Manual de utilizare...AGM: Manual de utilizare 3 1. INTRODUCERE 1.1. Definiție Site-ul AGM (noul...

AGM

Manual de utilizare

Data: 22/03/2017

Versiunea: 1.2

Versiunea de software: V1.38.3

AGM: Manual de utilizare

2

Cuprins

1. Introducere ....................................................................................................... 3

1.1. Definiție .................................................................................................................................. 3

1.2. Declinarea responsabilității .................................................................................................... 3

1.3. Autentificarea prin EU Login ................................................................................................... 3

2. Rolurile utilizatorilor în cadrul AGM................................................................... 4

2.1. Corespondentul ...................................................................................................................... 4

2.1.1. Deveniți corespondent .......................................................................................................... 4

2.1.2. Pregătiți și trimiteți lista participanților ................................................................................. 6

2.1.3. Editați lista participanților ................................................................................................... 10

2.2. Participantul ......................................................................................................................... 12

2.2.1. Conectați-vă ca participant .................................................................................................. 13

2.2.2. Introduceți coordonatele bancare ....................................................................................... 16

2.2.3. Modificați coordonatele bancare ........................................................................................ 26

2.2.4. Conectați un cont bancar ..................................................................................................... 27

2.2.5. Completați și trimiteți cererea de decontare a cheltuielilor ............................................... 28

2.2.6. Modificați o cerere de decontare a cheltuielilor ................................................................. 34

2.3. Notificări ............................................................................................................................... 36

2.3.1. Notificările trimise unui corespondent ................................................................................ 36

2.3.2. Notificările trimise unui participant ..................................................................................... 37

https://webgate.ec.europa.eu/tools/agm/fo/


3

1. INTRODUCERE

1.1. Definiție

Site-ul AGM (noul portal pentru reuniunile UE) facilitează organizarea de reuniuni ale experților la

Comisia Europeană și decontarea cheltuielilor. În prezent, site-ul este testat cu un număr limitat de

grupuri de experți și comitete. Dacă se va dovedi a fi un succes, AGM va fi utilizat pentru toate

grupurile de experți.

AGM le permite experților:

să primească invitații la reuniuni (inclusiv ordinea de zi a reuniunii și alte informații);

să își confirme participarea;

să își introducă datele privind contul bancar;

să își creeze și să își trimită în format electronic cererea de decontare.

1.2. Declinarea responsabilității

Informațiile incluse în acest manual au numai un caracter orientativ și reprezintă o descriere a

modului de utilizare a aplicației AGM. Având în vedere evoluția continuă a sistemului, exactitatea

descrierilor nu este garantată. Nu se poate considera sub nicio formă că aceste informații înlocuiesc

legislația UE sau constituie interpretarea juridică a Comisiei.

1.3. Autentificarea prin EU Login

AGM utilizează EU Login ca metodă de autentificare unică.

Consultați secțiunea de sprijin de pe portalul AGM pentru a afla cum să vă creați un cont EU Login și

cum să vă resetați parola.


https://ec.europa.eu/tools/agm/en/support/Registering%20in%20AGM


4

2. ROLURILE UTILIZATORILOR ÎN CADRUL AGM

2.1. Corespondentul

În calitate de corespondent, sunteți punctul de contact pentru membrul comitetului sau al grupului

de experți invitat la o reuniune. Veți utiliza AGM pentru a transmite Comisiei numele participanților

delegației dumneavoastră (membrii organizației dumneavoastră care vor participa la reuniune).

Puteți crea lista participanților în afara AGM. Când aceasta este finalizată, o puteți introduce în

sistem.

Veți primi un e-mail care conține invitația, ordinea de zi și alte informații privind reuniunea de la

organizatorul acesteia.

În e-mail va fi inclus și un link către AGM, care vă va acorda acces în calitate de corespondent al

delegației.

Fiți precaut în ceea ce privește persoanele cu care partajați acest link deoarece oferă oricui acces în

calitate de corespondent.

Utilizând AGM, va trebui să introduceți datele fiecărui participant.

După ce ați finalizat lista, trimiteți-o organizatorului reuniunii.

2.1.1. Deveniți corespondent

Astfel cum s-a menționat mai sus, veți primi un e-mail care conține invitația și alte informații privind

reuniunea, precum și un link către AGM.

Mai jos puteți vedea un exemplu de invitație trimisă unui corespondent. E-mail-ul are două părți

principale:

1) Invitația cu atașamente;

2) Instrucțiuni privind modul în care puteți să deveniți corespondent și alte linkuri pentru informații

suplimentare.

Veți primi invitația sub formă de atașament și veți putea, de asemenea, citi textul invitației în e-mail.



5

Făcând clic pe acest link veți deveni corespondent pentru această reuniune.

Utilizați-vă contul EU Login pentru a vă conecta la AGM. Vi se vor afișa detaliile reuniunii. Puteți

introduce lista participanților.



6

Toate linkurile din textul privind declinarea responsabilității vă direcționează către site-ul AGM, unde

veți găsi informații suplimentare referitoare la AGM (întrebări și răspunsuri, contacte de sprijin etc.).

Faceți clic pe linkul din e-mail pentru a deveni corespondent pentru reuniune și pentru a crea lista

participanților în AGM.

2.1.2. Pregătiți și trimiteți lista participanților

În calitate de corespondent pentru o reuniune, trebuie să trimiteți lista participanților din delegația

dumneavoastră organizatorului reuniunii.

După ce faceți clic pe link pentru a deveni corespondent, va apărea următorul ecran:

Aici, puteți vedea din nou textul invitației și puteți accesa documente conexe.

Utilizați taburile de navigație (Navigation Menu) pentru a accesa diferite meniuri în AGM.

Faceți clic pe tabul Participants (Participanți).



7

Aici veți vedea numele dumneavoastră în calitate de corespondent. Dacă apar mai multe nume,

înseamnă că invitația a fost trimisă (sau redirecționată) către alți destinatari care au acceptat rolul de

corespondent.

Atenție: numai un singur corespondent poate trimite lista participanților – primul care răspunde.

La rubrica Delegation participants (Participanții delegației), aveți opțiunea de a trimite o listă goală

sau de a adăuga participanți.

După ce adăugați participanții, aceștia vor apărea în acest tabel.

Corespondentul se poate adăuga pe sine ca participant făcând clic pe Add as participant (Adăugare

participant) și completând informațiile obligatorii. Pentru a finaliza faceți clic pe Update (Actualizare):

Pentru a adăuga mai mulți participanți, selectați as a new participant of this member (ca nou

participant pentru acest membru) pentru a invita un participant care nu a luat parte niciodată la o

reuniune utilizând AGM sau alegeți din lista participanților from the last X meetings (de la ultimele X

reuniuni).

Va apărea ecranul următor. Introduceți datele participanților.



8

Completați toate câmpurile.

Atenție: opțiunea Entitled to claim expenses (Are dreptul să solicite decontarea cheltuielilor) se aplică

numai anumitor participanți.

Faceți clic pe regulile din invitație pentru a vedea câți participanți pot solicita decontarea cheltuielilor.

Apoi faceți clic pe Add (Adăugare).

Participantul va apărea în secțiunea Delegation Participants (Participanții delegației). Acum puteți

adăuga alt participant dacă doriți.



9

După ce adăugați un participant, în dreptul numelui său apare eticheta New (Nou), ceea ce înseamnă

că participantul este nou pe listă.

În coloana Attendance (Prezență) veți observa un semn al întrebării (?) – mai puțin în cazul

corespondentului care se adaugă pe sine, care poate deja confirma prezența. Deși puteți ști, în

calitate de corespondent, dacă participantul adăugat va participa sau nu la reuniune, participantul

este cel care va accepta sau nu invitația în AGM.

Pentru a edita datele unui participant sau pentru a-l înlătura de pe listă, faceți clic pe butonul Actions

(Acțiuni) din dreptul participantului.

Atunci când lista participanților este finalizată, faceți clic pe butonul Send participants (Trimitere listă

de participanți) pentru a trimite lista organizatorului reuniunii.

Apare următorul mesaj – faceți clic pe Accept (Acceptare) pentru a trimite lista.

După ce trimiteți lista, nu o mai puteți edita în această fereastră.

Veți primi un mesaj de confirmare care vă va informa că lista participanților a fost trimisă

organizatorului reuniunii. Același mesaj apare în meniul de notificări din AGM.

În același timp, fiecare participant de pe listă va primi un e-mail informându-i că numele lor a fost

înaintat pentru a participa la o reuniune.



10

2.1.3. Editați lista participanților

Lista participanților a fost trimisă organizatorului reuniunii spre validare.

Acum trebuie să așteptați să fiți contactat de organizatorul reuniunii.

Organizatorul reuniunii poate hotărî să valideze lista fără nicio observație sau vă poate solicita să

aduceți modificări. În ambele cazuri, veți primi un e-mail și o notificare separată în AGM.

În cazul în care organizatorul reuniunii vă solicită să editați lista participanților, veți primi următorul e-

mail:

Pentru a edita lista participanților, accesați AGM și deschideți reuniunea.

Deschizând meniul Participants (Participanți), acest ecran va apărea în format editabil.



11

Selectați participantul pe care doriți să îl înlăturați și faceți clic pe butonul Actions (Acțiuni) din

dreapta participantului.

Selectați Remove (Înlăturare) pentru a șterge participantul de pe listă.

Dacă remarcați că datele unui participant sunt incorecte, le puteți edita făcând clic pe butonul Actions

(Acțiuni) din dreptul numelui participantului. Apoi selectați Edit (Editare).



12

Faceți clic pe Update (Actualizare) pentru a salva modificările.

După ce ați efectuat toate modificările necesare, trimiteți lista participanților organizatorului reuniunii

spre validare.

Veți primi alt mesaj de confirmare prin e-mail și o notificare separată în AGM care vă informează că

lista a fost trimisă asistentului reuniunii spre validare.

În același timp, participantul înlăturat va primi un e-mail prin care este informat că a fost șters de pe

listă.

2.2. Participantul

Un participant este un expert care ia parte la o reuniune. Un participant poate face parte dintr-o

delegație (de obicei este numit de un corespondent) sau poate participa individual (invitat direct de

organizator).

Participantul va primi un e-mail de invitație la o reuniune, cu un link către AGM.

În calitate de participant, puteți accesa invitația în AGM și verifica alte informații privind reuniunea.

Mai întâi, primiți un e-mail prin care sunteți invitat să participați la o reuniune.

Acest e-mail conține un link pentru a vă activa profilul de utilizator pentru reuniunea respectivă.

Utilizați linkul din acest e-mail pentru a accepta sau pentru a refuza invitația și trimiteți datele

dumneavoastră personale pentru a obține un permis electronic de acces în clădire.



13

2.2.1. Conectați-vă ca participant

Faceți clic pe linkul cu denumirea invitației la reuniune și conectați-vă utilizând contul EU Login.

Prima dată când deschideți o reuniune, va trebui să conectați reuniunea la profilul dumneavoastră de

utilizator.

Trebuie să faceți acest lucru o dată pentru fiecare grup de reuniune.

Faceți clic pe Activate my profile (Activare profil) și va apărea invitația la reuniune.

Aici puteți citi invitația, puteți vizualiza toate atașamentele și vă puteți confirma prezența.

Sub titlul invitației la reuniune va apărea mesajul You have not confirmed the attendance to this

meeting yet (Nu v-ați confirmat încă prezența la această reuniune).



14

Aici va trebui să faceți clic pe Yes (Da) pentru a vă confirma prezența. În cazul în care este o reuniune

de mai multe zile, toate zilele vor fi selectate automat. Puteți deselecta zilele în care nu veți participa

la reuniune. Dacă toate zilele sunt deselectate, rubrica dedicată prezenței se modifică în No (Nu).

Faceți clic pe meniul derulant din numele profilului dumneavoastră pentru a vă introduce datele

personale.



15

Pe această pagină veți găsi informații despre contul dvs. EU Login. Dacă este necesar, puteți modifica

aceste date făcând clic pe butonul Change (Modificare) din dreptul fiecărei categorii.

Trebuie să introduceți datele dumneavoastră și ale documentului dvs. de identitate. Organizatorii

reuniunii au nevoie de aceste informații pentru a vă pregăti și a solicita permisul electronic de acces la

sala de reuniuni. După ce le-ați introdus, ele vor fi stocate în profilul dumneavoastră. Aceasta

înseamnă că trebuie să le introduceți o singură dată și să le actualizați, după caz.

Completați secțiunea Profile details (Datele profilului) și faceți clic pe Save (Salvare).

Completați secțiunea Identity documents (Documente de identitate).

Faceți clic pe Add new document (Adăugare document nou) pentru a introduce datele documentului

de identitate:



16

Selectați tipul de document; introduceți numărul, data expirării și țara emitentă. Apoi faceți clic pe

Update (Actualizare) pentru a salva aceste informații.

Vă rugăm să vă amintiți să actualizați această secțiune la expirarea documentului actual. La fiecare

invitație la o reuniune, vi se va solicita să introduceți datele profilului. Acestea rămân valabile în AGM

după ce le-ați introdus, însă vă recomandăm să verificați că informațiile pe care le-ați introdus sunt

încă valabile.

Cu butonul Edit (Editare) din dreptul datelor privind documentele, puteți actualiza sau înlătura

documentul curent.

Această pagină poate fi accesată și din linkul din invitație.

2.2.2. Introduceți coordonatele bancare

După ce organizatorul reuniunii validează lista participanților (delegațiile invitate direct sunt validate

imediat după trimiterea invitației la reuniune), toți participanții, inclusiv corespondentul, vor primi un

e-mail și o notificare separată în AGM.

Dacă nu aveți dreptul să solicitați decontarea cheltuielilor, nu trebuie să faceți nimic – e-mailul pe

care îl primiți nu va menționa această procedură.



17

Dacă aveți dreptul să solicitați decontarea cheltuielilor de călătorie, veți primi aceeași notificare cu un

mesaj care vă invită să vă introduceți coordonatele bancare în AGM.

Conectați-vă la AGM utilizând contul EU Login pentru a vizualiza lista reuniunilor:



18

Lista Meetings (Reuniuni) arată toate reuniunile viitoare sau anterioare la care ați fost invitat.

La reuniunile pentru care aveți dreptul de a solicita decontarea cheltuielilor, informațiile vor apărea în

coloana Expenses Claim (Cerere de decontare).

În exemplul de mai sus, cererea este în stadiul de Draft (Ciornă), iar coordonatele contului bancar nu

au fost introduse.

Faceți clic pe linkul Go to expenses claim (Deschidere cerere de decontare) pentru a accesa

formularul.

(Pentru mai multe informații privind formularul de solicitare a decontării cheltuielilor, a se vedea

Completați și trimiteți cererea de decontare a cheltuielilor. Secțiunea de față explică numai cum să vă

introduceți coordonatele bancare.)



19

Coordonatele bancare sunt stocate în al doilea tab al formularului. Faceți clic fie pe tabul Bank

account (Cont bancar), fie pe butonul Enter bank account (Introduceți contul bancar) din secțiunea

Status (Stadiu).

Apare ecranul Bank account (Cont bancar).



20

Acest ecran arată conturile bancare pe care le-ați utilizat pentru diferite cereri de decontare a

cheltuielilor.

În exemplul de mai sus, nu există conturi bancare anterioare, deoarece aceasta este prima reuniune la

care ia parte acest participant.

2.2.2.1. Adăugați un cont bancar în calitate de expert guvernamental Faceți clic pe Add new bank account (Adăugați un cont bancar nou) pentru a începe să introduceți

coordonatele bancare:

Entitatea juridică este încărcată automat din ABAC; aceste informații sunt legate de țara de

proveniență a delegației guvernamentale (în acest caz delegația provenea din Regatul Unit).

Selectați țara de sub datele contului; această opțiune este disponibilă deoarece contul poate fi situat

în altă țară decât cea a țării delegației. După ce selectați o țară, câmpurile IBAN/Account number

(IBAN/Numărul contului) și Name of account holder (Numele titularului contului) vor fi disponibile și

trebuie completate, fiind informații obligatorii.



21

Există trei excepții referitoare la:

Contul Trezoreriei irlandeze

Ministerele franceze (conturi deținute la Service de contrôle Budgétaire et

Comtable Ministériel – MINEFI)

Conturi italiene deținute la Tesoreria Centrale Dello Stato

Expertul care reprezintă un stat membru poate utiliza conturile respective (dacă

numărul IBAN și numărul de cont nu sunt disponibile și expertul are numai numărul

de referință al contului de trezorerie) selectând linkul Treasury account (Cont de

trezorerie) și introducând, ca număr de cont, un cod special furnizat de Comisia

Europeană. Pentru a primi codul respectiv, contactați [email protected]

indicând e-mailul dumneavoastră, ministerul, țara și contul pe care doriți să îl utilizați

(în cazul în care dispuneți de un formular anterior de decontare pentru experți, vă

rugăm să îl atașați).

Câmpul IBAN vă permite să introduceți numai numărul corect de litere și cifre pentru fiecare țară.

Faceți clic pe butonul de verificare după ce ați completat toate câmpurile necesare pentru datele

contului.

În cazul în care contul bancar există în ABAC (după selectare confirmați în mesajul de avertizare dacă

doriți să utilizați acest cont nou adăugat), contul bancar poate fi transmis:


mailto:[email protected]


22

În cazul în care contul bancar este nou în ABAC, se va deschide o fereastră nouă în care expertul

trebuie să completeze, ca informații obligatorii, secțiunile Account Holder (Titularul contului) și Bank

Branch (Sucursala bancară). Dacă indicați că sunteți titularul contului, este obligatoriu să adăugați un

extras de cont recent:

Dacă indicați că nu sunteți titularul contului, după salvarea informațiilor și confirmarea salvării

contului bancar, trebuie să imprimați formularul de identificare financiară, să îi solicitați titularului de

cont să îl semneze și să încărcați versiunea scanată. Extrasul de cont recent nu este obligatoriu în

acest caz, dar dacă lipsește, formularul de identificare financiară trebuie ștampilat și semnat de un

reprezentant al băncii:



23

Încărcați formularul semnat și salvați-l. După confirmarea actualizării, formularul semnat va fi

disponibil în datele contului. Veți putea să selectați contul bancar și să-l trimiteți spre validare:

După ce coordonatele bancare au fost transmise spre validare, expertul va fi informat prin e-mail dacă

este necesară o rectificare a acestora sau dacă trebuie să furnizeze un alt cont bancar:



24

2.2.2.2. Adăugați un cont bancar în calitate de expert persoană fizică

Faceți clic pe Add new bank account (Adăugați un cont bancar nou) pentru a începe să vă introduceți

coordonatele bancare:

Câmpul IBAN vă permite să introduceți numai numărul corect de litere și cifre pentru fiecare țară.

Dacă introduceți un IBAN sau un număr de cont incorect, departamentul financiar al Comisiei

Europene vă va informa, după verificare.

Toate câmpurile sunt obligatorii, cu excepția câmpului VAT Number (Numărul TVA).

Faceți clic pe butonul Verify (Verificare) după ce ați completat toate câmpurile obligatorii.



25

Pe ecranul următor, veți fi întrebat dacă doriți să utilizați acest cont bancar pentru cererea de

decontare a cheltuielilor:

Faceți clic pe Ok, iar pe ecranul următor confirmați utilizarea acestui cont bancar pentru această

cerere de decontare a cheltuielilor:



26

2.2.3. Modificați coordonatele bancare

Pe parcursul procesului de validare, departamentul financiar vă poate solicita să modificați

coordonatele bancare sau să introduceți un nou cont bancar.

În acest caz, veți primi un e-mail și o notificare în AGM.

În exemplul de mai jos, departamentul financiar îi solicită participantului să actualizeze numele

titularului de cont înlocuind numele personal cu cel al organizației.

Aici puteți observa că expertul a introdus accidental propriul nume în locul denumirii organizației când

a introdus coordonatele bancare.

Faceți clic pe linkul din e-mail pentru a vă conecta la AGM utilizând contul dvs. EU Login. Acesta vă va

direcționa către ecranul cu datele privind contul bancar.



27

Faceți clic pe pictograma Edit (Editare). Apare următorul ecran:

Ecranul este afișat în modul editabil. Toate datele pe care le-ați introdus anterior sunt încă acolo.

Efectuați modificările necesare și faceți clic pe Verify (Verificare).

2.2.4. Conectați un cont bancar

Un cont bancar care a fost validat și utilizat pentru o reuniune care aparține unui grup de reuniune

poate fi utilizat pentru decontare pentru o altă reuniune din același grup, fără a fi validat din nou. Însă

dacă doriți să utilizați acest cont bancar pentru o reuniune care aparține altui grup, trebuie să îl

conectați la noul grup de reuniune.

În exemplul de mai sus, participantul trebuie să transmită datele contului bancar pentru decontarea

cheltuielilor aferente reuniunii „Notification" care aparține grupului „New wave”.

Sub Available bank accounts (Conturi bancare disponibile) puteți observa contul bancar utilizat în

grupul de reuniune „BUDG – AGM Acceptance”. Faceți clic pe Select this bank account (Selectați



28

acest cont bancar), iar pe ecranul următor faceți clic pe Submit bank details (Trimiteți datele bancare)

pentru a conecta contul la noul grup de reuniune:

2.2.5. Completați și trimiteți cererea de decontare a cheltuielilor

Dacă aveți dreptul să solicitați decontarea cheltuielilor, puteți transmite cererea numai după ce a avut

loc reuniunea, iar organizatorul reuniunii v-a confirmat prezența.

Veți primi un e-mail și o notificare care vă va informa că organizatorul reuniunii v-a confirmat

prezența.

Faceți clic pe linkul din e-mail pentru a accesa AGM și conectați-vă utilizând contul dvs. EU Login.

Accesați lista reuniunilor și, pe rândul aferent reuniunii respective, faceți clic pe linkul Go to expenses

claim (Deschidere cerere de decontare), aflat în rubrica Status (Statut). Statutul cererii va fi Draft

(Ciornă) în dreptul reuniunii pentru care v-a fost confirmată prezența.



29

Dacă nu ați introdus încă datele contului bancar, în dreptul cererii de decontare va apărea mesajul

Please enter bank account details (Introduceți coordonatele bancare). Puteți vedea cum să editați

coordonatele bancare aici.

Formularul de decontare a cheltuielilor este alcătuit din 3 secțiuni principale:

Date privind călătoria

Cheltuieli

Stadiu

În colțul din dreapta sus apar ședințele la care ați participat, confirmate de organizatorul reuniunii.



30

La rubrica Travel details (Detaliile călătoriei), faceți clic pe Edit (Editare) (în partea de jos a secțiunii)

pentru a introduce datele călătoriei completând următoarele câmpuri:

Place of work (Locul în care lucrați)

Country (Țara)

Departure details (Date legate de plecare)

Arrival Details (Date legate de sosire)

Observațiile expertului (aici puteți adăuga observații pentru a explica orice aspecte).

Faceți clic pe Save (Salvare) pentru a salva informațiile.

La rubrica Expenses (Cheltuieli), puteți adăuga tipuri de cheltuieli făcând clic pe meniul derulant

Select expense type (Selectare tip de cheltuieli). Apoi faceți clic pe Add expense (Adăugare

cheltuială).

Tipurile de cheltuieli pot fi diferite de cele din lista de mai sus, în funcție de regulile grupului de

reuniune.

Acum adăugați diferite tipuri de cheltuieli.

Accomodation (Cheltuieli cu cazarea): Introduceți numărul de nopți. Încărcați documentele

justificative precum factura de la hotel (sunt permise numai atașamente needitabile): PDF, JPG, PNG,

TIF, TIFF, BMP și GIF; trebuie să furnizați cel puțin un document justificativ pentru fiecare cerere de

decontare a cheltuielilor).



31

După ce ați adăugat tipul de cheltuială cu cazarea, aceasta va apărea în Lista cheltuielilor

Daily allowance expense (Diurna): Introduceți numărul de zile și încărcați documentele justificative.

Faceți clic pe Update (Actualizare) pentru a salva.

Airplane expense (Cheltuieli cu biletul de avion): Introduceți prețul plătit și selectați moneda. Dacă ați

achiziționat un bilet la clasa business, trebuie să încărcați documente justificative pentru a indica

motivul. Încărcați documentele justificative și faceți clic pe Update (Actualizare) pentru a salva.



32

Lista cheltuielilor:

Toate tipurile de cheltuieli pe care le-ați introdus vor apărea aici.

Folosiți butonul Edit (Editare) în dreptul fiecărui tip de cheltuială în cazul în care trebuie să efectuați

modificări.

Există un rând separat pentru fiecare tip de cheltuială.

Toate observațiile introduse de organizatorul reuniunii pe parcursul procesului de validare vor apărea

în coloana Request for modifications (Solicitare de modificări).

Stadiu

Această rubrică indică pașii pe care trebuie să îi parcurgeți înainte de a transmite cererea de

decontare a cheltuielilor.

Pașii pe care nu i-ați parcurs încă apar cu roșu. Pașii pe care i-ați parcurs cu succes apar cu verde.

În exemplul de mai jos, au fost parcurși numai primul și ultimul pas, respectiv contul bancar este

valabil, iar prezența a fost confirmată de organizatorul reuniunii. Însă 3 pași încă apar cu roșu – datele

privind călătoria, cheltuielile și documentele justificative.

Cererea rămâne în stadiul de Draft (ciornă) până la finalizarea tuturor pașilor.



33

Când toți pașii sunt finalizați, aceștia apar cu caractere verzi, iar stadiul cererii devine Ready to

Submit (Poate fi trimisă).

Butonul Submit claim (Trimitere cerere) devine disponibil:

Faceți clic pe Submit claim (Trimitere cerere) pentru a transmite cererea de decontare a cheltuielilor

spre validare.

Va apărea ecranul următor cu o Declarație pe propria răspundere.

Bifați căsuța pentru a semna Declarația și faceți clic pe Submit reimbursement (Trimitere cerere de

decontare).

Un mesaj cu verde va apărea în partea de sus a ecranului confirmând că cererea dumneavoastră a

fost trimisă, iar cererea va intra în stadiul Submitted (Trimisă).



34

În lista reuniunilor, cererea apare, de asemenea, ca Submitted (Trimisă):

2.2.6. Modificați o cerere de decontare a cheltuielilor

Cererea de decontare a cheltuielilor trebuie să fie supusă unei proceduri de validare. Dacă există o

problemă legată de cerere, organizatorul vă va cere să o modificați.

Veți primi un e-mail cu un link către cererea de decontare a cheltuielilor:



35

În exemplul de mai sus, organizatorul îi cere participantului să modifice o cerere de decontare a

cheltuielilor pentru reuniunea „All United”. Motivul este evidențiat cu galben.

Faceți clic pe linkul din e-mail pentru a accesa cererea.

Cererea este în stadiul Ready to submit (Poate fi trimisă).

Faceți clic pe Go to expenses claim (Deschidere cerere de decontare) și derulați în jos până la

secțiunea Expenses (Cheltuieli).

În coloana Solicitare de modificare veți vedea motivul modificării.

Faceți click pe butonul Edit (Editare) pentru a efectua modificările:

Faceți clic pe Select files (Selectare fișiere) pentru a încărca un fișier.

Faceți clic pe Update (Actualizare) pentru a salva.

Trimiteți cererea din nou spre validare.



36

După ce organizatorul vă validează cererea de decontare a cheltuielilor, stadiul din coloana Expenses

claim (Cerere de decontare) devine Validated (Validată):

2.3. Notificări

În calitate de corespondent sau participant veți primi mai multe notificări automate în AGM.

Notificările sunt trimise utilizatorilor individuali (utilizatori efectivi ai AGM).

Odată cu fiecare notificare, veți primi și un e-mail care va fi trimis la adresa pe care ați utilizat-o

pentru a vă crea contul EU Login.

Notificările apar în tabul cu notificări atunci când se efectuează anumite acțiuni.

Lista notificărilor trimise unui corespondent

Lista notificărilor trimise unui participant (expert)

2.3.1. Notificările trimise unui corespondent

Accesați site-ul AGM și selectați tabul Notifications (Notificări) din ecranul principal:



37

Aici puteți vedea toate notificările care v-au fost trimise în calitate de corespondent, de exemplu:

se confirmă că ați trimis lista participanților organizatorului reuniunii;

vi se amintește să trimiteți lista participanților, chiar dacă aceasta este goală;

sunteți informat că organizatorul reuniunii v-a solicitat să modificați lista participanților;

sunteți informat că organizatorul reuniunii a validat lista participanților.

2.3.2. Notificările trimise unui participant

Accesați site-ul AGM, selectați tabul Notifications (Notificări) din ecranul principal:



38

Aici puteți vedea toate notificările care v-au fost trimise în calitate de expert, de exemplu:

sunteți informat că numele dumneavoastră a fost înaintat pentru a participa la o reuniune;

sunteți informat că participarea v-a fost validată;

sunteți informat că trebuie să trimiteți cererea de decontare a cheltuielilor (dacă aveți

dreptul la decontarea cheltuielilor) – veți primi această notificare când organizatorul

reuniunii vă confirmă participarea la reuniune după ce a avut loc reuniunea;

vi se solicită să modificați cererea de decontare a cheltuielilor – veți primi această notificare

dacă există o problemă legată de cerere;

se confirmă efectuarea transferului bancar SWIFT.


Manual de utilizare...AGM: Manual de utilizare 3 1. INTRODUCERE 1.1. Definiție Site-ul AGM (noul...

Documents

Transcript of Manual de utilizare...AGM: Manual de utilizare 3 1. INTRODUCERE 1.1. Definiție Site-ul AGM (noul...