LISTA documentelor gestionate/produse

în Arhivele Naţionale

1. Documente de arhivă (acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii,

manuscrise, proclamaţii, corespondenţă, planuri, schiţe, hărţi etc.), oferite spre informare, cercetare şi documentare ştiinţifică, prin intermediul sălilor de studiu ale Arhivelor Naţionale (Aparat central şi unităţi teritoriale);

2. Certificate, copii şi extrase eliberate de compartimentele de specialitate de pe documentele create sau deţinute, care se referă la drepturile ce îi privesc numai pe solicitanţi, persoane fizice şi juridice române sau străine (referitoare la vechimea în câmpul muncii, stagiul militar, calitatea de veterani de război, acte de vânzare-cumpărare, acte de donaţie, de partaj, testamente, împroprietăriri, exproprieri, sentinţe, etc.) ;

3. Norme şi metodologii de lucru specifice organizării şi desfăşurării unei activităţi arhivistice unitare la creatorii şi deţinătorii de documente;

4. Publicaţiile editate de Arhivele Naţionale sub formă de: volume şi ediţii de documente, periodice, îndrumătoare şi inventare arhivistice, cataloage şi albume de documente, etc., ce oferă o serie de informaţii documentar istorice şi arhivistice sau de orientare în studierea documentelor aflate în administrarea şi protecţia specială a instituţiei noastre;

5. Documentele întocmite cu ocazia organizării şi desfăşurării: sesiunilor de comunicări ştiinţifice, simpozioanelor, a meselor rotunde, târgurilor şi lansărilor de carte sau a altor publicaţii, vernisării expoziţiilor fotodocumentare, participării la manifestările cultural ştiinţifice internaţionale etc.(afişe, invitaţii, pliante, programe, rezumate, precum şi alte materiale de prezentare şi publicitate) ;

6. Informări, anunţuri, programe, tematici privind activitatea de pregătire şi specializare în domeniul arhivistic prin Facultatea de Arhivistică din cadrul Academiei de Poliţie Al. I. Cuza şi prin Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică “Aurelian Sacerdoţeanu”;

7. Procese verbale, inventare ale documentelor analizate, referate de prezentare, atestate de apartenenţă întocmite, în urma activităţii de atestare a apartenenţei documentelor la Fondul Arhivistic Naţional al României, din oficiu sau la cererea persoanelor fizice şi juridice;

8. Autorizaţii întocmite cu ocazia scoaterii temporare peste graniţă a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional, în scopul expunerii sau documentării cu ocazia unor manifestări ştiinţifice sau culturale internaţionale

9. Registru pentru evidenţa controalelor ierarhice; 10. Registru de audienţe; 11. Registru evidenţă note telefonice; 12. Registru evidenţă faxuri externe; 13. Registru evidenţă faxuri interne; 14. Ordine, instrucţiuni, circulare, dispoziţii, norme emise de Arhivele Naţionale privind desfăşurarea activităţii în cadrul structurilor din subordine;

15. Programe, corespondenţă privind organizarea activităţilor ştiinţifice şi cultural-educative (expoziţii, simpozioane, sesiuni ştiinţifice, lansări de carte ş.a.);

1

16. Planuri, rapoarte de activitate, procese-verbale al şedinţei de bilanţ; plan editorial; situaţii statistice - anuale;

17. Inventarele dosarelor create anual de servicii şi procese-verbale de predare-primire a documentelor la arhiva instituţiei;

18. Referatele profesionale întocmite de personalul cu studii superioare din servicii, teste de verificarea cunoştinţelor profesionale – anuale;

19. Cereri, recomandări, adrese ale cetăţenilor români şi străini, ale instituţiilor pentru obţinerea aprobărilor în vederea cercetării de documente, executării de fotocopii, xerocopii, copii autentificate;

20. Documente privind probleme de gestiune şi difuzare a publicaţiilor editate de Arhivele Naţionale;

21. Circulare emise de servicii transmise structurilor centrale şi teritoriale ale Arhivelor Naţionale, referitoare la activităţi ştiinţifice şi cultural-educative, publicaţii de specialitate etc;

22. Procese-verbale, tabele, pontaje, liste nominale privind drepturile personalului pe linie de protecţia muncii;

23. Planuri, programe, tabele, rapoarte, corespondenţă privind desfăşurarea pregătirii profesionale continue a personalului;

24. Tabele, corespondenţă privind planificarea concediilor de odihnă, programarea la controlul medical anual;

25. Note, referate, tabele de necesităţi pentru desfăşurarea activităţii, imprimate specifice, mobilier, consumabile;

26. Circulare, informări, corespondenţă privind ajutoare umanitare, manifestări culturale, bilete de odihnă, apariţii editoriale ş.a.

27. Comenzi de lucrări şi de materiale pentru realizarea lucrărilor; 28. Procese-verbale de predare-primire a instrumentelor de informare şi documentare

(inventarele fondurilor şi colecţiilor) aflate la Sala de Studiu; 29. Lista inventarelor fondurilor şi colecţiilor date în cercetare la Sala de Studiu; 30. Registru pentru evidenţa documentelor date în cercetare la Sala de Studiu; 31. Registru de evidenţă a permiselor eliberate la Sala de Studiu; 32. Cereri pentru obţinerea permisului de cercetare; 33. Adrese, recomandări, note, referate cu privire la cercetarea prin Sălile de Studiu; 34. Registru pentru evidenţa reproducerilor după documentele cercetate la Sala de

Studiu; 35. Registru inventar pentru cărţi; 36. Registru inventar pentru periodice; 37 .Registru inventar pentru hărţi; 38. Registru topografic pentru cărţi; 39. Registru topografic pentru periodice; 40. Registru topografic pentru hărţi; 41. Procese-verbale de verificare-inventariere a fondului de carte şi periodice; 42. Procese-verbale de casare a publicaţiilor; 43. Acte justificative în legătură cu scoaterea publicaţiilor din gestiune, ca urmare a

nerestituirii lor la bibliotecă; 44. Acte justificative privind achiziţiile de cărţi şi periodice; 45. Cereri privind depistări documentare, eliberări de copii-xerox de pe Monitoarele

Oficiale, adrese de răspuns; 46. Corespondenţă cu bibliotecile direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale privind

probleme legate de fondul de carte şi periodice; 47. Fişele individuale de cititor;

2

48. Ordine, dispoziţii, circulare ale conducerii M.A.I. şi ale conducerii Arhivelor Naţionale care reglementează activitatea din cadrul Arhivelor Naţionale;

49. Strategia anuală de informare şi relaţii publice; 50. Registru istoric al activităţilor Arhivelor Naţionale; 51. Procese-verbale ale dezbaterilor publice asupra proiectelor de acte normative; 52. Procese-verbale ale Comisiei de analiză privind încălcarea dreptului de acces la

informaţii de interes public; 53. Rapoarte, situaţii statistice, dări de seamă privind activitatea compartimentului -

anuale; 54. Inventarele dosarelor create anual de compartimente şi procese-verbale de predare-

primire a documentelor la arhiva instituţiei; 55. Cereri ale persoanelor fizice/juridice, reclamaţii administrative privind accesul la

informaţiile de interes public; 56.Rapoarte, note, informări privind aplicarea transparenţei decizionale; 57. Buletine informative, comunicate din oficiu, cuprinzând date de interes public

privind activităţi desfăşurate de Arhivelor Naţionale; 58. Corespondenţă cu structurile M.A.I., cu structurile centrale şi teritoriale ale

Arhivelor Naţionale, cu alte instituţii pe probleme de informare şi imagine publică; 59 Planuri, programe, tabele, corespondenţă privind desfăşurarea pregătirii profesionale

continue a personalului; 60. Raportări şi evaluări periodice ale activităţii de informare şi relaţii publice, situaţii

statistice; 61. Acorduri de colaborare, note-raport, informări, rapoarte, corespondenţă privind

punerea lor în aplicare prin trimiteri de delegaţi la cercetări în arhive, schimb de experienţă, şi primiri de delegaţi ai administraţiilor naţionale de arhivă din străinătate, în acelaşi scop;

62. Note-raport, rapoarte, informări, corespondenţă privind participarea la manifestări arhivistice internaţionale şi stagii de specializare;

63. Corespondenţă cu persoane fizice şi juridice din străinătate privind rezolvarea cererilor de genealogie, heraldică şi de reproduceri de pe documente;

64. Nomenclatoare arhivistice ale compartimentelor; 65. Ordine, regulamente, norme şi instrucţiuni privind desfăşurarea activităţilor în

sistemul Arhivelor Naţionale (originale); 66. Planuri tematice, rapoarte şi informări privind controalele efectuate la direcţiile

judeţene şi serviciile din cadrul Aparatului Central; 67. Rapoarte, note şi procese-verbale privind controlul la creatorii şi deţinătorii de

arhivă; 68. Rapoarte, informări şi corespondenţa aferentă privitoare la încălcări ale legii

Arhivelor Naţionale, sustragerea, distrugerea, degradarea, aducerea în stare de neîntrebuinţare, scoaterea peste graniţă sau înstrăinarea documentelor aparţinând Fondului Arhivistic Naţional;

69. Procese-verbale de predare-primire a funcţiilor de conducere la direcţiile teritoriale cu anexele aferente; 70. Referate şi corespondenţă privind transferul de documente în sistemul Arhivelor Naţionale;

71. Proiecte de acte normative iniţiate de Arhivele Naţionale; 72. Registru cu evidenţa normelor, metodologiilor de lucru şi regulamentelor; 73. Corespondenţă cu M.A.I. privind proiectele de acte normative elaborate de alte

instituţii; 74. Corespondenţă cu creatorii şi deţinătorii de arhive privind probleme de specialitate;

3

75. Petiţii adresate Arhivelor Naţionale însoţite de rapoarte de verificare, planuri şi corespondenţa aferentă;

76. Registru de evidenţă a petiţiilor; 77. Informări transmise M.A.I. privind rezolvarea petiţiilor – semestriale; 78. Registru de evidenţă a proceselor-verbale de constatare şi sancţionare a

contravenţiilor în domeniul arhivistic; 79. Carnete cu procese-verbale de constatare şi sancţionare a contravenţiilor în domeniul

arhivistic; 80. Corespondenţă cu direcţiile judeţene referitoare la cererile transmise prin instituţiile

statului sau direct de către persoanele fizice şi juridice privind probleme care intră în aria de competenţă a structurilor teritoriale ale Arhivelor Naţionale;

81. Rapoarte - sinteză privind activitate Arhivelor Naţionale înaintate către M.A.I. ; 82. Informări privind modul de realizare a acţiunilor şi activităţilor Arhivelor Naţionale

înaintate către M.A.I. ; 83. Dări de seamă şi raportări înaintate către M.A.I.; 84. Registru de evidenţă a carnetelor de muncă; 85. Circulare, rapoarte, programe, cereri referitoare la desfăşurarea cercurilor

profesionale pentru personalul cu studii superioare; 86. Circulare, rapoarte, programe, cereri . referitoare la desfăşurarea cercurilor

profesionale pentru personalul cu studii medii; 87. Corespondenţă, cereri, tabele nominale privind participarea personalului la cursuri de

specializare; 88. Programe de formare profesională la locul de muncă a personalului debutant; 89. Referate de corectare (copii) a lucrărilor profesionale întocmite de arhivişti ; tabele

cu rezultatele de la testările profesionale ale angajaţilor din structurile centrale şi teritoriale ale Arhivelor Naţionale;

90. Cereri pentru eliberarea de adeverinţe, certificate de vechime, copii de pe cărţile de muncă şi corespondenţa aferentă;

91. Cereri de angajare însoţite de adrese de răspuns; 92. Cereri de angajare, copii de pe acte de stare civilă, acte de studii, carnete de muncă

ale candidaţilor respinşi la concursuri; 93. Note, tabele, corespondenţă privind prezenţa personalului temporar; cereri ale

angajaţilor temporari pentru acordarea concediilor; 94. Tabele nominale, procese-verbale, corespondenţă privind eliberarea şi verificarea

legitimaţiilor de serviciu; 95. Registru de evidenţă a legitimaţiilor de serviciu; 96. Situaţii statistice, tabele nominale privind starea şi practica disciplinară; 97. Note-raport, sinteze referitoare la încadrări, promovări în funcţie, transferări, mutări

de personal; 98. Registru de evidenţă bunuri materiale; 99. Convenţii de colaborare pentru prestări de servicii, state pentru plata drepturilor

băneşti ale colaboratorilor; 100. Inventare anuale pentru gestiunile de materiale, obiecte de inventar, mijloace fixe; 101. Indicatorii financiari anuali aprobaţi pentru venituri şi cheltuieli; 102. Note de contabilitate însoţite de acte de gestiune financiară care au stat la baza

întocmirii acestora; 103. Tarife prestări servicii, borderouri, rapoarte, lista prestatorilor; 104. Situaţii financiare trimestriale; 105. Vize control financiar preventiv, împuterniciri şi rapoarte viză C.F.P.;

4

106. Note de contabilitate însoţite de actele de gestiune financiară care au stat la baza întocmirii acestora;

107. Documente pe baza cărora au fost stabilite drepturile înscrise în statele de plată - plăţi speciale;

108. Documente cu modificările planurilor de venituri şi cheltuieli, deschideri şi retrageri de credite, modificări în deschideri , credite; situaţii informative lunare privind execuţia planului de venituri şi cheltuieli;

109. Acte justificative pentru salarii, care vin în sprijinul statelor de plată; 110. Rapoarte de audit intern; 111. Fişe cont sintetic, analitic, jurnal de înregistrare, registre de evidenţa fondurilor la

unităţile care nu au evidenţă în partidă dublă, registre refuzuri, vize control financiar-preventiv; 112. Registru – Jurnal; 113. Registru – Inventar; 114. Registru cu evidenţa materialelor (obiecte de inventar şi mijloace fixe) date în

folosinţă pe diverşi deţinători; 115. Carnet cu bonuri de mişcare a mijloacelor fixe; 116. Carnet de predare-transfer, restituire obiecte de inventar ; 117. Carnet cu buletine de distribuţie-retragere; 118. Carnet de note de recepţie şi constatare de diferenţe; 119. Registru de evidenţă bunuri materiale (mijloace fixe, obiecte de inventar,

consumabile); 120. Cereri pentru eliberarea de adeverinţe, însoţite de copiile adeverinţelor şi

corespondenţă; 121. Contracte rate mărfuri, hotărâri judecătoreşti şi alte acte privind reţineri din

drepturile salariale, care nu se anexează la notele contabile; 122. Documente privind inventarierea casei, decontările cu debitorii şi creditorii şi actele

de valoare, acte de control financiar preventiv, corespondenţă referitoare la urmărirea debitorilor şi lichidarea creanţelor;

123. Corespondenţă referitoare la deschideri şi închideri de conturi, specimene de semnături, prevederi plan casă, confirmări, solduri şi alte documente rezultate din relaţiile cu băncile, cu Direcţia Finanţelor Publice;

124. Carnet cu avize de însoţire a mărfii; 125. Carnet cu bonuri de consum; 126.Carnete chitanţiere, carnete dovezi prindere în debit a imputaţiilor, carnete note de

lichidare; registru de casă; 127. Planuri metodice de lucru privind operaţiuni arhivistice, planuri de microfilmare a

documentelor; 128. Lucrări de selecţionare (referate, inventare, corespondenţă cu Comisiile de

Selecţionare) pentru fondurile şi colecţiile din depozitele proprii; 129. Registre de depozit; 130. Referate de prezentare a fondurilor şi colecţiilor pregătite pentru Comisia de

Avizare a Inventarelor; 131. Referate şi corespondenţă privind restaurarea, recondiţionarea şi microfilmarea

documentelor; 132. Procese-verbale de predare-preluare a documentelor de la creatorii şi deţinătorii de

arhive; 133. Procese-verbale de verificare a existentului cu inventarul; 134. Fişe „Situaţia fondului” la creatorii de documente;

5

135. Planuri de perspectivă privind operaţiuni arhivistice, preluări arhivă, sistematizare depozite, inventariere, pregătire pentru microfilmare etc. ;

136 Registrul General de arhivă; 137. Registrul Inventarelor; 138. Inventarele fondurilor şi colecţiilor; 139. Registre de intrare-ieşire a cererilor adresate D.A.N.I.C.; 140. Registru alfabetic cu evidenţa petenţilor ; 141. Planuri, studii, proiecte, informări, corespondenţă privind activitatea de cercetare,

de invenţii şi inovaţii şi tehnologiile de lucru ; 142. Rapoarte, comenzi şi procese-verbale de predare-primire a documentelor de arhivă

venite la laborator pentru tratamente; registrele de evidenţă; 143. Planuri, proiecte, rapoarte, situaţii, documentaţie tehnico-economică, avize,

aprobări privind investiţiile în construcţii, situaţii şi corespondenţă referitoare la asigurarea condiţiilor de depozitare a documentelor şi starea imobilelor;

144. Documentaţii, situaţii, corespondenţă privind lucrările de reparaţii capitale la clădiri şi instalaţii gospodăreşti;

145. Documente privind lucrările de reparaţii curente la clădiri şi instalaţii gospodăreşti (grupate pe obiective/ locaţii/ sisteme tehnice );

146. Devize, contractul de lucrări, situaţii bugetare, scrisori de garanţie bancară, grafice de lucrări, acte adiţionale, note de comandă, corespondenţă referitoare la derularea contractului;

147. Procese-verbale de recepţie la terminarea lucrărilor, procese-verbale de executare a remedierilor, proces-verbal de recepţie finală, note de deblocare a contului de garanţie bancară

148. Documente privind organizarea de şantier (situaţii de lucrări, situaţii de plată) referitoare la derularea contractelor;

149. Instrucţiuni de protecţia muncii, baza instructajului; 150. Procese-verbale privitoare la responsabilităţile pe linie de protecţia muncii,

încheiate între beneficiar şi antreprenor, pe perioada lucrărilor de investiţii; 151. Documente întocmite în vederea obţinerii autorizaţiilor de funcţionare pentru

instalaţiile mecanice sub presiune şi pentru instalaţiile de ridicat (cazane, boilere, lifturi etc.); 152. Planuri de măsuri pe linia protecţiei mediului; 153. Ordine de zi ale Directorului General al Arhivelor Naţionale, anexe la ordinele de

zi, note-raport referitoare la primirea de lapte antidot de către salariaţi ai Arhivelor Naţionale; 154. Tabele, pontaje lunare pentru acordarea sporului de toxicitate personalului din

compartiment.

6