1

R O M Â N I A MINISTERUL EDUCAŢIEI NATIONALE

U N I V E R S I T A T E A D I N O R A D E A Adresa: Str. Universităţii nr.1, 410087 Oradea, România Telefon: +40 259 408751 Fax: +40 259 408751

INVITATIE DE PARTICIPARE

Prin prezenta, va invităm să depuneti oferta de pret, pentru atribuirea prin achizitie directa a contractului de servicii Servicii de auditare Cadrul legal: prevederile art.19 din O.UG nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aşa cum a fost aprobată prin Legea nr. 337/2006 si HG 925/2006 cu completarile si modificarile ulterioare. Durata contractului: serviciile vor fi prestate pe intreaga perioada de derulare a contractului, respectiv pana la data de 07.11.2015. Codul CPV: 79212000-3 – Servicii de auditare Sursa de finanţare: Fonduri proiect „Sprijin pentru o carieră de succes în reverse engineering”

POSDRU/161/2.1/G/133930

Valoarea estimata : 15716 lei fara TVA Perioada de valabilitate a ofertei: 30 zile de la data limita de depunere a ofertelor Data limita de depunere: 03.06.2014 ,ora 10.00 Obiectul achizitiei directe: atribuirea unui contract de prestari servicii: Servicii de auditare Criteriul de atribuire: pretul cel mai scazut Modul de finalizare a achizitiei directe: incheierea unui contract de prestare. Modul de intocmire a ofertei: Oferta se va depune in plic inchis la sediul Universitatii din Oradea, str. Universitatii nr.1, Registratura, loc. Oradea, jud. Bihor, 410087 Pe plicul exterior se vor menţiona: -„Ofertă pentru achiziţia de Servicii de auditare, - „A NU SE DESCHIDE ÎNAINTE DE DATA 03.06.2014, ora 10.30".

-adresa autoritatii contractante

Plicul va contine: - Certificatul de inregistrare la ORC - Formularul „Informatii generale” anexat - Propunerea financiara - Propunerea tehnica

Ofertantul va prezenta următoarele documente doveditoare ale calitățțțții sale de auditor

financiar:

2

- a. Certificat de atestare a calității de auditor financiar, eliberat de CAFR- copie legalizată

- b. Carnet de membru al CAFR, cu menţiunea „Activ” pentru anul 2014 – copie simplă - c. Certificat fiscal eliberat de Administraţia financiară teritorială la care este arondat sediul

persoanei fizice sau juridice – original - d. Declaraţie pe propria răspundere a auditorului financiar din care să rezulte că auditorul nu a

fost sancţionat în ultimii 3 ani de Departamentul de monitorizare şi competenţă profesională al CAFR

Propunerea financiara, se va completa conform formularului de oferta nr.2, anexat si va contine pretul total perceput pentru prestarea serviciilor, exprimat in lei fara TVA; Pe langa formularul de oferta, ofertantii vor prezenta si o detaliere a pretului ofertat. Plicului exterior i se va atasa scrisoarea de inaintare, conform formular nr.1. In conformitate cu obligatiile asumate, ofertantii prin depunerea ofertei, isi vor asuma obligatia prestarii serviciilor cuprinse in Caietul de sarcini atasat.

Activităţile enumerate in caietul de sarcini sunt considerate ca fiind cerinţe minime, iar dacă sunt necesare si alte activitati în vederea realizării obiectivelor contractului de prestare, acestea vor face parte implicit din responsabilitatea prestatorului. Anexe: - Formularul nr 1 - scrisoare de inaintare - Formularul nr.2 - formularul de oferta - Formularul nr.3 – Informatii generale - Formularul nr. 4 – Certificat de participare la licitatie cu oferta independenta

Manager proiect Intocmit: Conf.dr.ing. Iulian Stanasel ing. Radu Bogdan

3

Formular nr.1

SC �����������. SRL

AdresaDDDDDDDDDDDDD Nr.inreg Reg.ComertDDDDD CUI DDDDDDDDDDDDDD.. Tel/fax :

SCRISOARE DE ÎNAINTARE

Către, UNIVERSITATEA DIN ORADEA

Subscrisa SC �����������SRL cu sediul înDDDDDDDDDD.ca urmare a invitaţiei transmisă în vederea atribuirii contractului de achiziţie publică de Servicii de auditare prin prezenta, vă transmitem oferta noastră cuprinzand:

- DDDDDDDDDDD. - DDDDDDDDDDD..

În speranţa că, oferta noastră este corespunzătoare şi vă satisface toate cerinţele, vă asigurăm de întreaga noastră consideraţie.

Data completării

Operator economic

4

Operator economic Formular nr.2

............................................ (denumirea/numele ofertant)

FORMULAR DE OFERTĂ

Către .................................................................................................... (denumirea autorităţii contractante şi adresa completă)

1. Examinând documentaţia de atribuire, subsemnaţii, reprezentanţi ai ofertantului ...... (denumirea/numele ofertantului) ne oferim ca, în conformitate cu prevederile şi cerinţele cuprinse în invitatia de participare, să prestăm ...................... (denumirea serviciului) pentru suma de .................................. (suma în litere şi în cifre, precum şi moneda ofertei) platibilă după recepţia serviciilor, la care se adaugă TVA în valoare de .............................................. (suma în litere şi în cifre, precum şi moneda ofertei) 2. Ne angajăm ca, în cazul în care oferta noastră este stabilită câştigătoare, să prestăm serviciile din anexă, în graficul de timp solicitat de autoritatea contractantă. (se va indica anexa la formular) 3. Ne angajăm să menţinem această ofertă valabilă pentru o durată de ................................................................................... zile (durata în litere şi cifre) respectiv până la data de ....................... (ziua/luna/anul) şi ea va rămâne obligatorie pentru noi şi poate fi acceptată oricând înainte de expirarea perioadei de valabilitate. 4. Am înţeles şi consimţim că, în cazul în care oferta noastră este stabilită ca fiind câştigătoare, să constituim garanţia de bună execuţie în conformitate cu prevederile din documentaţia de atribuire. 5. Precizăm că: (se bifează opţiunea corespunzătoare) |_| depunem ofertă alternativă, ale carei detalii sunt prezentate într-un formular de ofertă separat, marcat în mod clar „alternativă”/”altă ofertă”. |_| nu depunem ofertă alternativă. 6. Până la încheierea şi semnarea contractului de achiziţie publică aceasta ofertă, împreună cu comunicarea transmisă de dumneavoastră, prin care oferta noastră este acceptată ca fiind câştigătoare, vor constitui un contract angajant între noi. 7. Înţelegem că nu sunteţi obligaţi să acceptaţi oferta cu cel mai scăzut preţ sau orice ofertă primită. Data _____/_____/_____ ..............................................................................., (nume, prenume şi semnătură),

5

L.S. în calitate de ............................................ legal autorizat să semnez oferta pentru şi în numele ....................................... (denumirea/numele operatorului economic)

CENTRALIZATOR DE PREŢURI

Nr. crt. Denumire (serviciu)

Cant.

Pret unitar, (fara TVA)

Pret total, (fara TVA)

lei

lei

1

lei

lei

TOTAL

NOTA: Se completeaza pentru fiecare serviciu in parte.

Data _____/_____/_____

____________________________, in calitate de _____________________, legal autorizat sa semnez (semnatura)

oferta pentru si in numele ____________________________________. (denumirea/numele ofertantului)

OFERTANTUL,

____________________

(denumirea/numele)

6

OPERATOR ECONOMIC Formular nr. 3

…………………………… (denumire)

INFORMAŢII GENERALE

1. Denumire:

2. Cod fiscal:

3. Adresa sediului central:

4. Telefon: …………………………

Fax: …………………………

E-mail: …………………………

5. Certificat de înmatriculare/înregistrare:

(număr, dată, loc de înmatriculare/înregistrare)

6. Obiect de activitate, pe domenii:

(în conformitate cu prevederile din statutul propriu)

7. Birourile filialelor/sucursalelor locale, dacă este cazul:

(adrese complete, telefon/fax, certificate de înmatriculare/înregistrare)

8. Principala piaţă a afacerilor:

Data completării: ……………

___________________________ (Nume, prenume)

___________________________ (Funcţie)

___________________________

(Semnătura autorizată şi ştampila)

7

Operator economic Formular 4 (denumirea/numele)

CERTIFICAT de participare la licitaţie cu ofertă independenta I. Subsemnatul/Subsemnaţii, ........................., reprezentant/reprezentanţi legali al/ai ............................., întreprindere/asociere care va participa la procedura de achiziţie publică organizată de ............................., în calitate de autoritate contractantă, cu nr. .......................... din data de ........................, certific/certificăm prin prezenta că informaţiile conţinute sunt adevărate şi complete din toate punctele de vedere. II. Certific/Certificăm prin prezenta, în numele ................................., următoarele: 1. am citit şi am înţeles conţinutul prezentului certificat; 2. consimt/consimţim descalificarea noastră de la procedura de achiziţie publică în condiţiile în care cele declarate se dovedesc a fi neadevărate şi/sau incomplete în orice privinţă; 3. fiecare semnătură prezentă pe acest document reprezintă persoana desemnată să înainteze oferta de participare, inclusiv în privinţa termenilor conţinuţi de ofertă; 4. în sensul prezentului certificat, prin concurent se înţelege oricare persoană fizică sau juridică, alta decât ofertantul în numele căruia formulăm prezentul certificat, care ofertează în cadrul aceleiaşi proceduri de achiziţie publică sau ar putea oferta, întrunind condiţiile de participare; 5. oferta prezentată a fost concepută şi formulată în mod independent faţă de oricare concurent, fără a exista consultări, comunicări, înţelegeri sau aranjamente cu aceştia; 6. oferta prezentată nu conţine elemente care derivă din înţelegeri între concurenţi în ceea ce priveşte preţurile/tarifele, metodele/formulele de calcul al acestora, intenţia de a oferta sau nu la respectiva procedură sau intenţia de a include în respectiva ofertă elemente care, prin natura lor, nu au legătură cu obiectul respectivei proceduri; 7. oferta prezentată nu conţine elemente care derivă din înţelegeri între concurenţi în ceea ce priveşte calitatea, cantitatea, specificaţii particulare ale produselor sau serviciilor oferite; 8. detaliile prezentate în ofertă nu au fost comunicate, direct sau indirect, niciunui concurent înainte de momentul oficial al deschiderii publice, anunţată de contractor. III. Sub rezerva sancţiunilor prevăzute de legislaţia în vigoare, declar/declarăm că cele consemnate în prezentul certificat sunt adevărate şi întrutotul conforme cu realitatea. Ofertant, Data ............... Reprezentant/Reprezentanţi legali (semnături)

8

CAIET DE SARCINI

Contract pentru servicii de audit financiar extern la proiectul intitulat: : „Sprijin pentru o carieră

de succes în reverse engineering”, în baza contractului de finanţare nr. POSDRU/161/2.1/G/133930, încheiat pe perioada de derulare a proiectului (cu durata până la data de 07.11.2014) cu următoarele condiţii minimale: Auditorul financiar independent poate fi orice persoană fizică sau juridică înscrisă în Registru auditorilor financiari activi întocmit de CAFR1, înregistrată fiscal în România şi care deţine viza de membru activ al CAFR pe perioada de implementare a proiectului; Auditorul financiar independent nu a fost sancţionat în ultimii 3 ani de către Departamentul de monitorizare şi competenţă profesională al CAFR şi a obţinut calificativul A Alte condiţii specifice sunt incluse în Instrucţiunea 3 şi 4 (nr. 110/C.I./23.01.2009) privind achizitionarea

serviciului de audit financiar pentru contractul de finanţare si anexa intitulată „Verificarea cheltuielilor”

aferentă Instrucţiunii (a se vedea Caiet de sarcini – Anexele 4 a şi 4 b) si în Ghidul pentru efectuarea

achizitiilor publice in cadrul POSDRU (a se vedea Caiet de sarcini - Anexa 5), toate anexate prezentului Caiet de sarcini. Obiectivul contractului este prestarea serviciilor de audit financiar în conformitate cu Standardul Internaţional privind Serviciile Conexe 4400 (“ISRS”), a Angajamentelor pentru realizarea procedurilor agreate privind informaţiile financiare emis de IFAC şi adoptat de către CAFR; în conformitate cu Codul etic emis de către IFAC şi adoptat de către CAFR precum şi în conformitate cu Specificaţiile tehnice pentru verificarea cheltuielilor (a se vedea Caiet de sarcini - Anexa 1). Prestatorul, auditor financiar independent şi autorizat în condiţiile legii, verifică faptul că toate cheltuielile declarate de Beneficiar în cererea de rambursare intermediară sau finală sunt reale, înregistrate corect şi eligibile în conformitate cu prevederile Contractului de finanţare nr. POSDRU/161/2.1/G/133930 în vederea implementării proiectului intitulat: „Sprijin pentru o carieră de

succes în reverse engineering” şi emite un Raport (Raportul privind constatările factuale pentru verificarea cheltuielilor Contractului de finanţare cu numărul de identificare POSDRU/161/2.1/G/133930) - format standard furnizat de AMPOSDRU (conform Caiet de sarcini), privind constatările factuale cu privire la procedurile agreate executate. Raportul va fi la fiecare auditare si va fi insotit de factura fiscala si de procesul verbal de receptie a serviciilor. Eligibilitate înseamnă că fondurile furnizate în cadrul finanţarii nerambursabile au fost cheltuite în conformitate cu termenii şi condiţiile contractului de finanţare nr. POSDRU/161/2.1/G/133930 şi a anexelor sale. SCOPUL LUCRĂRII – PROCEDURI DE REALIZAT Auditorul elaborează şi îndeplineşte programul de lucru privind verificarea în conformitate cu obiectivul şi scopul acestui angajament şi procedurile care trebuie realizate, aşa cum sunt specificate mai jos. Pe parcursul realizării acestor proceduri, auditorul poate aplica tehnici precum ancheta şi analiza, (re)calcularea, comparaţia, alte verificări de precizie, observaţii, inspectarea înregistrărilor şi a documentelor, inspectarea activelor şi obţinerea confirmărilor. Auditorul financiar obţine probe adecvate şi suficiente din aceste proceduri pentru a putea elabora un raport al constatărilor factuale. În acest scop, auditorul poate utiliza orientarea furnizată de Standardul Internaţional de Audit 500 “Probe de audit” şi în special paragrafele care fac referire la “probe de audit adecvate şi suficiente”. Auditorul exercită o judecată profesională cu privire la ce înseamnă probe adecvate şi suficiente dacă se consideră că orientarea furnizată de ISA 500, termenii şi condiţiile contractului de finanţare şi ST pentru acest angajament nu sunt suficiente.

1 CAFR = Camera Auditorilor Financiari din România

9

Lista indicativă a tipurilor şi naturii probelor pe care auditorul le poate găsi adesea la verificarea cheltuielilor include:

• Înregistrări contabile (în format electronic sau manual) din sistemul contabil al Beneficiarului, precum Registrul jurnal, subcapitole ale acesteia şi toate conturile de salarii, registrele activelor fixe şi alte informaţii contabile relevante;

• Dovada procedurilor de achiziţie precum documentaţiile licitaţiilor, ofertele pentru licitaţii şi rapoartele de evaluare;

• Dovada angajamentelor precum contracte şi formulare de comandă; • Dovada prestării serviciilor precum rapoarte aprobate, fişe de pontaj, bilete de transport (incluzând

tichetele de îmbarcare), dovada participării la seminarii, conferinţe şi stagii de pregătire (incluzând documentaţia relevantă şi materialele obţinute, certificatele) etc;

• Dovada primirii bunurilor precum documente de recepţie din partea furnizorilor; • Dovada finalizării lucrărilor precum facturi şi chitanţe; • Dovada plăţii precum extrase bancare, înştiinţări de plată, dovada plăţii din partea

subcontractorilor; • Pentru cheltuielile cu benzina şi motorina, o listă centralizatoare a distanţelor acoperite, consumul

vehiculelor folosite, preţul carburanţilor şi costurile de întreţinere; • Registrele privind plăţile salariale şi personalul precum şi contractele aferente , statul de plată a

salariilor, fişele de pontaj. Pentru personalul recrutat de pe plan local pentru contracte pe o perioada fixă, detalii ale remuneraţiilor plătite, probate de persoanele responsabile pe plan local, defalcate în salarii brute, contribuţii sociale aferente, asigurări şi salariul net. Pentru experţi şi/sau personalul din spatiul UE (dacă activitatea este implementată în Europa) analize şi defalcări ale cheltuielilor lunare a muncii prestate: evaluate pe baza preţurilor unitare pe unitatea cuantificabilă de timp şi defalcate în salariu brut, contribuţii şi asigurări sociale şi salariu net.

Aceasta poate varia în funcţie de natura cheltuielilor şi practicile din ţara în cauză. 1. Înţelegerea suficientă a acţiunii şi a termenilor şi condiţiilor contractului de finanţare Auditorul obţine o înţelegere suficientă a termenilor şi condiţiilor contractului de finanţare prin revizuirea contractului de finanţare şi a anexelor lui şi alte informaţii relevante, precum şi prin interogarea Beneficiarului. Auditorul se asigură că obţine o copie a originalului contractului de finanţare (semnat de Beneficiar şi de Autoritatea de Management/Organism Intermediar) şi a anexelor sale. Auditorul obţine şi revizuieşte CRC, împreună cu toate anexele acestuia (Anexa 15 a contractului de finanţare). Auditorul acordă o atenţie deosebită Condiţiilor Generale şi Speciale ale Contractului de Finanţare şi Anexei 1 a contactului de finanţare, care conţine descierea acţiunii. În cazul neconformităţii cu aceste reguli, cheltuielile nu vor fi eligibile pentru finanţarea din POSDRU. Dacă auditorul consideră că termenii şi condiţiile verificate nu sunt suficient de clare, trebuie să ceară clarificări de la Beneficiar. 2 Proceduri pentru verificarea eligibilităţii cheltuielilor solicitate de Beneficiar în Raportul Financiar pentru acţiune. 2.1 Proceduri generale 2.1.1 Auditorul verifică dacă CRC este conformă cu condiţiile contractului de finanţare. 2.1.2 Auditorul verifică dacă evidentele contabile ale Beneficiarului sunt în conformitate cu regulile pentru păstrarea înregistrărilor şi cu regulile contabile din contractul de finanţare. Scopul este de: - a evalua dacă o verificare eficientă şi efectivă a cheltuielilor este fezabilă; şi - a raporta excepţii importante şi puncte slabe cu privire la contabilitate, păstrarea înregistrărilor, cerinţele documentaţiei, astfel încât Beneficiarul să poată întreprinde măsuri ulterioare pentru corectarea şi îmbunătăţirea acestora pe perioada de implementare rămasă a acţiunii. 2.1.3 Auditorul verifică dacă informaţiile din CRC se reconciliază cu sistemul de contabilitate şi înregistrările Beneficiarului (ex: balanţa de verificare, înregistrări din conturile analitice şi sintetice). 2.1.4 Auditorul verifică dacă au fost aplicate rate de schimb corecte pentru conversiile monedei, unde este cazul şi în conformitate cu legislatia nationala aplicabila. 2.2 Conformitatea cheltuielilor cu bugetul şi revizuire analitică Auditorul realizează o revizuire analitică a rubricilor cheltuielilor din CRC şi:

10

- verifică dacă bugetul din CRC corespunde cu bugetul contractului de finanţare (autenticitatea şi autorizarea bugetului iniţial) şi dacă cheltuielile realizate au fost prevăzute în bugetul contractului de finanţare. - verfică dacă suma totală solicitată la plată de Beneficiar nu depăşeşte finanţarea nerambursabilă maximă precum şi sumele totale prevăzute pe categorii de cheltuieli. - verifică dacă orice amendament la bugetul contractului de finanţare este în conformitate cu condiţiile pentru astfel de amendamente (inclusiv dacă se aplică necesitatea unui addendum la contractul de finanţare) 2.3 Selectarea cheltuielilor pentru verificare 2.3.1 Categoriile şi tipurile de cheltuieli Cheltuielile solicitate de Beneficiar în CRC sunt prezentate în următoarele categorii: 1. Costuri cu resursele umane, 2. Costuri cu participantii, 3. Alte costuri, din care cheltuieli de tip FEDR fiind evidentiate distinct. Categoriile de cheltuieli pot fi în principiu defalcate în tipuri de cheltuieli individuale sau tipuri pe clase de cheltuieli cu aceleaşi caracteristici sau caracteristici asemnănătoare. Forma şi natura probei suport (de ex o plată, un contract, o factură etc) şi modul în care cheltuială este înregistrată (adică registrul de intrări) variază în funcţie de tipul şi natura cheltuielilor şi acţiunilor sau tranzacţiilor de bază. In toate cazurile tipurile de cheltuieli reflectă valoarea contabilă (sau finanicară) a acţiunilor sau tranzacţiilor de bază, indiferent de tipul şi natura acţiunii sau tranzacţiei în cauză. 2.3.2 Selectarea tipurilor de cheltuieli Auditorul va verifica toate categoriile şi tipurile de cheltuieli prezentate in CRC. 2.4 Verificarea cheltuielilor Auditorul verifică cheltuielile şi prezintă în RCF toate excepţiile care rezultă din această verificare. Excepţiile verificării sunt toate abaterile de la reglementarile din aceste ST descoperite pe parcursul realizării procedurilor prevăzute în prezenta anexă. În toate cazurile auditorul evaluează impactul financiar (estimat) al excepţiilor în termeni de cheltuieli neeligibile. De exemplu: dacă auditorul descoperă o excepţie cu privire la regulile achiziţiilor, atunci evaluează în ce măsură această excepţie a condus la cheltuieli neeligibile. Auditorul prezintă toate excepţiile găsite, inclusiv pe acelea cărora nu le poate măsura impactul financiar. Auditorul va verifica toate categoriile şi tipurile de tranzacţii care generează cheltuielile declarate în CRC prin testarea criteriilor prevăzute mai jos. 2.4.1 Eligibilitatea costurilor directe Auditorul financiar verifică eligibilitatea costurilor directe cu termenele şi condiţiile contractului de finanţare, în special cu articolul 4 din Condiţiile Generale si Speciale. Acesta verifică dacă aceste costuri: - sunt necesare pentru desfăşurarea acţiunii. In acest sens, auditorul verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacţie sau acţiune au fost asumate pentru scopul propus al acţiunii şi dacă au fost necesare pentru activităţile şi obiectivele acţiunii. Auditorul verifică mai departe dacă costurile directe sunt cuprinse în bugetul contractului de grant şi dacă sunt în conformitate cu principiile managementului financiar riguros, în special cu privire la cost-eficienţă şi cea mai bună utilizare a banilor. - au fost asumate de Beneficiar sau de partenerii lui pe perioada de implementare a acţiunii. - sunt înregistrate în conturile Beneficiarului şi sunt identificabile, verificabile şi dovedite cu originalele evidenţelor suport. Auditorul consideră ca fiind costuri neeligibile aşa cum sunt descrise în articolul 3 din Condiţiile Generale si Speciale. În acest sens, auditorul va tine cont de prevederile Hotărârii Guvernului nr.759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operaţiunilor finanţate prin programele operaţionale, cu modificările şi completările ulterioare, de Ordinul comun al MMFPS şi MFP nr.3/185/2008 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate şi a listei cheltuielilor eligibile în cadrul operaţiunilor finanţate prin POSDRU, cu modificările şi completările ulterioare, de Ghidul Solicitantului, de clauzele contractului de finanţare, de instrucţiunile AMPOSDRU, precum şi de alte dispoziţii legale aplicabile. 2.4.2 Acurateţe şi înregistrare

11

Auditorul verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacţie sau acţiune au fost înregistrate corespunzător în sistemul contabil al Beneficiarului şi în CRC şi dacă sunt sprijinite de evidenţe adecvate şi documente suport justificative. Aceasta include o evaluare adecvată şi utilizarea unor rate de schimb corecte, atunci când este cazul. 2.4.3 Clasificare Auditorul verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacţie sau acţiune au fost corecte pe categorii în CRC. 2.4.4 Realitate (desfasurare/existenţă) Auditorul caută în mod profesional să obţină probe adecvate şi suficiente privind verificarea cheltuielilor efectuate şi – dacă este cazul – şi pentru existenţa activelor. Auditorul verifică realitatea şi oportunitatea cheltuielilor pentru o tranzacţie sau acţiune prin examinarea dovezilor lucrărilor efectuate, bunurilor livrate sau serviciilor prestate într-un cadru de timp (de precizat perioada de implementare, pentru care se solicită rambursarea), la o calitate acceptabilă şi agreată şi la preţuri sau costuri rezonabile. 2.4.5 Conformitatea cu regulile de achiziţii publice Regulile de achiziţie publica aplicabile tuturor contracteleor de finanţare sunt cele nationale. Auditorul finnaciar examinează ce reguli de achiziţii publice se aplică pentru fiecare categorie de cheltuieli, tipuri de cheltuieli. Auditorul verifică dacă Beneficiarul este în conformitate cu astfel de reguli şi dacă cheltuielile în cauză sunt eligibile. Când auditorul descoperă aspecte de neconformitate cu regulile de achiziţii publice, prezinta în RCF natura şi impactul lor financiar în termeni de cheltuieli neeligibile. Pentru calcularea impactului financiar urmare a procesului de achizitii publice, auditorul va tine cont de ghidul pentru determinarea corecţiilor financiare (a se vedea Caiet de sarcini – Anexa 3a) care trebuie făcute cheltuielii cofinanţate din fondurile structurale sau din fondul de coeziune pentru neconformarea cu regulile achiziţiei publice, anexat prezentelor ST. 2.4.6 Costuri administrative (indirecte) Auditorul nu va verifica documentele justivicative referitoare la cheltuielile administrative (indirecte) declarate de Beneficiar, acestea fiind rambursate in mod automat de catre AM/OI in baza cheltuielilor directe declarate de Beneficiar si verificate de auditor, prin aplicarea ratei forfetare stabilite in Contractul de Finanţare. Totusi, auditorul va verifica incadrarea acestor cheltuieli in procentele ratelor forfetare stabilite de AM/OI prin Contractul de Finanţare. 2.5 Verificarea veniturilor acţiunii Atunci când este cazul, auditorul verifică faptul că veniturile generate de Beneficiar în contextul acţiunii au fost alocate în mod adecvat acţiunii care face subiectul contractului de finanţare şi au fost trecute corect în CRC. Având în vedere că acest angajament nu reprezintă un audit, auditorului nu i se cere să evalueze totalitatea veniturilor. Auditorul verifică dacă veniturile au fost corect înregistrate în evidenţa contabilă a proiectului finantat prin POSDRU.

12

Caiet de sarcini - Anexa 1

Investeşte în oameni ! FONDUL SOCIAL EUROPEAN Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013 Axa prioritară 2 „Corelarea învăţării pe tot parcursul vieţii cu piaţa muncii" Domeniul major de intervenţie 2.1 „Tranziţia de la scoală la viaţa activă" Titlul proiectului : „Sprijin pentru o carieră de succes în reverse engineering” Contract POSDRU/161/2.1/G/133930 SPECIFICAŢII TEHNICE PENTRU VERIFICAREA CHELTUIELILORCONTRACTULUI NR. POSDRU/161/2.1/G/133930 (ST) Prezentul document reprezintă ST pe care „Beneficiarul” Universitatea din Oradea- Facultatea de Inginerie Manageriala si Tehnologica consimte a îi încredinţa „auditorului” .............................. activitatea de verificare a cheltuielilor şi raportarea privind contractul de finanţare („contract de finanţare”) finanţat în cadrul POS DRU, Contractul de finanţare nr. POSDRU/161/2.1/G/133930 în vederea implementării proiectului intitulat: „Sprijin pentru o carieră de succes în reverse engineering”. În cazul în care “Autoritatea de Management/Organismul Intermediar” este menţionată în ST, aceasta se referă la Autoritatea de Management/Organism Intermediar care a semnat contractul de finanţare cu Beneficiarul şi furnizează finanţarea nerambursabilă. Autoritatea de Management/Organismul Intermediar nu este parte a acestui angajament. Responsabilităţile părţilor cu privire la angajament “Beneficiarul” se referă la organizaţia care primeşte finanţarea nerambursabilă şi care a semnat contractul de finanţare cu Autoritatea de Management/Organismul Intermediar.Beneficiarul este responsabil pentru furnizarea CRC pentru acţiunea finanţată prin contractul de finanţare şi pentru asigurarea faptului că acestă CRC poate fi reconciliată adecvat cu sistemul de contabilitate şi înregistrare al Beneficiarului, cu înregistrările de bază şi conturile contabile.Beneficiarul acceptă ca abilitatea auditorului de a executa procedurile cerute de acest angajament depinde de Beneficiar şi de partenerii săi dacă este cazul, furnizând acces liber şi total la personalul beneficiarului, la toate informatiile şi înregistrările pe care auditorul le consideră necesare în vederea emiterii raportului său.

13

„Auditorul” este persoana fizică sau firma de audit autorizată potrivit legislaţiei în vigoare de către autoritatea competentă, respectiv Camera Auditorilor Financiari din România, să desfăşoare audit în conformitate cu reglementările adoptate de aceasta. Auditorul este responsabil pentru executarea procedurilor agreate aşa cum sunt specificate în aceste ST şi pentru transmiterea către Beneficiar a unui Raport privind Constatările Factuale.

- Auditorul este membru al CAFR care este la rândul său membru al Federaţiei Internaţionale a Contabililor (IFAC).

1.1 Subiectul angajamentului Subiectul acestui angajament este CRC <intermediară sau finală; se şterge dacă nu este cazul> cu privire la contractul de finanţare pentru perioada 07.05.2014 – 07.11.2015 (18 luni). Informaţiile, atât financiare cât şi non-financiare, care sunt supuse verificării de către auditor, reprezintă toate informaţiile care fac posibilă verificarea cheltuielilor pretinse de către Beneficiar în CRC, respectiv dacă acestea s-au efectuat, sunt legale, exacte şi eligibile. Anexa nr.1.1 a acestor ST conţine o prezentare generală a informaţiilor cheie a contractului de finanţare şi a acţiunilor în cauză. 1.2 Motivul angajamentului Beneficiarul trebuie să transmită Autorităţii de Management/Organismului Intermediar un RCF realizat de un auditor financiar independent în sprijinul plăţii solicitante de Beneficiar. Responsabilul cu ordonanţarea cheltuielilor din cadrul AM solicită acest raport întrucât el realizează plata cheltuielilor solicitate de către Beneficiar, condiţionată în funcţie de acest raport al constatărilor factuale. 1.3 Tipul şi obiectivul angajamentului Prezentul document constituie un angajament de a executa proceduri specifice agreate cu privire la verificarea cheltuielilor unui contract de finanţare nerambursabilă finanţat în cadrul POSDRU. Obiectivul angajamentului este verificarea de către auditorul financiar a faptului că sumele solicitate spre rambursare de către Beneficiar în CRC pentru acţiunea finanţată în cadrul contractului de finanţare, s-au efectuat („realitatea desfăşurării”), sunt legale („legalitatea”), exacte („exactitate”) şi eligibile, precum şi transmiterea către Beneficiar a raportului constatărilor factuale cu privire la procedurile agreate executate. Eligibilitate înseamnă că fondurile furnizate în cadrul finanţarii nerambursabile au fost cheltuite în conformitate cu termenii şi condiţiile contractului de finanţare. Având în vedere că acest angajament nu reprezintă un angajament de asigurare, auditorul nu furnizează o opinie de audit şi nu exprimă o asigurare. Autoritatea de Management/ Organismul Intermediar obţine asigurarea prin concluziile proprii pe care le trage din raportul auditorului financiar asupra CRC a Beneficiarului aferente acelui raport. 1.5 Scopul activităţii 1.5.1 Auditorul va îndeplini acest angajament atât în conformitate cu aceste ST, cât şi: - în conformitate cu Standardul Internaţional privind Serviciile Conexe 4400 („ISRS”) Angajamente

pentru realizarea procedurilor agreate privind informaţiile financiare emis de către IFAC şi adoptat de către CAFR; - în conformitate cu Codul etic emis de către IFAC şi adoptat de către CAFR. Deşi ISRS 4400 prevede că independenţa nu este o cerinţă pentru angajamentele procedurilor agreate, Autoritatea de Management/Organismul Intermediar solicită ca auditorul să respecte de asemenea cerinţele de independenţă prevăzute de Codul etic. 1.5.2 Termeni şi condiţii ale contractului de finanţare

14

Auditorul verifică faptul că finanţarea nerambursabilă acordată a fost cheltuită în conformitate cu termenii şi condiţiile contractului de finanţare. 1.5.3 Planificare, proceduri, documentaţie şi probe Auditorul financiar trebuie să-şi planifice activitatea astfel încât să poată realiza o verificare eficientă a cheltuielilor. În acest scop, auditorul realizează procedurile specificate în Anexa nr.1.2 a acestor ST (Scopul activităţii – proceduri care trebuie realizate) şi utilizează probele obţinute din aceste proceduri ca bază pentru raportul constatărilor factuale. Auditorul trebuie să utilizeze documente care sunt importante în furnizarea probelor pentru sprijinirea Raportului privind Constatările Factuale şi probe care să ateste că lucrarea a fost realizată în conformitate cu ISRS 4400 şi aceste ST. 1.6 Raportarea RCF trebuie să descrie scopul şi procedurile agreate ale acestui angajament în detalii suficiente astfel încât să permită Beneficiarului şi Autorităţii de Management/Organismului Intermediar să înteleagă natura şi măsura procedurilor realizate de către auditor. Utilizarea formatului de raportare ataşat prezentelor ST este obligatorie. 1.7 Alţi termeni Pe parcursul prezentului document, s-au folosit următoarele prescurtări: Specificaţii Tehnice = ST Fondul European de Dezvoltare Regională = FEDR Cerere de Rambursare a Cheltuielilor = CRC Raportul privind Constatările Factuale = RCF

15

Caiet de sarcini - Anexa 1.1 Informaţii despre subiectul verificării cheltuielilor

Investeşte în oameni ! FONDUL SOCIAL EUROPEAN Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013 Axa prioritară 2 „Corelarea învăţării pe tot parcursul vieţii cu piaţa muncii" Domeniul major de intervenţie 2.1 „Tranziţia de la scoală la viaţa activă" Titlul proiectului : „Sprijin pentru o carieră de succes în reverse engineering” Contract POSDRU/161/2.1/G/133930

16

Informaţii cu privire la subiectul verificării cheltuielilor

Numărul de referinţă şi data contractului de finanţare

<Referinţa Autorităţii de Management/Organism Intermediar pentru contactul de finanţare>

Titlul contractului de finanţare Contractul de finanţare nr. POSDRU/161/2.1/G/133930 în vederea implementării proiectului intitulat: „Sprijin pentru o carieră de succes în reverse engineering” Nr. de identificare al proiectului (ID): 133930; Finanţat prin programul: Investeşte în oameni ! - FONDUL SOCIAL EUROPEAN; Programul Operaţional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013; Axa prioritară 2 „Corelarea învăţării pe tot parcursul vieţii cu piaţa muncii”; Domeniul major de intervenţie 2.1 „Tranziţia de la scoală la viaţa activă

Ţara/Regiunea România

Beneficiarul Universitatea din Oradea, Facultatea de Inginerie Manageriala si Tehnologica, cod de înregistrare fiscală 4287939, cu sediul în localitatea Oradea, str. Universităţii nr.l, jud. Bihor, cod poştal: 410087, tel: 0259 408 268, fax: 0259 432 789

Referinţa Cererii de Propuneri de Proiecte

<Referinţa Autorităţii de Management/Organismului Intermediar– Cererea de Propuneri de Proiecte>

Baza legală pentru contractul de finanţare • Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, aprobat prin Decizia CE 5811/22.11.2007, denumit în continuare POS DRU; • Regulamentul CE 1083/2006 pentru stabilirea prevederilor generale pentru Fondul European pentru Dezvoltarea Regională, Fondul Social European şi Fondul de Coeziune cu modificările şi completările ulterioare; • Regulamentul CE 1081/2006 privind Fondul Social European (FSE); • Regulamentul CE 1828/2006 pentru stabilirea regulilor de implementare a Regulamentului CE 1083/2006 pentru stabilirea prevederilor generale pentru Fondul European pentru Dezvoltarea Regională, Fondul Social European şi Fondul de Coeziune şi a Regulamentului CE 1080/2006 al Parlamentului European şi al Consiliului privind Fondul European de Dezvoltare Regională; • Regulamentul financiar CE 1605/2002 aplicabil bugetului general al Comunităţilor Europene cu modificările şi completările ulterioare; • Regulamentul CE 2342/2002 privind

17

stabilirea normelor de aplicare a Regulamentului financiar CE 1605/2002 cu modificările şi completările ulterioare; • Ordonanţa Guvernului nr. 29/2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinanţării şi a cofinanţării alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul naţional de dezvoltare, în bugetul instituţiilor implicate în gestionarea instrumentelor structurale şi utilizarea acestora pentru obiectivul convergenţă • Celelalte reglementări comunitare şi naţionale aplicabile.

Data de început a acţiunii 07. 05.2014

Data de sfârşit a acţiunii 07.11.2015

Costul total al acţiunii 1.155.240 Lei (cu TVA)

Suma maximă a finanţării nerambursabile 1.155.240 Lei (cu TVA) Suma totală primită la zi de către Beneficiar de la Autoritatea de Management

<Suma totală primită la zi.lună.an>

Suma totală a cererii de rambursare intermediară/ finală

<Furnizaţi suma totală cerută pentru rambursare ca în Anexa nr.15 la Condiţiile Generale şi Speciale din contractele de finanţare (CRC)>

Autoritatea de Management/Organism Intermediar

<furnizaţi numele, poziţia/titlul, telefon şi email-ul persoanei de contact a Autorităţii de Management/Organismului Intermediar>.

Auditor financiar <Numele şi adresa auditorului/ firma de audit/ numărul autorizaţiei/ numărul certificatului din registrul auditorilor activi ai CAFR>

18

Caiet de sarcini - Anexa 1.2 - Scopul prestaţiei: Proceduri de realizat

Investeşte în oameni ! FONDUL SOCIAL EUROPEAN Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013 Axa prioritară 2 „Corelarea învăţării pe tot parcursul vieţii cu piaţa muncii" Domeniul major de intervenţie 2.1 „Tranziţia de la scoală la viaţa activă" Titlul proiectului : „Sprijin pentru o carieră de succes în reverse engineering” Contract POSDRU/161/2.1/G/133930 SCOPUL LUCRĂRII – PROCEDURI DE REALIZAT Auditorul elaborează şi îndeplineşte programul de lucru privind verificarea în conformitate cu obiectivul şi scopul acestui angajament şi procedurile care trebuie realizate aşa cum sunt specificate mai jos. Pe parcursul realizării acestor proceduri, auditorul poate aplica tehnici precum ancheta şi analiza, (re)calcularea, comparaţia, alte verificări de precizie, observaţii, inspectarea înregistrărilor şi a documentelor, inspectarea activelor şi obţinerea confirmărilor. Auditorul financiar obţine probe adecvate şi suficiente din aceste proceduri pentru a putea elabora un raport al constatărilor factuale. În acest scop, auditorul poate utiliza orientarea furnizată de Standardul Internaţional de Audit 500 “Probe de audit” şi în special paragrafele care fac referire la “probe de audit adecvate şi suficiente”. Auditorul exercită o judecată profesională cu privire la ce înseamnă probe adecvate şi suficiente dacă se consideră că orientarea furnizată de ISA 500, termenii şi condiţiile contractului de finanţare şi ST pentru acest angajament nu sunt suficiente. Lista indicativă a tipurilor şi naturii probelor pe care auditorul le poate găsi adesea la verificarea cheltuielilor include:

19

• Înregistrări contabile (în format electronic sau manual) din sistemul contabil al Beneficiarului, precum Registrul jurnal, subcapitole ale acesteia şi toate conturile de salarii, registrele activelor fixe şi alte informaţii contabile relevante;

• Dovada procedurilor de achiziţie precum documentaţiile licitaţiilor, ofertele pentru licitaţii şi rapoartele de evaluare;

• Dovada angajamentelor precum contracte şi formulare de comandă; • Dovada prestării serviciilor precum rapoarte aprobate, fişe de pontaj, bilete de transport (incluzând

tichetele de îmbarcare), dovada participării la seminarii, conferinţe şi stagii de pregătire (incluzând documentaţia relevantă şi materialele obţinute, certificatele) etc;

• Dovada primirii bunurilor precum documente de recepţie din partea furnizorilor; • Dovada finalizării lucrărilor precum facturi şi chitanţe; • Dovada plăţii precum extrase bancare, înştiinţări de plată, dovada plăţii din partea

subcontractorilor; • Pentru cheltuielile cu benzina şi motorina, o listă centralizatoare a distanţelor acoperite, consumul

vehiculelor folosite, preţul carburanţilor şi costurile de întreţinere; • Registrele privind plăţile salariale şi personalul precum şi contractele aferente , statul de plată a

salariilor, fişele de pontaj. Pentru personalul recrutat de pe plan local pentru contracte pe o perioada fixă, detalii ale remuneraţiilor plătite, probate de persoanele responsabile pe plan local, defalcate în salarii brute, contribuţii sociale aferente, asigurări şi salariul net. Pentru experţi şi/sau personalul din spatiul UE (dacă activitatea este implementată în Europa) analize şi defalcări ale cheltuielilor lunare a muncii prestate: evaluate pe baza preţurilor unitare pe unitatea cuantificabilă de timp şi defalcate în salariu brut, contribuţii şi asigurări sociale şi salariu net.

Aceasta poate varia în funcţie de natura cheltuielilor şi practicile din ţara în cauză. 1. Înţelegerea suficientă a acţiunii şi a termenilor şi condiţiilor contractului de finanţare Auditorul obţine o înţelegere suficientă a termenilor şi condiţiilor contractului de finanţare prin revizuirea contractului de finanţare şi a anexelor lui şi alte informaţii relevante, precum şi prin interogarea Beneficiarului. Auditorul se asigură că obţine o copie a originalului contractului de finanţare (semnat de Beneficiar şi de Autoritatea de Management/Organism Intermediar) şi a anexelor sale. Auditorul obţine şi revizuieşte CRC, împreună cu toate anexele acestuia (Anexa 15 a contractului de finanţare). Auditorul acordă o atenţie deosebită Condiţiilor Generale şi Speciale ale Contractului de Finanţare şi Anexei 1 a contactului de finanţare, care conţine descierea acţiunii. În cazul neconformităţii cu aceste reguli, cheltuielile nu vor fi eligibile pentru finanţarea din POS DRU. Dacă auditorul consideră că termenii şi condiţiile verificate nu sunt suficient de clare, trebuie să ceară clarificări de la Beneficiar. 2 Proceduri pentru verificarea eligibilităţii cheltuielilor solicitate de Beneficiar în Raportul Financiar pentru acţiune. 2.1 Proceduri generale 2.1.1 Auditorul verifică dacă CRC este conformă cu condiţiile contractului de finanţare. 2.1.2 Auditorul verifică dacă evidentele contabile ale Beneficiarului sunt în conformitate cu regulile pentru păstrarea înregistrărilor şi cu regulile contabile din contractul de finanţare. Scopul este de: - a evalua dacă o verificare eficientă şi efectivă a cheltuielilor este fezabilă; şi - a raporta excepţii importante şi puncte slabe cu privire la contabilitate, păstrarea înregistrărilor, cerinţele documentaţiei, astfel încât Beneficiarul să poată întreprinde măsuri ulterioare pentru corectarea şi îmbunătăţirea acestora pe perioada de implementare rămasă a acţiunii.

20

2.1.3 Auditorul verifică dacă informaţiile din CRC se reconciliază cu sistemul de contabilitate şi înregistrările Beneficiarului (ex: balanţa de verificare, înregistrări din conturile analitice şi sintetice). 2.1.4 Auditorul verifică dacă au fost aplicate rate de schimb corecte pentru conversiile monedei, unde este cazul şi în conformitate cu legislatia nationala aplicabila. 2.2 Conformitatea cheltuielilor cu bugetul şi revizuire analitică Auditorul realizează o revizuire analitică a rubricilor cheltuielilor din CRC şi: - verifică dacă bugetul din CRC corespunde cu bugetul contractului de finanţare (autenticitatea şi autorizarea bugetului iniţial) şi dacă cheltuielile realizate au fost prevăzute în bugetul contractului de finanţare. - verfică dacă suma totală solicitată la plată de Beneficiar nu depăşeşte finanţarea nerambursabilă maximă precum şi sumele totale prevăzute pe categorii de cheltuieli. - verifică dacă orice amendament la bugetul contractului de finanţare este în conformitate cu condiţiile pentru astfel de amendamente (inclusiv dacă se aplică necesitatea unui addendum la contractul de finanţare) aşa cum se prevede în Condiţiile Generale şi Speciale ale Contractului de Finanţare. 2.3 Selectarea cheltuielilor pentru verificare 2.3.1 Categoriile şi tipurile de cheltuieli Cheltuielile solicitate de Beneficiar în CRC sunt prezentate în următoarele categorii: 1. Costuri cu resursele umane, 2. Costuri cu participantii, 3. Alte costuri, din care cheltuieli de tip FEDR fiind evidentiate distinct. Categoriile de cheltuieli pot fi în principiu defalcate în tipuri de cheltuieli individuale sau tipuri pe clase de cheltuieli cu aceleaşi caracteristici sau caracteristici asemnănătoare. Forma şi natura probei suport (de ex o plată, un contract, o factură etc) şi modul în care cheltuială este înregistrată (adică registrul de intrări) variază în funcţie de tipul şi natura cheltuielilor şi acţiunilor sau tranzacţiilor de bază. In toate cazurile tipurile de cheltuieli reflectă valoarea contabilă (sau finanicară) a acţiunilor sau tranzacţiilor de bază, indiferent de tipul şi natura acţiunii sau tranzacţiei în cauză. 2.3.2 Selectarea tipurilor de cheltuieli Auditorul va verifica toate categoriile şi tipurile de cheltuieli prezentate in CRC. 2.4 Verificarea cheltuielilor Auditorul verifică cheltuielile şi prezintă în RCF toate excepţiile care rezultă din această verificare. Excepţiile verificării sunt toate abaterile de la reglementarile din aceste ST descoperite pe parcursul realizării procedurilor prevăzute în prezenta anexă. În toate cazurile auditorul evaluează impactul financiar (estimat) al excepţiilor în termeni de cheltuieli neeligibile. De exemplu: dacă auditorul descoperă o excepţie cu privire la regulile achiziţiilor, atunci evaluează în ce măsură această excepţie a condus la cheltuieli neeligibile. Auditorul prezintă toate excepţiile găsite, inclusiv pe acelea cărora nu le poate măsura impactul financiar. Auditorul va verifica toate categoriile şi tipurile de tranzacţii care generează cheltuielile declarate în CRC prin testarea criteriilor prevăzute mai jos. 2.4.1 Eligibilitatea costurilor directe Auditorul financiar verifică eligibilitatea costurilor directe cu termenele şi condiţiile contractului de finanţare, în special Condiţiile Generale si Speciale.

21

Acesta verifică dacă aceste costuri: - sunt necesare pentru desfăşurarea acţiunii. In acest sens, auditorul verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacţie sau acţiune au fost asumate pentru scopul propus al acţiunii şi dacă au fost necesare pentru activităţile şi obiectivele acţiunii. Auditorul verifică mai departe dacă costurile directe sunt cuprinse în bugetul contractului de grant şi dacă sunt în conformitate cu principiile managementului financiar riguros, în special cu privire la cost-eficienţă şi cea mai bună utilizare a banilor. - au fost asumate de Beneficiar sau de partenerii lui pe perioada de implementare a acţiunii. - sunt înregistrate în conturile Beneficiarului şi sunt identificabile, verificabile şi dovedite cu originalele evidenţelor suport. Auditorul consideră ca fiind costuri neeligibile aşa cum sunt descrise în articolul 3 din Condiţiile Generale si Speciale. În acest sens, auditorul va tine cont de prevederile Hotărârii Guvernului nr.759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operaţiunilor finanţate prin programele operaţionale, cu modificările şi completările ulterioare, de Ordinul comun al MMFPS şi MFP nr.3/185/2008 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate şi a listei cheltuielilor eligibile în cadrul operaţiunilor finanţate prin POSDRU, cu modificările şi completările ulterioare, de Ghidul Solicitantului, de clauzele contractului de finanţare, de instrucţiunile AMPOSDRU, precum şi de alte dispoziţii legale aplicabile. 2.4.2 Acurateţe şi înregistrare Auditorul verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacţie sau acţiune au fost înregistrate corespunzător în sistemul contabil al Beneficiarului şi în CRC şi dacă sunt sprijinite de evidenţe adecvate şi documente suport justificative. Aceasta include o evaluare adecvată şi utilizarea unor rate de schimb corecte, atunci când este cazul. 2.4.3 Clasificare Auditorul verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacţie sau acţiune au fost corecte pe categorii în CRC. 2.4.4 Realitate (desfasurare/existenţă) Auditorul caută în mod profesional să obţină probe adecvate şi suficiente privind verificarea cheltuielilor efectuate şi – dacă este cazul – şi pentru existenţa activelor. Auditorul verifică realitatea şi oportunitatea cheltuielilor pentru o tranzacţie sau acţiune prin examinarea dovezilor lucrărilor efectuate, bunurilor livrate sau serviciilor prestate într-un cadru de timp (de precizat perioada de implementare, pentru care se solicită rambursarea), la o calitate acceptabilă şi agreată şi la preţuri sau costuri rezonabile. 2.4.5 Conformitatea cu regulile de achiziţii publice Regulile de achiziţie publica aplicabile tuturor contracteleor de finanţare sunt cele nationale. Auditorul finnaciar examinează ce reguli de achiziţii publice se aplică pentru fiecare categorie de cheltuieli, tipuri de cheltuieli. Auditorul verifică dacă Beneficiarul este în conformitate cu astfel de reguli şi dacă cheltuielile în cauză sunt eligibile. Când auditorul descoperă aspecte de neconformitate cu regulile de achiziţii publice, prezinta în RCF natura şi impactul lor financiar în termeni de cheltuieli neeligibile. Pentru calcularea impactului financiar urmare a procesului de achizitii publice, auditorul va tine cont de ghidul pentru determinarea corecţiilor financiare care trebuie făcute cheltuielii cofinanţate din fondurile structurale sau din fondul de coeziune pentru neconformarea cu regulile achiziţiei publice, anexat prezentelor ST. 2.4.6 Costuri administrative (indirecte) Auditorul nu va verifica documentele justivicative referitoare la cheltuielile administrative (indirecte) declarate de Beneficiar, acestea fiind rambursate in mod automat de catre AM/OI in baza cheltuielilor directe declarate de Beneficiar si verificate de auditor, prin aplicarea ratei forfetare stabilite in Contractul de Finanţare. Totusi, auditorul va verifica incadrarea acestor cheltuieli in procentele ratelor forfetare stabilite de AM/OI prin Contractul de Finanţare. 2.5 Verificarea veniturilor acţiunii

22

Atunci când este cazul, auditorul verifică faptul că veniturile generate de Beneficiar în contextul acţiunii au fost alocate în mod adecvat acţiunii care face subiectul contractului de finanţare şi au fost trecute corect în CRC. Având în vedere că acest angajament nu reprezintă un audit, auditorului nu i se cere să evalueze totalitatea veniturilor. Auditorul verifică dacă veniturile au fost corect înregistrate în evidenţa contabilă a proiectului finantat prin POSDRU.

23

Caiet de sarcini - Anexa 2

Investeşte în oameni ! FONDUL SOCIAL EUROPEAN Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013 Axa prioritară 2 „Corelarea învăţării pe tot parcursul vieţii cu piaţa muncii" Domeniul major de intervenţie 2.1 „Tranziţia de la scoală la viaţa activă" Titlul proiectului : „Sprijin pentru o carieră de succes în reverse engineering” Contract POSDRU/161/2.1/G/133930 RAPORTUL PRIVIND CONSTATĂRILE FACTUALE CU PRIVIRE LA VERIFICAREA CHELTUIELILOR CONTRACTULUI DE FINANŢARE NR. POSDRU/161/2.1/G/133930 Să fie printat cu antetul auditorului<Numele persoanei/perosanelor de contact>, <Poziţia><Numele

Beneficiarului><Adresa><zi lună an>Stimate <Numele persoanei/persoanelor de contact> În conformitate cu contractul nostru datat <zi lună an> cu <numele beneficiarului> „Beneficiarul” şi Specificaţiile Tehnice ataşate (Anexa 1 a acestui Raport), vă furnizăm Raportul Constatărilor Factuale („Raportul”), referitor la CRC ataşata pe care ne-aţi furnizat-o pentru perioada <zi lună an – zi lună an> (Anexa 2 a Raportului). Aţi solicitat realizarea anumitor proceduri în legătură cu contractul de finanţare în cauză [titlul şi numărul contractului], „contractul de finanţare”. Raportul este alcătuit din această scrisoare şi detaliile Raportului prevăzute în capitolele 1 şi 2.

24

Obiectiv Angajamentul nostru a fost de a realiza procedurile agreate cu privire la verificarea cheltuielilor efectuate in cadrul contractului de finanţare semnat între dumneavoastră şi „Autoritatea de Management/Organism Intermediar”. Acest lucru a implicat realizarea anumitor proceduri specifice, ale căror rezultate vor folosi Autorităţii de Management/Organismului Intermediar pentru a putea formula concluzii proprii pe baza procedurilor executate de noi. Obiectivul acestui angajament este verificarea de către auditor a faptului că sumele (cheltuielile) solicitate de Beneficiar în CRC pentru acţiunea finanţată de contractul de finanţare au fost efectuate („realitatea desfasurarii”), sunt exacte („exactitate”) şi eligibile şi transmiterea către Beneficiar a Raportului cu privire la realizarea procedurilor agreate. Eligibilitate înseamnă că finanţarea nerambursabila furnizată a fost cheltuită în conformitate cu temenii şi condiţiile contractului de finanţare. Scopul lucrării Angajamentul nostru s-a realizat în conformitate cu: - ST din Anexa 1 a acestui Raport şi : - Standardul Internaţional privind serviciile conexe („ISRS”) 4400 Angajamente pentru realizarea

procedurilor agreate privind informaţiile financiare emis de către Federaţia Internaţională a Contabililor („IFAC”) si adoptat de catre CAFR - Codul etic emis de către IFAC Deşi ISRS 4400 prevede că independenţa nu este o cerinţă pentru angajamantele privind procedurile agreate, Autoritatea de Management/Organismul Intermediar solicită ca auditorul să respecte de asemenea cerinţele de independenţă prevăzute de Codul;

Aşa cum s-a solicitat, noi am realizat doar procedurile stabilite în ST pentru acest angajament şi am raportat constatările noastre factuale cu privire la aceste proceduri în capitolul 2 al acestui Raport. Scopul acestor proceduri agreate a fost stabilit exclusiv de catre Autoritatea de Management şi procedurile au fost realizate exclusiv pentru a sprijini Autoritatea de Management/Organismul Intermediar în a evalua dacă cheltuielile solicitate de Beneficiar în CRC atasata au fost realizate („realitatatea desfasurarii”), sunt exacte („exactitate”) şi eligibile. Deoarece procedurile întreprinse de noi nu reprezintă un audit sau o revizuire realizată în conformitate cu Standardele internaţionale de audit sau Standardele internaţionale privind angajamentele de revizuire, noi nu exprimăm nici o asigurare cu privire la CRC atasata. Dacă am fi întreprins proceduri adiţionale sau dacă am fi realizat un audit sau o revizuire a declaraţiilor financiare ale Beneficiarului în conformitate cu Standardele internaţionale de audit, alte elemente, ar fi putut fi supuse atentiei noastre, care v–ar fi fost raportate. Sursele informaţiilor Raportul prevede informaţiile furnizate de managementul Beneficiarului în legătură cu întrebările specifice sau care au fost obţinute sau extrase din sistemele informatice şi contabilitate ale Beneficiarului. <Suplimentar, am obţinut informatii verbale din partea managementului Beneficiarului, care nu au fost documentate.> [se şterge dacă s-au primit numai informaţii în scris] Constatări factuale

25

Cheltuielile totale care reprezintă subiectul acestei verificări se ridică la suma de <xxxxxx> lei. Suma mentionată anterior este egală cu suma totală a cheltuielilor raportate de beneficiar în CRC (Anexa 2), iar suma solicitată de Beneficiar spre rambursare, <după deducerea din suma totală a cotei de prefinanţare> [se menţionează acolo unde este cazul] conform contractului de finanţare se ridică la suma de <xxxxxx> lei, aşa cum rezultă din CRC din <zi,lună, an >. Auditorul trebuie sa verifice toate categoriile şi tipurile de cheltuieli. Pe baza procedurilor agreate pe care le-am realizat, am descoperit că suma cheltuielilor de <xxxx> lei nu este eligibilă. Detaliile constatărilor noastre factuale inclusiv un tabel rezumat al cheltuielilor neeligibile sunt prezentate în capitolul 2 al acestui Raport. Utilizarea acestui Raport Acest Raport este exclusiv pentru scopul stabilit în obiectivul de mai sus. Acest Raport este elaborat exclusiv pentru utilizarea confidenţială a Beneficiarului şi a Autorităţii de Management/Organism Intermediar şi exclusiv pentru scopul transmiterii către Autoritatea de Management/Organism Intermediar în conformitate cu cerinţele prevăzute în articolul 7 alin. (8) din Condiţiile Generale si Speciale ale contractului de finanţare. Acest Raport nu poate fi invocat de Beneficiar sau de Autoritatea de Management/Organismul Intermediar pentru alt scop şi nici nu poate fi distribuit altor părţi. Autoritatea de Management/Organism Intermediar poate face cunoscut acest Raport altor părţi care au drepturi reglementate de a îl accesa, în special Comisia Europeană, Oficiul European de Luptă Antifraudă şi Curtea Europeană a Auditorilor. Acest Raport se bazează doar pe CRC specificată mai sus şi nu se extinde asupra altor declaraţii financiare ale Beneficiarului. Aşteptăm cu interes discutarea acestui Raport cu dumneavoastră şi vă stăm la dispoziţie cu orice alte informaţii suplimentare sau sprijin pe care îl solicitaţi. Cu consideraţie, <zi lună an> <numele auditorului>

DETALIILE RAPORTULUI Capitolul 1 Informaţii privind contractul de grant şi acţiunea

[Capitolul 1 trebuie să includă o descriere a acţiunii în cauză şi a contractului de grant, structura de

implementare a Beneficiarului şi informaţii financiare/bugetare cheie.

Auditorul trebuie de asemenea să prezinte aici tabelul cu ”Informaţii privind subiectul verificării

cheltuielilor” ataşat de Beneficiar la ST. Informaţiile din acest tabel trebuie verificate de auditor].

Capitolul 2 Proceduri realizate şi constatări factuale Am realizat procedurile agreate în ST pentru verificarea cheltuielilor contractului de finanţare în cauză <titlul şi numărul acţiunii/contractului> (vezi Anexa 1). Constatările factuale ale acestor proceduri sunt stabilite în categoriile de mai jos. [Descrieţi rezultatele procedurilor realizate. Folosiţi programe suport precum anexe la raport, dacă este

cazul].

[Inseraţi, dacă este cazul: Detalii ale excepţiilor:................ ]

1 Înţelegerea eficientă a acţiunii şi a termenilor şi condiţiilor contractului de grant

26

2 Proceduri pentru verificarea eligibilităţii cheltuielilor solicitate de Beneficiar în Raportul Financiar al acţiunii 2.1 Proceduri generale 2.2 Conformitatea cheltuielilor cu bugetul şi revizuirea analitică 2.3 Selectarea cheltuielilor pentru verificare 2.4 Verificarea cheltuielilor 2.4.1 Eligibilitatea costurilor directe 2.4.2 Acurateţe şi înregistrare 2.4.3 Clasificare 2.4.4 Realitate (desfasurarea/existenţă) 2.4.5 Conformitate cu regulile de achiziţii publice 2.4.6 Costuri administrative (indirecte) 2.5 Verificarea veniturilor acţiunii

27

Anexa 1 la RAPORTUL PRIVIND CONSTATĂRILE FACTUALE CU PRIVIRE LA VERIFICAREA CHELTUIELILOR CONTRACTULUI DE FINANŢARE NR.

POSDRU/161/2.1/G/133930 Specificaţii Tehnice

Investeşte în oameni ! FONDUL SOCIAL EUROPEAN Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013 Axa prioritară 2 „Corelarea învăţării pe tot parcursul vieţii cu piaţa muncii" Domeniul major de intervenţie 2.1 „Tranziţia de la scoală la viaţa activă" Titlul proiectului : „Sprijin pentru o carieră de succes în reverse engineering” Contract POSDRU/161/2.1/G/133930 SPECIFICAŢII TEHNICE PENTRU VERIFICAREA CHELTUIELILOR CONTRACTULUI NR. POSDRU/161/2.1/G/133930 (ST) Prezentul document reprezintă ST pe care „Beneficiarul” Universitatea din Oradea- Facultatea de Inginerie Manageriala si Tehnologica consimte a îi încredinţa „auditorului” ..............................activitatea de verificare a cheltuielilor şi raportarea privind contractul de finanţare („contract de finanţare”) finanţat în cadrul POS DRU, Contractul de finanţare nr. POSDRU/161/2.1/G/133930 în vederea implementării proiectului intitulat: „Sprijin pentru o carieră de succes în reverse engineering” Nr. de identificare al proiectului (ID): 133930. În cazul în care “Autoritatea de Management/Organismul Intermediar” este menţionată în ST, aceasta se referă la Autoritatea de Management/Organism Intermediar care a semnat contractul de finanţare cu Beneficiarul şi furnizează finanţarea nerambursabilă. Autoritatea de Management/Organismul Intermediar nu este parte a acestui angajament. 1.4 Responsabilităţile părţilor cu privire la angajament “Beneficiarul” se referă la organizaţia care primeşte finanţarea nerambursabilă şi care a semnat contractul de finanţare cu Autoritatea de Management/Organismul Intermediar.

• Beneficiarul este responsabil pentru furnizarea CRC pentru acţiunea finanţată prin contractul de finanţare şi pentru asigurarea faptului că acestă CRC poate fi reconciliată adecvat cu sistemul de contabilitate şi înregistrare al Beneficiarului, cu înregistrările de bază şi conturile contabile.

• Beneficiarul acceptă ca abilitatea auditorului de a executa procedurile cerute de acest angajament depinde de Beneficiar şi de partenerii săi dacă este cazul, furnizând acces liber şi total la personalul beneficiarului, la toate informatiile şi înregistrările pe care auditorul le consideră necesare în vederea emiterii raportului său.

„Auditorul” este persoana fizică sau firma de audit autorizată potrivit legislaţiei în vigoare de către autoritatea competentă, respectiv Camera Auditorilor Financiari din România, să desfăşoare audit în conformitate cu reglementările adoptate de aceasta. Auditorul este responsabil pentru executarea procedurilor agreate aşa cum sunt specificate în aceste ST şi pentru transmiterea către Beneficiar a unui Raport privind Constatările Factuale.

- Auditorul este membru al CAFR care este la rândul său membru al Federaţiei Internaţionale a Contabililor (IFAC).

1.5 Subiectul angajamentului Subiectul acestui angajament este CRC <intermediară sau finală; se şterge dacă nu este cazul> cu privire la contractul de finanţare pentru perioada 05.01.2009 – 05.01.2011. Informaţiile, atât financiare cât şi non-financiare, care sunt supuse verificării de către auditor, reprezintă toate informaţiile care fac posibilă verificarea cheltuielilor pretinse de către Beneficiar în CRC, respectiv dacă acestea s-au efectuat, sunt

28

legale, exacte şi eligibile. Anexa nr.1.1 a acestor ST conţine o prezentare generală a informaţiilor cheie a contractului de finanţare şi a acţiunilor în cauză. 1.6 Motivul angajamentului Beneficiarul trebuie să transmită Autorităţii de Management/Organismului Intermediar un RCF realizat de un auditor financiar independent în sprijinul plăţii solicitante de Beneficiar în conformitate cu articolul 7 al Condiţiilor Generale şi Speciale ale contractului de finanţare. Responsabilul cu ordonanţarea cheltuielilor din cadrul AM solicită acest raport întrucât el realizează plata cheltuielilor solicitate de către Beneficiar, condiţionată în funcţie de acest raport al constatărilor factuale. 1.7 Tipul şi obiectivul angajamentului Prezentul document constituie un angajament de a executa proceduri specifice agreate cu privire la verificarea cheltuielilor unui contract de finanţare nerambursabilă finanţat în cadrul POS DRU. Obiectivul angajamentului este verificarea de către auditorul financiar a faptului că sumele solicitate spre rambursare de către Beneficiar în CRC pentru acţiunea finanţată în cadrul contractului de finanţare, s-au efectuat („realitatea desfăşurării”), sunt legale („legalitatea”), exacte („exactitate”) şi eligibile, precum şi transmiterea către Beneficiar a raportului constatărilor factuale cu privire la procedurile agreate executate. Eligibilitate înseamnă că fondurile furnizate în cadrul finanţarii nerambursabile au fost cheltuite în conformitate cu termenii şi condiţiile contractului de finanţare. Având în vedere că acest angajament nu reprezintă un angajament de asigurare, auditorul nu furnizează o opinie de audit şi nu exprimă o asigurare. Autoritatea de Management/ Organismul Intermediar obţine asigurarea prin concluziile proprii pe care le trage din raportul auditorului financiar asupra CRC a Beneficiarului aferente acelui raport. 1.5 Scopul activităţii 1.5.1 Auditorul va îndeplini acest angajament atât în conformitate cu aceste ST, cât şi: - în conformitate cu Standardul Internaţional privind Serviciile Conexe 4400 („ISRS”) Angajamente

pentru realizarea procedurilor agreate privind informaţiile financiare emis de către IFAC şi adoptat de către CAFR; - în conformitate cu Codul etic emis de către IFAC şi adoptat de către CAFR. Deşi ISRS 4400 prevede că independenţa nu este o cerinţă pentru angajamentele procedurilor agreate, Autoritatea de Management/Organismul Intermediar solicită ca auditorul să respecte de asemenea cerinţele de independenţă prevăzute de Codul etic. 1.5.2 Termeni şi condiţii ale contractului de finanţare Auditorul verifică faptul că finanţarea nerambursabilă acordată a fost cheltuită în conformitate cu termenii şi condiţiile contractului de finanţare, aşa cum se solicită la Condiţiile Generale şi Speciale ale contractului de finanţare. 1.5.3 Planificare, proceduri, documentaţie şi probe Auditorul financiar trebuie să-şi planifice activitatea astfel încât să poată realiza o verificare eficientă a cheltuielilor. În acest scop, auditorul realizează procedurile specificate în Anexa nr.1.2 a acestor ST (Scopul activităţii – proceduri care trebuie realizate) şi utilizează probele obţinute din aceste proceduri ca bază pentru raportul constatărilor factuale. Auditorul trebuie să utilizeze documente care sunt importante în furnizarea probelor pentru sprijinirea Raportului privind Constatările Factuale şi probe care să ateste că lucrarea a fost realizată în conformitate cu ISRS 4400 şi aceste ST.

29

1.8 Raportarea RCF trebuie să descrie scopul şi procedurile agreate ale acestui angajament în detalii suficiente astfel încât să permită Beneficiarului şi Autorităţii de Management/Organismului Intermediar să înteleagă natura şi măsura procedurilor realizate de către auditor. Utilizarea formatului de raportare ataşat prezentelor ST este obligatorie. 1.9 Alţi termeni Pe parcursul prezentului document, s-au folosit următoarele prescurtări: Specificaţii Tehnice = ST Fondul European de Dezvoltare Regională = FEDR Cerere de Rambursare a Cheltuielilor = CRC Raportul privind Constatările Factuale = RCF

30

CONTRACT DE PRESTĂRI SERVICII (model) nr. ........ data ..............

Preambul

În temeiul Ordonanţei de urgenţă nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie

publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice si a contractelor de concesiune de servicii aprobată prin Legea nr. 337/2006, modificată si completată prin Legea nr. 128/2007, O.U.G nr. 94/2007 si O.U.G nr. 143/2008, precum şi a Contractului de finanţare nr. POSDRU/161/2.1/G/133930 în vederea implementării proiectului intitulat: „Sprijin pentru o carieră de succes în reverse engineering”

Nr. de identificare al proiectului (ID): 133930; Finanţat în baza Contractului de finanţare prin programul: Investeşte în oameni ! - FONDUL SOCIAL EUROPEAN; Programul Operaţional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013; Axa prioritară 2 „Corelarea învăţării pe tot parcursul vieţii cu piaţa muncii”; Domeniul major de intervenţie 2.1 „Tranziţia de la scoală la viaţa activă, s-a încheiat prezentul contract de prestare de servicii. 1. Părţile contractante

1.1 Universitatea din Oradea cu sediul în Oradea, str. Universitaţii nr. 1, cod poştal: 410087, jud. Bihor, tel: 0259 408 105, fax: 0259 408 409 sau 0359 815084 sau 0259 432 789, cont trezorerie nr. RO08TREZ076500125X007690, deschis la Trezoreria şi Contabilitatea Publică a Municipiului Oradea, reprezentata prin Rector, Prof.univ.dr.Ing. Constantin BUNGAU, în calitate de beneficiar/achizitor, pe de o parte si

1.2 ......................................... (denumirea operatorului economic), adresa ................................, telefon/fax .........................., numar de înmatriculare ........................, cod fiscal ..................., cont (trezorerie) ........................................., reprezentata prin ............................................... (denumirea conducatorului), functia ............................ în calitate de prestator/auditor, pe de alta parte. 2. Definitii 2.1. În prezentul contract urmatorii termeni vor fi interpretaţi astfel: a. contract - prezentul contract si toate Anexele sale; b. beneficiar/achizitor si prestator/auditor - partile contractante, asa cum sunt acestea numite în prezentul contract; c. preţul contractului - preţul plătibil prestatorului de către achizitor, în baza contractului, pentru îndeplinirea integrală si corespunzatoare a tuturor obligatiilor asumate prin contract; d. servicii - activităţile a căror prestare fac obiectul contractului; e. produse - orice bunuri cuprinse în anexa/anexele la prezentul contract si pe care prestatorul are obligatia de a le furniza în legatura cu serviciile prestate conform contractului; f. forţa majoră - un eveniment mai presus de controlul parţilor, care nu se datorează greşelii sau vinei acestora, care nu putea fi prevazut la momentul încheierii contractului si care face imposibilă executarea si, respectiv, îndeplinirea contractului; sunt considerate asemenea evenimente: razboaie, revoluţii, incendii, inundaţii sau orice alte catastrofe naturale, restricţii apărute ca urmare a unei carantine, embargou, enumerarea nefiind exhaustivă, ci enunţiativă. Nu este considerată forţă majoră un eveniment

31

asemenea celor de mai sus care, fără a crea o imposibilitate de executare, face extrem de costisitoare executarea obligaţiilor uneia din părţi; g. zi - zi calendaristică; an - 365 de zile. 3. Interpretare 3.1. În prezentul contract, cu exceptia unei prevederi contrare, cuvintele la forma singular vor include forma de plural si viceversa, acolo unde acest lucru este permis de context. 3.2. Termenul "zi" ori "zile" sau orice referire la zile reprezintă zile calendaristice daca nu se specifică în mod diferit. 4. Obiectul contractului 4.1. Prezentul contract are ca obiect prestarea serviciilor de audit financiar în conformitate cu Standardul Internaţional privind Serviciile Conexe 4400 (“ISRS”), a Angajamentelor pentru realizarea procedurilor agreate privind informaţiile financiare emis de IFAC şi adoptat de către CAFR; în conformitate cu Codul etic emis de către IFAC şi adoptat de către CAFR precum şi în conformitate cu Specificaţiile tehnice pentru verificarea cheltuielilor - Anexa 1. 4.2 Prestatorul, auditor financiar independent şi autorizat în condiţiile legii verifică faptul că toate cheltuielile declarate de Beneficiar în cererea de rambursare intermediară sau finală sunt reale, înregistrate corect şi eligibile în conformitate cu prevederile Contractului de finanţare nr. POSDRU/161/2.1/G/133930 în vederea implementării proiectului intitulat: „Sprijin pentru o carieră de

succes în reverse engineering” Nr. de identificare al proiectului (ID): 133930 şi emite un raport -

format standard furnizat de AMPOSDRU (Anexa 2), privind constatările factuale cu privire la procedurile agreate executate. Eligibilitate înseamnă că fondurile furnizate în cadrul finanţarii nerambursabile au fost cheltuite în conformitate cu termenii şi condiţiile contractului de finanţare nr. POSDRU/161/2.1/G/133930 şi a anexelor sale. 5. Preţul contractului 5.1 Preţul contractului este de ………………………... Tariful nu include TVA. Preţul contractului este ferm pe toată durata de îndeplinire/implementare a acestuia. Preţul contractului nu se ajustează. 5.2 Plata se va efectua de către Beneficiar eşalonat, în urma rapoartelor de auditare si a procesului verbal de receptie a serviciilor. 5.3 Facturile vor fi achitate în termen de 30 zile calendaristice de la primirea acestora de către Beneficiar, în contul de trezorerie indicat de Prestator la art. 1.2.

5.4 Preţul contractului are în vedere accesul şi cooperarea deplină a conducerii şi personalului Beneficiarului, existenţa unor evidenţe contabile corespunzătoare, precum şi întreaga disponibilitate a conducerii Beneficiarului la cererile de prezentare detaliată de informaţii solicitate la anumite date, necesare pentru finalizarea auditului financiar în termenul stabilit. 5.5 În cazul în care conducerea şi personalul Beneficiarului nu dau curs solicitărilor Prestatorului sau au loc evenimente nefireşti, cum ar fi o întârziere importantă în furnizarea informaţiilor, acces limitat la conducerea şi personalul Peneficiarului sau dificultăţi în obţinerea unor documente necesare desfăşurării auditului financiar, Prestatorul va discuta de îndată cu Beneficiarul consecinţele, în ceea ce priveşte termenul şi preţul. 6. Durata contractului 6.1. Prezentul contract incepe sa produca efecte de la data semnarii de catre ambele parti, data de 07.11.2015 fiind data de finalizare a contractului. 7. Obligaţiile părţilor

32

7.1 Obligaţiile PRESTATORULUI 7.1.1 . Prestatorul se obligă să elaboreaze şi să îndeplinească programul de lucru privind verificarea în conformitate cu obiectivul şi scopul acestui contract şi procedurile care trebuie realizate aşa cum sunt specificate în Anexa nr. 1.2- Scopul lucrării – proceduri de realizat. 7.1.2 Prestatorul va utiliza personal calificat, angajaţi sau colaboratori, cu nivelul de experienţă cerut de obiectul acestui contract, precum şi cu o bună cunoaştere a sistemului economic românesc, a activităţii beneficiarului precum si a clauzelor Contractului de Finanţare nr. POSDRU/90/2.1/S/64150 cu toate anexele sale, contract semnat de Universitatea din Oradea - Facultatea de Inginerie Manageriala si Tehnologica în calitate de beneficiar şi AMPOSDRU . 7.1.3 Prestatorul va respecta programul de lucru şi datele şedinţelor care vor fi convenite împreună cu reprezentanţii Beneficiarului. Acestea vor putea fi modificate cu acordul ambelor părţi. 7.1.4 Prestatorul va întocmi Raportul de verificare a cheltuielilor acesta fiind transmis odată cu cererea de rambursare intermediară sau finală şi va viza toate cheltuielile declarate de Beneficiar care nu au fost verificate prin raportul/rapoartele anterior/anterioare de verificare a cheltuielilor. 7.1.5 Prestatorul va întocmi Raportul privind constatările factuale, respectând cu stricteţe termenul convenit pentru predarea acestuia. Prestatorul este ţinut responsabil de orice consecinţe materiale şi morale ce decurg din predarea cu întârziere a raportului. Fiecare raport privind constatările factuale va avea anexată o declaraţie pe propria răspundere a Prestatorului din care să rezulte că are calitatea de auditor financiar recunoscut de CAFR. 7.1.6 Prestatorul se obligă să deţină poliţa de asigurare pentru risc profesional. 7.1.7 Prestatorul se obligă să presteze serviciile cu respectarea Normelor minimale de audit emise de Camera Auditorilor Financiari din România şi Standardele Internaţionale de Audit. De asemenea la elaborarea rapoartelor se vor respecta Termenii din Specificatia Tehnica şi Propunerea Tehnică anexate la prezentul contract. 7.1.8 Prestatorul se obligă să despagubească achizitorul împotriva oricăror: - nerespectări sau îndepliniri necorespunzătoare a obligaţiilor din contract. - despăgubirea se va limita la suma onorariului plătit prestatorului. 7.1.9 Prestatorul are obligatia de a începe prestarea serviciilor începând cu ziua imediat următoare semnării prezentului contract. 7.2. Obligaţiile BENEFICIARULUI 7.2.1 Beneficiarul se obligă să plătească preţul în condiţiile prevăzute la articolul 5 al prezentului contract. 7.2.2 Beneficiarul va pune la dispoziţia Prestatorului documente şi alte informaţii relevante considerate de către Prestator necesare şi suficiente pentru efectuarea auditului financiar. În acest sens Beneficiarul se obligă să pună la dispoziţia Prestatorului, la solicitarea acestuia, toate documentele sale contabile, orice alte documente şi acte ale Beneficiarului, incluzând Contractul de Finanţare nr. POSDRU/161/2.1/G/133930 cu toate anexele sale, precum şi informaţiile şi explicaţiile necesare, solicitate de către Prestator, în scopul realizării obiectului prezentului contract. Beneficiarul se obligă să permită Prestatorului să discute în mod liber cu orice persoană aflată în subordinea sa sau sub controlul său care ar putea furniza informaţii în vederea realizării obiectului prezentului contract. 7.2.3 Beneficiarul va pune la dispoziţie spaţii adecvate de lucru pentru personalul Prestatorului pe toată durata efectuării auditului financiar. 7.2.4 Beneficiarul se obligă ca, în termen de 5 zile calendaristice de la data primirii rapoartelor finale, să notifice în scris Prestatorului îndeplinirea de către acesta din urmă a obligaţiilor pe care le are conform acestui contract. 7.2.5 Beneficiarul se obligă să numească un responsabil însărcinat cu coordonarea ansamblului de relaţii între reprezentanţii Prestatorului şi ai Beneficiarului. 7.2.6 Beneficiarul se obligă să respecte programul de lucru şi datele şedinţelor care vor fi convenite împreună cu reprezentanţii Prestatorului. Acestea vor putea fi modificate cu acordul ambelor părţi.

33

8. Limitarea răspunderii prestatorului 8.1 Prestatorul nu va fi obligat la plata despăgubirilor atunci când nu şi-a putut executa obligaţiile datorită intervenirii unui caz fortuit sau de forţă majoră. 8.2 Cuantumul despăgubirilor ce ar putea fi datorate de Prestator în baza răspunderii civile contractuale ca urmare a nerespectării sau a îndeplinirii necorespunzătoare a obligaţiilor prevăzute în prezentul contract nu poate depăşi suma prevăzută la art. 5.1. 8.3 Prestatorul nu va răspunde pentru pierderi, costuri sau cheltuieli determinate de ori în legătură cu neglijenţa sau omisiunea, frauda ori de interpretări greşite sau greşeli intenţionate ale Beneficiarului, ori ale conducerii acestuia sau ale oricărei alte entităţi conexe sau rezultând din orice documente frauduloase sau prezentări eronate ce provin din partea Beneficiarului sau reprezentanţilor săi şi care sunt puse la dispoziţia Prestatorului în vederea auditului financiar. 9. Răspunderea beneficiarului 9.1 Informaţiile folosite de conducere la întocmirea Raportului Financiar vor include în mod invariabil fapte sau aprecieri care nu sunt evidenţiate în contabilitate. Ca parte a procedurilor obişnuite de audit financiar ale prestatorului, se va solicita conducerii Beneficiarului să confirme în scris, în fiecare an, acele fapte sau aprecieri, precum şi orice alte informaţii verbale pe care Prestatorul le primeşte de la aceştia pe timpul auditului financiar privind aspecte care au un efect important asupra Raportului Financiar. În acea scrisoare Beneficiarul va fi solicitat să confirme că toate informaţiile importante şi relevante au fost aduse la cunoştinţa Prestatorul, precum şi responsabilitatea beneficiarului pentru Raportul financiar. 9.2 Beneficiarul va răspunde pentru întocmirea Raportului Financiar şi pentru modul de înregistrare a operaţiunilor în contabilitate. Efectuarea de către Prestator a auditului nu înlătură raspunderea Beneficiarului în ce priveşte modul de întocmire a Raportului Financiar. 10. Drepturi de proprietate intelectuală 10.1 Dreptul de autor asupra raportului întocmit în baza prezentului contract se naşte şi rămâne în patrimoniul prestatorului, chiar şi după achitarea tarifului prevăzut la articolul 5 al prezentului contract. 11. Confidenţialitatea 11.1 Părţile convin anticipat şi în mod expres să considere confidenţiale toate informaţiile, datele şi documentele obţinute, legate de îndeplinirea obiectului prezentului contract şi se obligă să nu le divulge sau să le transmită terţilor pe toată durata prezentului contract şi pe o perioadă de 2 ani de la terminarea acestuia, decât cu acordul scris al celeilalte părţi. 11.2 Părţile prezentului contract au obligaţia de a păstra faţă de terţe părţi confidenţialitatea tuturor informaţiilor referitoare la relaţia lor contractuală, după cum se stipulează în contract. Părţile nu vor divulga informaţiile contractuale decât cu acordul scris al celeilalte părţi. Dacă una din părţi divulgă anumite informaţii, şi prin aceasta prejudiciază cealaltă parte contractuală, prima parte va avea obligaţia de a plăti despăgubiri. Cu toate acestea, Prestatorul va avea dreptul să menţioneze numele Beneficiarului şi natura serviciilor prestate în documentele de marketing întocmite de către acesta. 11.3 Prevederile alineatului precedent nu se aplică în cazul în care aceste informaţii sunt publice sau sunt solicitate conform legii. 12. Prelungirea contractului

34

12.1 În cazul în care Beneficiarul nu furnizează informaţiile solicitate la datele convenite, va apărea o decalare corespunzătoare (luând în considerare numărul de zile lucrătoare) a termenelor de prezentare a rapoartelor Prestatorului către Beneficiar. 12.2 În cazul în care Prestatorul nu va preda rapoartele la datele convenite ca urmare a intervenirii situaţiei prevăzute la articolul 13.1, va apărea o prelungire corespunzătoare a duratei contractului (măsurată în numărul de zile lucrătoare). 13. Modificarea contractului 13.1 Prezentul contract poate fi modificat numai în baza unui act adiţional semnat de ambele părţi contractante. 14. Încetarea contractului 14.1 Prezentul contract încetează în următoarele cazuri: 14.1.1 Prin acordul ambelor părţi; 14.1.2 Prin denunţarea unilaterală de către una dintre părţi; denunţarea îşi produce efectele în termen de 5 zile de la data primirii unei notificări scrise, prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire; 14.1.3 Prin îndeplinirea obiectului prezentului contract; 14.1.4 Prin imposibilitatea îndeplinirii obiectului prezentului contract; 14.1.5 În cazul falimentului uneia sau ambelor părţi; 14.1.6 În celelalte cazuri expres prevăzute de legea română drept cazuri de încetare a contractului. 14.2 În toate aceste cazuri, dacă legea nu dispune altfel, Beneficiarul se obligă să plătească Prestatorului tariful, calculat în conformitate cu prevederile articolului 5 al prezentului contract, proporţional cu serviciile prestate până în momentul încetării prezentului contract. 14.3 În cazul în care pe durata prestării serviciilor, auditorului financiar independent i s-a retras calitatea de auditor financiar recunoscută de CAFR, Beneficiarul este obligat sa rezilieze unilateral contractul, cu obligativitatea acordării unui preaviz de 3 zile calendaristice. Prestatorul are obligaţia de a anunţa Beneficiarul în maxim 24 de ore de la data comunicării de către CAFR a retragerii calităţii de auditor financiar. Depaşirea termenului prevăzut la aliniatul precedent dă dreptul Beneficiarului să solicite despăgubiri în cuantumul prevăzut la art. 8.3. 15. Cesiunea 15.1 - Prestatorul are obligaţia de a nu transfera total sau parţial obligaţiile sale asumate prin contract, fără să obţină, în prealabil, acordul scris al achizitorului. 15.2 - Cesiunea nu va exonera prestatorul de nici o responsabilitate privind garanţia sau orice alte obligaţii asumate prin contract 16.Forţa majoră 16.1 Debitorul obligaţiilor contractuale va fi exonerat de executarea unor asemenea obligaţii contractuale dacă executarea este împiedicată sau întârziată de orice acţiune sau cauză mai presus de controlul uneia dintre părţi şi pe care o asemenea parte nu a putut-o prevedea sau evita, cu condiţia ca partea, ale cărei obligaţii au fost afectate, să informeze prompt, în termen de maxim 120 ore de la producerea situaţiei de Forţă Majoră, cealaltă parte, asupra unor asemenea cauze şi va depune toate eforturile de a-şi duce la îndeplinire obligaţiile sale. Dacă situaţia de Forţă Majoră durează mai mult de 9 luni, prezentul contract va înceta. Sunt considerate cazuri de Forţă Majoră, fără a se limita la, următoarele: război, inundaţii, cutremure, condiţii meteorologice periculoase, ordine ale autorităţilor de stat sau locale etc. 17. Comunicarea raportului 17.1 Prestatorul va comunica beneficiarului toate documentele realizate în executarea prezentului contract pe suport de hărtie şi pe suport electronic. 17.2 Transmiterea electronică de informaţii nu este pe deplin sigură şi nici lipsită de erori. Informaţiile transmise pe această cale pot fi interceptate, modificate, pierdute, distruse, pot ajunge cu întârziere sau pot

35

fi incomplete, iar utilizarea lor poate ridica anumite riscuri. Ca urmare în cazul în care informaţiile transmise se referă la aspecte care prezintă o importanţă semnificativă pentru beneficiar, este recomandabilă solicitarea documentelor doar pe suport de hârtie. 17.3 În cazul în care beneficiarul doreşte ca prestatorul să protejeze cu parolă toate sau anumite documente transmise electronic, beneficiarul va comunica opţiunea sa către prestator, pentru ca acesta să ia măsurile corespunzătoare. 18. Soluţionarea litigiilor 18.1 Orice neînţelegere rezultată din valabilitatea, executarea şi interpretarea prezentului contract va fi soluţionată în mod amiabil. 18.2 Orice litigiu decurgând din sau în legatura cu acest contract, inclusiv referitor la încheierea, executarea ori desfiintarea lui, se va solutiona prin arbitrajul Curtii de Arbitraj Comercial International de pe lânga Camera de Comert si Industrie a României - Bihor, în conformitate cu Regulile de procedura arbitrala ale acestei Curti. Hotarârea arbitrala este definitiva si obligatorie. 19. Limba care guverneaza contractul 19.1. Limba care guverneaza contractul este limba româna. 20. Comunicari 20.1. Orice comunicare dintre parti, referitoare la îndeplinirea prezentului contract, trebuie sa fie transmisa în scris. 20.2. Orice document scris trebuie înregistrat atât în momentul transmiterii, cât si în momentul primirii. 20.3. Comunicarile între parti se pot face si prin telefon, telegrama, telex, fax sau e-mail, cu conditia confirmarii în scris a primirii comunicarii. 21. Legea aplicabila contractului 21.1. Contractul va fi interpretat conform legilor din România. 22. Dispoziţii finale 22.1 Toate notificările şi comunicările privind prezentul contract, se vor face în scris şi vor fi trimise la următoarele adrese: - pentru BENEFICIAR: persoana de contact: conf.dr.ing. Iulian STANASEL – manager de proiect; adresa: Universitatea din Oradea, Facultatea de Inginerie Manageriala si Tehnologica, str. Universităţii, nr. 1, cod poştal 410087, localitatea Oradea, jud. Bihor, România; fax 0259-408.136, telefon 0259-408.136 - pentru PRESTATOR: [persoana de contact] adresa [……………..], fax: […….], telefon: […….], e-mail: […….]. 22.2 Orice schimbare a adreselor menţionate mai sus, va fi notificată în scris celeilalte părţi, în timp util. 23. Anexele contractului 23.1 Următoarele documente sunt anexate la prezentul Contract şi constituie parte integrantă a Contractului:

• Anexa 1 - Specificaţii tehnice pentru verificarea cheltuielilor Contractului de finanţare cu numărul de identificare POSDRU/161/2.1/G/133930

o Anexa 1.1 Informaţii despre subiectul verificării cheltuielilor o Anexa 1.2 Scopul prestaţiei: Proceduri de realizat

• Anexa 2 - Raportul privind constatările factuale pentru verificarea cheltuielilor Contractului de finanţare cu numărul de identificare POSDRU/161/2.1/G/133930

• Anexa 3 - Copie după Contractul de finanţare cu numărul de identificare POSDRU/161/2.1/G/133930, încheiat între Universitatea din Oradea- Facultatea de Inginerie Manageriala si Tehnologica în calitate de beneficiar şi AMPOSDRU, cu toate anexele la acesta

• Anexa 3a - Ghid pentru determinarea corecţiilor financiare

36

• Anexa 4a - Instrucţiunea 3 şi 4 (nr. 110/C.I./23.01.2009) privind achizitionarea serviciului de

audit financiar pentru contractul de finanţare • Anexa 4b - intitulată „Verificarea cheltuielilor”, aferentă Instrucţiunii 3 şi 4 (nr.

110/C.I./23.01.2009) privind achizitionarea serviciului de audit financiar pentru contractul de

finanţare • Anexa 5 - Ghidul pentru efectuarea achizitiilor publice in cadrul POSDRU • Anexa 5a - Instructiunea 5 si 6 (nr. 173/C.I./04.02.2009), inclusiv anexe, privind efectuarea

achizitiilor publice in cadrul POSDRU 23.2 În cazul unui conflict între prevederile Anexelor şi cele din Contract, prevederile Anexelor prevalează. Încheiat astăzi [data], în Oradea, în două exemplare, cu valoare egală, câte unul pentru fiecare parte (prestator şi beneficiar), părţile garantând prin prezenta că reprezentanţii, ale căror semnături apar mai jos, au fost şi sunt la data încheierii acestui contract legal investiţi să încheie prezentulcontract. PRESTATOR reprezentat prin : ADMINISTRATOR L.S.

ACHIZITOR reprezentat prin : RECTOR Prof.univ.dr.ing. Constantin BUNGAU L.S. Director General Administrativ Prof.univ.dr.ing. Mircea GORDAN L.S. Director Economic Ec. Crina Maria GHERLEA L.S. Oficiul Juridic L.S.