FACULTATEA DE ŞTIINŢE ECONOMICE ŞI ADMINISTRAREA AFACERILOR

Programul de studiiMASTERAT în MANAGEMENTUL AFACERILOR

MANAGEMENTUL SISTEMELOR

INFORMATICE

Huma Ciprian

Anul: I

Subiectul 1

1.

Implementarea unui sistem informatic integrat de tip ERP într-o entitate

economică în care nu a mai fost utilizat un ERP aduce atât pentru factorii de

decizie cât şi pentru utilizatorii uzuali, un alt orizont asupra informaţiilor din

sistem, o altă stăpânire a fenomenului economic şi nu în ultimul rând o mai

bogată paletă de informaţii la îndemână atunci când trebuie să ia decizii.

Implementarea acestuia ajută la îmbunătățirea performanțelor firmei

răspunzând pericolelor unui mediu foarte competitiv și în rapidă schimbare.

Scopul sistemului ERP este controlul și optimizarea resurselor.

Deoarece firma dispune de aplicații, care nu comunică între ele, se pot

introduce aceleași date de multiple ori, lucru care duce la pierdere de timp, iar

informațiile de aceeași natură și cu aceeași destinație pot apărea dispersat în

diferitele componente, acest lucru conducând la scăderea eficienței.

Aceste aplicații care nu sunt legate între ele duc la costuri inutile,

riscuri ridicate în exploatare, rigidizarea sistemului și încetinirea timpilor de

răspuns ai întregului sistem. În acest caz efortul este semnificativ pentru

întreținerea și îmbunătățirea aplicațiilor singulare.

Achizițiile și cheltuielile pot fi controlate în funcție de limitele bugetare.

Implementând un sistem ERP va exista o bază de date unică, în care pot fi

integrate toate funcțiile firmei: aprovizionare, vânzări, marketing, stocuri,

controlul calității, logistică, contabilitate și altele.

Sistemele ERP au ca caracteristici principale: criterii de actualizare univoce,

procedurile sunt coerente și strict legate între ele, iar sistemul are o logică

puternic centralizată.

2. Sistemele ERP simplifică structura organizațională a firmei și cresc

deschiderea firmei pentru colaborări cu clienți și furnizori. In continuare vom

prezenta avantajele unui astfel de sistem.

Procedurile uzuale intr-o companie sunt simplificate. Numarul de

documente necesare care tranziteaza de la un departament la altul este

cu mult redus, iar elaborarea acestora este mai rapida.

2

Accesul la informatiile de sinteza necesare managementului in procesul

de luare a deciziilor este cu mult usurat, raportarile putand fi obtinute

aplicand filtre la baza de date. Rezultatele sunt corecte, actualizate si nu

necesita munca suplimentara pentru a fi extrase.

Informatiile se introduc in sistem o singura data putand fi ulterior folosite

pentru diverse operatii cum ar fi facturarea si elaborarea tuturor

documentelor catre client, inventarierea pentru managementul stocurilor

sau raportarea catre autoritatile statului. 

Introducerea automată a unor date și validarea lor, reduc riscul de

deosebire între practicile efective de lucru și procedurile codificate de

către întreprindere.

Un alt avantaj al sistemului este reglementarea sarcinilor, prin care

utilizatorul are un grad mare de autonomie și o mai mare siguranță, iar

controlul și vizibilitatea conducerii cresc seminifactiv. Acest lucru

contribuie la o bună precizie în alegerea sarcinilor și a responsabilităților

angajaților, iar prestațiile se pot evalua mult mai ușor la fel și interpretarea

informațiilor.

Comunicarea cu clientii este imbunatatita prin accesul angajatilor la

informatii referitoare la comenzi, grad de incasare al facturilor, dar si la un

istoric al relatiei cu fiecare client in parte.

Sistemele ERP sunt la curent cu cele mai noi tehnologii, acest lucru

conducând la dezvoltare mult mai bună, o bună calitate a documentației și o

durată de implementare mult mai scrută.

Sistemul va crește competitivitatea firmei, firma reușind să crească

rapiditatea și flexibilitatea răspunsului cererii clienților și fiabilitatea livrărilor,

iar costurile administrative și nivelul stocurilor se va reduce.

Acest sistem, fiind strâns legat cu toate activitățile firmei, mai ales cu

cele de supply chain, permite gestiunea integrată a tuturor activităților

logistice, care duc la o livrare punctuală a produsului la client.

ERP-ul poate să nu se potrivească în totalitate cu fiecare departament

al firmei, iar acest lucru poate duce la rigidizarea proceselor operative și

totodată la încetinirea performanțelor firmei. Sistemul va fi conceput special

3

pentru această firmă alături de managementu firmei și de angajații săi, de

aceea nu vor apărea aceste probleme de nepotrivire.

3. Implicarea managementului este una foarte imporntantă pentru

implementarea eficientă a unui sistem ERP. Din această cauză, eu având o

poziție în middle managementul firmei, am un rol foarte important pentru

mersul bun al implementării.

Legătura dintre firma producătoare de software și cea beneficiară

trebuie să fie foarte bună, de aceea eu trebuie să pun la dispoziție date și

informații despre firma noastră și despre activitățile acestei firme.

Comunicarea este foarte importantă pentru implementarea sistemului.

Eu va trebui să contribui la motivarea angajaților pentru a-i convinge să

accepte schimbarea. Comunicare internă foarte bună va contribui la

pregătirea acestora. La fel de importantă este și comunicarea externă între

furnizor și beneficiar, la care trebuie să ia parte toate nivelurile organizației.

Subiectul 2

1. Vulnerabilități

Deoarece membri echipei de proiect s-au schimbat în proporție de

100% până la finalizarea implementării proiectului, se poate ca multe idei și

probleme ale celor care au pornit implementarea să se fi pierdut pe parcurs.

Aceste idei sau probleme nu puteau fi văzute de cei care au intrat în proiect în

faze mai avansate și pot duce la lipsuri ale poriectului final.

Considerând problemele minore irelevante și nesoluționarea lor poate

conduce la un moment dat la neajunsuri ale sistemului informatic. Acest lucru

poate îngreuna timpii de răspuns și eficiența sistemului.

O altă vulnerabilitate o reprezintă faptul că orice utilizator poate

modifica datele pentru calculul comisioanelor. Acest lucru poate duce la

alterarea datelor de către orice angajat al firmei.

Deoarece nu s-a păstrat o evidență a tuturor incidentelor și a soluțiilor

pentru rezolvarea acestora, dacă aceste incidente vor apărea iar, se vor

cheltui dinnou timp și bani pentru a le rezolva.

4

Amenințări

Libertatea totală și accesul nelimitat al furnizorului la aplicație este o

amenințare pentru firmă, deoarece el poate folosi aceste date pentru a le

vinde altor competitori din domeniu și nu numai. Chiar dacă există condiția de

a păstra confidențialitatea și nu a altera datele, Top Cosmetics SRL nu are

posibilitatea de a controla și verifica acest lucru.

Din cauza faptului că backup-ul datelor nu se face frecvent, există o

amenințare din interior cât și din exterior, orice persoană poate veni și sterge

datele din sistem.

Deoarece nu există loguri pentru toate tipurile de tranzacții, iar oricine

poate modifica datele din sistem, există o mare problemă cu persoanele rău

intenționate, care pot fi din firmă sau chiar din afara firmei.

Pentru că nu există nicio persoană în firmă care să poată citi și

interpreta logurile, firma este foarte vulnerabilă din interior și nu poate

răspunde în niciun fel la amenințările din exterior.

2. Pentru a micșora riscurile existente în sistemul informatic voi lua

următoarele decizii în calitate de manager. Revizuirea proiectului și luarea în

calcul a tuturor problemelor care au apărut și care vor apărea de acum încolo,

pentru a crește complexitatea și eficiența sistemul.

Pentru a limita amenințarea scurgerilor de informații din firmă sau

alterarea datelor, va trebui să limităm accesul companiei furnizoare de

software și să îl monitorizăm.

Modificarea datelor se poate face în prezent de către oricare utilizator,

fapt care poate duce la alterarea datelor cu rea intenție. Pentru a rezolva

această problemă, va trebui să limităm această parte de editare. Fiecare

persoană care va introduce date în sistem își va lăsa amprenta utilizatorului și

doar aceea persoana va putea modifica datele introduse de ea însăși. În

acest fel, dacă se găsesc nereguli în datele introduse, managementul va ști

exact pe cine să tragă la răspundere. Va trebui să investim în cumpărarea

unor servere mai performante pentru a putea stoca toate tranzacțiile, iar

managerul din departamentul IT va trebui instruit pentru a putea citi și verifica

logurile.

5

Va trebui să limităm accesul la serverele sistemului informatic,

deoarece ele în acest moment se află în aceeași cameră cu toate serverele

firmei și nu putem avea un control asupra tuturor persoanelor care au acces

în aceea încăpere.Backup-ul datelor este foarte important, iar acest lucru se

va realiza la finalul fiecărei zi.

Se va păstra o evidență a tuturor incidentelor, ele se vor împărți în

categorii și vor fi puse la dispoziția fiecărui utilizator pentru a putea vedea ce

soluții au fost folosite pentru rezolvarea fiecărei probleme în parte.

Schimbările în sistem vor trebui testate în mediul de testare și nu vor

putea fi implementate direct, de acest lucru se va ocupa o persoană din

interiorul firmei, alături de reprezentanți ai firmei producătoare a aplicației

(dacă este cazul). Această persoană este aceeași cu cea care va verifica

logurile. Ea va fi instruită așa încât să cunoască aplicația foarte bine.

Subiectul 3

Firma la care lucrez se numește SC USE SYSTEMS SRL și vrea să

lanseze pe internet o nouă aplicație produsă de noi. Această aplicație se

numește StreetBlock și are ca scop principal vizualizarea ambuteiajelor care

se află pe traseul fiecărui utilizator în parte. Utilizatorii vor semnala prezența

blocajelor de circulatie, deci ei vor ajuta la mersul eficient al aplicației.

Customer Segments

Șoferii sunt clienții cei mai importanți pentru această aplicație,

deoarece ei sunt cei care au nevoie de această asistență. Pe locul doi se află

însoțitorii lor, cei care pot accesa aplicația mult mai relaxat, datorită faptului că

nu se află la volan în momentul acela.

Această aplicație se va adresa tuturor posesorilor de smartphone-uri,

dar mai ales celor care au carnet de conducere, dar și însoțitorilor lor. Acești

clienți au în general aceleași probleme și nevoi. Ei doresc să știe dacă pe

traseul lor se află vreun blocaj rutier, pentru a le putea evita si a-si schimba

ruta.

Customer relationships

Relațiile cu clienții vor fi unele directe, prin asistență personală: call

center și forum. Clienții pot suna la numărul call center-ului sau pot posta

direct întrebarea pe forumul aplicației sau pe facebook, iar angajații noștri îi

6

vor ajuta. Va mai exista și o pagină de self-service, unde se vor regăsi

întrebările cele mai frecvente și rezolvările lor.

Channels

Canalele, pe care le vom folosi ca să ajungem la client, sunt pagina de

web a aplicației și magazinele de aplicații ale fiecărui sistem de operare.

Pentru a face conștient clientul de apariția acestei aplicații se vor pune

toate informațiile necesare, pe site-ul aplicației, pe pagina de facebook a

aplicației și în descrierea aplicației din fiecare magazin online (ex. AppStore)..

Cumpărarea aplicației se va face foarte ușor de pe site sau prin

intermediul brokerilor de aplicații, direct cu cardul personal sau paypal.

Aplicația se va downloada direct pe smartphone, și se va putea utiliza

la capacitate maximă îndată ce a fost descărcată. Pentru clienții care au

cumpărat aplicația, va exista un forum, care a fost menționat și mai sus, unde

se va răspunde la întrebări și vor fi favorizate ideile de îmbunătățire ale

aplicației.

Revenue streams

Veniturile se vor realiza din vânzarea directă a aplicației pe site sau în

magazinele online de aplicații. Se va percepe un tarif de 3 Euro pentru

cumpărarea aplicației, un preț accesibil pentru oricare posesor de

smartphone.După utilizarea aplicației timp de 6 luni, se va percepe o altă taxă

de 3 Euro pentru a putea folosi aplicația pentru încă 6 luni.

Un alt mod prin care compania va putea obține venituri, este de la

firmele care vor dori să apară pe hărțile aplicației, de exemplu, în cazul în

care o firma va încheia un contract cu noi, toate magazinele firmei vor fi

semnalate și vor apărea pe hărțile noastre. Prin acest mod, fiecare firmă își va

putea promova reprezentanța sau spațiul comercial.

Value propositions

Noutatea acestui produs este faptul că poți avea o imagine exactă a

traseului tău, pentru a putea ști exact ce se află pe drum, iar aplicația te va

atenționa din timp în așa fel încât să poți avea timp de decizie.Valoarea

adaugată adusă de această aplicație utilizatorilor ei este informația, care ajută

șoferii să știe cât mai multe detalii despre traseul, pe care urmează să îl

parcurgă. Această nevoie nu este una nouă, ea existând de o perioadă foarte

mare de timp. Personalizarea va fi folosită pentru fiecare utilizator în parte,

7

deoarece el introducând datele despre traseul, pe care îl va parcurge, va

beneficia doar de informațiile care îi vor fi lui de folos.

Designul aplicației va fi unul foarte simplist, acest lucru ducând la o

navigare foarte ușoară la volan, dar și pentru utilizatorii care nu sunt

profesioniști în tehnologie. Prețul va fi unul foarte mic (3 Euro/6

luni).Accesibilitatea va fi una foarte bună, produsul se poate downloada direct

de pe site-ul firmei, sau de pe magazinele online ale fiecărui producător de

smartphone-uri (AppStore, Google Apps etc.).

Key Activities

Una dintre activitățile cheie ale companiei este dezvoltarea de software

și design. Acest lucru este foarte important pentru a face față competiției, dar

și a noilor cerințe și nevoi care apar pe piață. Pentru acest lucru, este

important ca organizația să aibă o activitate de dezvoltare continuă a

platformei, în primul rând al aplicației și în al doilea rând al site-ului firmei.

O altă activitate cheie este cea de mentenanță și de îmbunătățire a

serverelor. Aceste servere trebuie îngrijite și mai ales îmbunătățite pentru ca

eficiența și viteza de răspuns a aplicației să fie foarte bună.

Serviciul clienți este o altă activitate foarte importantă pentru companie,

deoarece scopul acestei aplicații este de a satisface nevoile utilizatorilor ei și

de a-i implica pe aceștia în desfășurarea softului.

Key Resources

Resursele cheie ale companiei sunt cele intelectuale si cele umane. Ea

dispune și de resurse fizice și financiare. Resursele intelectuale ale firmei sunt

cele legate de infrastructura IT cea care facilitează buna funcționare a

aplicației. O altă resursă intelectuală este software-ul în sine, adică aplicația.

Ea a fost concepută de angajații companiei în multe ore de muncă și în acest

moment este proprietatea intelectuală a firmei.

Resursele umane din interiorul firmei, angajații, au o foarte mare

importanță, iar în al doilea rând, utilizatorii aplicației sunt foarte importanți

pentru eficiența aplicației, deoarece ei contribuie la adăugarea datelor și

informațiilor, care sunt de folos tuturor utilizatorilor.

Key Partnerships

Google Maps este unul dintre partenerii cei mai importanți ai

companiei, deoarece companie folosește hărțile produse de Google, pe care

8

le prelucrează apoi. Semnalul Gps se transmite tot prin intermediul Google.

Fără acest partener aplicația nu ar putea funcționa.

Partenerii sunt foarte importanți pentru a desfășura o activitate în

afaceri. De aceea această companie este foarte atentă la relațiile cu partenerii

săi.

Cost structure

Costurile fixe ale companiei sunt cele care domină structura costurilor.

Aceste costuri sunt costuri cu salariile personalului și alte costuri care au

contribuit la producerea aplicației. Chiria sediului, utilitățile și întreținerea

serverelor sunt alte costuri fixe ale firmei. Firma va plăti o sumă fixă prevăzută

în contract partenerului ei Google.

Brokerii de aplicații vor primi un procent din prețul de vânzare al

aplicației.Alte costuri care vor fi regăsite în companie sunt cele cu promovarea

și marketingul, care vor fi direct proporționale cu mărimea campanilor de

marketing realizate.

9