Lista Lista indicativă indicativă a a documentedocumentelor lor justificative solicitate în cadrul justificative solicitate în cadrul

controlului de prim nivelcontrolului de prim nivel

Cheltuieli de personal (1)

• Decizia internă de numire a echipei de proiect• Act administrativ de numire pentru funcţionarii publici• Contractele de muncă ale personalului implicat în

implementarea proiectului (cu excepţia funcţionarilor publici) şi actele adiţionale aferente

• Contractul colectiv de muncă – în organizaţiile în care există acest tip de contract

• Fişele de post (care cuprind atribuţii legate de implementarea proiectului)

• Time sheet-uri/ fişe de prezenţă (semnate de către persoana care a lucrat pentru proiect si de către managerul de proiect )

• Statele de plată, pentru persoanele angajate şi plătite din bugetul proiectului

Costuri de personal (2)

• Ordinul de virare a salariilor pe card, acolo unde salariile sunt plătite prin intermediul cardului bancar si o lista cu conturile salariatilor daca nu se pot observa celelalte documente

• Ordine de plată la bugetul statului a contribuţiilor sociale şi a impozitului pe salarii

• Extrase de cont bancare• State de plată semnate de salariaţii care au primit salariile în

numerar• Dispoziţia de plată şi fila registrului de casă acolo unde plăţile s-

au efectuat in numerar• Modul de calcul al ratei (ratelor) orare• Declaratia pe proprie raspundere a celui care a lucrat pentru

orele inregistrate in time sheet

Costuri administrative

• Documente care atestă serviciile sau bunurile achizitionate:– Contracte de utilităţi– Contracte de închiriere– Contracte de achizitii – bunuri sau servicii– Documentaţia de atribuire– Dosarul achiziţiei (Conform cerinţelor OUG 34/2006) – Facturi. În cazul în care aceste cheltuieli sunt alocate direct

proiectului, facturile se vor deconta integral din bugetul proiectului. Dacă aceste cheltuieli se alocă proportional, se va folosi o rată de repartizare a acestor cheltuieli

– Modul (metoda) de calcul a pro-ratei aplicate cheltuielilor administrative

• Documente de plată: – Ordine de plată şi extrase de cont– Chiţante şi copie registru de casă

Costuri pentru transport şi cazare (1)

• Documente care justifică deplasarea:– Invitatie, agendă, lista participantilor– Referat de deplasare aprobat, inclusiv deviz estimativ de cheltuieli – Mandat de deplasare/ dispoziţie, după caz – Ordin de deplasare, incluzând şi decontul de cheltuieli

• Documente de transport:– Bilete de avion, tichete de îmbarcare– Contract cu agenţia de turism (după caz)– Factura agenţia de turism– Asigurare medicală– Bonuri fiscale carburant– Foi de parcurs– Decizie privind consumul de carburant, conform legislaţiei în vigoare– Bilete de călătorie – tren, mijloace de transport în comun

Costuri pentru transport şi cazare (2)

• Documente de cazare– Facturi (în cazul în care deplasarile se fac în oraşe mici

fără facilităţi de cazare, iar cazarea se face la particulari, este necesară o declaratie pe proprie răspundere a celui care a efectuat deplasarea)

• Documente de plată– Ordine de plată şi extrase de cont– Chiţante şi copie registru de casă – Dispoziţia de plată, dispozitia de încasare pentru avansul

de deplasare acordat/ restituit– Copie registru de casa lei sau valuta

• Rapoarte întocmite ca urmare a efectuării deplasării– Raport de deplasare externă– Minută a întâlnirii

Costuri pentru expertiză externă şi servicii (1)

• Documente privind selectia expertilor externi si achizitia serviciilor– Notă justificativă privind necesitatea achiziţiei– Notă justificativă prind alegerea procedurii de atribuire– Dosarele de achiziţie publică conform OUG 34/2006– Contractele de achiziţie– Facturi cu codul proiectului

• Documente care atestă desfăsurarea unei activităti, prestarea unor servicii:– În cazul organizării unui eveniment acestea pot fi: invitatii,

agenda întâlnirii, lista persoanelor care au participat cu semnăturile acestora, avizele (devizele) de livrare a mărfii, prestare de servicii de catering unde se specifică în detaliu numărul de portii, pret unitar,..etc

Costuri pentru expertiză externă şi servicii (2)

– Procese verbale de receptie a serviciilor, procese verbale de predare-primire

– Rezultate ale unor activităti de informare si publicitate externalizate: brosuri, pliante, afise, fotografii, etc.

– Rezultate, dovezi ale activitătii unor prestatori de servicii , cum ar fi: studii, cercetări, analize,…etc.

• Documente de plată:– Ordine de plată şi extrase de cont– Chiţante şi copie registru de casă

Costuri pentru echipamente (1)

• Referat de fundamentarea necesităţii achiziţiei• Notă privind determinarea valorii estimate• Documentaţia de atribuire, conf. OUG 34/2006• Dosarul achiziţiei conform cerinţelor OUG 34/2006• Contractul de achiziţie• Certificate de calitate• Facturi• Procesele verbale de recepţie ale echipamentelor

achiziţionate• Procesele verbale de punere în funcţiune a

echipamentelor achiziţionate

Costuri pentru echipamente (2)

• Fişa mijlocului fix • Registrul mijloacelor fixe• Documente de înregistrare a obiectelor de inventar,

respectiv darea lor în folosintă

• Documente de plată• Ordine de plată şi extrase de cont• Chiţante şi copie registru de casă

Costuri pentru investiţii la scară redusă (1)

• Dosarele de achiziţie conform OUG 34• Contractele de achiziţie• Facturi (pe faze de lucrări recepţionate)• Avize necesare obţinerii autorizatiei de constructie• Certificat de urbanism• Autorizatie de constructie Legea 50/1991• Proiectul lucrării• Deviz de lucrări si materiale• Garanţia de bună execuţie pentru lucrări• Procesele verbale de lucrări ce devin ascunse• Procesele verbale pe faze determinante

Costuri pentru investiţii la scară redusă (2)

• Situaţii de plată pentru lucrările executate aferente fiecărei facturi

• Devize de cheltuieli şi materiale care să corespundă cu sumele facturate

• Certificate de calitate• Proces verbal de receptie partială/finală• Fisa mijlocului fix • Registrul mijloacelor fixe

Documente de plată: - Ordine de plată şi extrase de cont

Cheltuieli financiare şi taxe

• Justificarea taxei• Ordin de plată• Extrasul de cont• Bon fiscal • Chitantă (pentru taxe)• Registru de casă

Taxa pe valoarea adăugată

• Certificat de înregistrare în scopuri de TVA• Jurnalul de cumpărări• Balanţa de verificare• Registru jurnal• Decont de TVA

Vă mulţumim!