Monitorizare Si Control

Gestiunea Proiectelor

CURS 10

Monitorizare i control

Gestiunea Proiectelor 3

Monitorizarea i controlul proiectelor

Controlul integrrii modificrilor

Verificarea (si validarea) scopului

Control: scop, buget, timp

Gestionarea resurselor umane

Raportarea performanei

Gestiunea riscurilor

Administrarea contractelor



proiectul cuprinde multe variabile care contribuie fiecare la definirea strii sale

mai multe activiti simultane stareaeste multidimensional dificil de msurat

eful de proiect ia msuri, modificnd starea proiectului, pentru a o aduce mai aproape de ceea ce se urmrete (starea ideal)

starea ideal se modific mereu

re-planificare



Anticiparea bucla de control cu feedback control feed-forward

contracararea din timp a perturbaiilor din proiect /din echipa de proiect

Modificrile de plan cererea clientului

greeli n planurile iniiale

dificulti neprevzute n ceea ce privete executarea planurilor iniiale.


Controlul integrrii modificrilor

Gestionarea TUTUROR modificarilor: Mari/importante separat

Mici/Nesemnificative mpreun

Integrarea modificrilor n proiect, inclusive cum sunt afectate:

Planul

Riscurile

Echipa


Verificarea scopului

Asigurarea c livrabilele/produsul munciisunt acceptate (de ctre client)

Obinerea acceptrii formale


Controlul calitii

Asigurarea c livrabilele proiectului: Au fost implementate in concordan cu

scopul

ntrunesc criteriile de acceptare

Au fost testate si validate


Gestionarea resurselor umane

Monitorizarea performantei echipei

Rezolvarea problemelor/conflictelor

Comunicarea performantei si a stariiproiectului tuturor celor implicati in proiect(stakeholders)


Prghii utilizate n monitorizare

mbuntirea exactitii: momente de referin la nivelul activitilor

calitate ridicat a rezultatelor monitorizrii

Termenele de predare ajut mintea s se concentreze

Rapoartele periodice de progres

edine de stare (de analiz a progresului)


Rapoarte periodice de progres Rapoartele periodice de progres

analiz redactare la timp

Raportare prin excepie Utilitate

depistarea din timp a problemelor tehnice; detectarea depirilor de costuri; detectarea ntrzierilor n graficul de lucru; identificarea crizelor de personal; descoperirea evenimentelor neprevzute; evitarea blocajelor produse de criza de spaiu; detectarea lucrrilor care se execut n afara planului; semnalarea unei situaii care necesit activarea planului de urgen; detectarea conflictelor n rndul personalului; monitorizarea performantelor personalului;


edinele de analiz a progresului realizare Agend

comunicare n cadrul grupului (particip cei care pot aduce un plus de valoare n edin)

fr ntrzieri / fr prelungiri

scop secundar: motivare

discuii de grup (sau sedine la nivel de sub-echip)

activiti convenite de comun acord

angajament public

oportunitatea prezenei clientului (uneori)

realizare Minut edinei


nchiderea buclei

Dup colectarea informaiilor:

evaluarea informaiilor;

adoptarea de msuri;

verificarea rezultatelor msurilor ntreprinse.

Ciclul periodic:

monitorizare

control

re-monitorizare


Monitorizarea costurilor

Nu mai putei controla costurile unui element dup ce banii au fost deja cheltuii sau au fost alocai ntr-un mod irevocabil n vederea utilizrii respective

Utilitatea monitorizrii costurilor:

Efectul pe care l are asupra personalului implicat n proiect n privina atitudinii fa de cheltuieli.

Sistemul de monitorizare a costurilor ofer un feedback

Costuri prea mari managerul e avertizat c trebuie s caute fonduri suplimentare


Monitorizarea costurilor (cont)

Cnd se efectueaz controlul:

Momentul cel mai propice din proiect pentru efectuarea controlului este faza de concepie

Puterea managerului de proiect de a influena costurile finale ale lucrrilor scade pe msur ce proiectul avanseaz.

n fazele finale, eful de proiect este practic lipsit de orice putere de a mai influena rezultatele.


Monitorizarea costurilor (cont)

Metoda (analiza) valorii dobndite

combin informaii cu privire la

Timp

Buget

Scop

pentru a obine o imagine a performanei totale a proiectului

time budget scope

+ - ?

+ +

- + ?

- - ?


Metoda valorii dobndite - Termeni

PV Planned Value

EV Earned Value

AC Actual Cost

BAC Budget at Completion

EAC Estimate at Completion

ETC Estimate to Complete

VAC Variance at Completion

planificare iniial

ce s-a realizat pn acum

ce mai trebuie realizat

costuri reale

buget total

prediciacurent

variaia


Metoda valorii dobndite - Calcule

Valori cunoscute: PV, EV, AC, BAC Valori calculate:

CV Cost VarianceCV = EV AC

SV Schedule VarianceSV = EV - PV

CPI Cost Performance IndicatorCPI = EV/AC

SPI Schedule Performance IndicatorSPI = EV/PV

EAC Estimate at CompletionEAC = BAC/CPI

SAC Schedule at CompletionSAC = (timpul necesar finalizare) /SPI


Metoda valorii dobndite - Proces

CV = EV ACSV = EV - PVCPI = EV/ACSPI = EV/PVEAC = BAC/CPISAC = Plan /SPI

121110987654321

1 2 3 4 5 6 7 8

4500 PV

3800 EV

5000 AC

= -1200= - 700= 0.76= 0.84= 13157= 7.1

10000 BAC

luni

mii


Metoda valorii dobndite - Semnificaii

Lucrurile merg prost dac: Variaie (cost /plan) < 0

Indicatori de performan (cost / plan) < 1

Valorile absolute ale variabilelor nu sunt foarte importante, ci evoluia lor n timp!

EV utilizeaz istoricul pentru a prezice viitorul


De ce se ntrzie sistarea unui proiect?- dificultile temporare nu sunt considerate importante atunci cnd apar sau sunt tratate ca probleme previzibile;

- un proiect cu costuri de finalizare mari i valoare de recuperare mic e greu de abandonat;

- angajamentul initial a fost mult prea ferm;

- factori psihologici;

- anumite recompense acordate creaz sperana c lucrurile se mbuntesc.

- oamenii percep numai ceea ce se potrivete cu modul lor consacrat de gndire. De aceea, ei pot denatura datele pentru a le face s concorde cu concepiile lor i au tendina s submineze credibilitatea a tot ceea ce poate nega aceste concepii, mai ales atunci cnd aceste date sunt ambigue.

- vetile proaste legate de un proiect pot fi interpretate ca fiind nite eecuri personale.

- presiunea social (admirm oamenii ce se dovedesc tenaci n faa vicisitudinilor)

- presiunile politice.


Controlul costului

identificarea supra-angajarii. adoptarea punctului de vedere al unei persoane din afara proiectului. constituirea de "cercuri de decizie" care s includ i persoane din afar, capabile s adopte puncte de vedere mai puin subiective schimbarea modului de organizare. reducerea penalizrilor suportate personal de efii de proiect sau membrii echipei dac lucrrile pe care acetia le coordoneaz eueaz. impunerea unei mai mari sinceriti la ntocmirea rapoartelor. toate proiectele trebuie considerate ca fiind, ntr-o msur, experimentale i, n consecin, pasibile de reevaluri


"Cum ia natere o catastrof?" "Cnd auzim de ntrzierile dezastruoase din unele proiecte, ne imaginm tot felul de catastrofe majore care s-au ntmplat acolo. De regul, ns, dezastrul este produs de termite, nu de tornade graficul de lucru este afectat imperceptibil, dar inexorabil. Catastrofele majore sunt chiar mai uor de soluionat la ele se reacioneaz n for, prin reorganizri radicale i crearea de noi metode de abordare. ntreaga echip d tot ce are pentru a face fa situaiei.

Devierile de zi cu zi sunt ns mai greu de recunoscut, mai greu de prevenit, mai greu de recuperat. Ieri, un angajat cheie a fost bolnav, ceea ce a fcut s nu se poat in o edin important. Astzi, toate utilajele stau, din cauz c a fost trsnit transformatorul staiei electrice. Mine, calculatorul nu poate porni, din cauz c de o sptmn nu s-a primit de la fabrica productoare primul disc al programului de testare. Nmeii, ndatoririle sociale, problemele de familie, edinele de urgen cu clienii, inspeciile financiare lista poate continua la nesfrit. Fiecare dintre aceste motive poate afecta cte o activitate cu o jumate de zi sau o zi. Iar graficul de lucru se decaleaz - n fiecare zi cte puin."

Brooks (The Mythical Man-Month (1975 )


Evenimente ce influeneaz apariia decalajelor

Obiectivele sunt clare pentru toat echipa?

Se implic suficient membrii echipei n proiect?

Accept echipa obiectivele propuse i le consider realiste?

Echipa consider c munca ei este apreciat?

Este nevoie de instruire?

Standardele tehnice sunt stabilite la nivelul corespunztor?

Oamenii se ocup i de alte lucrri?

Ar trebui subcontractate mai multe lucrri?

Ar trebui reduse oare dimensiunile proiectului?

Modificrile sunt prea dese?

Monitorizare Si Control

Documents

Transcript of Monitorizare Si Control