III.Dezvoltareaunui Business Case eficace · 2019-06-05 · portofoliului de proiecte şi al...
Transcript of III.Dezvoltareaunui Business Case eficace · 2019-06-05 · portofoliului de proiecte şi al...
3/21/2019
1
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Un proiect pentru românii care vor să înceapă o afacere de
succes ACASĂ
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Managementul Inițiativelor
în Business
III. Dezvoltarea unuiBusiness Case eficace
Codrin-Dan Nicolau, MBA, PMP, CBAP, CPRE, PMI-PBA, CSM, OCEB, LSS-GB, ITIL
1
2
3/21/2019
2
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Secţiunea 1: Realitatea unui Business Case
Nevoile Factorilor de DecizieBusiness Case-ul
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Obiectivele Secţiunii:
După parcurgerea acestei secţiuni veţi putea să:
– Explicaţi nevoile factorilor de decizie– Definiţi conceptul şi elementele componente ale
unui business case
3
4
3/21/2019
3
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Cazul Directorilor Executivi
• Intreprinderile trebuie să dezvolte şi să îmbrăţişeze schimbarea.
• Proiectele sunt folosite pentru implementarea schimbărilor.• Fondurile alocate proiectelor sunt limitate.• Managerii executivi sunt cei care decid cum vor fi cheltuite
fondurile disponibile.• Alternativele decizionale sunt construite pe baza criteriilor
şi a datelor privind afacerea companiei.
Construirea unei Decizii
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
De regulă, este o decizie financiară
Schimbare
Scăd
ere
Cre
şter
e
Costuri
Venit
€
Timp
Beneficii
5
6
3/21/2019
4
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Definirea Business Case-ului
Business Case: Un raport scris sau verbal, adresat factorilor de decizie, în care se argumentează nevoia de a investi într-un proiect sau activitate. De regulă, acesta include :
– Alternativele avute în vedere– Nevoile organizaţionale ce vor fi îndeplinite– Analiza costurilor şi a beneficiilor – Parametrii financiari pentru măsurarea cash-flow-ului – Evaluarea riscului
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Dezvoltarea unui Business Case Eficace
Definiţi business case-ul şi să-i descrieţi elementeleExplicaţi potrivirea business case-ului la contextul mediului de afaceriRealizaţi analize de cost şi beneficiiDescrieţi parametrii financiari folosiţi în business case Evaluaţi riscul şi să explicaţi importanţa analizei riscului într-un business case
7
8
3/21/2019
5
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Dezvoltarea unui Business Case Eficace:
• Business Case – Fundamente• Primul pas: Obiectivele de Business• Compararea Alternativelor: Costurile• Compararea Alternativelor: Beneficiile• Cash Flow şi Parametrii Financiari• Analiza de Risc şi Sensibilitate• Procesul Construirii unui Business Case • Raportul şi Prezentarea unui Business • Follow-up: Ce se Intâmplă după Selectarea proiectului?
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Secţiunea 2: Business Case - Fundamente
Cerinţele unui Business Case Competiția pentru Resurse
Roluri şi Responsabilităţi într-un Business CaseConţinutul Business Case-ului
Business Case-ul şi Managementul Portofoliului de Proiecte Legătura dintre Business Case şi Ciclul de Viaţă al Produsului
Procesul Dezvoltării unui Business Case - Imagine de Ansamblu
9
10
3/21/2019
6
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Obiectivele Secţiunii
După parcurgerea acestei secţiuni, veţi putea să:– Descrieţi cerinţele impuse pentru un business case– Explicaţi motivul pentru care un business case trebuie să furnizeze
detalii legate de costurile şi beneficiile unui proiect, exprimate înmoneda organizaţiei
– Descrieţi cele mai frecvente roluri şi responsabilităţi– Prezentaţi tipurile de date incluse în raportul scris al unui business
case– Explicaţi relaţia existentă între business case şi managementul
portofoliului de proiecte– Explicaţi relaţia existentă între business case şi ciclul de viaţă al
produsului– Descrieţi procesul unui business case şi greşelile ce pot fi făcute pe
parcursul acestuia
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Cerinţele unui Business Case
Un business case necesită:Justificarea proiectelor propuseDate care să justifice existenţa proiectelorAnaliza datelor de către o echipă de specialiştiPrezentarea datelor într-o manieră consecventă şi formală
Procesul formal al unui business case îndeplineşte toate aceste criterii.
11
12
3/21/2019
7
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Competiția pentru Resurse
Majoritatea organizaţiilor au resuse limitate de timp, talent sau bani. Proiectele propuse intră în competiţie pentru aceste resurse rareProcesul decizional poate interveni la nivel de organizaţiesau departament, anual, trimestrial sau în mod continuuUn business case trebuie să furnizezeinformaţii cu privire la moneda organizaţiei, bani sau forţa de muncă
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Roluri şi Responsabilităţiîntr-un Business Case
Analist de Business
Sponsor
Factori de
Decizie
Manager de Proiect
SME
Analist Financiar
Grupul de Referinţă
13
14
3/21/2019
8
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Conţinutul unui Business Case
Plus…Sumarul executivInformaţii de sprijin
Situaţia / ContextulDeclaraţia de conţinut
Descrierea schimbărilorObiectivele de business atinse
Alinierea la nevoia de businessAnaliza competitivităţiiCondiţii de muncăAnaliza de risc şi sensibilitateAlternativele enunţate
CosturiBeneficii
FinanciareNon-financiare
Parametrii financiariModel de costModel de beneficiiPresupuneri legate de
costuri şi beneficii
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Business Case-ulşi Managementul Portofoliului de Proiecte
Portofoliul de proiecte reprezintă o colecţie de proiecte în care o organizaţie a ales să investească. Proiectele sunt alese pe baza gradului de satisfacere a nevoilor de business.
Managementul portofoliului de proiecte este format din ansamblul proceselor utilizate în administrarea portofoliului. Aceste procese includ selectarea, prioritizarea şi managementul schimbării în cadrul portofoliului.
15
16
3/21/2019
9
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Legătura dintre Business Case şi Ciclul de Viaţă al Produsului
CerinţeDezvoltare
Business CaseDezvoltat
Business CaseRe-evaluat
Revizuirea Beneficiilor
Business Case - ului
Gestionarea Proiectelor
pentru Valoare
Urmărirea Beneficiilor Proiectului
Cerinţe de Dezvoltare ImplementareConstrucțieDesign
• Mentenanţă
• Suport
• Operaţiuni
Analiza Intreprinderii
Ciclu de Viaţă al Produsului / Administrarea Portofoliului
Ciclul de Viaţă al Proiectului /
Supraveghere PMO
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Procesul DezvoltăriiImagine de Ansamblu
Identificarea
şi aprobarea
metodei de
estimare a
beneficiilor
Identificarea
şi aprobarea
metodei de
estimare
a costurilor
Metode
Dezvoltarea
Raportului
Prezentareabusinesscase-ului
Raportare
Sfârşit
Carta Business case-ului
Desemnarea
Echipei
Pregătire
Identificarea
Grupului de
Referinţă
Analiza
Costului
AnalizaBeneficiilor
Cash flow şi
Parametri
Analiza
Riscului
Analiză
Start
17
18
3/21/2019
10
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Studii de Fezabilitate
Este realizabil?
Suntem capabili?
Putem să ne descurcăm
cu resursele proprii?
Putem să ne încadrăm în timp?
Este realizabil fără a ne asuma riscuri majore?
Studiile de fezabilitate răspund unor întrebări precum:
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Probleme şi GreşeliDes Intâlnite
IndividualismulLipsa de susţinători ai metodologieiLipsa susţinerii ipotezelor (presupunerilor)Nealinierea la misiunea şi obiectivele organizaţionaleIncapacitatea de a transpune beneficiile „soft” Date financiare confuze Exces de zel în promovareOptimism exagerat
19
20
3/21/2019
11
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Un Business Case de Calitate
Un business case de calitate este:Complet (toate alternativele sunt abordate)Clar şi LogicObiectivSistematic
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Rezumatul Secţiunii
Un business case răspunde nevoii de informare a managerilor executivi, furnizând justificarea proiectului propus. Proiectele intră în competiţie pentru a obţine o parte din resursele limitate; un business case furnizează datele necesare etapei de selecţie. BA-ul, sponsorul şi analistul financiar joacă rolurile principale în dezvoltarea business case-urilor. Business case-ul este un element cheie al managementului portofoliului de proiecte şi al ciclului de viaţă al produsului.Procesul unui business case ar trebui astfel proiectat încât să fie evitate cele mai comune greşeli şi capcane. Un business case de calitate este complex, obiectiv, clar şi sistematic.
21
22
3/21/2019
12
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Secţiunea 3: Primul Pas: Obiectivele de Business
Rolul Obiectivelor de BusinessTipuri de Obiective Organizaţionale
Declaraţia de Conţinut al unui Business Case
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Obiectivele Secțiunii
După parcurgerea acestei secţiuni, veţi putea să:
– Descrieţi rolul obiectivelor de business în cadrul organizaţiei– Descrieţi tipurile şi rolurile obiectivelor de business în dezvoltarea
unui business case şi în procesul de selecţie a proiectelor – Redactaţi declaraţia de conţinut al unui business case
23
24
3/21/2019
13
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Valoarea unui Proiect
Pentru o organizaţie, un proiect este generator de valoare doar dacă îndeplineşte nevoile sau obiectivele sale de business.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Tipuri de Obiective Organizaţionale
• Obiective de business– Misiunea sau viziunea– Obiective strategice– Obiective tactice
• Alte considerații– Valori organizaţionale principale– Priorităţi
25
26
3/21/2019
14
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Ierarhia Obiectivelor Organizaţionale
Lider
Industrie
Obiective Tactice
Obiective Strategice
Reducere Rebuturi
Comercializare
Costuri de Producţie
Costuri de Mentenanţă
Optimizarea proceselor
Solicitare proceduri
Costuri Fixe
Costuri Variabile
Misiune
Vânzări Noi
Costuri Scăzute
Calitatea Produsului
Lider
Industrie
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Obiective S.M.A.R.T.
Obiectivele eficiente sunt obiective SMART:
S Specific (specifice)M Measurable (măsurabile)A Agreed to (agreate/de atins)R Realistic (realizabile/realiste)T Time-bound (delimitate în timp)
Obiectivele pot fi strategice sau tactice.
27
28
3/21/2019
15
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Misiunea şi Viziunea
Declaraţie succintă a scopului companieiExprimă adesea:– Poziţia etică– Imaginea publică– Piaţa ţintă– Produse sau servicii– Intenţii de dezvoltare
Cel mai înalt nivel al obiectivelor organizaţionale
Toate obiectivele trebuie aliniate în conformitate cu acestea
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Obiective Strategice
Strategia reprezintă modul („cum”) în care viziunea şi misiunea vor fi materializate.– Cum se poziţionează– Cum îşi gestionează capacităţile şi resursele
Obiectivele strategice sunt paşii strategici necesari a fi parcurşi pentru realizarea misiunii. Obiectivele strategice sunt îndeplinite cu ajutorul obiectivelor tactice.
29
30
3/21/2019
16
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Obiective Tactice
Sprijină obiective strategice sau tacticeIn ierarhia nevoilor de business, ele sunt specifice şi măsurabileSunt utilizate pentru un anumit proiect, produs sau livrabil Oferă beneficiilor o valoare financiară
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Valori care stabilesc standardele de îndeplinire ale misiuniiDeclaraţie de asumare a responsabilităţiiConţinutul poate include: – Declaraţia de integritate– Responsabilitatea comunitară sau socială– Atitudinea faţă de angajaţi sau clienţi– Modalitatea de realizare a activităţii
Valori Organizaţionale Principale
31
32
3/21/2019
17
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Exemple din Viaţa Reală
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Priorităţi
Există obiective prioritare?
Există valori organizaţionale prioritare?
Există un echilibru între investiţiile în noile proiecte şi mentenanţa celor existente?
Există un echilibru între proiectele fără riscuri şi cele purtătoare de riscuri?
Proiectele sunt echilibrate dpdv al obiectivelor?
33
34
3/21/2019
18
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Unde pot fi întâlnite obiectivele de business?
Declaraţia misiunii / viziunii postată pe web-site sau publicată în rapoartele anualeValorile organizaţionale publicate sau puse la dispoziţiaangajaţilor
• Obiective strategice şi tactice puse la dispoziţia mediuluiintern în sectorul privatObiective strategice şi tactice publicate pentru sectorul public şi cel non-profit
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Business Case Declaraţia de Conţinut
Declaraţia de conținut include:• Descrierea proiectului• Obiectivele tactice ale proiectului• Obiectivele de business acoperite de către proiect
35
36
3/21/2019
19
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Rezumatul Secţiunii
Un proiect propus trebuie să fie în conformitate cu obiectivele de business. Misiunea reprezintă cel mai înalt nivel al obiectivelor unei companie. Obiectivele strategice descriu modul în care misiunea va fi îndeplinită. Obiectivele tactice reprezintă obiective specifice, realizate de un proiect sau în cadrul unui program.Valorile organizaţionale descriu declaraţiile de valoare ale unei organizaţii. Proiectele trebuie să fie aliniate acestor valori.Declaraţia de conţinut a unui business case descrie acţiunile proiectului şi obiectivele organizaţionale atinse de aceste acţiuni.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Secţiunea 4: Compararea Alternativelor: Costurile
Tratarea Intrebărilor Dificile Legate de costuriModelul de Cost
Categoriile Modelului de CostPresupuneri Privind Costurile
37
38
3/21/2019
20
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Obiectivele Secţiunii
După parcurgerea acestei secţiuni, veţi putea să: – Intuiţi şi trataţi o parte a întrebărilor dificile pe care factorii
de decizie ar putea să vi le adreseze– Descrieţi scopul modelului de cost într-un business case,
precum şi ce ar trebui acesta să includă– Listaţi categoriile care pot fi utilizate într-un model de cost– Definiţi ipoteze de cost şi importanţa lor într-un business
case
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Tratarea IntrebărilorDificile Privind Costurile
Aşteaptă-te ca factorii de decizie să-ţi adreseze întrebări provocatoare legate de costuri:
Există costuri ascunse?Cum putem fi siguri că analiza a avut în vedere toate cheltuielile posibile?Cum ne dăm seama dacă alternativele au fost comparate în mod echitabil?Cum putem compara aceste costuri cu cele generate de alte proiecte propuse?Aveţi informaţii documentate care să vă susţină estimările de cost? Care sunt presupunerile privind costurile?
Cum îşi poate pregăti un BA răspunsurile pentru aceste întrebări?
39
40
3/21/2019
21
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Modelul de Cost
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Scopul Modelului de Cost
Modelul de Cost: Un sistem metodic şi raţional utilizat în vederea determinării costurilor ce trebuie incluse în business case.
Indică costurile relevante Descrie cheltuielile incluse şi cele excluse Minimizează prezenţa subiectivismului Oferă claritate în compararea alternativelor Defineşte limitele de timp ale costurilor Trebuie stabilit de comun acord Trebuie să fie documentat în cadrul raportului de
business case
41
42
3/21/2019
22
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Categoriile Modelului de Cost
Cerinţe de Dezvoltare ImplementareConstrucțieDesign
• Mentenanţă
• Suport
• Operaţiuni
Costurile Ciclului de Viaţă ale ProiectuluiProcurarea echipamentului şi materialelor
Forţa de muncă
Provizioane
Alte Cheltuieli
Costurile Operaţiunilor, de
Personal şi Materiale
Analiza
Intreprinderii
Ciclul de Viaţă al Produsului
Ciclul de viaţă al proiectului /
Supraveghere PMO
Costuri generate de mutări, schimbări adăugări (MACs)
Componentele
Modeluluide Cost
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Modelul de Cost- Exemplu
sCostul
ProiectuluiOperaţiuni
(3 ani)
MACs(30
site-uri)Total
Echipament 100,000 25,000 30,000 155,000
Forţa de Muncă 200,000 300,000 150,000 650,000
Alte Cheltuieli 50,000 40,000 15,000 105,000
Total 350,000 365,000 195,000 910,000
43
44
3/21/2019
23
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Categorii de Costuri şiRubrici Contabile: Exemple în IT
• Hardware– Proiect: Achiziţia server-ului – Operaţiuni: Contract de mentenanţă– MACs: Server adiţional
• Forţa de muncă– Proiect: PM şi echipa de bază a proiectului– Operaţiuni: Helpdesk– MACs: Munca necesară noilor instalări
• Facilităţi– Proiect: Construcţie nouă– Operaţiuni: Utilităţi– MACs: Renovări de extindere
4-8
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Presupuneri privind Costurile
• Analiza costului poate fi bazată pe o serie de presupuneri, precum:– Costul mediu cu forţa de muncă– Nivelul mediu al efortului investit în îndeplinirea muncii– Stabilitatea preţului de achiziţie al echipamentelor şi materialelor
• Se impune definirea precisă a presupunerilor în business case
• Ipotezele trebuie revizuite şi agreate înaintea publicării raportului
• Presupunerile devin surse potenţiale de risc
45
46
3/21/2019
24
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Alte ConsideraţiiLegate de Costuri
• Taxe• Amortizarea
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Recapitulare Secţiunea 4
• Factorii de decizie vor contesta estimările de costuri folosite în business case.
• Modelul de cost reprezintă o abordare metodică, utilă în identificarea şiclasificarea costurilor.
• Acesta este instrumentul de bază folosit pentru a răspunde întrebărilor adresate de către factorii de decizie.
• De regulă, modelul de cost ia forma unei matrici ai cărei vectori sunt categoriile de costuri şi ciclurile de viaţă. Categoriile ciclului de viaţăinclud costurile proiectului, costurile operaţionale şi MACs (mutări, adăugări şi schimbări). Toate presupunerile privind costurile trebuie să fie consimţite şi clar stipulate în business case.
4-19
47
48
3/21/2019
25
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Secţiunea 5: Compararea Alternativelor: Beneficiile
Tratarea Întrebărilor Dificile Privind BeneficiileModelul BeneficiilorTipuri de Beneficii
Etape în Determinare Beneficiilor FinanciarePresupuneri privind Beneficiile
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Obiectivele Secţiunii
După parcurgerea acestei secţiuni, veţi putea să: – Intuiţi şi trataţi o parte a întrebărilor dificile pe care factorii de decizie
le-ar putea ridica– Descrieţi scopul existenţei unui model al beneficiilor într-un business
case– Descrieţi categoriile de beneficii pe care un proiect le poate oferi şi
să definiţi termenii specializaţi utilizaţi în business case– Expuneţi etapele de calcul ale valorii financiare în cazul beneficiilor
tipic non-financiare– Definiţi presupunerile privind beneficiile şi rolul lor în business case
49
50
3/21/2019
26
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Tratarea Intrebărilor Dificile Legate de Beneficii
In momentul în care abordaţi capitolul „Beneficii”, aşteptaţi-vă la provocări din partea factorilor de decizie:
– Cum au fost determinate beneficiile?– Acele beneficii sunt soft. Nu pot fi determinate. – In ceea ce priveşte beneficiile, aveţi o viziune mult prea optimistă.– In ce măsură contribuie proiectul dumneavoastră la îndeplinirea
obiectivelor de business?
Cum se poate pregăti un BA pentru a face faţă acestor întrebări?
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Modelul Beneficiilor
51
52
3/21/2019
27
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Scopul Modelului Beneficiilor
• Scopul acestui model este de a determina economiile de cost şi modalităţile de evitare a acestora.– Indică beneficiile relevante– Defineşte logica beneficiilor imateriale („non-hard”)– Minimizează influenţele subiective– Oferă claritatea necesară comparării alternativelor – Defineşte limitele de timp ale beneficiilor considerate – Trebuie acceptate de comun acord– Trebuie înregistrate şi documentate în raportul business case-ului
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Tipuri deBeneficii
• Economii sau modalităţi de evitare a costurilor• Intrări de numerar sau venituri• Contribuţii pentru realizarea obiectivelor de business
SALES
53
54
3/21/2019
28
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Termeni şi Definiţii
Următorii termeni crează adesea confuzii::• Beneficii tangibile vs. Beneficii intangibile• Beneficii financiare vs. Beneficii non-
financiare• Beneficii hard vs. Beneficii soft
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Beneficii tangibile vs. Beneficii Intangibile
Beneficii Tangibile: Beneficii a căror existenţă poate fi dovedită prin intermediul unei unităţi de măsură stabilită şi validată de comun acord. Unitatea sau parametrul de măsură nu trebuie să fie în mod exclusiv de natură financiară.Beneficii Intangibile: Beneficii pentru care nu poate fi făcută o evaluare rezonabilă.
Majoritatea beneficiilor sunt tangibile. De regulă există o modalitate de măsurare a realizării unui beneficiu.
55
56
3/21/2019
29
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Obiective de Business Tangibile
Obiective de Business Indicatori de Măsură
Notorietatea Brandului Numărul căutărilor pe Internet după numele brandului
Reducerea timpului de proiectare al produsului Timpul mediu de proiectare de-a lungul unui an
Loialitatea clientelei Procentul de repetare a cumpărării de-a lungul unui an
Satisfacţia clientelei Scorurile studiilor privind gradul de satisfacţie a clientelei
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Beneficii financiare vs. Beneficii non-financiare
Beneficii financiare: Beneficii a căror realizare poate fi demonstrată prin aplicarea unor indicatori financiari. Un indicator poate reprezenta translatarea financiară al altei unităţi de măsură.
Beneficii non-financiare: Beneficii care nu pot fi evaluate din punct de vedere financiar (sau pentru care nu există un acord în acest sens).
57
58
3/21/2019
30
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Beneficii hard vs. Beneficii soft
Beneficii hard: Beneficii care pot fi uşor măsurate în termeni financiari. Beneficiile hard implică de obicei economii / evitări de costuri directe sau generare de venituri.
Beneficii soft: Nu există un standard pentru acest termen, iar conotaţia lui este negativă.
– Dacă un beneficiu este tangibil, atunci el NU este soft.– Un beneficiu soft poate fi beneficiul rezultat în urma realizării unui
obiectiv organizaţional dar pentru care nu a fost agreată o unitate de măsură.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Etape în Evaluarea Beneficiilor Financiare
Presupunând că proiectul se aliniază unui obiectiv organizaţional specific:
1. Este obiectivul măsurabil?2. Există un target fixat pentru atingerea obiectivului?3. Este targetul exprimat sub forma unei valori financiare?4. Ce procentaj al beneficiului rezultat în business case poate fi
atribuit valorii respective?Răspunsurile la întrebările de mai sus trebuie furnizate atât de
factorii de decizie cât şi de BA.
Nu uitaţi: Dacă valoarea financiară a unui beneficiu nu poate fi determinată, acesta nu va fi inclus în analiza financiară.
59
60
3/21/2019
31
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Presupunerile Legate de Beneficii
• Analiza beneficiilor se poate baza pe multe presupuneri.
• In cadrul unui business case, presupunerile trebuie definite în mod clar.
• Ipotezele trebuie revizuite şi agreate înaintea publicării raportului.
• Presupunerile devin surse potenţiale de risc.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Recapitulare Secţiunea 5
• Factorii de decizie vor contesta beneficiile estimate în business case.
• Modelul beneficiilor prezintă logica aflată în spatele estimării beneficiilor.
• Beneficiile tangibile pot fi măsurate; beneficiile intangibile nu pot fi determinate în mod relevant.
• Beneficiile non-financiare pot fi adesea cuantificate în termeni financiari.
• Paşii de calculare a beneficiilor financiare ar trebui aprobaţi de către factorii de decizie.
• Toate ipotezele privind beneficiile ar trebui aprobate şi afirmate în mod clar în raportul de business case.
61
62
3/21/2019
32
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Secţiunea 6: Cash Flow şi Parametrii Financiari
Situaţia Fluxurilor de Trezorerie (Cash–Flow)
Parametrii Financiari
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Obiectivele Secţiunii
După parcurgerea acestei secţiuni, veţi putea să: – Descrieţi scopul şi formatul situaţiei fluxurilor de
trezorerie – Definiţi şi utilizaţi indicatorii cheie ai cash flow-ului
63
64
3/21/2019
33
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
SituaţiaFluxurilor de Trezorerie
• Situaţia fluxurilor de trezorerie:– Inima analizei unui business case– Punct de pornire pentru indicatorii financiari cei mai uzuali
• Situaţia fluxurilor de trezorerie include:– Costuri şi beneficii financiare– Informaţii prezentate pe perioade de timp determinate– Informaţii de sprijin în toate calculaţiile financiare
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Cash Flow Total vs. Cash Flow Incremental
Status Quo
Beneficii
Costuri
Net
Flux Incremental
Creşteri
Scăderi
Net
Propus
Beneficii
Costuri
Net
65
66
3/21/2019
34
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Fluxul de Numerar Net
• Indică valoare netă a intrărilor şi ieşirilor de bani pentru fiecare perioadă de timp cuprinsă în situaţia fluxurilor de numerar
• Prezintă disponibilitatea de numerar• Poate reliefa tendinţe din perioadele cuprinse în situaţie• Poate fi folosit în bugetare şi planificare• Este susţinut de detaliile cuprinse în situaţiile fluxului de
numerar
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Indicatori Financiari Uzuali
• Return on investment• Raportul costuri/beneficii• Payback period• Net present value• Internal rate of return
$ ¥
€
67
68
3/21/2019
35
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Return on Investment
• Dezavantajele utilizării ROI:– ROI poate varia în funcţie de perioada analizată.– Compararea ROI a diferitelor proiecte sau alternative poate genera
concluzii eronate– ROI nu ia în considerare valoarea în timp a banilor.– ROI presupune că veniturile sunt rezultatul costurilor.– Ca raport, ROI nu reflectă magnitudinea veniturilor.
Venituri – CosturiCosturi
ROI =
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Raportul Costuri/Beneficii
• Dezavantajele folosirii raportului cost/beneficiu: – Nu ia în calcul valoarea în timp a banilor.– Poate suferi modificări în perioada analizată.– Ca raport, nu reflectă amploarea proiectului. – Compararea rapoartelor costuri/beneficii, pentru proiecte diferite,
poate conferi o perspectivă înşelătoare.
CosturiBeneficii
69
70
3/21/2019
36
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Payback Period
• Payback period: Desemnează momentul în care se atinge pragul de rentabilitate al costurilor şi beneficiilor.
– Timpul reprezintă un factor cheie al valorii. – Un interval de timp este de regulă reprezentat în fracţiuni de
perioadă (de exemplu, 3.4 ani).– Avantajele folosirii acestui parametru sunt:
• Perioadele de amortizare scurte sunt privite favorabil sub aspect financiar.
• Perioadele de amortizare scurte sunt considerate mai puţin riscante.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Actualizarea Fluxurilor de Numerar
• De-a lungul timpului, banii suferă deprecieri datorită:
– Abilităţii de a investi şi creşte volumul banilor în societatea actuală;
– Inflaţiei.• Valoarea banilor viitori trebuie actualizată astfel încât să se poată
obţine o valoare echivalentă cu cea avută în prezent.
Valoare Viitoare(1 + Rata Dobânzii)
Valoare Actualizată = n
71
72
3/21/2019
37
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Net Present Value
• Ia în considerare valoarea în timp a banilor • Foloseşte cash flow-ul net în determinarea cash flow-ului
incremental • Permite comparaţii ale valorilor propunerilor, estimate în moneda
curentă (la valoarea actuală), indiferent de:– Cash flow– Numărul perioadelor avute în vedere
• Utilizează aceeaşi rată a dobânzii pentru propunerile de proiect, după cum urmează:– Intreprinderi comerciale: Costul Capitalului – Sector public sau non-profit: Directivă Guvernamentală
NPV = Suma PV-urilor fiecărei perioade de cash flow net
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
NPV (exemplu)
Anul Flux a=15%
VA a=10%
VA
0 -1000 1 -1000 1 -10001 300 0,87 261 0,9 2702 800 0,75 600 0,82 6563 400 0,66 264 0,75 3004 300 0,57 171 0,68 204
NPV 296 430
2-27
73
74
3/21/2019
38
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Internal Rate of Return
IRR reflectă cash flow-ul net ca o rată a dobânzii de investiţii.• Reprezinta valoarea de actualizare pentru care fluxurile de
numerar actualizate pe o anumita perioada de timp sunt zero.
• Reprezinta valoarea maxima admisa pentru costul de finantare.
• Ia în considerare valoarea în timp a banilor• Propunerile cu IRR mare par mai avantajoase• Adesea comparată cu rata minimă a rentabilităţii
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
An Flux a=15%
VA a=10% VA a=32% VA
0 -1000
1 -1000 1 -1000
1 -1000
1 300 0,87 261 0,9 270 0,75 225
2 800 0,75 600 0,82 656 0,57 4563 400 0,66 264 0,75 300 0,43 1724 300 0,57 171 0,68 204 0,32 96
NPV 296 430 -51
Exemplu 2-29
75
76
3/21/2019
39
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
• Calculul IRR
300
400
10 20 30
IRR = 32%
a [%]
NPV
Exemplu 2-30
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Metoda Avantaje Dezavantaje
Pay-back
•Usor de inteles•Eficace în cazul proiectelor de scurtă durată
•Ignora dinamica fluxului de numerar pozitiv realizat după recuperarea investitiei•Irelevanta pentru proiecte pentruproiecte complexe cu durata mare
NPV •Tine cont de cashflow si devalorizarea banilor in timp pentru un factor de actualizare constant
•Dificultate in alegerea ratei costurilor de finantare (dobinzi) in cazul mai multor surse (factorul de actualizare optim este greu de stabilit)•Nu pot fi comparate proiecte mici cu proiecte mari
IRR •Arata rata maxima pe care o poate atinge propunereade proiect pentru a-sidovedi rentabilitatea•Poate fi comparata cu rata dobinzilor sau IRR altorproiecte
•Necesita un calcul mult mai complex•Alegerea corecta a duratei de viata a proiectului (numar relevant de ani)
77
78
3/21/2019
40
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
• Pentru un proiect, ca si pentru orice achizitie prezinta interesTCO.
• Acest indicator reprezinta suma dintre costul de achizitie sicosturile de exploatare pe perioada considerata
!!!!!: Nu intotdeauna produsul cel mai ieftin reprezinta cea mai buna
alternativa … uneori insa nici cel mai scump ….
Total cost of ownership (TCO)
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Recapitulare Secţiunea 6
• Situaţia fluxurilor de trezorerie indică detaliile intrărilor şi ieşirilor de numerar.
• O propunere de proiect transparentă şi clară conţine următoarele tipuri de cash flow: de status quo, al propunerii şi cash flow-ul incremental.
• Există numeroşi parametrii financiari ce pot fi folosiţi în compararea propunerilor.
• Indicatorul ROI şi raportul cost/beneficiu nu iau în considerare valoarea în timp a banilor.
• Payback, NPV şi IRR sunt parametrii care reconsideră valoarea în timp a banilor.
79
80
3/21/2019
41
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Secţiunea 7: Analiza de Risc şi Sensibilitate
Definiţia Riscului Analiza Riscului într-un Business Case
Analiza de Sensibilitate
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Obiectivele Secţiunii
După parcurgerea acestei secţiuni, veţi putea să:– Definiţi riscul şi să descrieţi diferitele categorii de risc– Explicaţi importanţa analizei riscului într-un business case şi să
descrieţi instrumentul de simulare Monte Carlo– Definiţi şi explicaţi scopul analizei de sensibilitate
81
82
3/21/2019
42
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Definiţia Riscului
Un eveniment viitor posibil, a cărui apariţie ar putea afecta proiectul sau organizaţia
Risc
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Tipuri de Risc
Cunoscut vs. Necunoscut
De business vs. De proiectPositiv vs. negativ
Extern vs. intern
83
84
3/21/2019
43
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Analiza Riscului într-un Business Case7-5
• Riscul este un factor cheie în selectarea proiectelor.
• In timpul prezentării unui business case pot apărea numeroase întrebări legate de risc:– Care sunt riscurile asociate companiei pentru situaţia în
care propunerea de proiect este implementată, sau, dimpotrivă, NU este implementată?
– Care sunt riscurile care ar putea schimba rezultatele propunerii de proiect?
– Cât sunteţi de sigur pe datele, modelele şi ipotezele emise?
– Ce soluţii aveţi pentru tratarea acestor riscuri?
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Simulările Monte Carlo
0102030405060708090
100
8000
7000
6000
5000
4000
3000
2000
1000
Cash Flow Net
Prob
abili
tate
Probabilitatea de a obţine un cash flow net de €3000 este de 85%
85
86
3/21/2019
44
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
NoţiunileRăspunsului la Risc
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Analiza de Sensibilitate
A
B0
102030405060708090
100
L <---Valori Presupuneri Relative ----> H
Cash
Flo
w N
et
Cash flow net estemai sensibil lapresupunerea A decât la presupunerea B.
87
88
3/21/2019
45
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Obiective și riscuri: de business și de proiect
Problema, oportunitatea
Obiectiv(e) de business
Obiectiv(e) de proiect
Obiectiv
strategic
Obiectiv
strategic
Livrabile
Activități Resurse
Ris
curi
de
proi
ect
Ris
curi
de
busi
ness
Nevoia
Soluția
Rezolvă...
Conduc la...
În vederea...
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Contextul proiectului
• Contextul temporal: analiza pre și post-proiect• Contextul social: analiza stakeholders• Contextul economic și financiar: business case• Contextul organizațional:
– Departamente, procese, resurse implicate/ afectate– Proiecte paralele (portofoliul organizațional de proiecte), dependențe
• Contextul cultural: politici, readiness organizațional• Contextul de guvernanță: management
89
90
3/21/2019
46
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Identificarea riscurilor
Evaluarea riscurilor
Planificarea răspunsurilor la risc
Evaluarea gradului de pregătire al organizaţiei
Evaluarea iniţială a riscului
Riscul asociat adoptării schimbării Riscul legat de a nu face nimic Riscul global al proiectului propus
De Business Financiare Technice
Probabilitate Impact
Reducere Contingenţă
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Categorizareariscului
Risk Breakdown Structure(structura defalcată pe riscuri)
Control
Comunicare
Organizațional
Dependențe ale proiectului
Resurse
Calitate
Estimare
Planificare
Managementde proiect
Piață Finanțare
PrioritizareClient
Vreme
SubcontractoriȘi furnizori
Reglementări
Tehnic
Cerințe
Extern
Performanță șifiabilitate
Tehnologie
Complexitateși interfață
Proiect
91
92
3/21/2019
47
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
RecapitulareSecţiunea 7
• Riscul reprezintă un criteriu important în selectarea propunerilor de proiect.
• Riscurile pot afecta organizaţia, succesul proiectului sau costurile/beneficiile ciclului de viaţă.
• Simularea Monte Carlo este o tehnică folosită pentru determinarea impactului diferitelor combinaţii de riscuri. Această tehnică poate măsura nivelurile de încredere necesare atingerii obiectivelor de business.
• Presupunerile trebuie analizate din perspectiva efectelor generate asupra beneficiilor şi caracteristicilor proiectului. Această operaţiune poartă denumirea de analiză de sensibilitate.
7-17
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Secţiunea 8: Procesul de Dezvoltare al unui Business Case
Imagine de Ansamblu Pregătirea
Generarea MetodelorAnaliza
Raportarea
93
94
3/21/2019
48
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Obiectivele Secţiunii
• După parcurgerea aceste secţiuni, veţi putea să:– Identificaţi cele patru faze ale procesului de dezvoltare ale
unui business case– Descrieţi faza de pregătire (inclusiv carta business case-ului),
de formare a echipei responsabilă cu dezvoltarea business case-ului şi procesul de identificare a grupului de referinţă
– Explicaţi etapele fazei de generare a metodelor (modelul de cost şi cel al beneficiilor)
– Descrieţi etapele fazei de analiză, inclusiv a analizei cost/beneficii, cash flow-ul şi parametrii asociaţi, precum şi analiza de risc
– Descrieţi procesul de raportare, inclusiv pregătirea raportului şi prezentarea
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Procesul de DezvoltareImagine de Ansamblu
Start
Dezvoltarea
Raportului
Prezentarea
Business
Case-ului
Raport
Identificarea şi
aprobarea metodei
de determinare
a beneficiilor
Identificarea şi
aprobarea metodei
de determinare
a costurilor
Metode Sfârşit
Carta Business
Case
Desemnarea
Echipei
Pregătire
Identificare
Grupului de
Referinţă
Analiza
Costurilor
Analiza
Beneficiilor
Cash flow şi
parametrii
Analiza
Riscului
Analiză
95
96
3/21/2019
49
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Carta Business Case-ului
• Carta descrie necesitatea existenţei şi aria de cuprindere ale analizei iniţiate în cadrul business case-ului.
• Carta cuprinde:– Membrii desemnaţi ai echipei– Aria de cuprindere a propunerii– Programul activităţilor– Livrabilele business case-ului
Carta Business Case-ului
Desemnarea
Echipei
Pregătire
Identificarea
Grupului
de Referinţă
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Echipa Implicată în Realizarea Business Case-ului
• Analist de Business: Conducătorul echipei
• Analist financiar: Membru cheie, extrem de important în etapa de generare a modelelor şi a parametrilor financiari
• SMEs pot fi: – Managerul de proiect– Specialişti tehnici– Business unit manageri– Specialiști operaţiuni
Carta Business Case/ului
Echipa
Desemnată
Pregătire
Identificarea
Grupului
De Referinţă
97
98
3/21/2019
50
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
IdentificareaGrupului de Referinţă
• Grup cu care să validaţi:– Modelele de Cost– Modelele Beneficiilor– Presupunerile
• Nu sunt membri activi în echipa de business case
• Pot fi reprezentanţi ai unităţilor de business, factorilor de decizie
• Modalitate de a obţine validări ale propunerii înainte de prezentare
Carta Business Case-ului
Echipa
Desemnată
Pregătire
Identificarea
Grupului
de Referinţă
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Dezvoltarea şi Aprobarea Modelelor de Cost şi Beneficii
• Dezvoltaţi modele de cost şi beneficii pentru fiecare propunere
• Identificaţi toate categoriile de costuri/beneficii şi momentele în care acestea se produc de-a lungul ciclului de viaţă al produsului– Analistul financiar este un element cheie
al acestui proces – Metodele folosite trebuie validate şi
aprobate de către grupul de referinţă • Metode de valoare ce pot fi refolosite în
viitor
Identificarea
şi aprobarea
metodelor de
determinare
a beneficiilor
Identificarea
şi aprobarea
metodelor de
determinare
a costurilor
Metode
99
100
3/21/2019
51
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Etapa Analizei
• Calculul şi identificarea costurilor şibeneficiilor specifice
• Corelarea situaţiilor privind cash flow-ul• Determinarea parametrilor• Realizarea analizei de risc şi sensibilitate
Notă: Toate presupunerile identificate trebuie validate şi aprobate de grupul de referinţă.
Analiza
Costurilor
Analiza
Beneficiilor
Cash flow şi
Parametrii
Analiza de
Risc
Analiza
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Dezvoltarea
Raportului
Prezentarea
Business
Case-ului
Raport
Etapa Raportării
• Pregătirea raportului scris– Lăsaţi sumarul executiv la urmă
• Prezentarea business case-ului– Prezentaţi forma sintetică a rezultatelor – Prezentarea va fi adresată factorilor de
decizie
101
102
3/21/2019
52
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Rezumatul Secţiunii 8
• Procesele unui Business case sunt pregătirea, dezvoltarea metodelor, analiza datelor şi prezentarea.
• BA-ul este cel care conduce analiza întreprinsă în business case, însă nu o realizează singur.
• Analistul financiar este un membru cheie al echipei.• SMEs apar în echipă atunci când este nevoie de aria lor de
expertiză.• Grupul de referinţă este un grup reprezentativ al factorilor de
decizie, care evaluează şi aprobă abordările utilizate în cadrul business case-ului.
• Prezentarea unui business case poate lua forma unui raport scris, a unei prezentări susţinute sau ambele.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Secţiunea 9: Raportul unui Business Case şi Prezentarea Conţinutului Său
Raportul Business Case-uluiConţinut
Prezentarea Business Case-ului
103
104
3/21/2019
53
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
ObiectiveleSecţiunii
După parcurgerea acestei secţiuni veţi putea să:– Descrieţi livrabilele specifice unui business case – Descrieţi conţinutul raportului– Descrieţi caracteristicile şi conţinutul prezentării unui business case– Anticipaţi capcanele unei astfel de prezentări
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Raportarea unui Business Case
Livrabilele unui business case sunt:– Raport scris– Prezentare– Ambele
1st Quarter Report
SALES
105
106
3/21/2019
54
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Contextul/SituaţiaDeclaraţia de conţinut
Ce se va schimbaAlinierea la nevoile de business
Analiza competițieiCerinţe privind forţa de
muncăAlternativele considerateCosturi
BeneficiiFinanciareNon-financiare
Parametrii financiariModelul de CostModelul BeneficiilorAnaliza de risc şi sensibilitatePresupuneri privind costurile
şi beneficiile
ConţinutulBusiness Case-ului
Plus…Sumarul executivInformaţii de sprijin
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Documentarea Metodologiei
Analizaţi şi argumentaţi cu grijă:• Modelul de cost• Toate formulele de determinare a costurilor• Presupuneri cheie legate de costuri• Modelul beneficiilor• Toate formulele de determinare a beneficiilor• Presupunerile cheie legate de beneficii• Explicaţiile tuturor modelelor introduse în business case • Argumentele informaţiilor prezentate• Enunţarea clară a perioadei de timp alocate• Paşii prin care veţi obţine validarea metodelor dvs.
107
108
3/21/2019
55
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Informaţii de Sprijin
Aceste informaţii includ:• Cash flow-ul total pentru toate propunerile alternative• Cash flow-ul total pentru scenariul de status quo • Cash flow-ul incremental al tuturor propunerilor
alternative • Informaţii privind:
– Costurile echipamentelor– Costurile forţei de muncă (proiect şi operaţiuni)– Detalii privind beneficiile şi calculele argumentative ale acestora
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Sumarul Executiv
Sumarul executiv: Un rezumat sintetic al business case-ului– Acesta include:
• Contextul/situaţia• Obiectivele de business atinse de propunere• Schimbările suferite de organizaţie pentru fiecare scenariu luat în calcul • Prezentarea sintetică a costurilor• Prezentarea sintetică a beneficiilor• Rezumarea riscurilor• Recomandări
– Trebuie redactat la sfârşit!
109
110
3/21/2019
56
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
PrezentareaBusiness Case-ului
• Parte a procesului de selectare şi prioritizare a proiectelor• Adesea, procesul are loc în mod periodic (anual,
trimestrial) • Publicul este compus din:
– PPMO– Manageri Executivi– Comitet Director
• Formatul şi lungimea documentului pot fi impuse
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
ConţinutulPrezentării
• De regulă, prezentarea oferă o imagine de ansamblu asupra business case-ului
• Prezentările lungi ocazionează discuţii legate de:– Modelele de cost şi beneficii– Presupunerile cheie– Informaţii suplimentare privind riscurile
• Deşi amănuntele nu trebuie incluse în prezentare, ele trebuie pregătite pentru eventualitatea apariţiei de întrebări.
111
112
3/21/2019
57
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
CapcanelePrezentării
• Prezentarea unor metode sau modele care nu au fost revizuite împreună cu grupul de referinţă
• Utilizarea unor parametrii care nu sunt validaţi sau agreaţiîmpreună cu grupul de referinţă
• Subiectivismul• Exagerarea beneficiilor proiectului• Exces de amănunte în prezentare• A nu-ţi cunoaşte publicul:
– Idei preconcepute– Ce este relevant şi important din perspectiva sa
• Neanticiparea întrebărilor care pot veni din partea auditorului
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Ce urmează?
Decizia poate fi:
113
114
3/21/2019
58
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Rezumatul Secţiunii
• Un business case poate lua forma unui raport, a unei prezentări sau ambele.
• Raportul unui business case descrie toate modelele şi metodele utilizate şi ar trebui să conţină informaţii de sprijin, inclusiv situaţiile cash flow-ului.
• Prezentarea unui business case este, cel mai adesea, una sintetică.
• Prezentarea unui business case va avea toate şansele de reuşită dacă presupunerile şi metodele au fost revizuite şi validate de către grupul de referinţă.
• După prezentarea propunerii, factorii de decizie pot lua următoarea hotărâre: acceptare, respingere, reţinere sau refacere.
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Secţiunea 10: Follow-up: Ce se Intâmplă dupăSelectarea Proiectului?
Re-evaluarea Business Case-uluiRecomandări Finale
115
116
3/21/2019
59
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Obiectivele Secţiunii
După parcurgerea acestei secţiuni veţi putea să:– Explicaţi de ce un business case ar trebui re-evaluat după ce a fost
selectat– Descrieţi momentul din ciclul de viaţă al produsului şi din cel al
proiectului în care re-evaluarea are loc– Explicaţi ingredientele cheie ale unui business case de succes
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Re-evaluarea Business Case-ului
Proiectul a fost selectat.Ce se poate întâmpla?
Multe:– Riscurile se pot manifesta.– Presupunerile lansate pot fi greşite.– Modelele de cost şi beneficii se pot dovedi inadecvate sau
eronate. – Obiectivele de business se pot modifica.
Nu uitaţi: Ne aflăm la începutul ciclului de viaţă al produsului.
117
118
3/21/2019
60
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Când IntervineRe-evaluarea
• Business case-ul poate fi re-evaluat:
– Pe parcursul implementării proiectului– In timpul operaţiunilor
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Re-evaluare pe Parcursul Implementării Proiectului
• Re-evaluarea este de regulă realizată în faza de finalizare.• Rezultatele proiectului sunt comparate cu cele menţionate în
business case: – Au existat modificări ale obiectivelor de business?– Proiectul îşi menţine traiectoria corectă în îndeplinirea obiectivelor de
business?– Este necesară o actualizare a business case-ului?
• IIBA denumeşte acest procedeu drept “Gestionarea proiectelor pentru aport de valoare” (Managing Projects for Value)
• Există şi situaţii în care proiectele trebuie anulate.
10-4
119
120
3/21/2019
61
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Re-evaluarea în Timpul Operaţiunilor
• Re-evaluare are loc atunci când proiectul a fost finalizat.• Răspunde la întrebarea, “Am îndeplinit obiectivul de business?”• Este folositor datorită lecţiilor învăţate (lessons learned).• Este util în soluţionarea problemelor legate de îmbunătăţirea
tehnicilor procesului. • IIBA denumeşte această procedură: “Urmărirea Beneficiilor
Proiectului” (Tracking Project Benefits).• Există situaţii în care se recurge la anularea procesului programat
sau a celui de business generat de proiect.
Knowledge Guide
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Re-evaluarea şiCiclul de Viaţă al Produsului
Cerinţe
Dezvoltare
Business CaseDezvoltat
Business CaseRe-evaluat
Revizuirea Beneficiilor
Business Case - ului
Gestionarea Proiectelor
pentru Valoare
Urmărirea Benefiiclor Proiectului
Cerinţe de Dezvoltare ImplementareConcepereDesign
• Mentenanţă
• Suport
• Operaţiuni
Analiza Intreprinderii
Ciclu de Viaţă al Produsului / Administrarea Portofoliului
Ciclul de Viaţă al Proiectului /
Supraveghere PMO
121
122
3/21/2019
62
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Recomandări Finale
• Folosiţi grupul de referinţă.• Nu exageraţi atunci când vă “vindeţi” propunerea. • Nu lucraţi de unul singur.• Asiguraţi-vă că propunerea se aliniază obiectivelor de
business.• Includeţi detalii care să vă susţină concluziile emise.
123