Instalare și configurare Documenta...

AutorINFRASOFT SRL

Dată creareFebruarie 2014

Data ultimului reviewDecembrie 2015

Document RefDMS.DRIVE.042.5.7

Versiune4.7

DescriereDocumentul conţine descrierea procedurii de configurare şi utilizarea plugin-ului Documenta Capture.

AudienţaPrezentul document este destinat utilizatorilor sistemului Documenta DMS.

Documenta DMS Manual - Modul Documenta Capture

Documenta DMS

Documenta CaptureInstrucţiuni de configurare şi utilizare

www.documenta-dms.com

Modul Documenta Capture


CuprinsInstalare și configurare Documenta Capture.................................................................................3

Descărcare Documenta Capture................................................................................................3

Instalare Documenta Capture....................................................................................................3

Configurare fișiere duplicate......................................................................................................4

Utilizare Documenta Capture........................................................................................................4

Login.......................................................................................................................................... 4

Setări..........................................................................................................................................5

Adăugare................................................................................................................................6Ștergere............................................................................................................................... 11Activare................................................................................................................................11Dezactivare.......................................................................................................................... 12

Scanare.................................................................................................................................... 13

Completare atribute............................................................................................................ 13Preview................................................................................................................................ 14Înregistrare.......................................................................................................................... 18Ignorare............................................................................................................................... 18Ștergere............................................................................................................................... 19

Filtrare..................................................................................................................................... 19

Transmitere............................................................................................................................. 20



Instalare i configurare Documenta Captureș

Descărcare Documenta CapturePentru instalarea/configurarea componentei Documenta Capture, se descarcă fişierul DocumentaCapture_setup accesând calea http://resurse.documenta-dms.com/, pe discul local.După descărcarea fișierului de instalare, acesta se rulează și se urmează instrucțiunile de instalare.

Instalare Documenta CaptureDocumenta Capture se instalează prin rularea executabilului salvat anterior şi urmarea paşilor din ecranele afişate.

Se rulează executabilul DocumentaCapture_setup.exe

Se acționează butonul „Next” pentru inițializarea procesului de instalare.

Se acționează butonul „Finish” pentru a finaliza instalarea.


http://resurse.documenta-dms.com/


După instalare se va crea un shortcut pe desktop-ul utilizatorului.

Configurare fi iere duplicateșAplicația are integrată nativ opțiunea de a prelua sau nu și de a încărca în Documenta DMS fișierele care au aceeași denumire.Pentru realizarea acestei setări, se editează corespunzător fișierul win.properties, linia allow_duplicate_file_name = yes / no.

Utilizare Documenta CaptureDocumenta Capture pune la dispoziţia utilizatorului posibilitatea transmiterii documentelor scanate sau primite pe fax în directoarele şi sub-directoarele la care utilizatorul are acces în Documenta DMS, setarea unui tip de document, înregistrarea lor și transmiterea pe un flux de lucru pre-stabilit.

LoginAutentificarea in aplicație se realizează în tab-ul „Login”, unde utilizatorul introduce următoarele informații:

Username Password URL – câmp ce se completează automat cu URL-ul corespunzător pentru accesarea

platformei Documenta DMS.

După completarea informațiilor, se acționează butonul „Login”.



SetăriÎn meniul „Settings” (tab Monitoring) se face corespondența dintre folderele locale și folderele din Documenta DMS, fiind disponibile și următoarele funcționalități:

Setare automată; Înregistrare automată; Transmitere automată pe un flux de lucru;

Ulterior deschiderii aplicației, utilizatorul este necesar să realizeze următoarele configurări: Se accesează meniul „Settings”:

În ecranul nou apărut utilizatorul va avea disponibile următoarele opțiuni:



Elemente ExplicațieAdd Câmpul permite adăugarea unei setări.Remove Utilizatorul are opțiunea de a șterge definitiv o setare.Enable Utilizatorul are opțiunea de a activa o setare.Disable Câmpul permite inactivarea unei setări realizate anterior.

Adăugare

Pentru adăugarea unei setări, se acționează butonul „Add” și se completează informațiile:

Se selectează directorul local, de unde vor fi încărcate în aplicație fișierele documentelor scanate:



Se selectează directorul în care vor fi încărcate în aplicația Documenta DMS documentele scanate:

Se selectează tipul de document specific, de exemplu: Act adițional



Se selectează Registrul în care documentele transmise vor fi înregistrate. Numărul și data înregistrării sunt generate automat de sistem:

Se selectează fluxul de lucru corespondent tipului de document ales.



În situația în care se dorește transmiterea documentelor pe un flux de lucru doar după completarea atributelor, se bifează opțiunea „After Metadata”. În caz contrar, documentele vor fi transmise pe flux, fără valori completate pentru atributele specifice tipului de document selectat.

Se selectează modalitatea de încărcare a documentelor în aplicație:



Auto – setările efectuate se păstrează la fiecare scanare efectuată iar transmiterea documentelor în Documenta DMS se va realiza conform acestor setări.

Manual – selectarea acestei opțiuni nu permite procesarea automată a documentului, conform setărilor stabilite.

Se bifează căsuta pentru activarea setărilor sau se debifează, după caz:

Setările se salvează prin acționarea butonului „Ok”.



tergereȘPrin acționarea butonului „Remove”, utilizatorul poate șterge una sau mai multe configurări realizate. Salvarea modificărilor/ștergerilor efectuate se realizează prin acționarea butonului „Ok”.

ActivareUlterior efectuării unei configurări, aceasta poate fi activată prin acționarea butonului „Enable”. Automat se va bifa căsuța corespondentă acestei setări.



DezactivareUlterior realizării unei noi configurări, utilizatorul poate dezactiva una sau mai multe din setările anterioare prin acționarea butonului „Disable”. Automat se va debifa căsuța corespondentă respectivei setări.

Scanare

După efectuarea scanării, în aplicația Documenta Capture, Tab Monitoring va fi afișat documentul cu setările prestabilite:



Completare atribute Pentru a completa valorile atributelor corespunzătoare, se selectează documentul

scanat si se accesează meniul „Metadata”. În ecranul afișat se vor completa atributele specifice respectivului tip de document:

În situația în care utilizatorul dorește schimbarea tipului de document, aceasta se poate realiza prin două modalitați:

Din setările inițiale – tab Monitoring > meniu “Settings” Din ecranul “Metadata” (tab File) – “Change document category”.

PreviewPentru a facilita completarea atributelor sau pentru a verifica informații din cadrul documentului, este disponinilă opțiunea “Preview”, utilizatorul având posibilitatea de a



vizualiza documentul scanat și de a completa atribute în ecranul corespondent, în simultaneitate.

Există două modalități de accesare a opțiunii de previzualizare a documentelor scanate:

Tab-ul “Preview” din partea dreaptă a ecranului:

Butonul “Preview” din toolbar:

În cadrul ecranului “Preview”, în funcție de tipul documentelor, sunt disponibile mai multe opțiuni:

Pentru documente de tip .pdf: Minimizarea paginii – “Zoom in” Maximizarea paginii – “Zoom out”



Pentru documente de tip .jpg: Minimizarea paginii – “Zoom in” Maximizarea paginii – “Zoom out” Rotire pagină către stânga – “ Rotate left” Rotire pagină către dreapta – “Rotate right”

Pentru operațiuni de tip copy-paste din “Preview” (pentru documente de tip PDF) în ecranul de completare a atributelor, utilizatorul trebuie să efectueze pașii de mai jos:Opțiune “Select Tool” din meniul contextual al documentului – selectare text de copiat – selectare opțiune “Copy” din meniul contextual - “Paste” în câmpul corespunzător din ecranul “Metadata”.



Completarea câmpurilor se face manual sau cu ajutorul opțiunii “Copy-Paste” din ecranul “Preview”.



După completarea tuturor atributelor, documentul se va redenumi automat, conform formulei predefinite pentru tipul de document:

Documentul își va schimba status-ul in “Processed”, va fi transmis din directorul local în directorul selectat din DMS cu tipul de document specific, va fi înregistrat și transmis pe fluxul de lucru selectat, conform setărilor realizate anterior:



ÎnregistrareÎn situația în care în setările inițiale nu a fost selectat un registru în care să fie înregistrate automat documentele scanate, utilizatorul poate realiza manual această acțiune, prin accesarea butonului “Register” din toolbar-ul de sus.Se selectează registrul din drop-down și se completează câmpurile cu informațiile necesare, mai putin “Nr.” și “Data” care vor fi generate automat de sistem, după înregistrare.După completarea tuturor informațiilor, se acționează butonul “Ok” pentru procesarea înregistrării.

IgnorareOpțiunea de “Ignore” accesibilă în toolbar este valabilă pentru fișierele care au statusul “Pending”.



tergereȘAccesarea opțiunii “Clear” duce la ștergerea fișierelor deja procesate.Pentru confirmarea ștergerii, se acționează butonul “Ok”.

Filtrare

Pentru filtrarea documentelor deja procesate, se completează câmpul “Match” din toolbar cu informațiile vizate. Căutarea se realizează în cadrul listei de documente scanate în timp real, pe măsură ce se introduc filtrele.

Transmitere



Pentru a verifica transmiterea documentului scanat, se accesează aplicația Documenta DMS.Se poate observa cum documentul apare încărcat în aplicație, redenumit, înregistrat și transmis pe fluxul de lucru, conform setărilor realizare în Documenta Capture.Utilizatorul este notificat pe e-mail și în aplicație în iconița de notificări.Pentru vizualizarea pașilor de pe fluxul pe care a fost transmis documentul scanat, se accesează tab-ul “Flux” din Side Panel, în care este afișat stadiul fluxului.Pentru aprobarea unui document tranmis pe flux, se accesează meniul “Inbox” > tab “Activitățile mele”:


Instalare și configurare Documenta...

Documents

Transcript of Instalare și configurare Documenta...