Laborator Access 2007. Baza de date VanzareCarti. Partea a 6-a.

Sortarea şi filtrarea datelor

1) Sortarea datelor Access 2007 vă permite să sortaţi înregistrări în tabelele bazei de date, pe baza unui câmp

sau valoare care e fie de tip text (cum ar fi în exemplul nostru numele autorului cărţii), fie de tip

numeric (cum ar fi de pildă preţul cărţii).

Exemple.

a) Să presupunem că vrem să sortăm înregistrările din tabelul Carti după numele autorului.

Deschidem tabelul Carti cu dublu clic (deci în Datasheet View), apoi dăm clic pe butonul din

dreptul câmpului NumeAutor (vezi Fig. 1).

Fig. 1. Sortarea tabelului Carti dupa numele autorului

Dacă dorim o sortarea alfabetică, alegem din meniu opţiunea Sort A to Z, dacă dorim o

sortarea invers alfabetică alegem Sort Z to A.

b) Să presupunem că vrem să sortăm înregistrările din tabelul Carti după preţul cărţii.

Procedăm ca mai sus, doar că dăm clic pe butonul din dreptul câmpului Pret (Fig. 2). Meniul care

apare e similar cu meniul de la punctul a), cu deosebirea că opţiunile de sortare s-au modificat în

Sort Smallest to Largest (sortarea de la mic la mare) şi Sort Largest to Smallest (sortarea de la

mare la mic).

c) Pentru anularea unei sortări, daţi clic pe comanda Clear All Sorts din grupul Sort&Filter

al tab-ului Home din Ribbon (Fig. 3).

Fig. 2. Sortarea tabelului Carti după pret

Fig. 3. Comanda Clear All Sorts din grupul Sort & Filter al tab-ului Home din Ribbon

2) Filtrarea datelor

Când cerem filtrarea înregistrărilor, Access face de fapt următoarele lucruri:

Căută toate înregistrările dintr-un tabel

Găseşte fiecare înregistrare din tabel care îndeplineşte criteriul stabilit

Afişează rezultatele în tabel ascunzând înregistrările care nu îndeplinesc criteriul.

Puteţi filtra datele prin metodele Filter by Field şi Filter by Selection. În plus, Access 2007

poate executa Advanced Filter, care e în esenţă o interogare mică ce rulează doar pe un tabel.

Exemple

a) Filter by Field. Ne propunem să afişăm doar cărţile din categoria beletristică. Pentru

aceasta, urmaţi paşii (tabelul cu care lucrăm e Carti):

i. Selectaţi coloana corespunzătoare câmpului pe care îl filtraţi (în cazul exemplului

nostru, câmpul Categoria).

ii. În grupul Sort & Filter al tab-ului Home, clic pe comanda Filter .

iii. Când apare fereastra de dialog (Fig. 4), alegeţi opţiunea, astfel:

1. Pe Select All, afişează toate înregistrările.

2. Pe Blanks, afişează doar înregistrările care au câmpul necompletat.

3. Selectând sau deselctând diversele casete de validare, se vor afişa numai

înregistrările care au una dintre valorile selectate (în exemplul nostru, dând

clic doar pe beletristica, se vor afişa doar cărţile din categoria beletristica –

tabelul Carti e unul didactic şi nu conţine aşa multe valori)

iv. Daţi OK.

Fig. 4. Fereastra de dialog Filter

Tabelul va arăta ca în Fig. 5. Observaţi icon-ul de filtrare, în dreptul câmpului Categorie şi

în partea de jos, în bara de navigare. Dacă vreţi să comutaţi între înregistrările filtrate şi nefiltrate,

puteţi fie să daţi clic pe icon-ul din bara de navigare (caz în care eticheta va deveni Unfiltered - Fig.

6), fie să daţi clic pe comanda Toggle, din grupul Sort & Filter (vezi Fig. 3).

Fig. 5. Tabelul cu înregistrările filtrate după câmpul Categorie, în care apar doar cărţile de tip beletristica

Fig. 6. Icon-ul Unfiltered din bara de navigare

b) Filter by Selection

Pentru a face o astfel de filtrare, urmaţi paşii:

i. Plasaţi cursorul în celula care conţine valoarea pe care o veţi folosi ca valoare de

filtrare (în cazul de faţă, plasăm cursorul în celula cu numele Eminescu)

ii. Clic pe comanda Selectiondin grupul Sort & Filter din tab-ul Home.

iii. Când lista apare, alegeţi una dintre opţiuni (Fig. 7).

Fig. 7. Opţiunile comenzii Selection atunci când celula selectată avea valoarea “Eminescu”

c) Advanced Filter (filtrare avansată)

Pentru a utiliza această facilitate, urmaţi paşii:

i. Daţi clic pe comanda Advanced din grupul Sort & Filter, tab-ul Home (vezi Fig. 3)

ii. Din meniul ce apare, selectaţi opţiunea Advanced Filter/Sort... Va apărea ecranul

din Fig. 8, care arată ce tabel e supus filtrării (în cazul de faţă Carti), precum şi cel

mai recent criteriu de sortare (în partea de jos a ecranului).

Fig. 8. Ecranul după selectarea opţiunii Advanced Filter/Sort

iii. Pentru a sorta sau filtra după alt câmp, trageţi numele câmpului din tabel din partea de sus a

ecranului la porţiunea de design a ecranului din partea de jos. Apoi:

1. Pentru a sorta un nou câmp, clic în celula Sort a câmpului şi alegeţi opţiunea de

sortare din lista drop down ce apare (vezi Fig. 9).

Fig. 9. Drop down list cu opţiunile de sortare pentru câmpul Titlu

2. Pentru a filtra noul câmp, clic în celula Criteria a câmpului şi scrieţi criteriul direct.

Acces va pune criteriul între ghilimele (vezi Fig. 10).

Fig. 10. Scrierea unui criteriu de filtrare

Dând clic pe comanda Toggle Filter din grupul Sort & Filter (Fig. 11), se va vedea efectul

filtrării (Fig. 12).

Fig. 11. Comanda Toggle Filter

Fig. 12. Rezultatul filtrării

Pentru salvarea filtrării, clic dreapta pe numele filtrării (CartiFilter1 aici) şi Save.