Metodologie pentru Reingineria prin TQM a proceselor

Etapele metodologiei

(1) Organizarea echipei de reinginerie prin: a) selectarea membrilor echipei; b) identificarea resurselor disponibile pentru procesul de reinginerie (oameni, timp, bani

i materiale); c) stabilirea cerinelor de raportare; d) determinarea nivelului de autoritate i a responsabilitilor n cadrul echipei, etc.

(2) Stabilirea domeniului i procesului de mbuntit. n ontologia domeniului, se definesc domeniul, procesul i operaiile sale.

(3) Definirea obiectelor, a caracteristicilor de calitate i a obiectivelor de mbuntire a procesului definit n Etapa 2.

n ontologia domeniului, se definesc obiectele, caracteristicile lor i obiectivele de mbuntire pentru fiecare caracteristic de calitate.

Obiectivul de mbuntire a unei caracteristici de calitate identificat n proces se precizeaz prin limitele de specificare superioar i inferioar i prin criteriul de mbuntire a valorilor caracteristicii (prin maximizare, minimizare, atingerea unei valori int).

Obiectivul de mbuntire a procesului cumuleaz obiectivele de mbuntire pentru toate caracteristicile de calitate identificate n proces.

(4) Definirea procesului AS-IS cu ajutorul unei diagrame de flux. Acest instrument genereaz o diagram de activiti i decizii care apar ntre nceputul i sfritul procesului. n aceast etap se realizeaz i simplificarea procesului AS-IS, prin nlturarea activitilor redundante i nenecesare n analiz.

(5) Dezvoltarea planului de colectare a datelor, crearea i completarea foilor de inspecie pentru procesul AS-IS. Datele colectate sunt evaluate n etapele urmtoare prin analize statistice i comparri cu obiectivele de mbuntire a procesului. Diagrama de flux (Etapa 4) ajut la determinrea activitilor unde este necesar colectarea i a responsabililor colectrilor de date din proces.

(6) Verificarea stabilitii procesului AS-IS. Echipa analizeaz datele colectate n Etapa 5, prin crearea unei diagrame de curs al execuiei sau a unei diagrame de control asupra valorilor uneia sau mai multor caracteristici de calitate. Continuarea aplicrii metodologiei de reinginerie depinde de rezultatul analizei: dac s-au gsit sau nu variaii cu cauze speciale n proces. Dac da, se vor identifica aceste cauze n Etapa 8, se vor nltura i se va relua activitatea de reinginerie de la Etapa 4. Dac procesul este stabil, activitatea de reinginerie va continua cu Etapa 7.

(7) Verificarea capacitii de mbuntire a procesului AS-IS.

Echipa analizeaz datele colectate n Etapa 5, prin crearea unei histograme asupra valorilor uneia sau mai multor caracteristici de calitate. Se compar rezultatele cu obiectivul de mbuntire a fiecrei caracteristici. Dac histograma indic atingerea obiectivelor, procesul de reinginerie continu cu Etapa 14, altfel, se continu cu Etapa 8.

(8) Identificarea cauzelor care mpiedic procesul AS-IS de a fi stabil sau de a atinge obiectivele.

Se utilizeaz diagrama cauza-efect i sesiunile de brainstorming pentru colectarea ideilor asupra cauzelor eecului procesului. n acest moment, echipa ncepe ciclul PDCA (Plan-Do-Check-Act).

(9) Dezvoltarea planului pentru implementarea schimbrilor n procesul AS-IS.

Acest plan se va baza pe cauzele incapacitii procesului de a fi stabil sau de a atinge obiectivele, identificate n Etapa 8. mbuntirea planificat presupune revizuirea activitilor din diagrama de flux a procesului AS-IS (creat n Etapa 4) i crearea diagramei procesului TO-BE (care se intenioneaz a se propune).

(10) Modificarea planului de colectare a datelor i crearea de noi foi de inspecie (dac este necesar) cu scopul colectrii datelor i analizei lor, n etapele urmtoare, pentru procesul TO-BE.

(11) Testarea i colectarea datelor n procesul TO-BE.

Se creaz planuri i rapoarte de testare i implementare a schimbrilor, precum i pentru instruirea personalului care trebuie s aplice schimbrile n procesul existent. Dac este necesar, se colecteaz date din procesul schimbat (TO-BE), n vederea analizei lor n etapele urmtoare.

(12) Verificarea stabilitii procesului schimbat (TO-BE).

Aceast etap este similar Etapei 6 cu deosebirea c se aplic procesului TO-BE. Echipa utilizeaz o diagram de curs al execuiei sau de control pentru determinarea stabilitatea procesului TO-BE. Dac procesul este stabil, se continu cu Etapa 13. Altfel, se ntoarce procesul la starea lui iniial (AS-IS) i se planific o alt schimbare (prin Etapa 9).

(13) Verificarea mbuntirii procesului TO-BE prin schimbarea efectuat anterior.

Datele colectate n Etapa 11 pentru una sau mai multe caracteristici de calitate din procesul schimbat (TO-BE) sunt analizate prin histograme. Rezultatul ateptat este apropierea de obiectivul de mbuntire stabilit n Etapa 3, n comparaie cu rezultatele Etapei 7 pentru procesul AS-IS. Dac se atinge obiectivul, se trece la Etapa 14. Altfel, echipa va decide dac s pstreze sau s anuleze schimbrile efectuate asupra procesului AS-IS.

(14) Identificarea mbuntirilor suplimentare asupra procesului analizat.

Aceast etap este util att pentru procesul AS-IS, ct i TO-BE. Se identific mbuntirele suplimentare posibile i se alege ntre (a) continuarea mbuntirii procesului prin ntoarcerea la Etapa 10 sau (b) simpla monitorizare a performanelor procesului pn cnd sunt posibile sau necesare noi mbuntiri.