1

NORME PRIVIND ÎNTOCMIREA DOSARULUI STANDARD AL UNITATII DE TESTARE A CALITATII MEDICAMENTELOR

Prezentele norme sunt redactate in acord cu prevederile Uniunii Europene in domeniu. Formularul Nr.1: Informatii privind firma 1. Informatii generale. 2. Activitati relevante pentru autoritatea competenta. 3. Unitati de testare/activitate desfasurata. 4. Persoana calificata si echipa manageriala a firmei. Formularul Nr.2: Informatii privind unitatea de productie CAPITOLUL 1: Informatii generale 1.1. Generalitati 1.2. Activitati de testare care au fost avizate/autorizate 1.3. Produse medicamentoase testate 1.4 Alte produse decat cele medicamentoase, controlate. CAPITOLUL 2: Personal si managamentul calitatitii 2.1. Personalul din unitate 2.2. Personalul cheie si schema de organizare 2.3. Sistemul de managament pentru asigurarea calitatii 2.4. Programul anual de instruire 2.5. Masuri sanitare si de igiena CAPITOLUL 3: Localuri si echipament 3.1. Planuri 3.2. Zone mentionate pentru testare/ activitati desfasurate 3.3. Localuri mentionate dupa cladiri, activitati si finisaje 3.4. Sistem de incalzire si aer conditionat

3.5. Manipularea agentilor foarte toxici, periculosi, sensibilizanti si a produselor narcotice sau a organismelor vii.

3.6. Sisteme de tratare a apei 3.7. Echipament de fabricatie 3.8. Echipament pentru controlul de laborator 3.9. Intretinere/calibrare CAPITOLUL 4: Documentatie 4.1. Generalitati 4.2. Sisteme computerizate de prelucrare a datelor 4.3. Principale proceduri sau grupe de proceduri 4.4. Validari de metode CAPITOLUL 5:Activitati desfasurate 5.1. Grafice pentru activitatea desfasurata 5.2. Operatii pentru manipularea materialelor si a produselor 5.3. Eliberarea documentelor pentru produsele testate/tipuri de activitate CAPITOLUL 6: Contracte 6.1. Analize i contractate in afara 6.2. Alte activitati farmaceutice contractate sau sub-contractate CAPITOLUL 7 : Reclamatii 7.1. Rezolvarea reclamatiilor 7.2. Planuri pentru rezolvarea reclamatiilor

2

CAPITOLUL 8: Inspectiile autoritatilor competente si auto-inspectii

8.1. Inspectii conduse de autoritatile nationale 8.2. Inspectii conduse de autoritati din alte tari 8.3. Auto-Inspectii efectuate in cursul anului precedent Anexa: Tipul produselor/tipuri de activitati desfasurate. FORMULARUL NR. 1: INFORMATII PRIVIND ORGANIZATIA CARE ASIGURA CADRUL LEGAL DE FUNCTIONARE 1. INFORMATII GENERALE a. Denumirea organizatiei, asa cum este inregistrata de autoritatea legala b. Entitate legala/forma juridica c. Adresa, telefonul si fax-ul sediului central. 2. ACTIVITATI RELEVANTE PENTRU AUTORITATEA COMPETENTA Marcati spatiile corespunzatoare activitatilor din unitate (nu intrati in detalii) in urmatorul tabel, si daca exista, data acordarii autorizatiei si in cazul in care aceasta este limitata, valabilitatea sa: ACTIVITATI Produse

Medicamentoase pentru uz uman

Produse Medicamentoase Pentru investigatie

Produse Medicamentoase pentru uz veterinar

Alte produse**

Control : - materii prime - produse finite -materiale de ambalare

Studii de stabilitate Specificatii Alte activitati* * Alte activitati, daca sunt relevante. ** Alte produse importante: - Dispozitive medicale - Produse cosmetice si de igiena personala - Produse dietetice - Reactivi de laborator - Altele 3. UNITATI DE TESTARE Specificati care unitate este sediul central al firmei Denumirea unitatii

Adresa

Telefon/Fax Activitati (conform pct.2)

Autorizatii acordate

…/ …

Nota: Fiecare unitate va fi descrisa intr-un formular nr. 2 diferit

3

4. ECHIPA MANAGERIALA A UNITATII Persoane calificate si de conducere

Nume, Prenume

Locul de munca Functie Tel/Fax

Persoana calificata* Inlocuitorul persoanelor calificate*

Daca e cazul, persoana ce raspunde de farmacovigilenta

Director de Asigurarea Calitatii

Director de Control al Calitatii

Director de intretinere • persoana calificata = persoana care elibereaza documente elaborate de unitatea de testare. FORMULARUL NR.2: INFORMATII PRIVIND UNITATEA DE TESTARE CAPITOLUL 1: INFORMATII GENERALE 1.1. Generalitati a. Denumirea unitatii b. Telefon (24/24) si Fax c. Adresa postala inclusiv codul si strada daca este diferita 1.2. Activitati de fabricatie pentru care s-a acordat autorizatia a. Referinte si data (anexati o copie a autorizatiei si orice amendamente); b. Orice alte activitati autorizate in unitate c. Pentru unitatile aflate sub legislatia privind mediul//activitati periculoase, anexati referinte. 1.3. Tipul de produse medicamentoase testate in prezent, mentionate in functie de substantele active si tipul de activitate desfasurat. DCI/Farmacopee Forma Farmaceutica Clasa terapeutica Serii testate pe an

1.4. Produse nefarmaceutice testate in unitate Acest tabel trebuie completat numai daca aceste produse sunt testate in aceleasi zone de lucru Categorie Fabricatie Ambalare Depozitare Observatii Dispozitive medicale Produse Cosmetice si de igiena personala

Produse dietetice Reactivi de laborator Alte produse

CAPITOLUL 2: PERSONAL

4

2.1. Personalul din unitate (angajatii implicati in toate tipurile de activitati de control) Nota: Inclusiv angajatii cu jumatate de norma Activitate Numar de angajati

Control Studii de stabilitate Specificatii Asigurarea Calitatii Inttretinere echipamente Total 2.2. Schema de organizare si personalul cheie

a. Schema de organizare pentru Asigurarea Calitatii, Productie si Controlul de Calitate (va rugam alaturati o foaie A4 cu pozitiile cheie din diferitele sectoare ale unitatii).

b. Posturi cheie: completati urmatorul tabel numind sefii sectiilor mentionate si daca unele persoane nu raspund acestor indatoriri, numiti persoanele calificate desemnate in acest scop. Nume, Prenume Functie Vechime in activitate Studii Director Control de Calitate

Director Asigurarea Calitatii

Director de intretinere

Persoane autorizate pentru narcotice

2.3. Managementul Sistemului de Asigurarea Calitatii Descrierea succinta (nu mai mult de 200 cuvinte/ jumatate de pagina format A4) a sistemului de Management pentru Asigurarea Calitatii 2.4. Programul anual de instruire Tipul instruirii Numarul de angajati

cuprinsi Numarul de ore Forma de instruire - in

unitate -in afara unitatii

Instruire de baza Instruire specifica Instruire permanenta Acest tabel poate fi urmat, daca e necesar, de o descriere succinta (pânã la 100 cuvinte - un sfert de pagina format A4) a modului de evaluare a eficientei instruirii. 2.5. Cerintele legate de starea de sanatate si igiena personalului

a. Completati tabelul urmator pentru imbracaminte (specificati hainele, masca, casca, manusi, casca pentru urechi, ochelari,etc.) si daca e cazul, dati detalii privind persoana care se ocupa de spalarea rufelor (in unitate/contract):

5

Imbracaminte Picioare Corp Mâini Cap Control analitic Control microbiologic

Altele b. Descriere succinta (100 cuvinte) a masurilor luate ca nici o persoana afectata de o boala infectioasa sau care are leziuni deschise pe suprafata expusa a corpului, sa nu participe la activitatea de control microbiologic. CAPITOLUL 3: LOCALURI SI ECHIPAMENT 3.1. Planuri Nota: Planurile trebuie sa fie numerotate, sa cuprinda orientarea si scara. Toate planurile vor fi prezentate pe hârtie A4 (A3 numai daca e necesar)

Numai daca aceasta informatie este relevanta descrieti pe scurt (100 cuvinte1/4 din A4) imprejurimile si activitatile industriale.

a. Localizarea generala a unitatii (indicati activitatile suplimentare si planul general al zonelor de testare.

b. Planul simplu al cladirilor unitatii. Indicati diferitele activitati: receptie, depozitare, arhivare, birouri, control analitic/microbiologic, studii de stabilitate, etc. Indicati cladirile/zonele si când au fost construite. c. Planuri pentru fiecare cladire pe etaje (daca sunt mai multe etaje). Folositi un cod de referinta pentru fiecare instalatie care va fi trecuta in tabelele urmatoare. Pentru zonele curate se va da, daca este nevoie, cate un

plan pe incapere. Aceste planuri trebuie sa indice presiunile relative, numarul schimburilor de aer/ ora si directiile fluxului de aer, acolo unde se impune.

d. Planuri simple pentru personal, materiale. Folositi sageti de diferite culori pentru accesul personalului, fluxul probelor, etc. 3.2. Localuri (incaperi) mentionate dupa cladiri si activitati Cladire Incapere:

denumire, referire in plan

Suprafata Operatiuni efectuate

Referinta dupa IVAC (daca este cazul)

…/…

Numai pentru zonele curate:

Incapere: denumire, referire in plan

Suprafata Operatiuni efectuate

Natura Finisarilor

Podea Pereti Tavan …/…

3.3. Incalzire, ventilatie, exhaustare si aer conditionat Dati informatiile necesare privind echipamentele din dotare necesare asigurarii incalzirii, ventilarii si exhaustarii.

6

3.4. Manipularea agentilor foarte toxici, periculosi, sensibilizanti si a produselor narcotice sau a organismelor vii. Daca este relevant, descrieti pe scurt facilitatile pentru produsele foarte active. Specificati ce fel de produse sunt manipulate (INN si clasa terapeutica) si tipul de organizare folosit (facilitati desemnate). 3.5. Sisteme de tratare a apei (numai pentru apa folosita in testarea produselor medicamentoase). Desenati schema fiecarui sistem de tratare a apei si completati urmatorul tabel: TIP Numar

de mostre

Capacitate Perioada de control

Perioada de curatare

Observatii (materiale folosite)

Potabila Purificata Apa purificata depozitata

3.6. Echipament pentru controlul de laborator Faceti lista principalelor echipamente cu referire la plan: Localizare (ref. plan) Denumirea echipamentului Anul instalarii …/…

3.7. Intretinere si calibrare Programe pentru: Sectia care se

ocupa de intretinere

Intretinere preventiva/ curativa

Sectia care se ocupa de calibrare

Inregistrarea operatiunilor de intretinere/ calibrare

Localuri Echipament pentru Controlul Calitatii

CAPITOLUL 4: DOCUMENTATIE 4.1. Generalitati Descriere scurta (nu mai mult de 200 cuvinte/ jumatate de pagina format A4) a planurilor pentru preparare, revizuire si distributie a documentatiei necesare pentru fabricatie si Controlul Calitatii, inclusiv specificatii si inregistrarile dosarelor seriilor (fabricatie/ ambalare). 4.2. Sisteme computerizate pentru prelucrarea de date: Domenii computerizate

Aparate principale

Principalul (le) soft/ uri

Numarul terminalului

Data validarii

Achizitie/ Depozitare

Controlul Calitatii Studii stabilitate Specificatii

7

4.3. Principalele proceduri sau grupe de proceduri generale. Folositi tabelul urmator pentru a mentiona procedurile generale prin numerele de referinta sau grupa lor: Domeniile de activitate pentru care s-au intocmit proceduri

Referire la R.B.P.F./ Hotararea 23/27.10.2002

Procedura de referinta sau Grupa

Procedura de generare a procedurolr operationale 4.1-4.9 Procedura de arhivare a documentelor 4.1-4.9 Procedura de circulatie a documentelor 4.1-4.9 Procedura pentru primire si inregistrare probe 6.11 Procedura pentru primire si inregistrare a reactivilor si a altor materiale de laborator

6.19; 6.20

Procedura pentru depozitarea si distribuirea probelor primite pentru testare

6.13

Procedura pentru depozitarea reactivilor 6.19 Procedura (i) pentru inregistrarea in caietele de lucru a rezultatelor obtinute in urma efectuarii testelor

6.10 ; 6.17

Procedura pentru eliberarea documentelor de calitate a produselor testate

4.23

Procedura pentru tratarea rezultatelor aflate in afara specificatiilor de calitate furnizate de solicitant

4.23

Procedura pentru incheierea contractelor de prestari servicii pentru testare

Cap.7

Procedura (i) pentru intocmirea protocoalelor de validare a metodelor de testare

6.15

Procedura (i) pentru intocmirea rapoartelor de validare a metodelor de testare

6.15

Procedura pentru intocmirea protocoalelor de calificare a echipamentelor de testare

6.7

Procedura pentru intocmirea rapoartelor de calificare a echipamentelor de testare

4.27 ;6.7

Procedura pentru verificarea si intretinerea echipamentelor de testare

6.7

Procedura (I) pentru prelevarea probelor pentru monitorizarea calitatii apei, aerului, daca este cazul

4.22 ;6.11, Anexele 1,8

Procedura de control a mediului 6.7 Procedura pentru echiparea si igiena personalului 6.6 Procedura pentru recrutarea personalului de laborator 6.5 Procedura pentru instruirea personalului 6.5 Procedura pentru auto-inspectie Cap.9 Procedura pentru rezolvarea rezolvarea reclamatiilor la adresa activitatii prestate

8,1 ;8.2 ;8.6

Metode de testare( lista metodelor de testare utilizate in laborator)

6.15

Procedura pentru pregatirea, etichetarea si pastrarea reactivilor

6.19

Procedura pentru inregistrarea operatiilor efectuate pe echipamentele din dotare

4.27 ;4.28 ;6.6

Procedura pentru verificarea rezultatelor obtinute in urma testelor efectuate

6.17

Procedura de calibrare a echipamentului din dotare 6.7 Procedura de spalare a veselei de laborator 6.19 Procedura de calibrare a sticlariei utilizate in vederea 6.7

8

masurarii volumelor Procedura de monitorizare a calitatii apei utilizate in testari

6.19

Procedura de monitorizare a calitatii aerului in spatiile care necesita conditii de aer controlat

Anexa 1

Procedura de curatare a echipamentelor de lucru Cap.3 Procedura de achizitionare, gazduire, carantinare, utilizare a animalelor de laborator

6.22

Procedura de monitorizare a stabilitatii produselor finite 6.2 Procedura pentru contraprobe 6.2 Procedura pentru manipularea narcoticelor Cerinte nationale

CAPITOLUL 5: ACTIVITATEA DE TESTARE 5.1. Grafice de testare. Intocmiti grafice pentru principalele activitati de testare inclusiv referirea la laboratoare, specificarea echipamentului de testare si metodele de testare.. Daca se lucreaza cu substante cito-toxice, radio-active sau cu organisme vii, oferiti detalii privind masurile speciale de manipulare in graficele respective. 5.2. Operatiuni pentru manipularea reactivilor si probelor de testat. Completati urmatorul tabel. Daca e necesar, se poate adauga o descriere scurta a acestor operatii (nu mai mult de 200 cuvinte/ jumatate de pagina format A4). Opeartia sau manipularea

Serviciul care raspunde

Localizarea operatiei (ref.plan)

Observatii

Receptia probelor Receptia reactivilor Activitati de testare desfasurate

Emiterea de documente care atesta calitatea produselor supuse testarii

Pastrarea documentelor

5.3. Materiale si produse respinse Completati urmatorul tabel: Anul trecut Numar total de

serii primite sau fabricate

Serii necorespunzatoare

Serii recuperate sau reprelucrate

Serii respinse

Materii prime Materiale de ambalare

Produse finite 5.4. Metode de testare validate Referire la raportul de validare

Denumirea metodei Produs (e) implicate Data raportului de validare

9

…/…

5.5. Rezultate in afara specificatiilor de calitate

Tip de substante (forma farmaceutica) Metoda

CAPITOLUL 6: ELIBERAREA BULETINELOR DE ANALIZA SI A RAPOARTELOR

Categoria produsului Numele/ functia persoanelor

calificate care raspund de eliberarea buletinelor, rapoartelor

Numele/ functia asistentilor persoanelor calificate care au delegatia de a elibera buletinele,rapoartele

Materii prime Materiale de ambalare Produse in vrac Produse finite Specificatii Studii de stabilitate

CAPITOLUL 7: CONTRACT DE TESTARE 7.1. Activitati de testare contractate in afara Beneficiarul sub-contractului*

Produsele incluse

Operatiile contractate

Data contractului

…/…

7.2. Analize contractate in afara Beneficiarul sub-contractului*

Produsele incluse

Operatiile contractate

Data contractului

…/…

7.3. Contracte de analiza realizate pentru terte parti Furnizor de contract*

Produsele incluse Analiza in contractul secundar

Data contractului in curs

…/…

• Denumire, adresa, telefon/fax al companiei 7.5. Daca este relevant, alte activitati farmaceutice contractate si subcontractate.

Va rugam sa intocmiti lista cu activitatile contractate precum si furnizorii si beneficiarii de contract.

10

CAPITOLUL 8: RECLAMATII 8.1. Planuri pentru rezolvarea reclamatiilor.

Descriere succinta (200 cuvinte/ 1/2 pagina A4) a modului de rezolvare a reclamatiilor, cum se iau deciziile pentru produsele rechemate si cum sunt acestea organizate. Reclamatiile primite trebuie evaluate tinând cont de celelalte serii si produse furnizate.

CAPITOLUL 9: INSPECTIILE AUTORITATILOR COMPETENTE SI AUTO- INSPECTII

9.1. Inspectii conduse de autoritatile nationale (pe 5 ani). Data (le) inspectiei (ilor) Numele inspectorului (ilor) Motivul inspectiei …/…

9.2. Inspectii conduse de autoritati din alte tari (pe 5 ani) Data (le) inspectiei Autoritate sau organizatie Motivul inspectiei …/…

9.3. Auto-inspectiile efectuate in cursul anului precedent Data (le) Subiectul auto-inspectiei Observatii …/…

11

A N E X A 1

TIPURI DE PRODUSE TESTATE (vezi tabelul 1.3.) A. Produse sterile

A.1. Lichide dozate (solutii de volum mare, inclusiv LVP si solutii de spalare). A.1.1. Preparate pe cale aseptica

A.1.2. Preparate sterilizate in recipient final A.2. Lichide (solutii de mic volum, inclusiv SVP si picaturi pentru ochi)

A.2.1. Preparate pe cale aseptica A.2.2. Preparate sterilizate in recipient final

A.3. Forme farmaceutice semi-solide A.4. Forme farmaceutice solide A.4.1. Solide umplute A.4.2. Liofilizate B. Produse nesterile B.1. Forme farmaceutice lichide B.2. Forme farmaceutice semi-solide B..3. Forme farmaceutice solide B.3.1. Doze unitare (comprimate, capsule, supozitoare) B.3.2. Multidoze (pudre, granule) C. Produse biologice

C.1. Vaccinuri

C.2. Seruri C.3. Produse din sânge C.4. Altele (descrieti) D. Substante sensibilizante, toxice si cu risc

D.1. Peniciline D.2. Cefalosporine D.3. Hormoni D.4. Citostatice D.5. Altele (descrieti). E. Numai ambalare E.1. Forme farmaceutice lichide

12

E.2. Forme farmaceutice semi-solide E.3. Forme farmaceutice solide F. Contract de testare G. Contract de control G.1. Ca beneficiar de contract G.2.Ca furnizor de contract H. Produse medicamentoase pentru investigatie I. Altele (ex.: produse veterinare, cosmetice, etc.). ANEXA 2 LISTA TUTUROR METODELOR PRACTICATE IN UNITATEA DE TESTARE (pct.5.1. )