Îmbinare de documenteO altă facilitate interesantă a lui Microsoft Word 2002 este îmbinarea de documente. Cu ajutorul acesteia putem crea rapid scrisori şi e-mail-uri personalizate sau etichete pentru plicuri folosind informaţiile de contact despre persoane dintr-o bază de date sau din lista de Contacte din Outlook. Utilizările nu se limitează aici, putem personaliza documentele cu orice informaţii sunt disponibile în baza de date respectivă, de exemplu numere de serie sau zile de naştere. Facilitatea era disponibilă şi la versiunile anterioare, dar era dificil de folosit. La Microsoft Word 2002 îmbinarea de documente se face foarte uşor cu ajutorul unui wizard în 6 paşi. Alegem din meniul Instrumente Scrisori şi Corespondenţă Expertul îmbinare corespondenţă. Acesta va fi afişat în Panoul de activităţi şi ne va ghida pas cu pas (figura 11). Crearea unor documente personalizate folosind îmbinarea de documente

Îmbinarea de documente - pasul 1

Îmbinarea de documente - pasul 2 Îmbinarea de documente - pasul 3

1

Crearea unor documente personalizate folosind îmbinarea de documente

Îmbinarea de documente - pasul 4 Îmbinarea de documente - pasul 5 Îmbinarea de documente - pasul 6

Mai întâi alegem tipul de document dorit. Putem crea scrisori sau mesaje de e-mail personalizate, adrese pentru plicuri, etichete sau director de adrese. Apoi selectăm documentul de pornire. Acesta este de obicei chiar documentul curent. În pasul al 3-lea selectăm destinatarii prin selecţia bazei de date cu informaţii despre aceştia. Cel mai simplu este să folosim Contactele stocate în Outlook. Dacă alegem această opţiune va fi pornit Outlook şi ni se va solicita să alegem din lista persoanele pe care vrem să le includem în această operaţie.

2

Figura 12: Selectarea listei de contacte din Outlook

La pasul al 4-lea înserăm în document câmpurile pentru nume, adresă sau dacă dorim alte elemente mai speciale putem alege dintre toate câmpurile disponibile în baza de date sau în lista de contacte. Pentru opţiuni avansate putem afişa bara de instrumente pentru îmbinare corespondenţă.

Figura 13: Alegerea formatului pentru adresa inserată în document

Putem apoi vizualiza documentele îmbinate, aşa cum vor arăta ele, şi în final le putem fie tipări la imprimantă, fie salva documentele îmbinate pentru editare ulterioară, sau dacă am ales să trimitem e-mail-uri avem opţiunea de transmitere mesaj.

3