management şi control la Agenţia Naţională pentru ANR/Sistemul de management şi... · Lista...

AGENŢIA NAŢIONALĂ

PENTRU ROMI

Procedură operaţională privind programul de dezvoltare a sistemul de management şi control la Agenţia Naţională pentru Romi

Ediţia: 2 Nr.de ex.: 5

Revizia: 2 Nr.de ex. :15

P.O. Programul de dezvoltare a SMC Pagina 1 din 80

Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

Sistemul de management şi

control la Agenţia Naţională pentru

Romi

Bucureşti, 2013

Ediţie revizuită

CUPRINS

Standardele de control intern managerial..............................................................................................10

Criterii de evaluare a standardelor de control intern managerial............................................................31

Descrierea procedurii............................................................................................................................45

Planul strategic de dezvoltare a SCIM la ANR......................................................................................56

Regulamentul de aplicare a codului CIM...............................................................................................61

Managementul riscurilor.........................................................................................................................66

Registrul riscurilor...................................................................................................................................71

Anexe


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

SERVICIUL ECONOMIC, ADMINISTRATIV

ŞI RESURSE UMANE

AVIZAT APROBAT

Şef SEARU Preşedinte

Vily BERCUŞ Daniel VASILE

COMPARTIMENTUL JURIDIC,

CONTENCIOS ADMINISTRATIV

AVIZAT

Nicoleta OLTEANU

Data intrării în vigoare:

Întocmit

Mariea Ionescu – consilier/preşedintă CIM

Exemplar în regim controlat: DA NU

(Se încercuieşte varianta valabilă)

© Avertisment:

- Acest document este proprietatea intelectuală a Agenţiei Naţionale pentru Romi

- Orice utilizare sau multiplicare, parţială sau totală, fără acordul scris al proprietarului este interzisă.

Cuprins


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

Numărul

componentei

in cadrul

procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaționale Pagina

Coperta

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea

ediției sau, după caz, a reviziei in cadrul ediției procedurii

operaționale

2. Situaţia ediţiilor si a reviziilor in cadrul ediţiilor procedurii

operaţionale

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau,

după, caz, revizia din cadrul ediției procedurii operaționale

4. Scopul procedurii operaţionale

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaționale

6. Documentele de referința aplicabile activităţii procedurale

7. Definiții si abrevieri ale termenilor utilizaţi in procedura

operaționala

8. Descrierea procedurii operaționale

9. Responsabilități si răspunderi in derularea activității

10. Anexe

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea ediției sau după

caz, a reviziei in cadrul ediției procedurii operaționale.

Elemente privind

responsabilii/

operațiunea

Numele si

prenumele

Funcția

Data

Semnătura

1 2 3 4 5

1.1. Elaborat Ionescu Mariea Consilier

1.2. Verificat Olteanu Nicoleta

Vily Bercuş

Consilier

Şef SEARU

1.3 Aprobat Daniel VASILE Preşedinte


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

2. Situația edițiilor si a reviziilor in cadrul edițiilor procedurii operaționale

Ediția/ revizia in

cadrul ediției

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se

aplica prevederile

ediției sau reviziei

ediției

1 2 3 4

2.1. Ediția 2 integral

2.2. Revizia 2

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia

din cadrul ediției procedurii operaționale

Nr. Scopul

difuzării

Exem-

plar nr.

Compartiment

Funcția

Nume si

prenume

Data

primirii Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

3.1 Aplicare 1 Juridic şi

contencios

administrativ

Consilier Nicoleta

Olteanu

3.2 Aplicare 4 SEARU Şef servicu

Expert/CFP

Expert

Expert

Vily Bercuş

Marian

Babeş

Monica

Leuleanu

Mihaela

Constantin

3.3 Aplicare 3 Politici publice Consilier

Consilier

Expert

Dan

Oprescu

Zenda

Mariana

Buceanu

Plebis Ivan

3.4 Aplicare 2

Cabinet

demnitar

Consilier

personal

Consilier

Bogdan Dan

Alina Ene


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

personal

3.5 Aplicare 1 Relaţii publice Expert

Expert

Mariana

Roventa

Cristina

Dobre

3.6 Evidenta 2 Relaţii publice Consilier

Expert

Mariea

Ionescu

Cristina

Dobre

3.7 Arhivare 2 Relaţii publice Consilier

Expert

Mariea

Ionescu

Cristina

Dobre

4. SCOPUL PROCEDURII

SCOPUL programului de dezvoltare a SMC este de a crea un instrument prin care

să se cunoască evoluţia îndeplinirii obiectivelor instituţiei – ANR şi utilizarea fondurilor

instituţiei.

Procedura privind sistemul de control intern este întocmită în scopul stabilirii

ansamblului formelor de control exercitate la nivelul ANR, inclusiv auditul intern,

stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele instituţiei şi cu reglementările

legale în vigoare, în vederea asigurării administării fondurilor în mod economic,

eficient şi eficace şi care include structurile organizatorice, metodele şi pocedurile.

(art.2 lit. d din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar

preventiv, republicată).

Ca instrument de prevenire, implementarea procedurii operaţionale furnizează o

asigurare rezonabilă în legătură cu:

- Atingerea obiectivelor instituţiei ANR într-un mod economic, eficient şi eficace

- Respectarea regulilor interne şi externe

- Protejarea bunurilor şi informaţiilor


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

- Prevenirea şi depistarea fraudelor şi erorilor

- Respectarea standardelor în ceea ce priveşte calitatea documentelor

- Producerea în timp util de informaţii de încredere referitoare la segmentul

financiar şi de management

- Creşterea performanţei organizaţionale

Principiile generale ale controlului intern la Agenţia Naţionala pentru Romi.

a) controlul intern este adaptat dimensiunii, complexităţii obiectivelor/activităţilor si

mediului specific Agenţiei Naţionale pentru Romi,

b) controlul intern vizează toate nivelurile de conducere si toate

activităţile/operaţiunile din cadrul Agenţiei Naţionale pentru Romi,

c) controlul intern este construit cu acelaşi instrumentar şi la Agenţia Naţionala

pentru Romi ca si in celelalte entităţi publice,

d) finalitatea controlului intern consta in asigurarea rezonabila ca obiectivele Agenţiei

Naţionale pentru Romi vor fi atinse,

e) costurile aplicării controlului intern la Agenţia Naţionala pentru Romi nu trebuie sa

depăşească beneficiile rezultate din acesta,

f) controlul intern este guvernat de regulile minimale de management, cuprinse in

standardele de control intern.

Obiectivele generale stabilite conform controlului intern.

- Realizarea, la un nivel corespunzător de calitate a atribuţiilor Agenţiei Naţionale

pentru Romi, stabilite în Hotărârea Guvernului nr. 1703/2004 privind organizarea şi

funcţionarea Agenţiei Naţionale pentru Romi cu modificările şi completările ulterioare,

în condiţii de regularitate, eficacitate,economicitate şi eficienţă;

- Protejarea fondurilor publice impotriva pierderilor ca urmare a erorii, risipei, abuzului

sau fraudei;

- Dezvoltarea şi întreţinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare,

actualizare şi difuzare a datelor şi informaţiilor financiare şi de conducere, precum şi a

unor sisteme şi proceduri de informare publică adecvată, respectarea legii, a

reglementărilor şi deciziilor conducerii ANR.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

Obiective specifice stabilite conform controlului intern.

1) Eficacitatea şi eficienta funcţionarii

Cuprinde obiectivele legate de:

- Asigurarea îndeplinirii obiectivelor generale prin evaluarea sistematică şi

menţinerea la un nivel considerat acceptabil a riscurilor asociate,

- Îndeplinirea misiunii şi scopului pentru care a fost înfiinţată instituţia,

- Utilizarea eficienta, eficace si judicioasa a resurselor umane, materiale si financiare

şi de alta natură,

- Protejarea instituţiei si a resurselor Agenţiei Naţionale pentru Romi de utilizarea

inadecvata sau de pierderi.

- Identificarea şi gestionarea pasivelor.

2) Fiabilitatea informaţiilor interne şi externe

- Contabilitatea adecvata a resurselor si transparenta utilizării lor,

- Protejarea resurselor si a documentelor sociale ale Agenţiei Naţionale pentru Romi

împotriva fraudelor si distorsionării rezultatelor,

- Fiabilitatea informaţiilor utilizate în interiorul Agentiei Nationale pentru Romi,

- Fiabilitatea informaţiilor difuzate către terţi.

3) Conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne

- Activităţile Agenţiei Naţionale pentru Romi se desfăşoară în conformitate cu

obligaţiile impuse de lege, de regulamente precum şi cu respectarea politicilor

interne. (ROI, ROF, proceduri interne, metodologii, proceduri etc).

5. DOMENIUL DE APLICARE

5.1. Procedura se aplică pentru culegerea informaţiilor privind dezvoltarea şi

implementarea sistemelor de control managerial la ANR, analiza şi evaluarea

informaţiilor şi elaborarea situaţiei centralizatoare privind stadiul implementării

sistemului de control inter/managerial.

5.2. La implementarea prezentei proceduri participă toate compartimentele de

specialitate din cadrul Agenţiei Naţionale pentru Romi, de la nivel central şi regional,


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

conform atribuţiilor care le revin prin fişa postului, conform H.G. 1703/2004 cu

modificările şi completările ulterioare,procedurile aprobate de concucătorul ANR şi

planul de acţiune anual elaborat de managementul ANR.

5.3. Schema logică pentru dezvoltarea SCI/M

5.4. Componente ale controlului intern/managerial

Controlul intern cuprinde 5 componente strâns interdependente care decurg din

maniera în care sunt administrate activitățile şi care sunt integrate în aceste activităţi.

Deși toate cele 5 componente ale controlului intern sunt aplicabile oricărei entitati,

punerea lor în practică se realizează în mod diferit în conformitate cu particularitățile

proprii fiecărei entităţi în parte. Cele 5 elemente componente ale controlului intern:

Auditarea şi evaluarea

Misiune

Resurse necesare Obiective

Mijloace

Sistem informaţional

Organizare

Proceduri

Control

Reguli care trebuie

respectate

Mediul de control

Performanţa şi managementul riscurilor

Informarea şi comunicarea

AAccttiivviittăăţţii ddee ccoonnttrrooll


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

5.6. Standardele de control intern/managerial

Standardele de control intern reprezintă un ansamblu minimal de reguli de

management care trebuie să fie aplicate în oricare entitate publică;

Reglementarea standardelor de management / control intern a urmărit, pe de o parte,

crearea unui model de control managerial unitar şi coerent pentru entitățile publice

iar, pe de alta parte, utilizarea standardelor drept sistem de referință în raport cu care

se evaluează calitatea sistemelor de control managerial ale entităților publice.

Mediul de control

Standardul 1 - Etica, integritatea

Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini

Standardul 3 - Competenţa,

performanţa

Standardul 4 - Funcţii sensibile

Standardul 5 - Delegarea

Standardul 6 - Structura

organizatorică

Performanţe şi managementul

riscului

Standardul 7 - Obiective

Standardul 8 - Planificarea

Standardul 9 - Coordonarea

Standardul 10 - Monitorizarea

performanţelor

Standardul 11 - Managementul

riscului

Standardul 15 - Ipoteze, reevaluări

Informarea şi comunicarea

Standardul 12 - Informarea

Standardul 13 - Comunicarea

Standardul 14 - Corespondenţa

Standardul 16 - Semnalarea

neregularităţilor

Activităţi de control

Standardul 17 - Proceduri

Standardul 18 - Separarea atribuţiilor

Standardul 19 - Supravegherea

Standardul 20 - Gestionarea

abaterilor

Standardul 21 - Continuitatea

activităţii

Standardul 22 - Strategii de control

Standardul 23 - Accesul la resurse

Standardul 24 - Verificarea şi

evaluarea controlului

Standardul 25 - Auditul intern


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

STANDARDELE DE CONTROL INTERN /MANAGERIAL LA ANR

Elemente-cheie ale controlului managerial

Nr standard

Denumire standard Descriere standard

Cerinţe generale Referinţe principale

ME

DIU

L D

E C

ON

TR

OL

1

ETICA, INTEGRITATEA. Frauda înseamnă orice

acţiune sau omisiune intenţionată în legatură cu: utilizarea sau prezentarea de declaraţii ori documente false, incorecte sau incomplete, inclusiv faptele penale prevazute în Cap. III, din Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu modificările ulterioare, care au ca efect alocarea/ dobandirea, respectiv utilizarea nepotrivită sau incorectă a fondurilor comunitare de la bugetul general al CE şi/sau a sumelor de cofinantare aferente de la bugetul de stat. Integritate: Caracter integru- sentiment al

demnităţii, dreptăţii si constiinciozităţii, care serveşte drept călăuză în conduita omului; onestitate, cinste, probitate. Valorile etice fac parte din cultura

entităţii publice. Entitatea publică trebuie să aibă un cod de conduită oficial, scris, care este un mijloc de comunicare uniformă a valorilor etice a tuturor salariaţilor. Codul etic

stabileşte care sunt obligaţiile rezultate din lege cărora trebuie să Ii se supuna salariaţii, în plus peste cele rezultate ca urmare a raporturilor de muncă: depunerea declaraţiei de avere, a declaraţiei pentru prevenirea conflictului de interese. Există şi cazuri în care legea prevede incompatibilităţi pentru

ocuparea unor funcţii publice.

Instituţia asigură condiţiile necesare cunoaşterii, de către angajaţi, a reglementărilor care guvernează comportamentul acestora,prevenirea şi raportarea fraudelor şi neregulilor

Conducătorul ANR şi salariaţii trebuie să aibă un nivel corespunzător de integritate profesională şi personală şi să fie conştienţi de importanţa activităţii pe care o desfaşoară. Conducătorul ANR, prin deciziile sale şi exemplul personal, sprijină şi promovează valorile etice şi integritatea profesională şi personală a salariaţilor. Salariaţii manifestă acel comportament şi dezvoltă acele acţiuni percepute ca etice în ANR; Conducătorul ANR şi salariaţii au o abordare pozitivă faţă de controlul financiar, a cărui funcţionare o sprijină.

- Legea nr. 188/1999 privind statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările ulterioare; - Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduită a funcţionarilor publici; - Legea nr. 251/2004 privind unele măsuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejul unor acţiuni de protocol în exercitarea mandatului sau a funcţiei; - Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, cu modificările şi completările ulterioare; - Legea nr. 115/1996 privind declararea şi controlul averii demnitarilor, magistratilor, funcţionarilor publici şi unor persoane cu funcţii


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

La nivelul fiecărei instituţii, codul etic se aprobă de către conducător.

de conducere, cu modificările şi completările ulterioare; - Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduită a personalului contractual din autorităţile si entităţile publice; - Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea si sancţionarea faptelor de corupţie, cu modificările si completările ulterioare; - Ordonanţa de urgenţa a Guvernului nr. 14/2005 privind modificarea formularelor privind declaraţia de avere ţi pentru declaratţia de interese; - Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 56/2003 privind crearea statutului special al funcţionarului public denumit manager public, cumodificările şi completările ulterioare; - Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.190/2004 pentru aprobarea Codului etic al profesiei de controlor delegat; - Ordinul nr. 252/2004 al ministrului finanţeor publice, pentru aprobarea Codului privind conduita etică a auditorului intern.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

ME

DIU

L D

E C

ON

TR

OL

2 ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI

Instituţia transmite angajaţilor şi actualizează permanent:documentul privind misiunea entităţii publice;regulamentele interne;fişa postului (funcţiei).

Atribuţiile ANR pot fi realizate numai dacă sunt cunoscute de salariaţi şi aceştia acţionează concertat : Fiecare salariat are un rol bine definit în entitatea publică, stabilit prin fişa postului; Sarcinile sunt încredinţate şi rezultatele sunt comunicate numai în raportul Conducătorul ANR – salariat – Conducătorul ANR (şef – subaltern – şef); Conducătorul ANR trebuie să identifice sarcinile în realizarea cărora salariaţii pot fi expuşi unor situaţii dificile şi care influentează în mod negativ managementul instituţiei; Conducătorul ANR trebuie sa sustină salariatul în îndeplinirea sarcinilor sale.

- Legea nr. 90/2001 privind organizarea si funcţionarea Guvernului Romaniei si a ministerelor, modificată şi completată prin Legea nr. 23/2004; - Ordonanţa de urgenţa a Guvernului nr. 64/2003 privind stabilirea unor măsuri privind înfiinţarea, organizarea, reorganizarea sau funcţionarea unor structuri din cadrul aparatului de lucru al Guvernului; - Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 11/2004 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare în cadrul administraţiei publice centrale; - Hotărârea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici; - Actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice;


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

ME

DIU

L D

E C

ON

TR

OL

3

COMPETENŢA, PERFORMANŢA. Salariaţii ANR trebuie să aibă cunostinţele profesionale, competenţele, atribuţiile şi instrumentele necesare pentru a contribui la realizarea obiectului de activitate al instituţiei. Este stabilit prin lege că ocuparea posturilor unei entităţi publice se face prin concurs.Acest lucru asigură premisele realizării sarcinilor ANR de către persoane capabile şi competente, precum si atingerea obiectivelor de viitor ale instituţiei. Managementul ANR evaluează continuu nevoile şi

cerinţele acesteia, fapt care permite luarea unor decizii motivate în materie de formare, supraveghere, atribuire a sarcinilor şi de reorganizare. Conducerea ANR poate recurge la servicii externe pentru a răspunde nevoilor care nu pot fi satisfacute cu resursele instituţiei. Formarea profesională

poate fi axată pe acele competente care favorizează performantele individuale si pe abilităţile interpersonale care vizează luarea deciziilor şi învăţarea în grup.

Managerul asigură ocuparea posturilor de către persoane competente, cărora le încredinţează sarcini pentru dezvoltarea capacităţii profesionale a salariatului.

Conducătorul ANR şi salariaţii au acele cunoştinţe, abilităţi şi experienţa care fac posibilă îndeplinirea eficientă şi efectivă a sarcinilor. Competenţa angajaţilor şi sarcinile încredinţate trebuie să se afle în echilibru permanent, stabil. Performanţele angajaţilor se evaluează cel puţin o dată pe an şi sunt discutate cu aceştia de către realizatorul raportului; Competenţa şi performanţa trebuiesc susţinute de instrumente adecvate,care includ tehnica de calcul, software-urile, metodele de lucru etc.; Nivelul de competenţă necesar este cel care constituie premisa performanţei.

- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificările şi completările ulterioare; - Hotărârea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici; - Hotărârea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici; - Legea nr. 215/2001 a administraţiei publice locale; - Hotărârea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae; - Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 82/2004 privind unele măsuri în domeniul funcţiei publice; - Legea nr. 154/1998 privind sistemul de stabilire a salariilor de baza în sectorul bugetar şi a indemnizaţiilor pentru persoane care ocupa funcţii de demnitate publică; - Hotărârile Guvernului pentru aprobarea planului de ocupare a funcţiilor publice; - Ordonanţa Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesională a adulţilor şi - Hotărârea Guvernului nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanţei Guvernului nr.129/2000 privind formarea profesională a adulţilor; - Ordinul nr. 206/2005 al Preşedintelui ANFP pentru aprobarea metodologiei de evaluare a posturilor şi a criteriilor de evaluare a posturilor; - Ordonanţa de urgenţa a Guvernului nr. 15/2005 privind unele măsuri pentru ocuparea prin concurs a funcţiilor publice vacanţe din cadrul autorităţilor şi entităţilor publice implicate în implementarea angajamentelor asumate prin negocierile pentru aderarea Romaniei la Uniunea Europeana;

ME

DIU

L D

E C

ON

TR

OL

4 FUNCŢII SENSIBILE

Instituţia identifică funcţiile considerate ca fiind sensibile şi stabileşte o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor care ocupă astfel de funcţii.

În ANR se întocmesc: inventarul funcţiilor sensibile; lista cu salariaţii

care ocupă funcţii sensibile; planul pentru asigurarea

rotaţiei salariaţilor din funcţii sensibile, astfel încât un salariat să nu activeze într-o astfel de funcţie, de regulă, mai mult de 5 ani; În inventarul funcţiilor sensibile sunt reflectate, de regulă, acele funcţii care prezintă risc semnificativ în raport cu obiectivele; Rotaţia personalului se face cu efect minim asupra activităţii instituţiei şi a salariaţilor.

- Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, cu modificările si completările ulterioare; Legea nr. 188/1999 privind statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările ulterioare; Alte reglementări în domeniul muncii.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

ME

DIU

L D

E C

ON

TR

OL

5

DELEGAREA

Managementul ANR va comunica tuturor angajaţilor care sunt sarcinile instituţiei rezultate din actul normativ de organizare şi funcţionare. Totodată, se va îngriji ca aceste sarcini să se regăsească în ROF-ul instituţiei, la care să aibă

acces toţi salariaţii. Se vor întocmi şi se vor actualiza, ori de cte ori necesităţile o vor cere, fişele postului pentru toţi

funcţionarii publici şi personalul contractual din ANR. Aceasta este o obligaţie permanentă a fiecărui nivel de management. ROF-ul instituţiei se publică pe pagina de Internet a ANR.

Coordonatorul ANR stabileşte, în scris, limitele competenţelor şi responsabilităţilor pe care le delegă.

Delegarea de competenţă se face ţinând cont de impartialitatea deciziilor ce urmează a fi luate de persoanele delegate şi de riscurile asociate acestor decizii; Salariatul delegat trebuie să aibă cunostinţa, experienţa şi capacitatea necesară efectuării actului de autoritate încredinţat;

Asumarea responsabilităţii, de către salariatul delegat, se confirmă prin semnatură ; Subdelegarea este posibilă cu acordul conducătorul ANR; Delegarea de competenţă nu exonerează pe conducătorul ANR de responsabilitate.

- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare, art. 20 alin. (2): - Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 108/2004; - Regulamentul de organizare şi funcţionare a ANR; - Fişa postului; - Manualul de control financiar preventiv, elaborat de MFP Direcţia generală de control financiar preventiv, publicat pe adresa de Internet a ministerului

ME

DIU

L D

E C

ON

TR

OL

6

STRUCTURA ORGANIZATORICĂ.

In temeiul actului normativ privind organizarea şi funcţionarea instituţiei, conducătorul ANR aprobă structura organizatorică: departamente, direcţii generale, direcţii, servicii, birouri, posturi de lucru. Încadrarea cu personal de conducere şi personal de execuţie a acestor structuri se regăseşte în statul de funcţii a entităţii. Scopul acestei acţiuni este realizarea în bune condiţii de eficienţă si eficacitate a obiectivelor entităţii.

Instituţia prin coordonatorul ei defineşte propria structură organizatorică, competenţele, responsabilităţile, sarcinile şi obligaţia de a raporta pentru fiecare componenţă structurală, şi informeaza în scris salariaţii.

Competenţa, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie să fie clare, coerente şi să reflecte elementele avute în vedere pentru realizarea obiectivelor entităţii publice; Competenţa constituie

capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea activităţilor specifice postului; Responsabilitatea

reprezintă obligaţia de a îndeplini sarcinile şi se înscrie în limitele ariei de competenţa; Raportarea

reprezintă obligaţia de a informa asupra îndeplinirii sarcinilor.

- Hotărârea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici; Actul normativ de organzare şi funcţionare a ANR.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

PE

RF

OR

MA

NŢ

E Ş

I MA

NA

GE

ME

NT

UL

RIS

CU

LU

I

7

OBIECTIVE.

Obiectivele generale ale oricărei instituţii se referă la realizarea unor servicii publice de bună calitate, în condiţii de eficienţă şi eficacitate maximă, astfel cum sunt prezentate aceste obiective în actul normativ care reglementează organizarea şi funcţionarea ANR.

Instituţia ANR trebuie să definească obiectivele determinante, legate de scopurile instituţiei, precum şi cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne şi să comunice obiectivele definite tuturor salariaţilor şi terţilor interesaţi.

Obiectivele generale sunt concordante cu misiunea ANR ;Instituţia transpune obiectivele generale în obiective specifice şi în rezultate aşteptate pentru fiecare activitate şi le comunică personalului; Obiectivele trebuie astfel definite încât sa raspundă cerintelor ,,S.M.A.R.T.”;Fixarea obiectivelor reprezintă atributul conducătorului ANR, iar responsabilitatea realizării acestora revine atât conducătorului ANR, căt şi salariaţilor; Multitudinea şi complexitatea obiectivelor impune utilizarea unor criterii diverse de grupare, cu scopul de a facilita concretizarea responsabilităţilor, răspunderilor, de a asigura operativitate în cunoaşterea rezultatelor.

Acest standard presupune că, pentru toate obiectivele, să fie alocate resursele financiare, materiale şi umane necesare.

- Legea 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare: art. 3 alin. (2): art. 14 alin. (1): art. 15 alin. (1): art. 22 alin. (1): art. 28 lit. f): - Legile bugetare anuale.

PE

RF

OR

MA

NŢ

E Ş

I MA

NA

GE

ME

NT

UL

RIS

CU

LU

I

8

PLANIFICAREA

Controlul este un mecanism necesar în raport cu planificarea, în sensul existenţei unui set clar de instrumente de măsurare care să poată indica – pe de o parte – care este progresul în realizarea obiectivelor şi – pe de altă parte – acţiunile corective, atunci când este necesar.

ANR întocmeşte planuri prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile de a nu realiza obiectivele să fie minime.

Planificarea se referă la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor. Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprima planului un caracter dinamic. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului; Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor, variază în funcţie de diversi factori, precum: mărimea instituţiei, structura decizionala a acesteia, necesitatea aprobării formale a unor activităţi etc. După orizontul de timp la care se referă, în general, se elaborează: • planuri anuale; • planuri multianuale; Specific planificării multianuale este stabilirea unei succesiuni de măsuri ce trebuiesc luate pentru atingerea obiectivelor.

- Legile bugetare anuale; - Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare, art: 4. al. 1,5,6,art.22,32,34,39,43,53; - Hotărârea Guvernului nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare, art. 2 al.1; - Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea Instructiunilor privind conţinutul, forma de prezentare şi structura programelor elaborate de


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

ordonatorii principali de credite în scopul finanţării unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni; - Ordonanţa Guvernului nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autorităţile administraţiei publice şi entităţile publice, cu modificările ulterioare; - Hotărărea Guvernului nr. 866/1996 pentru actualizarea normativelor privind spaţiile cu destinaţia de birou sau pentru activităţi colective ori de deservire ce pot fi utilizate de ministere; - Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 63/1999 cu privire la gestionarea fondurilor nerambursabile alocate României. P

ER

FO

RM

AN

ŢE

ŞI M

AN

AG

EM

EN

TU

L R

ISC

UL

UI

9 COORDONAREA

Pentru atingerea obiectivelor, deciziile şi acţiunile componentelor structurale ale entităţii convergenţei şi coerenţei acestora.

Conducătorul ANR asigură coordonarea deciziilor şi acţiunilor compartimentelor structurale ale instituţiei; Atunci când necesităţile o impun, se pot organiza structuri specializate, care să sprijine managementul în activitatea de coordonare; coordonarea influentează decisiv rezultatele interacţiunii dintre salariaţi în cadrul raporturilor profesionale; salariaţii trebuie să ţină cont de consecinţele deciziilor lor şi ale acţiunilor lor asupra întregii instituţii; coordonarea eficientă presupune consultări prealabile, atât în cadrul structurilor ANR, căt şi între structurile acesteia.

- Legea nr. 82/1991 a contabilităţii, republicată;Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare, art. 22. al.1 şi 2. ; - Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicată, art. 4 - Ordonanţa de urgenţa a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobată cu modificări şi completări prin


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

Legea nr. 108/2004; - Hotărârea Guvernului nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare, art. 2 alin. (1), referitor la programul anual al achiziiţilor publice.

PE

RF

OR

MA

NŢ

E Ş

I MA

NA

GE

ME

NT

UL

RIS

CU

LU

I

10

MONITORIZAREA PERFORMANŢELOR.

Monitorizarea performanţelor – supraveghere, urmărire, de către aparatul de conducere

ANR asigură, pentru fiecare politică şi activitate, monitorizarea performanţelor, utilizând indicatori cantitativi si calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficientă şi eficacitate.

Conducătorul ANR trebuie să primească sistematic raportări asupra desfaşurării activităţii instituţiei; Conducătorul ANR evaluează performanţele, constatând eventualele abateri de la obiective, în scopul luării măsurilor corective ce se impun; Sistemul de monitorizare a performanţei este influenţat de mărimea şi natura instituţiei, de modificarea/schimbarea obiectivelor sau/şi a indicatorilor, de modul de acces al salariaţilor la informaţii.

- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare, art. 22 alin. (2) lit. c) şi f), art.56. al 2; - Ordonanţa de urgenţa a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice, aprobată cu modificări si completări prin Legea nr. 108/2004; - Ordinul MFP nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instrucţiunilor privind conţinutul, forma de prezentare şi structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanţării unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni.

PE

RF

OR

MA

NŢ

E Ş

I

MA

NA

GE

ME

NT

UL

RIS

CU

LU

I

11

MANAGEMENTUL RISCULUI.

Managementul riscului – metodologie care vizează asigurarea unui control global al riscului, ce permite menţinerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru instituţia ANR, cu

ANR analizează sistematic, cel puţin o data pe an, riscurile legate de desfăşurarea corespunzătoare, în direcţia limitării posibililor consecinţe ale acestor riscuri, şi

Orice acţiune sau inacţiune prezintă un risc de nerealizare a obiectivelor; Riscurile sunt acceptabile, dacă măsurile care vizează evitarea acestora nu se justifică în plan financiar; Riscurile semnificative apar şi se dezvoltă în special ca

- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare: art.21.al.4; - Ordonanţa de urgenţa a Guvernului nr. 45/2003 privind


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

costuri minime. Managementul riscului cuprinde o gama largă de activităţi riguros definite şi organizate, plecând de la condiţiile de existenţă şi obiectivele fundamentale ale instituţiei, precum şi analiza factorilor de risc într-o concepţie de funcţionare optimă şi eficienta.

numeşte salariaţi responsabili în aplicarea planurilor respective.

urmare a: • managementului inadecvat al raporturilor dintre ANR şi mediile în care aceasta acţionează; • unor sisteme de conducere centralizate excesiv; Un sistem de control intern eficient presupune implementarea în ANR a managementului riscurilor; Conducătorul ANR are obligaţia creării şi menţinerii unui sistem de control intern sănătos, în principal, prin: identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea şi eficienţa operaţiunilor, respectarea regulilor şi regulamentelor, încrederea în informaţiile financiare şi de management intern şi extern, protejarea bunurilor, prevenirea şi descoperirea fraudelor;definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri;evaluarea probabilităţii ca riscul să se materializeze şi a mărimii impactului acestuia; monitorizarea şi evaluarea riscurilor şi a gradului de adecvare a controalelor interne la gestionarea riscurilor;

finanţele publice locale, aprobată cu modificări si completări prin Legea nr. 108/2004; - Manualul de control financiar preventiv, elaborat de MFP, Direcţia generală de control financiar preventiv, publicat pe adresa de Internet a instituţiei.

INO

RM

AR

EA

ŞI C

OM

UN

ICA

RE

A

12

INFORMAREA.

Cultura instituţiei ANR – forma de cultură organizaţională, ce reprezintă armonizarea valorilor individuale, în vederea orientării lor convergente spre realizarea obiectivelor fundamentale ale instituţiei. Cultura reflectă atitudinea pe care o are instituţia faţă de schimbare. Într-o entitate publică cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise şi prin standarde de etică socială şi de comportare. Acestea sunt relativ stabile in timp. În instituţii există, în general, o cultură de tip normativ, în care accentul se pune pe urmărirea corectă a procedurilor, care sunt mai importante decât rezultatele.

ANR stabileşte tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea,frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încat conducătorul ANR şi salariaţii, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să-şi poata îndeplini sarcinile.

Informaţia este indispensabilă unui management sănătos, unei monitorizări eficace, identificării situaţiilor de risc în faze anterioare ale manifestării acestora; Cultura instituţiei are o incidenţă majoră asupra cantităţii, naturii şi fiabilitaţii informaţiilor, ca şi în ceea ce priveşte lărgirea gamei acestora în domeniul valorilor etice, politicii, puterii, responsabilităţilor şi obligaţiilor de raportare, obiectivelor entităţii publice, planurilor etc.; Informaţia trebuie să fie corectă, credibilă, clară, completă, oportună, utilă, uşor de inţeles şi receptat; Conducătorul ANR şi salariaţii trebuie să primească şi să transmită

- Legea nr. 52/2003 privind transparenţa decizionala în administraţia publică; - Legea nr. 143/1999 privind ajutorul de stat, cu modificările şi completările ulterioare; - Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 27/2003 privind procedura aprobării tacite, aprobată prin Legea nr. 486/2003; Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţii de interes public; - Legile bugetare


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

De asemenea, în acest tip de cultură organizaţională, standardele profesionale, morale etc. sunt ridicate.

informaţiile necesare pentru îndeplinirea sarcinilor; Informaţia trebuie să beneficieze de o circulaţie rapidă, în toate sensurile, inclusiv în şi din exterior.

anuale; - Bugetul aprobat al fiecarei instituţii publice; - Analize periodice asupra execuţiei bugetare; - Analize periodice asupra documentelor a căror viza a fost refuzată de controlul financiar preventiv, precum şi asupra operaţiunilor efectuate pe propria răspundere a ordonatorului de credite; - Ordine/decizii ale conducătorului ANR

INO

RM

AR

EA

ŞI C

OM

UN

ICA

RE

A

13

COMUNICAREA ANR trebuie să dezvolte un sistem eficient de comunicare interna şi externă, care să asigure o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea să ajungă complete şi la timp la utilizatori.

Conducătorul ANR asigură funcţionarea unui sistem eficient de comunicare; Prin componentele sale, sistemul de comunicare serveşte scopurilor utilizatorilor; Sistemul de comunicare trebuie să fie flexibil si rapid, atât în interiorul entităţii publice, cât şi între aceasta şi mediul extern; Procesul de comunicare trebuie să fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, în ceea ce priveşte prelucrarea informaţiilor şi achitarea de responsabilităţi în materie de comunicare.

- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public; - Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001; - Adresa pe Internet a entităţii publice; - Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicată; - Legea nr. 82/1991 a contabilităţii, republicată; - Hotărârea Guvernului nr. 26/2003 privind transparenţa relaţiilor financiare dintre autorităţile publice şi intreprinderile publice, precum şi transparenţa financiară în cadrul anumitor întreprinderi;


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

- Hotărârea Guvernului nr. 1.085/2003 pentru aplicarea unor proceduri ale Legii nr. 161/2003 referitoare la implementarea Sistemului Electronic Naţional; - Hotărârea Guvernului nr. 1.723/2004 privind aprobarea Programului de măsuri pentru combaterea birocraţiei în activitatea de relaţii cu publicul.

INO

RM

AR

EA

ŞI C

OM

UN

ICA

RE

A

14 CORESPONDENŢA ŞI ARHIVAREA

Fiecare instituţie organizează primirea/ expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei, astfel încat sistemul să fie accesibil conducătorului ANR, angajaţilor şi terţilor interesaţi cu abilitare în domeniu.

Corespondenţa trebuie să fie purtătoarea unor informaţii utile în interiorul şi în exteriorul instituţiei; Corespondenţa utilizează purtători diferiţi ai informaţiei (hârtie, benzi magnetice, floppy, CD etc.) şi se realizează prin mijloace diferite (curierul, poşta, poşta electronica, fax etc.); ANR utilizează unul sau altul dintre purtători şi apelează la unul sau altul dintre mijloacele de realizare a corespondenţei În funcţie de tipul de purtător şi mijlocul de realizare utilizat cu privire la corespondenţă, operaţiunile de intrare, ieşire, înregistrare şi stocare trebuiesc adaptate corespunzator, pe baza unor planuri elaborate în acest sens, astfel încât, pentru fiecare caz, să poată fi reflectate cerinţele majore privind: • asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondenţei; • confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondenţei; • stocarea (arhivarea) corespondenţei; • accesul la corespondenţa

Hotărârea Guvernului nr. 1.007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea administraţiei publice; - Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronică; - Hotărârea Guvernului nr. 1.259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronică; - Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările si completările ulterioare; - Ordonanţa Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor;


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

PE

RF

OR

MA

NŢ

E Ş

I MA

NA

GE

ME

NT

UL

RIS

CU

LU

I

15 IPOTEZE, REEVALUARI

Fixarea obiectivelor ia în considerare ipoteze acceptate constient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformării mediului, impune reevaluarea obiectivelor.

Ipotezele se formulează în legatură cu obiectivele ce urmează a fi realizate şi stau la baza fixării acestora; Salariaţii implicaţi în realizarea unui obiectiv trebuie să fie constienţi de ipotezele formulate şi acceptate în legatură cu obiectivul în cauză; Ipotezele de care salariaţii nu sunt constienţi reprezintă un obstacol în capacitatea de adaptare; Reevaluări ale nevoilor de informare - concretizate în schimbări în ceea ce priveşte informaţiile necesar a fi colectate, în modul de colectare, în conţinutul rapoartelor sau sistemelor de informaţii conexe - trebuiesc efectuate dacă se modifică ipotezele ce au stat la baza obiectivelor.

-Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare; - Ordonanţa de urgenţa a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 108/2004; - Actul normativ de organizare şi funcţionare a ANR


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

INO

RM

AR

EA

ŞI C

OM

UN

ICA

RE

A

16

SEMNALAREA NEREGULARITĂŢILOR.

Realizarea acestui standard este un demers managerial extrem de dificil, în contextul aplicării valorilor culturii încrederii şi al asigurării unui mediu de moralitate în cadrul entităţii publice, dat fiind riscul de percepere a standardului ca fiind la interfaţă cu delatiunea. Pentru că acest risc să fie limitat, trebuie cultivat un sistem de valori bazat pe înţelegerea faptului că, în cadrul entităţii publice, toţi salariaţii exercită diverse nivele de management şi că au, în mod esential, aceleaşi obiective: de a realiza servicii publice de bună calitate, cu costuri minime, trebuincioase contribuabilului; de a-şi păstra locurile de muncă. Într-un astfel de mediu se creează anticorpii necesari reechilibrării sistemului, în cazul producerii unor agresiuni din interiorul său din exteriorul entităţii publice. Managementul trebuie să asigure descoperirea şi înlăturarea neregularităţilor, prin dialog liber cu membrii entităţii publice. Angajaţilor le revine sarcina ca, în cazul identificării unor dovezi în

ceea ce priveşte existenţa unor posibile fraude, corupţie sau orice altă activitate ce poate afecta în sens negativ interesele majore ale ANR care depăsesc nivelul de competenţa al managementului propriu, sau în cazul în care sunt implicate nivele ale acestuia, să aducă respectivele dovezi la cunostinţa organelor abilitate ale statului.

Salariaţii, deosebit de comunicările pe care le realizează în legătură cu atingerea obiectivelor fată de care sunt responsabili, au şi posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, să semnaleze neregularităţi, fără ca astfel de semnalări să atragă un tratament inechitabil sau discriminatoriu faţă de salariatul care se conformează unor astfel de proceduri.

Conducătorul ANR trebuie să stabilească şi să comunice salariaţilor procedurile corespunzătoare, aplicabile în cazul semnalării unor neregularităţi; Conducătorul ANR are obligaţia să întreprindă cercetările adecvate, în scopul elucidării celor semnalate şi, dacă este cazul, să ia măsurile ce se impun; - Salariaţii care semnalează, conform procedurilor, neregularităţi, de care, direct sau indirect, au cunostinţă, vor fi protejaţi împotriva oricăror discriminări; - Semnalarea neregularităţilor trebuie să aibă un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delaţiune; - Conducătorul ANR trebuie să promoveze respectul faţă de lege şi spiritul de încredere.

- Legea nr. 571/2004 privind protecţia personalului din autorităţile publice, entităţile publice şi din alte unităţi care semnalează încălcări ale legii; - Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie; - Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicată; - Legea nr. 672/2002


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

AC

TIV

ITĂ

ŢI D

E C

ON

TR

OL

17

PROCEDURI.

Există două accepţiuni cu privire la proceduri: aceea a procedurilor gen norme metodologice, precizări şi instrucţiuni, elaborate de către entitatea publică pentru organizarea aplicării unor reglementări de rang superior, aprobate de către conducătorul entităţii publice sau chiar de către Guvern (a se vedea, ca exemplu, art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002); aceea a metodelor de lucru şi a procedurilor scrise, formalizate - care constituie obiectul acestui standard - specifice pentru fiecare entitate publică, referitoare la activitaţile acesteia. Aceste proceduri trebuie să fie: • scrise, respectiv formalizate. Cunoştintele individuale şi colective trebuie stocate şi puse în ordinea care corespunde scopurilor entităţii publice; • simple şi specifice. Procedurile scrise se constituie în instrument de lucru, pentru ca executanţii să cunoască normele legale ce trebuie respectate, pentru fiecare domeniu al entităţii publice; • actualizate în mod permanent, în funcţie de evoluţia reglementărilor în materie; • aduse la cunoştinta executanţilor.

Pentru activitătile din cadrul ANR şi, în special, pentru operaţiunile economice, aceasta elaborează proceduri scrise, care se comunică tuturor salariaţilor implicaţi.

Instituţia prin conducătorul său trebuie să se asigure că, pentru orice acţiune şi/sau eveniment semnificativ, există o documentaţie adecvată şi că operaţiunile sunt consemnate în documente; - Documentaţia trebuie să fie completă, precisă şi să corespundă structurilor şi politicilor instituţiei; - Documentaţia cuprinde politici administrative, manuale, instrucţiuni operaţionale, check-lists-uri sau alte forme de prezentare a procedurilor; - Documentaţia trebuie să fie actualizată, utilă, precisă, uşor de examinat, disponibilă şi accesibilă conducătorului ANR, salariaţilor, precum şi terţilor, dacă este cazul; - Documentaţia asigură continuitatea activităţii, în pofida fluctuaţiei de personal; - Lipsa documentaţiei, caracterul incomplet sau/şi neactualizarea acesteia constituie riscuri în realizarea obiectivelor; - Întocmirea şi urmărirea executării graficului de circulaţie a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate din entitatea publică.

- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare; - Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 108/2004; - Ordonanţa Guvernului nr. 79/2003 privind controlul şi recuperarea fondurilor comunitare, precum şi a fondurilor de cofinanţare aferente utilizate necorespunzător; - Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicată: art. 4 alin (1) - Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 912/2004 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003, cu modificările ulterioare; - Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind ALOP


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

AC

TIV

ITĂ

ŢI D

E C

ON

TR

OL

18 SEPARAREA ATRIBUŢIILOR

Elementele operaţionale şi financiare ale fiecărei acţuni sunt efectuate de persoane independente una faţă de cealaltă, respectiv funcţiile de iniţiere şi verificare trebuie să fie separate.

Separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor este una dintre modalităţile prin care se reduce riscul de eroare, frauda, încălcare a legislaţiei, precum şi riscul de a nu putea detecta aceste probleme; - Prin separarea atribuţiilor se creeaza condiţiile ca nici o persoană sau compartiment să nu poată controla toate etapele importante ale unei operaţiuni sau ale unui eveniment; - Separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor între mai multe persoane creează premisele unui echilibru eficace al puterilor; - Conducătorul instituţiei ANR în care, datorita numarului mic de salariaţi, se limitează posibilitatea de aplicare a separării atribuţiilor şi responsabilităţilor, trebuie să fie constienţi de riscuri şi să compenseze această limitare prin alte măsuri.

- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare: • art. 24 alin. (1); - Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicată: • art. 11: “Separarea atribuţiilor” - Manualul de control financiar preventiv, elaborat de MFP, Direcţia generală de control financiar preventiv, publicat pe adresa de Internet a MFP - Cap. 2 – “Actorii financiari. Principiul separarii funcţiunilor - Ordonanţa de urgenţa a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 108/2004.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

AC

TIV

ITĂ

ŢI D

E C

ON

TR

OL

19

SUPRAVEGHEREA.

Managementul instituţiei are datoria de a stabili, pentru fiecare nivel de organizare, atribuiile ce îi revin pe linia supravegherii curente a activităţii, condiţiile de exercitare a acesteia şi răspunderile şi, de asemenea, să iniţieze, să aplice şi să dezvolte forme de control (supraveghere) flexibile şi eficienţe, bazate cu deosebire pe autocontrolul, controlul mutual şi controlul ierarhic al salariaţilor.

ANR asigură măsuri de supraveghere adecvate a operaţiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control expost, în scopul

realizării în mod eficace a acestora.

Conducătorul ANR trebuie sa monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigura ca procedurile sunt respectate de catre salariaţi în mod efectiv şi

continuu; Controalele de supraveghere implică revizuiri în ceea ce priveşte munca depusă de salariaţi, rapoarte despre excepţii, testări prin sondaje sau orice alte modalităţi care confirmă respectarea procedurilor; Conducătorul ANR verifică şi aprobă munca salariaţilor, dă instrucţiunile necesare pentru a minimiza erorile, a elimina frauda, a respecta legislatia şi pentru a veghea asupra inţelegerii şi aplicării instrucţiunilor; Supravegherea activităţilor este adecvată, În masura în care: • fiecărui salariat i se comunică atribuţiile, responsabilităţile şi limitele de competenţă atribuite; • se evaluează sistematic munca fiecărui salariat; • se aprobă rezultatele muncii obţinute în diverse etape ale realizării operaţiunii.

- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicată: • art. 4: “ [alin. (1) şi alin. (2)]; • art. 22: “Măsuri operative.” alin. (1) - (9) cu privire la inspecţii; - Actul normativ de organizare şi funcţionare a ANR - Regulamentul de organizare şi funcţionare a ANR

AC

TIV

ITĂ

ŢI D

E C

ON

TR

OL

20

GESTIONAREA ABATERILOR

ANR se asigură că, pentru toate situaţiile în care, datorită unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzator, înainte de efectuarea operaţiunilor.

În derularea acţiunilor pot apărea circumstanţe deosebite, care nu au putut fi anticipate şi care induc abateri ce nu permit derularea tranzacţiilor prin procedurile existente; Abaterile de la procedurile existente trebuie să fie documentate şi justificate, în vederea prezentării spre aprobare; Este necesară analiza periodică a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate acţiunile, în vederea desprinderii unor concluzii de bună practică pentru viitor, ce urmează a fi formalizate.

- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată: • art. 20: • art. 21: • art. 22: “


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

AC

TIV

ITĂ

ŢI D

E C

ON

TR

OL

21

CONTINUITATEA ACTIVITĂŢII

ANR asigură măsurile corespunzătoare pentru ca activitatea acesteia să poată continua în orice moment, în toate împrejurările şi în toate planurile, cu deosebire în cel economico - financiar.

ANR este o organizaţie a cărei activitate trebuie să se deruleze continuu, prin structurile componente. Eventuala întrerupere a activităţii acesteia afectează atingerea obiectivelor propuse; Situaţii diferite, care afecteaza continuitatea activităţii: mobilitatea salariaţilor; defecţiuni ale echipamentelor din dotare; disfuncţionalităţi produse de unii prestatori de servicii; schimbări de proceduri etc.; Pentru fiecare din situaţiile care apar, ANR trebuie să acţioneze în vederea asigurării continuităţii, prin diverse măsuri, de exemplu: • angajarea de personal în locul celor pensionaţi sau plecaţi din instituţie din alte considerente; • delegarea, în cazul absenţei temporare (concedii, plecări în misiune etc.); • contracte de service pentru întreţinerea echipamentelor din dotare; • contracte de achiziţii pentru înlocuirea unor echipamente din dotare; Existenţa inventarului situaţiilor care pot conduce la discontinuităţi în activitate şi a măsurilor care să prevină apariţia lor.

- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificările ulterioare; - Hotărârea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici; - Hotărârea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici; - Hotărârea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae; - Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 82/2004 privind unele măsuri în domeniul funcţiei publice; - Legea nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii şi alte drepturi de asigurări sociale, cu modificările şi completările ulterioare; - Legea nr. 188/1999 privind statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările ulterioare.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

AC

TIV

ITĂ

ŢI D

E C

ON

TR

OL

22

STRATEGII DE CONTROL ANR construieşte politici adecvate strategiilor de control şi programelor concepute pentru atingerea obiectivelor şi menţinerea în echilibru a acestor strategii.

Strategiile de control se refer la tipurile de control aplicabile situaţiei. Modalităţi de control şi criterii de clasificare a acestora: • activităţi de control: observaţia;

compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor; coordonarea; verificarea; analiza;autorizarea; supervizarea; examinarea; monitorizarea etc.; • în funcţie de modul de cuprindere a obiectivelor: control total; control selectiv (prin sondaj); • în funcţie de scopul urmărit: control de conformitate; control de perfecţionare; control de adaptare etc.; • în funcţie de apartenenţa organelor de control: control propriu; control exterior; • în funcţie de executanţi: autocontrol; control mutual; control ierarhic; control de specialitate; • în funcţie de modul de execuţie: control direct; control indirect; control încrucisat; • în funcţie de baza normativa: control normativ; control practic; control teoretic; • în funcţie de interesul instituţiei: control pentru sine; control pentru alţii; • în funcţie de orientarea sa: control tematic; control nedirijat; • în funcţie de momentul efectuării acestuia: control ex-ante; control concomitent; control ex-post; etc

- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare; - Strategia dezvoltării controlului financiar public intern în Romănia; - Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului inanciar preventiv, cu modificările şi completările ulterioare.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

AC

TIV

ITĂ

ŢI D

E C

ON

TR

OL

23 ACCESUL LA RESURSE

Conducătorul ANR stabileşte, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare şi informaţionale ale instituţiei şi numeşte persoanele responsabile pentru protejarea şi folosirea corectă a acestor resurse.

Restrăngerea accesului la resurse reduce riscul utilizării inadecvate a acestora; - Severitatea restricţiei depinde de vulnerabilitatea tipului de resursă şi de riscul pierderilor potentiale, care trebuie apreciate periodic. La determinarea vulnerabilităţii bunurilor şi valorilor se au în vedere costul, riscul potenţial de pierdere sau utilizare inadecvată; - Între resurse şi sumele înregistrate în evidenţe se fac comparaţii periodice (inventare). Vulnerabilitatea bunurilor şi valorilor determină frecvenţa acestor verificări;

- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare; - Legea nr. 82/1991 a contabilităţii, republicata; - Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de pasiv; - Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobată cu modificări prin Legea nr. 201/2003, cu modificările ulterioare; - Legile bugetare anuale; - Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi necorporale, republicată; - Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legatură cu gestionarea bunurilor, cu modificările şi completările ulterioare; - Legea nr. 182/2002 privind protectia informaţiilorclasificate;


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

AU

DIT

AR

EA

ŞI E

VA

LU

AR

EA

24 VERIFICAREA ŞI EVALUAREA CONTROLULUI

ANR instituie o funcţie de evaluare a controlului intern şi elaboreaza politici, planuri şi programe de derulare a acestor acţiuni.

Conducătorul ANR trebuie să asigure verificarea şi evaluarea în mod continuu a funcţionarii sistemului de control intern şi a elementelor sale. - Disfuncţionalităţile sau alte probleme identificate trebuiesc rezolvate operativ, prin măsuri corective; - Verificarea operaţiunilor garantează contribuţia controalelor interne la realizarea obiectivelor; - Evaluarea eficacităţii controlului se poate referi, în funcţie de cerinţe specifice şi/sau conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor instituţiei, fie la unele dintre acestea, opţiune care revine conducătorului ANR; - Conducătorul ANR stabileşte modul de realizare a evaluarii eficacităţii controlului.

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare; - Ordonaţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicată; - Actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice; - Regulamentul de organizare şi funcţionare a entităţii publice.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

CRITERII DE EVALUARE A STANDARDELOR CIM

Mediul de control

Standardul 1 - Etică, integritate

Entitatea publică asigură condiţiile necesare cunoaşterii de către angajaţi a

reglementărilor care guvernează comportamentul acestora, prevenirea şi raportarea

fraudelor şi neregulilor.

Criterii generale de evaluare a stadiului

implementării standardului Documente justificative

A fost comunicat personalului un cod de

conduită, care stabileşte reguli de

comportament etic în realizarea atribuţiilor

de serviciu, aplicabil atât personalului de

conducere, cât şi celui de execuţie din

cadrul compartimentului?

- Codul de conduită aprobat şi comunicat pe

site şi prin adresa oficială

- Tabel semnături luare la cunoștința de către

angajații direcțiilor ,privind legislația specifică

eticii şi integrității profesionale

Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi

li se aplică un sistem de monitorizare a

respectării normelor de conduită?

- Rapoartele consilierului de etică - pe site

- Informarea privind nominalizarea consilierului

de etică

- Declarațiile de avere şi interese postate pe

site şi actualizate

Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini.

Entitatea publică - ANR - transmite angajaţilor şi actualizează permanent:

documentul privind misiunea entităţii publice – ANR ;

regulamentele interne;

fişa postului (funcţiei).



Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă

documentele actualizate privind misiunea

entităţii, regulamentele interne şi fişele

posturilor?

- Chestionar ANR - ROF şi ROI postate pe pagina web a ANR - Fişele posturilor


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

Sarcinile /atribuţiile asociate posturilor sunt

stabilite în concordanţă cu competenţele

decizionale necesare realizării acestora? - Fişele posturilor

Standardul 3. Competenţă, performanţă

Conducătorul ANR asigură ocuparea posturilor de către persoane competente, cărora

le încredinţează sarcini potrivit competenţelor, şi asigură condiţii pentru dezvoltarea

capacităţii profesionale a salariatului.



Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi

aptitudinile necesare a fi deţinute în vederea

îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor asociate fiecărui

post?

- PO fise postului (transmise pe direcţii angajaţilor) - PO dosar examen - Condiţiile specifice pe post transmise pe direcţii/ bibliografie

Sunt identificate nevoile de perfecţionare a

pregătirii profesionale a personalului?

- Centralizarea efectuată de către RU / necesarul de formare transmis de către direcţii/rapoartele de evaluare a performantelor profesionale individuale - Adresă a RU privind listele centralizate cu necesarul de cursuri

Sunt elaborate şi realizate programe de

pregătire profesională a personalului, conform

nevoilor de perfecţionare identificate anterior?

- Plan de formare profesională/pe întreg aparatul ANR: central şi regional

- Lista de cursuri

Standardul 4. Funcţii sensibile.

Entitatea publică – ANR identifică funcţiile considerate ca fiind sensibile şi stabileşte o

politică adecvată de rotaţie a salariaţilor care ocupă astfel de funcţii.



A fost întocmit inventarul funcţiilor sensibile? - Lista funcţiilor sensibile

Este stabilită o politică adecvată de rotaţie a

salariaţilor din funcţiile sensibile?

- Tabelul privind gestionarea riscurilor

aferente funcţiilor sensibile


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

Standardul 5. Delegarea

Conducătorul ANR stabileşte, în scris, limitele competenţelor şi responsabilităţilor pe

care le deleagă.



Sunt stabilite şi comunicate limitele

competenţelor şi responsabilităţilor care se

deleagă?

- PO de delegare - Fise de post - Acte administrative de delegare

Delegarea de competenţă se realizează în

baza unor proceduri specifice aprobate?

- PO pe delegare - Fisa postului - Acte administrative de delegare

Standardul 6. Structura organizatorică

Entitatea publică - ANR defineşte propria structură organizatorică, competenţele,

responsabilităţile, sarcinile şi obligaţia de a raporta pentru fiecare componentă

structurală şi informează în scris salariaţii.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

Documente justificative

Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor

activităţi, în scopul identificării eventualelor

disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de lucru

individuale prin fişele posturilor şi în stabilirea

atribuţiilor compartimentului?

- ROF- cuprinde atribuţii pe compartimente - Organigrama - Chestionar ANR - Statul de personal/ Statul de funcţii - Fişa postului

Structura organizatorică asigură funcţionarea

circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare

supravegherii şi realizării activităţilor proprii?

- Organigrama - Statul de personal/ Statul de funcţii - Fisa postului - Tabel circuitul documentelor, flux

informaţional la nivelul fiecărui comp. - PO privind elaborarea procedurilor pe

activităţi


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

Performanţe şi managementul riscului

Standardul 7. Obiective.

Entitatea publică – ANR trebuie să definească obiectivele determinante, legate de

scopurile instituţiei, precum şi cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor,

conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne şi să comunice obiectivele

definite tuturor salariaţilor şi terţilor interesaţi.



Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului?

- Fisa de analiza ANR

- Rapoarte de activitate

Obiectivele sunt astfel stabilite încât să răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T.? (Unde: S -precise; M - măsurabile şi verificabile; A - necesare; R - realiste; T - cu termen de realizare.)

- Fisa de analiza ANR (obiective definite cantitativ sau calitativ cu indicatori de rezultat comensurabili)

Sunt stabilite activităţile individuale pentru fiecare salariat, care să conducă la atingerea obiectivelor specifice compartimentului?

- Fisele posturilor

- Fisa de analiza ANR

Standardul 8. Planificare.

Entitatea publică - ANR întocmeşte planuri de acţiune anuale prin care se pun în

concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim

posibil de alocat, astfel încât riscurile de a nu realiza obiectivele să fie minime.



Resursele alocate sunt astfel repartizate încât să asigure activităţile necesare realizării obiectivelor specifice compartimentului?

- Fisa de analiza (activităţile) - Necesarul de consumabile - Lista de investiţii /planuri anuale/

multianuale - Programul de achiziţii

În cazul modificării obiectivelor specifice, sunt stabilite măsurile necesare pentru încadrarea în resursele repartizate?

- Fisa de analiză / planul activităţilor


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

Standardul 9. Coordonarea.

Pentru atingerea obiectivelor ANR, deciziile şi acţiunile componentelor structurale ale

instituţiei trebuie coordonate, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestora.



Sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor şi activităţilor compartimentului cu cele ale altor compartimente, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestora?

- Acte administrative – decizii preşedinte, Şef serviciu. - Şedinţele grupurilor de lucru - Procedurile de sistem existente la nivelul ANR

În compartiment se realizează consultarea prealabilă, în vederea coordonării activităţilor?

- Minute ale şedinţelor

Standardul 10. Monitorizarea performanţelor

Entitatea publică - ANR asigură, pentru fiecare politică şi activitate, monitorizarea

performanţelor, utilizând indicatori cantitativi şi calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la

economicitate, eficienţă şi eficacitate.



Este instituit un sistem de monitorizare şi raportare a performanţelor, pe baza indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice?

- Fisa de analiză - Evaluarea performantelor profesionale - Rapoartele privind activitatea

compartimentelor

Atunci când necesităţile o impun, se efectuează o reevaluare a relevanţei indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice, în scopul operării corecţiilor cuvenite?

- Fisa de analiză

- Evaluarea performantelor profesionale

Standardul 11. Managementul riscului

Entitatea publică – ANR analizează sistematic, cel puţin o dată pe an, riscurile legate

de desfăşurarea activităţilor sale, elaborează planuri corespunzătoare, în direcţia

limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri, şi numeşte salariaţii responsabili în

aplicarea planurilor respective.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2



Sunt identificate şi evaluate principalele

riscuri, proprii activităţilor din cadrul

compartimentului?

- Fişa de analiză - Procedura de sistem privind managementul

riscului - Formularele de alertă la risc - Registrul riscurilor (riscuri identificate)

Sunt stabilite măsuri de gestionare a

riscurilor identificate şi evaluate la nivelul

activităţilor din cadrul compartimentului?

- Registrul riscurilor - Fisa de urmărire a riscului

Este asigurată completarea/actualizarea

registrului riscurilor? - Registrul riscurilor

Standardul 15. Ipoteze, reevaluări

Fixarea obiectivelor ia în considerare ipoteze acceptate conştient, prin consens.

Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformării mediului, impune reevaluarea

obiectivelor.



Stabilirea obiectivelor specifice are la bază formularea de ipoteze/premise, acceptate prin consens?

- Fişa de analiză

Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci când se constată modificări ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării acestora?

- Fişa de analiză

Standardul 12. Informarea

Entitatea publică - ANR stabileşte tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa,

sursele şi destinatarii acestora, astfel încât conducătorul instituţiei şi salariaţii, prin

primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile.




PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

Au fost stabilite tipurile de informaţii, conţinutul,

calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora,

astfel încât personalul de conducere şi cel de

execuţie, prin primirea şi transmiterea informaţiilor,

să îşi poată îndeplini sarcinile de serviciu?

- Fluxul informaţional

- Procedura de sistem privind

gestionarea petiţiilor, circuitul

documentelor şi accesul liber la

informaţiile de interes public şi

circuitul solicitărilor în cadrul entităţii

Colectarea, prelucrarea şi centralizarea informaţiilor

se realizează în sistem informatizat? - Registre de corespondenţă

Standardul 13. Comunicarea

Entitatea publică - ANR trebuie să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă

şi externă, care să asigure o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel

încât acestea să ajungă complete şi la timp la utilizatori.



Circuitele informaţionale (traseele pe care circulă informaţiile) asigură o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea să ajungă la timp la utilizatori?

- Procedura de sistem privind gestionarea petiţiilor, circuitul documentelor şi accesul liber la informaţiile de interes public şi circuitul solicitărilor în cadrul entităţii

- E-mail, fax, telefon, adrese scrise transmise prin registratură.

Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii şi personalul de execuţie din cadrul unui compartiment să fie informaţi cu privire la proiectele de decizii sau iniţiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile şi responsabilităţile?

- Procedura de sistem privind gestionarea petiţiilor, circuitul documentelor şi accesul liber la informaţiile de interes public şi circuitul solicitărilor în cadrul entităţii - Modalitatea electronică - E-mail, fax, telefon, adrese scrise transmise prin registratură.

Standardul 14. Corespondenţa şi arhivarea.

Fiecare entitate publică organizează primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea

corespondenţei, astfel încât sistemul să fie accesibil managerului, angajaţilor şi terţilor

interesaţi cu abilitare în domeniu.




PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

Sunt aplicate proceduri pentru primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei?

- Procedura de sistem privind gestionarea petiţiilor, circuitul documentelor şi accesul liber la informaţiile de interes public şi circuitul solicitărilor în cadrul entităţii - Nomenclatorul arhivistic - Procedura de sistem privind arhivarea

Reglementările legale în vigoare cu privire la manipularea şi depozitarea informaţiilor clasificate sunt cunoscute şi aplicate în practică?

- Procedura de sistem privind arhivarea

Standardul 16. Semnalarea neregularităţilor.

Salariaţii, deosebit de comunicările pe care le realizează în legătură cu atingerea

obiectivelor faţă de care sunt responsabili, au şi posibilitatea ca, pe baza unor

proceduri distincte, să semnaleze neregularităţi, fără ca astfel de semnalări să atragă

un tratament inechitabil sau discriminatoriu faţă de salariatul care se conformează

unor astfel de proceduri.



A fost comunicată salariaţilor procedura

aplicabilă în cazul semnalării unor

neregularităţi?

- Procedura de sistem privind semnalarea neregularităţilor - Documente care să ateste condiţiile necesare personalului pentru semnalarea neregularităţilor constatate - Reglementări interne privind semnalarea neregularităţilor

În cazul semnalării unor neregularităţi,

conducătorul de compartiment a întreprins

cercetările adecvate în scopul elucidării

acestora şi a aplicat măsurile care se impun?

- Sesizări adresate - Rezultatele cercetărilor disciplinare - Rapoartele consilierului de etică

Activităţi de control

Standardul 17. Proceduri.

Pentru activităţile din cadrul entităţii publice şi, în special, pentru operaţiunile

economice, aceasta elaborează proceduri scrise, care se comunică tuturor salariaţilor

implicaţi.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2



Pentru activităţile proprii au fost elaborate /actualizate proceduri operaţionale?

- Inventarul activităţilor procedurabile - Proceduri de sistem - Proceduri operaţionale

Procedurile operaţionale comunicate salariaţilor sunt aplicate?

- Proceduri de sistem - Proceduri operaţionale - Liste de difuzare - Postare pe site/intranet

Standardul 18. Separarea atribuţiilor

Elementele operaţionale şi financiare ale fiecărei acţiuni sunt efectuate de persoane

independente una faţă de cealaltă, respectiv funcţiile de iniţiere şi verificare trebuie să

fie separate.



Funcţiile de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor sunt funcţii separate şi exercitate de persoane diferite?

- Fişe de post - Ordine conducătorul ANR - Acte administrative - Procedura de sistem privind întocmirea Fiselor de post, conţinând şi componenta de delegare a atribuţiilor

Conceperea şi aplicarea procedurilor asigură separarea atribuţiilor?

- Proceduri de sistem - Proceduri operaţionale

Standardul 19. Supravegherea

Entitatea publică ANR asigură măsuri de supraveghere adecvate a operaţiunilor, pe

baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, în scopul realizării în

mod eficace a acestora.



Managerii supraveghează şi supervizează activităţile care intră în responsabilitatea lor directă?

- Raport de evaluare - Rapoarte de activitate - Declaratia salariatului privind insusirea

procedurilor


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

Supervizarea unor activităţi care implică un grad ridicat de expunere la risc se realizează pe baza unor proceduri prestabilite?

- Procedura privind managementul riscului

Standardul 20. Gestionarea abaterilor

Entitatea publică ANR se asigură că, pentru toate situaţiile în care, datorită unor

circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se

întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de

efectuarea operaţiunilor.



În situaţia în care, din cauza unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor?

- Sesizări - Rapoarte

Se efectuează o analiză periodică a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate abaterile în vederea desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de bună practică?

- Procedura de sistem privind semnalarea neregularităţilor

Standardul 21. Continuitatea activităţii

Entitatea publică ANR asigură măsurile corespunzătoare pentru ca activitatea

acesteia să poată continua în orice moment, în toate împrejurările şi în toate

planurile, cu deosebire în cel economico-financiar.



Sunt inventariate situaţiile generatoare de întreruperi în derularea unor activităţi?

- Inventarul situaţiilor generatoare de întreruperi în derularea activităţilor - Gestionarea situaţiilor generatoare de întreruperi

Sunt stabilite şi aplicate măsuri pentru asigurarea continuităţii activităţii, în cazul apariţiei unor situaţii generatoare de întreruperi?

- Delegarea, în cazul absenţei temporare (concedii, plecări în misiune etc.); - Acte administrative


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

Standardul 22. Strategii de control

Entitatea publică ANR construieşte politici adecvate strategiilor de control şi

programelor concepute pentru atingerea obiectivelor şi menţinerea în echilibru a

acestor strategii.



Au fost elaborate strategii de control adecvate

pentru atingerea obiectivelor specifice?

- Planuri de control/Strategii de control - Plan de monitorizare a implementării strategiei

Strategiile de control aplicate furnizează o

asigurare rezonabilă cu privire la atingerea

obiectivelor specifice?

Fisă de analiza Rapoartele de monitorizare

Standardul 23. Accesul la resurse

Coordonatorul ANR stabileşte, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele

care au acces la resursele materiale, financiare şi informaţionale ale entităţii publice -

ANR şi numeşte persoanele responsabile pentru protejarea şi folosirea corectă a

acestor resurse.



Sunt emise acte administrative de reglementare a accesului salariaţilor din compartiment la resursele materiale, financiare şi informaţionale?

- Ordin ministru - Decizie coordonator ANR

Accesul personalului la resurse se realizează cu respectarea strictă a normelor cuprinse în actele administrative de reglementare cu acest obiect?

- Proceduri de sistem, proceduri operaţionale - Fişele postului - Actele administrative emise la nivelul compartimentului

Standardul 24. Verificarea şi evaluarea controlului

Entitatea publică - ANR instituie o funcţie de evaluare a controlului intern şi

elaborează politici, planuri şi programe de derulare a acestor acţiuni.




PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

Conducătorul compartimentului realizează, anual, operaţiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial existent la acest nivel?

- Chestionar de autoevaluare

Operaţiunile de autoevaluare a subsistemului de control intern/ managerial au drept rezultat date, informaţii şi constatări pertinente necesare luării de decizii operaţionale, precum şi raportării?

- Raportări ANR / SGG

Standardul 25. Auditul intern

Entitatea publică – ANR înfiinţează sau are acces la o capacitate de audit, care are în

structura sa auditori competenţi, a căror activitate se desfăşoară, de regulă, conform

unor programe bazate pe evaluarea riscului.



Compartimentul de audit intern execută, în afara misiunilor de asigurare, planificate şi aprobate de manager, şi misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al compartimentului?

- Standard aplicabil numai structurii de audit intern

Compartimentul de audit intern dispune de suficient personal pentru a realiza integral programul anual de audit?

- Standard aplicabil numai structurii de audit intern


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

6 DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

6.1. Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind auditul intern şi controlul financiar

preventiv, modificată şi completată, publicată în monitorul oficial nr.799/2003.

Art. 4: Obligaţiile conducătorului instituţiei publice în domeniul controlului

intern/managerial:

- dispune măsurile necesare pentru elaborarea, dezvoltarea şi aplicarea SCI/M;

elaborează anual un raport asupra SCI/M;

Art. 5: Stabileşte responsabilitatea ANR:

- elaborează şi implementează politica în domeniul SCI/M şi al gestiunii financiare;

- îndrumă metodologic, coordonează şi supraveghează implementarea SCI/M şi

asigură buna gestiune financiară în utilizarea fondurilor publice şi în administrarea

patrimoniului public.

Art. 27 şi 28: Sancţiunea aplicată ANR în cazul neîndeplinirii de către ordonatorul

principal de credite a obligaţiei de a elabora şi prezenta raportul anual asupra SCI/M,

constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 3000 la 5000 lei.

6.2. Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005, republicat

Conducătorul instituţiei dispune, ţinând cont de particularităţile cadrului legal de

organizare şi funcţionare, măsurile necesare pentru elaborarea şi/sau

dezvoltarea sistemului de control intern/managerial, inclusiv a procedurilor

formalizate pe activităţi.

Obiectivele, acţiunile, responsabilităţile, termenele, precum şi alte componente ale

măsurilor respective se cuprind în Programul de dezvoltare a sistemului de control

intern/managerial, elaborat şi actualizat la nivelul fiecărei ANR.

În program se evidenţiază distinct şi acţiunile de perfecţionare profesională, atât

pentru persoanele cu funcţii de conducere, cât şi pentru cele de execuţie, prin

cursuri organizate de Şcoala de Finanţe Publice şi Vamă, Agenţia Naţională a

Funcţionarilor Publici sau de alte organisme abilitate.

În vederea monitorizării, coordonării şi îndrumării metodologice a implementării

şi/sau dezvoltării SCMI, conducătorul ANR constituie, prin act de decizie

internă, o structură cu atribuţii în acest sens.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

Stadiul implementării şi dezvoltării SCI/M la nivelul ANR precum şi situaţiile

deosebite, constatate în acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare

metodologică, fac obiectul informării, prin întocmirea de situaţii trimestriale/anuale,

care se transmit entităţilor publice ierarhic superioare, (SGG) la termenele stabilite

de acestea.

ANR transmite prin preşedintele comisiei către SGG - situaţii centralizatoare

ale situaţiilor trimestriale/semestriale/anuale, până la data de 25 a lunii

următoare fiecărui trimestru/semestru încheiat, respectiv până la 25 februarie a

anului următor, pentru anul precedent.

6.3. Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, cu modificările si completările ulterioare;

6.4. Legea nr. 188/1999 privind statutul funcţionarilor publici, republicată, cu

modificările ulterioare;

6.5. Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduită a funcţionarilor publici, republicată;

6.6. Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduită a personalului contractual din

autorităţile şi instituţiile publice.

6.7. Legea nr. 52/2003 privind transparenta decizională în administraţia publică.

6.8. Legea 16/1996 privind arhivele;

6.9. Legea nr.82/1991, legea contabilităţii, cu modificările şi completările ulterioare;

6.10. Legea nr. 233/2002 pentru aprobarea Ordonanţei Guvernului nr. 27/2002

privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor;

6.11. Hotărârea Guvernului nr. 1703/2004 privind organizarea şi funcţionarea

Agenţiei naţionale pentru Romi cu modificările şi completările ulterioare;

6.12. Hotărârea Guvernului nr. 1221/2011 privind Strategia de incluziune a

cetăţenilor români aparţinând minorităţii romilor pentru perioada 2012 -2020;

Documente suplimentare:

- Îndrumarul metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entităţile publice

elaborat de către Ministerul Finanţelor Publice.

- Ordinul ANR nr. 18 din 3 /02/ 2010 privind constituirea Comisiei de dezvoltare si

implementarea a sistemului de control managerial.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

7 DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI

Sistemul de control intern - managerial este elementul fundamental pentru

implementarea principiilor guvernanţei corporative.

Control – este o analiză permanentă sau periodică a unei activităţi, a unei situaţii

pentru a urmări mersul ei şi pentru a lua măsuri de îmbunătăţire. Controlul semnifică

o supraveghere continuă morală ţi materială, ca şi stăpânirea unei activităţi, a unei

situaţii.

Control intern/managerial - cuprinde ansamblul formelor de control exercitate în

interiorul Agenţiei Naţionale pentru Romi, inclusiv auditul intern, stabilite de

conducerea ANR în concordanţă cu obiectivele instituţiei şi cu reglementările legale

în vigoare, în vederea asigurarii administrarii fondurilor in mod economic, eficient si

eficace; aceasta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele si

procedurile;

Ordonator de credite - persoana împuternicită prin lege sau prin delegare, potrivit

legii, să dispună şi să aprobe operaţiuni financiare;

Persoana desemnata cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu -

persoană din cadrul compartimentului de specialitate, SEARU numită de

conducatorul ANR pentru exercitarea controlului financiar preventiv propriu sau

persoana care îndeplineste această atribuţie pe baza de contract, în conditiile legii;

Procedura – este documentul intern, aprobat prin ordinul conducătorului instituţiei

prin care se reglementează organizarea şi managementul structurii ANR, a resurselor

umane, operaţiunile economice, etica şi deontologia profesională a angajaţilor ANR.

Prescurtări

ANR – Agenţia Națională pentru Romi;

CIM - Control intern/managerial;

SMC – Sistemul de management şi control;

SEARU - Serviciul Economic Administrativ,Resurse Umane.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

8 DESCRIEREA PROCEDURII

8.1. OBIECTIVELE PROGRAMULUI SMC

OBIECTIVE GENERALE

- Realizarea atribuţiilor stabilite în concordanţă cu misiunea Agenţiei Naţionale

pentru Romi, stabilite prin Hotărâre Guvernului nr. 1703/2004 privind organizarea

şi funcţionarea Agenţiei Naţionale pentru Romi cu modificările şi completările

ulterioare în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă;

- Protejarea fondurilor publice împotriva pierderilor datorate erorii, abuzului sau

fraudei;

- Respectarea legii, a Regulamentului de Organizare şi Funcţionare,(ROF) a

Regulamentului Intern de Organizare (ROI) şi deciziile conducerii;

- Dezvoltarea şi întreţinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare,

actualizare şi difuzare a datelor şi informaţiilor financiare şi de conducere .

OBIECTIVE SPECIFICE

- Asigurarea unor conduceri competente la nivel central şi local pentru îndeplinirea

atribuţiilor stabilite la Art. 1. al.( 4) şi (5) din Hotărârea Guvernului nr. 1703/2004;

- Reflectarea în documente scrise a organizării controlului intern/managerial, a

tuturor operaţiunilor instituţiei şi a elementelor specifice, înregistrarea şi păstrarea

în mod adecvat a documentelor;

- Înregistrarea în mod cronologic şi corect a operaţiunilor ;

- asigurarea aprobărilor şi efectuării operaţiunilor exclusiv de persoane special

împuternicite în acest sens;

- Separarea atribuţiilor privind efectuarea de operaţiuni între persoane, astfel încât

atribuţiile de aprobare, control şi înregistrare să fie încredinţate unor persoane

diferite;

- Accesarea resurselor şi documentelor numai de către persoane îndreptăţite şi

responsabile în legătură cu utilizarea şi păstrarea lor.

8.2. ACŢIUNILE PROGRAMULUI SMC , RESPONSABILITATI SI TERMENE ÎN

IMPLEMENTAREA STANDARDELOR.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

8.2.1. MEDIUL DE CONTROL ( standardele 1-6 )

a) acţiune : cunoaşterea de către angajaţi a reglementărilor care guvernează

comportamentul la locul de muncă şi a organigramei ANR.

răspunde : coordonatorul ANR, Şeful SEARU/RU şi Compartimentul juridic şi

contencios administrativ.

proceduri : elaborarea de înscrisuri prin care se aduce la cunoştinţa angajaţilor

acţiunea sus menţionată .

termen : permanent cu actualizare la început de an.

b) acţiune : actualizarea fişelor de post

răspunde : coordonatorul ANR, Şeful SEARU/RU.

proceduri : se întocmesc fişe de post pentru activităţile fiecărui angajat şi se

completează când este cazul pentru toate activităţile delegate prin ordin de

conducătorul ANR .

termen : anual, după caz.

c) acţiune: delegarea competenţelor .

răspunde : coordonatorul ANR, Şeful SEARU/RU.

proceduri : întocmirea reglementărilor de delegare care să permită unor persoane

nominalizate efectuarea operaţiilor în lipsa persoanelor titulare, limitele delegării şi

condiţiile delegării .

termen : când este cazul.

8.2.2. PERFORMANŢE ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI ( standardele 7-11 şi 15)

a) acţiune : stabilirea obiectivelor Agenţiei Naţionale pentru Romi

răspunde : coordonatorul ANR, Compartimentul juridic şi contencios administrativ.

proceduri : coordonatorul ANR va face anual o evaluare a obiectivelor instituţiei,

analiză pe care o face cunoscută angajaţilor. Informează angajaţii despre obiectivele

modificate şi aprobate prin H.G.

termen : la început de an şi de câte ori sunt modificări sau completări .


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

b) acţiune : elaborarea bugetului de venituri şi cheltuieli a Agenţiei Naţionale

pentru Romi pe an financiar.

răspunde : Şeful SEARU, coordonatorul ANR,

proceduri : în conformitate cu legea finanţelor publice în vigoare

- se fundamentează bugetul de venituri şi cheltuieli/compartimente/acţiuni

- se întocmeşte proiectul de buget pe surse de finanţare care se înaintează

ordonatorului principal de credite pentru aprobare

termen : trimestrul IV pentru anul următor, anual

c) acţiune : comunicarea statelor de funcţii a personalului ANR

răspunde : Şeful SEARU/RU, coordonatorul ANR.

proceduri : întocmirea reglementărilor în conformitate cu legislaţia în vigoare

termen : anual

d) acţiune :întocmirea planului de perfecţionare a personalului


proceduri : reglementări privind perfecţionarea personalului - stabilirea unei sume

în bugetele anuale pentru perfecţionare.

termen : decembrie pentru anul calendaristic următor

e) acţiune : întocmirea planurilor de investiţii : de natura achiziţiei de

bunuri/servicii

răspunde : Şeful SEARU/achiziţii , coordonatorul ANR.

proceduri : se monitorizează natura investiţiei , costul estimativ , caracteristici

tehnice .

termen : decembrie pentru anul calendaristic următor

f) acţiune : gestionarea bunurilor

răspunde : Şeful SEARU, coordonatorul ANR.

proceduri : reglementări privind inventarierea bunurilor , Legea nr.22/1969

termen : permanent


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

g) acţiune : întocmirea statelor de plată


proceduri : reglementări şi metodologii de alocare a fondurilor pentru salarii ,

gradaţii şi alte sporuri

termen : până în 3 ale lunii următoare celei de plată

h) acţiune : plata salariilor


proceduri : reglementări privind plata salariilor

termen : până în 7 ale lunii următoare celei de plata

i) acţiune : întocmirea declaraţiilor de impunere

răspunde : Şeful SEARU/RU , coordonatorul ANR.

proceduri : reglementări privind :

- declaraţia 112 privind obligaţiile de plată la bugetul de stat

termen : 25 ale lunii următoare expirării lunii de raportare sau în conformitate cu

legislaţia în vigoare

j) acţiune : angajarea personalului

răspunde : coordonatorul ANR, Şeful SEARU/RU

proceduri : elaborarea reglementărilor în concordanţă cu legislaţia în vigoare

termen : permanent

k) acţiune : evidenţa salariaţilor

răspunde : Cabinetul demnitarului,Şeful SEARU/RU, coordonatorul ANR.

proceduri : reglementări conform legislaţiei în vigoare

termen : permanent

l) acţiune : întocmirea bilanţurilor contabile



PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

proceduri : reglementări conform legislaţiei în vigoare

termen : până în 10 ale lunii următoare trimestrului expirat

m) acţiune : achiziţionarea bunurilor

răspunde: Şeful SEARU/achiziţii/CFP , coordonatorul ANR,

proceduri : elaborarea de reglementări privind achiziţia bunurilor în conformitate cu

legislaţia în vigoare

termen : permanent

n) acţiune : plata furnizorilor

răspunde : Şeful SEARU/CFP

proceduri : elaborarea de reglementări în conformitate cu legislaţia în vigoare

termen : în perioada 24-30 a lunii conform Ord. 2281/2009

o) acţiune : casarea sau declasarea bunurilor

răspunde : coordonatorul ANR, Şeful SEARU

proceduri : reglementări privind propunerile de casare

termen : permanent , dar cel puţin o dată/an

p) acţiune : monitorizarea performanţelor angajaţilor


proceduri : reglementări în conformitate cu legislaţia în vigoare

termen : permanent

q) acţiune : oferta de proiecte

răspunde : coordonatorul ANR, Şeful SEARU/RU/CFP

proceduri : reglementări scrise

termen : actualizare la fiecare început de an după departajarea bugetului de stat

r) acţiune : evaluarea activităţii ANR şi a angajaţilor


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2


proceduri : întocmirea rapoartelor anuale de activitate, indicatori de performanţă

termen : anual

Cel puţin o dată pe an se întocmesc rapoarte cu activitatea fiecărui departament, care

se supune aprobării coordonatorului ANR, în care se stabilesc abaterile de la

obiectivele propuse, măsuri ce s-au luat pentru eliminarea riscurilor, stabilirea

nivelului acceptabil al riscului, verificarea raportării execuţiei bugetului, inclusiv a celui

pe programe.

8.2.3. INFORMARE ŞI COMUNICARE ( standardele 12-14 şi 16 )

a) acţiune : întocmirea şi urmărirea graficului de circulaţie a documentelor la

fiecare nivel de responsabilitate

răspunde: Cabinetul demnitarului, Şeful SEARU

termen: permanent

b) acţiune : separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor privind operaţiile

financiare

răspunde: coordonatorul ANR, Şeful SEARU/RU/CFP

proceduri: reglementări privind responsabilităţile persoanelor în iniţierea

cheltuielilor, angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor

termen permanent, cu actualizare cel puţin o data/an

c) acţiune: autocontrolul operaţiunilor financiare

răspund: toţi angajaţii care efectuează operaţiuni financiare , SEARU/CFP

termen: permanent

d) acţiune: controlul de gestiune internă

răspunde: coordonatorul ANR, Şeful SEARU/CFP

termen: permanent .

e) acţiune: controlul activităţilor financiare şi contabile efectuate de angajaţi


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

răspunde: Şeful SEARU/CFP, coordonatorul ANR.

termen: cel puţin o data pe lună

f) acţiune: controlul prezenţei la serviciu

răspunde: Cabinetul demnitarului, coordonatorul ANR.

termen: permanent, cel puţin o data pe lună

g) acţiune: controlul calităţii şi evaluarea muncii fiecărui salariat

răspunde: SEARU/RU, coordonatorul ANR.

termen: permanent

h) acţiune : depistarea abaterilor faţă de politicile sau procedurile stabilite

răspund: angajaţii , Compartimentul juridic, contencios administrativ, coordonatorul

ANR.

proceduri: analiza, rapoarte circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate

acţiunile.

termen: permanent .

i) acţiune : continuitatea activităţii

răspunde : SEARU/RUcoordonatorul ANR

proceduri : continuitatea activităţii este perturbată de lipsa personalului sau

nerealizarea programelor de formare adecvate personalului.

Măsuri asiguratorii :

analiza activităţii compartimentelor, evaluarea personalului şi a fişelor de post.

termen : permanent

j) acţiune : inventarierea anuală şi periodică


proceduri : întocmirea ordinului de inventariere şi numirea comisiei de inventariere

termen : cel puţin o data/an , în trimestrul IV a anului


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

k) acţiune : nominalizarea persoanelor care au acces la resurse

răspunde: coordonatorul ANR.

proceduri: se stabileşte limita de competenţă în acest domeniu , se întocmesc liste

cu semnăturile celor care dispun de resurse

termen: permanent

9. RESPONSABILITĂŢI

9.1. În vederea aplicării Ordinului nr.946/2005 se constituie în cadrul Agenţiei

Naţionale pentru Romi o structură formata din persoanele nominalizate prin Decizia

conducătorului instituţiei care va monitoriza , coordona şi îndruma metodologic

sistemul propriu de control managerial.

Prin control se constată abaterile rezultatelor de la obiectivele propuse, se

analizează cauzele care le-au determinat şi se dispun măsuri corective sau

preventive

Monitorizarea rezultatelor controlului este asigurată de preşedintele structurii.

Acţiunile programului sunt coordonate de conducătorul ANR, Şeful SEARU şi

preşedintele structurii.

Cel puţin o dată pe an se întocmesc rapoarte cu activitatea fiecărui departament, care

se supune aprobării conducătorului ANR şi se publică pe pagina web a ANR.

În raportul anual CIM se stabilesc abaterile de la obiectivele propuse şi standardele

neîndeplinite, măsuri ce s-au luat pentru eliminarea riscurilor, stabilirea nivelului

acceptabil al riscului, verificarea raportării execuţiei bugetului, inclusiv a celui pe

programe şi proiecte.

9.2. Execută: Angajaţii compartimentelor Agenţiei Naţionale pentru Romi care

asigură:;

a) accesul la resursele materiale, financiare şi informaţionale,

b) delegare a competenţelor;

c) evaluare CIM;

d) consiliere etică;

e) sarcinii de muncă atribuite;


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

f) lucrul în relaţie directă cu cetăţenii, politicienii sau terţe persoane juridice;

g) funcţiile cu competenţă decizională exclusivă.

9.3. Verifică:

- responsabilul cu etica;

- preşedintele comisiei de implementare a sistemului de control managerial1;

- conducătorul ANR

9.4. Avizează:

- SEARU

- Compartimentul juridic, contencios administrativ

9.5. Aproba: Conducătorul ANR.

1 OMFP nr.946/2005 actualizat pentru aprobarea controlului intern, cuprinzând standardele de management şi control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, publicat în M. Of. nr.675/2005.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

ANEXA 1. Direcţiile determinante în care trebuie acţionat, în vederea respectării

standardelor la Agenţia Naţională pentru Romi.

CERINŢE GENERALE. În vederea implementării SCIM, la nivelul ANR, Comisia de

dezvoltare si implementarea a sistemului de control managerial, este subordonată

conducătorului ANR. In conformitate cu ORDINUL MFP nr. 946 din 4 iulie 2005

pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de

management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de

control managerial şi a Hotărârii Guvernului nr. 1703/2004 privind organizarea şi

funcţionarea ANR cu modificările şi completările ulterioare,structurile ANR, cu atribuţii

in controlul intern sunt:

1. Serviciul economic, administrativ, resurse umane;

- Compartimentul control financiar preventiv;

- Compartimentul achiziţii publice.

2. Serviciul Politici publice

3. Compartimentul juridic si contencios administrativ;

4. Compartimentul Relaţii Publice si Internaţionale;

Coordonatorul ANR deleagă prin ordin fiecare persoană din serviciul/compartimentul

ANR ca reprezentant în CIM. COMPONENTA COMISIEI de dezvoltare si

implementare a sistemului de control managerial la Agenţia Naţională pentru Romi va

fi actualizată periodic.

SEARU/RU stabileşte prin fişa postului atribuţiile fiecărui membru în CIM.

Delegaţii prin ordinul coordonatorului ANR îşi vor stabili obiectivele, atribuţiile

şi activităţile de realizat sau repartizate în interiorul serviciului/compartimentului.

Documentul are forma unei construcţii piramidale, cuprinde activităţile

individuale care contribuie la realizarea obiectivelor serviciului/compartimentului,

performantele de atins, încredinţate personalului de execuţie din

serviciului/compartimentul pe care îl conduce, însoţit de un termen de realizare

realist, în funcţie de activităţile ce trebuiesc operaţionalizate şi monitorizate prin

indicatori de măsurare proprii obiectivelor, exprimate cantitativ şi calitativ.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

PLANUL STRATEGIC DE DEZVOLTARE A SCIM LA ANR

REPARTIZAREA IMPLEMENTARII STANDARDELOR DE CONTROL INTERN LA ANR

Nr. Crt.

Elementele cheie ale controlului intern

Compartimentul responsabil

Persoana responsa bila

Standardele Atriburii principale ale compartimentelor/persoanelor delegate

1 Mediul de control

Serviciul SEARU Compartimentul Juridic şi contencios administrativ

Standardul 1 ETICA, INTEGRITATEA Standardul 2 ATRIBUŢII,FUNCŢII,SARCINI Standardul 3 COMPETENTA, PERFORMANTA Standardul 4 FUNCŢII SENSIBILE Standardul 5 DELEGAREA Standardul 6 STRUCTURA ORGANIZATORICĂ

Proceduri operationale scrise si formalizate, aduse la cunostinta angajaţilor

2 Performanţe şi managementul riscului

Serviciul politici publice Serviciul SEARU

Standardul 7 OBIECTIVE Standardul 8 PLANIFICAREA Standardul 9 COORDONAREA Standardul 10 MONITORIZAREA PERFORMANTELOR Standardul 11 MANAGEMENTUL RISCULUI Standardul 15 IP0TEZE,REEVALUARI


3 Informarea şi comunicarea

Cabinetul demnitarului Compartimentul Relatii Publice si Internationale

Standardul 12 INFORMAREA Standardul 13 COMUNICAREA Standardul 14 CORESPONDENTA Standardul 16 SEMNALAREA NEREGULARITĂŢILOR


4 Activităţi de control Serviciul economic, administrative,resurse umane CIM

Standardul 17 PROCEDURI Standardul 18 SEPARAREA ATRIBUŢIILOR Standardul 19 SUPRAVEGHEREA Standardul 20 GESTIONAREA ABATERILOR Standardul 21 CONTINUITATEA ACTIVITĂŢII Standardul 22 STRATEGII DE CONTROL Standardul 23 ACCESUL LA RESURSE


5 Auditarea şi evaluarea

Serviciul economic, administrative,resurse umane - compartimentul control financiar preventiv

Standardul 24 VERIFICAREA ŞI EVALUAREA CONTROLULUI Standardul 25 AUDITUL INTERN



PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

1. ELABORAREA/ REVIZUIREA ŞI DEZVOLTAREA SCIM

Elemen tele cheie ale contro lului manage rial

Termen Măsura Conţinutul măsurii Responsabil Instrumente de lucru

Rezultate

1 . Mediul de control

Al doilea trimestru al anului 2013

Reconstituirea structurii – grup de lucru -

1.Reconstituirea structurii de management şi control -Delegarea coordonarii Comisiei -Componenta nominala a comisiei 2.Reorganizarea structurii CIM la ANR

conducatorul institutiei

Ordin

1. definirea unei structuri organiza torice adecvate îndeplinirii obiectivelor ANR 2. Stabili rea sistemelor de control intern ce intra în responsabi litatea managemen tului ANR şi care are la baza standarde le, elaborate de MFP, definirea, elaborarea si implementarea noului sistem de control

2. Al doilea trimestru al anului 2013

Stabilirea modului de lucru si a procedurilor Comisiei

2. Stabilirea obiectivelor, a unui calendar tematic al intalnirilor Comisiei,a responsabilita tilor, etc

Presedintele comisiei delegat prin Ordin al sefului ANR

Ordin ANR Stabilirea metodologiei de organizare si function nare a Comisiei

3 Trimestrul I al anului 2013

Elaborarea documentelor specifice de catre fiecare persoana-departament Stabilirea atributiilor structurilor Stabilirea atributiilor angajatilor

Proceduri formalizate pentru fiecare activitate din cadrul ANR, atributii stabilite in fisele de post ale angajatilor

1.Presedinte şi membrii comisiei delegaţi prin Ordin al sefului ANR 2. persoanele delegate/structura

1. ROI 2. ROF 3.Proceduri specifice activităţii fiecărei structuri

Pachetul reprezentativ al normelor de reglementare - Codul controlu lui intern – la ANR asigurarea unui echilibru între sarcini, competenta (autoritate decizionala conferita prin delegare) şi responsabilităţi (obligaţia de a realiza obiectivele, activitatile etc.)

4 Trimestrul I al anului 2013 Perman

Monitorizare

1.Identificarea riscurilorşi întreprin derea acţiunilor care plaseaza şi menţin riscurile

persoanele delegate/structura

Rapoarte ex-ante si ex-post Informari

Menţinerea unui echilibru între nivelul acceptabil al riscurilor şi costurile pe care le implica


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

ent în limite acceptabile. 2.progresele inregistrate in procesul de monitorizare 3.situatii deosebite observate in procesul de monitorizare

trimestriale aceste acţiunile ANR

4.1 Coordonare

2.progresele inregistrate in procesul de monitorizare 3.situatii deosebite Observate in procesul de monitorizare

SGG MFP Coordonatorul ANR

Rapoarte semestriale-anuale

4.2. Indrumare metodologica

2.progresele inregistrate in procesul de monitorizare 3.situatii deosebite observate in procesul de monitorizare

SGG MFP Coordonatorul ANR

Informari semestriale

5. Actiuni de perfectionare profesionala pentru persoanele cu functii de conducere

Perfectio narea profesio nala a persoanelor cu functii de conducere

1. Pres. ANR la propunerea Comisiei 2. Scoala de Finante Publice si Vama, INA, alte institutii abilitate


5. Actiuni de perfectionare profesionala pentru persoanele cu functii de executie

Perfectio narea persoanelor cu functii de executie

1. Pres. ANR la propunerea Comisiei 2. Scoala de Finante Publice si Vama, INA, alte institutii abilitate



PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

2. REORGANIZAREA INSTITUŢIEI PRIN ORDINUL CONDUCĂTORULUI ANR

Nr Principii Componente procesuale

Componente structurale

Măsuri Metode Tehnici/instrumente

Rezultate

1 Adaptarea2

Delimitarea funcţiilor la ANR

Stabilirea structurilor organizatorice de tipul compartimentelor, serviciilor si birourilor, stabilind funcţiile si posturile din cadrul acestora precum si relaţiile ierarhice, de control, si de reprezentare interna si externa a ANR

Analiza si reproiectarea componentelor procesuale si structurale ale ANR

Stabilirea, separarea, ordonarea si gruparea activităţilor, atribuţiilor si sarcinilor potrivit cerinţelor de realizare a fiecărei funcţii/ fiecare structura organizatorica

Analiza obiectivelor ANR Definirea atribuţiilor necesare si stabilirea conţinutului acestora Stabilirea structurii organizatorice si evaluarea funcţionalităţii acesteia

1. Evitarea necunoaşterii atribuţiilor ANR si a sarcinilor personalului ANR, atribuirea competentelor adecvate, pentru realizarea sarcinilor, responsabilităţi clar definite. 2. Evitarea organizării excesive, minuţioase, care conduce către depăşirea termenelor, blocaje si sancţiuni. 3. control asupra functionarii ANR 4.Stabilirea, dimensionarea si structurarea compartimentelor si a relaţiilor dintre acestea, delimitarea activităţilor, atribuţiilor si sarcinilor personalului. 5. organigrama 6. ROF 7. ROI 8. Fise de post

2 Obiectivitate Respectarea regulilor care pot asigura caracterul obiectiv al organizării ANR

Stabilirea funcţiilor manageriale de previziune, coordonare, antrenare, monitorizare, evaluare şi control intern.

1. Evitarea organizării ANR in funcţie de interesele personale sau private de grup 2. Asigurarea coerentei de sistem intre organizare si celelalte funcţii manageriale la ANR: previziune,coordonare,antrenare si evaluare - control

3 Separarea atribuţiilor

Rotirea sarcinilor, permutarea activităţilor

Separarea atribuţiilor personalului şi a

1. Diminuarea riscurilor de orice natura in gestionarea

2 Adaptarea instituţiei in funcţie de obiective, natura activitatii, mărime, cadrul legal aplicabil, modul de finanţare, mediul etc.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

unora cu activităţile altora fără a modifica poziţionările ierarhice Rotirea persoanelor, mutarea lor pe alte posturi

incompatibilităţilor Stabilirea riscurilor importante privind securitatea activelor şi a funcţiilor incompatibile in cadrul ANR: funcţia de autorizare, funcţia de înregistrare contabilă, funcţia financiara, funcţia de control, funcţia de deţinere in gestiune

activelor si pasivelor la ANR 2. Evitarea situaţiilor in care o persoana sau o veriga organizatorica din ANR sa deţină controlul exclusiv asupra tuturor etapelor importante ale unei tranzacţii, activităţi sau operaţiuni. 3.evitarea funcţiilor-posturilor sensibile


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

REGULAMENTUL DE APLICARE A CODULUI CONTROLULUI

INTERN LA ANR

Art. 1. Prezentul regulament are scopul de a stabili metodologia de aplicare în cadrul

Agenţiei Naţionale pentru Romi a Ordinului MFP nr. 946 / 2005 privind aplicarea

Codului Controlului Intern, cuprinzând standardele de management / control intern la

entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.

Art. 2. Obiectivele Agenţiei Naţionale pentru Romi sunt inscrise în Planul Strategic de

Dezvoltare şi în Planul Operaţional. Acţiunile necesare pentru îndeplinirea

obiectivelor (inclusiv cele de control intern), termenele şi persoanele / funcţiile

responsabile se înscriu în Planul Operaţional care se elaborează la sfârşitul fiecărui

an, pentru anul următor.

II. METODOLOGIA DE CONTROL INTERN

Art. 3. Abaterea rezultatelor de la obiective şi analiza cauzelor se face semestrial şi

anual prin Raportul (parţial, final) la Planul Operaţional în care se stabilesc şi măsurile

corective sau preventive ce se impun.

Art. 4. Regulile de management şi de realizarea activităţilor necesare îndepliniirii

obiectivelor sunt stabilite în reglementările interne ale Agenţiei Naţionale pentru Romi

structurate pe trei nivele: Codul de etică al Agenţiei Naţionale pentru Romi,

Regulamente şi Proceduri.

Art. 5. Îndeplinirea standardelor de management / control intern, stabilite prin Ordinul

MFP nr. 946/2005, se realizează în cadrul Agenţiei Naţionale pentru Romi prin

aplicarea reglementărilor adecvate cu cerinţele standardului şi cu specificul

activităţilor Agenţiei Naţionale pentru Romi. În acest sens, se stabileşte următoarea

corespondenţă:

Nr. crt.

Standardul de management instituit prin OMFP nr. 946/2005

Reglemetări ale ANR prin care se asigură îndeplinirea standardului / Modalităţi de lucru

Observaţii

0 1 2 3

1. Etica, Integritatea 1) Codul de etică; 2) Regulament de ordine interioară; 3) Publicarea în format tipărit şi electronic


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

a Ordinelor conducătorului ANR

2. Atribuţii, Funcţii, Sarcini Planul Strategic de Dezvoltare; 2) Planul Operaţional (anual); 3) Regulamentul de organizare şi funcţionare; 4) Fişele de post; 5) Toate reglementările se actualizează anual şi când se impune.

3. Competenţă, Performanţă 1. Metodologia de organizare şi desfăşurare a concursului pentru ocuparea funcţiile de conducere la ANR pentru personalul contractual şi funcţionarii publici; 2) Regulament privind ocuparea posturilor vacante la ANR; 3) Procedura pentru evaluarea şi asigurarea personalului ANR; 5) Procedura privind evaluarea performanţelor profesionale individuale pentru personalul ANR

4. Funcţii sensibile Regulamentul de organizare şi funcţionare

5. Delegarea 1. Codul de conduita; 2) Regulamentul de organizare şi funcţionare; 3) Ordine ale conducătorului instituţiei

6. Structura organizatorică Codul de conduită; 2) Regulalumantul de ordine interioară (Anexa – Organigrama); 3) Regulamentul de organizare şi funcţionare; 4) Fişele de post; 5) Publicarea în format tipărit şi electronic a Ordinelor conducătorului instituţiei.

7 Obiective Codul de conduită; 2) Planul Strategic de Dezvoltare; 3) Planul Operaţional (anual).

8 Planificarea 1) Planul strategic de Dezvoltare; 2) Planul Operaţional (anual).

9 Coordonarea 1) Regulamentul de organizare şi funcţionare; 2) Regulamentul de ordine interioară; 3) Fişele de post; 4) Ordinele conducătorului instituţiei.; 5) Şedinţele structurilor de conducere şi ale comisiilor de la toate nivele SIM

10 Monitorizarea performanţelor

1.Raportul la Planul Operaţional; 2) Raportul annual de activitate/compartimente/servicii la Programul de Politici, Strategii şi Acţiuni privind Calitatea; 3) Procedura privind elaborarea şi execuţia bugetului de venituri şi cheltuieli; 4) Procedura pentru managementul riscurilor;


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

5) Rapoartele Compartimentului de Audit Public Intern;

11 Managementul riscului 1) Regulament de organizare şi funcţionare; 2) Regulamentul de aplicarea Codului Controlului Intern/managerial; 3) Procedura de management al riscului;

12 13

Informarea Comunicarea

1) Regulament de organizare şi funcţionare; 2) procedură privind circuitul şi arhivarea documentelor; 3) Procedură privind managementul paginilor web; 4) Postarea pe site-ul ANR a informaţiilor relevante; 5) Procedura privind petiţiile

14 Corespondenţa şi Arhivarea

1.Regulament de organizare şi funcţionare; 2) procedură privind arhivarea documentelor;

15 Ipoteze, Reevaluări 1) Rapoarte la Planul Operaţional; 2) Analize ale structurilor interne privind problemele strategice şi cele curente;

16 Semnalarea neregularităţilor

1) Codul de conduită şi Fişele de Post asigură operaţionalizarea managementului la ANR; 2) Asigurarea feed-back-ului prin chestionare completate de angajaţii ANR;

17 Proceduri 1) Se asigură prin cele proceduri de lucru, proceduri de evaluare şi regulamente dedicate proceselor, activităţilor şi modului de lucru al structurilor interne; 2) Actualizarea reglementărilor se face anual;

18 Separarea Atribuţiilor 1) Regulamentul de organizare şi funcţionare; 2) Procedura privind elaborarea şi execuţiabugetului de venituri şi cheltuieli; 3) Procedura de recepţie a produselor finale de la capitolul transferuri.;

19 Supravegherea 1) Regulamentul de organizare şi funcţionare; 2) Procedura privind elaborarea bugetului de venituri şi cheltuieli; 3) Acţiunile de control înscrise în Planul Operaţional sau dispuse prin ordine ANR;

20 Gestionarea Abaterilor 1) Regulamentul de organizare şi funcţionare ; 2) Analizele săptămânale în şedinţele de lucru ale ANR.

21 Continuitatea Activităţii 1) Regulamentul de organizare şi funcţionare; 2) Regulamentul de ordine interioară; 3) Procedura pentru managementul riscului; 4) Procedura de achiziţie publică; 5) Procedura privind elaborarea şi execuţia bugetului de venituri şi cheltuieli. 6. Decizii ale conducătorului ANR

22 Strategii de Control 1) Planul Operaţioanl; 2) Regulamentul de aplicare a Codului Controlului Intern;

23 Accesul la Resurse 1) Regulamentul de Ordine Interioară; 2) Planul Operaţional; 3) Procedură privind managementul paginilor


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

web; 4) Procedură privind organizarea , gestionarea şi finanţarea sumelor de la bugetul de stat - capitolul transferuri; 5) Procedura privind perfectarea, gestionarea şi verificarea resurselor obţinute din contracte de cercetare-dezvoltare-inovare; 6) Procedura de achiziţie publică; 7) Procedura privind acordarea avansurilor, înregistrarea, evidenţa angajamentelor,ALOP 8) procedură privind efectuarea inventarierii patrimoniului ANR; 9) Procedura privind elaborarea şi execuţia bugetului de venituri şi cheltuieli; 11) Ordine ale conducătorului ANR; 12) Fişe de Post;

24 Verificarea şi Evaluarea Controlului

1) Codul Controlului Intern; 2) Raportul la Planul Operaţional; 3) Procedura privind elaborarea şi execuţia bugetului de venituri şi cheltuieli; 4) Regulamentul privind activitatea de audit public intern; 5) Controlul financiar preventiv (permanent); 6) Auditul Intern din partea compartimentului de Audit Public Intern;

25 Auditul Intern 1) Codul Controlului Intern; 2) Procedură privind activitatea de audit public intern; 3) Procedura de achiziţie publică;

Art. 6. Prin ordinul conducătorului Agenţiei Naţionale pentru Romi se numeşte

Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică, a dezvoltării

Sistemului de Control Managerial Intern (SCIM) la nivelul instituţiei (central).

Art. 7. Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică, a dezvoltării

SCIM elaborează Programul de dezvoltare a SCIM la nivelul Agenţiei Naţionale

pentru Romi şi-l supune aprobării conducătorului ANR. Programul de dezvoltare a

SCMI se actualizează la sfârşitul fiecărui an, pentru anul următor.

Art. 8. Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică, a dezvoltării

SCMI elaborează informările ritmice şi cele dispuse de către Secretariatul general al

Guvernului cu referire la stadiul de dezvoltare a SCIM şi rezultatele acţiunilor de

monitorizare, coordonare şi îndrumare metdologică.

Art. 9. Acţiunile previzionale de Controlul intern se operaţionalizează în conformitate

cu Planul Operaţional şi cu Planul de Audit al compartimentului de specialitate.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

Acţiunile de control dispuse se desfăşoară în conformitate cu Ordinul conducătorului

ANR.

Art. 10. Rezultatele controlului se scriu în rapoarte. Pentru acţiunile înscrise în Planul

Operaţional,rezultatele sunt cuprinse în Raportul la Planul Operaţional.

II. DISPOZIŢII FINALE

Art. 11. Modificarea prezentului regulament se face la propunerea Comisiei SCIM cu

aprobarea Conducătorului ANR.

Art. 12. Prezentul regulament intră în vigoare la data aprobării de către conducătorul

ANR.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

MANAGEMENTUL RISCURILOR.

Introducere

Activitatea instituţiei în ansamblul său este influenţată de numeroşi factori:

A. Schimbări externe. Se disting o serie de condiţii generale a căror evoluţie

instituţia trebuie să o urmărească, dar pe care nu le poate influenţa în mod direct:

economia naţională, relatiile economice internaţionale, nivelul şi evoluţia inflaţiei;

nivelul şi evoluţia ratei dobânzii; existenţa unor politici de stimulare a accesului la

capital; cadrul legislativ.

B. Schimbări interne. Instituţia şi libertatea de acţiune a acesteia sunt influenţate de:

- Nivelul de competenta şi pregatire. Abilităţile înnăscute şi dezvoltate, cunoştinţele

dobândite în domeniul administraţiei publice, financiar, al managementului resurselor

umane, precum şi o atitudine corespunzatoare reprezintă, împreună, baza pe care se

poate construi o instituţie performantă. Atunci când implicarea angajaţilor în

managementul instituţiei nu este rezultatul unei autoevaluari aprofundate a

conducătorului instituţiei şi a unei concentrări a tuturor resurselor disponibile,

rezultatul este, cel mai adesea, necorespunzător.

- Planificarea atenta a activităţilor, permite valorificarea eficienţă a resurselor

umane şi financiare şi evitarea unor probleme frecvente într-o instituţie publică:

dificultăţi rezultate din lipsa de dialog între departamente, lipsa îndrumării, informării

şi a informaţiilor, creşterea nivelului de activităţi faţă de capacitatea resurselor umane

etc.

- Controlul financiar permanent, prin organizarea unui sistem eficient de evidenţă

financiar-contabilă şi controlul permanent a situaţiilor financiare. În acest fel se evita

investirea nejudicioasă a fondurilor alocate de la bugetul de stat, a fraudelor sau

problemele legate de performanţele instituţiei .

- Salariatii, sunt una din cele mai importante resurse într-o instituţie publică.

Coordonatorul ANR trebuie să aibă grijă ca angajaţii să-i fie loiali şi să lucreze

eficient. Pentru acesta, el trebuie să aibă în vedere permanent nu numai situaţia

financiară sau problemele de indeplinire a atribuţiilor ANR ci trebuie să investească şi

în procesul de angajare, motivare, instruire şi coordonare a personalului.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

- Activitatile de informare. De regulă este nevoie de un efort de construire şi

promovare a imaginii instituţiei pentru a asigura vizibilitatea acesteia. Pagina web a

instituţiei, calitatea informaţiilor publice şi o strategie de comunicare bine realizată şi

pusă în aplicare constituind o solutie de termen lung.

Definirea unor termeni.

Noţiunea de risc este legată de probabilitatea de apariţie a unu eveniment

neplanificat şi care poate influenţa în sens negativ desfăşurarea activităţilor la

Agenţia Naţională pentru Romi sau a unui proiect al instituţiei.

Componentele riscului:

• un eveniment (o schimbare nedorită)

• probabilitatea de realizare a acelui eveniment

• impactul evenimentului

Identificarea măsurilor de contracarare a riscurilor identificate în analiza riscurilor

identificate trebuie abordate în urmatoarea ordine:

• Riscurile cu impact mare şi cu probabilitate mare

• Riscurile cu impact mare şi cu probabilitate mică

• Riscurile cu impact mic şi cu probabilitate mare

Managementul riscurilor este un proces continuu, ciclic, prin care sunt luate

deciziile de eliminare, reducere, sau acceptare a unor riscuri şi consta in

implementarea unor activitatii specifice: identificarea (unor probleme ipotetice,

dificultăţilor şi gestionarea acestora), analiza (probabilitate, impact), tratarea si

monitorizarea riscurilor. In cadrul activitatii de management al riscurilor se utilizează

doua instrumente de lucru: Registrul riscurilor si Planul de management al riscurilor.

Surse de risc:

• financiare

- buget necesar vs. buget disponibil sau/şi subdimensionat

- buget planificat vs. execuţie bugetară

• de management

- credibilitate, expertiza echipa manageriala,

- abilitati, experienţă individuală,


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

- delegare autoritate, lucru în echipa

Registrul riscurilor :

Registrul riscurilor reprezintă baza planului de management al riscurilor şi este utilizat

pentru: evidenţierea riscurilor identificate în fiecare structura a instituţiei, clasificarea

riscurilor, înregistrarea strategiilor de acţiune si responsabilităţilor.

Registrul riscurilor cuprinde:

- Un cod de identificare unic pentru fiecare risc

- Precizarea persoanei care a identificat riscul si momentul cand a facut acest lucru

- O descriere a fiecărui risc

- Cauza apariţiei riscului

- O analiza a riscului din punct de vedere al probabilităţii de manifestare si al

impactului

- Calculul expunerii la risc, care va sta la baza clasificării riscurilor

Planul de management al riscurilor cuprinde următoarele:

- Scopul planului de management al riscurilor,

- Politica de management al riscurilor,

- Organizarea managementului riscurilor,

- Analiza riscurilor,

- Coordonarea,

- Monitorizarea riscurilor,

- Raportarea cu privire la riscuri.

1.1. Scopul planului de management al riscurilor

- De a gestiona acţiunile de identificare, analiză şi tratare a riscurilor şi sistemul lor de

realizare;

- De a crea, menţine, acţiona şi raporta pe baza registrului riscurilor.

1.2. Destinatarul documentului

Toate structurile instituţiei Agenţia Naţionala pentru Romi implicate în managementul

riscurilor

2. Politica de management al riscurilor


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

2.1. Referinţe

- Standardele de risc management,

- Politicile şi procedurile de risc management ale ANR şi apetitul pentru risc al

instituţiei.

2.2. Obiectivele managementului riscurilor

Identificarea şi tratarea în mod corespunzător a riscurilor care pot afecta îndeplinirea

obiectivelor instituţiei.

2.3. Criteriile de risc

Criteriile de utilizat în analiza riscurilor

3. Organizarea managementului riscurilor

3.1. Rolurile şi responsabilităţile

Identificarea tuturor rolurilor în managementul riscurilor şi a responsabilităţilor fiecărui

departament de către fiecare membru delegat prin ordinul conducătorului ANR.

3.2. Resursele

Resursele disponibile în bugetul proiectului pentru managementul riscurilor.

3.3. Structura

Relaţiile interne, inclusiv cele cu factorii implicaţi din afara instituţiei.

4. Analiza riscurilor

4.1. Identificarea şi definirea riscurilor.

Metodele şi activităţile utilizate, grupate în pachete de lucru

4.2. Estimarea riscurilor


4.3. Evaluarea riscurilor


5. Coordonarea

5.1. Registrul riscurilor

Configurarea registrului riscurilor

5.2. Monitorizarea riscurilor


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

Activităţile de monitorizare a riscurilor, inclusiv a celor acceptate

5.3. Revizuirea riscurilor

Activităţile de revizuire, frecvenţa lor, puncte de referinţă

5.4. Raportarea cu privire la riscuri

Natura, frecvenţa şi destinatarii raportărilor

5.5. Coordonarea cu alte proiecte

Dacă este necesar


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

REGISTRUL RISCURILOR LA ANR

1. Riscuri externe (nu pot fi controlate)

1 2 3 4 5 6

Politice

Economice

Socio/culturale Tehnologice Juridice De mediu

Schimbari frecvente ale guvernului, Schimbari ale politicii guvernului

Schimbari ale mediului extern, Dezechilibre pe piata, Criză economică

Calamitati naturale, cutremure

2. Riscuri operationale (pot fi influentate)

1 2 3 4 5 6

Lipsa eficacităţii activităţilor Lipsa economicităţii costurilor Desfasurarea neperformanta a activitatilor

Lipsa capacitatii si capabilităţii

Lipsa capacitatii şi a modului de gestionare a riscurilor

Lipsa posibilitatii de a furniza servicii. Nerespectarea termenelor de executie

Lipsa resurselor active, umane, Lipsa resurselor financiare,

Lipsa guvernantei (regularitatii si corectitudinii) Modul in care ANR respecta legile şi regulamentele aplicabile, Respectarea execuţiei bugetului pe capitole de cheltuieli aprobate.

Lipsa resurselor informationale

Derularea activitatilor

Relaţii Explorare (capacitatea de identificare a riscurilor si oportunitatilor)

Derularea proiectelor

Operatii (obtinerea rezultatelor)

Flexibilitate si adaptabilitate

Reputatie Securitate(active,sociala,


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

informationala)

3. Schimbarea (poate fi influentata)

1 2 3 4 5 6

Noi strategii

Noi politici Programe noi Proiecte noi

Schimbarile de mediu

Strategii nerealiste

Erori si omisiuni in proiectare si executie

4. Riscuri Strategice

1 2 3 4 5 6

Neindeplinirea misiunii si obictivelor organizatiei

Lista de control cu potentiale surse de risc la ANR

1 2 3 4 5 6 7 8

Schimbarile

interne

Conditiile

de mediu

Lipsa

personalului

Modificari

ale

obiectivelor

Erori şi omisiuni

în proiectarea şi

executia

activităţilor

Erori şi omisiuni

în estimarile

costurilor şi a

termenelor de

execuţie

Lipsa

arhivare

Lipsa

circuitul

documentelor

Lipsa

cursurilor de

perfecţionare

a pesonalului

Rezultatele

asteptate


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

ANEXA 1. DEZVOLTAREA SCIM LA ANR

Nr. Crt.

Programul Perioada monitorizarii

Progrese inregistrate

Situatii deosebite, observate

Coordonare Indrumare metodologica


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

ANEXA 2. Instrumentarul sistemelor de control intern (procedee, mijloace,actiuni stabilite si implementate de catre conducere).

Nr. Obiective3 Mijloace4 Sistemul informatic si informational5

Organizare6 Proceduri7 Controlul8

3 Globale, cuprinse intr-un document de politica si strategie, aprobat de conducatorul institutiei si insusit de

personalul Agentiei Nationale pentru Romi. Obiective derivate, specifice activitatilor compartimentelor,

elaborate si masurate de coordonatorii departamentelor. 4 Resurse umane, financiare si materiale 5 Totalitatea procedeelor, metodelor si mijloacelor utilizabile la nivelul Agentiei Nationale pentru Romi privind

culegerea,prelucrarea,sistematizarea, transmiterea, valorificarea si stocarea datelor si informatiilor. 6 Ansamblu de masuri, metode, tehnici, mijloace si operatiuni, prin care conducerea stabileste, in conformitate cu

anumite principii, reguli, norme si criterii, componentele procesuale si structurale ale Agentiei Nationale pentru

Romi, in vederea realizarii obiectivelor propuse. 7 Pasi ce trebuie urmati, metode de lucru stabilite si reguli de aplicat in vederea executarii atributiilor,

activitatilor, sarcinilor Agentiei Nationale pentru Romi. 8 Exercitarea functiei de evaluare si control. Compararea rezultatelor cu obiectivele, identificarea cauzelor care

determina sucesul sau abaterile constatate, luarea masurilor cu character preventive sau corectiv


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

ANEXA 3. Metodologia9 sistemului de control intern10 la ANR

9 Metoda de abordare in functie de riscuri. Instrumente:

- instrumente generale de control intern, care se adreseaza riscurilor generale, proprii functionarii

Agentiei Nationale pentru Romi

- instrumente specifice de control intern, care sunt destinate tinerii sub control a riscurilor specifice

fiecarei activitatii in parte. 10 Procesul de proiectare si implementare a sistemului de control are la baza standardele de management/control

intern aprobate prin Ordinul MFP nr.946/2005.

Nr. Evaluarea instrumentelor generale de CI

Evaluarea instrumentelor specifice de CI

Analiza raportului costuri suplimentare/ efectele asteptate

Elaborarea si aprobarea programului de implementare a sistemului de control intern la ANR

Monitorizarea executiei programului de implementare a CI


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

ANEXA 4. FISA ANALITICA a fiecarui standard - grupate in elemente cheie al controlului intern

Standardul nr........Titlul standardului.......................................... Descrierea standardului........................................................... ..................................................................................

Nr. Crt. Chestionar de CI11

Raspuns12 Risc identificat13 Instrumentul de control intern adecvat

Da/Nu Comentariu Specificare Nivel estimat

Descriere Starea de fapt a acestuia14

1 2 3 4 5 6 7

1

2

3

4

5

Concluzii

Masuri de adoptat

11 Se inscriu in ordine logica, intrebarile referitoare la cerintele generale ale standardului respectiv 12 Se formuleaza raspunsurile la prima coloana 13 Se specifica natura riscului identificat , nivelul estimate al acestuia. Grav (G) mediu (M) redus (R) 14 Descrierea precisa a instrumentului de CI adecvat riscului identificat, caracterizarea starii de fapt a acestuia.


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

ANEXA 5. FISA SINTETICA de evaluare a elementelor cheie de control(5)

Denumirea elementului cheie.......................................................

Titlurile standardelor componente

Nr. Crt.

Intrebarile esentiale privind cerintele generale ale standardelor componente

Concluzii punctuale si masuri de adoptat

Lista instrumentelor de control intern adecvat

Implementate De implementat

1 2 3 4

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Concluziile evaluarii globale


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

ANEXA 6. ACTIVITATEA POLITICA, ATRIBUTII SI OBIECTIVE

Denumirea activitatii.................................................

Politica adoptata ..............................................................................

Compartimentul ..............................................................

Misiunea

Nr. Crt. Atributii Obiective

1

2

3

4

5

Compartimentul ..............................................................

Misiunea


1

2

3

4

5

Compartimentul ..............................................................

Misiunea


1

2

3

4

5

Compartimentul ..............................................................

Misiunea


1

2

3


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

ANEXA 7. Lista riscurilor identificate si evaluate pentru activitatea ( se completează pentru fiecare activitate din registrul riscurilor de către fiecare membru).

Nr. Crt.

Sarcini elementare Riscuri identificate

1 Specificare Nivel estimat

1 2 3

1

2

3

4


PENTRU ROMI





Exemplar nr.: 1

Ediţia 2

Revizia 2

ANEXA 8. FISA SINTETICA a evaluarii pentru activitatea…………………………………………..

Nr. Crt. Sarcini elementare

Riscuri aferente Instrumente specifice de control intern

precizare Nivel estimat

Descriere Cod

1 2 3 4 5

Compartimentul .........................................................

1

2

3

4

5

Compartimentul .........................................................

1

2

3

4

5

Compartimentul .........................................................

1

2

3

4

management şi control la Agenţia Naţională pentru ANR/Sistemul de management şi... · Lista...

Documents

Transcript of management şi control la Agenţia Naţională pentru ANR/Sistemul de management şi... · Lista...