integrarea tehnologiilor

8/3/2019 integrarea tehnologiilor

1/6

ABORDAREA CONTABILITII N CONTEXTUL NOILORTEHNOLOGII INFORMAIONALE

Lect.drd. Florin RADU - Universitatea Valahia din Trgovite, e-mail: [email protected]

Progresele nregistrate n domeniul TI, impactul pe care acestea l au asupra diferitelordomenii de activitate, perioada lung de timp scurs de la nceputurile informatizrii contabilitii iexperiena acumulat n domeniu ne determin s formulm o ntrebare: Este momentul s sencerce adaptarea contabilitii la TI, i la informatic n special? Aceast ntrebare pare cu att maicu ct justificat, pn n prezent, relaia dintre contabilitate i informatic a fost una de influenarentr-un singur sens: informatica s-a adaptat la contabilitate. Dezvoltarea sistemelor informaticecontabile s-a limitat la informatizarea procedurilor contabile, fr s se produc vreo modificare alor, sau oricum vreuna esenial. S-au obinut avantaje considerabile n ce privete viteza de

prelucrare i corectitudinea prelucrrilor, diminuarea costurilor, ns sunt suficiente aceste realizri?Informatica va determina o transformare total a contabilitii, nu doar pentru c procedura

va fi modificat, ci pentru ca ea va nceta s mai fie o funcie autonom a ntreprinderii, pentru a fiintegrat ntr-un sistem general de prelucrare a informaiilor. Demersul analizei impactului TIasupra domeniului contabilitii trebuie s porneasc de la rolul contabilitii. Direciile dedezvoltare a contabilitii deriv din studiul obiectivului contabilitii i presupune analiza

principiilor, normelor, metodelori procedeelor contabile ce duc la atingerea obiectivului propus.n contextul evoluiei sistemelor informaionale, studiul tendinelor n contabilitate,

urmrete trei aspecte: contabilitatea ca instrument de descriere i modelare a ntreprinderii, calitate repus n

mod constant n discuie de evoluia ntreprinderii i a mediului su economic, social i tehnologic.Aici se are n vedere identificarea direciilor de evoluie ce se manifest n cadrul ntreprinderiimoderne i a lumii afacerilor n general.

contabilitatea ca sistem de prelucrare a informaiilor necesare modelrii ntreprinderii.Asociaia American de Contabilitate (American Accounting Association) consider contabilitateaca un sistem informaional, deoarece aceasta nglobeazi aspectele generale ale teoriei informaieii aspectele specifice teoriei generale a sistemelor.

contabilitatea ca practic social ntr-o reea de restricii reglementate, mai mult sau maipuin stricte, avndu-se n vedere natura i intensitatea consensului care exist ntre organizaie,contabili i utilizatori.

Tehnologii pentru automatizarea ciclului de prelucrare a datelor financiar contabile

De mii de ani contabilitatea s-a adaptat la cerinele de informare a celor ce aveau nevoie deinformaiile sale. Astfel, de la contabilitatea rudimentar a culturii egiptene, bazat de un sistem

contabil simplu, axat pe partida simpl, s-a ajuns la sistemul contabil n partid dubl, n care sencearc eliminarea suportului informativ de baz (hrtia) i nlocuirea lui cu un suport mai puinvulnerabil i mai rapid ca mijloc de culegere, prelucrare i transmitere a datelor financiar-contabile.

Tranziia spre mijloacele de prelucrare i stocare electronic a cunoscut o evoluie n trepte.Primul calculatori primele aplicaii de contabilitate au fost inventate n a doua jumtate a secoluluiXX. Acesta a fost perioada n care un calculator central era folosit de mai muli utilizatori conectai

prin intermediul unor terminale neinteligente. La nceputurile lor, aceste sisteme se limitau doar la areproduce sistemele de contabilitate manual, adic repetau aceleai proceduri de prelucrare adatelor contabile, dar cu ajutorul calculatorului. n felul acesta se culegeau aceleai date, se generau

C U P R I N
http://cuprins.pdf/


2/6

aceleai informaii care erau transmise acelorai destinatari i se meninea aceeai structurorganizatoric.

Urmtorul pas l-a constituit apariia calculatoarelor personale, moment n care a aprut i posibilitatea descentralizrii prelucrrii datelor. Necesitile de informare n aceast perioad s-auschimbat: conducerile i acionarii firmelor manifest noi nevoi de informare, mai diverse, cum ar fi

de exemplu valoarea activelor intangibile (satisfacia clienilor). Au aprut chiar cereri de informaiicare nu erau n nici un fel caracteristice pentru situaiile contabile tradiionale: informaii despreimpactul asupra mediului, riscurile la care este supus ntreprinderea, gestiunea capitaluluiintelectual, capacitatea de inovare, gradul de satisfacere a clienilor, capacitatea de nvare imotivare a salariailor.

Contabilii dispun acum de noi mijloace de informare cu ajutorul crora pot culege,administra, prelucra, distribui i analiza att informaiile concrete, reale rezultate n urmattranzaciilor economice clasice, ct i pe cele referitoare la cunotinele, activele intangibile alentreprinderii care circul ntr-o manier integrat prin intermediul unor aplicaii cum suntIntranetul, data mining, bazele de cunotine, gestiunea documentelor, ntre care se detaeaz dedeparte schimbul electronic de date (Electronic Data Interchange). Tabelul nr. 1 prezint o sintez aevoluiei tehnicilor de prelucrare specifice contabilitii:

Tabelul nr. 1. - Sinteza evoluiei tehnicilor contabile de prelucrare

Perioadeistorice

Nevoi de informare Posibiliti tehnice Rspunsul contabilitii

Marilecivilizaii

Cunoaterea cheltuielilori veniturilor

Hrtia, scriereacuneiform

Utilizarea partidei simple

nceputurilecomerului

nregistrarea fiecreimicri a mrfurilor

Hrtia Intervine partida dubl.Apar primele registre decontabilitate

Revoluiaindustrial

Importana capitalului i acunoaterii beneficiilor

Hrtia, apariiatiparului

Se perfecioneaz partidadubl. Apar cereri de

informaii privind rezultatelefinanciare1960 Se solicit tot mai multe

informaii ntr-un timp ctmai scurt

Primele calculatoare:mai muli utilizatori laun singur echipament

Automatizarea sistemelorcontabile manuale

1981 Obinerea informaiilorfinanciare necesare luriideciziilor

Calculatoare personale.Rspndireainformaticii

Sisteme informaionalecontabile integrate. Informri,raportri, grafice

Secolul XXI Informaii n timp real.Comer electronic

Reele de calculatoare:Internetul i tehnologiacomunicaiilor

Automatizarea culegeriidatelor. Schimbul electronic dedate i documente.

n cadrul ciclului de prelucrare a datelor financiar-contabile, multe din datele culese de pedocumentele primare cu ajutorul unei aplicaii sunt supuse aceluiai proces de mai multe ori, ndiferite alte compartimente.

n continuare sunt prezentate o serie de exemple de erori, paralelisme sau ntrzieri nculegerea i prelucrarea datelor contabile, urmate i de soluii pentru evitarea lor:

facturile emise de ctre compartimentul desfacere sunt preluate aici pentru a se asiguraevidena stocurilor de mrfuri sau produse, iar la compartimentul contabilitate valoarea facturilormai este preluat o dat pentru a se ine evidena analitic a creanelor clienilor i a mrfurilorieite din patrimoniul firmei. n acelai timp ele mai particip la operaiuni de preluare a datelor de


3/6

dou ori la client iar dac n decontarea ntre parteneri mai intervin i bncile, mai sunt preluate demcar dou ori. Soluia: apelarea la EDI.

n cadrul unitilor comerciale de vnzare en-detail se ine evidena mrfurilor n cadrulraioanelor de mrfuri, a magazinului n ansamblul su i a unitii de care aparine magazinul, attla nivelul contabilitii financiare, ct i a celei de gestiune (acolo unde aceasta exist). Soluia:

introducerea echipamentelor pentru recunoaterea optic a codului de bare sau a POS (Point-of-Sale). n cadrul bncilor, preluarea datelor privind conturile clienilor se realizeaz att n cadrul

componentei front-office (ghiee, birouri de creditare), ct i n cadrul celei de back-office(contabilitate, decontri interi intrabancare). Soluia: introducerea bancomatelor (Automatic TellerMachine - ATM), a crilor de debit i de credit, transferul electronic de fonduri.

n cazul plilor pentru diferitele tranzacii dintre partenerii de afaceri apar ntrzieri caurmare de decontrilor efectuate dup emiterea documentelor de plat sau a apariiei extrasului decont de la bnci. Soluia: schimbul electronic de fonduri (Electronic Funds Transfer - EFT).

atunci cnd se dorete luarea unor decizii de investiii pe baza documentelor de sintez alecontabilitii, a celorlalte situaii financiare este necesar ca acestea s fie cutate n diverse dosaresau chiar s fie realiste, iar n cazul n care este necesar participarea mai multor decideni trebuie s

se atepte ceva timp pentru a se stabili o dat la care att situaiile financiare, ct i decidenii s fiepregtii pentru o astfel de decizie: Soluia: EDI, groupware, Intranet i Extranet.

multe din aplicaiile financiar contabile continu s aib un sistem destul de incomod depreluare a nregistrrilor contabile, n sensul c operatorii sunt nevoii s introduc sau s selectezeconturile corespunztoare operaiunii economice pe care doresc s o nregistreze. n acelai timpanalitii financiari sunt pui de multe ori n dificultate atunci cnd trebuie s ia o decizie pe bazadatelor financiar contabile. Soluia: implementarea sistemelor expert n activitatea financiarcontabili a aplicaiilor bazate pe inteligena artificial.

Schimbul electronic de dateStandardul EDI se definete n mod uzual ca un transfer al documentelor financiare ntre

calculatoare, la nivelul aplicaiei, sau un schimb de informaii ntre aplicaiile unor societi diferite.ntr-un sens mai larg, EDI este termenul generic pentru transmisii de tipul computerto-computer.El este rapid, ieftin i reprezint o metod sigur de transmitere a ordinelor de plat, facturilor,notelor de transport i altor documente. Att emitorul, ct i receptorul trebuie s cad de acord nlegtur cu formatul documentului. Emitorul trebuie s utilizeze o aplicaie care creeaz un formatde fiier identic cu cel ateptat de aplicaia receptorului. Conversia se realizeaz de ctre software-ulde translatare EDI. La recepie, software-ul schimb fiierul din forma standard n care estetransmis, n formatul utilizat de software-ul de procesare a documentelor. Avantajele EDI sunt:

Economisete timp i bani, deoarece transferul de informaii de la calculator la calculatoreste automat, iar nivelul erorilor se reduce aproape n totalitate, datorit eliminrii reintroduceriiinformaiei.

Ofer posibilitatea de a relua unele documente, datorit faptului c sunt stocate n csuelepotale. Cnd clientul dorete o copie a unei facturi, aceasta este cutat n csua potali apoitransmis

prin fax sau e-mail.

Extinde gama de clieni, deoarece exist multe societi mari care au aderat la un programEDI i care lucreaz numai cu cei care le trimit documentele financiar-contabile n format EDI.

mbuntete serviciul clientului prin transferul rapid al documentelor financiar-contabile, diminuarea erorilori creterea vitezei de completare a lor. Un exemplu n acest sens lreprezint VSR (Vendor Stock Replenishment), un program implementat de K-mart (unul dintre ceimai importani comerciani ai lumii), care permite furnizorilor s menin inventarierea tuturordepozitelor. Cu VSR nu exist riscul de a lansa o factur, atta timp ct stocul este zero. Sistemulurmrete efectuarea plilor, controleaz stocul existent, comenzile etc.


4/6

Recunoaterea optica caracterelorEste un sistem ntlnit n sistemele de vnzare cu amnuntul (POS). Prin echipamente

speciale de citire a unor coduri inscripionate pe etichetele produselor se citesc informaii despretipul produsului vndut, preul, cantitatea. Importana folosirii acestui tip de culegere a datelorrezid n faptul c se actualizeaz automat stocul de produse existente n depozite, odat cu

descrcarea gestiunii de produsele vndute i nregistrarea ncasrilor efectuate. Datele privind oricefel de vnzare sunt transmise la un calculator unde au loc prelucrrile on-line. n cazul unei vnzrin numerar, datele privind tranzacia efectuat, cum ar fi codul produsului pentru fiecare articolcumprat, preul fiecrui articol, data efecturii tranzaciei, valoarea total a vnzrii i orice alteimpozite i taxe referitoare la vnzarea respectiv sunt nregistrate prin intermediul unui terminal isunt disponibile calculatorului central pentru prelucrare imediati obinerea informaiilor necesarecompartimentului desfacere n fiecare zi. Dac vnzarea are loc pe baz de cri de credit sau debit,tranzacia de vnzare incluse, pe lng elementele enunate anterior, i verificri i cereri deautorizare de efectuare a plii din contul clienilor, ceea ce presupune intrarea n legtur cuterminalele sau alte echipamente de comunicare ale instituiilor financiar bancare.

Bancomatele (ATM-urile)Sunt similare sistemelor POS. Ele permit clienilor s-i constituie depozite, s retrag

diferite sume de bani, s cear situaia contului, s transfere sume de bani sau s efectueze pli,ntr-un timp foarte scurt i care determin preluarea automat a datelor, ce vor fi supuse

prelucrrilor on-line n toate compartimentele organizatorice care le solicit.Transferul electronic de fonduri (EFT)Prezint o serie de avantaje: timpul rapid de efectuare a plilor; reducerea costurilor cu

hrtia folosit; confirmarea instantanee a solvabilitii clientului; flexibilitate i varietate deimplementare, n funcie de mrime tranzaciilor, fiind nevoie de bancomate (n cazul tranzaciilorde valori mici) sau de reele internaionale de clearing (pentru tranzacii de valori foarte mari ntre

bnci internaionale). Dezavantajul acestui sistem de transferuri const n dificultile de asigurare acaracterului privat i al confidenialitii plilor. Bncile sunt obligate, prin reglementrile nvigoare, s poat documenta detaliat fiecare transfer efectuat. Se ntlnesc trei categorii de astfel desisteme: transferul prin intermediul telexului sau faxului, transferul la locul vnzrii i prin sistemulSWIFT (Society for WoldWide Internbank Financial Telecommunication).

GroupwareReprezint sistemul ce include un software specializat are ajut grupurile de lucru n

atingerea anumitor obiective sau pentru realizarea unor proiecte. Un astfel de software includeaplicaii specifice, cum ar fi pota electronic, procesoare de texte, foi electronice de calcul pentrurealizarea de analize financiare sau statistice, conferine electronice, pentru programarea ntlnirilor,

pentru managementul proiectelor.Intranetuli ExtranetulIntranetul i Extranetul se deosebesc de Internet prin faptul c sunt reele cu informaii care

au caracter privat, adic n primul caz sunt dezvoltate pentru asigurarea comunicrii informaiilor lanivelul unei organizaii, iar n cel de-al doilea caz pentru asigurarea comunicrii ntre organizaiileaflate ntr-un parteneriat strategic.

Gestiunea electronica documentelorn prezent, se manifest tot mai mult tendina de ntocmire electronic a documentelori

listarea lor. Pentru un numr mare de firme se manifest greutatea gestionrii unei cantiti din ce nce mai mari de documente primare. Singurul mod de a avea un control asupra acestora o constituieapelarea la gestiunea electronic a documentelor, care permite stocarea, arhivarea unui volum imensde informaii i, n acelai timp, uurini rapiditate n interogarea, cutarea, extragerea, partajarealor de ctre mai muli utilizatori n acelai timp.


5/6

Sistemele experti inteligena artificialn activitatea financiar-contabilInteligena artificial a devenit o realitate nu numai n domeniul biologiei sau biogeneticii, ci

i n economie, cu aplicaii din cele mai diverse n gestiunea economico-financiar a firmelor. ndomeniul financiar-contabil, dou componente de baz ale inteligenei artificiale au aplicabilitatelarg: sistemele expert i bazele de date inteligente.

Sistemele expert au aplicabilitate n economie, n general, i n domeniul financiar-contabil,n special, datorit caracterului simbolic al prelucrrilori al modului de exploatare a informaiilor.Ca urmare a necesitii de interpretare a fiecrei operaiuni economice care este supus nregistrriicontabile se impun alte instrumente dect sistemele tradiionale de preluare i prelucrare automat adatelor contabile, instrumente care s preia expertiza umani s fac interpretri prin care s seajung la rezultate similare gndirii umane, dar ntr-o perioad mai scurt de timp. Sistemele expertsunt capabile s trateze o astfel de problem, iar dintre cele mai cunoscute arii de utilizare a acestoran domeniul financiar-contabil pot fi enumerate: gestiunea conturilor de furnizori i clieni,

planificare financiar, determinarea i analiza abaterilor de la activitatea planificat, sprijinireacontrolului intern, gestiunea stocurilor, diagnosticul financiar al firmelor.

Modificri n sistemul financiar contabil prin utilizarea noilor tehnologii

informaionale

n ceea ce privete tehnologiile informaionale i de comunicaii i implicaiile acestoraasupra sistemelor financiar-contabile, putem formula urmtoarele concluzii:

o mai puternic integrare. Sistemele financiar-contabile sunt obligate s fac parte dintr-un sistem integrat de aplicaii n cadrul firmelor care apeleaz la sistemul EDI, dac doresc s

beneficieze de avantajele lui. Sistemul financiar contabil este cel care ofer cea mai mare parte ainformaiilor economico-financiare necesare desfurrii activitilor de zi cu zi, i numai. Dar, nueste suficient, pentru c eficiena utilizrii resurselor informaionale ale organizaiilor depinde demodul n care fiecare component a sistemului informaional interacioneaz cu celelalte i care estegradul de integrare. Ca urmare, sistemul financiar-contabil nu mai poate fi vzut ca o componentce se rupe de celelalte componente funcionale ale sistemului din care face parte, ci ca parteintegrat a unui ansamblu de componente, uneori, chiar inseparabile.

o nou form sub care se manifest ciclul prelucrrii datelor contabile. Ciclul prelucrrilordatelor financiar-contabil nu mai este cel tradiional (culegere, pregtire, prelucrare propriu-zisiobinerea informaiilor de ieire) i la care s participe doar tehnicienii contabili. Activitilespecifice ciclului de prelucrare se reduc considerabil, prin comasarea sau chiar eliminarea unoradintre ele (culegere, n cea mai mare parte automat, prelucrare i transmitere, tot sub formelectronic, n jurnal, cartea mare i obinerea documentelor de sintez), doar obinereadocumentelor de sintez i a altor raportri generale specifice domeniului rmnnd n sarcinacontabilului i cu timpul, probabil cu ajutorul sistemelor expert, i acestea vor fi eliminate,economistului revenindu-i doar misiunea de a lua decizia final.

un nou suport de realizare a nregistrrilor contabile. Are loc dematerializarea suportuluipe baza c

ruia se fac nregistr

rile contabile, n sensul elimin

rii suportului de hrtie

i preluarea

automat a datelor pentru articolele contabile direct din documentele electronice. Prin aceast formde prelucrare se elimini contarea documentelor contabile, n forma clasic.

un flux mai lejer i mai rapid al documentelor. Circuitul documentelor primare este cutotul altul, eliminndu-se multe dintre fazele intermediare de verificare, avizare sau aprobare a lor.Lucrul acesta ns impune acordarea unei atenii sporite legislaiei, controlului i audituluifinanciar-contabil.

crearea arhivelor virtuale. Modalitile de arhivare a documentelor se schimb radical. Nuse mai apeleaz la nuruirea dosarelor cu documente contabile, ci la forme mult mai simple i cares nu presupun un alt volum de munci un spaiu prea mare de arhivare. Se redefinete noiunea


6/6

de document i nregistrare, se creeaz noi profesii: managerul de nregistrri i bibliotecarul dearhive electronice.

transformarea total a controlului intern i auditului sistemelor informaionale financiar-contabile. Acestea capt noi forme, noi obiective i noi modaliti de realizare. Astfel, acum se

pune problema auditri n jurul calculatorului i n calculator, problema crerii unor sisteme

universale de auditare, ca urmare a fenomenului de internaionalizare i globalizare a sistemelorinformatice. schimbarea radical a modului de a privi profesia contabil. n prezent pentru un specialist

n domeniul financiar-contabil nu mai este suficient s cunoasc n detaliu tehnica contabil,modalitile de efectuare a controlului sau auditului, reglementrile legislative sau s deincunotine necesare efecturii analizelor economico-financiare, ci trebuie s dispun de cunotine,din ce n ce mai detaliate, cu privire la utilizarea tehnologiilor informaionale i de comunicaii, aavantajelor strategice pe care le poate obine firma prin implementarea lor, a modului n care acesteavantaje se pot transforma n profit pentru organizaie. n noile condiii, specialitii ar trebui s-iasigure pregtirea i instruire necesar desfurrii unei practici financiar-contabile prin care s seelimine denumirea fals atribuit nc multora dintre acetia, respectiv cea de funcionari cuochelari de cal sau cea de scribi.

eliminarea barierelor de limbaj dintre diferiii specialiti din firme. Nevoia de cunoaterei instruire permanent a tuturor salariailor unei firme pentru a aplica strategiile noi determinruperea barierelor care se interpun de multe ori ntre specialitii diferitelor domenii funcionale alefirmelor.

contabilitatea s-a transformat ntr-o art de a asigura succesul unei firme numai dacties utilizeze mijloacele (tehnologia informaional) pentru obinerea i manipularea informailor,

prin care orice unitate patrimonial poate s produc maximum de profit cu efort minim.

BIBLIOGRAFIE:1. Andone, I., ugui, A. Contabilitate i sisteme informaionale. Partea a II-a, seciunea:

Sisteme expert de gestiune, Editura Sedcom Libris, Iai, 19992. Boussard, D., Eflem, J.Y. Les mcanismes comptables de lentreprise, Editions

Montchrestien, Paris, 19903. Ionescu, C. Informarea financiar n contextul internaionalizrii contabilitii, Editura

Economic, Bucureti, 20034. Neagu, T., Paraschivescu, M. Prelucrarea electronic a informaiei financiar-contabile,

partea a III-a, vol. 1, Universitatea Al. I. Cuza, Iai, 19855. Oprea, D. Premisele i consecinele informatizrii contabiliti, Editura Graphix, Iai,

1995

integrarea tehnologiilor

Documents

Transcript of integrarea tehnologiilor