PROIECT

MONITORIZAREA I EFICIENTIZAREA PROCESELOR DE LUCRU

I A FLUXULUI DE DOCUMENTE LA NIVEL CENTRAL I LA

NIVELUL UNITILOR TERITORIALE, PSTRAREA INFORMAIEI

N CONDIII SIGURE I CU COSTURI OPTIME

SMIS 32662

EVENIMENT DE FINALIZARE

27 martie 2015

www.fonduriadministratie.roLaureniu PRICOP

Constana 2015

Documentele, mai mult sau mai puin standardizate, pe hrtie sau n format electronic,

au o prezen i un rol deosebit de important n orice organizaie de orice tip, indiferent

daca e vorba de o instituie a statului sau o companie privata. Statistic, peste 80% din

informaiile vehiculate ntr-o instituie sunt cuprinse n documente tiprite, si se

estimeaz o cretere anual semnificativa a volumului de informaii care, bineneles

este reflectata in si mai multe documente.

Atunci cnd ne gndim la un birou ne este greu sa ni-l imaginam fr o tava plina

de documente sau mcar cteva hrtii aezate pe un colt. Practic, o masa goala

ne duce cu gndul la faptul ca acel biroul nu este utilizat. In general, in orice

mediu de lucru hrtia este baza.

Atunci cnd informaiile se gsesc doar in format tiprit apar probleme

Nu se poate cuta prin documente utilizand functia

search intr-un dosar, nu se pot extrage rapoarte sau

intocmi grafice din bibliorafturi, indiferent cat de frumos

sunt aranjate si etichetate documentele din ele

Nu se pot reutiliza datele de pe hrtie

dect daca, intr-un fel sau altul le

aducem in format electronic. Cu toii

ne-am nvat sa editam rapid

documentele pe calculator, sa

extragem nite rapoarte din baze de

date sau din fiiere Excel si apoi sa le

transmitem rapid prin email efilor,

colegilor sau partenerilor.

Realitatea e nconjurat de hrtii.

n acest context, de cele mai multe ori procesele de lucru dintr-o

instituie se bazeaz pe informaii prezente n documente pe hrtie -

informaii care, pentru a fi utilizate eficient, trebuie culese n sisteme

informatice sau n baze de date.

Procesul de culegere este executat de cele mai multe ori manual, fiind consumator de

timp, de resurse umane i de bani

Aflndu-se in aceasta situaie, Autoritatea Navala Romana a cutat soluii pentru

a eficientiza utilizarea informaiilor si a elimina pe cat posibil hrtiile.

In final s-a optat pentru implementarea si utilizarea unui sistem specializat care

sa permit capturarea informaiilor de pe hrtie si transformarea lor in format

electronic, procesarea, utilizarea, stocarea i arhivarea informaiilor ntr-un

depozit unificat de coninut, cu posibiliti de cutare/regsire rapid, bineneles

toate acestea n condiii de securitate i siguran maxima i cu posibilitatea de

recuperare rapida n caz de dezastru. Cu un astfel de sistem informaia "nchis"

iniial n documentele tiprite pe hrtie devine imediat disponibil utilizatorilor.

O astfel de implementare nu este deloc uoar. S-au fcut analize pe fiecare compartiment,

birou, serviciu, direcie, cpitnie. S-au analizat tipuri de documente, situaii, fluxuri de lucru.

Rezultatul acestor analize au condus ctre acest proiect pe care noi l ncheiem astzi, aici, cu

succes.

Proiectul a avut ca scop final ntrirea capacitii instituionale, crend premisele ca n viitor

instituia s poat fi considerat un exemplu de bun practic n domeniu, la nivel naional i

internaional.

Plecnd de la acest scop, obiectivele principale ale proiectului au vizat implementarea

urmtoarelor sisteme

- un Sistem de Management al documentelor care s eficientizeze fluxurile de lucru i de

documente, s asigure timpi de rspuns optimi i n condiiile legii ctre participanii la flux

i/sau solicitani n condiii corespunztoare de transparen.

- un Sistemul de arhivare electronic a datelor n condiiile legii.

- un Sistem de etichetare/clasificare a documentelor si mesageriei electronice astfel nct sa se

asigure premisele unei arhivri electronice inteligente, a faptului ca documentele si mesajele nu

vor ajunge la destinatari nedorii.

- o Soluie Business Intelligence care s ofere managementului de orice nivel un suport real i

la timp (in timp real) pentru fundamentarea deciziilor.

- Un Sistem de Semntura electronic sistem ce ofer posesorului unui document o

confirmare a faptului ca mesajul sau documentul digital este creat de ctre persoana care l-a

semnat, iar coninutul mesajului sau documentului digital nu a fost modificat de la data emiterii

acestuia.

Crearea unui portal care s asigure necesitile de informare, comunicare i prezentare n

interiorul organizaiei dar i deschiderea ctre exteriorul ei

- un Disaster Recovery Data Center un centru de date, dotat cu echipamente hardware

moderne, sistem antiefracie, sistem de monitorizare i control acces, sistem de prevenire i

stingere a incendiilor, sistem de ventilaie cu podea tehnologic, software specializat de

arhivare i compresie, etc

AutoritateaNaval Romn

CZ Constana

CZ Galai CZ Giurgiu

CZ Tulcea

CZ Drobeta Turnu Severin

Foarte important este faptul c Sistemul de Management al

Documentelor implementat in Autoritatea Navala Romana este

bazat pe o arhitectur moderna, deschis ceea ce faciliteaz

integrarea cu alte soluii existente sau viitoare, astfel nct costul

implementrii i conectrii la celelalte sisteme operaionale sau

viitoare se reduce semnificativ

Arhitectura este distribuit, fiind compusa din

o locaie central la Autoritatea Naval Romn Constana ce:

-adpostete fizic serverele centrale i logic aplicaiile necesare

pentru realizarea funcionalitilor sistemului;

-stocheaz datele rezultate din activitatea instituiei;

-stocheaz copii de siguran;

5 locaii n teritoriu (Cpitnii Zonale): Constana, Tulcea, Galai,

Giurgiu, Drobeta Turnu-Severin

- fiecare locaie adpostete fizic un server local i logic

aplicaiile necesare pentru realizarea funcionalitilor

sistemului;

- datele rezultate din activitatea unitilor subordonate sunt

stocate n sistemul de arhivare a datelor instalat n locaia

central

Sistem de management al documentelorSolutia se bazeaz pe tehnologia EMC, productorul fiind lider n domeniul Enterprise

Content Management (conform Gartners Magic Quadrant)

Soluia EMC Documentum aleasa ofer o platform complet de gestiune a

documentelor i coninutului la nivelul institutiei, perfect scalabil att din punct de

vedere al dimensiunilor, ct i al funcionalitilor. Fiind mult mai mult dect o baz de

date pentru coninut nestructurat, EMC Documentum s-a dovedit a fi o soluie

complet pentru gestiunea ntregului ciclu de via al documentelor la nivel de

organizaie cu funcii specifice de arhivare electronic, managementul documentelor

(controlul versiunilor, check-in, check-out, audit), flux de lucru colaborativ, colaborare

(spaiu de lucru comun virtual, forum), managementul nregistrrilor etc., oferind

posibilitatea implementrii unor proceduri pentru crearea, modificarea, stocarea,

regsirea, diseminarea, pstrarea i distrugerea informaiilor n funcie de activitatea

specific, reglementri legale i regulamente interne.

n timpul procesrii sistemul poate ruta documentele ctre modulele ce permit

asocierea de informaii imaginilor. Aceste informaii pot fi complet configurate n funcie

de specificul fiecrui flux de documente permind scheme extrem de flexibile de

clasificare a documentelor (ex. documente financiare, reglementri, documentaie de

proiect). Informaiile pot fi asociate manual sau automat prin realizarea de OCR

(recunoatere optic a caracterelor tiprite), i OMR (recunoaterea codurilor de bare).

Sistemul permite mbinarea facil a celor dou metode de completare a informaiilor

(manual i automat) astfel nct procesul de captur s se desfoare natural i facil

Un sistem de arhivare electronica a documentelor este o necesitate n cadrul oricarei institutii datorita posibilitatilor

uriase de interogare pe care le ofera si nu n ultimul rnd datorita micsorarii spatiilor de depozitare necesare unei

arhive manuale.

Reprezentand o solutie bazata pe medii de stocare de tip WORM (write once read many), EMC Centera

faciliteaza complianta cu prevederile legislative si politicile interne ale organizatiei in ceea ce priveste stabilirea

perioadelor de retentie in functie de tipul continutului, asigurand, in acelasi timp accesul rapid si securizat la

informatiile dorite. Astfel, gestiunea continutului este asigurata prin intermediul functionalitatilor avansate destinate

stabilirii regulilor de retentie, cum ar fi:

Perioade de retentie conditionate de declansarea unui anumit eveniment

Restrictii de stergere ale unui anumit tip de continut

Stabilirea perioadelor minime/maxime de retentie pentru un anumit tip de continut

In ceea ce priveste regasirea datelor, EMC Centera permite indexarea continutului pe baza atributelor specifice. in

acest mod, nu va mai fi necesara regasirea locatiei fizice a informatiei solicitate

n plus, sistemul implementat in Autoritatea Navala Romana permite institutiei s eficientizeze costurile viitoare

printr-o utilizare optim a spaiilor de stocare iar decizia alocarii acestor spatii se poate lua automat n funcie de

reguli prestabilite cum ar fi: perioade de timp, tip de informaiei sau alte atribute ale documentelor (de exemplu,

datele curente vor fi stocate p