CuprinsCapitolul 1

Comunicarea verbalăCu 2500 de ani in urmă, în Grecia antică apăreau primii germeni ai democraţiei. Legile

acelor vremuri prevedeau ca fiecare cetăţean să fie propriul avocat şi să-şi pledeze singur cauza în procese. Cei care stăpâneau mai bine arta comunicării, se afirmau mai uşor în societate. Ei puteau deveni chiar lideri politici, militari sau religioşi. Alături de arta şi ştiinţa războiului, studiul comunicării umane a devenit predominant în acea epocă. Arta de a comunica convingător s-a numit retorică.

Fiecare om vorbeşte şi scrie pentru a transmite celorlalţi gândurile sale, sentimentele sau dorinţele sale. Limbajul este capacitatea cu care este înzestrat orice om, și anume:

- a învăța- a folosi un sistem de semne (gestică, mimică)- a-și reprezenta lumea (imaginați)

Comunicarea este cea care permite stabilirea unei relaţii între persoane. Ea desemnează acţiunea de a comunica sau rezultatul acestei acţiuni.

Comunicarea umană poate fi :- verbală- non – verbală- interpersonală- intrapersonală

Comunicarea reprezintă: înştiinţare, ştire, veste, raport, relaţie, legătură.Acestea sunt sinonimele care ne sunt oferite pentru termenul comunicare de „Dicţionarul

Explicativ"Comunicarea umană este plină de probleme şi dificultăţi. Cât de des spunem sau auzim fraze

de tipul: „ Nu am vrut să spun asta!", „ Nu îţi dai seama ce vreau să spun?", Se pare că nu ai priceput despre ce este vorba!"

De câte ori încercăm să comunicăm, ceva pare adesea că ne stă în cale şi nu suntem înţeleşi aşa cum ne-am dori. Chiar şi atunci când am fost înţeleşi, adesea nu reuşim să-i facem pe ceilalţi să gândească sau să se comporte aşa cum am spera. Comunicarea urmăreşte patru scopuri principale:• să fim receptaţi (auziţi sau citiţi);• să fim înţeleşi;• să fim acceptaţi;• să provocăm o reacţie (o schimbare de comportament sau atitudine). (Nicki Stanton, Comunicarea, S.C. „ Ştiinţă şi tehnică" S.A., 1995)

Tipuri de comunicare :- comunicarea intrapersonală – comunicarea în și către sine- comunicarea interpersonală – comunicarea între oameni- comunicarea de grup – comunicarea între membrii grupurilor și comunicarea dintre oamenii

din grupuri cu alți oameni- comunicarea de masă – comunicarea primită/folosită de un număr mare de oameni

Comunicarea interepersonalăComunicarea interepersonală este cea mai importantă formă de comunicare şi cel mai des

folosită. Oamenii nu pot evita acest tip de comunicare; existenţa lor socială depinde de abilitatea cu care pot angaja discuţii cu alţii. Viaţa de familie, relaţiile cu prietenii, activitatea profesională, toate depind de această calitate.

1

Comunicarea interpersonală se referă la comunicarea faţă în faţă. Acest tip de comunicare este important pentru a te înţelege pe tine şi pentru a construi relaţiile tale cu ceilalţi. Pentru a realiza acest lucru, trebuie dezvoltate capacităţile de autoanaliză, autocunoaştere, autoexpunere, precum şi cunoaşterea barierelor şi factorilor perturbatori care îngreunează procesul comunicării. Societatea continuă să existe prin transmitere, prin comunicare, dar este corect să spunem că, ea există în transmitere şi în comunicare. Este mai mult decât o legătură verbală între cuvinte precum comun, comunitate, comunicare. Oamenii trăiesc în comunitate în virtutea lucrurilor pe care le au în comun; iar comunicarea este modalitatea prin care ei ajung să deţină în comun aceste lucruri. Pentru a forma o comunitate sau o societate , ei trebuie să aibă în comun scopuri, convingeri, aspiraţii, cunoştinţe - o înţelegere comună - „acelaşi spirit", cum spun sociologii.

Comunicarea este cea care asigură dispoziţii emoţionale si intelectuale asemănătoare, moduri similare de a răspunde la aşteptări şi cerinţe.

Comunicarea se realizează pe trei niveluri:1. verbal2. para verbal3. nonverbal.

Acestea sunt reprezentate astfel:• nivelul verbal (al cuvintelor) - doar 7% din totalul actului de comunicare• 38% - la nivel paraverbal (ton, volum, viteză de rostire...)• 55% - la nivelul nonverbal (expresie facială, poziţie, mişcare, îmbrăcăminte etc.).

Dacă între aceste niveluri nu sunt contradicţii, comunicarea poate fi eficace. Dacă însă între niveluri există contradicţii, mesajul transmis nu va avea efectul scontat.

Caracteristicile comunicării verbaleComunicarea verbală constituie un mijloc principal prin care se derulează relaţiile cu ceilalţi.Comunicarea verbală are numeroase avantaje faţă de celelalte tipuri:

- dă posibilitatea emiţătorului să-şi exprime ideile mai rapid şi mai uşor;- există posibilitatea controlului prin feedback;- se pot folosi tehnici persuasive, gesturi, mimică;- există posibilitatea controlării fluxului informaţional, pe toată durata

Caracteristici ale comunicării verbale:- claritatea - pentru a comunica eficient este nevoie în primul rând ca ideile pe care le

exprimi să fie clare. Exprimarea trebuie să fie cât mai simplă şi la obiect. Nu încercaţi să impresionaţi prin cuvinte lungi şi complicate sau fraze întortocheate; de multe ori efectul este invers;

- acurateţea - aveţi grijă ca toate cuvintele şi expresiile folosite să exprime exact ceea ce doriţi să spuneţi. Evitaţi să prezentaţi lucruri neconforme cu realitatea;

- empatia - este foarte important să încercaţi să vă puneţi în locul celeilalte persoane. încercaţi întotdeauna să fiţi prietenos şi să rămâneţi calm. Asta nu înseamnă că trebuie să fiţi mereu de acord cu interlocutorul, dar şi a discuta în contradictoriu este o artă;

- sinceritatea înseamnă în realitate să fii natural. încercaţi să fiţi voi înşivă în orice situaţie;- relaxarea - atunci când trebuie să vorbiţi în public, încercaţi să fiţi cât mai relaxaţi. Un lucru

care vă poate ajuta este să încercaţi să respiraţi profund; atunci muşchii vor fi mai relaxaţi iar efectul va fi în favoarea voastră;

- contactul vizual este foarte important. încercaţi de la bun început să stabiliţi un contact vizual cu interlocutorul sau grupul. Nu citiţi cu capul in jos, fără să daţi importanţă auditoriului. Altfel veţi transmite mesaje de genul „nu mă interesezi", „nu-mi placi", „nu sunt prea sigur de mine";

- ţinuta - ţinuta trebuie să fie îngrijită şi curată, iar vestimentaţia şi înfăţişarea adecvate locului unde îţi desfăşori activitatea;

2

- poziţia corpului este, de asemenea, importantă. O poziţie gârbovită afectează vocea în sens negativ.

- volumul şi tăria vocii depind de anumiţi factori, cum ar fi:mărimea spaţiului în care vorbiţi (sala de clasă, o sală mai mare), mărimea grupului cu care vorbiţi, zgomotul de fond;

- dicţia şi accentul - este foarte important să pronunţaţi cuvintele clar;- frecvenţa sau debitul verbal diferă de la o limbă la alta, de la o persoană la alta şi de

dispoziţia fiecăruia. De obicei în public vorbim cu un debit mai mic decât cel folosit într-o conversaţie obişnuită. Un bun vorbitor îşi schimbă debitul în concordanţă cu importanţa mesajului. Frazele importante vor fi rostite mai rar şi accentuat;

- folosirea pauzei poate fi un mijloc eficient pentru transmiterea mesajelor. Un bun vorbitor face pauze scurte atunci când e necesar să le ofere ascultătorilor posibilitatea de a se implica activ. O pauză e indicată înainte de a sublinia o idee importantă;

- tonul influenţează, de asemenea, modul în care un mesaj este recepţionat. Controlaţi tonul vocii pentru a nu vă trăda atitudinea şi sentimentele.

Scopul comunicării:• să atenţionăm pe alţii• să informăm pe alţii• să explicăm ceva• să distrăm• să descriem• să convingem etc.

Pentru a descrie numeroasele înţelesuri ale comunicării care o folosim şi o trăim zilnic, folosim următorii trei termeni:• forma comunicării• mediul comunicării• media.a) Forma comunicării este un mod al comunicării aşa cum sunt vorbirea, scrierea sau desenul.

Aceste forme sunt distincte si separate una de alta aşa de mult, încât au sistemul lor propriu pentru transmiterea mesajelor. Astfel, când semnele sunt făcute pe foaia de hârtie potrivit anumitor reguli (cum sunt cele ale gramaticii şi ortografiei), atunci noi creăm cuvinte iar "forma comunicării " o constituie scrierea. b)Mediul comunicării este un mijloc al comunicării care combină mai multe forme.Un mediu adesea poate implica utilizarea tehnologiei aşa că acesta este dincolo de controlul nostru. Spre exemplu, o carte este un mediu care foloseşte forme ale comunicării precum sunt cuvintele, imaginile şi desenele.c)Media sunt acele mijloace de comunicare în masă care s-au constituit într-un grup propriu. Exemple binecunoscute sunt radioul, televiziunea, cinematograful, ziarele şi revistele. Toate acestea sunt distincte şi prin modul prin care pot include un număr de forme de comunicare. Spre exemplu, televiziunea oferă cuvinte, imagini şi muzică. Adesea termenul mass- media identifică acele mijloace ale comunicării bazate pe tehnologie care fac o punte între cel care comunică şi cel care receptează. Dacă doriți să vă îmbunătățiți poziția, există patru caracteristici importante care vor influența și calitățile vocale :

- vioiciunea- plăcerea- distincția- expresivitatea

3

Principiile unei bune comunicări verbale

Şi în cazul unei comunicări verbale un individ poate fi atât receptor, cât şi emiţător. El trebuie să respecte câteva cerinţe absolut necesare unei bune comunicări:• orice individ trebuie să fie pregătit pentru rolul de emiţător şi de receptor;• orice receptor trebuie să se autoeduce pentru a asculta activ;• manifestarea interesului faţă de interlocutor;• stabilirea rapidă a unor teme de interes comun;• purtare prietenoasă;• aprecierea opiniilor unui interlocutor nu trebuie făcută înaintea terminării timpului afectat enunţării lor;• formulări alternative ale problemei.

CE TREBUIE SA FACĂ

Emitătorul:- să cunoască pregătirea şi comportamentul receptorului- să pregătească atent mesajul- să-şi supravegheze gesturile proprii- să folosească o tonalitate adecvată a vocii- să practice un debit să antreneze receptorul în discuţii să verifice înţelegerea mesajului

Receptorul : - să creeze o stare de spirit favorabilă ascultării- să participe la discuţie- să-şi concentreze atenţia asupra esenţialului- să-şi exerseze corect memoria pentru a reţine corect mesajul- să-şi exerseze corect auzul- să acorde atenţie timbrului vocii, gesturilor- să asculte atent ultima frază din mesaj care sintetizează ideile principale- să îşi supravegheze propriul limbaj al corpului- să folosească feedbackul pentru a verifica înţelegerea mesajului

Dialogul

În activitatea noastră de zi cu zi au loc de nenumărate ori dialoguri pe diferite teme:• familiare,• din viaţa cotidiană,• referitoare la operaţiuni de lucru.

Dialogul este o discuție planificată între două sau mai multe persoane care are ca scop :- transmiterea de informații- obținerea unor informații- încercarea de a rezolva unele probleme

În cazul în care dorim să purtăm un dialog este necesar să respectăm anumite reguli:• vom crea o ambianţă plăcută de dialog şi ne vom asigura că avem timpul necesar;emiţătorul este cel care va începe discuţia; se va preciza problema ce urmează a fi discutată; interlocutorul va fi încurajat să îşi spună părerea; • în nici un caz dialogul nu trebuie să degenereze în ceartă;• se vor da răspunsuri clare şi la obiect pentru a se evita neînţelegerile;• se va încerca să se obţină acordul interlocutorului şi dacă este cazul se va stabili o nouă întâlnire.

4

În cadrul dialogului trebuie evitate subiecte ce pot degenera în bârfă sau teme ce pot fi controversate, care pot duce la neînţelegeri.

Limbajul este codul cu care este transmisă informaţia, reprezintă unealta comunicării. Este liantul între cel ce transmite informaţia (emiţător) şi cel ce primeşte informaţia (receptor). Limbajul determină forma comunicării. El este de trei feluri:• limbaj scris.• limbaj verbal.• limbaj nonverbal.

Personalitatea este ceea ce este propriu, caracteristic fiecărei persoane şi o distinge ca individualitate.

Comunicarea are o foarte mare influenţă asupra personalităţii deoarece in ziua de azi individul se defineşte în funcţie de ceilalţi, iar comportamentul reprezintă o construcţie a persoanei în interacţiunea cu ceilalţi. Interacţiunea atrage concomitent comunicare.

Propriul EU se construieşte în interacţiune cu ceilalţi. în felul acesta, definirea unei situaţii nu este niciodată strict individuală, deşi apare astfel; în acelaşi timp, nici individul nu este doar o oglindă a celorlalţi, ci introduce note personale în orice evaluare şi răspuns. Cu cât se comunică mai mult, cu atât cresc şansele de a se crea personalităţi puternice. Comunicarea este cheia individului spre societate şi integrarea în aceasta. Lipsa comunicării atrage o îndepărtare iminentă faţa de grup, echipă, Dacă luăm în discuţie termenul de grup observăm că însăşi societatea din care facem parte este un grup. Grupul înseamnă reguli, reputaţie, ţel, munca în echipă etc. Sensuri determinate de interacţiune deci de comunicare. Atâta timp cât există o bună comunicare există şi un randament maxim, însă dacă aceasta lipseşte se poate ajunge la disensiuni sau, chiar mai rău.

Funcţionarea unui grup mai mare se bazează pe reţeaua care conectează diferite părţi ale sale şi-i asigură coerenţa. Această reţea funcţionează pentru că persoanele aflate în diferite puncte fac ceva, iar ceea ce fac este rezultatul modului cum definesc situaţia în care sunt chemate să acţioneze. Arta de a comunica nu este un proces natural ori o abilitate cu care ne naştem. Noi învăţăm să comunicăm. De aceea trebuie să studiem,să învăţăm ca să putem folosi cunoştinţele noastre mai eficient.

Orice comunicare implică creaţie şi schimb de înţelesuri. Aceste înţelesuri sunt reprezentate prin „semne" şi „coduri". Se pare că oamenii au o adevărata nevoie să „citească" înţelesul tuturor acţiunilor umane.

Observarea şi înţelegerea acestui proces poate să ne facă să fim mai conştienţi referitor la ce se întâmplă când comunicăm.

În nici una dintre ipostazele sale majore, societatea (comunitatea umană) nu poate exista fără comunicare: nici în cea de dobândire a unei experienţe comune (care presupune dialog), nici în cea de transmitere a zestrei culturale, nici in construirea acordului asupra unor probleme.Comunicarea semnifică mult mai mult decât schimbul şi răspândirea de informaţii; comunicarea creează şi menţine societatea.

5

Elaborarea de prezentări

Cum ar fi să susţineţi o prezentare perfectă? Aţi trăit una din acele clipe minunate când totul decurge conform planului. Acest lucru nu se poate întâmpla chiar de fiecare dată, dar puteţi încerca să aveţi prezentări cât mai apropiate de perfecţiune.

Foarte multe depind de modul cum expuneți : - să fiți convingător- să solicitați o mărire de salariu- să reyolvați o problemă- să acționați- să explicați un raport- să discutați- să folosiți telefonul- să vă preocupați de clienți- să luați o decizie de grup- să obțineți o slujbă

Prezentările joacă un rol important în aproape toate domeniile de activitate. Prin prisma lor, ceilalţi ne apreciază eficienţa. O prezentare eficientă este la fel de importantă acasă, în familie, la şcoală sau la locul de muncă.

Atenție : Încrederea vine dintr-o pregătire corectă a prezentării pe care doriți să o faceți.Nimic nu ne sperie mai mult decât momentul în care trebuie să ne adresăm unui grup.

Metode de pregătire si cercetareCu cât depui mai mult efort, prezentarea ta va avea mai mult succes. Pregătirea unei

prezentări presupune parcurgerea mai multor etape:a) pregătirea unui dosar în care să aduni toate informaţiile necesare;b) alegerea surselor de informaţii;c) stabilirea obiectivului;d) culegerea informaţiilor;e) elaborarea prezentării;f) folosirea mijloacelor de prezentare;g) expunerea prezentării.

Alegerea surselor de informaţiiÎn pregătirea unei prezentări putem folosi diverse mijloace de informaţii.

Cele mai importante surse de informatii :- Cărți de specialitate- Presă- Internet- Publicaţii ce conţin informaţii cu privire la întreprinderi Pentru a ne conecta la un site de Internet este nevoie să avem adresa lui. Atunci când căutaţi

ceva pe Internet şi nu aveţi adresa exactă a siteului (HYPERLINK http:/www.numele siteului.com sau HYPERLINK http:/www.numelesiteului.ro) va trebui să utilizaţi anuare sau motoare de căutare.

Căutarea într-un anuar se face după categorii sau după cuvinte-cheie. In cazul căutării după categorii, anuarul propune o listă de categorii şi de subcategorii, în care sunt clasate site-urile în funcţie de subiectul pe care îl tratează.

Exemple:• www.yahoo.com• www.lycos.com• www.msn.com• www.aol.com

6

Căutarea poate fi făcută:• după cuvinte-cheie;

In cazul motoarelor de căutare este necesar să introduceţi în zona de căutare un cuvânt sau un grup de cuvinte care definesc cel mai bine informaţiile pe care le căutaţi. Cu cât veţi introduce mai multe cuvinte care să explice intenţia voastră, căutarea va fi mai exactă. După ce aţi introdus cuvintele apăsaţi unul din butoanele Search, Find sau OK. b) Presa

Pentru a extrage informaţiile dorite puteţi consulta presa scrisă. Puteţi apela la arhive sau la ultimele numere ale ziarelor şi revistelor. Puteţi folosi:♦ cotidiene de interes • locale:

- Opinia- Șansa- Expres

• naţionale:- Adevărul- România liberă- Jurnalul naţional- Cotidianul- Evenimentul zilei- Libertatea etc

♦ reviste (periodice): • de interes general:

- Unica- Avantaje- Practic în bucătărie- Olivia- Viva etc.

• cu profil economic:- Capital- Banii Noştri- Idei de Afaceri- Adevărul economic- Ziarul financiar etc.

c) Diferite publicaţii ce conţin informaţii cu privire la întreprinderiMulte informaţii utile se găsesc în:

• publicaţii ale Registrului Comerţului• publicaţii ale Camerei de Comerţ şi Industrie• Pagini aurii• Cartea de telefoane d) Cărţi de specialitateNumeroase cărţi de specialitate - publicate atât în ţară, cât şi în străinătate - pot fi găsite: la bibliotecă sau în librării.

7

Elaborarea prezentării

Poate fi făcută prezentarea:• propriei persoane,• unui eveniment din viaţa personală,• justificării alegerii calificării,• şcolii,• familiei,• grupului de prieteni, • localităţii.

STRUCTURA DE BAZĂ A ORICĂREI PREZENTĂRI CONSTĂ DIN :- încheiere- Mesaj- Introducere

Atunci când concepeţi o prezentare, trebuie să porniţi de la cei cărora vă adresaţi.Răspundeţi la următoarele întrebări:

• Cui mă adresez?• Cât timp am pentru prezentarea mea?• Cine vorbeşte înaintea mea?• Ce intenţionează să spună?• Ce aşteptări au ascultătorii mei?• Care este numărul ascultătorilor?

Când elaboraţi o prezentare, trebuie să luaţi în calcul mai multe elemente. în primul rând, trebuie să atrageţi atenţia publicului.

PRIMUL PAS ESTE SĂ ÎI ATRAGI ATENŢIA.Cum poți să atragi atenția publicului tău? Poți folosi câteva modalități :

- fă o afirnmație de tip dorință. Gândește-te la ceva ce toți ar dori să audă- încearcă să găsești exemple deosebite pentru prezentarea ta- anunță tema prezentării tale cât mai clar, este indicat să folosești și citate- utilizează pe cât posibil tehnici vizuale: afișe, retroproiector, tablă;- fă apel la o glumă pentru a destinde atmosfera.

Explicaţi publicului importanța subiectului. Prezentați apoi mesajul principal. Încercaţi să

susţineţi acest mesaj folosind exemple sau mijloace vizuale. Încheiaţi prezentarea cu o frază care să rezume tot ceea ce aţi spus până atunci. Poate fi o concluzie a prezentării voastre şi puteţi să o reprezentaţi şi vizual.

După ce aţi gândit toate acestea, puteţi trece la editarea prezentării. începeţi prin a elimina aspectele nesemnificative.

Dacă aveţi prea puţin material\ înseamnă că perspectiva din care priviţi problema este mult prea limitată. încercaţi în acest caz să găsiţi idei noi sau noi metode de abordare. Dacă aveţi prea mult material', încercaţi să sistematizaţi informaţiile. Opriţi-vă la informaţiile care trebuie ştiute.

8

Folosirea mijloacelor de prezentare

Mijloacele de prezentare vă pot ajuta în transmiterea mesajului. Dar folosite într-o prea mare măsură, pot să plictisească sau să distragă atenţia publicului de la elementele principale. Mijloace de prezentare ce pot fi folosite :

- planșete fixe- planșe, panouri de afișaj- pliante, prospecte, broșuri, cataloage- dispozitive de afișare- retroproiectorul- prezentarea Power Point

Planşeta fixă (tabla neagră)Avantaje• este la îndemâna oricui,• este uşor de folosit.

Dezavantaje• există tentaţia de a vă juca cu creta,• ascultătorii se pot plictisi• întrerupe contactul vizual cu publicul. Mod de utilizare:• trebuie să aveţi cretă,• planificaţi din timp ce doriţi să scrieţi sau să desenaţi,• folosiţi litere mari,• scrieţi doar cuvinte sau propoziţii foarte importante,• nu vorbiţi în timp ce scrieţi,• folosiţi indicatorul când vă referiţi la ce aţi scris pe tablă.

b) Planşe, panouri de afişaj (din carton sau coli de hârtie, prinse la marginea de susAvantaje• culorile sunt mai vizibile pe fond alb,• pot fi folosite la mai multe prezentări,• contactul vizual cu publicul nu este întrerupt

Dezavantaje• există tendinţa de a scrie sau desena prea mărunt,• se pierde timp cu răsfoirea foilor. Mod de utilizare:

- se pot desena scheme, diagrame,- puteți expune informațiile gradual,- aveți grijă să aveți suficientă hârtie,- verificați dacă colile de hârtie sunt bine fixate,- scrieți cu caractere suficient de mari,- parcurgeți fiecare pagină cel puțin un minut,- pentru a găsi repede o pagină puteți să îi faceți un semn distinct-

c) Pliantul, prospectul, broşura, catalogul (prezintă diverse produse, firme, servicii)Avantaje• pot fi folosite la mai multe prezentări,• contactul vizual cu publicul nu este întrerupt,

9

• sunt atractive din punct de vedere al culorilor.Dezavantaje• de obicei scrisul sau desenele sunt prea mărunte,• se pierde timp cu răsfoirea foilor. Mod de utilizare:• puteţi expune informaţiile gradual. d) Dispozitive de afişare (planşete de fixare cu ac)Avantaje• permite mişcarea,• piesele odată pregătite pot fi folosite şi cu alte ocazii,• stimulează interesul publicului. Dezavantaje• necesită timp şi efort pentru pregătire,• se poate produce confuzie la adăugarea pieselor.Mod de utilizare:• marcaţi fiecare problematică prin altă culoare,• aranjaţi din timp piesele în ordinea logică.e) Retroproiectorul (dispozitiv de proiectare a unui material transparent pe care se scrie sau desenează în timpul prezentării sau anterior acesteia. Imaginea este apoi proiectată pe un ecran care se află deasupra sau în spatele vorbitorului)Avantaje• asigură flexibilitate vorbitorului,• oferă un control complet al prezentării,• asigură mobilitate, nu este întrerupt contactul cu publicul nici un moment.Dezavantaje• pot apare dificultăţi în mânuirea aparatului,• sunt greu de transportat.

Mod de utilizare:• foliile trebuie pregătite din timp,• puteţi indica pe folie detaliile mai importante cu un creion în timpul prezentării,• aveţi grijă ca lentilele şi suprafaţa de afişaj să fie curate, măriţi imaginea cât puteţi de mult, alegeţi o poziţie care să fie vizibilă pentru toţi cei prezenţi,• acoperiţi anumite părţi din imagine şi prezentaţi-le pe măsură ce avansaţi cu discursul,• aveţi grijă ca imaginea de pe ecran să fie completă.f) Prezentarea Power PointAcesta este un program utilitar al Microsoft Office, folosit pentru grafică. Avantaje• diapozitivele( slide-uri) pot fi extrem de clare şi colorate,• reproducerea imaginilor este foarte bună de obicei,• aduc un plus de realitate prezentării,• fotografiile ce pot fi utilizate pot reda detalii ce sunt imposibil de vizualizat cu alte mijloace.Dezavantaje• pot apare dificultăţi în mânuirea computerului,• echipamentul este greu de transportat dacă la locul prezentării nu există computer,• necesită timp şi efort pentru pregătire,• există posibilitatea ca computerul să nu mai funcţioneze. Mod de utilizare:• asiguraţi-vă că diapozitivele sunt aranjate în ordinea dorită,• pregătiţi un comentariu care face legătura între imaginile diapozitivelor prezentate,• măriţi imaginea cât puteţi de mult,

10

• învăţaţi să folosiţi corect programul,• verificaţi ordinea diapozitivelor,• faceţi cel puţin două teste complete înainte de prezentare,• selectaţi cu grijă informaţiile inserate în prezentare• informaţiile nu trebuie să fie prea multe, stufoase. Mai pot fi folosite și alte mijloace:

- video,- pagini web,- diverse obiecte,- aparat de protecție al diapozitivelor-Reguli de folosire a mijloacelor de prezentare:

• Un mijloc de prezentare devine eficient când este adaptat stilului vostru. Trebuie să vă simţiţi în largul vostru când îl folosiţi .• Fiţi pregătiţi să acţionaţi în cazul în care mijlocul de prezentare nu funcţionează (de exemplu, o pană de curent vă poate pune în dificultate în cazul retroproiectorului sau al computerului).• Un mijloc de prezentare este eficient când captează interesul auditoriului .• Materialele demonstrative trebuie să fie de calitate şi pe măsura bugetului vostru.• Mijloacele folosite trebuie să fie adecvate contextului

- locul unde efectuăm prezentarea; - numărul celor ce fac parte din public ; - timpul pe care îl aveţi la dispoziţie .

• Prezentarea trebuie să fie clară din punct de vedere al mesajului şi al imaginii, perfect lizibilă, să permită comunicarea. Pentru o prezentare eficientă, de mare importanţă este şi înfăţişarea ta, ca şi atitudinea pe care o adopţi.

Prima impresie este cea mai importantă, iar tu vei căpăta încredere în tine dacă eşti conştient că arăţi bine, că ai o înfăţişare exterioară plăcută.

În acelaşi timp trebuie să adopţi o atitudine pozitivă, trebuie să ai încredere în tine şi în capacităţile tale.

Expunerea prezentării cu respectarea regulilor

Şi iată-ne la final, gata să ne expunem prezentarea. Auditoriul poate fi format din• colegi,• profesori,• părinţi,• prieteni,• vecini.

Ca să poţi comunica eficient tot ceea ce ai pregătit, fii atent la câteva reguli:• stabileşte cu atenţie elementele ce trebuie neapărat comunicate;• informaţiile comunicate trebuie să fie clare;• poţi indica sursele folosite;• concepe expunerea ca un dialog cu ceilalţi;• asigură permanent un contact vizual cu auditoriul;• părțile mai dificile se expun mai rar, apelând la :

- exemple,- diapozitive,

• părțile mai ușoare se expun mai repede

11

• propozițiile cheie se accentuează, se repetă• este indicată utilizarea unor mijloace care facilitează înțelegerea mesajului :

- ilustrații- desene- planșe

• utilizarea limbajului nonverbal• introdu variația în text, intonație• asigură claritatea informațiilor prin

- indicarea surselor- folosirea de date- argumentări- accentuarea ideilor principalelor- contactul vizual cu audiență

• folosește mijloace vizuale.

Comunicarea în cadrul grupului de muncă

Până acum am tratat comunicarea ca pe o activitate individuală, personală, dar ştim că aceasta poate avea loc şi în cadrul unui grup. întâlnirile în grup ca metodă de informare - dar şi de luare a deciziei - sunt tot atât de vechi ca şi istoria omenirii. În ultima perioadă se pune un accent tot mai mare pe lucru! în echipă, ceea ce presupune o comunicare de grup. S-au făcut studii care arată că oamenii doresc să se simtă implicaţi în activitatea firmei în care lucrează. Deciziile nu mai pot fi luate de o singură persoană, dată fiind complexitatea lor tot mai mare.

Conceptul de grup de muncăGrupul de muncă reprezintă minimum două persoane care realizează o activitate sau o

acţiune comună.Contribuţia fiecărui membru la atingerea obiectivului comun este diferită ca intensitate şi

sub aspect cantitativ şi calitativ. Membrii unui grup sunt dependenţi unii de alţii.Grupul de muncă se caracterizează prin :

• unul sau mai multe obiective comune care trebuie realizate prin efortul tuturor;• existenţa unui anumit statut şi a unor reguli de comportament;• între membrii grupului se creează anumite legături care pot fi benefice pentru activitate sau pot frâna realizarea obiectivelor propuse.Grupul de muncă are următoarele avantaje şi dezavantaje: Avantaje :

- informația de care dispun membrii grupului este mai variată, fiecare membru al grupului venind cu experiență proprie. Acest lucru poate face mai ușoară găsirea soluției corecte și permite alegerea dintr-un număr mai mare de alternative.

- pentru unele sarcini, grupul este absolut necesar și putem enumera:- sarcini ce necesită o diviziune a muncii în ceea ce privește elaborarea,- sarcini care impun mai multă pricepere manuală,- sarcini care necesită creativitate,- sarcini pentru care memoria este importantă- sarcini unde judecata prezintă unele ambiguități.

- decizia luată de grup este de multe ori mai “riscantă” decât cea luată de unul singur, pentru că responsabilitatea acesteia se împarte la mai multe persoane

- lucrul în grup are ca rezultat o mai mare productivitate

12

Dezavantaje :- lungimea timpului necesar pentru a lua o decizie este mai mare ăn cazul grupurilor. De mai

multe ori membrii grupului insistă să discute probleme irelevante sau pierd timp cu menținerea unui climat moral, politicos.

- de mai multe ori membrii grupului pot simți o presiune din partea celorlalți pentru luarea unei decizii care uneori poate fi mediocră din această cauză

- în unele cazuri grupurile discută mai mult decât acționează- de multe ori membrii grupului lucrează pentru a câstiga aprobarea socială.

Grupurile eficiente pot avea avantaje considerabile, comparativ cu munca efectuată individual. Aceste avantaje pot duce la creşterea productivităţii şi pot aduce fiecărui individ satisfacţia apartenenţei lui la grup.

Factorii care influenţează eficienţa grupului

Activitatea unui grup este influenţată de o multitudine de factori. Coeziunea este un factor important şi reprezintă forţa cu care membrii grupului sunt atraşi

între ei. Ea reprezintă atracţia individuală a grupului faţă de membrii săi. Odată stabilită în grup, coeziunea duce ia obţinerea rezultatelor dorite şi la rândul lor acestea duc la creşterea coeziunii grupului.

Coeziunea se bazează, în principal, pe loialitatea membrilor grupului față de acesta.Alți factori ce influențează activitatea unui grup:

- mărimea grupului,- caracteristicile personale ale membrilor grupului,- compabilitatea membrilor,- poziția grupului în ierarhia organizației,- relațiile grupului cu organizația și comunitatea,- natura sarcinii și gradul de dificultate al acesteia,- mediul în care își desfățoară activitatea grupul.

Se observă că toţi aceşti factori sunt greu de controlat, iar corectarea lor presupune o lungă

perioadă de timp.Există însă şi factori mai uşor de controlat

- stilul conducătorului,- relaţiile de prietenie între membrii grupului,- motivarea grupului în îndeplinirea obiectivelor,- nivelul de participare al membrilor la activităţile grupului.

Caracteristicile comunicării în grup

Pentru ca un grup de muncă să existe este necesar ca membrii lui să comunice între ei.Comunicarea în cadrul unui grup de muncă are următoarele obiective:

• informarea corectă şi în timp util a tuturor membrilor grupului;• emiterea de opinii cu privire la informaţiile obţinute, discutarea acestora, transmiterea concluziilor către cei interesaţi; • discutarea propunerilor şi rezolvarea nemulţumirilor la nivelul grupului;• luarea de decizii şi transmiterea acestora celor interesaţi;• evaluarea activităţii desfăşurate. Comunicarea în cadrul grupului de muncă poate îmbrăca mai multe forme. Ea poate fi:

13

- verbală,- nonverbală,- scrisă,- formală,- informală,- interpersonală.

Tipologia comunicărilor în cadrul grupului de muncă

În cadrul grupului de muncă au loc comunicări verticale, orizontale şi oblice. Caracteristicile acestora sunt prezentate în tabelul următor:

Tipuri de comunicare Caracteristici

Verticală descendentă transmit decizii, îndrumări, instrucţiuni sub formă verbală sau scrisă;sunt cele mai răspândite; au loc continuu;anumite comunicări se fac direct (manager-subordonat) altele prin intermediari.

Verticală ascendentă transmit informaţii, opinii de la subordonat la manager; permit cunoaşterea felului în care se realizează sarcinile; asigură feedbackul.

Orizontală asigură comunicarea între membrii grupului de muncă situaţi pe acelaşi nivel ierarhic; se realizează prin dialog sau şedinţe de lucru.

Oblică permit pentru un timp scurt să se evite calea ierarhică; conduc la conflicte de competenţă; folosite pentru rezolvarea unor probleme urgente; uneori au caracter neformal.

(Sursa: Monica Voicu, Costache Rusu, ABC-ul comunicării manageriale, Editura Danubius, Brăila)

14