eBusiness

Introducere înProject Management

Mihaela Brut

mihaela@infoiasi.rohttp://www.infoiasi.ro/~mihaela

©Nancy MatisOctombrie 2006

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

2]

Agenda

Contactarea de către clienţi

Recepţia unuiproiect

Analiza unui proiectPregătirea

Devizul de cheltuieliPlanificarea

Lansarea şi urmărirea

ProducţiaResurse financiareAsigurarea calităţii

Închiderea unui proiect

FinalizareaPost-MortemArhivarea

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

3]

Contactarea de către clienţi

Clienţii – noi sau existenţiEste necesar:

Analiza tipului de cerere/proiectEstimare a bugetuluipropunere a procesului de desfăşurare a proiectuluietc.

⇒ Clineţii trebuie să aibă încredere în modul nostru profesional de lucru

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

4]

Recepţia proiectului

Provocări:Client existent :

⇒ Proiect nou⇒ Flux continuu de proiecte

Client nou:⇒ Este cunoscut “tipul de proiect”⇒ Proiectul concret este necunoscut

Managerul de proiect este desemnat:Pe clientPe tip de proiect

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

5]

Analiza proiectului

Tipuri de analiză:Nedetaliată: prospect; şanse minime de a obţine contractul

Analiză minimă (buget şi planificare simplificate)

Detalită: certitudinea obţinerii contractului; atragere clienţi regulaţi

Analiză în detaliu (deviz, planificare, inclusiv a procesului de lucru la proiect, definirea resurselor, pregătirea fişierelor etc.)În cazul proiectelor mari, cu buget ridicat:«Business Plan »

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

6]

Etapele analizei

1. Tipul proiectuluiDe ex., în cazul proiectelor de traducere:

Documentare ⇒ traducere simplă / tehnicăLocalizare softwareProiecte multimedia

Proiecte Web

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

7]

Etapele analizei

2. Componentele proiectuluiDocumentare: paginile textuale, ilustraţiile însoţite sau nu de textLocalizare software: pachetul soft respectiv, documentaţia, help-ul, materiale de promovare, licenţa, fişierul Readme.txtMultimedia: fişierele video, audio, text, softwareProiect Web: documentaţia (.pdf), conţinutul de tip HTML, conţinutul multimedia

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

8]

Etapele analizei

3. Etapa de realizare a proiectuluiEtapa lingvistică: traducerea, revizia simplă, tehnică, lingvistică, tehnico-lingvistică, asigurarea calităţii lingvisticeEtapa tehnică: machetarea, prelucrarea imaginilor, compilarea/testarea pachetelor soft/aplicaţiilor Web, QA finală

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

9]

Etapele analizei

4. Resurse necesareMateriale: calculatoare, aplicaţii software, documentaţii de referinţă, cursuri de pregătireUmane: traducători, revizori, DTP, asigurarea calităţiiTehnice: experţi în machetare, prelucrare imagini, aplicaţii multimedia

⇒ soluţii pentru cazuri de indisponibilitate: achiziţionare, utilizare specialişti externi, pregătirea personalului...

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

10]

Pregătirea: devizul şi planificarea

Trebuie cunoscut:Volumul de lucru: prin unităţi facil de contabilizat ⇒ număr de cuvinte/pagini/ilustraţii; dacă nu e posibil ⇒ număr de orePreţul: standard sau per client⇒ stabilit în funcţie de productivitate, costuri preconizate

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

11]

Devizul - preţul

Exemple de preţuri unitare:

0,5625Orice tipCreare PDF

11,25BucataIlustraţii simple

15BucataIlustraţii complexe

0,23CuvântTraducereMeniu de Help/HTML

65OraDezvoltare

45OraCompilare/testare/debugging

0,3CuvântTraducereSoftware

45OraCompilare/testare/debugging

7,5BucataCapturi ecran

11,25Pagină (Quark, PageM, …)

DTP

5,625Pagină (Word/Frame)DTP

0,20CuvântTraducereDocumentare-text

Preţul (EUR)UnitateaSarcina de lucruComponenta

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

12]

Devizul – grila de costuri

Localizarea proiectului OL01

1. FrancezaComponent Sarcina Volum Unitate Preţ/unit Total EUR

Soft Traducere 2.875 Cuvânt 0,3000 862,50Compil/Test/Déb 15 Oră 45,0000 675,00

Help Traduction 9.786 Cuvânt (Perfect) 0,0767 750,26Traduction 5.498 Cuvânt (Fuzzy) 0,1533 843,03Traduction 15.679 Cuvânt (New) 0,2300 3.606,17Screenshots 48 Buc. (simple) 7,5000 360,00Compil/Test/Déb 16 Oră 45,0000 720,00

Doc Traduction 10.265 Cuvânt (Perfect) 0,0667 684,33Traduction 2.693 Cuvânt (Fuzzy) 0,1333 359,07Traduction 23.852 Cuvânt (New) 0,2000 4.770,40Illus 29 Buc. (simplă) 11,2500 326,25DTP 185 Pagină (PageM) 11,2500 2.081,25PDF 185 Pagină (PageM) 0,5625 104,06

Sub-total 16.142,32PM (10 %) 1.614,23TOTAL 17.756,55

Proiect unilingv

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

13]

Devizul

Cel mai simplu: în Excel

Include şi:Coordonatele expeditorului/destinataruluiDate şi alte referinţe (proiect, etc.)ÎntârzieriSalutăriŞi… cererea de abrobare

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

14]

Pregătirea: devizul şi planificarea

Pregătirea:Termenul final: fixat de către client sau propus de noi

⇒ De stabilit planificarea în mod riguros⇒ Timpul necesar pentru fiecare etapă, stabilit

cu ajutorul metricilor:Traducere : 2.500 cuvinte/zi docRevizie : 5.000 – 7.500 cuvinte/zi docQA lingv : 10 000 à 20 000 cuvinte/zi docDTP – Word/Frame : 8 pagini/orăIlustraţii: 3-4 illus/oră

⇒ Timpul necesar fiecărei sarcini⇒ Numărul de resurse necesare

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

15]

Planificarea

Exemplu de proiect:150.000 cuvinte în MS Word (Traducere + Revizie; nu şi QA)200 ilustraţii simple750 pagini în MS Word

Calcul :Trad: 150.000/2.500 = 60 zile de muncăRev.: 150.000/7.500 = 20 zile de muncăIllus.: 200/3 = 66,5 ore de muncă(= 8 ¼ zile)DTP : 750/8 = 93,75 ore de muncă(= 11 ¾ zile)

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

16]

Planificarea

Propunere:4 traducători timp de 15 zile2 revizori timp de 10 zileRevizia poate începe la 10 zile după începerea traducerii2 persoane pentru DTP ⇒ 6 zile2 persoane pentru ilustraţii în puţin mai mult de 4 zileDurata completă ce poate fi propusă:

26 zile lucrătoare

Revizie DTP

IllusTraducere

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

17]

Planificarea

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

18]

Lansarea şi urmărirea

Dacă devizul şi planificarea sunt acceptare ⇒ se lansează proiectul în producţieResursele electronice ale proiectului trebuie foarte bine organizate

De diferenţiat fiecare proiectDe reprezentat componenteleDe reprezentat etapele

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

19]

Lansarea şi urmărirea

Client

Proiect

Componentă

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

20]

Lansarea şi urmărirea

Fişiere originale Diferenţiere pe limbi şi etape

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

21]

Urmărirea producţiei

Fişier de urmărireAceeaşi structură de directoare cu cea a proiectuluiDe actualizat zilnicPoate fi simplu sau detaliatUtil ⇔ uşor de utilizat de alţii

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

22] NegruNegru

= = TerminTerminatat

RoRoşşu = u = îîn cursn curs

VerdeVerde = = PrevăzutPrevăzut

ExemplExemplulul 1 (pro1 (proiieecct local)t local)

Urmărirea producţiei

Componente

Sub-componente şi fişiere

Etape

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

23]

Urmărirea producţiei

ExemplExemplulul 2 (pro2 (proiieecct international)t international)

Dimensiunesuplimentară:Diferenţiere pe Limbi

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

24]

În cazul proiectelor internaţionale:LPM = Local Project ManagerIPM = International Project ManagerMicro-management Vs. Macro-managementLocal PM raportează IPMIPM = cel care are contact cu clientul Gestionează tipuri diferite de resurseIPM pregăteşte instrucţiunile, centralizează

informaţiile şi ia deciziiLPM: responsabil de calitatea proiectului local Vs.

IPM: în mod normal, nu intervine deloc în producţie

Urmărirea producţiei

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

25]

Gestiune financiară

Controlul costurilorGestiunea finanţelorControlul “marjei”:

Marja brută în % =

Venituri - Cheltuieli

Venituri

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

26]

BugetulBugetulUnui proiectUnui proiect

Costuri directeCosturi directe((dede producproducţţieie))

CosturiCosturi fixefixe

ImpImpozitozitProfit NetProfit Net

BugetulBugetul 100100CoCosturisturi directdirectee --6060Marja brutăMarja brută = = 4040Costuri fixeCosturi fixe --2020Profit Profit antant impimpozitozit== 2020ImpImpozitozit --1010Profit netProfit net == 1010

ReinvestiReinvestiţţiiii --55DividenDividenttee --55((IImpmpozitozit pepe div.div. --22))ProfitabilitProfitabilitate pentruate pentruinvestinvestiitortor == 33

Gestiune financiară

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

27]

BugetulBugetulproiectuluiproiectului

Costuri directeCosturi directe((dede producproducţţieie))

Costuri fixeCosturi fixePierdere netăPierdere netă

BugetulBugetul 100100Costuri directeCosturi directe --8585Marja brutăMarja brută = 15= 15Costuri fixeCosturi fixe --2020Profit Profit antant impimpozitozit == --55ImpImpozit ozit 00Pierdere netăPierdere netă == --55

ReinvestiReinvestiţţiiii 00DividenDividenttee 00((ImpImpozitozit pepe div.div. 0)0)ProfitabilitProfitabilitate pentruate pentruinvestinvestiitortor == 00

Gestiune financiară

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

28]

QA (Quality Assurance)

Depinde de diverşi factori:Tipul proiectuluiDomeniulClientulVolumulResurselePlanificareaBugetul, etc.

Exemple de QA:QA lingvisticăQA DTPQA SoftwareQA pentru Help, etc.

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

29]

Ex: QA lingvistică

Verificare finală după intervenţia revizorilorDiferite tipuri de QA...

« Pentru priul utilizator »Text comprehensibil ?Fluid ?Logic ?

«QA pe mostre »Re-verificare completă a 10 % din întreg textul

Corect rămâne corectDacă sunt probleme text returnat celor care l-au lucrat

Rol de «prim utilizator» al acestor 10 %«QA extinsă»1. Lectură rapidă a textului final pentru verificarea fluidităţii2. Verificare rapidă segment cu segment3. Verificare ortografică + Re-lectură rapidă

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

30]

Liste de verificare (Checklists)

Conform tipului ŞI nivelului reviziei

Furnizate sau nu de client

Generale şi/sau specifice

Trebuie însoţite sau nu de fişierele revizuite

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

31]

Product names are not translated, even words like "Suite" and "Edition"

Checking of OS options done against a MAC platform

NACheckedSpecific Checklist for the project

...

All references to the source language’s reality are adapted to the target language to compensate the socio-cultural differences between the two countries

All issues not solved are reported to the PM and/or notified by the conventional marks (???, ###)

Files are saved in the right format to the right place using the right name

Generic final checks (double space; space+comma/full stop; double full stop; double comma)

Spell check is done and errors are corrected

Grammar, syntax, and punctuation correspond to the target language standards

All text is localised (except where specifically indicated)

Time, date, currency, number format, and measurement units are correct according to specific country standards or customer’s guidelines

Manual covers are correctly localised

Headers and footers are translated correctly and consistently

All art and callouts are translated (consistently to context)

Phone numbers, URLs, Web sites, on-line services and all hyperlinks are checked and valid for the target country

Legal information (eg. copyright page) are correct according to customers' instructions

Formatting is consistent with the customer standard guidelines or project specific guidelines

Phone numbers, URLs, Web sites, on-line services and all hyperlinks are checked and valid for the target country

Interface options are checked against the software

Terminology is consistent (inside the product and products of the same customer)

Style is homogenous and follows customer's guidelines

Updated product specific glossary and general glossary used

NACheckedGeneral Checklist

Ex - Liste de verificare

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

32]

QA – Formular de evaluare

/5Global evaluation

/5Respect of client's rules (style guide, glossary, guidelines)

/5Presentation

/5Spelling & Typos

/5Style & Word choice

/5Grammar

/5Terminology

/5Subject understanding

/5Language understanding

/5Omissions

Furnizat/cerut sau nu de către client –exemplu:

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

33]

Închiderea proiectului

Finalizarea producţieiRecepţia fişierelor

QA necesară? Durata? Toate sunt finalizate?

Livrarea fişierelorNume sugestiveMijloacele de livrare cerute

Feed-back din partea clientului

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

34]

Post-Mortem

= Raport final asupra proiectuluiPentru :

ClientNoi şi alţi PMDirecţiuneEchipele care au lucrat la proiect

Conţinut :Problemele şi soluţiile abordatePropuneri pentru viitorPunctele pozitive de asemenea

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

35]

Arhivarea

La sfârşitul proiectului curent sau a grupului de proiecte din care face parteConform procedurii definiteDenumiri sugestiveBază de dateStocarea pe mai multe medii, în mai multe copii

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

36]

Bibliografie

Matis, Nancy. 2005. La gestion de projets de traduction et sa place dans la formation de traducteurs, Équivalences, numéro 32/1 2005 -"La traduction à l'heure de la localisation" HEB, Haute École de Bruxelles, 47-62.

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

37]

Bibliografie

MS Project Overview, curs on-line:http://ecolotrain.uni-saarland.de/index.php?id=2047&L=1Project management, curs on-line:http://ecolotrain.uni-saarland.de/index.php?id=1924&L=1

Mih

aela

Bru

t, E

-Busi

nes

s 2006/2

007 [

38]

Agenda

Contactarea de către clienţi

Recepţia unuiproiect

Analiza unui proiectPregătirea

Devizul de cheltuieliPlanificarea

Lansarea şi urmărirea

ProducţiaResurse financiareAsigurarea calităţii

Închiderea unui proiect

FinalizareaPost-MortemArhivarea

eBusiness

Introducere înProject Management

©Nancy MatisOctombrie 2006

Întrebări?