitatea, de exemplu facturare, note de credit �i de debit, remiteri/pl��i �
�
Subsec�iunea 3.2: Sistemul contabil�
3.2.1. Indica�i dac� utiliza�i:��
a) hardware precum: ! un singur calculator personal (PC) autonom, ! PC-uri care sunt legate în re�ea ! un sistem de calculatoare pe baz� de server ! un sistem bazat pe mainframe ! altele��
b) software precum programele informatice care permit calculatorului s� ruleze aplica�ii software în sprijinul activit��ii economice, de exemplu Windows, UNIX etc.��
c) sisteme precum (indica�i numele furnizorului): ! solu�ie ERP complet integrat� ! combina�ie de aplica�ii software contabile �i logistice ! solu�ie software pentru întreprinderi axat� pe întreprinderile mici �i mijlocii ! solu�ie software dezvoltat� de sau pentru societatea dumneavoastr�.� NB: În timpul procedurii de autorizare, va fi necesar s� demonstra�i: ! gradul de informatizare
36 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
! platforma hardware disponibil� si sistemul de operare aferent ! separarea func�iilor între dezvoltare, testare si opera�iuni ! separarea func�iilor între utilizatori ! modul în care este controlat accesul la diferitele componente ale sistemului ! dac� au existat adapt�ri la pachetul standard ! lista conturilor din registrul contabil ! dac� sistemul folose�te conturi intermediare de verificare ! modul în care sunt înregistrate în registrul contabil obliga�iile de plat� a taxelor de import, a accizelor �i a TVA ! dac� lucra�i pe baz� de loturi ! dac� exist� o leg�tur� între administrarea stocurilor �i administrarea financiar� ! modul în care gestiona�i registrele atunci când acestea sunt men�inute de un furnizor ter� de software. 3.2.3. Dac� activit��ile, de exemplu crearea datelor de referin�� sau introducerea datelor, sunt împ�r�ite între mai multe sedii, indica�i care sunt activit��ile desf��urate în fiecare sediu.��
Subsec�iunea 3.3: Sistemul de control intern��
A�a cum se prevede la articolul 14i litera (d) din DACV, trebuie s� dispune�i de un sistem care s� corespund� tipului �i dimensiunii întreprinderii �i care s� fie adaptat la gestionarea fluxului de m�rfuri �i de un sistem de control intern care s� permit� identificarea tranzac�iilor ilegale sau neregulamentare. 3.3.1. În timpul vizitei auditorilor, trebuie s� prezenta�i probe potrivit c�rora revizui�i procedurile în mod regulat �i complet, documenta�i modific�rile �i în�tiin�a�i personalul vizat cu privire la acestea.��
3.3.2. Exemple de tipuri de audit pot fi: ! audit intern în cadrul societ��ii sau efectuat de societatea-mam�; ! audit extern efectuat de c�tre clien�i, contabili/auditori independen�i, autoritatea vamale sau alte departamente guvernamentale. De asemenea, atunci când autoritatea vamal� viziteaz� sediul dumneavoastr�, este necesar s� le pune�i la dispozi�ie rapoarte, precum �i dovezi privind m�surile de remediere luate pentru corectarea deficien�elor identificate.��
3.3.3. Datele de referin�� sau dosarele standard înseamn� informa�ii cheie privind societatea dumneavoastr�, de exemplu numele �i adresele clien�ilor, furnizorii, dosarele produselor, care cuprind informa�ii privind descrierea m�rfurilor, codurile acestora �i provenien�a etc.��
Subsec�iunea 3.4: Fluxul m�rfurilor�
3.4.1. Procedurile dumneavoastr� de înregistrare trebuie s� includ�, la recep�ia m�rfurilor:
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 37
! proceduri de comand� a achizi�iilor ! confirmarea comenzii ! expedierea/transportul m�rfurilor ! cerin�e privind documentele justificative ! transportul m�rfurilor de la frontier� la spa�iile dumneavoastr� sau ale clien�ilor ! primirea m�rfurilor în spa�iile dumneavoastr� sau ale clien�ilor ! plat�/achitare ! modul în care se înregistreaz� m�rfurile în eviden�a operativ�, momentul în care are loc aceast� opera�iune �i persoana care o realizeaz���
În timpul depozit�rii m�rfurilor: ! atribuirea clar� a unui spa�iu de depozitare pentru m�rfurile respective ! depozitarea în condi�ii de siguran�� a m�rfurilor periculoase ! dac� stocul este înregistrat în func�ie de valoare �i/sau cantitate ! existen�a �i frecven�a inventarierii ! dac� se folose�te spa�iul unui ter� pentru depozitarea m�rfurilor dumneavoastr�, acorduri care s� includ� reconcilierea dintre eviden�a operativ� �inut� de dumneavoastr� �i cea a ter�ului ! dac� este ales un spa�iu temporar de depozitare a m�rfurilor.��
În timpul procesului de produc�ie a m�rfurilor: ! elaborarea comenzii de lucru ! comandarea articolelor din inventar �i livrarea de la depozit ! procesul de produc�ie, responsabilit��ile personalului �i înregistr�rile p�strate ! codurile formulei de fabrica�ie ! înregistrarea produsului fabricat �i a stocului nefolosit în eviden�a operativ� ! folosirea metodelor standard de produc�ie în cadrul procesului de fabrica�ie.��
�i în timpul procedurii de expediere a m�rfurilor: ! primirea comenzii clientului �i elaborarea comenzii de lucru sau de achizi�ii ! în�tiin�area depozitului cu privire la comanda de vânzare/expedierea m�rfurilor ! instruc�iuni pentru ter�i în cazul în care m�rfurile sunt depozitate în alt� parte ! ridicarea m�rfurilor ! procedurile de ambalare ! modul în care este actualizat� eviden�a operativ�, momentul în care are loc aceast� opera�iune �i persoana care o realizeaz�.��
3.4.2. Procedurile dumneavoastr� de verificare �i de control al calit��ii trebuie s� includ� în timpul sosirii m�rfurilor: ! reconcilierea dintre comanda de achizi�ii �i m�rfurile primite ! proceduri pentru returnarea/respingerea m�rfurilor ! proceduri pentru înregistrarea contabil� �i raportarea transporturilor în minus �i în plus ! proceduri pentru identificarea �i modificarea intr�rilor incorecte în eviden�a operativ� ! identificarea m�rfurilor provenite din afara Uniunii Europene în cadrul sistemului.�
38 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
�
În timpul depozit�rii m�rfurilor ! înregistrarea �i controlarea stocurilor ! identificarea m�rfurilor unionale �i neunionale (nu se aplic� pentru un AEOS) ! deplasarea �i înregistrarea m�rfurilor între spa�ii din aceea�i unitate sau din unit��i diferite ! proceduri privind gestionarea situa�iilor neobi�nuite, a deterior�rii sau a distrugerii m�rfurilor, a pierderilor �i a varia�iilor de stocuri.��
În timpul procesului de produc�ie: ! monitorizarea �i controalele de gestiune ale procesului de produc�ie, de exemplu rata de rentabilitate ! cum trata�i neregulile, varia�iile, de�eurile, produsele secundare �i pierderile din procesul de produc�ie ! inspec�ia calit��ii m�rfurilor produse �i înregistrarea rezultatelor ! eliminarea în condi�ii de siguran�� a m�rfurilor periculoase.��
�i, în timpul procedurii de expediere a m�rfurilor, ! borderouri de expedi�ie/bonuri de ridicare a m�rfurilor ! transportul m�rfurilor la clien�i sau la frontier� pentru exportare sau reexportare ! crearea facturilor de vânz�ri ! instruc�iuni c�tre agentul vamal în ceea ce prive�te exportarea/reexportarea �i crearea/punerea la dispozi�ie/controlul documentelor justificative ! confirmarea de primire/dovada expedierii m�rfurilor ! m�rfurile returnate - inspec�ie, num�rare �i înregistrare în inventar ! note de plat� �i note de credit ! tratarea neregulilor, a transporturilor incomplete �i a varia�iilor. ��
Subsec�iunea 3.5: Practicile vamale
Pentru a îndeplini criteriul men�ionat la articolul 14i litera (e) din DACV, trebuie, dac� este cazul, s� fie introduse proceduri satisf�c�toare de gestionare a licen�elor �i autoriza�iilor având leg�tur� cu m�surile de politic� comercial� sau cu schimburile comerciale de produse agricole; Pentru a îndeplini criteriul men�ionat la articolul 14i litera (g) din DACV, trebuie s� asigura�i con�tientizarea, în rândul angaja�ilor dumneavoastr�, a necesit��ii de a informa autoritatea vamala în cazul unor dificult��i în ceea ce prive�te conformitatea �i s� stabili�i persoane de contact adecvate care s� informeze autoritatea vamala cu privire la astfel de situa�ii. 3.5.1. În calitate de importatori, exportatori, de�in�tori de antrepozite, procedurile dumneavoastr� trebuie s� includ�: ! modul în care asigura�i caracterul complet, exact �i prompt al declara�iilor vamale pe
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 39
care le întocmi�i dumneavoastr�, inclusiv realizarea controalelor de gestiune; ! prezentarea sau punerea la dispozi�ie a documenta�iei justificative; ! detalii actualizate (nume �i adrese) ale agen�ilor vamali/ter�ilor utiliza�i; ! modul în care sunt numi�i agen�ii vamali, de exemplu verific�rile privind credibilitatea �i caracterul adecvat înainte de numirea acestora de c�tre dumneavoastr�; ! împrejur�rile în care se apeleaz� la ace�tia; ! contractele care detaliaz� responsabilit��ile, inclusiv tipul de reprezentare prin agent vamal, de exemplu reprezentare direct� sau indirect�; ! modul în care furniza�i agentului dumneavoastr� vamal instruc�iuni clare �i precise; ! modul în care furniza�i agentului dumneavoastr� vamal documente justificative (de exemplu licen�e, certificate etc.) inclusiv prezentarea �i re�inerea/returnarea acestora; ! ce trebuie s� fac� agentul vamal dac� instruc�iunile sunt neclare; ! verificarea/examinarea de c�tre dumneavoastr� a caracterului exact �i prompt al activit��ii agentului vamal; ! modul în care îl în�tiin�a�i pe agentul dumneavoastr� vamal cu privire la erorile/modific�rile referitoare la intr�rile �terse; ! solu�ionarea neregulilor; ! informarea voluntar� a autorit��ii vamale cu privire la erori.��
În calitate de reprezentant al unui ter�, procedurile dumneavoastr� trebuie s� includ�: ! contracte care s� detalieze responsabilit��ile, inclusiv tipul de reprezentare pe care urmeaz� s� o utiliza�i, de exemplu direct� sau indirect�; ! modul în care asigura�i caracterul complet, exact �i prompt al declara�iilor vamale pe care le întocmi�i dumneavoastr�, inclusiv realizarea controalelor de gestiune; ! prezentarea cu promptitudine sau punerea la dispozi�ie cu rapiditate a documenta�iei justificative; ! modul în care se aduc la cuno�tin�� personalului dumneavoastr� cerin�ele clien�ilor �i cele contractuale; ! cum proceda�i dac� instruc�iunile clien�ilor sunt neclare sau detaliile furnizate sunt incorecte; ! cum proceda�i dac� descoperi�i o eroare/modificare în ceea ce prive�te intr�rile eliminate; ! informarea voluntar� a autorit��ii vamale cu privire la erori. 3.5.2. Atunci când aceste instruc�iuni sunt documentate, trebuie s� furniza�i dovezi, în timpul vizitei auditorilor vamali, care s� ateste c� acestea sunt revizuite în mod regulat �i complet, c� documenta�i modific�rile �i în�tiin�a�i personalul vizat în leg�tur� cu modific�rile respective. 3.5.3. În cazul în care exist� proceduri pentru gestionarea licen�elor �i a autoriza�iilor, trebuie s� furniza�i dovezi, în timpul vizitei auditorilor vamali, care s� ateste c� acestea sunt revizuite în mod regulat �i complet, c� documenta�i modific�rile �i în�tiin�a�i personalul vizat în leg�tur� cu modific�rile respective.��
40 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
Subsec�iunea 3.6: Proceduri privind realizarea unor copii de siguran��, recuperarea datelor �i solu�ii de rezerv�, op�iuni de arhivare��
Pentru a îndeplini criteriul men�ionat la articolul 14i litera f) din DACV, trebuie s� dispune�i de proceduri satisf�c�toare de arhivare �i recuperare a documentelor �i a informa�iilor întreprinderii �i de protec�ie împotriva pierderii datelor.��
3.6.1. Procedurile dumneavoastr� trebuie s� includ� tipul de suport pe care sunt stocate datele, formatul software în care sunt stocate datele �i dac� datele sunt comprimate �i în ce moment. Dac� se face apel la un ter�, v� rug�m s� indica�i ce acorduri exist�, care sunt frecven�a �i locul de stocare a copiilor de siguran�� �i a informa�ilor arhivate.��
3.6.3. Dac� r�spunsul este „da”, v� rug�m s� indica�i modul în care garanta�i disponibilitatea pe termen lung a calit��ii tehnice a înregistr�rilor �i disponibilitatea echipamentelor informatice �i a software-ului necesar.��
Subsec�iunea 3.7: Protejarea sistemelor informatice��
Pentru a îndeplini criteriul men�ionat la articolul 14i litera (h) din DACV, trebuie s� dispune�i de m�suri adecvate de securitate aferente tehnologiei informa�iei, de exemplu, protec�ie antivirus �i firewall, pentru a v� proteja sistemul informatic împotriva oric�rei intruziuni �i pentru a v� p�stra documenta�ia în siguran��.��
3.7.1. Pentru întrebarea (a), m�surile dumneavoastr� trebuie s� �in� seama de urm�toarele: ! un plan de siguran�� actualizat care con�ine descrierea m�surilor existente pentru protejarea sistemului informatic împotriva accesului neautorizat �i împotriva distrugerii inten�ionate sau a pierderii de informa�ii; ! detalii privind operarea sistemelor multiple la sedii multiple �i modul în care sunt controlate; ! persoanele responsabile pentru protejarea �i func�ionarea sistemului informatic al societ��ii (responsabilitatea nu trebuie limitat� la o singur� persoan�, ci la mai multe persoane care î�i pot astfel monitoriza reciproc ac�iunile); ! detalii privind mecanismele de tip firewall �i antivirus; ! un plan de continuitate a activit��ii/ de recuperare în caz de dezastru dac� are loc un incident; ! proceduri privind realizarea unor copii de siguran�� în cazul nefunc�ion�rii sistemului informatic, inclusiv recuperarea tuturor programelor �i a datelor relevante. Pentru întrebarea (b), indica�i frecven�a cu care este testat sistemul dumneavoastr� împotriva accesului neautorizat, modul în care se înregistreaz� rezultatele �i modul de tratare a incidentelor atunci când securitatea sistemului este afectat�.��
3.7.2. Procedurile dumneavoastr� privind drepturile de acces trebuie s� includ�: ! modul în care elibera�i autoriza�iile de acces �i nivelul de acces la sistemele informatice (accesul la informa�iile sensibile ar trebui limitat la acei membri ai personalului care sunt
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 41
autoriza�i s� opereze modific�ri �i ad�ugiri la informa�ii); ! formatul pentru stabilirea parolelor, frecven�a modific�rilor �i persoana care emite parolele �i ! eliminarea/p�strarea/actualizarea detaliilor utilizatorilor.��
Subsec�iunea 3.8: Securitatea documenta�iei��
3.8.1. M�surile luate de dumneavoastr� trebuie, în mod normal, s� includ�: ! înregistrarea �i realizarea de copii de siguran�� ale documentelor inclusiv scanarea, folosirea microfi�ei �i limitarea accesului;* ! un plan de siguran�� actualizat care con�ine descrierea m�surilor instituite pentru protejarea documentelor împotriva accesului neautorizat �i împotriva distrugerii sau a pierderii; ! proceduri de îndosariere �i depozitare a documentelor în condi�ii de siguran�� �i securitate, inclusiv responsabilit��ile pentru gestionarea acestora; ! gestionarea incidentelor care compromit securitatea documentelor.
3.8.2. M�surile luate de dumneavoastr� trebuie s� includ�: ! testarea sistemului împotriva accesului neautorizat �i înregistrarea rezultatelor; ! un plan de continuitate a activit��ii/ de recuperare în caz de dezastru; ! m�suri de remediere documentate luate ca urmare a incidentelor efective.��
�
Sec�iunea IV- Solvabilitatea financiar� (articolul 5a din CVC, articolul 14j din DACV, Orient�rile AEO partea 2, punctul 2.3, anexa 2, punctul 3). �
Prin solvabilitate financiar� se în�elege o bun� situa�ie financiar�, suficient� pentru a v� permite s� v� îndeplini�i obliga�iile, având în vedere caracteristicile tipului de activitate comercial�, iar aceast� concluzie se bazeaz� pe situa�ia ultimilor trei ani. În cazul în care întreprinderea dumneavoastr� este constituit� de mai pu�in de trei ani, solvabilitatea financiar� va fi analizat� pe baza înregistr�rilor contabile �i a informa�iilor disponibile (a se vedea întrebarea num�rul 4.3). Aceste înregistr�ri contabile trebuie s� se refere numai la solicitantul care depune cererea AEO. Orice informa�ie cunoscut� care va afecta solvabilitatea societ��ii dumneavoastr� în viitorul apropiat trebuie s� fie specificat� la întrebarea 4.4.��
4.1. V� rug�m s� introduce�i detaliile privind procedurile de insolvabilitate, faliment sau lichidare care au fost ini�iate împotriva întreprinderii dumneavoastr� sau a activelor acesteia în ultimii trei ani.��
4.2. Dovezile sau informa�iile solicitate pot avea leg�tur� �i cu alte datorii contingente sau provizioane, cu pozi�ia activelor circulante nete sau cu pozi�ia activelor nete �i cu valoarea imobiliz�rilor necorporale.��
42 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
În anumite circumstan�e, poate s� fie o practic� normal� ca o societate s� aib� un activ net negativ, de exemplu în cazul în care societatea în cauz� este înfiin�at� de o societate-mam� în scopul cercet�rii �i dezvolt�rii, în timp ce pasivele acesteia pot fi finan�ate printr-un împrumut din partea societ��ii-mam� sau din partea unei institu�ii financiare. În aceste circumstan�e, este posibil ca activul net negativ s� nu constituie un indicativ al incapacit��ii întreprinderii respective de plat� a datoriilor legale, îns� autoritatea vamala ar putea solicita prezentarea mai multor probe, precum un angajament al creditorului, o men�iune privind utilizarea unei garan�ii din partea societ��ii-mam� sau o scrisoare bancar� de creditare ori, în cazul în care societatea este singurul proprietar sau, de exemplu, o societate în nume colectiv, o list� a activelor proprii folosite în sprijinul solvabilit��ii societ��ii comerciale.� NB: Pentru a stabili solvabilitatea financiar� a societ��ii dumneavoastr�, autoritatea vamal� v� poate solicita s� transmite�i conturile anuale actualizate. Este posibil s� fie necesar ca autoritatea vamala s� examineze copii ale conturilor anuale sau ale situa�iilor financiare complete pentru ultimii trei ani în timpul vizitei pe care o efectueaz�. De asemenea, autoritatea vamala v� poate solicita s� prezenta�i ultimele conturi de gestiune pentru a stabili o situa�ie financiar� cât mai actualizat�. �
Sec�iunea V - Cerin�e privind securitatea �i siguran�a (articolul 5a din CVC, articolul 14k din DACV, Orient�rile AEO partea 2, punctul 2.4, anexa 2, punctul 4) �
Not�: Aceast� sec�iune abordeaz� criteriul de siguran�� �i securitate pentru statutul de AEO. Aceasta trebuie s� fie completat� numai dac� solicita�i un certificat AEOS sau AEOF. Autoevaluarea pentru aceast� cerin�� se va referi la toate spa�iile care sunt relevante pentru activit��ile legate de domeniul vamal ale solicitantului.��
Trebuie s� demonstra�i un nivel ridicat de con�tientizare a m�surilor de securitate �i siguran�� atât la nivel intern, cât �i în activit��ile societ��ii cu clien�ii, furnizorii �i prestatorii externi de servicii, luând în considerare rolul dumneavoastr� în cadrul lan�ului interna�ional de aprovizionare.��
Nu trebuie s� confunda�i acest criteriu cu cerin�ele privind s�n�tatea �i siguran�a (a se vedea Orient�rile AEO).��
În mod normal, procedurile vizate în aceast� sec�iune trebuie s� aib� un standard �i un grad de detaliere suficient pentru (a) a identifica în mod clar persoana responsabil� �i adjunctul (adjunc�ii) acesteia �i (b) a permite adjunctului s� ac�ioneze în maniera stabilit� de persoana responsabil�.��
Toate procedurile trebuie s� fie documentate �i puse la dispozi�ia autorit��ii vamale în timpul auditului privind criteriile AEO �i întotdeauna vor fi verificate la fa�a locului.��
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 43
Documentele pe care trebuie s� le prezenta�i, în special conform punctului 5.1.1 (a) �i (b), trebuie s� reflecte: " rolul dumneavoastr� în lan�ul interna�ional de aprovizionare; " natura �i dimensiunea întreprinderii dumneavoastr�; precum �i " riscurile �i amenin��rile cu care se confrunt� întreprinderea dumneavoastr�.��
5.1. Autoevaluarea 5.1.1. (a)��
Autoritatea vamala se a�tept� ca o evaluare documentat� a riscurilor �i a amenin��rilor s� fi fost deja realizat� fie de dumneavoastr�, fie de o companie de securitate, în cazul în care utiliza�i serviciile unei astfel de companii. Neprezentarea acestei evalu�ri în timpul vizitei lor poate avea drept rezultat recomandarea automat� de respingere a cererii. Evaluarea riscurilor �i a amenin��rilor va viza toate spa�iile care sunt relevante pentru activit��ile legate de domeniul vamal ale societ��ii dumneavoastr�. Scopul evalu�rii este de a identifica riscurile �i amenin��rile care ar putea ap�rea în acel segment al lan�ului interna�ional de aprovizionare în care v� desf��ura�i activitatea, precum �i de a analiza m�surile existente, menite s� reduc� riscurile �i amenin��rile. Aceasta trebuie s� cuprind� toate riscurile legate de securitate ale rolului dumneavoastr� în cadrul lan�ului interna�ional de aprovizionare �i trebuie s� includ�, de exemplu: � amenin��rile fizice pentru spa�ii �i m�rfuri � riscurile fiscale � acordurile contractuale privind partenerii de afaceri din cadrul lan�ului interna�ional de aprovizionare. O astfel de evaluare trebuie s� abordeze urm�toarele aspecte: " m�rfurile care fac obiectul activit��ii dumneavoastr�/schimburilor comerciale pe care le efectua�i " managementul specific al înc�rc�turii aeriene/po�tei aeriene dac� este cazul (acces, manipulare, depozitare etc.) " spa�iile �i cl�dirile pentru depozitare, produc�ie etc. " personalul inclusiv recrutarea, folosirea personalului temporar, lucr�rile subcontractate " transportul m�rfurilor, înc�rcarea �i desc�rcarea " sistemul informatic, eviden�ele �i documentele contabile " incidente de securitate raportate recent în oricare dintre domeniile amintite mai sus.��
De asemenea, trebuie s� dovedi�i frecven�a cu care sunt revizuite �i actualizate documentele, iar procedurile trebuie s� includ� modul în care trebuie raportate incidentele �i frecven�a revizuirilor viitoare. Autoritatea vamal� va solicita, de asemenea, dovezi privind modul �i momentul în care procedurile dumneavoastr� sunt comunicate atât personalului, cât �i vizitatorilor.��
44 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
5.1.1. (b) Neprezentarea unui plan de securitate sau a unei evalu�ri a riscurilor �i amenin��rilor în timpul vizitei lor poate avea drept rezultat încetarea anticipat� a vizitei sau respingerea cererii. Trebuie s� existe un program de revizuire pentru planul de securitate, care trebuie s� includ� înregistr�ri ale modific�rilor semnate �i datate de persoana responsabil�. 5.1.2 Trebuie s� include�i descrierea a cel pu�in principalelor cinci riscuri pe care le-a�i identificat. Trebuie s� evalua�i �i s� include�i aceste riscuri în evaluarea riscurilor �i amenin��rilor, luând în considerare probabilitatea, consecin�ele �i contram�surile. Astfel de exemple pot fi: " contraband� cu m�rfuri ilicite " contaminarea produselor " falsificarea m�rfurilor pentru export " accesul neautorizat etc. 5.1.3 Descrie�i pe scurt procedura de instituire, punere în aplicare, monitorizare �i revizuire a m�surilor de securitate. Va fi necesar s� identifica�i persoana responsabil� �i sarcinile acesteia. Trebuie s� existe o persoan� la nivelul adecvat din cadrul organiza�iei cu responsabilitate general� pentru toate m�surile de securitate �i cu autoritatea necesar� pentru punerea în aplicare a m�surilor de securitate corespunz�toare atunci când situa�ia o impune. Dac� nu, indica�i diferitele departamente implicate �i opera�iile globale de coordonare �i de management. Dac� se folosesc servicii externe de securitate, persoana responsabil� trebuie s� gestioneze contractul �i s� se asigure c� exist� un contract adecvat privind nivelul de calitate a serviciilor care s� îndeplineasc� cerin�ele AEO astfel cum reies din întreb�rile din aceast� sec�iune. Persoana responsabil� trebuie s� poat� explica �i s� dispun� de proceduri adecvate pentru elaborarea, revizuirea �i actualizarea tuturor m�surilor de securitate. Aceast� persoan� trebuie s� fie în mod normal responsabil� de preg�tirea documentelor necesare specificate la întrebarea 5.1.1 (a) �i (b). Procedurile trebuie elaborate în a�a fel încât s� permit� oric�rei persoane care substituie persoana responsabil� s� accepte responsabilitatea �i s� duc� la îndeplinire sarcina solicitat�.��
5.1.4 De�i în multe cazuri, m�surile de securitate sunt probabil specifice amplasamentului în cauz�, procedurile aplicabile pentru stabilirea, punerea în aplicare, monitorizarea �i revizuirea m�surilor pot fi armonizate pentru toate loca�iile. Dac� m�surile nu sunt armonizate, acest lucru poate determina cre�terea num�rului de vizite la fa�a locului realizate de autoritatea vamala.��
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 45
5.1.5. (a) si (b) În întreprinderea dumneavoastr� trebuie s� existe proceduri documentate pentru a permite �i a încuraja personalul �i vizitatorii s� raporteze incidentele de securitate, de exemplu, accesul neautorizat, furtul, folosirea unor angaja�i care nu au f�cut obiectul unui control de securitate. Aceste proceduri documentate trebuie s� includ� modul în care trebuie s� se procedeze, precum �i persoana �i locul unde se afl�. De asemenea, procedurile dumneavoastr� trebuie s� detalieze modul în care aceste incidente trebuie investigate �i raportate, precum �i persoana care trebuie s� fac� acest lucru. Dac� a�i r�spuns „nu”, v� rug�m s� indica�i modul în care inten�iona�i s� aborda�i acest aspect �i s� indica�i intervalul de timp. R�spunsul „da” trebuie s� fie înso�it de explica�ia dumneavoastr� cu privire la modul în care sunt comunicate personalului instruc�iunile privind siguran�a �i trebuie s� includ� detalii despre modul în care v� asigura�i c� personalul le-a consultat. De asemenea, trebuie s� explica�i modul în care instruc�iunile privind securitatea sunt aduse la cuno�tin�a vizitatorilor. A se vedea �i întrebarea 5.2.2. Instruc�iunile privind „securitatea” nu trebuie s� fie confundate cu instruc�iunile necesare din motive de s�n�tate �i siguran�� �i trebuie s� fie explicate clar vizitatorilor �i personalului.��
5.1.6. (a) �i (b) Aceast� întrebare se refer� la securitatea lan�ului interna�ional de aprovizionare �i nu la incidentele legate de s�n�tate �i siguran��. De exemplu: " pierderi în depozit " sigilii rupte " dispozitive împotriva contrafacerii deteriorate. Dac� au existat incidente, ne a�tept�m ca procedurile dumneavoastr� privind siguran�a �i securitatea s� fi fost revizuite �i modificate în vederea adopt�rii unor ac�iuni de remediere. De asemenea, vor fi solicitate dovezi privind modul în care aceste modific�ri au fost comunicate ulterior personalului �i vizitatorilor dumneavoastr�. Dac� în urma revizuirii procedurilor privind siguran�a �i securitatea se efectueaz� modific�ri, acestea trebuie s� fie înregistrate ca revizuire, consemnându-se data �i partea (p�r�ile) revizuit� (revizuite).��
5.1.7. (a) �i (b) Trebuie s� v� asigura�i c� de�ine�i documenta�ia original�, inclusiv raportul de evaluare, dac� este disponibil, deoarece aceasta v� poate fi solicitat� de c�tre autoritatea vamala în timpul vizitei la fa�a locului. Certificarea pertinent� va fi luat� în considerare de autoritatea vamala atunci când preg�te�te si efectueaz� auditul. De exemplu: " operator abilitat (certificat �i raport de evaluare) " expeditor cunoscut (certificat �i raport de evaluare) " TAPA (certificat �i raport de evaluare)
46 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
" ISO (certificat �i manualul de calitate) 5.1.8 R�spunsul dumneavoastr� trebuie s� includ� de exemplu detalii privind eventualele substan�e chimice periculoase, m�rfurile cu valoare mare sau m�rfurile supuse accizelor �i trebuie s� explica�i dac� acestea fac obiectul activit��ilor dumneavoastr� în mod regulat sau neregulat. De exemplu: " ambalaje speciale " cerin�e specifice de depozitare A se vedea �i punctul 5.5.1 (procesele logistice). 5.1.9. (a) �i (b) R�spunsul dumneavoastr� trebuie s� includ� denumirea �i adresa societ��ii (societ��ilor) �i s� indice num�rul de ani de când aceasta (acestea) este (sunt) angajat� (angajate) de dumneavoastr� în calitate de companie de securitate �i dac� presteaz� �i alte servicii pentru dumneavoastr�. Dac� compania a efectuat o evaluare a amenin��rilor, r�spunsul dumneavoastr� trebuie s� confirme de asemenea dac� riscurile identificate au fost incluse în evaluarea riscurilor �i a amenin��rilor vizat� la întrebarea 5.1.1 (a). Documentele trebuie s� indice data (datele) la care a fost efectuat� evaluarea, precum �i pe cea (cele) la care au fost puse în aplicare eventualele recomand�ri. Documentul trebuie s� fie disponibil în timpul vizitei.��
5.1.10 R�spunsul dumneavoastr� trebuie s� ofere indica�ii privind diferitele cerin�e ale clien�ilor/ale societ��ii de asigur�ri �i m�rfurile vizate de cerin�e speciale, de exemplu cerin�e privind ambalaje speciale sau cerin�e specifice privind depozitarea. Dac� de�ine�i o gam� larg� de produse �i cerin�e, rezumarea acestora este suficient�. Acestea vor fi examinate mai detaliat în timpul vizitei.��
5.2. Accesul în spa�iile operatorilor economici��
5.2.1. (a) �i (b) Trebuie s� descrie�i pe scurt procesul explicând clar, acolo unde este cazul, dac� sunt implicate procese specifice unui anumit sediu. Pentru o cerere care vizeaz� mai multe sedii, poate fi util� descrierea sau furnizarea unei imagini generale asupra sediilor. Procedurile dumneavoastr� trebuie s� indice persoanele care au acces în anumite zone, cl�diri �i s�li �i modul în care este controlat accesul, de exemplu, prin intermediul codurilor de acces sau al cardurilor de acces. Restric�ion�rile de acces trebuie s� �in� cont de evaluarea riscurilor �i a amenin��rilor de la punctul 5.1.1a. Sistemele dumneavoastr� trebuie s� aib� capacitatea de a identifica tentativele de acces neautorizat �i de a monitoriza astfel de încerc�ri. Descrie�i sistemul utilizat pentru a identifica personalul �i a-l deosebi de vizitatori, de
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 47
exemplu c�r�i de identitate.��
5.2.2. (a) �i (b) R�spunsul dumneavoastr� trebuie s� confirme detaliile f�când referire la evaluarea riscurilor �i a amenin��rilor vizat� la punctul 5.1.1 (a) �i (b). Trebuie s� furniza�i detalii privind cooperarea cu alte organiza�ii de securitate / autorit��i de aplicare a legii care au cuno�tin�� despre astfel de chestiuni. De asemenea, v� rug�m s� v� referi�i la r�spunsul dat la întrebarea de la punctul 5.1.5 �i la notele explicative cuprinse în acesta.��
5.2.3 Autorit��ii vamale trebuie s� i se pun� la dispozi�ie un plan al sediului. Chiar dac� planul nu este obligatoriu, orice ilustra�ie va ajuta la preg�tirea auditului �i poate reduce timpul necesar vizitei la sediu (sedii). Planul poate fi sau poate include o imagine a sediului din satelit/de pe internet, dac� este disponibil�. Imaginile sau planurile prezentate trebuie s� cuprind� data la care au fost realizate �i astfel, s� poat� fi identificabile în mod unic pentru a constitui o pist� de audit pentru cererea AEO.��
5.2.4 Trebuie s� acorda�i o aten�ie special� oric�ror societ��i de la sediul dumneavoastr� care sunt simpli locatari �i care nu sunt implicate în realizarea unei aprovizion�ri c�tre sau pentru dumneavoastr�. Locatarii pot prezenta probleme deosebite de securitate, iar m�surile care vizeaz�, de exemplu, o intrare separat� �i un spa�iu separat în cadrul amplasamentului dumneavoastr� trebuie s� fie descrise pe scurt. De asemenea, v� rug�m s� consulta�i �i punctul 5.13.��
5.3. Securitatea fizic���
Pentru a îndeplini criteriul men�ionat la articolul 14k alineatul (1) litera (a) din DACV, trebuie s� v� asigura�i c� imobilele utilizate în cadrul opera�iunilor care urmeaz� s� fie vizate de certificat sunt construite din materiale care rezist� la tentativele de acces ilegal �i ofer� o protec�ie împotriva intruziunii.��
Cl�dirile trebuie s� fie construite din materiale care rezist� la tentativele de acces ilegal �i ofer� protec�ie împotriva intruziunilor. Trebuie s� existe m�suri adecvate de control al accesului pentru a preveni accesul neautorizat în spa�ii, zone de produc�ie, zone de expediere, la platformele de înc�rcare, în zonele cu m�rfuri �i în birouri. Aceste m�suri vor depinde de dimensiunile societ��ii �i de tipul acesteia, de tipul de m�rfuri etc.��
5.3.1. (a) (b) si (c) Aceast� întrebare vizeaz� locurile unde exist� limite exterioare vizibile ale spa�iilor dumneavoastr�, de exemplu garduri �i por�i. Toate ferestrele externe �i interne, por�ile �i gardurile trebuie securizate cu dispozitive de închidere �i încuietori sau m�suri alternative
48 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
de monitorizare a accesului sau prin m�suri de control, de exemplu sisteme externe/interne de alarm� antifurt sau CCTV (sisteme TV cu circuit închis). Pentru întreb�rile (a) si (c) detaliile privind modul în care este verificat� respectarea acestor proceduri, frecven�a verific�rilor asupra cl�dirilor �i gardurilor, modul în care sunt raportate �i solu�ionate incidentele de securitate trebuie s� fie cuprinse în documentul solicitat în cadrul r�spunsurilor la întrebarea de la punctul 5.1.1. (a) sau (b). Indica�i aici trimiterea la alineatul, sec�iunea sau pagina corespunz�toare (revizia/data) din respectivul document. 5.3.2. (a) si (b) Trebuie s� enumera�i toate punctele de acces, de preferin�� f�când referire la planul sediului; include�i ie�irile de incendiu care dau spre sc�ri de acces; face�i distinc�ie între c�ile de acces destinate înc�rc�rii/desc�rc�rii m�rfurilor, cele pentru utilit��i, ghi�eele pentru accesul publicului, zonele de odihn� ale �oferilor; specifica�i locurile în care se afl� birouri ale agen�ilor de paz�/cabine de paz�. Descrierea realizat� de dumneavoastr� a modului de respectare a acestor proceduri trebuie s� includ�, acolo unde cazul, tipul de CCTV (de exemplu camer� static� sau cu sistem de rotire panoramic�, înclinare �i distan�� focal� variabil�), modalitatea de control al c�ilor de acces �i modul de folosire a imaginilor - proactiv sau reactiv. În plus fa�� de mijloacele de control al accesului extern, trebuie s� descrie�i mijloacele de control al accesului intern, inclusiv, dac� este cazul, accesul intern în cadrul spa�iilor comune. Confirma�i dac� spa�iile func�ioneaz� încontinuu (de exemplu munca în schimburi) sau exist� un program normal de lucru.��
5.3.3 Dac� este cazul, include�i �i detalii privind generatoarele sau dispozitivele de rezerv� existente pentru a asigura iluminatul continuu atunci când alimentarea local� cu energie electric� este întrerupt�, precum �i modul în care acestea sunt între�inute.��
5.3.4 Cum sunt identificate cheile �i ce proceduri exist� pentru prevenirea utiliz�rii abuzive �i solu�ionarea cazurilor de pierdere a acestora. Trebuie s� existe proceduri prin care numai personalul autorizat s� aib� acces la cheile cl�dirilor, ale spa�iilor, s�lilor, zonelor securizate, fi�etelor, ale seifurilor, vehiculelor �i echipamentelor încuiate. Procedurile dumneavoastr� trebuie de asemenea s� includ�: " spa�iul special amenajat în care sunt p�strate cheile " persoana responsabil� de controlul securit��ii cheilor " înregistrarea momentului în care sunt luate �i returnate cheile, precum �i a numelui persoanei �i a motivului. " m�surile prev�zute în caz de pierdere sau nereturnare a cheilor. Furniza�i detalii privind procedurile de încuiere �i, dac� este cazul, persoanele care de�in cheile principale pentru încuierea spa�iilor pe timpul nop�ii �i redeschiderea acestora în urm�toarea zi lucr�toare.
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 49
Furniza�i detalii privind alte dispozitive tip „cheie” precum „cheile radiocomandate” (de exemplu, pentru operarea de la distan�� a barierei din parcare) utilizate �i persoanele c�rora le-au fost alocate.��
5.3.5. (a) (b) (c) �i (d) Procedurile dumneavoastr� trebuie s� includ�:
• modul de control/ înregistrare a vizitatorilor cu vehicule private care viziteaz� spa�iile dumneavoastr�
• modul în care controla�i vehiculele personalului în spa�iile dumneavoastr� • zonele de parcare amenajate special pentru vizitatori �i personal care nu sunt
aproape de zonele securizate, de exemplu platformele de înc�rcare, pentru evitarea posibilit��ii de furt, obstruc�ie sau amestec
• verificarea respect�rii cerin�elor referitoare la parcare.��
a) Explica�i dac� vehiculele vizitatorilor sunt separate de cele ale personalului. Trebuie s� furniza�i detalii privind alte vehicule care au acces temporar la sediu/sedii, de exemplu taxiurile sau un autobuz destinat transportului personalului. b) Trebuie s� v� asigura�i c� exist� proceduri prin care autoriza�ia este revizuit� �i actualizat� în mod regulat pentru a lua în considerare modific�rile privind vehiculele personalului. Furniza�i detalii dac� angaja�ilor li se emit permise de parcare �i cu privire la mecanismul de intrare �i ie�ire din parcare, de exemplu, o barier� accesat� prin card. c) Descrie�i procesele sau procedurile folosite pentru verificarea vehiculelor, de exemplu dac� barierele sunt operate de personal în timpul orelor de vârf pentru a controla respectarea distan�ei regulamentare dintre vehicule �i pentru a asigura un control adecvat al tuturor vehiculelor. d) Descrie�i reglement�rile scrise care vizeaz� parcarea �i modul în care acestea sunt comunicate personalului. Confirma�i dac� aceste reglement�ri au fost incluse în evaluarea de securitate.��
5.4. Unit��i de înc�rcare��
Pentru a respecta criteriul men�ionat la articolul 14k alineatul (1) litera (c) din DACV, trebuie instituite m�suri privind manipularea m�rfurilor care s� includ� protec�ia împotriva introducerii, substituirii sau pierderii oric�ror materiale �i alterarea unor unit��i de înc�rcare.��
Unit��ile de înc�rcare includ containere, cisterne, furgonete, camioane, vehicule, conducte �i altele în care sunt transportate m�rfurile dumneavoastr�. Trebuie s� existe proceduri pentru examinarea integrit��ii unit��ii de înc�rcare înainte de înc�rcare. Detaliile privind proprietarii/furnizorii unit��ilor de înc�rcare trebuie s� fie puse la dispozi�ie în timpul vizitei.��
5.4.1 Integritatea unit��ilor de înc�rcare trebuie asigurat�, de exemplu prin plasarea acestora sub monitorizare permanent� sau prin p�strarea lor într-o zon� sigur�, încuiat� ori prin
50 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
inspec�ie înainte de utilizare. Numai persoanele identificate �i autorizate în mod corespunz�tor trebuie s� aib� acces la unit��ile de înc�rcare. Procedurile dumneavoastr� trebuie s� includ�: " modul în care este controlat accesul la zona în care sunt �inute unit��ile de înc�rcare (de exemplu, personal, �oferi de camion externi etc.) " asigurarea accesului exclusiv pentru persoanele autorizate " modul în care se realizeaz� monitorizarea permanent� a unit��ilor, de exemplu personalul responsabil �i adjunc�ii numi�i.��
5.4.2 Procedurile dumneavoastr� trebuie s� includ�: � numele persoanei responsabile c�reia îi sunt raportate incidentele � modul în care incidentele sunt raportate �i înregistrate � m�surile care trebuie luate, inclusiv raportarea c�tre autorit��ile de aplicare a legii/conducerea de la nivel înalt � revizuirea �i modificarea procedurilor existente � în�tiin�area personalului cu privire la modific�ri. Autoritatea vamal� va solicita dovezi ale acestor verific�ri în timpul vizitei.��
5.4.3. (a) �i (b) Descrie�i tipurile de sigilii folosite �i standardele îndeplinite de sigiliile utilizate. Indica�i denumirea produc�torului, procedura de emitere a sigiliilor �i de înregistrare a emiterii, folosirii �i îndep�rt�rii acestora. Documenta�i procedurile privind tratarea cazurilor de sigilii rupte sau alterate. 5.4.4 În func�ie de tipul unit��ii de înc�rcare folosite, se recomand� un proces de verificare în �apte puncte (pentru a include �i unitatea de tractare):
• peretele din fa�� • partea stâng� • partea dreapt� • podeaua
• plafonul/acoperi�ul u�ile interioare/exterioare • exteriorul/�asiul.�
�
5.4.5 (a) (b) si (c) Opera�iunile de între�inere trebuie efectuate periodic, nu numai în cazul unor avarii sau în cazul unor incidente. În cazul în care opera�iunile de între�inere au loc în exterior sau nu au loc sub supravegherea personalului societ��ii dumneavoastr�, integritatea unit��ilor de înc�rcare trebuie verificat� la revenirea în spa�iile societ��ii dumneavoastr�. Procedurile dumneavoastr� trebuie s� includ�: " cerin�ele adresate personalului dumneavoastr� de a verifica integritatea unit��ilor la returnare " verific�rile care trebuie realizate, precizând când �i de c�tre cine
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 51
" modul în care procedurile sunt comunicate personalului " controalele de gestiune �i frecven�a acestora pentru a asigura reexaminarea unit��ilor. Explica�i dac� verifica�i periodic toate unit��ile de înc�rcare atât înainte de acceptarea oric�rei înc�rc�turi intrate, cât �i înainte de înc�rcarea m�rfurilor pentru expediere �i dac� a�i inclus proceduri în documentele men�ionate la punctul 5.1.1 (a) �i (b).��
5.5. Procese logistice��
�
5.5.1. (a) (b) (c) si (d) Acest proces vizeaz� deplasarea m�rfurilor importate �i/sau exportate între spa�iile care v� apar�in �i frontier�, pe teritoriul UE �i în cadrul diverselor spa�ii ale întreprinderii. Trebuie s� enumera�i toate modurile de transport utilizate dinspre sau c�tre spa�iile dumneavoastr� �i care p�trund în lan�ul interna�ional de aprovizionare. Indica�i modul de transport utilizat. Dac� utiliza�i furnizori de servicii externi, v� rug�m, de asemenea, s� v� referi�i �i la punctul 5.13 (servicii externalizate).��
5.6. Cerin�e nefiscale��
Pentru a îndeplini criteriul men�ionat la articolul 14k alineatul (1) litera (d) din DACV, dac� este cazul, trebuie s� fie instituite proceduri pentru gestionarea licen�elor de import �i/sau de export legate de anumite interdic�ii �i restric�ii �i pentru a face distinc�ia între tipurile de m�rfuri.��
5.6.1. (a) si (b) Aceast� sec�iune completeaz� punctul 3.5.3 �i vizeaz� cerin�ele nefiscale. Documenta�i procesul �i procedurile de identificare a persoanei a c�rei responsabilitate este de se asigura c� sunt disponibile licen�e, iar în cazul în care acestea lipsesc, c� se iau m�surile necesare. Descrie�i m�surile de securitate suplimentare pe care este posibil s� trebuiasc� s� le institui�i pentru m�rfurile cu dubl� utilizare.��
5.7. M�rfuri intrate��
�
Pentru a îndeplini criteriul men�ionat la articolul 14k alineatul (1) litera (b) din DACV, trebuie s� se instituie m�suri de control al accesului adecvate pentru a împiedica accesul neautorizat în zonele de expediere, pe cheiurile de înc�rcare �i în zonele de înc�rcare. 5.7.1. (a) �i (b) Aceste proceduri trebuie s� înceap� din momentul trimiterii unei comenzi �i s� se termine cu livrarea pentru lan�ul interna�ional de aprovizionare. Procedurile documentate trebuie s� indice fluxul m�rfurilor �i documentele conexe �i s� includ� alte p�r�i implicate precum furnizori, ambalatori, transportatori etc.�
52 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
�
5.7.2 În cazul în care exist� acorduri privind m�surile de securitate încheiate cu furnizorii interni �i/sau din Uniunea European� �i din afara acesteia, personalul trebuie s� cunoasc� aceste acorduri �i trebuie instituite proceduri de verificare a angajamentului fa�� de aceste acorduri. Trebuie s� descrie�i procedura prin care angaja�ii sunt informa�i cu privire la securitate, la frecven�a repet�rii instruirilor �i trebuie s� pune�i la dispozi�ie dovezile solicitate pentru a demonstra toate acestea func�ionarului auditor �i pentru revizuirile statutului de AEO.��
Procedurile dumneavoastr� trebuie de asemenea s� includ�: " numirea personalului responsabil de primirea �oferului �i a m�rfurilor la sosire " men�inerea unui program de sosiri prev�zute " gestionarea sosirilor neprev�zute " înregistrarea documentelor de transport �i a documentelor vamale care înso�esc m�rfurile " verificarea m�rfurilor în raport cu documentele de transport �i cu documentele vamale înso�itoare " verificarea integrit��ii sigiliilor " înregistrarea finaliz�rii �i a rezultatelor verific�rilor " informarea autorit��ii vamale cu privire la sosirea m�rfurilor, pentru a-i permite s� efectueze controalele necesare " cânt�rirea/num�rarea �i bifarea m�rfurilor pe lista de ridicare/comanda de achizi�ii " testarea calit��ii " marcarea corespunz�toare a m�rfurilor înainte de intrarea în stoc pentru a permite identificarea " identificarea �i raportarea discrepan�elor sau a rezultatelor negative ale controlului calit��ii " informarea departamentului de achizi�ii �i a administra�iei cu privire la primirea m�rfurilor.��
De exemplu, dac� efectua�i tranzac�ii cu m�rfuri cu valoare/ risc mare pot exista acorduri în care s� se prevad� c� m�rfurile: " trebuie s� soseasc� în aceea�i stare în care au plecat de la furnizor " trebuie s� poarte în permanen�� sigiliu " trebuie s� nu fi înc�lcat nicio cerin�� de securitate sau siguran��. Procedurile dumneavoastr� trebuie s� includ�: " comunicarea acestor acorduri personalului responsabil de primirea m�rfurilor intrate astfel încât personalul s� �tie ce trebuie s� fac�, în special dac� se descoper� o neregul� " revizuirea �i actualizarea acestor proceduri în mod regulat " controale de supraveghere sau de gestiune pentru a asigura c� personalul respect� aceste cerin�e.��
5.7.3. (a) si (b) La sosirea unit��ilor de înc�rcare sigilate, trebuie s� existe m�suri prin care s� se asigure
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 53
gestionarea corect� a sigiliilor. Acestea ar putea include o inspec�ie vizual� pentru a asigura c� a) sigiliul este într-adev�r intact �i b) nu exist� dovezi de alterare a acestuia. Dac� inspec�ia vizual� este satisf�c�toare, persoana autorizat� poate proceda la testarea fizic� a sigiliului aplicând presiunea corespunz�toare pentru a se asigura c� acesta este înc� intact.��
5.7.3. (c) În cazul în care societatea dumneavoastr� lucreaz� cu tipuri specifice de m�rfuri care necesit� m�suri specifice de securitate (de exemplu, înc�rc�tur� aerian�/ po�t� aerian�), procedurile dumneavoastr� trebuie s� includ� modul în care acestea se aplic�/se verific� aplicarea lor. De exemplu, în cazul în care sunte�i operator abilitat, dac� �i cum verifica�i declara�ia transportatorului rutier sau identitatea transportatorului rutier pentru transportul unei înc�rc�turi aeriene/po�tei aeriene de la un expeditor cunoscut.��
5.7.4 Nu este necesar� nicio not�. 5.7.5 În func�ie de natura m�rfurilor pe care le tranzac�iona�i, este posibil ca num�rarea, cânt�rirea sau cuantificarea acestora s� nu fie întotdeauna adecvate. Trebuie descris� o metod� alternativ� pentru contabilizarea m�rfurilor intrate �i pentru dovedirea respect�rii acesteia.��
5.7.6 Procedurile dumneavoastr� trebuie s� includ�: " modul în care m�rfurile primite sunt în înregistrate în eviden�a operativ�, documentele în baza c�rora se efectueaz� acest lucru, momentul în care are loc înregistrarea �i persoana care o realizeaz� " verificarea m�rfurilor în raport cu listele de înc�rcare �i cu comenzile de achizi�ii " înregistrarea m�rfurilor în eviden�a operativ� cât mai curând posibil dup� sosire. 5.7.7. (a) si (b) Trebuie s� existe o separare a func�iilor între comandarea m�rfurilor (achizi�ii), primirea acestora (depozitare), intrarea m�rfurilor în sistem (gestionare) �i plata facturilor corespunz�toare. Aceast� separare va depinde de dimensiunea �i complexitatea întreprinderii.��
5.8. Depozitarea m�rfurilor��
�
Aceast� subsec�iune vizeaz� numai depozitarea m�rfurilor care fac parte dintr- un lan� interna�ional de aprovizionare. 5.8.1, 5.8.2, 5.8.3, 5.8.4 si 5.8.5��
Procedurile dumneavoastr� trebuie s� includ�: " o zon� special amenajat� pentru depozitarea m�rfurilor care s� asigure atât condi�ii de
54 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
siguran��, cât �i de securitate �i care s� fie cunoscut� în mod clar de personalul de control " zona de depozitare accesibil� exclusiv personalului autorizat " inventarierea regulat� a stocurilor " controlarea m�rfurilor intrate, a transferurilor c�tre alte spa�ii, a elimin�rii definitive sau temporare " m�surile care trebuie luate dac� sunt identificate nereguli, discrepan�e, pierderi sau furturi " manipularea �i prelucrarea m�rfurilor �i reincluderea acestora în stocuri " separarea diferitelor tipuri de m�rfuri, acolo unde este cazul, de exemplu: unionale, neunionale, cu valoare mare, periculoase, înc�rc�tur� aerian�/po�t� aerian� " �inerea �i actualizarea eviden�ei operative prin introducerea prompt� a locului unde se afl� m�rfurile " abordarea tuturor aspectelor care �in de securitatea fizic� a spa�iului de depozitare. Standardele de securitate vor depinde de tipul de m�rfuri, de dimensiunea �i complexitatea întreprinderii care poate varia de la o camer� într-o cl�dire de birouri pân� la o societate complex� cu sedii multiple care î�i desf��oar� activitatea în mai multe state membre.��
5.8.6 În cazul subcontract�rii, v� rug�m indica�i societatea (societ��ile) care sunt îns�rcinate cu depozitarea.��
5.9. Produc�ia de m�rfuri��
Aceast� subsec�iune vizeaz� exclusiv produc�ia de m�rfuri care fac parte dintr-un lan� interna�ional de aprovizionare. Completa�i întreb�rile 5.9.1 - 5.9.4 numai dac� se aplic� pentru societatea dumneavoastr�. Produc�ia în acest context poate include o gam� de activit��i începând de la fabricarea din materiile prime �i terminând cu asamblarea folosind piese cump�rate.��
5.9.1. (a) �i (b) Preciza�i în descrierea dumneavoastr� dac� personalul care lucreaz� în cadrul zonei de produc�ie este angajat permanent al societ��ii sau este personal temporar. Descrie�i amplasamentul zonei de produc�ie în cadrul sediului dumneavoastr� �i, dac� este posibil, indica�i amplasarea acesteia pe o copie a planului de amplasament. De asemenea, v� rug�m s� consulta�i �i notele aferente punctului 5.2.3.��
�
5.9.2 Justifica�i r�spunsul dumneavoastr� f�când referire, dac� este cazul, la evaluarea riscurilor �i amenin��rilor descris� la întrebarea 5.1.1 (a) �i (b). Verificarea conformit��ii trebuie s� fie sus�inut� prin dovezi corespunz�toare semnate �i datate.��
�
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 55
5.9.3 Include�i referirile la suporturile tehnologice pentru integritatea ambalajelor (de exemplu greutatea verificat� sau supraveghere prin TV cu circuit închis etc.). De asemenea, descrie�i procesul de securizare atât a ambalajelor individuale, cât �i a modului în care ambalajele sunt consolidate, de exemplu, paletizarea. Furniza�i detalii privind m�sura în care destinatarul (adresa/�ara) este cunoscut �i modul în care este controlat� cunoa�terea acestor date . 5.9.4 Descrierea dumneavoastr� trebuie s� men�ioneze contractele �i/sau acordurile privind nivelul de calitate a serviciilor încheiate cu ter�i. Autoritatea vamal� va dori s� vad� aceste contracte. Întrebarea vizeaz� �i situa�iile în care ambalajele pot fi consolidate.��
5.10. Înc�rcarea m�rfurilor��
�
5.10.1. (a) �i (b) �i 5.10.2. (a) (b) �i (c) Trebuie s� fie numi�i membri ai personalului care s� supravegheze înc�rcarea m�rfurilor pentru a preveni înc�rcarea nesupravegheat� a acestora sau omiterea unora dintre acestea. Procedurile dumneavoastr� trebuie s� includ�: " numirea personalului responsabil de primirea �oferului �i de înc�rcarea m�rfurilor " personalul desemnat este prezent permanent " procedura în cazul în care personalul desemnat nu este disponibil, de exemplu, numirea unor persoane înlocuitoare " înc�rcarea are loc numai în prezen�a personalului autorizat " cânt�rirea, num�rarea, bifarea �i marcarea m�rfurilor " gestionarea discrepan�elor/neregulilor " aplicarea sigiliilor �i înregistrarea în documente /registre, asigurându-se c� sigiliile au fost folosite pentru m�rfurile corespunz�toare, c� acestea îndeplinesc standardele stabilite �i au fost aplicate în conformitate cu cerin�ele legale " înregistrarea documentelor de transport �i vamale care înso�esc marfa în eviden�ele dumneavoastr� " compararea m�rfurilor cu documentele de transport �i cu documentele vamale înso�itoare " înregistrarea finaliz�rii �i a rezultatelor verific�rilor " informarea autorit��ilor vamale cu privire la plecarea m�rfurilor, pentru a le permite s� efectueze controalele necesare " informarea departamentului de vânz�ri/administra�iei cu privire la plecarea m�rfurilor " în ce mod (pe baza c�ror documente), când �i de c�tre cine sunt m�rfurile înc�rcate înregistrate în eviden�a operativ� " verificarea m�rfurilor cu listele de înc�rcare �i cu comenzile de vânz�ri " înregistrarea ie�irii m�rfurilor din stoc, cât mai curând posibil dup� ie�irea acestora " confirmarea de c�tre clien�ii dumneavoastr� a primirii m�rfurilor �i a eventualelor nereguli
56 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
" dovada de export, dac� este cazul.��
5.10.3 Acest punct se va aplica numai dac� a�i convenit împreun� cu clien�ii asupra unor cerin�e specifice, de exemplu toate m�rfurile trebuie s� fie sigilate, ambalate �i etichetate într-un anumit mod pentru cerin�ele privind razele X. În caz afirmativ, personalul trebuie informat cu privire la aceste acorduri, iar procedurile dumneavoastr� trebuie s� includ� controale de gestiune/ de supraveghere pentru a v� asigura c� personalul respect� cerin�ele respective. Aceste proceduri trebuie s� fie revizuite �i actualizate în mod regulat. A se vedea �i r�spunsul de la punctul 5.1.10.��
5.10.7 Dovezile care vin în sprijinul r�spunsului de la aceast� sec�iune trebuie s� fie prezentate împreun� cu referirile la partea corespunz�toare din cadrul evalu�rii riscurilor �i a amenin��rilor de la întrebarea 5.1.1. (a) �i (b). Neregulile pot include return�rile din partea clien�ilor, �oferii neautoriza�i, dispozitivele împotriva alter�rii rupte etc.��
5.11. Cerin�e de securitate pentru partenerii de afaceri��
Pentru a îndeplini criteriul men�ionat la articolul 14k alineatul (1) litera (e) din DACV, trebuie s� dispune�i de m�suri care s� permit� identificarea exact� a partenerilor de afaceri, astfel încât s� fie securizat lan�ul interna�ional de aprovizionare.��
Partenerii de afaceri pot fi furnizori (de m�rfuri sau servicii) sau clien�i.��
5.11.1. (a) si (b) R�spunderea dumneavoastr� se refer� doar la segmentul din lan�ul interna�ional de aprovizionare în care v� desf��ura�i activitatea �i la m�rfurile care se afl� sub controlul dumneavoastr�. Securitatea lan�ului interna�ional de aprovizionare poate fi asigurat� numai prin încheierea unor acorduri contractuale între partenerii de afaceri. Cerin�ele pentru furnizorii dumneavoastr� pot include, de exemplu, ca toate m�rfurile s� fie marcate, sigilate, ambalate, etichetate într-un anumit mod, s� fac� obiectul verific�rilor cu raze X etc., �i s� respecte anumite standarde interna�ionale stabilite. Atunci când exist� astfel de cerin�e, procedurile dumneavoastr� trebuie s� includ�: " dac� este posibil, vizite regulate la spa�iile societ��ii furnizorului pentru a verifica dac� cerin�ele sunt respectate " comunicarea acestor acorduri personalului dumneavoastr� pentru verificarea conformit��ii la sosirea m�rfurilor " dispozi�ii pentru ca personalul s� poate raporta nereguli/incidente " controale de gestiune/de supraveghere pentru a asigura c� personalul respect� aceste cerin�e " m�suri de remediere luate ca urmare a înc�lc�rilor identificate ale acestor acorduri " revizuirea �i actualizarea procedurilor în mod regulat. Autoritatea vamal� se a�teapt� s� vad� documentele justificative de care dispune�i în
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 57
sprijinul r�spunsului dumneavoastr�. Aceste documente includ eviden�ele verific�rilor efectuate. Acestea trebuie s� fie disponibile spre control în timpul vizitei.��
5.11.2 R�spunsul dumneavoastr� trebuie s� poat� fi sprijinit prin documente justificative. Autoritatea vamal� se a�teapt� s� vad� documentele justificative de care dispune�i în sprijinul r�spunsului dumneavoastr�. Aceste documente includ eviden�ele verific�rilor efectuate. Acestea trebuie s� fie disponibile spre control în timpul vizitei.��
5.11.3 R�spunsul dumneavoastr� trebuie sa poat� fi sprijinit prin documente justificative. Autoritatea vamal� se a�teapt� s� vad� documentele justificative de care dispune�i în sprijinul r�spunsului dumneavoastr�. Aceste documente includ eviden�ele verific�rilor efectuate. Acestea trebuie s� fie disponibile spre control în timpul vizitei. Autoritatea vamal� se a�teapt� ca orice astfel de înc�lc�ri s� se reflecte în documentele men�ionate la punctul 5.1.1 (a) �i (b) împreun� cu revizia corespunz�toare �i cu contram�surile suplimentare.��
5.12. Securitatea personalului��
Pentru a îndeplini criteriul men�ionat la articolul 14k alineatul (1) literele (f) �i (g) din DACV, trebuie ca dumneavoastr�: a) s� fi efectuat, în m�sura în care legisla�ia permite acest lucru, o anchet� de securitate privind eventualii viitori salaria�i, care ocup� posturi sensibile din punctul de vedere al securit��ii �i s� efectua�i controale periodice ale antecedentelor acestora; b) s� asigura�i participarea activ� a personalului respectiv la programe de sensibilizare cu privire la chestiunile de securitate.��
5.12.1. (a) (b) (c) Politica de ocupare a for�ei de munc� din cadrul societ��ii dumneavoastr� trebuie s� ia în considerare cerin�ele de securitate pe baza evalu�rii riscurilor efectuate de dumneavoastr�. Procedurile dumneavoastr� trebuie s� includ�: " realizarea de verific�ri ale antecedentelor angaja�ilor noi �i existen�i care vor lucra sau vor ocupa posturi sensibile din punctul de vedere al securit��ii " solicitarea �i ob�inerea de recomand�ri în momentul recrut�rii " identificarea posturilor critice din punctul de vedere al securit��ii �i realizarea verific�rilor necesare pentru a include atât condamn�rile executate, cât �i pe cele neexecutate " cerin�a ca angaja�ii s� î�i informeze superiorul ierarhic dac� au f�cut obiectul unei proceduri de eliberare pe cau�iune, dac� sunt parte în proceduri judec�tore�ti aflate în desf��urare si cu privire la eventuale condamn�ri " eliminarea accesului la sistemul informatic, returnarea cardului de acces atunci când un membru al personalului demisioneaz� sau este concediat " divulgarea de c�tre personal a oric�ror alte locuri de munc�.
58 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
Verificarea conformit��ii trebuie s� fie dovedit� în mod corespunz�tor prin înscrierea ini�ialelor �i a datei pe o înregistrare corespunz�toare a verific�rilor realizate.��
5.12.2. (a) �i (b) În documentele vizate la punctul 5.1.1. (a) �i (b) trebuie sa fie incluse �i proceduri. Acestea trebuie s� vizeze modul în care poten�ialii noi angaja�i sunt verifica�i înainte de recrutare; procesul de ini�iere �i de formare trebuie s� includ� instruc�iunile privind securitatea întreprinderii. Întregul personal nou trebuie s� declare sub semn�tur� în�elegerea acestor aspecte. De asemenea, procedurile trebuie s� vizeze m�surile care sunt luate în cazul în care angaja�ii existen�i sunt transfera�i în zone sensibile din punctul de vedere al securit��ii.��
5.12.3. (a) (b) (c) �i (d) Întregul personal trebuie s� beneficieze de instruire adecvat� privind cerin�ele de securitate �i siguran��, precum protocoalele de securitate, detectarea intruziunilor/alter�rilor �i raportarea incidentelor �i a riscurilor asociate lan�urilor interna�ionale de aprovizionare. O unitate sau un grup de persoane (intern sau extern) trebuie s� fie responsabil de asigurarea instruirilor pentru angaja�i. Instruirea trebuie s� fie actualizata dac� intervin modific�ri �i trebuie �inut� o eviden�� a tuturor activit��ilor de instruire. În cazul oric�rui furnizor extern, trebuie s� se ob�in� un contract privind nivelul de calitate a serviciilor. V� rug�m s� consulta�i �i punctul 5.13.1.��
5.12.4. (a) si (b) Întreprinderea trebuie s� instituie cerin�e de securitate în ceea ce prive�te utilizarea personalului temporar. Procedurile dumneavoastr� trebuie s� includ�: " contracte cu agen�iile de recrutare care s� detalieze nivelurile de verific�ri de securitate ce trebuie realizate asupra personalului înainte �i dup� numire " folosirea exclusiv� a agen�iilor cunoscute care îndeplinesc cerin�ele " standarde similare de securitate atât pentru personalul temporar, cât �i pentru cel permanent (a se vedea nota 5.12.1). Trebuie s� pune�i la dispozi�ie toate aceste contracte în timpul vizitei. Autoritatea vamal� se a�teapt� ca întregul personal temporar s� fi fost verificat la acelea�i standarde ca �i personalul permanent. Întrucât este o practic� comun� ca acest tip de personal s� fie furnizat de o agen�ie extern� de recrutare de personal temporar, aceste agen�ii trebuie s� fac� obiectul unor acorduri privind nivelul serviciilor (a se vedea �i punctul 5.13) �i trebuie s� existe proceduri pentru a se asigura c� standardele prev�zute în aceste acorduri sunt men�inute de societate �i dovedite prin înregistr�rile dumneavoastr�.��
5.13. Servicii externalizate��
În cazul în care anumite servicii sunt externalizate, de exemplu servicii de transport, agen�i de securitate, servicii de cur��enie sau între�inere, cerin�ele în materie de securitate
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 59
trebuie incluse în acordurile contractuale încheiate cu contractorii externi.��
5.13.1. (a) (b) si (c) Pentru întreb�rile (a) si (b) trebuie s� ave�i preg�tite pentru vizita autorit��ii vamale toate contractele �i acordurile privind nivelul serviciilor, care vizeaz� verific�rile identit��ii angaja�ilor, precum �i alte aspecte legate de toate aceste servicii externalizate. V� rug�m s� furniza�i în timpul vizitei o list� a tuturor societ��ilor �i s� indica�i serviciile pe care le presteaz� Pentru întrebarea (c) descrie�i modul în care monitoriza�i contractul, gestiona�i neregulile �i revizui�i procedurile. În sprijinul r�spunsului dumneavoastr� face�i referire, dup� caz, la evaluarea riscurilor �i a amenin��rilor descris� la întrebarea 5.1.1 (a) �i (b). Verificarea conformit��ii trebuie s� fie sprijinit� prin dovezi adecvate care s� fie semnate �i datate.�
60 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
Prod
uc�t
or
Expo
rtat
or
Age
nt
de
expe
di�ie
De�
in�t
de
antr
epoz
it C
omis
iona
r în
va
m�
Tran
spor
tato
r Im
port
ator�
0
Info
rma�
ii ge
nera
le
0.
1 O
rient
�ri p
entru
ope
rato
rii e
cono
mic
i au
toriz
a�i,
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
0.2
Incl
uder
ea d
epar
tam
ente
lor s
ocie
t��ii
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
1
Info
rma�
ii re
ferit
oare
la s
ocie
tate
a co
mer
cial
�
1.1
Info
rma�
ii ge
nera
le p
rivin
d so
ciet
atea
(de
la
1.1.
1. la
1.1
.11.
a s
e co
mpl
eta
num
ai d
ac�
nu a
u fo
st d
eja
furn
izat
e în
rubr
icile
cu
info
rma�
ii ob
ligat
orii
din
cere
rea
de a
cord
are
a st
atut
ului
de
AEO
)
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
1.1.
1 D
enum
irea,
adr
esa,
dat
a în
fiin�
�rii
�i fo
rma
jurid
ic�
de o
rgan
izar
e a
soci
et��
ii so
licita
nte
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
1.1.
2 In
form
a�ii
com
plet
e cu
priv
ire la
ac�
iona
rii
prin
cipa
li, m
embr
ii C
onsi
liulu
i de
adm
inis
tra�ie
�i/s
au d
irect
ori
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
1.1.
3 N
umel
e pe
rsoa
nei r
espo
nsab
ile d
e ch
estiu
nile
vam
ale
în c
adru
l adm
inis
tra�ie
i so
licita
ntul
ui
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
1.1.
4 A
ctiv
itate
a co
mer
cial
� �i
poz
i�ia
în la
n�ul
in
tern
a�io
nal d
e ap
rovi
zion
are
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CS
F C
SF
CS
F
1.1.
5 Sp
ecifi
care
a am
plas
amen
telo
rC
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF1.
1.6
Între
prin
deri
asoc
iate
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF1.
1.7
Des
crie
rea
stru
ctur
ii or
gani
za�io
nale
inte
rne
a so
ciet
��ii
�i a
sar
cini
lor/
resp
onsa
bilit
��ilo
r fie
c�ru
i dep
arta
men
t
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
1.1.
8 N
umel
e di
rect
orilo
r gen
eral
i C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF1.
1.9
Num
�rul
de
anga
ja�i
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
1.1.
10
Num
ele
�i fu
nc�ia
per
soan
elor
din
cad
rul
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 61
soci
et��
ii du
mne
avoa
str�
car
e au
co
mpe
ten�
e sp
ecifi
ce în
dom
eniu
l vam
al
1.1.
11
Con
sim
��m
ântu
l în
ved
erea
sch
imbu
lui
de
date
în c
onfo
rmita
te c
u ar
ticol
ul 1
4x a
linea
tul
(4) d
in D
ACV
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CS
F C
SF
CS
F
1.1.
12
Con
sim
��m
ântu
l în
vede
rea
schi
mbu
lui d
e da
te p
entru
recu
noa�
tere
a re
cipr
oc�
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
1.1.
13
Tran
scrie
reSF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
�
1.
2 Vo
lum
ul d
e af
acer
i
1.2.
1 C
ifra
de a
face
ri an
ual�
- pr
ofit
sau
pier
dere
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF1.
2.2
Spa�
ii de
dep
ozita
re
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
1.2.
3 N
um�r
ul �
i val
oare
a de
clar
a�iilo
r vam
ale
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
1.2.
4 N
ivel
ul ta
xei
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
1.2.
5 S
chim
b�ri
stru
ctur
ale
prev
�zut
e în
so
ciet
atea
dum
neav
oast
r�
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
1.
3 S
tatis
tici p
rivin
d ch
estiu
nile
vam
ale
(ane
xa 2
, pu
nctu
l 2.6
)
1.3.
1 R
epre
zent
area
în d
omen
iul v
amal
C
SF
CSF
CSF
1.3.
2 C
lasi
ficar
ea ta
rifar
� a
m�r
furil
orC
SF*
CSF
C
SF
C
SF1.
3.3
Sta
bilir
ea v
alor
ii în
vam
� C
SF*
CSF
*
C
SF
C
SF1.
3.4
Orig
inea
m�r
furil
or
CSF
* C
SF
CSF
CSF
1.3.
5 Ta
xe a
ntid
umpi
ng s
au ta
xe c
ompe
nsat
orii
CSF
*
CSF
CSF
2
Ant
eced
ente
le în
cee
a ce
priv
e�te
re
spec
tare
a ce
rin�e
lor v
amal
e (O
rient
�rile
A
EO, p
arte
a 2,
pun
ctul
2.1;
anex
a 2,
pun
ctul
1)
2.1
Înc�
lc�r
i dep
ista
te a
le le
gisl
atie
i vam
ale
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
2.2
Ref
uzul
/ ret
rage
rea
auto
riza�
iilor �
i a
cere
rilor
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
3
Sist
emul
con
tabi
l �i l
ogis
tic a
l so
licita
ntul
ui (O
rient
�rile
AEO
, par
tea
2,
punc
tul 2
.2; a
nexa
2, p
unct
ul 2
)
62 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
3.1
Pist
a de
aud
it (a
nexa
2, p
unct
ul 2
.2)
3.
1.1
Car
acte
ristic
ile e
sen�
iale
ale
pis
tei d
e au
dit
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
�
3.
2 S
iste
mul
con
tabi
l (an
exa
2, p
unct
ul 2
.1)
3.
2.1
Echi
pam
entu
l inf
orm
atic
C
SF
CSF
C
SF
CS
F C
SF
CS
F C
SF
3.2.
2 D
ifere
n�ie
rea
între
m�r
furil
e un
iona
le �
i cel
e ne
unio
nale
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
3.2.
3 Lo
caliz
area
act
ivit�
�ilor
info
rmat
ice
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
3.
3 Si
stem
ul d
e co
ntro
l int
ern
(ane
xa 2
, pun
ctul
2.
4)
3.3.
1 Pr
oced
uri i
nter
ne d
e co
ntro
l C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF3.
3.2
Audi
tul p
roce
duril
or in
tern
e de
con
trol
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
3.3.
3 V
erifi
care
a fi�
iere
lor e
lect
roni
ceC
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
�
3.4
Flux
ul m
�rfu
rilor
(ane
xa 2
, pun
ctul
2.5
)
3.4.
1 P
roce
sul d
e în
regi
stra
re
CSF
C
SF
C
SF
CSF
3.4.
2 V
erifi
care
a ni
velu
lui s
tocu
rilor
C
SF
CSF
CSF
C
SF
3.5
Prac
ticile
vam
ale
(ane
xa 2
, pun
ctul
2.6
)
3.5.
1 V
erifi
care
a de
clar
a�iilo
r vam
ale
CSF
* C
SF*
CSF
* C
SF*
CSF
* C
SF
CSF
* �3.
5.2
Not
ifica
rea
nere
gulilo
r C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF3.
5.3
Lice
n�e
econ
omic
e de
sch
imbu
ri co
mer
cial
e C
SF*
CSF
* C
SF*
CSF
* C
SF*
CSF
C
SF*�
3.
6 Pr
oced
uri p
rivin
d re
aliz
area
uno
r cop
ii de
si
gura
n��,
recu
pera
rea
date
lor �
i sol
u�ii
de
reze
rv�,
op�
iuni
arh
ivar
e (a
nexa
2, p
unct
ual
2.7)
3.6.
1 C
opii
de s
igur
an��
�i a
rhiv
area
dat
elor
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF3.
6.2
Dur
ata
de a
rhiv
are
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
3.6.
3 P
lanu
l de
urge
n��
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
3.
7 Pr
otej
area
sis
tem
elor
info
rmat
ice
(ane
xa 2
, pu
nctu
l 2.8
)
3.7.
1 P
rote
c�ia
împo
triva
oric
�rei
intru
ziun
i C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 63
3.7.
2 Ad
min
istra
rea
drep
turil
or d
e ac
ces
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
3.7.
3 S
erve
rul p
rinci
pal
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
3.
8 S
ecur
itate
a do
cum
enta
�iei (
anex
a 2,
pun
ctul
2.
9)
3.8.
1 Pr
otej
area
doc
umen
telo
r îm
potri
va a
cces
ului
ne
auto
rizat
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
3.8.
2 C
azur
i de
acce
s ne
auto
rizat
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF3.
8.3
Acc
esul
pen
tru d
iferit
e ca
tego
rii d
e an
gaja
�i C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF3.
8.4
Cer
in�e
de
secu
ritat
e �i
sig
uran
�� p
entru
p�
r�i te
r�e
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
4
Solv
abili
tate
a fin
anci
ar�
(Orie
nt�r
ile A
EO,
part
ea 2
, pun
ctul
2.3
; ane
xa 2
, pun
ctua
l 3)
4.1
Pro
cedu
ri de
inso
lven
��
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
4.2
Cap
acita
te fi
nanc
iar�
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF4.
3 S
ocie
t��i
nou-
înfii
n�at
e C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF4.
4 S
olva
bilit
atea
fina
ncia
r� în
viit
orul
apr
opia
t C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
CSF
C
SF
5 C
erin
�e d
e se
curit
ate
�i s
igur
an��
(O
rient
�rile
AEO
, par
tea
2, p
unct
ul 2.
4; an
exa
2, p
unct
ul 4
)
5.1
Auto
eval
uare
(ane
xa 2
, pun
ctul
4.1
)
5.1.
1 E
valu
area
risc
urilo
r �i a
am
enin
��ril
or
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF5.
1.2
Ris
curi
de s
ecur
itate
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.1.
3 P
uner
ea în
apl
icar
e a
m�s
urilo
r de
secu
ritat
e SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.1.
4 Ar
mon
izar
ea m
�sur
ilor d
e se
curit
ate
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF5.
1.5
Inst
ruc�
iuni
de
secu
ritat
e SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.1.
6 In
cide
nte
de s
ecur
itate
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.1.
7 C
ertif
icar
e în
sco
pul a
sigu
r�rii
sec
urit�
�ii d
e c�
tre o
alt�
aut
orita
te s
au u
n al
t org
anis
m
publ
ic
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.1.
8 C
erin
�e s
peci
ale
de s
ecur
itate
�i s
igur
an��
pe
ntru
m�r
furi
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.1.
9 Ev
alua
rea
amen
in��
rilor
efe
ctua
t� d
e p�
r�i
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
64 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
ter�e
5.
1.10
C
erin
�e p
rivin
d si
gura
n�a
�i s
ecur
itate
a im
puse
de
p�r�i
ter�e
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.
2 A
cces
ul în
spa
�iile
ope
rato
rulu
i (an
exa
2,
punc
tul 4
.2)
5.2.
1 M
ijloa
cele
de
cont
rol a
l acc
esul
uiSF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.2.
2 P
roce
duri
în c
azul
une
i int
ruzi
uni
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF5.
2.3
Plan
urile
de
acce
s pe
sed
ii SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.2.
4 S
ocie
t��i
situ
ate
la s
edii
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.3
Sec
urita
tea
fizic
� (a
nexa
2, p
unct
ul 4
.3)
5.
3.1
Sig
uran
�a li
mite
lor e
xter
ioar
e al
e sp
a�iilo
r so
ciet
��ii
dum
neav
oast
r�
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.3.
2 P
osib
ilit��
i de
acce
s SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.3.
3 Ilu
min
area
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF5.
3.4
Acce
sul l
a ch
ei
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF5.
3.5
Sta
�iona
rea
vehi
cule
lor p
erso
nale
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.4
Uni
t��il
e de
înc�
rcar
e (p
recu
m c
onta
iner
e,
cutii
mob
ile, r
ecip
ient
e pe
ntru
tran
spor
t) (a
nexa
2, p
unct
ul 4
.4)
5.4.
1 N
orm
e pr
ivin
d ac
cesu
l la
unit�
�ile
de
înc�
rcar
e SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.4.
2 M
�sur
i pen
tru a
gar
anta
inte
grita
tea
unit�
�ilor
de
înc�
rcar
eSF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.4.
3 U
tiliz
area
sig
iliilo
r SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.4.
4 M
�sur
ile u
tiliz
ate
pent
ru v
erifi
care
a un
it��il
or
de în
c�rc
are
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.4.
5 P
ropr
ieta
rul/
oper
ator
ul �
i înt
re�in
erea
un
it��il
or d
e în
c�rc
are
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.
5 P
roce
se lo
gist
ice
(ane
xa 2
, pun
ctul
4.5
)
5.5.
1 M
ijloa
ce d
e tra
nspo
rt SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 65
5.6
Cer
in�e
nef
isca
le (a
nexa
2, p
unct
ul 4
.6)
5.
6.1
Aspe
cte
nefis
cale
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.
7 M
�rfu
ri in
trate
(ane
xa 2
, pun
ctul
4.7
)
5.7.
1 P
roce
dur�
pen
tru v
erifi
care
a m
�rfu
rilor
in
trate
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.7.
2 Ac
ordu
ri de
sec
urita
te c
u fu
rniz
orii
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF5.
7.3
Con
troal
e al
e in
tegr
it��ii
sig
iliilo
rSF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.7.
4 M
arca
re u
nifo
rm�
a m
�rfu
rilor
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.7.
5 C
ânt�
rirea
�i n
um�r
area
m�r
furil
orSF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.7.
6 P
roce
dura
de
prim
ire a
m�r
furil
orSF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.7.
7 Pr
oced
uri i
nter
ne d
e co
ntro
l SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.
8 D
epoz
itare
a m
�rfu
rilor
(ane
xa 2
, pun
ctul
4.8
)
5.8.
1 Sp
a�iile
de
depo
zita
re a
m�r
furil
orSF
SF
SF
* SF
SF
SF
SF
*5.
8.2
Aloc
area
une
i poz
i�ii d
e de
pozi
tare
SF
SF
SF*
SF
SF
SF
SF*
5.8.
3 Pr
oced
uri i
nter
ne d
e co
ntro
l SF
SF
SF
* SF
SF
SF
SF
*5.
8.4
Dep
ozita
rea
sepa
rat�
a d
iferit
e tip
uri d
e m
�rfu
ri SF
SF
SF
* SF
SF
SF
SF
*
5.8.
5 P
rote
c�ia
împo
triva
acc
esul
ui n
eaut
oriz
at
SF
SF
SF*
SF
SF
SF
SF*
5.8.
6 M
�sur
i de
cont
rol î
n ca
z de
dep
ozita
re
exte
rnal
izat
� SF
SF
SF
* SF
SF
SF
SF
*
5.
9 P
rodu
c�ia
de
m�r
furi
(ane
xa 2
, pun
ctul
4.9
)
5.9.
1 D
esem
nare
a zo
nelo
r de
prod
uc�ie
SF
5.9.
2 M
�sur
i de
secu
ritat
e pe
ntru
acc
esul
la z
ona
de p
rodu
c�ie
SF
5.9.
3 Am
bala
rea
prod
usel
or
SF
SF*
5.
9.4
Amba
lare
a de
c�t
re p
�r�i
ter�e
SF
SF
*
5.
10
Înc�
rcar
ea m
�rfu
rilor
(ane
xa 2
, pun
ctul
4.1
0)
5.
10.1
G
estio
nare
a în
c�rc
�rii
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.
10.2
S
igila
rea
m�r
furil
or la
ie�i
re
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.
10.3
C
erin
�ele
de
secu
ritat
e al
e cl
ien�
ilor
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF5.
10.4
Su
prav
eghe
rea
înc�
rc�r
ii m
�rfu
rilor
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF5.
10.5
C
ânt�
rirea
�i n
um�r
area
m�r
furil
orSF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
66 MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015
5.10
.6
Proc
edur
� pe
ntru
înc�
rcar
ea m
�rfu
rilor
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.10
.7
M�s
uri d
e co
ntro
l SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
�
5.
11
Cer
in�e
de
secu
ritat
e pe
ntru
par
tene
rii d
e af
acer
i (an
exa
2, p
unct
ul 4
.11)
5.11
.1
Cer
in�e
de
secu
ritat
e �i
de
sigu
ran�
� pe
ntru
pa
rtene
rii d
e af
acer
i SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.11
.2
Ver
ifica
rea
parte
neril
or d
e af
acer
iSF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.11
.3
Înc�
lcar
ea a
cord
urilo
r de
secu
ritat
eSF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.
12
Secu
ritat
ea p
erso
nalu
lui (
anex
a 2,
pun
ctul
4.
12)
5.12
.1
Cer
in�e
de
secu
ritat
e �i
sig
uran
�� în
pol
itica
de
ang
ajar
e SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.12
.2
Con
troal
ele
de s
ecur
itate
refe
ritoa
re la
an
gaja
�i SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.12
.3
Form
are
în d
omen
iul s
ecur
it��ii
�i s
igur
an�e
i SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.12
.4
Cer
in�e
le d
e se
curit
ate
în c
azul
ang
aja�
ilor
tem
pora
ri SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.
13
Ser
vici
i ext
erna
lizat
e (a
nexa
2, p
unct
ul 4
.13)
U
tiliz
area
de
serv
icii
exte
rnal
izat
eSF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
Lege
nda:
C
SF:
AEO
C, A
EOS,
AEO
F SF
: A
EOS,
AE
OF
*: D
aca
este
caz
ul�
MONITORUL OFICIAL AL ROMÂNIEI, PARTEA I, Nr. 758 bis/12.X.2015 67