1

Merita riscul?

Pierderile inregistrate de biblioteci:

amploarea problemei si solutiile posibile

De Loren Bregel

Introducere

Dezvoltarea unei vaste retele de comunicare la nivel global a

condus la liberalizarea accesului indivizilor la o gama

remarcabila de informatii, elemente de cultura si de

amuzament. Cu numai cateva clickuri, o persoana poate citi

cea mai recenta editie a unei reviste sau un raport

guvernamental de actualitate. Muzica si inregistrarile au

devenit si ele extrem de accesibile, la fel operele clasice si

multe romane moderne foarte cautate, datorita unui format

care poate fi descarcat pe un calculator personal.

Aceasta descentralizare a informatiei, precum si a altor tipuri

de continut, ar fi putut conduce la o dependenta redusa a

publicului fata de depozitele centralizate cum sunt bibliotecile

publice si academice. Insa, contrar asteptarilor, bibliotecile

din cadrul comunitatilor de diverse dimensiuni au inregistrat

cresteri in ceea ce priveste nivelul de circulatie a bunurilor.

Bugetele pentru biblioteci au fost si ele majorate, dar nu pe

masura cresterii nivelului de circulatie a bunurilor. Drept

urmare, in multe biblioteci exista relativ putini bibliotecari care

monitorizeaza securitatea.

Cresterea valorii colectiilor si a nivelului de imprumut

combinate cu personalul redus au sporit nivelul de furt.

Pericolul constant al furtului de articole reprezinta o grija

constanta pentru biblioteci indifferent de dimensiunea

acestora.

(Pentru relatarile unor cazuri recente de furturi din biblioteci,

consultati ultima pagina.)

Impactul asupra bibliotecilor

Impactul financiar al acestor furturi poate fi semnificativ. Atunci cand bibliotecile realizeaza inventarieri periodice, descopera de obicei ca aproximativ 4 procente din colectiile lor lipsesc. Avand in vedere ca un articol costa 30$, o colectie compusa din 100,000 de articole, o biblioteca va

cheltui in jur de 120,000$ pentru a inlocui materialele furate sau cele ratacite. 3M a elaborat un Calculator de Reducere a Pierderilor, care poate fi accesat in sectiunea intitulata Resurse de pe situl web al 3M denumit Sisteme pentru Biblioteci. In functie de calculele efectuate cu ajutorul Calculatorului de Reducere a Pierderilor, in cazul unei rate de pierdere de 0.5 procente, costul anual de inlocuire este de 15,000$.

Cercetarile au plasat cifra la un nivel mult mai inalt. Un studiu din 1995 a relevat ca 12 procente din toate volumele de biblioteca apartinand statului Ohio lipseaui. Mai mult, in cadrul sitului web al Asociatiei Americane a Bibliotecilor (American Library Association)ii sectiunea de Intrebari Uzuale citeaza un articol care a calculat un cost anual de 70,000$ pentru o colectie de 50,000 de volume, in baza cifrelor de raportare a costurilor pentru inlocuirea volumelor din anul 2005.)

Furturile din biblioteci pot avea, de asemenea, un impact institutional. Pierderile continue inregistrate de biblioteci sunt cateodata privite drept un indicator al gestionarii defectuoase a resurselor comunitare, cu repercursiuni asupra managementului si bugetelor; auditorii judeteni si alti reprezentanti au subliniat responsabilitatea bibliotecilor fata de contribuabilii locali. Totusi, in alte comunitati, conducerile bibliotecilor par sa tolereze un anumit nivel de furt ca facand parte din riscurile afacerii care pot fi prognozate si incluse in bugetele bibliotecilor. Pentru a restrange pierderile, unele biblioteci au decis sa limiteze accesul la anumite sectiuni ale colectiilor lor, in special asupra casetelor video si a DVD-urilor. Intr-un judet, pierderile constante si substantiale i-au determinat pe directorul si pe membrii conducerii sa renunte la actualizarea colectiei de 21,000 DVD-uri a bibliotecii. Aceste este un serviciu popular a afirmat directorul, insa daca se presupune sa actionez in calitate de un bun administrator al banilor publici, acesta nu ar fi un serviciu pe care l-as asigura.iii

Pierderile continue pot modifica si asteptarile referitoare la responsabilitatile membrilor personalului, accentuand supravegherea si controlul clientilor. Acest lucru poate afecta productivitatea personalului, satisfactia la locul de munca dar si calitatea asistarii clientilor.

Reactia fata de problemele de securitate

Atunci cand ale institutii sau organizatii se confrunta cu o

potentiala problema de securitate, prima reactie este de

obicei de a creste numaruli personalului. Luand in calcul si

2

constrangerile de finantare deseori intalnite de biblioteci,

aceasta optiune iese probabil din discutie. In schimb,

bibliotecile tind sa aleaga una din trei optiuni mai putin

costisitoare.

1.O reactie posibila este pasivitatea.

Aceasta se poate dovedi a fi o solutie acceptabila in

comunitatile restranse, unde finantarea este limitata si clientii

sunt bine cunoscuti de bibliotecari desi chiar si furturile

modeste pot avea repercursiuni financiare si institutionale

semnificative pentru sistemele si personalul de care dispun.

In comunitatile mai mari, unde relatia bibliotecar-client

implica mai putina familiaritate, aceasta reactie este, de

obicei, inadecvata. Potrivit rationamentului majoritatii

bibliotecarilor si membrilor conducerii, riscul pasivitatii

depaseste costul securitatii eficiente.

2.O a doua reactie, pe departe cea mai

des intalnita, consta in utilizarea sistemelor de securitate

electromagnetica (EM). Aceste sisteme sunt rezonabile ca

pret si foarte eficiente in sesizarea angajatilor in cazul in care

este sustras un articol din biblioteca fara a fi imprumutat

corespunzator.

Cum functioneaza securitatea EM: Sistemele de securitate

EM se bazeaza pe o tehnologie certificata. Se lipeste sau se

ataseaza o banda magnetica unui volum, CD, DVD ori unei

casete video (sau la cutia acesteia). Dimensiunile benzii,

precum si aspectul acesteia variaza in functie de

dimensiunea articolului si de nevoia de a ascunde prezenta

acesteia.

In timpul imprumutului, in cazul in care un articol nu a fost

dezactivat, poarta de securitate amplasata la intrarea/iesirea

din biblioteca va detecta banda si va emite un semnal de

alarma.

Atunci cand articolul este inapoiat, banda EM este reactivata

utilizand un dispozitiv asemanator celui de dezactivare.

Dispozitivele bine concepute modifica in mod corespunzator

starea benzii, insa nu afecteaza suportul media magnetic

precum cel audio sau videocaseta. Multi producatori ofera,

de asemenea, o banda EM care nu poate fi modificata pe

post de material de informare.

Sistemele de securitate EM nu citesc si nu raspund la coduri

de bare sau etichete RFIS (identificare in baza frecventelor

radio) si, prin urmare, nu pot si utilizate pentru a imprumuta

materiale sau pentru a administra cartile la raft. Singura lor

functie este de a detecta sustragerea neautorizata de

materale.

Performanta sistemului: Sistemele de securitate EM sunt

fiabile si eficiente. Benzile magnetice sunt ascunse

prezenta si locatia lor (in carti / materiale tiparite) sunt dificil

de detectat si de inlaturat si nu pot fi ascunse de corpul

uman sau de alte materiale. Benzile de calitate inalta pot fi

activate si dezactivate in mod repetat in decursul anilor fara

degradarea intensitatii semnalului. Drept urmare, cand sunt

activate, aceste benzi sunt detectate aproape de fiecare data

cand ajung in raza de actiune a detectorilor. Datorita faptului

ca benzile pot fi dezactivate complet, alarmele false sunt rar

intalnite si se preconizeaza ca vor disparea complet. (Din

punct de vedere cronologic, alarmele nedorite pot avea loc o

data la fiecare 50 de articole imprumutate; in prezent, luand

in calcul inovatiile in ceea ce priveste sistemele de securitate

EM precum Sistemul 3M Self-Check V-Series, alarmele

nedorite au loc numai o data la 10,000 de articole

imprumutate.)

Sistemele de securitate EM sunt instalate momentan in mii

de biblioteci din toata lumea, unde protejeaza miliarde de

carti si alte suporturi media.

Cu toate acestea, sistemele EM, asemenea altor dispozitive

publice, trebuie testate minutios prin intermediul unei testari

de securitate a produsului efectuate de un agent tert si de o

organizatie insarcinata cu certificarea.

Implementarea: Majoritatea bibliotecilor mici si medii ca

dimensiune vor descoperi ca recuperarea costului unui

sistem de securitate EM (inclusiv pentru benzi, echipamentul

de detectie si accesorii) va fi in maximum 2 ani datorita

cheltuielilor reduse de amortizare a bunurilor pierdute. Timpul

necesar pentru ca membrii personalului sa implementeze un

sistem EM vor varia in functie de model si de producator.

(Unii producatori ofera un proces de aplicare care poate fi de

pana la cinci ori mai rapid decat insertia manuala). Odata ce

a fost instalat sistemul de securitate EM, intretinerea lui nu va

mai constitui un aspect important. Dispozitivele de detectare

si de activare sunt rezistente si eficiente; benzile magnetice

necesita intretinere putina sau chiar deloc, si nu necesita

inlocuirea in timpul duratei de viata. Integrarea noilor

elemente in colectia de care dispuneti necesita doar

aplicarea benzii EM.

3.O a treia varianta este reprezentata de instalarea

sistemului de Identificare pe baza Frecventelor Radio (RFID).

In ceea ce priveste circulatia bunurilor bibliotecii si functiile

de management la raft, tehnologia RFID prezinta avantaje

semnificative fata de sistemele bazate pe codurile de bare si

cele manuale. Majoritatea sistemelor RFID incorporeaza, de

asemenea, o functie de securitate care alerteaza personalul

atunci cand un client incearca sa sustraga un articol fara a il

imprumuta in prealabil.

3

Cum functioneaza tehnologia RFID: In cadrul unui sistem

RFID, informatia este codificata intr-o eticheta care contine

un microcip si o antena. Informatia poate fi accesata de un

cititor, care transfera datele unei persoane sau unui sistem

care are nevoie de acestea. Etichetele pentru biblioteca sunt

discrete, de obicei au o dimensiune de doar cativa centimetri

si sunt foarte subtiri. Ele sunt, de asemenea, pasive: nu au

baterii sau o alta sursa de alimentare. Energia necesara

pentru a alimenta si pentru a citi eticheta provine de la cititor,

care emite un semnal care cauta o eticheta in intervalul sau

limita (de aproximativ 18 cm). Atunci cand semnalul ajunge la

o eticheta, aceasta se trezeste si raspunde furnizand

informatia solicitata. Atunci cand este utilizat un sistem RFID

pentru asigurarea securitatii, cititorul (care este localizat

aproape de iesire) interogheaza eticheta daca volumul a fost

returnat.

Performanta sistemului: Principalele beneficii ale tehnologiei

RFID constau in urgentarea procesului de returnare si

imbunatatirea productivitatii personalului din biblioteci.

Capacitatile de securitate ale tehnologiei sunt incontestabile,

insa unele articole care contin parti metalice (precum DVD-

urile) pot afecta capacitatea etichetei de a detecta si de a

comunica cu cititorii. Unele metale pot chiar sa ascunda

etichetele fie neintentionat, fie prin propria constructie de

catre cititori. Bibliotecile care se confrunta cu probleme de

securitate minore descopera de obicei ca un sistem RFID

asigura o solutie corespunzatoare; bibliotecile care se

confrunta cu probleme de securitate mai mari vor alege de

obicei sa combine castigurile ce tin de productivitate asociate

RFID cu fiabilitatea dovedita a unui sistem de securitate EM.

Implementare: Sistemele RFID realizeaza mult mai multe

functii decat sistemele de securitate EM. In plus fata de

caracteristicile lor de securitate, cititorii RFID pot imprumuta

si returna mai multe articole simultan; aceste sisteme pot fi,

de asemenea, combinate cu sisteme de manipulare pentru

sortarea automata a articolelor returnate, servind de ajutor

bibliotecarilor in vederea gestionarii articolelor la raft. Avand

in vedere aceste aptitudini diverse, nu este surprinzator ca

sistemele RFID necesita de obicei mai multe investitii decat

sistemele de securitate EM. Etichetele sunt mai costisitoare

iar aplicarea etichetelor necesita oarecum mai mult timp

deoarece implica transferul informatiei cuprinse in codurile de

bare catre eticheta RFID.

Ce ar trebui sa urmariti la un sistem de

securitate

Nu toate sistemele de securitate se aseamana. Atat consiliile

directoare cat si membrii personalului bibliotecilor ar trebui sa

aiba in vedere urmatoarele aspecte atunci cand doresc sa

achizitioneze un sistem de securitate.

1.Colaborati cu un furnizor dezvoltat multilateral. Furnizorii de

nisa cei care detin o linie restransa de produse pot oferi

doar o gama redusa de solutii. Atunci cand bibliotecile

colaboreaza cu un furnizor care a dezvoltat mai multe

produse si mai multe tehnologii, pot pretinde o solutie care sa

fie adaptata special cerintelor si limitarilor lor de buget

2.Cautati componente compatibile. Furnizorii care detin o

linie completa de produse pot oferi, de asemenea,

componente care au fost concepute pentru a fi compatibile.

Bibliotecile pot fi sigure ca toate componentele sistemelor lor

de circulatie si de securitate sunt integrate in mod unitar.

3.Nu acceptati rolul de agent de testare pentru produs. Nu ati

cumpara un prajitor de paine de la o companie care nu

efectueaza o testare riguroasa asupra produsului. Ati

pretinde, de asemenea, aprobari din partea unui agent tert cu

privire la securitatea produsului si la organismul de

certificare. Sistemul dvs. de certificare ar trebui sa aiba

rezolvate toate aceste probleme inainte ca dvs. sa il

cumparati.

4.Clasicii din colectia dvs au rezistat trecerii timpului.

Sistemul dvs. de securitate ar trebui sa reziste asemenea.

Asteptati-va ca sistemul dvs. sa reziste pe intreaga durata de

viata a unui articol, fie ca acesta este un tratat cuprinzator

care este imprumutat o data la zece ani, fie un DVD clasic

sau o carte mult iubita pentru copii. Toate declaratiile asupra

durabilitatii produsului ar trebui sa fie sustinute de o garantie

in acest sens.

5Unele probleme pot fi rezolvate pur si simplu la telefon.

Altele din contra. In cazul in care contractul dvs. de

garantie nu garanteaza suport local sau regional, puteti

astepta multa vreme pana ca problemele dvs. sa fie

rezolvate.

Se poate intampla si in cazul dvs.

Pana si hotii descopera biblioteca regionala. Structura in

contunua schimbare a colectiilor din biblioteci (presupunand

o investitie mai mare in CD-uri si DVD-uri), impreuna cu

oportunitatile de re-comercializare rapida si confidentiala prin

intermediul Internetului sau in magazinele de media deja

utilizate, au facut ca furtul din biblioteci sa devina o problema

din ce in ce mai stringenta.

Intr-un oras, un ofiter de politie a descoperit intamplator sute de DVD-uri si de CD-uri care fusesera furate de la o

biblioteca locala. Acest fapt l-a determinat pe directorul

librariei sa inceapa o analiza asupra colectiei, care a

relevat ca 6 procente din articole care figurau la raft erau

de fapt de negasit. (Alte 6 procente fusesera

imprumutate insa niciodata returnate.) Biblioteca a

4

estimat ca, doar in ultimul an, pierduse in jur de 2

procente din colectia detinuta.iv

Cateodata furturile se desfasoara la mai multe biblioteci din localitate, deoarece ca urmare in centrul orasului o

femeie a fost identificata ca avand in posesie mai mult de

400 de carti de bucate furate in propriul apartament.v

Un sistem de biblioteca detinea numai casete video pentru copii si DVD-uri in colectia proprie articole care

ar parea mai putin atractive pentru hoti. In urma unei

inventarieri recente, directorul a constatat uimit ca mai

mult de 40 procente din aceste DVd-uri pentru copii

lipseau din colectie. Prima sa masura pentru a reduce

furturile a fost sa treaca in rezerva toate DVD-urile, insa

acest lucru a constituit o provocare imensa pentru

personal. Urmatoarea idee a fost de a plasa numai DVD-

urile educationale pe rafturi, crezand ca sansele ca

acestea sa fie furate erau mult mai mici. O inventariere

efectuata dupa patru luni a relevat ca aproape 30 de

procente lipseau din colectie.vi

In urma unui pont din partea unui client, un bibliotecar a vizitat mai multe magazine din localitate care

comercializau discuri uzate. Femeia a descoperit zeci de

CD-uri si DVD-uri furate din biblioteca. Desi acest lucru a

insemnat un pas in directia cea buna, acestea justificau

numai un procent mic din cele 4,000 de discuri estimate

(totalizand 92,000$) care disparusera din biblioteca in

decursul a numai cinci ani. vii

Potrivit rapoartelor recente, piata pentru DVD-uri include magazinele de jocuri, siturile de licitatie de pe Internet,

chiar si buticurile de cartier.

Note

i ONeill, E.T. si W. L. Boomgaarden. 1995. Book deterioration and loss: Magnitude and characteristics in Ohio libraries. Library Resources and Technical Services 38(4):394-408, dupa cum a fost citat in Security Issues in Ohio Public Libraries de Michael Lorenzen, Directorul Serviciilor de Referinta la Universitatea Centrala din Michigan. ERIC ED #416 907, Februarie1998. Disponibila la adresa: http://www.michaellorenzen.com/

ii Situl web al American Library Association, sectiunea Intrebari Uzuale: I am wondering if you have any data regarding loss rate that may have been collected as part of surveys of your members or in any other form. http://www.ala.org/Template.cfm?Section=alafaq&template=/cfapps/faq/faq.cfm iiii Articolul Plagued by Theft, Gwinnett County PL Sells Kids Videos;

http://www.libraryjournal.com/article/CA6277204.html

iv Articolul Libraries still losing items from shelves;http://www.oregonlive.com/oregonian/stories/index.ssf?/base/news/116962189797960.xml&coll=7 v Articolul Missing Library Cookbooks Recovered in Bettendorf, Iowa; http://www.ala.org/ala/alonline/currentnews/newsarchive/2003/alnov2003/missinglibrary.cfm vi Articolul Plagued by Theft, Gwinnett County PL Sells Kids Videos; http://www.libraryjournal.com/article/CA6277204.html

vii Articolul Low-tech Responses Stem Major Thefts at MI Library; http://www.libraryjournal.com/article/CA6283408.html

LOREN BREGEL este Supervizor insarcinat cu Dezvoltarea Pietei pentru Sistemele de Biblioteci 3M. Trimiteti comentariile sau intrebaril dvs. la adresa ldbregel@mmm.com.

3M Romania Bucharest Business Park

Str. Menuetului Nr. 12, Corp D, Etaj 3,Sector 1, Bucuresti

Va rugam reciclati. 3M 2011. Toate drepturile sunt rezervate.

3M, SelfCheck si Tattle-Tape sunt marci inregistrate ale 3M.