managementul calitatii farmaceutic

Masterand: Tanase Talida IoanaUniversitatea “Lucian Blaga”, Management Sanitar,Catedra: MANAGEMENTUL CALITĂŢII

Imbunatatirea calitatii procesului de

aprovizionare cu maedicamente

in societatea comerciala Anida Farm SRL

1


Subiect: Imbunatatirea calitatii procesului de aprovizionare cu

medicamente in societatea comerciala Anida Farm SRL

1.1.Prezentarea Oraganizatie

- localizare: judetul Brasov, mediul rural;

- consumatori/potentiali pacienti/clienti: populatie tinta 3600 locuitori;

- populatie mixta: cetateni romani, cetateni de etnie maghiara si cetateni de etnie roma in

procente aproximativ egale;

- putere economica dupa cum urmeaza:

i. preponderent pensionari si copii pana in 18 ani;

ii. persoane asistate social in proportie de 40%

iii. salariati in procent de 10%

- domeniul de activitate: farmacie de circuit deschis

caracteristici: fara program permanent

- competitorii: 1 competitor fara personal inalt specializat, cu pozitionare avantajoasa fata

de fluxul de potentiali clienti;

- parteneri: parteneriat cu societate cu acelasi domeniu de activitate pentru produsele cu

marja de profit scazuta;

- actionari: doi actionari – un investitor si un specialist;

- consiliul de administratie: doi administratori cu drepturi egale; un investitor si un

specialist;

- angajati: trei angajati:

i. un factor de decizie – specialistul,

ii. un angajat insarcinat cu activitati administrative,

iii. un executant

- conditii economice: societatea a efectuat

o investitie de 40 000 de euro in

:

a. amenajare saptiu,

b. cu calculatoare,

c. sisteme inforamtice – programe de software agreeate si acreditate de

institutiile statului,

d. sistem de climatizare si monitorizare a factorilor de mediu,

sisteme online de comanda/aprovizionre,

2


e. mobilier, reclama luminoasa, reclame out door (bannere, reviste, flyere,

articole de specialitate in publicatii)

precum si o investitie de 10 000 in stocul initial de marfa/produse medicamentoase; stocul initial a

fost suportant prin aport actionar iar amenajarile prin credit bancar;

- cadru legistativ instabil: cu trei Ordonante deUurgent/3 ani care modifica legea de

organizare si functionare a farmaciilor in vigoare la data efectuarii studiului de FORCASTED

CASH FLOW; 4 modificari ale contractului cadru de furnizare de servicii farmaceutice catre

populatie pe parcursul a doi ani caledaristici in care casa de asigurari a prelungit unilateral

termenele de plata agreeate de comun acord;

- furnizori:

i. un furnizor majoritar cu conditii preferentiale: discouturi, termene de plata,

facilitate de retur marfa;

ii. 6 furnizori secundari.

1.2. Definirea proiectului:Imbunatatirea calitatii procesului de aprovizionare cu

maedicamente in societatea comerciala Anida Farm SRL

1.2.1. Tipul de probleme existente in procesul de aprovizionare

Procesul de aprovizionare este unul continuu care se realizeaza preponderant online si care este

dependent de disponibilitatea produselor la frunizorul majoritar.

Identificarea problemelor existente in procesul de aprovizionare se realizeaza prin masurarea

performantei acestuia si anume:

1.2.1.1. Capabilitatea procesului de aprovizionare

Procesul de aprovizionare este capabil sa ofere produsele necesare satisfacerii clientului

numai in masura in care acestea sunt disponibile la furnizorii organizatiei.

1.2.1.2. Timpul de reactie

Aprovizionarea are doua etape:

etapa de comanda si

etapa de livrare de catre furnizor a produselor comandate

i. Procesul de comanda are un timp de reactie minimal garantat prin confirmarea

instantanee a disponibilitatii produsului la furnzizor. Acestea este datorata informatizarii acestui

process.

Informatizarea excesiva a procesului il imobilizeaza in urmatoarele cazuri:

- probleme legate de furnizarea energiei electrice de catre RENEL;

- problemelegate de functionarea seviciului de date – Clicknet furnizat de Romtelecom.

3


ii. procesul de livrare este dependent ruta de livrare

1.2.1.3. Aspecte masurabile ale dependabilitatii

Prcesul de aprovizionare/comanda este dependent de:

- nevoia imediata a pacientului de produse care nu se afla pe stoc - nemasurabil

- nevoia pe termen mediu a produselor cu miscare de stoc – masurabil statistic

- disponibilitatea produsului la furnizorul majoritar sau la cei de rezerva – nemasurabil

- transmiterea corecta a comenzii – masurabil;

- facturarea corecta de catre furnizor a comenzii transmisa – masurabil;

- colectarea corecta a produselor da catre furnizor si concordanta acestora cu factura

fiscala – masurabil;

- intervaul de timp necesar pentru onorarea comenzii de catre furnizor - negociat si

denumit timp de livrare – masurabil

- transmiterea corecta a coletelor si a docmentelor de livrare – masurabil;

- preluarea corecta a facturilor fiscale de catre farmacie - masurabil

- efectuarea receptiilor calitative si cantitative - masurabil

- profitabilitatea produsului in raport cu conditiile comerciale – discounturi/conditii de plata

– masurabil

1.2.1.4. Utilizarea tehnologiilor

- procesul de aprovizionare de la furnizorul majoritar este informatizat

- procesul de aprovizionare de la furnizorii secundari este clasic, neinformatizat si

utilizeaza comanda telefonica, confirmarea verbala si implicit induce posibile erori in process.

1.2.1.4. Reducerea pierderilor

- reducerea pierderilor in procesul de aprovizionare/comanda urmareste astectele:

- evitarea comenzilor care asigura un stoc mai mare decat stocul de urgenta

determinat statistic

- evitarea comenzilor pentru produsele cu valabilitatea mica (termen de expirare

mai mic de un an)

- comandarea produselor cu prêt ridicat sau greu vandabile n umai la comanda

ferma a pacientului/clientului

- respectarea de catre furnizor a timpului de livrarea agreeat astfel incat sa nu fie

afectata calitatea actuliui farmaceutic

4

Masterand: Tanase Talida IoanaUniversitatea “Lucian Blaga”, Management Sanitar,Catedra: MANAGEMENTUL CALITĂŢII- respectarea conditiilor de transport pentru produsele ce necesita temperature speciale de

depozitare si manipulare

1.2.1.5 Alocarea si reducerea costurilor

- bugetul alocat procesului de aprovizionare include costuri cu telefonia fixa, telefonia

mobila, licente pentru software de comanda online, costuri pentru papetarie

1.2.2. Problemele identificate prin monitorizarea si masurarea procesului:

- disponibilitatea precara produselor la frunizorul majoritar;

- nefinalizarea procesului de comanda a produselor la furnizor atunci cand societatea nu

beneficiaza de energie electrica;

- nefinalizarea procesului de comanda catre furnizorul majoritar atunci cand conexiunea

la internet este defectuasa;

- nefinalizarea procesului de comanda catre furnizorul majoritar atunci cand nu

functioneaza sistemul informatic al acestuia;

- lipsa posibilitatii de anticipare a nevoilor imediate ale pacientilor de produse care nu se

afla pe stoc;

- neconcordanta intre dimensiunea comenzii si nevoia reala, imediata a societatii;

- aprovizionare defectuasa din cauza erorilor de transmitere a comenzilor;

- aprovizionarea defectuaza din cauza erorilor de facturare;

- aprovizionarea defectuasa din cauza erorilor de colectare a produselor la furnizor;

- aprovizionarea defectuasa datorata erorilor de livrare

- aprovizionarea defectuasa din cauza erorilor de receptie: preluare, verificare calitativa si

cantitativa

- aprovizionarea defectuasa datorata erorilor de introducere a facturilor in system la

farmacie.

1.2.3. Identificarea problemei majoritare pentru organizaie

Se realizeaza prin studiera frecventei cu care apare si prin impactul pe care aceasta il are asupra

procesului de aprovizionare.

1.2.4 Misiunea pentru rezolvarea problemei

Satisfacerea nevoilor clientului cu alocarea de resurse in acest sens.

5


6

Necesarul de comandaIntocmirea defecturii

Intocmirea comenzii online catre furnizorul majoritar

Intocmirea comenzii online catre furnizorul majoritar

Confirmarea cantitatilor disponibile la furnizorul

majoritar

Prelucrarea comenziiPrelucrarea comenzii

Corelarea facturii cu produsele comandate

Corelarea facturii cu produsele comandate

Livrarea conform rutei de expeditie

Livrarea conform rutei de expeditie

Verificarea comenzii si validarea electronica a acesteia

Verificarea comenzii si validarea electronica a acesteia

Primirea facturilor si a produselor comandate

Defectura pentru furnizorii alternativiDefectura pentru

furnizorii alternativi

Transmiterea telefonica a comenzilor pentru furnizorii

alternativi

Confirmarea cantitatilor comandate

Aceleasi etape de operare ca si in cazul furnizorului majoritar

Aceleasi etape de operare ca si in cazul furnizorului majoritar

DADA NUNU


Diagrama PARETO

Diagrama Pareto arata factorii care intervin cel mai des în realizarea unui proces.

Analiza diagramei Pareto ajuta la folosirea raţionala a resurselor (umane şi/sau

financiare), tinandu-se cont de problema cea mai importanta ce trebuie rezolvata.

Nr.

crtProblema Frecventa

Procent

relativ

Frecventa

cumulata

Cumularea

procentelor

1disponibilitatea precara produselor la frunizorul majoritar;

27 32.53 27 32.53

2

nefinalizarea procesului de comanda a produselor la furnizor atunci cand societatea nu beneficiaza de energie electrica

11 13.25 38 45.78

3

nefinalizarea procesului de comanda catre furnizorul majoritar atunci cand conexiunea la internet este defectuasa

3 3.61 41 49.39

4

nefinalizarea procesului de comanda catre furnizorul majoritar atunci cand nu functioneaza sistemul informatic al acestuia

5 6.02 46 55.42

5

lipsa posibilitatii de anticipare a nevoilor imediate ale pacientilor de produse care nu se afla pe stoc

10 12.05 56 67.47

6neconcordanta dintre dimensiunea cmenzii si nevoia reala, imediata a societatii

3 3.61 59 71.08

7aprovizionare defectuasa din cauza erorilor de transmitere a comenzilor

8 9.64 67 80.72

8 aprovizionarea defectuaza din 6 7.23 73 87.95

7

05

1015202530

Fre

cven

ta/

pro

cen

t

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Probleme identificate conform tabel

Pareto aprovizionare


cauza erorilor de facturare

9 aprovizionarea defectuasa din cauza erorilor de colectare a produselor la furnizor

3 3.61 76 91.56

10 aprovizionarea defectuasa datorata erorilor de livrare

1 1.20 77 92.77

11

aprovizionarea defectuasa din cauza erorilor de receptie: preluare, verificare calitativa si cantitativa

3 3.61 80 96.38

12

aprovizionarea defectuasa datorata erorilor de introducere a facturilor in sistemul informatic la farmacie.

3 3.61 83 100

8


dis

po

nib

ilita

tea

pre

cara

pro

du

selo

r la

fru

niz

oru

lm

ajo

rita

r;

ne

con

cord

an

tad

intr

ed

ime

nsi

un

ea

cme

nzi

i si

ne

voia

re

ala

,im

ed

iata

aso

cie

tatii

S1

0

5

10

15

20

25

30

Diagrama cauza efect simplificata

1.4. Imbunatatire

Remedierea problemei majoritare se poate realiza pe doua cai:

- rezolvarea imediata prin masura corectiva

9

Aprovizionare defectuasa, lipsa produse pe stoc, nesatisfacerea nevoilor clientului

Emitere comanda Furnizor Livrator

Lipsa energie electrica

Nefunctionare sistem informatic

Erori de facturare/colectare marfa

Inarzieri in trafic

Eroare livrare colet+documente

Lipsa conexiune internet


- rezolvarea pe termen lung prin utilizarea unei masuri preventive

1.4.1. Masuri corective

Constau in:

- utilizarea optiunii de aprovizionare de la furnizori alternativi cu riscul scaderii

rentabilitatii procesului de aprovizionare datorat balantei volum/discount;

- apelarea la serviciile partenerilor cu riscul scaderii volumului rulat, al cifrei de afaceri

si implicit al profitului

1.4.2 Masuri corrective

Constau in:

- aprovizionarea in cantitati mari cu produsele pentru care se constata dificultati in

aprovizionare prin lipsa acestora la distribuitor, atunci cand acestea se afla in stoc.

Riscul economic al acestei manevre consta in cresterea duratei de rotatie a stocului

si implicit in scaderea profitabilitatii pentru produsul respective.

1.4.3. Alocarea de resurse

Atat in cazul masurilor corrective cat si in cazul masurilor preventive se pastreaza nevoia

companiei de satisfacere a clientului dar scade profitabilitatea.

In acest caz cresterea calitatii duce la o scadere a rentabilitatii pe termen scurt si mediu.

Nr. crt

Cauzele cu ponderea cea mai

mare

Actiuni corective

Resurse necesare

Responsabil TermenStadiul de reaizare

disponibilitatea precara produselor

la frunizorul majoritar;

aprovizionarea de la furnizori

alternativi

Intre 12 si 14% din marja pe produs

specialistul continuu NA

societatea nu beneficiaza de

energie electrica

Aprovizionarea unui generator

de curentFinaciare Administratorul 12 luni In curs

conexiunea la internet este defectuasa

NA din cauza lipsei de

semnal pentru internetul

mobil

NA NA NA NA

10

managementul calitatii farmaceutic

Documents

Transcript of managementul calitatii farmaceutic