Metodologia de Exercitare a Controlului Financiar (1)

8/3/2019 Metodologia de Exercitare a Controlului Financiar (1)

1/26

UNIVERSITATEA ROMNO-AMERICAN

FACULTATEA DE RELATII COMERCIALE SIFINANCIAR-BANCARE INTERNE SI

INTERNATIONALE

SPECIALIZARE: GESTIUNEA SI AUDITUL AFACERILOR

Tema:

Metodologia controlului financiar-contabil

Masterand,

TATU SILVIU ADRIAN

BUCURETI

2012


2/26

CUPRINSCUPRINS

1. SISTEMUL METODOLOGIC DE CONTROLSISTEMUL METODOLOGIC DE CONTROL

FINANCIARFINANCIAR

2.2. PROCEDEE SI TEHNICI DE CONTROL FINANCIARPROCEDEE SI TEHNICI DE CONTROL FINANCIAR

2.12.1 Studiul general prealabilStudiul general prealabil

2.22.2 Controlul documentar-contabilControlul documentar-contabil

2.32.3 Controlul fapticControlul faptic

2.4 Analiza economico-financiaraAnaliza economico-financiara

2.52.5 Controlul total si prin sondajControlul total si prin sondaj

3.FINALIZAREA ACTIUNILOR DE CONTROL3.FINALIZAREA ACTIUNILOR DE CONTROL

FINANCIARFINANCIAR


3/26

METODOLOGIA DE EXERCITARE A CONTROLULUI FINANCIAR

Sistemul metodologic de control financiar

Prin actiunea de control se stabileste daca activitatea economica sifinanciara este organizata si se desfasoara conform normelor, principiilor sauregulilor stabilite. Cunoasterea si perfectionarea activitatii economice sifinanciare presupune o cale stiintifica de cercetare si actiune, un sistemmetodologic cu ajutorul caruia sa se oglindeasca realitatea, legalitatea sieficienta.Momentul esential al procesului de control il constituie comparatia. Orice operatie

sau activitate economica-financiara se cerceteaza nu numai in sine, ci si in raportcu un criteriu, cu o baza de comparatie.

Criteriile de comparatie determina si natura acestora, astfel:comparatia in functie de un criteriu prestabilit, previziuni, prognoze, sarcini,norme, scopuri, prevederi legale, standarde etc; comparatii cu caracter special,ca de exemplu intre variante de eficienta a unor masuri sau solutii tehnico-economice pentru alegerea celei optime; comparatii in spatiu, adica intre unelesectii de productie; comparatii in timp, adica intre activitatea programata sauefectiva din perioada controlata cu cea din perioada precedenta.

Comparatia de control prezinta aspecte specifice in functie de natura

operatiilor si activitatilor economico-financiare controlate, de metodologia decalcul si sistemul de evidenta. Operatiile sau activitatile comparate trebuie sa fieomogene, calculate si exprimate dupa o metodologie unitara. De exemplu, incomparatia indicatorilor de volum cantitatile sunt variabile iar forma de exprimareeste aceeasi - preturi comparabile, unitati de timp sau conventionale; incomparatia indicatorilor calitativi (costurile, rentabilitatea), indicatorii de volumsunt aceiasi iar costurile diferite; in comparatia indicatorilor cantitativi si calitativice cuprind mai multe produse sau lucrari se are in vedere si eventuala modificarea structurii.

Metodologic, controlul este un proces de cunoastere si perfectionare cuurmatoarele momente:

- cunoasterea situatiei stabilite (programe, sarcini, norme, scopuri,prevederi legale, previziuni etc.)

- cunoaterea situatiei reale,- determinarea abaterilor prin confruntarea situatiei reale cu cea stabilita;- concluzii, sugestii, propuneri si masuri.Metodologia de control privita ca proces structurat pe momentele

enuntate, presupune, in interdependenta, o filiera adevarata de cercetare siactiune care, in succesiune teoretica, se prezinta astfel:


4/26

- formularea obiectivelor controlului;- formele de control si organele competente sa efectueze controlul

asupra obiectivelor stabilite,- sursele de informare pentru control (documente primare, evidenta

tehnico-operativa si contabila, alte documente);

- aplicarea procedeelor si modalitatilor (tehnicilor) de control cu ajutorulcarora se realizeaza cunoasterea activitatii controlate; ;- abaterile, deficientele, lipsurile, precum si rezervele perfectionate ce se

pot constata, in sfera obiectivului controlat, cu ajutorul tehnicilor de control,- actele de control in care se inscriu constatarile;- modalitatile de finalizare a actiunii de control;- eficienta controlului pe linia prevenirii, constatarii si inlaturarii abaterilor,

deficientelor, lipsurilor si cea a perfectionarii activitatiicontrolate.

Metodologia de control, ca sistem, reprezinta interconditionarea, cu

caracter stiintific si normativ, a procedeelor si modalitatilor, principiilor simijloacelor care fac posibila actiunea de control. In cadrul metodologiei generalede control se imbina elemente de rationament, de exemplu cele privind utilizareacorespunzatoare a tehnicilor de control, cu elemente care au caracter normativ,de exemplu organizarea activitatii de control, intocmirea actelor de control etc.

Metodologia de control, ca ansamblu de instrumente metodologiceorganic structurate, se utilizeaza selectiv, diferentiat in functie de naturaactivitatilor sau operatiilor controlate, formele de control financiar (preventiv,operativ-curent si ulterior), sursele de informare pentru control, natura abaterilorexistente si a posibilitatilor de perfectionare a activitatii controlate. Prinmetodologia de control, in anumite momente ale cunoasterii, obiectivul controlat

este dezmembrat, simplificat si corelat, cercetat in conexiune cu alte operatii siactivitati. Uneori, mersul cunoasterii este invers in raport cu etapele desfasurariiactivitatilor sau fenomenelor controlate.

Metodologia de control utilizeaza atat cai si modalitati proprii decercetare si actiune cat si instrumente metodologice ale altor discipline stiintifice,cum sunt cele ale analizei economico-financiare, matematicii, contabilitatii,organizarii si conducerii, dreptului, informaticii etc.

Componenta principala a metodologiei de control o constituieansamblul procedeelor de cercetare, cunoastere si perfectionare aactivitatii economice si financiare si anume:

- studiul general prealabil asupra activitatii ce urmeaza a se controla;- controlul documentar contabil;- controlul faptic;- analiza economico-financiara;- controlul total si prin sondaj;- finalizarea (valorificarea) constatarilor controlului etc.Procedeul de control reprezinta latura practica a procesului cognitiv si se

compune din conexiunea unor modalitati concrete de actiune pentru cunoastereasi perfectionarea activitatii controlate. Orice modalitate concreta de control


5/26

reprezinta un anumit fel, o anumita maniera sau tehnica de actiune, comparatiesi judecata in vederea cunoasterii obiectivului controlat. Modalitatile controlfinanciar se utilizeaza in mod selectiv si combinat, pe baza de rationamente in cepriveste aplicabilitatea si utilitatea lor in circumstante concrete diferite.

Controlul, ca functie a conducerii, este o forma de ridicare a

competentei, de afirmare a liberei initiative economice si a concurentei, deafirmare a liberei initative economice si a concurentei loiale in condiii deraspundere, ordine si disciplina in munca. In acest context, controlul este unparticipant activ la cresterea eficientei, a profitului.Eficienta este determinata, in primul rand de competenta. Competenta estecriteriul suveran al eficientei economice, iar prima competenta este ceaprofesionala, care presupune insusirea excelenta a profesiei si o practicaexcelenta. Specialistii, expertii in meserie, in sectorul lor, sunt garantiafundamentala a eficientei. Competenta profesionala este eficienta numai dacaeste dovedita prin munca, prin rezultate. Controlul porneste de la conceptulpotrivit caruia eficienta economica presupune ca prim-planul oricarui sector de

activitate sa apartina specialistilor de elita, expertilor in domeniu. Acest deziderateste argumentat de faptul ca destinul social al individului si al agentilor economicieste conditionat si garantat de competenta. Eficienta activitatii oricarui agenteconomic este determinata, in ultima instanta, de promovarea in conducereatuturor compartimentelor, la toate nivelele, a persoanelor bine pregatite,destoinice, de o indiscutabila competenta profesionala si organizatorica, eruditieprofesionala si pricepere gospodareasca, inteligenta creativa. Cum este si firesc,competenta economica si financiara presupune implicit un control de inaltacompetenta.

Procedee si tehnici de control financiar

Studiul general prealabil

Controlul este un proces de cunoastere, de informare. Cunoastereasituatiei stabilite (a programelor, a sarcinilor normelor, scopurilor, prevederilorlegale, previziunilor etc.), precum si a situatiei reale privind activitatea ce secontroleaza incepe cu studiul general asupra organizarii si desfasurarii acesteia.Studiul general prealabil face posibila cunoasterea elementelor esentiale sispecifice ale activitatii ce urmeaza a se controla si, pe baza acestora, orienteazaactiunea de organizare si exercitare in continuare a muncii de control asupraobiectivelor care necesita atentie sporita, in vederea remedierii unor deficiente,lipsuri, abateri sau a mobilizarii unor rezerve de perfectionare a activitatiieconomice si financiare.

Studiul general prealabil, ca procedeu de control financiar, are caprincipale obiective.

- sarcinile rezultate din normele in vigoare pentru domeniul respectiv deactivitate, a caror cunoastere asigura orientarea organelor de control asupraaspectelor care trebuie avute in vedere in control.


6/26

- orientarile, instructiunile, competentele si raspunderile instructura interna a agentului economic la care se exercita controlul;

- modul de organizare a evidentei tehnico-operative si contabile,ca sursa de informatii pentru control;

- situatia de fapt existenta cu privire la activitatea ce urmeaza a se

controla etc.Studiul general prealabil asupra activitatii ce urmeaza a se controla areca surse de informare: normele legale cu privire la activitatea in cauza;procesele-verbale privind activitatea in cauza; procesele verbale de controlanterioare si masurile luate in urma valorificarii acestora;darile de seamacontabile si masurile stabilite pe baza lor; consultarile cu conducereacompartimentului supus controlului etc.

Controlul documentar-contabil

Controlul documentar-contabil este procedeul de stabilire a realitatii,legalitatiii si eficientei operatiilor si activitatii economice si financiare, prinexaminarea documentelor primare si centralizatoare si inregistrarilor in evidentatehnico- operativa si contabila, a situatiilor contabile si bilanturilor.

Controlul documentar-contabil se utilizeaza cu caracter preventiv siconcomitent, integrat organic sistemului de organizare si conducere a evidenteitehnico-operative si contabile, ca de exemplu, controlul documentelor care seprimesc in contabilitate pentru inregistrare, a lucrarilor de intocmire a situatiilorcontabile si bilantului, a exactitatii preluarii si prelucrarii datelor in conditiileutilizarii calculatorului electronic pentru efectuarea lucrarilor de calcul si evidenta.

Intruct documentele si evidenta tehnico-operativa si contabila se refera laoperatii economice si financiare care au avut loc, procedeul de controldocumentar-contabil se utilizeaza, cu precadere, in efectuarea controluluifinanciar ulterior, situatia in care are si denumirea de revizie documentar-contabila. Revizia documentar-contabila, ca procedeu activ si eficient, este uncontrol sistematic al activitatii economice si financiare, bazat pe acte siinregistrari contabile. In consecinta, aceasta cuprinde si modul de organizareconducere a evidentei tehnico-operative si a contabilitatii. Scopul revizieidocumentar-contabile este acela de a milita pentru apararea patrimonuului,respectarea legalitatii in cadrul operatiilor economice si financiare, a disciplineifinanciare. Revizia activitatii economice si financiare este strns legata decalitatea organizarii si conducerii evidentei tehnico-operative si contabile, pebaza careia se desprind concluzii privind activitatea economica si financiara. De

justa organizare si conducere a evidentei tehnic-operative si contabile depinde inmare rnasura integritatea mijloacelor banesti si materiale existente in patrimoniulagentilor economici.

Controlul documentar contabil se exercita printr-o serie de modalitati sautehnici care se utilizeaza, selectiv si combinat, in functie de situatia concretacontrolata, de necesitatile aprecierii cu mai multa usurinta si in mod obiectiv, pe


7/26

baza sistemului de informatii existent, a modului de gestionare a patrimomului, ingeneral a activitatii economice si financiare controlate.

Controlul documentar-contabil se exercita prin urmatoarele modalitatisau tehnici: controlul cronologic, controlul invers cronologic, controlul sistematicsau pe probleme, controlul reciproc, controlul incrucisat, investigatia de control,

examenul critic, analiza contabila balanta de control contabila sintetica sianalitica, tehnica operatiilor bilantiere, tehnici specifice de control in conditiilesistemelor de prelucrare automata a datelor etc.

Controlul cronologic se exercita in ordinea intocmirii, inregistrarii siindosarierii documentelor. Documentele se examineaza pe fiecare zi, la rand, inordinea in care sunt pastrate sau indosariate, fara nici o grupare sausistematizare prealabila. Aceasta modalitate de control este simpla, insadistribuie atentia organului de control asupra unui mare numar de operatiuni dediferite feluri, necesita folosirea unui material legislativ bogat si duce laingreunarea studierii succesive si aprofundate a fiecarui fel de operatiune. Seexercita cu usurinta, dar nu da posibilitatea sa se urmareasca de la inceput pna

la sfarsit o anumita problema.Controlul invers cronologic se exercita de la sfrsitul spre inceputulperioadei de control. Se incepe cu controlul celor mai recente operatiuni sidocumente si se continua de la prezent spre trecut. Aceasta modalitate decontrol se foloseste atunci cand la constatarea unei abateri este nevoie sa sestabileasca momentul cand aceasta s-a produs sau sa se urmareasca procesuldezvoltarii operatiilor precedente si cele care au legatura cu abaterea. Deasemenea, se utilizeaza atunci cnd se constata anumite omisiuni sau erori deinregistrare, pentru identificarea carora este necesara cercetarea document cudocument sau pozitie cu pozitie a lucrarilor intocmite anterior.

In controlul sistematic sau pe proiecte se procedeaza la gruparea

documentelor pe probleme (operatii de casa, aprovizionare, salarizare etc.) siapoi la controlul in ordine cronologica. Controlul pe probleme este o modalitatemai eficienta de examinare a documentelor si inregistrarilor contabile prin aceeaca da posibilitatea sa se urmareasca cu mai multa atentie un obiectiv;eventualitatea omisiunilor este mai redusa si se pot stabili concluzii cu privire lafiecare problema in parte.

Controlul reciproc consta in cercetarea si confruntarea in acea unitate aunor documente sau evidente cu continut identic insa diferite ca forma, pentruaceleasi operatii sau pentru operatii diferite insa legate reciproc. De exemplu,nota de predare a produselor cu raportul de fabricatie si cu documentele depreluare in gestiune; documentele de transport cu factura furnizorului (dateprivind cantitatea, localitatea de expeditie etc.); inregistrarile din registrul de casacu cele din extrasul de cont primit de la banca etc. Controlul reciproc este oconfirmare interna a datelor inscrise in documente si evidente.

Controlul incrucisat consta in cercetarea si confruntarea tuturorexemplarelor unui document, existent la unitatea controlata si la alte unitati cucare s-au facut decontari, de la care s-au primit sau carora li s-au livrat materiale,produse, marfuri si alte valori materiale. De exemplu: originalul facturii existent laclient se confrunta cu copia ramasa la furnizor; extrasul de cont primit de la


8/26

banca se confrunta cu copia existenta la banca; copia chitantei ramasa incarnetul chitantier se confrunta cu originalul chitantei aflata la platitor;confruntarea datelor din conturile clienti si debitori din cadrul agentului economiccu cele din conturile furnizori si creditori ale altor agenti economici si invers etc.Pe langa confruntarea tuturor exemplarelor unui document, controlul incrucisat

cuprinde si documente sau evidente diferite, din a caror confruntare se potdesprinde neconcordante care privesc aceeasi operatie. Controlul incrucisatconstituie o confirmare externa a datelor inscrise in documentele sau evidenteleunitatii controlate. Rezultatele controlului incrucisat se perfecteaza prin situatiiextrase de la agentul economic controlat si prin anexarea documentelor originalesau a copiilor certificate in mod legal.Investigatia reprezinta modalitatea prin care organul de control obtine informatiadin partea personalului a carui activitate se controleaza. Investigatia implicastudierea unor probleme care nu rezulta clar din documentele si evidentele pusela dispozitie. Prin ea insasi, investigatia nu este o sursa de control demna deincredere, insa reprezinta un supliment de informare si conduce organul de

contol sa ia in considerare aplicarea altor modalitati de control.Analiza si studiul general se utilizeaza pentru a obtine argumentelejustificate ale controlului. Aceasta presupun, de exemplu, examinarea debitelor sicreditelor unor conturi, astfel incat sa se determine corectitudinea inregistrariioperatiilor economice si financiare. Aceasta modalitate este utila pentru controlulcontabilitatii, care poate contine inregistrari gresite sau neobisnuite sau pentrucare sunt necesare informatii detaliate.Comparatia consta in examinarea comparativa a diferitelor solduri din evidenteleanalitice cu cele din conturile supuse controlului. Prin comparatie se obtininformatii care dau, pentru unele inregistrari, o proba suficienta privind justetealor ,pe cind pentru altele este necesar si un control suplimentar. Comparatia cu

datele anterioare, cum ar fi cheltuielile anului precedent cu acelea ale anului incurs, este o aplicare frecventa a tehnicii comparatiei.Calculul de control presupune reproducerea muncii indeplinite

de contabili. Prin aceasta modalitate se obtin probe asupra exactitatiicontabilitatii.Examenul critic implica examinarea actelor, documentelor si evidentelor, astfelincat sa se acorde atentie problemelor mai importante. Tehnica examenului criticse utilizeaza, de exemplu, in cazul platilor care urmeaza a se face in cursulperioadelor urmatoare. Eficienta sa depinde, in mod nemijlocit, de experientaprofesionala a persoanelor care efectueaza controlul. Inainte de inregistrare inconturi, orice operatie economica sifinanciara este supusa unei analize contabile. Cu ajutorul analizei contabile sedetermina conturile in care urmeaza a se inregistra operatia si relatia dintre ele.Determinarea corecta a conturilor a partii acestora (debit sau credit), in careurmeaza a se inregistra operatia supusa analizei, care corespund continutului loreconomic. Analiza contabila presupune inlocuirea logica a mai multor judecatipentru obtinerea unei concluzii concretizate in solutia contabila a operatieieconomice. Analiza contabila precede inregistrarea operatiilor economice inconturi. Spre deosebire de revizia contabila, care este postoperativa, analiza


9/26

contabila este preventiva, se plaseaza la inceputul procesului de evidenta. Caatare, analiza contabila nu asigura cunoasterea deplina a operatiilor si proceseloreconomice inregistrate si mai ales a situatiei si rezultatelor obtinute.

Elementele patrimoniale activ si pasiv se reflecta in contabilitate atat inunitatea cat si in partile lor componente, cu ajutorul conturilor sintetice si a celor

analitice. Conturile sintetice oglindesc elementele de activ si pasiv, in expresiebaneasca, fie pe grupe sau categorii, iar conturile analitice oglindesc partilecomponente ale acestora, fie in expresie baneasca, fie in expresie baneasca sicantitativa. In acest fel, conturile analitice contribuie la buna gestionare apatrimoniului, la asigurarea integritatii lui. Exprimarea valorica si indeosebicantitativa creeaza conditii optime pentru exercitarea controlului gestionar, insensul ca da posibilitatea sa se stabileasca cantitativ si valoric intrarile, eliberarilesi stocul pe fiecare depozit, magazie sau sectie de productie si pe feluri demateriale, produse, marfuri etc. Intre conturile sintetice si cele analitice exista ostrnsa legatura. Pentru controlul concordantei dintre datele unui cont sintetic siacelea din conturile sale analitice se utilizeaza balanta analitica de control, care

cuprinde urmatoarele corelatii de control: soldul initial al contului sintetic sa fieegal cu totalul soldurilor initiale ale conturilor sale analitice; totalul miscarilordebitoare ale contului sintetic sa fie egal cu totalul miscarilor debitoare aleconturilor analitice; totalul miscarilor creditoare ale contului sintetic sa fie egal cutotalul miscarilor creditoare ale conturilor analitice; soldul final al contului sinteticsa fie egal cu totalul soldurilor finale ale conturilor analitice. Lipsa acestorcorelatii arata ca s-au strecurat erori, fie la inregistrarea operatiilor economice inconturi, fie la efectuarea calculelor, care trebuie identificate si corectate.

Balantele analitice de control se intocmesc pentru fiecare cont sinteticdesfasurat pe conturi analitice, pe baza datelor preluate din conturile analitice,inainte de a se intocmi balanta sintetica de control contabil, motiv pentru care se

mai numesc si balante auxiliare sau secundare de control. Controlulinregistrarilor se face si prin confruntarea fiecarei balante analitice de control cusumele respective ale contului sintetic din balanta sintetica de control contabil.Contabilitatea dispune de un sistem de conturi in care reflectarea operatiunilorrezultate din miscarea si transformarea valorilor materiale si banesti are la bazaprincipiul dublei inregistrari. Acest principiu face posibila cuprinderea cu ajutorulsistemului conturilor a intregulul obiect al contabilitatii si mentinerea unui echilibrupermanent, necesara pentru controlul exactitatii datelor inregistrate in conturi.Respectarea principiului dublei inregistrari se asigura prin balanta sintetica decontrol contabil, cu ajutorul careia se obtine garantia exactitatii inregistrarilorefectuate in conturi si a intocmirii unor bilanturi reale si complete.

Controlul exactitatii inregistrarilor in conturi se efectueaza prin existentaegalitatii permanente intre totalurile balantei sintetice de control (sume debitoaresi creditoare, solduri debitoare si creditoare, sume si solduri debitoare sicreditoare, solduri initiale debitoare si creditoare, rulaje lunare debitoare sicreditoare, solduri finale debitoare si creditoare sume din luna precedentadebitoare si creditoare, rulajele lunii curente debitoare si creditoare, sume totaledebitoare si creditoare). Cu ajutorul balantei sintetice de control contabil sesemnaleaza inregistrarea gresita a unor operatii economice, ca urmare a


10/26

nerespectarii principiului dublei inregistrari, insumarea eronata a rulajelor saustabilirea gresita a soldurilor. Erorile de inregistrare se identifica prin intermediulegalitatilor care trebuie sa existe intre totalurile diferitelor coloane, precum si prinintermediul corelatiilor care se stabilese cu ajutorul lor. Posibilitatile dedescoperire a erorilor, cu ajutorul balantei sintetice de control contabil, prin

intermediul egalitatilor dintre coloane, sunt limitate numai la acele erori care sebazeaza pe inegalitati, fara a sesiza si erorile care denatureaza insusi sensulinregistrarilor contabile, cum sunt omisiunile de inregistrare a operatiilor, erorilede compensatie, erorile de imputatie si erorile de inregistrare in registrul jurnal.

Omisiunile de inregistrare constau in faptul ca operatia economica nueste inregistrata nici la debit nici la credit. Identificarea unor astfel de erori esteposibila, fie in urma controlului documentelor prin punctare, pentru a se vedeadaca acestea au fost inregistrate in totalitate, fie in urma descoperirii unordocumente care nu poarta pe ele mentiunea de inregistrare, fie ca urmare areclamatiilor primite de la corespondenti in legatura cu operatiile respective.

Erorile de compensatie se datoresc raportarii gresite a sumelor din jurnal

sau din documente justificative in cartea-mare, in sensul ca s-a trecut o suma inminus, egala cu cea trecuta in plus, in aceeasi parte a unuia sau mai multorconturi, astfe1 inct pe total cele doua categorii de erori se compenseaza.Identificarea acestor erori este posibila cu ajutorul balantelor analitice de controlsau in urma sesizarilor primite de la terti.

Erorile de imputatie se datoresc reportarii unei sume exacte ca marimedin jurnal in cartea-mare, att la debit cat si la credit, insa nu in conturile in caretrebuia sa fie trecuta, ci in alte conturi care nu corespund continutului economical operatiei respective. Identificarea acestor erori se face ca in cazul precedent.

Erorile de inregistrare in registrul jurnal se pot datora stabilirii gresite aconturilor corespondente, inregistrarii unei operatii de doua ori, att la debit cat si

la credit, inversarii formulei contabile sau intocmirii unei formule contabilecorecte, dar cu alta suma mai mare sau mai mica, atat la debit cat si la credit.Aceste erori, care nu influenteaza egalitatile, se pot descoperi cu balanta decontrol sah, care, pe lnga seriile de egalitati , cuprinde si corespondentaconturilor. Prin aceasta, balanta de control sah ofera posibilitatea identificariinecorelatiilor in conturi, a erorilor de compensatie si a celor de imputatie.Indicatorii bilantului se sprijina pe datele contabilitatii curentea caror baza o constituie documentele justificative. Respectarea acestei conditii

nu garanteaza pe deplin exactitatea indicatorilor bilantului, chiar daca toateoperatiile economice si financiare, fara exceptie, s-au consemnat la timp si inbune conditii in documente.

Exactitatea indicatorilor bilantului se asigura prin:- reflectarea completa si exacta in conturi a tuturor veniturilor

si cheltuielilor care se refera la perioada pentru care se intocmeste bilantul;- confruntarea rulajelor si soldului contului sintetic cu miscarile si

soldurile conturilor analitice, pentru descoperirea si eliminarea erorilor strecuratecu ocazia inregistrarii operatiilor economice si financiare in conturi;

- respectarea regulilor de evaluare a elementelor cuprinse in bilant;


11/26

- confruntarea datelor din contabilitate cu realitatea, prin inventariere,care constituie o premisa obligatorie a exactitatii datelor contabile si a bilantului;

- respectarea normelor legale privitoare la scaderea din pasiv si virareala buget a datoriilor fata de terti care s-au prescris, precum si a celor privind

scaderea din activ, pe seama profitului, a creantelor care se mai pot recuperaetc.Conducatorul unitatii si cel al compartimentutui financiar contabil raspund

de realitatea si exactitatea datelor cu privire la modulde realizare a indicatorilor economico-financiari raportati prin bilantul contabil. Invederea depuneril bilantului contabil, conducatorul compartimentului financiar-contabil are obligatia sa controleze respectarca prevederilor din normelemetodologice privind intocmirea, verificarea si centralizarea bilanturilor contabile,asigurarea respectarii corelatiilor intre indicatorii din formulare, concordantadatelor de prevederi inscrise in anexele la bilant cu cele din bugetele de veniturisi cheltuieli si alte aspecte care sa conduca la asigurarea realitatii datelor ce se

raporteaza prin bilantul contabil.Cenzorii au obligatia sa supravegheze gestiunea societatilorcomerciale, sa controleze daca bilanul si contul de profit si pierderi sunt legalintocmite si in concordanta cu registrele, daca acestea din urma sunt tinute la zi,daca evaluarea patrimoniului este facuta conform regulilor stabilite pentruintocmirea bilanlului.

Adunarea generala are obligatia sa discute, sa aprobe sau sa modificebilantul dupa prezentarea raportului administratorilor si cenzorilor.

Directiile generale ale finantelor publice si controlului financiar de statjudetene si a municipiului Bucuresti controleaza bilanturile contabile ale agentiloreconomici inainte de centralizare, controlul avand ca obiective: daca bilanturile

contabile sunt semnate de persoanele autorizate si contin toate formulareleaprobate pentru perioada de raportare; completarea tuturor indicatorilor prevazutiin formularele pentru ramura economica respectiv concordanta datelor deprevederi din anexele la bilant cu cele din bugetul de venituri si cheltuieli;concordanta datelor din conturile din balanta de verificare cu cele din posturile debilant, indeplinirea obligatiilor fata de bugetul statului, constituirea fondurilorproprii legale, efectuarea inventarierii patrimoniului, respectarea corelatiilor intreindicatorii din formulare si alte aspecte care asigura exactitatea datelor raportateprin bilant.

In conditiile sistemelor de conducere cu mijloace electronicede prelucrare a datelor, controlul documentar contabil se realizeazaprintr-o serie de tehnici cu ajutorul carora se stabileste daca rezultatul prelucrariidatelor sunt corecte.

O solutie de eliminare a erorilor de inregistrare si prelucrare o constitutenumarul de control, care serveste pentru asigurarea exactitatii unei combinatii decifre cu caracter constant (numarul facturii, simbolul materialelor, numarul decomanda etc.) ce se folosesc in timp relativ mai indelungat. Cu ajutorul numaruluide control se stabilesc automat combinatiile de cifre scrise sau inregistrateeronat. Numarul de control poate fi completat cu litere de control, caz in care e


12/26

pentru desemnarea unei notiuni se utilizeaza o combinatie numerica si letrica. Deexemplu in cazul salariilor pe documentul primar alaturi de numarul matricol allucrarilor, apare si monograma sa sau codul locului de cheltuieli etc., ca litere decontrol. Aceasta codificare dubla se face posibila o comparatie dubla, fapt careduce la sporirea exactitatii prelucrarii datelor. In scopul asigurarii prelucrarii

complete si fara repetare a datelor se utilizeaza controlul cu numere curente cade exemplu, in cazul primirii de catre serviciul financiar a facturilor emise desantiere in scopul incasarii lor, sa nu se efectueze plati duble pentru lichidareafacturilor furnizorilor etc. Aceasta modalitate se aplica independent de naturapurtatorilor de date, atunci cnd este necesara numerotarea curenta adocumentelor, iar numarul curent al acestora formeaza legatura intre documentsi contabilitatea sintetica.

Controlul exactitatii inregistrarii si prelucrarii datelor in masinileelectronice poate fi realizat si prin colationarea cu ajutorul controlului prin zero,care consta in compararea si concordanta rezultatelor unei totalizari duble.

In conditiile prelucrarii electronice a datelor o insemnatate deosebita

prezinta controlul programat si controlul mecanic. Controlul programat serealizeaza ca urmare a faptului ca programele cuprind, pe langa instructiuni deprelucrare si instructiuni de control. Prin largirea, in acest sens, a programelorcontrolul devine parte integranta a prelucrarii electronice a datelor. Instructiunilecu caracter de control examineaza existena corelatiilor cifrice si logice. In afarade descoperirea datelor lipsa si a contradictiilor logice, controlul programat indicasi modul de reparare a greselilor, iar in unele cazuri cuprinde si corectarea. Ceamai mare parte a erorilor aparute sunt legate de inregistrarea si comunicareanecorecta a datelor de baza. Controlul mecanic consta in operatii efectuate demasini, in solutiile fluxului de date care functioneaza permanent si realizeazaprobleme de control. Modalitatile folosite pentru controlul mecanic difera in

functie de tipul si gradul de perfectionare tehnica a masinilor. Controlul mecanicse realizeaza prin: control in sens orizontal al fiecarui semn, folosirea aceluiasinumar de biti la toate combinarile de semen, refuzarca documentelor nelizibile laprelucrarea nemijlocita.In conditiile prelucrarii electronice a datelor scopul, continutul, obiectivelecontrolului documentar-contabil raman aceleasi. Exercitarea controluluidocumentar-contabil in conditiiile prelucrarii electronice a datelor necesita, insa,cunostinte privind atat tehnica de prelucrare, cat si modalitati corespunzatoare decontrol. Pe aceasta linie, controlul are in vedere faptul ca influenta utilizariimijloacelor electronice de prelucrare a datelor asupra regulilor specificecontabilitatii presupune si o serie de masuri care sa asigure intelegerea datelorinregistrate si respectarea principiilor de baza: obligativitatea documentelor

justificative, integritatea inregistrarii operatiilor economice, reflectarea corecta siclara a operatiilor, ordinea cronologica si sistematica. Pentru intelegerea datelorsi faptelor inregistrate prin semne (cifre, coduri, simboluri) sunt necesare liste alesimbolurilor utilizate cu explicarea semnificatiei lor; care pot fie considerate ca ocontinuare a dezvoltarii planului de conturi. Ramane neschimbat principiuldocumentelor justiticative.


13/26

Controlul documentar-contabil in conditiile prelucrarii electronice adatelor are in vedere ca atat programul prelucrarii datelor cat si introducereadatelor sa fie complete si corecte. Centrul de greutate al controlului sedeplaseaza spre centrul sistemului. Modalitatile de confruntare se folosesc intr-un mecanism corelat care asigura obiectivele economice limitele de toleranta.

Posibilitatile de confruntare dintre contabilitatea sintetica si datele dindocumentele primare se asigura in filiera document primar-document secundar-evidenta analitica contabilitate sintetica.In general folosirea mijloacelor modeme de prelucrare a datelor produce o seriede influente asupra tehnicii de control financiar, care pot fi sintetizate astfel:cunoasterea, de catre organele de control a posibilitatilor de utilizare amijloacelor moderne de prelucrare a datelor; necesitatea ca munca de control sase exercite avndu-se in vedere datele furnizate de contabilitate in conditiileutilizarii mijloacelor moderne de prelucrare; reorientarea muncii de control, insensul de a se acorda atentie sporita laturii calitative a activitatii controlate, fara ase neglija latura cantitativa;cuprinderea in obiectivele controlului a unor probleme

noi, de exemplu modul de folosire eficienta (intensiva si extensiva ) a mijloacelormoderne de prelucrare a datelor; cresterea caracterului preventiv al controlului .Generalizarea prelucrarii automate a datelor conduce la mutatii in structuracontrolului, in sensul cresterii controlului preventiv, dar si la schimbarimeodologice in controlul ulterior. Sunt situatii in care este necesara o adancire acunoasterii obiectivului controlat. Controlul isi bazeaza concluziile pe acte,documente si evidente care sunt intocmite cu respectarea normelor legale sicontin date reale.

Documentele si evidentelelor neoficiale, neprevazute de norme, caresunt rezultatul initiativei personale a celor ce le intocmesc in vederea justificariiunor valori (de exemplu, bonuri de mana, evidente personale etc.) sunt apreciate

ca marturii scrise care faciliteaza examinarea documentelor si evidenteloroficiale. Concluziile obtinute pe baza documentelor si evidentelor neoficiale seconfirma, in mod obligatoriu, cu documente si evidente oficiale. Fara aceastaconfirmare, documentele si evidentele neoficiale nu constituie argumente pentruconcluziile controlului. De aceea, prin analiza si corelare intre documente,evidente si alte surse de informare, prin control este necesar sa se stabileasca,in primul rand valabilitatea documentelor justificative, a inregistrarilor si graduluiin care acestea exprima realitatea si legalitatea operatiilor economice.Pentru a constata abateri si lipsuri si a argumnenta concluzii in legatura cu fapteneinregistrate sau inregistrate eronat in documente si evidente se folosescmodalitati (tehnici) specifice de control si expertiza contabila cum sunt:

A. Reconstituirea cantitativa a unor evidente global valorice, pe bazainventarelor si actelor de gestiune, cand pentru iesireamarfurilor se foloseste bonul de vnzare.

B. Compararea de control privind stabilirea stocurilor (soldurilor) maximeposibile la inventarul final.

Stoculmaxim posibil = stocul la inventarul initial + intrari de marfuri pebaza de documente si iesiri de marfuri pe baza de documente .


14/26

Comparatia de control se efectueaza intre stocul maxim posibildeterminat si stocul de la ultimul inventar, putand rezulta trei situatii:

a) Stocul maxim posibil este mai mare decat stocul de la ultimulinventar: diferenta reprezinta vanzarile de marfuri in perioada de control;

b) Stoculmaxim posibil este mai mic dect stocul de la ultimul inventar:diferenta reprezinta marfuri a caror intrare nu se justifica documentar. In aceastasituatie se pot identifica incorectitudini ca:introducerea de marfuri in gestiune fara a se inregistra in documente si evidente,practicarea de suprapreturi, substituiri de marfuri la inventar sau in gestiuni,omisiuni la inventar, erori de documente si evidente etc.

c) Stocul maxim posibil este egal cu stocul de la ultimul inventarAceasta situatie poate rezulta la sortimentele greu vandabile, fara miscare. Dacarezulta sortimentele usor vandabile sau cu desfacere curenta este necesaraidentificarea unor erori, emisiuni sau incorectitudini ale gestionarului.

Tehnica comparatiei de control se utilizeaza pentru stabilirea realitatiioperatiilor, datelor de inventariere, si a preturilor practicate in cazul unitatilor dedesfacere a marfurilor cu plata direct la vnzator. Ea se dovedeste utila pentruargumentarea fraudelor comise in gestiune, intruct face posibila stabilirea catmai aproape de realitate a cuantumului pagubei.

C. Corelarea intrarilor de materiale, produse sau marfuri, in functie de consum,eliberari sau vnzari.

In acest scop se compara stocul posibilexistent cu iesirile la data sauin jurul datei in cauza. Stocul posibil existent la o anumita data = stoc lainventarul initial + intrari de marfuri pe baza de documente - iesiri de marfuri pebaza de documente.

Aceasta modalitate de control se utilizeaza la:C. 1. - gestiunile cu evidenta global-valorica, unde desfacerea

marfurilor se face pe bazabonurilor de vanzare. Aceasta tehnica are menirea saconstate: abateri sau lipsuri acoperite prin documente sau evidente; valabilitateaunor documente; realitatea operatiilor inscrise in documente de intrare sau iesirecare sunt contestate de gestionar sau de organele de control. Tehnica de lucru oconstituiereconcilierea evidentei cantitative a gestiunii, pentru o anumita marfa siconfruntarea cu situatia stocului. Stocul posibil existent se compara cu iesirile lasortimentul respectiv din aceeasi zi sau din zilele urmatoare.

Exemplu: la un magazin textil exista o nota de transfer, dindata de 3 iulie, pentru 80 m stofa, care nu a fost semnata de gestionar si nurecunoaste primirea marfii. Din corelarea si compararea actelor de gestiune, seconstata:1. inventar de primire 35 m2. intrari pe baza notelor de transfer pana la 3 iulie inclusiv 300 m3. iesiri conform bonurilor de vnzare pe aceeasi perioada 325 m4. stoc posibil existent la 3 iulie(rnd 1+2-3) 10m5. vanzari pe 3 si 4 iulie,


15/26

conform bonurilor de vanzare 70 mComparand stocul posibil existent la 3 iulie de 10 m cm cu iesirile la

sortimentul respectiv din zilele de 3 si 4 iulie de 70 m, rezulta ca marfa din notade transfer nerecunoscuta de gestionar, a intrat in realitate in gestiunea acestuia,intrucat n-ar fi fost posibila vanzarea celor 70 m din zilele urmatoare primirii stofei

respective.C.2. - gestiunile cu evidenta global-valorica, cu plata direct la vanzator,fara bon de vnzare. Aceasta tehnica are menirea sa constate daca: anumitemarfuri au intrat efectiv in gestiune sau daca sortimente neintrate cu bonuri saufacturi au existat efectiv in gestiune. Intruct vanzarea se face fara evidentiereasortimentelor de marfuri, modalitatea stocului maxim posibil nu este eficientadecat in unele situatii.

De exemplu, in urma inventarierii efectuate la un magazin delegume si fructe nu se constata lipsa in gestiune, desi sunt indicii cu privire lasavarsirea unor nereguli. Gestiunea este valorica, cu vanzare fara bon si cu platadirect la vnzator. In perioada controlata s-au facut livrari catre crese si spitale,

pe baza de facturi intocmite de gestionar, de mere calitatea I-a in valoare de24.000 lei. Aplicnd tehnica stocului maxim posibil la acest sortiment, seprocedeaza astfel: se totalizeaza cantitatile de mere pe calitati intrate in perioadade gestiune supusa controlului; se totalizeaza cantitatile livrate creselor sispitalelor pe calitati, conform facturilor emise de gestionar; se compara cantitateade mere de categoria I-a inscrisa in facturile de livrare emise de gestionar cutotalul merelor de aceeasi categorie intrate in gestiune.

D. Compararea depunerilor de numerar din vanzari cu vnzarile posibile inanumite perioade, pentru a se depista eventuale depuneri in contul unor lipsuri ingestiune din perioada anterioara.

Tehnica de analiza a dinamicii depunerilor de numerar rezulta dinurmatorul exemplu: la o unitate comerciala, perioada de gestiune se soldeaza culipsuri de 900000 Iei. In perioada urmatoare de gestiune se constata un plus de800000 lei. Gestionarul invoca inventarierea gresita in cele doua perioade inscopul de a beneficia de compensarea minusului cu plusul de inventar. In urmaexaminarii, nu se constata vicii de forma si nici alte elemente obiective deinlaturare a inventarului .Depunerile din vanzari prezinta urmatoarea dinamica:perioada I - 5000000 lei, perioada II - 5150000 lei, perioada III - 4980000 lei siperioada IV - 9500000 lei. Din analiza ultimei perioade, in care se constata ocrestere a depunerilor din vanzari, rezulta ca aceasta nu prezinta caracteristici de

justificare a cresterii: nu au fost sarbatori, nu s-au primit marfuri deosebite etc. Inconsecinta depunerile mai mari nu sunt rezultatul cresterii vanzarilor datoritaunor cauze motivate, ele fiind facute de gestionari in vederea acoperirii unorlipsuri pe care le avea in gestiune.

E. Corelarea actelor contabile, pentru stabilirea realitatii unui fapteconomic, cu alte fapte de influenta reciproca. De exemplu: facturi cu note deintrare-receptie, bonuri de lucru cu nota de predare produse etc.

F. Controlul intergestionar. Este o tehnica (modalitate) de controlcare se utilizeaza pentru stabilirea adevarului in situatiile in care se invoca drept


16/26

explicatie a unor lipsuri intr-o gestiune, plusurile la aceleasi articole existente intr-o alta gestiune.

Prin aceasta tehnica se constata, de exemplu, daca lipsa dinmagazia de produse finite este compensabila cu plusul unor piese componenteale produseior finite respective, constatat la sectia de productie.

Controlul intergestionar scoate in evidenta elemente concludentecare explica unele situatii de fapt, imprejurarile care au determinat producereapagubei.

Prin aceasta modalitate de control se demonstreaza daca exista olegatura cauzala intre plusul dintr-o gestiune si lipsa din cealalta, daca seintrunesc conditiile de compensare legala sau daca diferentele respective au caexplicatie neintocmirea formelor de predare primire pentru un lot restituit inproductie in vederea unor remanieri sau semnarea de catre gestionaruldepozitului pentru primirea unui lot de produse finite pe care, in fapt, nu le-aprimit etc.

Compensarea de marfuri poate opera intre plusuri si minusuri numaipentru aceeasi perioada gestionara si la aceeasi gestiune. Cnd se afirma, insa,ca plusurile apar in alta gestiune si se face dovada ca sunt create prin manipularigresite ale bunurilor aceluiasi agent economic, nu se poate respinge aparareagestionarilor ca nu le este imputabila contravaloarea acestora, deoarece inaceastii situatie agentul economic nu are paguba. Aceasta operatie nu reprezintainsa o compensare, ci corectarea unor erori, daca bunurile la care se referaimputatiile exista in materialitatea lor in alt depozit al agentului economic,datorita, cert, unor omisiuni de intocmire a documentelor.

Controlul faptic

Controlul faptic este procedeul de stabilire reala a existentei simiscarii mijloacelor materiale si banesti si a desfasurarii activitatii economice sifinanciare. Controlul faptic se exercita la locul de existenta a mijloacelormateriale si baneti si are ca obiectiv determinarea exacta a cantitatilor si valorilorexistente, a starii in care se gasesc, a stadiului si modului de prelucrare, arespectarii legalitatii in utilizarea lor.

Principalele modalitati sau tehnici de control faptic sunt:inventarierea, expertiza tehnica si analiza de laborator, observarea directa,inspectia fizica etc.

Inventarierea, ca modalitate principala de control faptic, are caobiectiv constatarea, la un moment dat, a existentei cantitative si calitative aelementelor de activ si pasiv ale unei unitati gestionare, precum si a modului deexecutare a sarcinilor de catre gestionari. Pe lnga constatarea stocurilor sisoldurilor faptice, inventarierea include si compararea acestora cu cele scripticesi stabilirea eventualelor diferente.

Inventarierea este o modalitate specifica de control contabil.


17/26

Contabilitatea se caracterizeaza prin realitatea si exactitatea datelor. Din cauzeobiective sau subiective, in timpul gestionarii bunurilor, este posibil ca uneleoperatii sa nu fie consemnate in documente in momentul produceri lor si, caatare, sa nu fie inregistrate in conturi. De exemplu: ca rezultat al influenteiagentilor naturali, unele bunuri pierd din greutatea sau calitatea lor; neglijenta

sau intentia gestionarilor poate duce la disparitia unor bunuri, fara ca acestea safie consemnate in documente si inregistrate in conturi; datele inregistrate inconturi pot sa nu concorde cu realitatea ca urmare a greselilor de calcul siinregistrare; masurarea gresita a mijloacelor, intocmirea defectuoasa adocumentelor privind unele operatii economice. Datorita acestor cauze estenecesar sa se controleze existenta tuturor valorilor materiale si banesti, in scopuldescoperirii neconcordantelor dintre datele inegistrate in evidenta si realitate.Prin inventariere, se controleaza si modul de conservare a mijloaceloreconomice, ceea ce contribuie la intarirea spirituluigospodaresc in gestiunile respective.

Inventarierea de control, ca tehnica a controlului financiar, coincide

numai partial cu activitatea mult, mai larga de inventariere periodica a gestiunilorsau a intregului patrimoniu, care se realizeaza printr-o imbinare a elementelor decontrol faptic cu cele documentare si prin efectuarea unor operatiuni specifice deregularizare a rezutatelor. In functie de specificul activitatii, si de naturamijloacelor materiale este indicata declansarea simultana a inventarierii decontrol la aceleasi repere, pe intreaga unitate, indeosebi in cazul materialelor demasa, ceea ce are drept consecinta cresterea eficientei controlului faptic, intrucatse inlatura unele posibilitati de acoperire a lipsurilor numai pe timpul inventarierii,.Din aceleasi considerente, o conditie esentiala pentru surprinderea realitatilorefective este ca inventarierca de control sa se efectueze inopinat. Pentrustabilirea unor rezultate reale, inventarierea de control implica si controlul

exactitatii soldurilor scripticc la reperele inventariate. Aceasta presupunecontrolul asupra documentelor sievidentei privind intrarile si iesirile de bunuri peperioada anterioara.

Expertiza tehnica si analiza de laborator sunt modalitati de controlfaptic care se folosesc pentru stabilirea integritatii valorilor materiale, realitatiiunei operatii, calitatii unor produse, continutului anumitor lucrari, volumuluimanoperei si cantitatii de materiale necesare pentru executarea lor etc. Seefectueaza de specialisti tehnicieni la solicitarca organelor de control. Deexemplu, prin analiza de laborator se stabileste daca in componenta unui produsexista toate materialele eliberate din depozite, iar prin expertiza tehnica scstabileste daca volumul unor lucrari efetuate corespunde manoperei platite.

Observarea directa este folosita pentru stabilirea unor situatii fapticecare nu rezulta din documente. Observarea desemneaza practica care nu rezultadin documente. Observarea dcsemneaza practica organului dc control de amerge la fata locului pentru a constata modul in care personalul controlat isiindeplineste obligatiile de serviciu. Observarea directa, ca modalitatc de controlfaptic, sc poatc face pe baza de program si inopinat, in locurile unde serealizeaza activitatile: sectii, ateliere, sectoare, laboratoare, magazine, birouri,depozite, gestiuni etc. Prin observarea directa se urmareste modul cum este


18/26

organizat si functioneaza un compartiment, daca se respecta prescriptiile legalein desfaurarea unei activitati, in ce masura este utilizat timpul de muncacorespunzator etc.Inspectia fizica consta in examinarea activclor si a altor resurse. Este o probasigura pentru constatarea existentei unui anumit post de activ, a imobilizarilor

sau a actelor justificative inregistrate in evidenta. De exemplu, controlul banilor incasa, a listelor de inventariere etc.Controlul faptic se intregeste cu cel documentar. In acest fel,

prin control se stabileste att modul de gestionare a mijloacelor materiale sibanesti, cat si calitatea informatiilor cu privire la activitatea controlata.

Analiza economico-financiara

Analiza economico-financiara este un instrument metodologic

sistematic, utilizat de controlul financiar care, pentru cunoasterea rezultatelor

obtinute in indeplinirea programelor de activitate si a factorilor care i-auinfluentat, pe baza unei documentari multilaterale, descompune activitateacontrolata pe elemente constitutive si studiaza raporturile existente intre acestea.Prin analiza economico-financiara se studiaza modul de realizare a sarcinilorstabilite, factorii si influentele acestora asupra activitatii economice, posibilitatilede descoperire simobilizare a rezervelor interne.

Analiza cerceteaza activitatea economica si financiara, considerataca un complex de legaturi cauzale si de factori. Pentru control prezintaimportanta, stabilirea locului in care isi au izvorul factorii a caror actiune adeterminat rezultate negative si, in special, a celor interni, cu ajutorul carora sepot aprecia rezultatele activitatii prin prisma efortului propriu al agentului

economic. In consecina, analiza economico-financiara se utilizeaza cainstrument corelat procedeelor de control in functie de obiectivele care seurmaresc. Ea devine indispensabila in cunoasterea problemelor cu privire laindeplinirea programului de productie, asigurarea si utilizarea fortei de munca sia bazei tehnice, costurile de productie, rentabilitatea, situatia financiara sipatrimoniala a agentului economic.

Tehnica generala de analiza economico-financiara pentru un obiectivdelimitat (fenomen economic) presupune determinarea: elementelor structurale(partilor componente) ale fenomenului economic; factorilor (fortelor motrice cedetermina fenomenul) care se stabilesc succesiv de la cei cu actiune directa sprecei care actioneaza indirect (descompunerea in trepte); corelatiei dintre fiecarefactor si fenomenul analizat, diferiti factori care actioneaza, cauza si efect(raporturile de conditonare); influentelor diferitelor elemente sau factori.

Analiza economico-financiara implica modalitati sau tehnici decercetare a activitatii economico-financiare sub aspect calitativ si cantitativ.Modalitatile de analiza calitativa vizeaza esenta activitatii economico-financiara,depistarea legaturilor cauzale intre fenomene, iar modalitaile cantitative decercetare au ca obiect cuantificarea influentelor sau factorilor care explicafenomenul economico-financiar.


19/26

Analiza economico-financiara se efectueaza prin modalitati sautehnici cum sunt:

a. - tehnici de stabilire a relatiilor cauzale intre fenomene ca deexemplu: concordanta intre obiectivul cercetat si imprejurarile sau conditiile incare acesta s-a desfaurat; diferentele unei imprejurari sau conditii in care apare

sau lipseste un fenomen, prezenta intr-un caz absenta in altul; concordanta sidiferenta care imbina elementele primelor doua modalitati; variatia concomitenta,adica unei anumite variatii a unui fenomen ii urmeaza o anumita variatie a altuifenomen; soldul sau ramasita, adica scaderea din variatia totala a unui fenomena influentilor cunoscute si obtinerea diferentei datorata factorilor necunoscuti;

b. - diviziunea si descompunerea, ca modalitate de analiza careasigura profunzimea studierii activitatilor economico-financiare, localizareaabaterilor si cauzelor lor in timp si spatiu. Diviziunea in timp permite stabilireaabaterilor de la tendinta generala de desfaurare a activitatii controlate, de laritmicitatea proiectata. Descompunerea pe elemente componente, permiteaprofundarea activitatii economico financiare ce se controleaza si masurarea

legaturilor cauzale ale factorilor;c. - gruparea, adica despartirea operaitilor controlate in grupeomogene dupa una sau mai multe caracteristici, in functie de scopul urmarit.Criteriile de grupare difera, dupa continut, forma de exprimare etc.;

d. - substituirea in lant sau modalitatea diferentelor se aplica in cazulrelatiilor detip determinist, care imbraca forma matematica a produsului sauraportului (proportionalitate directa sau inversa). In cadrul relatiei de doi sau maimulti factori se folosesc valorile din baza de comparatie si cele efective,stabilindu-se diferenta tuturor factorilor si apoi, prin substitutie, treptata, influentafiecarui factor in parte. Aceasta modalitate implica trei reguli: asezarea factorilorin ordinea de analiza, adica se substituie inti factorul cantitativ si apoi cel

calitativ; substituirea se face succesiv; un factor substituit se mentine ca atare inoperatiile ulterioare. Exemplu de aplicare: modificarea volumului productiei prininfluentele modificarii numarului mediu scriptic al muncitorilor, numarului mediude ore lucrate de un muncitor, intr-un an, productii medii orare;

e. - balanta elementelor si modificarii lor, ca modalitate de analiza, seutilizeaza cand intre elementele fenomenului controlat suntrelatii de suma si diferenta. Legaturile balantiere oglindesc cantitativinterdependenta elementelor fenomenului respectiv, fapt care face posibilacompararea elementelor balantei (valorile efective cu cele din perioada de baza)si scoaterea la iveala a cauzelor care au determinat modificarea unui rezultat. Unexemplu al balantei, il constituie relatia: volumul productiei marfa vnduta siincasata - stocurile si soldurile initiale + volumul productiei fabricate - stocurile sisoldurile finale;

f. - corelatia este modalitatea de analiza care se utilizeaza in cazul incare intre factori si fenomenul analizat sunt relatii de tip stocastic, adica fiecareivalori a factorului determinant ii corespund mai multe valori ale caracteristiciirezultative, care sunt esalonate intre anumite limite. Presupune mai multe etape:stabilirea continutului economic al fenomenului analizat si al factorilor deinfluenta, determinarea legaturilor de cauzalitate a formei matematice a acestuia,


20/26

stabilirea valorii parametrilor ecuatiei, calcularea intensitatii legaturii dintrefenomenul analizat si factorii de influenta cu ajutorul coeficientului sau raportuluide corelatie, evidentierea influenlei factorilor asupra fenomenului analizat, cuajutorul coeficientilor de determinatie;

g. - calculul matricial se aplica in cazul existentei unor relatii

functionale de produse sau raport intre fenomenul analizat si factorii de influenta.Separarea influentei factorilor tine seama de ordinea de interconditionare afactorilor, similar substituirii in lant calculul matricial poate fi aplicat, de exemplu,la analiza cheltuielilor cu materialele pe unitatea de produs, pentru a obtineinfluenta factorilor (abaterea cheltuielilor materiale, consumul specific, pretul deaprovizionare unitar);

h. - cercetarea operationala se utilizeaza in adoptarea deciziilor candintervin numerosi factori care trebuie luati in considerare. Se utitilizeaza cuprecadere in analiza previzonala.

Modalitatile de control documentar-contabil si de analiza economico-

financiara, nu se aplica automat pentru toate obiectivele supuse controlului, ciselectiv, diferentiat, in functie de natura surselor de date, de modul de culegere,inegistrate, prelucrare si pastrare a lor, precum si de formele de control ce seexercita.

Controlul documentar contabil si analiza economico-financiara, decise presupun reciproc in procesul de control, pot fi separate atat teoretic - sistudiate ca domenii distincte - cat si practic, in functie de limitele obiectivelor decontrol. De exemplu, daca se urmareste sa se stabileasca numai legalitatea sisinceritatea unor informatii, se utilizeaza numai modalitatile de controldocumentar-contabil si faptic. Pe langa aceste obiective, prin modalitatile deanaliza economico-financiare, este necesar sa se determine factorii si cauzele

care au influentat activitatea controlata. In acest fel, procesul de control seintregeste in ceea ce priveste continutul si scopul sau.Intre controlul documentar-contabil si analiza economico financiara se

stabilesc relatii directe, reciproce. Analiza presupune, in mod necesar, utilizareacontrolului documentar-contabil pentru a se asigura ca informatiile folosite suntexacte, reale, legale. Pe de alta parte, controlul documentar-contabil folosete oserie de concluzii ale analizei, in scopul obtinerii unei orientari generale asupraactivitatii agentului economic controlat, in vederea concentrarii atentiei pentru adescoperi laturile negative ale acesteia. In acest fel, modabitalile de analizausureaza actiunea de control documentar-contabil, iar acesta din urma asigurainformatii corespunzatoare pentru analiza.

Intelegerea legaturii reciproce dintre controlul documentar contabil sianaliza rezulta mai clar daca ne referim, de exemplu, la controlul asupra valorilormateriale. Prin controlul documentar-contabil si faptic pot fi constatate omisiuni sierori, cum sunt:

- la magazie: inregistrarea unor date din documente primare in altefise dect cele care corespund materialului prevazut in document; inscriereagresita in fisele de magazie a datelor din documentele primare; determinareaeronata a stocurilor dupa fiecare inregistrare etc.;


21/26

- la contabilitatea materialelor: preluarea eronata a cantitatii si pretuluiunitar din documentele primare: inversarii de cifre, erori de prelucrare arezultatelor in registrul stocurilor etc.Toate acestea nu se pot depista prin analiza,ci prin controlul documentar-contabil.

Pentru inregistrarea procesului de control este necesar ca in

continuare sa fie analizate aspectele generale ale gestiunilor de valori materiale,incepnd cu activitatea de aprovizionare cumaterii prime si materiale siterminand cu livrarea produselor finite.

Aceste elemente dovedesc atat legatura reciproca dintre controluldocumentar-contabil si analiza, cat si deosebirile esentiale intre modalitatile decontrol documentar-contabil si cele de analiza, determinate de sfera in careurmaresc obiectivele controlului si de sursele de date. In timp ceanalizafoloseste, in general, datele sintetice de evidenta, documente centralizatoare sidari de seama. pe baza carora scoate la iveala legaturile cauzale dintre diversefenomene din activitatea controlata si da o orientare generala asupra situatieieconomico si financiare, controlul documentar-contabil si faptic foloseste datele

analitice, scriptice sifaptice.Controlul documentar-contabil si analiza cerceteaza obiectivelecontrolului financiar prin modalitati diferite. Obiectivele siscopurile controluluidocumentar-contabil si cele ale analizei sunt aceleasi, adica ale controlului cafunctie a conducerii, privite insa in cadrul anumitor limite siconstatate prinmodalitati diferite. Datorita acestui fapt, intre controlul documentar-contabil sianaliza se stabileste o legatura nemijlocita. Ca discipline sunt distincte, fiecare cuobiectul sau precis definit, ca practici, se completeaza reciproc. Cand seefectucaza analiza se apeleaza la controlul documentar-contabil, mai ales invederea garantiei legalitatii documentelor care reflecta fenomene supuse ulteriorunei analize economice, iar controlul documentar-contabil face uz de analiza ori

de cate ori se simte nevoia acesteia. De altfel, crearea controlului uniceconomic-financiar imbina cele doua practici, ridicand calitatea acestuia.In stransa legatura tehnica de analiza economico-financiara,

metodologia de control implica si instrumentul matematic. Avantajele oferite dematematica, ca metoda de cunoastere sidescoperire in stiinta economica,constau in formularea necontradictorie a problemelor economico-financiare,defininea cantitativa a calitatii, adica intre anumite extreme cantitative, deducereaunor concluzii calitative pe baza rezultatelor cantitative. In utilizarea metodelormatematice de catre controlul financiar se au in vedere functia acestora ca mijlocde obtinere si de analiza a datelor. Pentru aceasta este necesar sa se procedezein mod diferentiat, in raport de diversele fazeoferite de matematica (observareaselectiva, concretizarea realitatii in expresie cantitativa, analogia, oglindirearealitatii in expresie cantitativa, analogia, oglindirea realitatii prin simboluri,caracterul experimental rational in economie), precum si prin functie demomentele controlului financiar (cunoasterea situatiei stabilite initial, cunoastereasituatiei faptice,confruntarea situatiei reale cu cea stabilita initial, concluzii,sugestii, propunerii, masuri).

Utilizarea metodelor matematice de calcul si analiza in efectuareacontrolului financiar este dependenta de folosirea lor in munca de organizare si


22/26

desfaurare a activitatii economice examinand obiectivele sale cu ajutorulmodelelor, controlul are posibilitatea sa obtina si informatii mai aprofundate, maicomplexe si de calitate superioara, pe baza carora sa desprinda apoi si cele maicorespunzatoare concluzii in legatura cu masurile ce se impun pentru crestereaeticientei activitatii economice.

Posibilitatea utilizarii metodelor matematice in exercitarea controluluifinanciar mai rezulta din faptul ca pentru a fi controlata activitatea economicatrebuie sa fie previzibila si organizata. Rezolvarea sarcinilor multiple aleprevederii si organizarii, impune in mod obiectiv ca situatiile specifice de deciziesa se formuleze in modele matematice, pe baza de calcule de eficienta. Pornindde la faptul ca in obiectul controlului se cuprinde si nodul de indeplinire asarcinilor stabilite, metodele matematice folosite la fundamentarea acestora pot fiutilizatesi la analiza economica a realizarii lor.

Pentru controlul financiar o insemnatate deosebita are reprezentareasimbolica analogica. De asemenea, prin aplicarea principiului izolarii teoretice afenomenelor urmarite se poate controla activitatea interna a unui agent economic

si apoi relatiile acestuia cu alti agenti si cu statul. Pe baza analogiilor, se potconstrui intr-un anumit domeniu procese analoage cu cele care se desfasoara inmod concret intr-un alt domeniu. Simularea, adica folosirea in practicaeeonomica a principiilor comune de functionare a sistemelor de actiuni legateintre ele, pretinde sa se ajunga la esenta fara realitate. In esenta, oricereprezentare este o forma de simulare si implica o reducere oarecare sau oschimbare a realitatii. Gradul de diferenta dintre simulare si sistem (real in sensulposibilitatii de a fi construit, nu al existeintei de fapt) depinde de necesitateasimularii obiectivelor. In particular. diferenta consta in acele aspecte alesistemulni real si care sunt nesemnificative pentru control. Simularea este otehnica de rezolvare a problemelor a carei reusita se bazeaza pe reprezentarea

esentei problemelor din viata reala . Simularea poate avea o mare aplicabilitatein domeniul contabilitatii si controlului financiar, care au menirea de a reflecta,reprezenta, sintetiza in mod ideal procesorul economic in vederea imbunatatiriisale in mod real.

Controlul total si prin sondaj

Controlul poate fi exercitat totalsau prin sondaj.Controlul total cuprinde toate operatiile din cadrul obiectivelor

stabilite si peintreaga perioada supusa controlului. De exemplu, inceea cepriveste respectarea disciplinei de casa se au in vedere toate operatiile sidocumentele privind incasarile si partile pe perioada respectiva. Controlul totaleste cel mai cuprinzator si sigur. Cu toate acestea, ca urmare a faptului canecesita un volum mare de munca, nuse poate aplica intotdeauna, fiind posibilmai ales la unitatile mici. Din aceste motive, in anumite cazuri, se utilizeazacontrolul prin sondaj.


23/26

Controlul prin sondaj cerceteaza cele mai reprezentative documentesi operatii, care permit obtinerea unor concluzii cu caracter general asupraobiectivului urmarit. Sondajul este control selectiv care simplifica sarcina deapreciere prin utilizarea unuiexemplu reprezentativ si permite, astfel sase obtinaeconomii autentice in ceea ce priveste munca de control. Eficienta controlului

prin sondaj depinde de alegerea perioadei, operatiunilor sidocumentelor ce secontroleaza si care dau posibilitatea generalizarii concluziilor si masurilor ce seimpun. De multe ori rezultatele sondajului determina extinderca controluluiasupra tuturor operatiilor, ajungandu-se astfel la controlul total. De asemenea,eficienta controlului prin sondaj depinde, in mare masura, avand in vederelimitele sale, de modul cum sunt alese reperele principale si de proportiaoperatiilor in cadrul fiecarui reper. Controlul prin sondaj se refera atat la reperedin cadrul gestiunilor materiale a caror evidenta analitica se tine calitativ- valoricpe fiecare fel dc material, produs etc., cat si la cele din cadrul cheltuielilor. Lagestiunile a caror evidenta analitica se tine globalvaloric, reperele nu se potcontrola prin sondaj. Reperele ce se controleaza prin sondaj trebuie sa fie cele

mai reprezentative in gestiune. Aceasta calitate o au acelea care suntsusceptibile sustragerilor, se potutiliza in consumul individual, au o larga siintensa circulatie in gestiune si ca atare riscul producerii unor erori la primirea sieliberarea lor poate fi mare, detin o pondere insemnata din punct de vederecantitativ si valoric, au o dinamica in crestere a pierderilor pe o perioada maimare de timp etc.

Conform acestor principii, inventarierea, ca modalitate de controlfaptic, poate fi efectuata total sau prin sondaj, in functie de natura elementelorcontrolate si dc obietivele urmarite. Inventarierea totala permite cunoastereaefectiva a realitatii si obtinerea unor concluzii exacte, dar reclama timpindelungat, efort substantial si sistarea operatiilor de primire si eliberare a

bunurilor. Inventarierea prin sondaj este mai operativa insa are o precizie maiscazuta. Cu toatc acestea, in practica inventarierea de control se realizeazafrecvent pe calea sondajului, ca urmare a volumului si sortimentelor sporite devalori ce trebuie inventariate. Gradul de precizie al inventarierii prin sondaj esteasigurat prin perfectionarea continua a tehnicilor de lucru,astfel incatsondajul sasatisfaca tot mai mult cerintele unuicontrol selectiv. Inventarierea prin sondaj nupoate fi generalizata in mod absolut. De excmplu, ea nu poate fi folosita pentrucontrolul gestiunilor demijloace banesti si al celor cu evidentaglobal-valorica.

La cheltuielile facute in numerar, cele mai reprezentative repere pot ficheltuielile privind salariile, cheltuielile administrativ- gospodaresti etc. In anumitesituatii, ca de exemplu pentru controlul actelor de banca si casa, sondajul sedelimiteaza in timp si urmareste cheltuielilede diferite genuri, desiel poate fidelimitat la o anumita cheltuiala.

Controlul prin sondaj cuprinde numai a parte din operatiile sidocumentele dintr-un anumit sector. El se poate limita, insa, si la o parte dinperioada de timp supusa controlului, eficienta sa crescand daca se au in vedereoperatii in curs dc efectuare la data respectiva, cum sunt: plati de salarii,transportul de produse, consumul efectiv al unor materiale, fazele unor lucraripentru care se intocmesc situatii de plati etc. In acest mod, exista posibilitati


24/26

sporite pentru descoperirea operativa a eventualelor pagube aduse avutuluiobstesc in perioada efectuarii controlului sau cu putin timp inainte si, ca atare,pentru intarirea laturii preventive a acestuia. Tendinta de cuprindere si control aunui numar mare de operatii curente este ponderata de obligatia de a secontrola, in totalitate sau prin sondaj, operatiile, efectuate de la ultima perioada

controlata si pana la zi. Deoarece includerea in control a tuturor operatiilor dinperioada supusa controlului este mai dificila, pentru a se acorda o mai mareatentie operatiilor curente este indicata alegerea documentelor ce urmeaza a fisupuse controlului prin sondaj, incepnd cu cele care reflecta activitateaprezenta si continuand, cnd este cazul,cu cele privind activitatile trecute.

Modalitatile de control se intrepatrund in forme multiple sivariate cum sunt:

- controlul simultan, cu sensuri diferite, adica cel care are locconcomitent cu executia; este efectuat de controlor in prezenta celui controlat; serefera la mai multe obiective similare sau inrudite care pot fi substituite cu

usurinta unul altuia, ca de exemplu controlul efectuat in acelasi timp la toticasierii unitatii sau asupra celor care gestioneaza diferite valori;- controlul progresiv, care este in acelasi timp si simultan, cel care se

exercita in cursul executarii lucrarilor si pe masura desavarsirii lor;- controlul plenar, atunci cand constituie un ansamblu de masuri legate intre elecu scopul de a se obtine certitudinea ca justificarea operatiilor este exacta sicompleta;

- controlul continuu sau permanent este cel care nu prezintaintreruperi in durata sau in intensitatea sa si cuprinde toate actele si bunurile careconstituie obiectul sau. La baza acestei modalitati de control sta principiul dupacare se tinde ca activitatea de control sa fie integrata in lucrarile de executie

curente si ca atare considerata, de personalul de executie ca normala siindispensabila;- controlul periodic este cel organizat la intervale regulate si cuprinde

totalitatea obiectivului sau a faptelor de controlat, ca de exemplu controlulbalantelor lunare, controlul anual al stocurilor. Controlul periodic include sicontrolul intermitent exceptional, sporadic, ocazional, indicat in cazul candintervine un risc sau exista amenintarea unui pericol. De exemplu, controlulintroducerii unei noi motode de lucru etc. In majoritatea cazurilor, controlulintermitent se efectueaza inopinat, in mod neasteptat pentru cel controlat,indeosebi cel privind existenta fizica. Efectuarea intermitenta a controlului, ladate diferite si neanuntate, are ca rezultat cresterea eficientei acestuia,deoarece, in acest mod, se poate sesiza situatia asa cum este, real;

- controlul direct este un control simultan si se aplica obiectivului cese controleaza in timpul executarii activitatii respective. De exemplu, controlulcantitatii si calitatii materialelor primite de la furnizori;

- controlul executiei si controlul de conducere. Desi in practica seface uneori deosebire intre ele, in majoritatea situatiilor nu exista o linie neta dedemarcatie. Pe de o parte, conducerea include si controlul executiei, iar, pe dealta parte, exista munci de executie rezervate nivelurilor superioare ale


25/26

conducerii unitatii. De regula, deosebirea dintre lucrarile de executie si munca deconducere este necesara in vederea organizarii si repartizarii sarcinilor, inclusivcele de control, si in acest mod se usureaza stabilirea unei ierarhii pe linialucrarilor de control, pentru a se ajunge, de fapt, la situatia ca insusi controlul safie controlat. Controlul de executie este atribuit ultimelor trepte ierarhice, sefilor

de compartimente pentru conducerea sectorului respectiv. Controlul de executieeste considerat ca find organizarea sistematica situatiilor de sinteza este uncontrol de executie. In acelasi fel este considerat si controlul ce se face inateliere sau birouri cu privire la cantitati sau valori. Ca obiective ale controlului deexecutie pot fi exemplificate:concordanta datelor din jurnale si registre contabile cu cele din documentele

justificative ale inregistrarilor, concordanta datelor din jurnale cu cele din fisele deconturi, controlul adunarilor in jurnale cu cele fisele de conturi examinareadoumentelor justificative etc..

Finalizarea actiunilor de control financiar

Masuri de valorificare a constatarilor controlului financiar

Controlul financiar nu se limiteaza la constatarea lipsurilor,deficientelor si abaterilor. Controlul de constatare este urmat obligatoriu decontrolul de remediere definitiva a neajunsurilor si abaterilor constatate. Oactiune de control nu este considerata incheiata pna nu se lichideaza toatedeficientele constatate si se stabilesc masuri care duc la imbunatatirea practica aactivitatii economico-financiare. Controlul actioneaza pentru solutionareaconcreta, operativa a problemelor, iar acolo unde sunt abuzuri, unde suntincalcate legile, in conformitate cu prevederile si drepturile legale, controlul ia

masuri inclusiv pentru sanctionarea celor vinovati.Finalizarea actiunilor de control financiar; respectiv valorificareaconstatarilor facute, depinde de organul care a exercitat controlul, de conducereaagentului economic si de aplicarea solutiilor corespunzatoare, in functie denatura activitatii si deficientelor sau a rezervelor de imbunatire constatate.

Pentru finalizarea actiunilor dc control financiar se utilizeaza, in modselectiv, diferentiat si corelat, in functie de aspectele concrete ale activitatilor sauobiectivelor supuse controlului, o serie de masuri, cai, tehnici sau modalitati. Inprincipal, se pune accent pe determinarea oricaror rnasuri necesare pentruremedierea si prevenirea repetarii deficientelor si abaterilor constatate si tragereala raspundere a persoanelor vinovate.

Astfel, pe timpul desfasurarii controlului financiar se propun saudispun masuri operative pentru inlaturarea deficientelor constatate si prevenirearepetarii lor. In aceasta categorie se cuprind masurile pentru: depozitarea sipastrarea bunurilor in conditii corespunzatoare; intocmirea corecta si la timp adocumentelor la locurile de productie; corectarea erorilor din evidenta tehnic-operativa si contabila; inregistrarea plusurilor in gestiune; recuperarea pagubeloretc. pe baza constatarilor si propunerilor organelor de control financiar,conducerea agentului economic controlat si a organului care a dispus controlul


26/26

stabilesc masuri ce se iau in continuare pentru: inlaturarea si prevenireaabaterilor; aplicarea sanctiunilor disciplinare; stabilirea raspunderii materiale;inaintarea la procuratura a actelor incheiate in cazul constatarii de fapte penaleetc.

Metodologia de Exercitare a Controlului Financiar (1)

Documents

Transcript of Metodologia de Exercitare a Controlului Financiar (1)