Indicaii cu privire la aplicarea Nomenclatorului-tip al dosarelor primriilor satelor

(comunelor), oraelor (municipiilor), ntocmirea i perfectarea lor. Nomenclatorul-tip al dosarelor primriilor satelor (comunelor), oraelor (municipiilor) (n continuare Nomenclator-tip) este ntocmit n scopul acordrii ajutorului metodic primriilor pentru optimizarea lucrrilor de secretariat, stabilirii unui sistem unic de constituire a dosarelor, selectrii documentelor pentru pstrare de stat i pentru nimicire a celor cu termenele de pstrare expirate. Nomenclatorul-tip al dosarelor reprezint o list sistematizat a titlurilor dosarelor care se ntocmesc n primrie n conformitate cu Legea privind administraia public local nr. 436-XVI din 28.12.06 i cu Legea pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind constituirea i funcionarea consiliilor locale i raionale nr. 457-XV din 14.11.03 i a termenelor lor de pstrare, determinate n baza Indicatorului documentelor-tip i al termenelor lor de pstrare pentru organele administraiei publice, pentru instituiile, organizaiile i ntreprinderile Republicii Moldova, aprobat de ctre Serviciul de Stat de Arhiv la 03.12.1997 (n continuare- Indicatorul documentelor-tip). Nomenclatorul-tip este alctuit din compartimente care reprezint direciile de activitate din cadrul primriei, care sunt marcate prin cifre (indici) : 01, 02, 03 etc. Unele compartimente au subcapitole care indic genul activitii n direcia respectiv de activitate, marcate prin cifre (indici) : 02/1, 02/2, 02/3 etc. n compartimente i subcapitole dosarele sunt incluse n consecutivitate logic, conform gradului de importan a documentelor. Fiecare dosar inclus n Nomenclatorul-tip dispune de indice care se constituie din indicele compartimentului, al subcapitolului i din numrul curent al dosarului n cadrul compartimentului sau subcapitolului respectiv (01-2, 01-3, 02/1-2, 02/2-2 etc.). n baza Nomenclatorului-tip primria trebuie s ntocmeasc nomenclatorul propriu dup modelul indicat (conform anexei). Din Nomenclatorul-tip n nomenclatorul dosarelor primriei sunt trecute numai acele dosare care in de activitatea primriei respective. Dac n decursul anului se impune necesitatea unor noi compartimente, nomenclatorul se va completa cu denumirile acestora. n acest scop, n fiecare compartiment al nomenclatorului se vor lsa numere de rezerv. n nomenclatorul dosarelor nu se includ publicaiile Parlamentului i Guvernului Republicii Moldova, brourile, ndrumarele, buletinele i alte publicaii similare. Titlul unui dosar din Nomenclatorul-tip poate s conin cteva titluri din nomenclatorul dosarelor i, invers, cteva titluri ale dosarelor din Nomenclatorul-tip pot constitui n nomenclatorul dosarelor un singur dosar. Nomenclatorul dosarelor se ntocmete n trei exemplare n conformitate cu modelul indicat n anex, se semneaz de ctre secretar, se confirm de ctre

preedintele comisiei de expertiz, se coordoneaz cu Serviciul raional de arhiv respectiv i n ultim instan se aprob de ctre primar. Nomenclatorul dosarelor aprobat este valabil pentru mai muli ani i va fi ntocmit i aprobat din nou n cazul unor schimbri n structura i funciile primriei. Dac atare schimbri n-au intervenit, nomenclatorul dosarelor se concretizeaz la sfritul fiecrui an, se redactilografiaz, se aprob i se pune n aplicare de la 1 ianuarie a fiecrui an. Nomenclatorul dosarelor are cinci rubrici care se completeaz n modul urmtor: n rubrica 1 (,,Indicele dosarului) se includ numere indici constituite din numrul ce marcheaz direcia de activitate, subcapitolul i din numrul curent al dosarului n limitele direciei, subcapitolului (01-1, 01-2, 02/1-1, 02/1-2 etc); n rubrica 2 (,,Titlul dosarului) se includ denumirile direciilor de activitate ce constituie compartimentele nomenclatorului i denumirile dosarelor nscrise conform gradului de importan al documentelor; n rubrica 3 (,,Numrul dosarelor ( volumelor)) se indic numrul dosarelor (volumelor) constituite pe parcursul unui an: Se completeaz la sfritul anului calendaristic; n rubrica 4 (,,Termenul de pstrare al dosarului) a nomenclatorului dosarelor se indic termenele de pstrare conform Indicatorului documentelor-tip; n rubrica 5 (,,Meniuni) se nscriu meniunile privitor la ntocmirea dosarelor transmisibile pentru anul urmtor, predarea lor n arhiv, selectarea spre nimicire, precum i meniuni referitoare la responsabilii de clasificarea dosarelor. La sfritul anului, nomenclatorul dosarelor se ncheie cu o nscriere de totalizare privind numrul dosarelor ntocmite, indicndu-se separat dosarele cu termen permanent, lung i temporar de pstrare, precum i cele transmisibile pentru anul urmtor. La ntocmirea dosarelor trebuie respectate urmtoarele cerine:

- componena i coninutul documentelor incluse n dosar trebuie s corespund titlului dosarului, conform nomenclatorului;

- documentele cu termen permanent, lung i temporar de pstrare se clasific n dosare separate;

- n dosare se includ documentele elaborate pe parcursul unui an calendaristic; - n dosare documentele se sistematizeaz n ordine cronologic: documentul-

rspuns se anexeaz la documentul-solicitare; - fiecare document trebuie perfectat corect: s conin semnturile, data, vizele,

meniunea ,, n dosar, copia s fie legalizat; - nu se include n dosar duplicatele, maculatoarele, documentele din alt domeniu; - fiecare dosar trebuie alctuit din cel mult 250 file.

n conformitate cu Instruciunea cu privire la inerea lucrrilor de secretariat n organele administraiei publice locale ale Republicii Moldova aprobat prin Hotrrea Guvernului nr.115 din 28.02.1996, la finele fiecrui an se definitiveaz i se perfecteaz dosarele cu termen permanent i lung de pstrare. Pe coperta fiecrui dosar se indic:

- denumirea complet a primriei; - indicele dosarului conform nomenclatorului; - titlul dosarului; - datele nceperii i ncheierii dosarului; - numrul de file; - termenele de pstrare.

Pentru dosarele cu termen permanent de pstrare se ntocmesc inventare n 4 exemplare, pentru dosarele cu termen lung de pstrare - n 3 exemplare, iar pentru dosarele cu termen expirat de pstrare se ntocmete un proces-verbal de nimicire n 2 exemplare. Concomitent se ntocmete istoricul fondului care va reflecta istoria primriei respective i a fondului ei documentar. Pentru dosarele cu termen permanent de pstrare se vor ntocmi 6 inventare separate. n inventarul nr. 1 se includ actele administrative, n inventarul nr.2 registrele de eviden a gospodriilor i indicele lor alfabetic, n inventarul nr.3 registrele cadastrale, n inventarul numrul 4 documentele referitoare la reglementarea regimului proprietii funciare, n inventarul 5 aciunile notariale, n inventarul nr. 6 documente cu privire la arhitectur i urbanism ( se va ntocmi doar n primriile municipale i oreneti). Pentru documentele cu privire la starea civil nu se va ntocmi inventar. Dosarele incluse n inventarul nr. 1; 4; 6 se transmit n Serviciul raional de arhiv respectiv dup expirarea a 5 ani, cele incluse n inventarul nr. 2; 5 dup expirarea a 75 ani, cele incluse n inventarul nr. 3 dup expirarea a 25 ani, conform inventarelor aprobate. Pentru dosarele cu termen lung de pstrare ale personalului scriptic se ntocmete inventarul 2-p. Tot n acest inventar se includ i documentele referitoare la recrutare, ncorporare i completare. Pentru aciunile notariale cu termen lung de pstrare se ntocmete inventarul 3-n. Aceste documente se pstreaz n primrie i nu se transmit la pstrare de stat.

NOMENCLATOR- TIP al dosarelor primriilor satelor (comunelor), oraelor (municipiilor)

Indicele Numrul Termenul dosarului Titlul dosarului dosarelor, de Meniuni

(volumelor) pstrare 01. Consiliul local

01-1 Procese - verbale ale edinelor consiliului local i deciziile anexate

permanent

01-2

Documente (programe de activitate, informaii, rapoarte, dri de seam, cereri etc.) anexate la procesele-verbale ale edinelor consiliului local

permanent

01-3 Copii ale deciziilor consiliului local dup necesiti

01-4 Documente (procese-verbale, rezoluii, hotrri, informaii, dri de seam, liste ale membrilor) ale partidelor, altor organizaii social- politice i blocuri electorale

permanent

01-5 Documente (procese-verbale, decizii, proiecte de decizii, propuneri, rapoarte, avize) ale comisiilor de specialitate ale consiliului local

permanent pentru fiecare comisie de specialitate se va constitui dosar separat

01-6 Prognoze orientative i programe de dezvoltare social-economic, de organizare i amenajare a teritoriului satului (comunei), oraului (municipiului)

permanent

01-7 Registru de eviden a interpelrilor consilierilor i informaii cu privire la soluionarea lor

10 ani

01-8 Fie de eviden a consilierilor permanent

01-9 Program trimestrial de activitate a Consiliului raional expediat pentru informare

dup necesiti

01-10 Regulamentul de funcionare a consiliului local aprobat

permanent

02. Primria 02/1. Lucrrile de secretariat

02/1-1 02/1-2

Legi ale Republicii Moldova, decrete ale Preedintelui, hotrri ale Parlamentului Republicii Moldova expediate spre informare Hotrri, ordonane, dispoziii, regulamente, instruciuni ale Guvernului Republicii Moldova expediate spre informare i cluz

dup necesiti dup necesiti

02/1-3 Decizii ale Consiliului raional, dispoziii ale preedintelui raionului expediate spre informare

dup necesiti

02/1-4 Ordine ale Oficiului teritorial al Cancelariei de Stat expediate spre informare

dup necesiti

02/1-5 Sesizri, contestri ale Oficiului teritorial al Cancelariei de Stat n vederea examinrii actelor consiliului local i primriei considerate ilegale

permanent

02/1-6 Statutul satului (comunei), oraului (minicipiului) aprobat

permanent

02/1-7 02/1-8

Dispoziii ale primarului cu privire la activitatea de baz Acte de transmitere - primire a documentelor aflate n posesia primriei la schimbul primarului, secretarului etc.

permanent permanent

02/1-9 Procese-verbale ale adunrilor generale ale cetenilor

permanent

02/1-10 Rapoarte statistice anuale (f. nr...) cu privire la activitatea primriei

permanent

02/1-11 Rapoarte statistice trimestriale i lunare (f.nr...) cu privire la activitatea primriei

3 ani

02/1-12 Coresponden cu privire la probleme culturale i sociale

10 ani C.E.C.

02/1-13 Coresponden cu privire la probleme ale relaiilor internaionale

10 ani C.E.C.

02/1-14 Coresponden cu privire la probleme economice i financiar-bugetare

10 ani C.E.C.

02/l-15

Procesul-verbal privind totalizarea rezultatelor votrii la alegerea consilierilor n consiliul stesc (comunal), orenesc (municipal) de la alegerile locale (generale, noi, pariale) ntocmit de consiliul electoral de circumscripie de nivelul nti i de nivelul al doilea (municipiul Bli i Chiinu) i procesele-verbale privind rezultatele numrrii voturilor ale birourilor electorale ale seciilor de votare

permanent

02/1-16 02/1-17

Procesul-verbal privind totalizarea rezultatelor votrii la alegerea primarului oraului (municipiului), satului (comunei) de la ale-gerile locale (generale, noi, pariale) ntocmit de consiliul electoral de circumscripie de nivelui nti i de nivelul al doilea (municipiul Bli i Chiinu) i procesele-verbale privind rezultatele numrrii voturilor ale birourilor electorale ale seciilor de votare Raportul consiliului electoral de circumscripie de nivelul nti i de nivelul al doilea (municipiul Bli i Chiinu) i ale birourilor electorale ale seciilor de votare de la alegerile

permanent 10 ani

02/1-18 02/1-19

locale (generale, noi, pariale) Procese-verbale ale edinelor consiliului electoral de circumscripie de nivelul nti i de nivelul al doilea (municipiul Bli i Chiinu) i documente anexate Documente (procesul-verbal al edinei or-ganului central sau teritorial al partidului, a altei organizaii social-politice sau a blocului electoral privind desemnarea candidatului (listei de candidai), datele biografice ale candidatului, declaraia candidatului privind consimmntul lui de a candida la funcia pentru care a fost desemnat, coninnd i declaraia pe propria rspundere despre lipsa interdiciilor legale/judectoreti de a candida, declaraia candidatului pentru funcia de primar privind abandonarea, pe termenul mandatului, a funciilor incompatibile cu funcia de primar, n cazul n care persoana dat este aleas i validat, declaraia despre suspendarea, pe durata campaniei electorale, a funciilor ocupate anterior-pentru persoanele care cad sub incidena art.13 alin (3), simbolul electoral pe suport hrtie) cu privire la nregistrarea candidailor la o funcie public electiv

permanent 10 ani

n dosarul personal se vor pstra documentele candidatului ales

02/1-20

Declaraiile candidatului privind averea imobiliar, depunerile bancare, hrtiile de valoare, sumele primite ca motenire i veniturile din ultimii 2 ani precedeni anului n care se efectueaz alegerile, precum i sursele acestor venituri inclusiv veniturile din fondurile de investiii, sub form de dobnd, din darea n arend a proprietii etc.

10 ani

02/1-21 Copiile de pe actul de identitate al candidatului 1 an

02/1-22 Listele de subscripie n susinerea candidatului independent

10 ani

02/1-23 Documente (liste, tabele, registre, etc.) cu privire la desfurarea campaniei electorale

10 ani

02/1-24 Procese-verbale ale edinelor birourilor electorale ale seciilor de votare i documente anexate

permanent

02/1-25 Hotrri ale consiliului electoral de cir-cumscripie de nivelul nti i de nivelul al doilea (municipiul Bli i Chiinu)

permanent

02/1-26 Hotrri ale birourilor electorale ale seciilor de votare

permanent

02/1-27 Documente (cereri de nregistrare, procesul-verbal de constituire, ntrebri formulate, hotrri de nregistrare etc.) referitoare la nregistrarea grupului de iniiativ pentru

permanent

desfurarea referendumului local

02/1-28 Liste de subscripie pentru susinerea referendumului local

10 ani dup efectuarea referendumului

02/1-29 Listele cetenilor care au dreptul de a participa la referendumul local

pn la urmtorul referendum

02/1-30 Liste electorale de baz pn la noile alegeri

02/1-31

Hotrri ale instanelor de judecat privind confirmarea sau neconfirmarea legalitii efecturii referendumului, alegerilor locale

permanent

02/1-32

Petiii ale cetenilor i documente privind examinarea lor

10 ani

cele ce conin propuneri de schimbri radicale n activitatea consilului local-permanent

02/1-33

Instruciuni cu privire la inerea lucrrilor de secretariat

pn la substituirea cu altele noi

02/1-34 Nomenclatorul dosarelor primriei

5 ani

n anul rentocmirii- permanent

02/1-35 Registrul de eviden a dispoziiilor primarului cu privire la activitatea de baz

permanent

02/1-36 02/1-37

Registru de eviden a documentelor de intrare Registrul de eviden a documentelor de ieire

3 ani 3 ani

02/1-38

Registru de eviden a petiiilor cetenilor

10 ani

02/1-39 02/1-40 02/1-41

Registru eliberrii dosarelor din arhiva departamental pentru utilizare temporar Condica de nregistrare a telegramelor i telefonogramelor Registru de eviden a tampilelor

25 ani 1 an 3 ani

dup nimicirea tampilelor la eviden

02/1-42

Dosarul fondului (istoricul fondului, inventare ale dosarelor aprobate, procese-verbale de nimicire a documentelor cu termen expirat, coordonate etc.)

permanent nu se transmit la arhiva de stat

02/2. Documente referitoare la reglementarea regimului

proprietii funciare

02/2-1 02/2-2

Planul general al satului, comunei (nota explicativ cu anexe, desene tehnice) Proiectul de lucru de amenajare a strzilor satului (comunei)

permanent permanent

se transmit la pstrare de stat dup nlocuirea cu altul nou se transmite la pstrare de stat dup nlocuirea cu altul nou

02/2-3 Dri de seam tehnice cu privire la explorri geologice i inginereti pentru amenajarea strzilor satului (comunei)

permanent

02/2-4

Proiecte de organizare a teritoriului satului (comunei)

permanent

Documente referitoare la evidena gospodriilor rneti (de fermier)

02/2-5 Copii ale deciziilor consiliului local cu privire la examinarea chestiunilor funciare

dup necesiti

02/2-6 Documente (declaraii de fondare, ordine de ncasare ce confirm depunerea plii de nregistrare, informaii ale conductorilor referitoare la schimbrile survenite n denumire, genul de activitate, adres etc.) referitoare la nregistrarea gospodriilor rneti (de fermier)

permanent se transmit la pstrare de stat dup 3 ani, dup desfiinarea gospodriei respective

02/2-7

Fie de nregistrare a gospodriilor rneti (de fermier)

permanent se transmit la pstrare de stat la desfiinarea gospodriei respective

02/2-8

Registru de eviden a gospodriilor rneti (de fermier)

permanent se transmit la pstrare de stat cnd se lichideaz ultima gospodrie inclus n registru

02/2-10 Liste ale gospodriilor rneti (de fermier) lichidate

permanent

02/2-11 Liste ale beneficiarilor funciari 10 ani dup expirarea termenului de aciune a contractului dup expirarea termenului de aciune a contractului dup nlocuirea cu altul nou

02/2-12

Contracte referitoare la arenda terenului agricol de rezerv

10 ani

02/2-13

Registrul de evidena a contractelor de arend a terenurilor agricole de rezerv

10 ani

02/2-14

Regulamentul-tip privind nregistrarea gospodriilor rneti (de fermier)

3 ani

02/2-15

Documente referitoare la case de locuit

Titluri de autentificare a dreptului deintorului de teren

permanent

se transmit la pstrare de stat dup demolarea casei respective

02/2-16 Registrul de eviden a titlurilor de autentificare a dreptului deintorilor de teren

permanent

se va include n inventar dup definitivarea n lucrrile de secretariat

02/2-17 Copii de pe cereri ale cetenilor de repartizare a loturilor de pmnt pentru case de locuit

3 ani dup examinarea cererii

02/2-18 Registrul de eviden a cererilor cetenilor de repartizare a loturilor de pmnt pentru case de locuit

3 ani dup scoaterea din lucrrile de secretariat

02/2- 19 Liste ale cetenilor care au primit teren pentru case de locuit

permanent

02/2- 20

Registru de eviden a gospodriilor permanent se transmit la pstrare de stat dup expirarea termenului de 75 de ani, pe suport de hrtie i n format electronic

02/2-21 Indicele alfabetic al registrelor de eviden a gospodriilor

permanent

02/2-22 Crile de imobil 75 ani

Registre cadastrale

02/2-23

Registre cadastrale ale deintorilor de terenuri permanent

se transmit la pstrare de stat dup expirarea termenului de 25 de ani

02/3. Documente referitoare la recrutare, ncorporare i completare

02/3-1 Instruciuni i regulamente ale organelor ierarhic superioare cu privire la recrutare, ncorporare i completare

pn la substituirea cu altele noi

02/3-2 Corespondena cu Secia administrativ- militar raional pe diverse probleme

3 ani

02/3-3 Registrul de eviden a recruilor

pn la mplinirea a 50 de ani de ctre persoana recrutat

02/3-4 Fie alfabetice ale rezervitilor pn la mplinirea a 50 de ani de ctre persoana trecut n rezerv

02/3-5

Fie de eviden primar a ofierilor n rezerv

pn la mplinirea a 50 de ani de ctre persoana recrutat

02/3-6 02/3-7

Grafice de recrutare primite de la Secia administrativ militar Liste ale veteranilor de rzboi, ale militarilor-participani la conflictul militar din stnga Nistrului, la conflictul din Afganistan, ale participanilor la lichidarea consecinelor avariei de la Cernobl

1 an permanent

02/3-8

Tabele nominale ale tinerilor care urmeaz a fi luai la evidena militar conform informaiilor prezentate de ctre instituiile de nvmnt

pn la mplinirea a 18 ani de ctre tinerii inclui n tabele

02/4-1 02/4-2 02/4-3 02/4-4 02/4-5 02/4-6 02/4-7

02/4. Documente referitoare la activitatea n domeniul tineretului i sportului

Instruciuni i regulamente ale organelor ierarhic superioare cu privire la activitatea n domeniul tineretului i sportului Scenarii, planuri tematice pentru desfurarea seratelor, concertelor, reprezentanelor etc. Anchete, liste, fotografii ale participanilor la festivaluri, treceri n revist, concursuri de artiti amatori i de creaie tehnic de amatori Programe i planuri de desfurare a competiiilor sportive Documente (liste, chestionare, fotografii) cu privire la participarea colectivelor la competiii sportive Buletine i note informative privind numrul i componena colectivelor sportive Corespondena privind manifestri sportive

02/5. Activitatea n domeniul proteciei civile

pn la substituirea cu altele noi 10 ani C.E.C. 10 ani C.E.C 10 ani C.E.C. 10 ani C.E.C. 10 ani 10 ani

02/5-1 02/5-2 02/5-3 02/5-4 02/5-5 02/5-6 02/5-7 02/5-8

Indicaii metodice, instruciuni ale organelor ierarhic superioare referitoare la protecia civil Planuri de efectuare a aciunilor de protecie civil i drile de seam despre realizarea lor Documente (procese- verbale de constatare, memorii, note informative) referitoare la organizarea activitii de protecie civil Liste ale formaiunilor proteciei civile Documente (decizii, regulamente, obligaiuni) ale comisiei pentru situaii excepionale Dri de seam, rapoarte privind situaiile excepionale i consecinele lor Liste de persoane supuse evacurii i anexe referitoare la evacuare Registre de eviden a bunurilor materiale ale subunitilor proteciei civile

pn la substituirea cu altele noi 5 ani 3 ani 1 an pn la substituirea cu altele noi 10 ani 10 ani 3 ani

dup nlocuirea cu altele noi dup nlocuirea cu altele noi

03. Personalul scriptic

03-1 03-2

Dispoziii ale primarului cu privire la personalul scriptic Registrul de eviden a dispoziiilor primarului cu privire la personalul scriptic

75 ani 75 ani

03-3 Registrul de eviden a primirii i eliberrii carnetelor de munc

50 ani

03-4 03-5 03-7 03-8 03-9

Dosarele personale ale lucrtorilor din aparatului primriei Registrul de eviden a dosarelor personale Contracte individuale de munc ale angajailor Procese- verbale cu privire la accidentele de munc Documente (fia postului, fia de evaluare, obiective individuale de activitate i indicatorii de performan, etc.) privind evaluarea

75 ani 75 ani 50 ani 50 ani C.E.C. 75 ani

dosarul primarului, viceprimarului, secretarului consiliului local - permanent. n cazul n care funcionarul public trece la alt loc de lucru, dosarul se transmite n instituia respectiv se va pstra n dosarul personal

03-10 03-11 03-12 03-13

performanelor profesionale Copii ale declaraiilor cu privire la venituri i proprieti i cele de interese personale Registrul de eviden a declaraiilor cu privire la venituri i proprieti i cele de interese personale Documente (informaii, formulare, copii de pe acte, caziere judiciare, procese - verbale etc.) ale comisiei de concurs pentru ocuparea funciilor publice vacante Documente (planuri anuale, rapoarte semestriale/ anuale de activitate etc.) privind evaluarea performanelor colective

75 ani 75 ani 1 an 10 ani C.E.C.

se va pstra n dosarul personal

04. Starea civil

04-1 04-2 04-3 04-4 04-5

Acte legislative i alte acte normative cu privire la activitatea Serviciului Stare Civil Indicaii i recomandri metodice ale aparatului Serviciului Stare Civil i Oficiul Stare Civil teritorial Rapoarte, note informative, dri de seam lunare privind activitatea primriei n materie de stare civil Decizii ale consiliului local privind abilitarea persoanelor cu exercitarea atribuiilor de stare civil Informaii privind controlul primriei n materie de stare civil

pn la abrogarea i nlocuirea cu altele noi pn la nlocuirea cu altele noi 1 lun 10 ani 10 ani

se transmit lunar la OSC teritorial

04-6 Corespondena privind pregtirea, perfecionarea, reciclarea cadrelor n materie de stare civil

5 ani

04-7 04-8 04-9 04-10

Documente (programe, scenarii ale ritualurilor) de oficiere solemn a cstoriilor i de nregistrare a naterii copiilor nou-nscui, cstoriilor jubiliare Acte (certificate de natere, cstorie, deces) trecute la valori pierdute a documentelor Indicele alfabetic al actelor de stare civil

Documente referitoare la nregistrarea actelor de stare civil

Registre de eviden strict i utilizare a certificatelor de stare civil primite de la OSC teritorial

permanent 75 ani permanent 75 ani

se transmit la OSC teritorial se transmit la OSC teritorial

04-11 04-12 04-13 04-14 04-15 04-16 04-17 04-18 04-19 04-20 04-21 04-22 05-1 05-2 05-3 05-4

Documente (actul medical, procesul- verbal n cazul unui copil gsit, cereri, declaraii, copii ale actelor de identitate, etc.) n baza crora a fost nregistrat naterea Registrul de eviden a declaraiilor privind stabilirea paternitii i a declaraiilor mamelor solitare Acte de natere (exemplarul I i II) nregistrate de primrie Declaraii de cstorie ( inclusiv a persoanelor, care nu s-au prezentat la nregistrarea cstoriei) i alte documente Registrul de eviden a declaraiilor de cstorie Acte de cstorie (exemplarul I i II) nregistrate de primrie Actul medical constatator al decesului Acte de deces (exemplarul I i II) nregistrate de primrie Documente (acte de identitate: buletine, paapoarte, livrete militare, adeverine de recrutare) ale persoanelor decedate Registru de eviden de primire predare a actelor de identitate, a livretelor militare i a adeverinelor de recrutare ale persoanelor decedate Registru de eviden a serviciilor prestate Bonuri de achitare a taxei de stat i a plii pentru serviciile prestate

05. Aciunile notariale

Registrul actelor notariale Opisul alfabetic al actelor notariale Opisul alfabetic al testamentelor Contracte de nstrinare a bunurilor imobile

1 lun

10 ani 1 lun

5 ani

10 ani 1 lun

1 lun 1 lun

1 lun

5 ani

5 ani 5 ani permanent 75 ani permanent permanent

se transmite la OSC teritorial se transmit la OSC teritorial se transmit la OSC teritorial se transmit lunar la OSC teritorial se transmit lunar la OSC teritorial se transmit lunar autoritilor competente se transmit la pstrare de stat dup expirarea termenului de 75 ani se transmit la pstrare de stat dup expirarea termenului de 75 ani se transmit la

05-5 05-6 06-1 06-2 06-3 06-4 06-5 06-6 06-7 06-8 06-9 06-10

(vnzare - cumprare; transmitere - primire a locuinei n proprietate privat, donaie, schimb, nstrinare cu condiia ntreinerii pe via, rent viager, de determinare a cotelor- pri din proprietatea comun n devlmie, de ncetare a proprietii comune pe cote - pri prin mprire) i certificatele cu privire la dreptul de proprietate asupra cotei-pri din proprietatea comun n devlmie care au ca obiect bunurile imobile Testamente, cereri de revocare sau modificare a testamentelor Procuri, cereri de anulare a procurilor 06. Documente referitoare la arhitectur i

urbanism

Regulamentul privind activitatea organelor locale de arhitectur i urbanism Planuri anuale de activitate Certificate de urbanism (certificate urbanistice i documente alturate lor) Autorizaii de construcie sau demolare a cldirilor i de amenajri pentru edificii Registre de eliberare a certificatelor de urbanism, autorizaiilor de construcie sau demolare a cldirilor i a acelor de amenajri Procese- verbale de recepie final a construciilor Autorizaii de fundamentare privind schimbarea destinaiei imobilului Procese- verbale, rapoarte, note informative privind lichidarea i conservarea construciilor ntrerupte Procese- verbale, informaii cu privire la efectuarea controalelor asupra activitii arhitectului Rapoarte statistice anuale (f. nr.1-cli, f-cli) privind casele de locuit date n folosin

75 ani 3 ani permanent permanent 5 ani 5 ani permanent permanent 5 ani

permanent permanent permanent

pstrare de stat dup expirarea termenului de 75 ani din ziua expirrii termenului procurii, iar n cazul procurilor fr termen, destinate pentru strintate 6 ani din data ntocmirii procurii dup expirarea termenului de exploatare a obiectului dup schimbarea destinaiei dup soluionare

07. Documente referitoare la impuneri

07-1

Registrul de eviden a impozitului funciar i a impozitului pe veniturile imobiliare

5 ani dup scoaterea din lucrrile de secretariat

07-2 Registrul de eviden a impozitului funciar (art.12)

5 ani dup scoaterea din lucrrile de secretariat

07-3

Copii ale listelor cetenilor care au achitat impozitul funciar prezentate inspectoratului fiscal teritorial

3 ani

07-4 Copii ale chitanelor de primire a plilor fiscale

5 ani

07-5

Borderouri ale chitanelor de recepie a plilor fiscale

5 ani

08. Activitatea bugetar i financiar-administrativ

08-1

Instruciuni, regulamente, indicaii metodice cu privire la evidena i drile de seam contabile

pn la nlocuirea cu altele noi

08-2 Bugetul local anual aprobat, documente privind introducerea modificrilor i notelor explicative la el

permanent

08-3

Darea de seam anual cu privire la executarea bugetului local

permanent

08-4

Devizul de cheltuieli pentru ntreinerea aparatului primriei i al fondului extrabugetar

permanent

08-5 Darea de seam anual cu privire la executarea devizului de cheltuieli pentru ntreinerea aparatului de lucru i al fondului extrabugetar

permanent

08-6 Schemele de ncadrare, structura aparatului primriei

permanent

08-7 08-8

Dri de seam trimestriale i lunare cu privire la executarea devizului de cheltuieli cu privire la fondul extrabugetar, note explicative anexate Documente contabile de cas i note de contabilitate anexate

5 ani 5 ani

cu condiia ncheierii reviziei

08-9

Registre de eviden contabil

5 ani cu condiia ncheierii reviziei

08-10

Registre de cas

5 ani cu condiia ncheierii reviziei

08-11

Cartea mare

5 ani cu condiia ncheierii reviziei

08-12

Jurnale-order, documente contabile justificative i anexe alturate

5 ani cu condiia ncheierii reviziei

08-13

Procese-verbale de predare-primire a valorilor materiale

5 ani

08-14 Registre de titluri executorii 5 ani

08-15 Liste de verificare auxiliare i de control

5 ani cu condiia ncheierii reviziei

08-16 Conturi analitice ale lucrtorilor primriei 75 ani -v

08-17

Borderouri de plat de achitare a salariului

5ani

n lipsa conturilor analitice-75 ani

08-18

Cereri ale lucrtorilor privind acordarea scutirilor la impozitele pe venit reinut din salariu

1 an

08-19 Fie de inventar i registre de eviden ale materialelor i inventarului de mic valoare

5 ani

08-20 Procese-verbale de revizie documentar, de control de audit privind activitatea economico-financiar a primriei, note informative, memorii anexate

5 ani n cazul apariiei litigiilor, intentrilor proceselor penale i judiciare - se pstreaz pn la pronunarea sentinei definitive

08-21

Documente (procese-verbale ale edinelor comisiei de inventariere, liste de inventariere, procese-verbale de constatare, borderouri de confirmare) de inventariere

5 ani

08-22

Fie de inventar, registre de eviden ale fondurilor fixe, documente primare privind operaiunile economice cu fondurile fixe

5 ani

dup lichidarea (scderea de la balan) fondurilor fixe

08-23

Documente (lista bunurilor, paapoarte tehnice, procese-verbale de reevaluare, procese-verbale ale comisiei de transmitere, acte de predare -primire, bilanul de transmitere, contracte) de transmitere a bunurilor domeniului public de interes local n administrarea unitilor

5 ani

dup expirarea termenului de aciune a contractului

08-24

economice, instituiilor publice, persoanelor juridice Documente (paapoarte tehnice, procese- verbale ale comisiei de transmitere, acte de predare- primire, bilanul de transmitere, contracte) de transmitere n gestiunea autoritii publice locale a bunurilor unitilor economice

permanent

08-25 08-26

Contracte, acorduri (economice, de operaiuni, de munc) i documente anexate Documente de licitaie (cereri de participare, oferte, scrisori naintate participanilor, registre de eviden, procese-verbale de descriere i evaluare a ofertelor, dri de seam privind achiziionarea mrfurilor etc.)

5 ani 5 ani

dup expirarea termenului de aciune a contractului; executarea clauzelor contractului, acordului-cu condiia ncheierii reviziei

08-27

Dosare (sarcini tehnice, proiecte, avize, calcule, procese-verbale de dare n exploatare etc.) ale construciilor de interes public local

permanent

08-28

Conturi personale ale destinatarilor indemnizaiei pentru copii din familii puin asigurate

5 ani

08-29 08-30

Liste de tarifare a pedagogilor din grdinie, coli de muzic i de arte, i a altor lucrtori Certificate medicale

25 ani 3ani

Anex (denumirea consiliului local, primriei) Nomenclatorul dosarelor APROB __________________________________ Primarul____________________ __________________________________ denumirea primriei pentru anul 20... ___________ ___________________________ ( semntura) (prenumele, numele de familie) __________________________ (data)

Indicele dosarului

Titlul dosarului Numrul dosarelor( volumelor)

Termenul de pstare

Meniuni

1 2 3 4 5

(Denumirea compartimentului) Secretarul primriei (Semntura) (Prenumele, numele de familie) __________________ (data) Parafa de confirmare de ctre preedintele C.E. a primriei (Semntura) (Prenumele, numele de familie) Parafa de coordonare a Serviciului/direciei raional/municipal de arhiv respectiv

nscrierea de totalizare cu privire la categoriile i numrul dosarelor ntocmite n ___________________ _______________ n anul 20 Conform termenelor de pstrare Total Inclusiv

Transmisibile Cu meniunea C.E.C.

1 2 3 4 Permanent Temporar (cu termenul peste 10ani)

Temporar cu termenul pn la 10ani

Total Datele de totalizare sunt transmise n arhiva _______________________________________________ (denumirea primriei) Secretarul primriei (semntura) (prenumele, numele de familie) Parafa de confirmare de ctre preedintele C.E. a primriei (semntura) (prenumele, numele de familie)

002nomenclator primarii -introducere, ORIGINALNomenclator - tip al dosarelor primarii-ORIGINAL