Sistemul de Management al Documentelor (DMS) - soluţia ideală pentru gestiunea documentelor în format electronic şi pentru administrarea fluxurilor de lucru cu documente

Publicat la data de: 15.02.11

Articolul are nota: 2.5/5 (0 voturi)

1. Descrierea conceptului DMS

Activitatea unei organizaţii, indiferent de obiectul de activitate sau de mărimea acesteia, este generatoare de documente, care pot fi întâlnite atât în format hârtie, cât şi în format electronic. Gestiunea acestor documente constituie o problemă serioasă ce nu poate fi ignorată de nici un manager general. Lipsa unui control asupra documentelor organizaţiei se constituie într-o vulnerabilitate seriosă generatoare de riscuri pentru orice afacere. Este şi motivul pentru care au apărut pe piaţă soluţii moderne care vin să pună ordine în acest domeniu, respectiv Sisteme de Management al Documentelor, care asigură gestiunea automată a documentelor în format electronic, precum şi administrarea fluxurilor de lucru cu astfel de documente. O bună parte din sistemele ERP au încorporate componente/aplicaţii de management documente. Soluţiile în acest domeniu se circumscriu domeniului Enterprise Content Management (ECM).

Conceptul de Sistemul de Management al Documentelor poate fi asimilat unui proces de administrare a documentelor unei organizaţii, prin conversia şi stocarea tuturor documentelor, emise în unitate sau intrate din exterior, în format electronic şi gestionarea acestora sub această formă, de la momentul creării/intrării până la arhivarea sau distrugerea lor. Un astfel de proces este dependent de aplicaţii şi instrumente software care asigură gestiunea automată a fişierelor ce conţin imaginea documentelor, care realizează legături între documente, asigură posibilitatea unui mod de lucru partajat/colaborativ cu aceste documente ori arhivarea automată a acestora, în arhive electronice. De asemenea, procesul are integrat un sistem de mesajerie electronică care permite realizarea fluxurilor de lucru şi schimbului de informaţii/documente între angajaţii organizaţiei ori cu exteriorul.

Intrările la nivelul procesului de Management Documente sunt toate documentele care circulă în cadrul unei organizaţii, elaborate la nivelul proceselor operaţionale proprii (planuri, rapoarte, referate, facturi, cereri, avize, contracte, norme, proceduri, regulamente, legi, înregistrări; documentaţii de proiect sau de lucru; etc), ori venite din exterior. Aceste documente pot fi gestionate electronic în orice tip de format/fişier (.doc, .jpg, .html, .rtf, .pdf, .xls, .txt, foto-video, pagini web, mailuri etc).

Prelucrările interne specifice procesului de Management Documente sunt: crearea şi modificarea de documente; capturarea de texte ori documente din medii diferite; scanarea şi încărcarea de documente; aprobarea/validarea stadiului de realizare/avizare a documentului; înregistrarea automată a documentelor (registratura); indexarea documentelor; listarea documentelor; distribuirea/circulaţia documentelor pe circuite/fluxuri predefinite; schimbul de documente; evidenţierea stadiului, stării sau locului de păstrare a unui document; versionarea documentelor; căutarea/regăsirea automată a documentelor; obţinerea de statistici privind situaţia documentelor administrate, etc

Ieşirile la nivelul procesului de Management Documente sunt reprezentate de: depozitul unic de date/documente; documente scrise ori arhivate; documente regăsite automat, vizualizate ori listate; grafice; statistici privind situaţia documentelor administrate; arhive electronice; fişiere de log şi de audit, etc.

Responsabilitatea conducerii procesului revine unui administrator al sistemului de management documente, care are în plus sarcini complexe legate de definirea drepturilor de acces la aplicaţiile sistemului, de analizarea şi optimizarea tuturor fluxurilor informaţionale la nivelul procesului de management documente, de definirea structurii depozitului unitar de documente/informaţii stocate în format electronic, precum şi a fluxurilor colaborative de prelucrare (fluxuri de lucru sau workflow-uri) ale acestor documente. Activitatea administratorului procesului de management documente trebuie să se conformeze deplin cerinţelor cadrului legal asigurat de Legea nr. 135/ 22 mai 2007, privind arhivarea electornică a documentelor, precum şi standardelor internaţionale de gestionare, păstrare şi lucru cu documentele electronice. Beneficiarii procesului sunt toţi angajaţii organizaţiei, ale căror drepturi de acces sunt predefinite în cadrul unui sistem de securitate cert şi eficient.

 2. De ce trebuie o organizaţie să-şi implementeze un proces de management

documente Argumentele sunt puţine dar foarte convingătoare:a) Documentele în format hârtie ocupă spaţiu mult, sunt greu de gestionat, iar un procent

semnificativ din aceste documente se pierd;b) Regăsirea manuală a documentelor este foarte greoaie (fiecare angajat consumă, în

medie, săptămânal, între 3 şi 5 ore căutând diverse informaţii), iar multe documente/informaţii nu pot fi regăsite manual datorită formei nestructurate în care se păstrează cea mai mare parte a informaţiilor care circulă într-o organizaţie;

c) Arhivarea documentelor în format hârtie necesită foarte multe resurse (spaţii de depozitare, sisteme de monitorizare a mediului, coperţi, personal specializat, nomenclatoare arhivistice, etc), iar multe organizaţii nu dispun de aceste resurse ceea ce conduce la înregistrarea unor mari rămâneri în urmă la nivelul acestui proces.

 3. Avantajele implementării unui proces de management documente Achiziţionarea şi implementarea unui sistem de management documente aduce o serie de

avantaje/beneficii ce pot contribui la recuperarea investiţiei, dintre care cele mai relevante sunt: a) Gestiunea sigură şi controlată a documentelor organizaţiei pe toată durata ciclului lor

de viaţă, cu eliminarea pe cât posibil ori reducerea la strictul necesar a evidenţelor manuale de documente. Sistemul automat de gestiune mai asigură: facilităţi de elaborare rapidă a documentelor, prin accesarea de tamplaturi (modele de documente); un acces rapid la informaţia din document; o circulaţie controlată a documentelor, acestea fiind adresate automat numai persoanelor sau funcţiilor/rolurilor care au drept de acces la acel document.

b) Registratura electronică a documentelor;c) Posibilitatea căutării/regăsirii automate a documentelor, atât după elemente de conţinut

cât şi după câmpurile indexate asociate documentelor.d) Modul de lucru colaborativ la elaborarea şi valorificarea unui document (workflow-

uri), care reprezintă un proces de automatizare a colaborarii între participanţii implicaţi în derularea unui proces de business (procesare de documente, revizuire, rutare automată, etc.) şi de urmărire a stadiului derulării/finalizării operaţiunilor la nivelul procesului.

Facilitatea de lucru colaborativ oferă, totodată, posibilitatea standardizării/optimizării şi automatizării activităţilor/procedurilor organizaţiei, procese de workflow putând fi predefinite;

e) Eficientizarea muncii angajaţilor ca urmare a structurării documentelor şi formei de stocare, posibilităţii creării, modificării şi regăsirii rapide a informaţiilor, eliminării redundanţelor, controlul proceselor şi documentelor aferente acestora numai de către cine are dreptul (proprietarul documentului şi şefii ierarhici), creşterea productivităţii muncii, reducerea la minim a timpilor de circulaţie a documentelor, etc.

f) Obţinerea automată a unor statistici sau situaţii, după diferite criterii (după stare, stadiul rezolvării, persoanele responsabile), privind dosarele rezolvate sau în lucru

g) Constituirea de arhive electronice de documente, cu asigurarea unui proces automat de arhivare, dar şi de regăsire a documentelor aflate în arhive.

h) Reducerea costurilor aferente copierii documentelor, consumului de hartie tiparită, cheltuielilor cu angajaţii, etc.

 

managementul documentelor, administrarea electronică a documentelor, soluție de management al documentelor, sistem de management al documentelor, software, program DMS

Despre gestiunea și managementul documentelor

Creşterea unei firme se poate sesiza şi prin prisma cantităţii documentelor editate. Cu cât creşte numărul documentelor redactate pe suport de hârtie cu atât devine tot mai anevoios gestionarea acestora cum se cuvine. Implicit devine tot mai dificil de a ţine înregistrările la zi şi de a furniza diverse informaţii actualizate. Sistemul software Productis oferă o alternativă inovatoare în editarea, administrarea şi managementul documentelor.

Motive pentru implementarea soluției de management al documentelor

Dacă obiectivul dumneavoastră este:

Accelerarea administrării documentelor în cadrul companiei Reducerea costurilor cu administrarea şi depozitarea documentelor Creşterea eficienţei de lucru Optimizarea numărului de personal administrativ Respectarea standardelor din ce în ce mai stricte

Obiectivul solutiei de management al documentelor Productis

Competentele sistemului de management al documentelor depăşeşte cu mult posibilităţile oferite de registrele tradiţionale. În consecinţă, „registrul” software-ului realizează complet şi uşor toate funcţiile de bază. Indiferent de tipul şi forma documentelor, acestea pot fi anexate în sistem, astfel toate ofertele de preţ, scrisorile, contractele, facturile emise, bonurile, cecurile etc. sunt înregistrate şi arhivate într-o bază de date.

Pe lângă geamurile în care se introduce data calendaristică, natura evenimentului, obiectul documentului, numele clientului, destinatar/expeditor se poate specifica modalitatea

corespondenţei şi data până când confirmările trebuie evidenţiate. Numărul de evidenţă al fiecărui document de intrare sau ieşire se generează automat din program.

Se disting proiectele, clienţii, evenimentele şi documentele – care prin natura şi conţinutul lor sunt confidenţiale şi trebuie tratate şi păstrate ca atare – conform legislaţiei acestea pot fi notificate şi gestionate în software. Sistemul Productis permite, pe lângă funcţiile de bază al „registrului” electronic, extinderea sarcinilor de îndeplinit care la rândul lor să ducă la bun sfârşit alte numeroase funcţii.

Pe baza scanării documentului final acesta poate fi găsit, accesat şi verificat în orice moment. În funcţie de tipul documentului, fluxul de lucru se programează automat.

Când este necesar adoptarea soluției de management al documentelor?

În cazul în care în cursul activităţii întâmpinaţi următoarele probleme:

Când intervin întârzieri repetate din motive administrative Dacă durează prea mult timp redactarea, completarea, ordonarea documentelor Aceleaşi date trebuie scrise de două sau de mai multe ori de către persoane diferite Regăsirea documentelor necesită prea mult timp Sarcinile administrative sunt excesiv de împovarătoare Lipsa resurselor necesare pentru a administra în timp util documentele Dacă apar pierderi de informaţii Dacă doriţi să securizaţi informaţiile firmei Sancţiunile din partea conducerii firmei vizează ineficienţa gestionării documentelor.

rticol webPR

10 avantaje pe care le ofera managementul informatizat al documentelor de     Smile Media Joi, 12 aprilie 2012, 11:05 Science - Tehnologie

Ionut ArseneFoto: Siveco

Cum asigura SIVADOC scaderea costurilor de procesare a documentelor? 80% dintre angajati consuma in medie 30 de minute pe zi cautand informatii, in timp ce 60% consuma o ora sau mai mult recreand documente care exista deja. Prin folosirea unei solutii informatizate a documentelor, gradul de imbunatatire al activitatii creste cu cel putin 50%, iar aprobarea documentelor se reduce de la saptamani la ore.

SIVADOC, solutia de management al documentelor de la SIVECO Romania, asigura 10 avantaje importante:

1. Permite centralizarea si punerea la dispozitia intregii organizatii a tuturor documentelor, indiferent de modul de intrare al acestora in sistem sau de natura lor (documente de tip text, mesaje electronice, faxuri, documente scanate, imagini);

2. Reprezinta o modalitate flexibila de organizare a documentelor organizatiei pe o structura arborescenta, asemanatoare unui sistem de fisiere standard - sertare, dosare si documente;

3. Genereaza documentele in formate standardizate -  pe baza unor sabloane de documente;

4. Adapteaza mecanismele de cautare simpla sau cautare avansata la orice nivel de cunostinte in utilizarea calculatorului, precum si la necesitatile de a realiza filtrari bazate pe criterii de complexitati diverse;

5. Pentru documentele in format tiparit ofera mecanisme de scanare si extragere a informatiilor de tip Optical Character Recognition, iar pentru documentele ce intra in format electronic se utilizeaza mecanisme de integrare cu sisteme de mesagerie electronica, de management al mesajelor fax, precum si facilitati de incarcare automata a documentelor salvate in anumite directoare;

6. Asigura integrarea cu aplicatiile Microsoft Office si Outlook/Lotus Notes, si integrarea in mediul de lucru Microsoft Windows;

7. Permite accesul securizat la orice nivel al Depozitului de documente, fie ca acesta este sertar, dosar sau document;

8. Asigura reducerea spatiului de stocare prin transpunerea documentelor din fondul arhivistic in format electronic - scanarea documentelor, generarea de etichete cu coduri de bare, stocarea distribuita pe mai multe locatii/baze de date;

9. Mentine in siguranta documentele din arhiva fara riscul deteriorarii acestora;

10. Reflecta in mod fidel, prin facilitatile de administrare, modul de organizare si activitatea desfasurata, asigurand protectia informatiilor atat in cadrul organizatiei, cat si in exterior;

"Cu solutia de Document Management SIVADOC de la SIVECO Romania documentele nu se mai pierd pentru ca sunt stocate electronic, termenele de solutionare sau de transmitere ale acestora sunt respectate, redundanta datelor este evitata, managementul devenind mai eficient. Managementul documentelor asigura reducerea risipei, un mod de lucru eficient, precum si transparenta si promptitudine in relatia cu clientii. Economiile care se fac prin utilizarea sistemului aduc organizatiilor o reducere semnificativa a cheltuielilor, acoperind investitiile cu

prisosinta si foarte rapid", a declarat Ionut Arsene, Manager de Produs SIVADOC in cadrul SIVECO Romania.

Produsul SIVADOC intra in componenta Sistemului Informatic Integrat al Primariei Municipiului Bucuresti, a fost implementat la Primaria Chisinau, precum si la Santierul Naval STX RO Offshore Tulcea si GRIRO Bucuresti.

Nominalizat si desemnat castigator la numeroase competitii nationale si internationale de specialitate, produsul SIVADOC se bucura de recunoastere atat din partea specialistilor IT, cat si din partea utilizatorilor finali, concurand cu succes cu solutiile internationale din categoria sa.

Sistem de management al documentelorDe la Wikipedia, enciclopedia liberăSalt la: Navigare, căutare

Un Sistem de management al documentelor (cunoscut și sub abrevierea DMS, de la engleză Document Management System) este un sistem software (sau un set de aplicații software) care furnizează, de regulă, capacitatea de stocare, versionare, metadate, securitate, indexare și de regasire rapidă a documentelor.

Sistemele de tip DMS și arhivare electronică asigură:

trasabilitatea documentelor si versionarea documentelor organizației stocarea centralizata a tuturor documentele electronice semnificative pentru organizație backup unitar pentru toate documentele organizației modelarea, controlul si monitorizarea fluxurilor (workflows) de documente in cadrul

organizației. arhivarea electronică a documentelor

Documentele electronice se impart in următoarele clase:

1. documente elaborate in editoare text (procesor de text ca Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Office)

2. copia electronică a documentelor pe hartie (obtinuta prin scanare - exemplu: facturi furnizori, facturi emise, procese verbale, contracte)

3. fișiere sursa sau binare obtinute de personalul organizatiei in urma activității acestuia (exemple: fisiere program (pas,.c,java), fișiere aplicații grafice (Maya, 3D Studio Max), fișiere executabile (exe). In această categorie intră orice alt tip de fișier.

Un astfel de sistem gestioneaza bunurile digitale ale organizatiei (documente, proceduri, schite, planuri, proiecte, coduri sursa, how-to-uri), imagini ale documentelor pe hârtie (documente scanate), fluxurile de lucru interne organizației si managementul inregistrărilor.

Cuprins

1 Componentele unui DMS o 1.1 Metadate o 1.2 Integrare o 1.3 Scanare o 1.4 Indexare o 1.5 Stocare o 1.6 Regăsire o 1.7 Distribu ț ie o 1.8 Securitate

o 1.9 Fluxuri de lucru o 1.10 Colaborare o 1.11 Versionare o 1.12 Căutare

2 Standarde

3 Legisla ț ie

Componentele unui DMS

Metadate

Metadatele (sau atributele) sunt stocate pentru fiecare document in parte. Metadatele, de exemplu, pot include data documentului și utilizatorul care a creat documentul. Metadatele se impart in două categorii:

metadate generale - data documentului, autorul, data ultimei modificări, autorul ultimei versiuni, dimensiunea documentului, versiunea curenta, numărul intern - unic, numarul de inregistrare, registrul de documente

metadate specifice - in funcție de categoria de documente in care a fost incadrat fișierul

Anumite sisteme DMS utilizeaza OCR (Optical character recognition) pe imaginile scanate ale documentelor - textul rezultat este utilizat pentru asistarea utilizatorilor in regasirea ulterioara a documentelor. Textul extras poate fi stocat ca si metadată, legat de imagine sau separat ca o sursă pentru mecanismul de căutare.

Exemplu: O factură furnizor poate avea urmatoarele metadate asociate: furnizorul, codul fiscal, numărul, data, valoarea, cuvintele cheie pentru articolele facturate

Integrare

Multe dintre sistemele de management al documentelor se integrează cu alte sisteme software (ERP, CRM, sisteme specifice) astfel incât utilizatorii să iși poata regăsi documentele direct din containerul de documente. Astfel de integrări sunt disponibile și pentru suita Office (Word, Excel, Visio, Microsoft Project) si e-mail (Outlook, Lotus). Integrarea utilizeaza adeseori standarde ca ODMA, LDAP, WebDAV sau SOAP. Sistemele DMS ofera și interfete programabile si [API] cu ajutorul cărora se pot scrie secvente de cod specifice cerințelor companiei ce il utilizează (exemplu: transmiterea unui SMS la aprobarea unui document)

Scanare

Scanarea implică in general procesarea facturilor și procesarea documentelor pe hârtie utilizând scannere sau imprimante multifuncționale. Adeseori este utilizată recunoașterea optică a caracterelor - OCR - pentru conversia imaginilor in text. Optical Mark Recognition - OMR este uneori utilizat pentru a extrage bifele sau marcajele de pe formulare tip.

Indexare

Utilizarea indecsilor si a unei baze de date capabile sa gestioneze indecsi de dimensiuni mari este esențială in regasirea rapida a documentelor. Indexarea poate fi simplă - un număr unic alocat fiecarui document - sau complexă, permițând căutări complexe utilizând căutări combinate dupa

metadate, căutare FULL TEXT (utilizând indecsi de tip CLOB). Indexarea este realizată în special pentru a susține și suporta cautările rapide de documente. Indexarea trebuie realizată dupa criteriile de căutare.

Stocare

Stocarea documentelor electronice și a copiilor digitale ale documentelor pe hartie. Prin natura lor sistemele de management a documentelor utilizează capacitați de stocare mari și foarte mari, și utilizeaza sisteme de baze de date capabile să gestioneze un volum mare de date. Stocarea centralizată a documentelor asigura și un back-up unitar al tuturor documentelor gestionate de sistem. Sistemele stocheaza documentele in două moduri:

BLOB file - stocarea documentelor in baza de date File Server - stocarea documentelor pe un server de fișiere și stocarea pointerilor catre

fișiere in baza de date

Regăsire

Regăsirea documentelor electronice din zona de stocare. Sistemele DMS asigura criterii de căutare complexe, căutări dupa metadate, căutări după text conținut în documente(full-text-search). In căutări se utilizeaza criterii combinate între medadate generale și metadate specifice, expresii de tip boolean și operatori de cautare (=, <>, >=, <=, LIKE, !=)

Distribuție

Un document publicat trebuie să fie intr-un format care să blocheze modificarea facilă a documentului. Sistemele DMS asigură distribuția documentelor către destinatarii lor (și numai catre aceștia) pe bază de grupuri, roluri, drepturi de access și fluxuri de documente (de informare).

Mecanismul de distribuție trebuie să asigure auditul recepției și a citirii documentului distribuit, de către destinatarii săi.

Securitate

Securitatea documentelor este vitală in multe sisteme de management a documentelor. DMS trebuie să asigure accesul securizat la documente, criptarea datelor de autentificare. Unele sisteme criptează și conținutul fisierelor în baza de date pentru a bloca deschiderea lor in afara sistemului.

DMS pot include și componente aditionale pentru a bloca deschiderea documentelor în afara organizatiei (exemplu: un document word să nu poată fi deschis daca a fost copiat cu ajutorul unui stick de memorie)

Fluxuri de lucru

Fluxurile de lucru (Workflows) constituie o problema complexă și anumite DMS au module incluse pentru modelare. Alte sisteme utilizeaza software specializat pentru modelarea fluxurilor și a proceselor (exemplu: BPEL). Traseul documentelor pe fluxul de lucru poate trece prin pași de următoarele tipuri:

1. Aprobări2. Informări3. Atribuiri4. Rezoluții5. Organizare secvențială6. Organizare paralelă

Colaborare

Colaborarea trebuie să fie implicit moștenită din caracterul electronic al sistemelor de tip DMS. Accesul la modificarea unui document trebuie sa fie blocat pentru restul utilizatorilor câtă vreme un anumit utilizator modifică documentul (check in, check out)

Versionare

Versionarea este procesul prin care documentele sunt blocate si restituite in sistemul de management al documentelor. Versionarea permite utilizatorilor sa isi regăsească versiunile precedente ale documentului și să iși continue munca de la un anumit punct din timp. Procedura este utilă documentelor care se schimbă pe parcursul timpului si au nevoie de modificări.

Numarul de versiuni istorice pastrate in cadrul DMS este configurabil + cu cat se stochează mai multe versiuni, cu atat capacitatea de stocare trebuie sa fie mai mare.

Căutare

Căutarea documentelor în cadrul containerului de documente stocate utilizând valorile atributelor (metadatelor) sau căutare full text. Documentele pot fi regăsite dupa criterii multiple sau după conținut.

Standarde

Multe din asociațiile industriale dețin propriile standarde aplicabile la controlul documentelor. Lista de mai jos conține un set relevant de documente ISO.

ISO 2709:1996 Information and documentation—Format for information exchange ISO 15836:2009 which replaces ISO 15836:2003 Information and documentation — The

Dublin Core metadata element set ISO 15489: 2001 Information and documentation -- Records management ISO 21127:2006 Information and documentation—A reference ontology for the

interchange of cultural heritage information ISO 23950:1998 Information and documentation—Information retrieval (Z39.50) —

Application service definition and protocol specification. ISO/CD 10244 Document management—Business process/workflow baselining and

analysis associated with EDMS technologies ISO 32000 —portable document format

Arhivare unica

Cresterea productivitatii in toate departamentele prin arhivarea unica si organizarea centralizata a documentelor

Reducerea timpului

Reducerea substantiala a timpului acordat revizuirii si aprobarii documentelor

Acces comun

Acces comun pentru documentele publice si acces restrictionat pentru cele confidentiale

Solutia de cloud Index permite gestionarea excelenta a documentelor prin functionalitati de stocare, administrare, indexare si cautare, asigurand o eficienta crescuta a activitatilor zilnice. Solutia este accesibila atat pe computer cat si pe smartphone sau tableta.

Implementarea Index determina cresterea productivitatii angajatilor si ofera o informare completa a managementului asupra activitatilor de gestiune a documentelor.

Beneficii Functionalitati

Cresterea productivitatii in toate departamentele prin arhivarea unica si organizarea centralizata a documentelor

Structura arborescenta, customizabila astfel incat sa reflecte structura organizationala Drepturi specifice de utilizare pentru diverse foldere si documente Permite adaugarea de note pe documente Permite cautarea documentelor dupa criterii multiple: tipul documentului, autorul, data crearii, cuvinte cheie

Reducerea subtantiala a timpului acordat revizuirii si aprobarii documentelor

Pastreaza istoricul versiunilor Transmiterea documentelor pe e-mail, direct din sistem Fluxuri de aprobare electronice Integrata cu alte solutii din cadrul platformei Ymens (de exemplu, solutiile Comerciant si Facturator) Blocarea si deblocarea documentelor pentru a evita modificari simultane de catre mai multi utilizatori

Acces comun pentru documentele publice si acces restrictionat pentru cele confidentiale

Documentele pot fi vizualizate doar de angajatii autorizati

Reducerea costurilor generate de arhiva fizica sau de alte aplicatii electronice

Stocheaza si administreaza orice tip de document electronic Spatiu de 10 GB pentru stocarea documentelor Permite restaurarea facila a documentelor in cazul distrugerii acestora

Achizitia de module diferite in functie de nevoile companiei

Puteti alege unul dintre urmatoarele module pe care sa le utilizeze toti angajatii dumneavoastra:

Arhivarea documentelor Managementul documentelor - include Arhivarea documentelor si istoric versiuni, functionalitati check in/check out

Iacob Vladut

Sistemul informa ț ional. Managementul documentelor

Sistemul informaţional. Managementul documentelor.

Vlăduţ-Severian Iacob

Abstract

Productivity growing, as well as reducing of operational costs in a company can be achieved by adopting a document management solutions. Such application will allow management and t structured and efficient transmission of information within the organization.

Keywords: Sistem informational, document electronic, mangementul documentelor

Sistemul informaţional

Până ce apar şi se fixează elemente ce asigură o buna circulaţie a informaţiei, oricare dintre procesele unei organizaţii, firme, întreprinderi pot fi afectate în mod efectiv de către Top management, în virtutea autorităţii deţinute, prin decizii administrative, pentru ca persoanele ce sunt angrenate în activitatea respectivei entităţi să-şi însuşească viziunea organizaţională, aceea de a respecta şi îmbunătăţi modul în care se realizează comunicarea, de a asigura finalitatea comună.

Circulaţia informaţiei din momentul producerii unui fenomen într-un proces şi până când pe baza cunoaşterii lui, se declanşează un nou eveniment precum şi cu precizarea conţinutului informaţiei, destinaţiei, locului stocării, alcătuiesc sistemul informaţional ce poate fi considerat ca una din principalele componente ale conducerii în timp real al unei afaceri, întreprinderi.

Noţiunea de sistem informaţional este strâns legată de abordarea sistemică a organizaţiei, acesta fiind considerat ca un proces complex, integrat[1] în care sunt introduse date ce sunt transformate pentru obţinerea informaţiilor. Input-urile reprezintă datele care prin numeroase manipulari si analize sunt transformate (procesate) în informaţii. Output-uirile sunt reprezentate de rapoarte, documente si alte rezultate ale sistemului ce furnizeaza informatiile necesare pentru adoptarea deciziilor.

În componenţa[2] sistemului informational intră: resursele informaţionale, circuitele şi fluxurile informaţionale, procedurile si mijloacele de tratare a informaţiilor.

Ansamblul sistemic al informaţiilor generate, obţinute, disponibile şi refolosibile în întreprindere reprezintă resursele informaţionale. Calitatea resurselor condiţionează conţinutul şi eficienţa de ansamblu a firmei.

Fluxul informaţional reprezintă totalitatea informaţiilor transmise şi procesate într-un interval de timp determinat, de la o sursă de informaţii la un receptor printr-o mulţime de canale informaţionale, iar traiectoria pe care o parcurge informaţia se numeşte circuit informaţional.

Adaptarea informaţiilor potrivit nevoilor manageriale se realizează cu ajutorul mijloacelor de tratare a resursei informaţionale ce se constituie într-un ansamblu unitar al mijloacelor de culegere a datelor, înregistrare, transmitere şi prelucrare ale acesteia.

Un sistem informaţional cuprinde mai multe fluxuri informaţionale, precum şi o mulţime de conexiuni ce se stabilesc între componente sale.

Resurse informaţionale electronice

Dacă avem în vedere mediul dinamic şi complex în care îşi desfăşoară activitatea întreprinderea şi instituţiile publice, se impune să precizăm că deţinerea de cunoştinţe cu privire la piaţă (dinamică, dimensiuni, structura etc.), la competiţie (cota de piaţă, segmente ocupate de cumpărători, preţuri practicate, structura ofertei, servicii oferite etc.), la sursele de aprovizionare (localizare, condiţii de livrare, preturi), cu privire la consumatori (segmente vizate, comportamente specifice, putere de cumpărare etc.), nu înseamnă altceva decât necesitatea de a concepe şi utiliza un sistem informaţional în care toate informaţiile  prelucrate, stocate şi transmise electronic să fie utile în procesul managerial pentru luarea deciziilor.

Astfel resursele informaţionale electronice permit pe de o parte cunoaşterea situaţiei trecute, precum şi a celei existente, iar pe de alta parte, anticipări ale evoluţiei viitoare, contribuind astfel la elaborarea şi îndeplinirea obiectivelor firmei, oferind chiar posibilitatea adoptării de strategii active care să vizeze influenţarea mediului în sensul dorit.

Literatura de specialitate menţionează ca pentru întreprinderea comercială, resursele informaţionale electronice  capătă un rol strategic[3], permiţând raţionalizarea tuturor proceselor, în condiţiile în care este evident mai avantajos, mai ieftin să mişti informaţia decât marfa.

De remarcat ca în întreprinderea comercială, pot deveni resurse informaţionale electronice numai informaţiile depozitate pe diferiţi suporţi materiali (hârtie, benzi magnetice, dischete etc.).

Documentul scris

Important instrument de comunicare între departamentele instituţiei publice sau a firmei, între punctele de lucru şi în relaţiile cu terţii, documentul face dovada, certitudinea şi măsura adecvată a faptelor realizând:

cunoaşterea fenomenelor şi proceselor  economice, financiare, juridice şi  administrative; măsurarea adecvată a dimensiunii angajamentelor evaluabile în bani; justificarea în mod unitar a caracteristicilor de structura ce dau sens si semnificatie pentru

comparaţii în timp şi spaţiu; fundamentarea oportunităţilor de analiza şi control a activitatii, masura riscurilor.

Existenţa, mişcarea, transformarea şi rezultatele administrării adecvate a resurselor, presupune efectuarea de situaţii şi evidenţe prin intemediul documentelor, actelor justificative, register etc. In acest fel documentul capătă o importaţă deosebită sintetiztă prin insăşi funcţiile sale : consemnare; justificare; verificare si control; de integritate, completitudine si tratare sistemica; evaluare, calcul al costurilor ; asistare a deciziilor; de realizare a politicilor; de certificare şi publicare a informaţiilor; de proba; de comunicaţie a informaţiilor; de clasare şi arhivare istorica.

Îndeplinirea corectă a funcţiilor documentelor este condiţionată de calitatea practicilor de utilizare adecvată a documentelor, de operativitatea întocmirii lor şi de viteza cu care informaţia circulă între producator şi utilizatorul final.

Documentele, fie că sunt de provenienţă internă, fie externă, intră în circuitul informaţional al entitaţii publice sau economice şi implică o atentă monitorizare şi un riguros controlul astfel încât să permită luarea deciziilor la nivel de conducere şi la nivel de departament cu rapiditate.

Transformarea unui document în document electronic se realizeaza printr-o operatie de digitalizare, de codificare electronica adocumentului ca întreg si a tuturor elementelor sale.

Documentul electronic

Conform art. 4 alin. 2 din Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronică, se desemnează prin noţiunea de document în forma electronică „o colectie de date în forma electronică între care există relaţii logice şi funcţionale şi care redau litere, cifre sau orice alte caractere cu semnificaţie inteligibilă, destinate a fi citite prin intermediul unui program informatic sau al altui procedeu similar.

Înscrisul electronic este o realitate socială de necontestat, dar pentru a deveni şi o realitate juridică el trebuie să posede aceleaşi însuşiri care sunt specifice şi documentelor scrise. Astfel documentul electronic trebuie să ateste în cuprinsul său acte şi fapte relevante juridic, iar redarea lor trebuie să fie făcută într-o formă inteligibilă.

Însuşirea cea mai importantă rămâne totuşi constituirea documentului electronic ca probă în justiţie unde ştim că de cele mai multe ori părţile nu au interes să discute despre conţinutul înscrisului, ci despre condiţiile de validitate ale acestuia, cum ar fi: autentificare, semnătură, dată, competenţa funcţionarului care a întocmit actul etc;

Documentul în format electronic căruia i s-a încorporat, ataşat sau asociat o semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv şi generată cu ajutorul unui mecanism securizat de creare a semnăturii este asimilat, în ce priveşte condiţiile şi efectele sale, cu înscrisul sub semnătură privată

Managementul documentelor

Managementul Documentelor presupune existenta unei aplicaţii informatice care permite circulaţia (pentru informari, aprobari sau modificari), arhivarea si regasirea documentelor aflate in orice format electronic (inclusiv documente clasice convertite in format electronic), cu facilitaji de conectare la alte sisteme informatice sau dispozitive electronice (fax, scanare etc).

Arhivarea documentelor, clasice sau electronice, reprezintă o cerinţa in toate firmele şi este realizată în funcţie de specificul activităţii, de fluxul şi volumul documentelor. Ea devine o problemă odată cu extinderea activităţii firmelor, a creşterii numărului de tranzacţii comerciale sau după o perioada de funcţionare

Întrucât arhivarea clasică a documentelor implică existenta unui spaţiu fizic de depozitare, a identificării ulterioare greoaie şi a consumului de timp pentru regăsirea documentelor, se impune acordarea unei atenţii mai mari aplicaţiior electronice cu ajutorul carora stocarea documentelor se poate face pe un server dedicat, fie prin realizarea copiilor de siguranţă pe diferiţi suporţi electronici (CD, DVD) la anumite intervale de timp.

Orice aplicatie de document management trebuie sa aiba in vedere: registratura electronica, Managementul documentelor de uz curent–indexare, versionare, procesare pe flux, control al accesului, mecanisme de regasire, managementul documentelor din arhiva organizatiei – digitizare, indexare, mecanisme de regasire, control al accesului, interval de pastrare.

Concluzii

Pentru a face faţă provocarilor tot mai puternice din partea concurenţei orice participant la viata economica cauta noi solutii in obtinerea informatiilor de orice natura.

Informatia de actualitate este astazi foarte facila datorita evolutiei tehnologiei informaţiei.

Adoptarea unei aplicatii de management al documentelor presupune din partea firmelor un efort considerabil in achizitia de tehnica de calcul şi programe, dar aceste eforturi vor fi justificate de o eficienta sporita.

Bibliografie

Mericiou V., (1998), Management comercial, ed. Economică

Nicolescu O şi I. Verboncu, Management, ed. Economics, 1995

Cotoara, D; Tîrziman, E.(2004),  Aspecte ale comunicarii în domeniul socio-uman. Ed. Universitatii din Bucuresti, 2004.

www.marketwatch.ro/articol/565

www.info-man.ase.ro

[1] O. Nicolescu şi I. Verboncu ,Management, ed. Economics, 1995, pag 170

[2] V. Mericiou, Management comercial, ed. Economică, 1998 pag. 167

[3] O. Nicolescu şi I. Verboncu – op.cit., p.172-174,

Management de documente / arhivare electronica

Prin serviciile de consultanta IT, specialistii nostri te vor ajuta sa iei mereu cele mai bune decizii bazandu-se pe o analiza amanuntita a cerintelor tale. Avand deja o experienta vasta, iti putem oferi cele mai bune solutii, serviciile oferite de noi mulandu-se pe orice model de business.

Management de documente / arhivare electronica

Scopul sistemelor pentru managementul documentelor este de a inlocui metodele convenţionale de manipulare a documentelor pe hartie, cu metode moderne de management electronic al documentelor.Intr-o singura platforma robusta si scalabila, soluţia de management al documentelor permite colaborarea pentru crearea, gestiunea, distribuirea şi arhivarea informaţiilor esenţiale proceselor de afaceri - incluzand documente, email-uri, pagini de web, inregistrari şi multimedia.

Arhiva dumneavoastra va fi convertita in format digital, stocata pe medii optice/magnetice astfel incat documentele pe hartie (indiferent de dimensiuni, vechime, format) vor fi prezervate in conformitate cu prevederile legale in vigoare. Operatiunea este efectuata de catre o echipa specializata in arhivare si indexare iar datele tale sunt in siguranta, protejate de un contract de confidenţialitate.

Stiai ca ?:

80% din datele unei companii sunt pastrate ca date nestructurate? angajaţii pierd intre 20 şi 40% din timpul petrecut la serviciu pentru a cauta diferite acte

şi documente? noua din zece companii sunt constiente de utilitatea serviciilor de arhivare electronica si

stocarea acestora in structuri organizate si mai putin de 3,5% dintre ele considera conversia documentelor fizice in documente electronice inutila?

aproape 78% dintre companii pastreaza documentele de uz curent in aceeasi locatie in care angajatii companiei isi desfaşoara activitatea?

3 din 4 companii lucreaza in egala masura atat cu documente fizice cat si electronice, in timp ce una din cinci companii utilizeaza in principal documente fizice?

Care sunt beneficiile unui sistem de management al documentelor ?

Ai un singur punct de acces catre o baza de stocare centralizata astfel incat printr-o singura interogare sa fie afisate toate documentele relevante, indiferent de format, locatie fizica sau aplicatia sursa.

Transmiterea/primirea documentelor şi procesarea acestora, (semnarea, consultarea, adnotarea), se face rapid, economisindu-se circa 40% din timpul necesar.

Accelerarea proceselor de colectare a informaţiilor simultan cu reducerea in proporţie de 70% a timpului afectat introducerii datelor.

Partajarea de documente intre utilizatori (angajati sau parteneri) cu un management avansat al drepturilor de acces ce permite un mod de lucru colaborativ.

Permite clasificarea/indexarea si regasirea documentelor dupa cuvinte cheie (ex: client, partener, proiect, factura, nota, proprietar document etc.).

Ofera controlul versiunii documentelor precum si istoricul modificarilor. Permite externalizarea bazei de date prin posibilitatatea accesarii ei de oriunde din afara

firmei prin intermediul unei legaturi securizate. Ofera interfaţa pentru integrarea cu diverse aplicaţii precum sistemele ERP (SAP, Oracle

e-Business suite). Reduce drastic costurile cu tiparirea şi copierea documentelor. Optimizarea costurilor arhivarii si reducerea spatiului fizic de depozitare.