IBS PHARMA

Solutie completa pentru lanturi de aprovizionare ale distribuitorilor de produse farmaceutice

Rapid, sigur, eficient – la fel ca produsele farmaceutice pe care le distribuiti IBS PHARMA este o solutie completa – software, hardware si servicii – dezvoltata special pentru distribuitorii de produse farmaceutice si de sanatate, pre-distributie si servicii. Este exact reteta ideala IT pentru toti partenerii de afaceri ai intregului lant de distributie farma.

IBS PHARMA imbunatateste procesele si reduce costurile pentru distribuitorii de produse farmaceutice si de sanatate. Aceasta conecteaza intr-un lant extins distribuitorii si pre-distribuitorii cu clientii prin farmacii, spitale si alte puncte de distributie medicamente.

En-grosistii farma au nevoie de o solutie IT care: • Manevreaza volume mari in orele de varf • Realizeaza nivele inalte de servicii si indeplineste

cerinte de calitate stricte • Controleaza inventarul si comanda pentru a

permite reduceri majore pentru bugete restranse • Ajuta la procesarea in siguranta si calitativa a

produselor conforme legal si calitativ • Ofera facturare flexibila, rapida si precisa • Returneaza un castig real, vizibil in urma investitiei IT

IBS PHARMA completeaza retetele cu:

• Procesarea unui volum mare al comenzilor automata, corecta si rapida, cu disponibilitatea unui raspuns imediat

• Functionalitatile de comanda de vanzare si livrare va ajuta sa executati comenzile rapid, minimizati erorile, minimizati timpii morti si sa ridicati nivelele de servicii

• Managementul automat al depozitului si comenzilor pentru a controla inventarul, optimiza incarcarea depozitului si a grabi procesele

• Depistarea si urmarirea produselor, utilizarea narcoticelor si a materialelor cu grad de risc si realizarea la timp a documentelor de livrare

• Facturare flexibila la cerere, cu fixarea preturilor astfel incat sa indeplineasca nevoile financiare ale voastre si ale clientilor vostri

• Analizarea si raportarea va ajuta sa va imbunatatiti afacerea prin masurarea indicatorilor cheie de performanta, realizarile partnerului de afaceri si rentabilitatea

O solutie verticala specializata strict pe industria farmaceutica IBS PHARMA este o solutie IT construita pe baza unei puternice experinte in industrie. IBS este singurul dezvoltator international de software de distributie din lume care este partener cu IFPW (Federatia Internationala a Distribuitorilor de Farmaceutice) si GIRP (Asociatia Europeana a Distibuitorilor de Farmaceutice)

Distributia de farmaceutice infrunta intodeauna numeroase provocari si schimbari Distribuitorii de produse farmaceutice se confrunta zilnic cu situatii in care este necesara procesarea volumelor mari de tranzactii care cer optimizarea folosirii depozitului, a intrarilor, comenzilor si picking-ului si eficientizarea livrarii. Rezultatele sunt reducerea costurilor de intretinere si a timpilor de procesare si totodata retururi mai putin costisitoare, mai mici si in final clienti fericiti.

O industrie care opereaza deja pe profituri mici are nevoie de solutii

imbunatatite. IBS PHARMA optimizeaza procesele de distributie si toate procesele de afaceri, determinand:

• Reducerea costurilor operationale • Protejarea profitului net si cel al distributiei totale • Reactie rapida la schimbarile pietei • Raspunsul cu incredere la schimbarea profilelor clientilor • Modificarea dinamica a nevoilor in servicii • Imbunatatatirea serviciilor catre clienti

Detaliile va vor arata cum IBS PHARMA va face diferenta de calitate pentru afacerea voastra de distributie de farmaceutice

Managementul comenzilor de vanzari Comenzile sunt sursa afacerii de distributie de farmaceutice. IBS PHARMA realizeaza un management al comenzilor de vanzari intr-o maniera rapida si exacta cu o functionalitate automata si intuitiva. IBS PHARMA Intrari Comenzi este complet integrata cu depozitarea, logistica si facturarea, pentru a va ajuta sa livrati corect produsele si sa primiti platile rapid. IBS PHARMA garanteaza un impuls puternic si rapid pentru administrarea comenzilor de vanzari.

IBS PHARMA este construit pentru viteza, exactitate si flexibilitate in special in vederea intrarii comenzilor si completarea lor pana la cele mai mici detalii. Iata un exemplu: denumirea produselor farmaceutice sunt deseori

complicate si greu de ortografiat. IBS PHARMA corecteaza automat articolele introduse gresit prin recunoastere fonetica.

IBS PHARMA Management Comenzi Vanzari va furnizeaza unelte automate pentru fluidizarea intrarii comenzilor, incluzand:

• Comenzi complet automatizate electronic cu confirmare imediata a disponibilitatii

• Centralizare rapida a comenzilor prin telefon cu corectie fonetica a numelor articolelor

• Intrare a comenzilor prin Internet sau dispozitive mobile

• Comunicatie EDI integrata • Informatii despre traseu si confirmari online • Suport pentru comenzi back-to-back • Apeluri wake-up pentru a reaminti clientilor sa comande

• Planuri de apeluri automate • Suport la nivel inalt pentru autorizarea produse lor si vanzarilor restrictive

• Sugestii automate pentru inlocuiri, produse alternative si generice.

• Folosirea unor algoritmi de impartire corecta pentru produse cu stoc foarte redus

• Discounturi tip Livrare si Debit • Utilizarea narcoticelor, antibioticelor si produse

lor periculoase, cu raportare completa, docu mente de livrare si management al bazei de date a acestora

• Controlul limitei de creditare • Date, documente si interfete utilizator multilin gve

• Utilizare de valute multiple • Functinalitate multicompanie

Facturare si alte probleme financiare In zilele noaste industria farmaceutica are nevoie de facturare rapida pentru a grabi ciclurile de plati

– incasari in numerar si a imbunatati profiturile. IBS PHARMA ofera facturare la cerere bazata pe informatii precise in timp real. Revitalizati-va afacerea cu facturarea si contabilitatea automata si integrata furnizata de IBS PHARMA.

Facturarea automata, electronica cu IBS PHARMA poate comprima ciclurile de plati si minimiza erorile manuale, cu facturare la cerere care urmareste

toate programele de plati. De flexibilitatea IBS PHARMA beneficiaza de asemenea si clientii vostri, prin realizarea de declaratii exacte si automatizarea calcularii preturilor si reducerilor. Beneficiile duc chiar pana la comunicatii rapide de date prin email si EDI.

Facturarea IBS PHARMA este completata de un sistem financiar puternic strans legat de metodele pietii internationale. Facturarea si modulul financiar sunt

integrate total in solutia IBS PHARMA prin IBS Integrator. Toate tranzactiile reflecta informatiile in timp real colectate de la modulele instalate, inclusiv distributia. Preturile individuale ale unui client sunt disponibile la momentul introducerii comenzii.

Functionalitatile modulului de facturare

IBS PHARMA includ:

• Facturarea la cerere imediata, partiala sau periodica • Flexibilitatea preturilor si a discounturilor

- Calculatii de preturi individuale - Preturi de vanzare si metode de reduceri - Conditii de bonificatie la diverse produse - Stabilire de preturi bazata pe activitate sau cantitate - Liste de preturi - Reduceri la valoare de comanda

• Recompense • Management contracte

Solutia financiara a IBS PHARMA va ofera controlul financiar complet, incluzand:

• Contabilitate completa cu A/R, A/P, GL • Metode de contabilizare a costurilor

• Contabilitate consolidata pentru grupuri si companii - Controlul international al bunurilor - Acoperirea legislatiei nationale financiare

• Vizualizare on-line a informatiilor financiare, cu posibilitatea analizei tranzactiilor pe mai multe nivele de complexitate

• Posibilitatea definirii de catre utilizator a unei structuri de tip cont multiplu, prin cont, numar de produs sau client, etc.

”Solutia la cheie IBS minimizeaza riscul

proiectului pentru noi, si eu personal

privesc in viitor la beneficiile importante

ale eficientei si imbunatatirii

functionalitatii pe care noul sistem il

ofera.”

Elmo de Alwis, Managing Director, Sigma Company

Management depozit Procesarea, depozitarea si livrarea a mii de produse fara timpi pierduti: aceasta este afacerea clasica pentru distribuitorii de produse farmaceutice. IBS PHARMA se bazeaza pe IBS enterprise software, solutie IT pentru lanturi de distributie, lider la nivel mondial, construita sa faciliteze automatizarea proceselor de distributie si depozitare a volumelor mari de produse rapid si eficient. IBS PHARMA face posibila reducerea costurilor de inventariere, procesare de acte si a costurilor totale.

IBS PHARMA fluidizeaza receptia, depozitarea si pregatirea pentru distributie a miilor de linii de comenzi vanzari. Prin suportul RF si al codurilor de bare se permite controlul in timp real al inventarului si reduce procesarea de acte. Solutia ofera suportul complet pentru interfete cu A-frames, roboti, benzi rulante si automate. Procesele depozitului se desfasoara la viteze mai mari, cu precizie mai mare si costuri mai mici.

Depozitarea de produse farmaceutice trebuie de asemenea sa indeplineasca cu strictete reglementarile pentru narcotice si produse periculoase. IBS PHARMA are suport complet pentru locatiile de depozitare, documentare si alte proceduri de siguranta.

Urmarirea si trasabilitatea la nivel de cod de produs, impachetare sau serie ajuta la asigurarea sigurantei si integritatii bunurilor pe parcursul lantului de distributie.

Managementul depozitului IBS PHARMA include suportul pentru:

• Scanare RF, suport de coduri de bare si comenzi de depozitare pentru un depozit total automatizat

• Miscare automata a stocului • Interfete on-line cu A-frames, roboti de picking, sisteme de benzi rulante si automate

• Punct I de control pentru compararea documen telor de livrare cu continutul containerelor si

pentru controlul incarcarii depozitului • Controlul impachetarii bunurilor prin numar de produs sau lot

• Asezarea bunurilor receptionate pentru dispersa re eficienta

• Sugestia automata • Analiza completa a starii produselor • Asigurarea calitatii produselor • Monitorizarea valabilitatii (BBD) • Intretinerea unui depozit sau locatie speciala, de ex. zone cu dispozitive frigorifice

• Utilizarea narcoticelor si a produselor periculoase • Conceptul de Centru pentru Multipla Distributie • Schimbarea destinatiei depozitului in caz de necesitate

• Cross-docking • Politica de miscare a bunurilor pentru definirea depozitului care livreaza

”Noi ne asteptam ca sistemul IBS va

genera economii anuale substantiale. Este o situatie win-win.

Phillippe Milliet, Board Member, Galenica AG

Picking si livrare IBS PHARMA eficientizeaza munca intensiva de picking si livrare prin folosirea de metode automate, de comanda si informatii de livrare. Miscarile bunurilor cu IBS PHARMA inseamna reducerea costurilor operationale impreuna cu cresterea satisfactiei clientilor, mai putine lipsuri, timpi mai scurti ai proceselor si livrarea produselor exacte la timp.

IBS PHARMA este proiectat pentru a va ajuta sa folositi locatiile depozitului pentru incarcare si picking mai rapid. Toate zonele de procesare ale unui depozit, de la Primiri la Plecari, sunt planificate sa asigure cel mai eficient flux de produse. Reaprovizionarea interna la locatiile primare, in special zonele cu trafic intens, de asemenea mareste vitaza proceselor de picking si livrare.

IBS PHARMA ofera suport extins pentru containere si selectia acestora - punct critic al distributiei de produse farmaceutice. Suportul solutiei pentru benzi

rulante automate si roboti (vezi ‘Managementul Depozitului’) este integrat in totalitate cu functionalitati de picking.

Functionalitatile de picking si livrare ale

IBS PHARMA includ:

• Desfacere si consolidare a comenzii pentru a scurta timpii de livrare

• Manevrare paleti • Tiparire rapida de pick-list, cu instructiuni si avertismente • “Selectie inteligenta” din pick-list conform rutei, datei de livrare si

codurilor de prioritate • Selectia containerului pe baza de produs (volum/ linii, dimensiuni,

greutate, diverse criterii cum ar fi fragil, racit, etc.) • Selectia containerului pe baza de tip (marime, greutate maxima, conditii

speciale, nivel maxim de umplere, container implicit) • Selectia containerului pe baza de criteriu (numar maxim de containere

pe linii, limitari de incarcari, sistem picking, sistem de benzi rulante, grad de umplere, greutati)

• Tiparirea de etichete pentru containere • Concept “Cutie-in-cutie” (produse racite sau

incalzite) • Planificare online a rutelor sau vederea in an

samblu a comenzilor • Planificarea rutelor logisticii depozitului • Planificarea rutelor cu secvente de livrare la clienti dintr-o anumita

zona • Urmarirea livrarilor

Comanda Un semn al sanatatii si sigurantei afacerii in distributia de farmaceutice reprezinta evitarea insuficientei livrarii si pastrarea costurilor de inventariere scazute – in caz contrar clientii vor comanda in alta parte. Informatia precisa este cheia unei aprovizionari inteligente si la timp, permitand companiei voastre sa cumpere produse de calitate la cele mai bune preturi de la furnizori de incredere. IBS PHARMA ajuta la imbunatatirea si automatizarea procesului de procurare.

IBS PHARMA automatizeaza procesele de comanda prin utilizarea istoricului vanzarilor, nivelelor de inventar in timp real si datele principale ale tuturor tranzactiilor. Solutia asigura un suport logic pentru luarea unor decizii de aprovizionare bazate pe un istoric cerut, impreuna cu profilele de sezon si trend din istoricul de comenzi de vanzare. Sunt luate in considerare si modelele de promotii ale vanzarilor curente, nivele de comanda si service. Mijloacele de simulare si analiza folosita ofera modele si previziuni care va ajuta in luarea celor mai bune decizii de aprovizionare si sa sortati furnizorii pentru o procesare exacta.

Cu IBS PHARMA, diviziile de aprovizionare pot asigura nivele optime de stoc, prin aceasta reducand costuri fara a influenta calitatea.

Functia de aprovizionare IBS PHARMA include:

• Previziuni automate de aprovizionare bazate pemetode definite de sistem si/sau de utilizator

• Sugestii de aprovizionare automata cu modificari manuale bazate pe comenzi primite

• Aprovizionare automata a retelelor depozitului • Reordonare automata a punctelor de verificare, cu creare de comanda

• Istoric online al produselor si istoric la cerere constant actualizat

• Profilele de sezon si orientare ale produselor • Mijloace de simulare pentru revizuirea si corecta rea liniilor de produse

• Comanda si planificarea complet automata • Realizare de cereri automate de pret pentru anumite categorii de produse

• Analiza inventarului • Planuri de reduceri de stocuri • Campanii, recompense si suport al evenimente lor speciale

• Management la nivel de servicii • Creare automata de comenzi de achizitii prin EDI, fax, scrisoare, Internet

• Functie de achizitii de urgenta • Utilizarea conventiilor de achizitii centralizate • Obtinere inventar organizat al vanzatorilor

Cu IBS Software, Galexis – Distribuitorul principal de produse farmaceutice din Elvetia – a realizat:

• Sistemele IT reduse de la 6 la 1 • Centrele de distributie consolidate de la 11 la 3 • Reducerea stocului cu 10% • Reduceri masive ale cheltuielilor IT • Servicii imbunatatite catre clienti

• Eficienta sporita cu furnizorii

Retururi si Administare Alerte Manevrarea retururilor si reclamatiile pot provoca mari dureri de cap pentru afacerea de distibutie farmaceutica. IBS PHARMA va ajuta sa va asigurati verificarea calitatii cand sunt primite produse returnate. Manevrarea automata a retururilor scurteaza procesul de la receptie pana la analiza, distributie si manevrare finala – astfel economisind timp si bani.

Managementul cu costuri eficiente al retururilor Finalizarea corecta a comenzilor va ajuta sa va asigurati ca produsele sunt livrate clientilor si ca numarul retururilor sau a pagubelor sunt reduse.

Mai multe produse returnate inseamna costuri administrative mai mari. Retururile traditionale consuma timpul angajatilor si necesita interventia manuala in manevrarea produselor si raspunsul cererilor si reclamatiilor clientilor. IBS PHARMA va ajuta sa reduceti costurile generale prin automatizarea procesului de returnare.

IBS PHARMA are functia de Management Retururi cu procese automatizate pentru:

• Produse returnate prin comenzi Internet sau scanare manuala

• Controlul calitatii la receptia de bunuri • Folosirea de ’coduri de motive’ ale returnarii pen

tru produsele comandate sau fabricate • Analiza si sortarea produselor pentru a decide

manevrarea retururilor • Distributia produselor si manevrarea finala • Transportarea produselor spre locatii ale depozi

tului, furnizori sau spre a fi distruse • Realizarea restituirilor si/sau notelor de creditare

catre clienti, inclusiv control credite • Emiterea facturilor catre furnizori

Rezolva problemele inaintea aparitiei lor

Aplicatia de Managemet al alertelor IBS PHARMA va da o vedere generala constanta asupra tuturor procese lor si rutinelor distributiei de produse farmaceutice.

Managementul Alertelor foloseste reguli si recomandari pe care puteti sa le stabiliti, cum ar fi limitari si filtre care reactioneaza la ajungerea inventarului la un anumit nivel. Cand are loc un eveniment – de ex. o reducere a stocului la un anumit produs – sistemul creaza un mesaj si il trimite (de ex. prin SMS) la

persoanele potrivite. Alerta poate include o actiune recomandata care sa ajute la rezolvarea problemelor inainte ca acestea sa aiba un impact critic.

IBS PHARMA sustine Managementul Alertelor prin:

• Emiterea unei alerte bazata pe parametrii definiti de utilizatori

• Detectare evenimente • Liste de contact parteneri de afaceri pentru noti ficarea anumitor evenimente (de ex. intarzieri ale

livrarilor sau detectarea unui pick-list gresit) • Escaladarea alertelor • Creare mesaje si interpretarea lor • Sugestii raspunsuri imediate • Transmiterea alertelor prin dispozitive si terminale mobile, email,

Internet, etc.

Solutii complete ale lantului de distributie IBS PHARMA este bazata pe IBS Enterprise. IBS ofera solutii software ce ruleaza pe servere IBM, pentru lanturi de distributie fiind lider la nivel mondial, sustinuta de o retea globala de experti cu aptitudini deosebite care ofera implementari, training, suport si servicii de consultanta.

IBS ofera solutii puternice pentru toate procesele din cadrul lantului de distributie de produse farmaceutice.

Analiza si raportarea – Informatii cu suport decizional in timp real sau bazate pe un istoric, incluzand: analiza profitabilitatii nete, monitorizarea marjei de profit, grafice si vizualizari online ale datelor de raportare, rapoarte puternice si flexibile, analiza bazelor de date externe si interfata cu aplicatiile MS Office cum ar fi MS Excel.

Internet si e-business – Implementare usoara a interfetelor definite de utilizator bazate pe tehnologie web server, oferind non-stop service cu: intrari comenzi, urmarire online a acestora, verificarea disponibilitatii produselor, informatii online despre clienti cu stabilire a preturilor si a reducerilor, informatii despre furnizori, date financiare, catalog de produse, starea comenzilor, liste de cumparaturi, rapoarte Business Objects definite de utilizator, integrare multimedia, email si comunicatii XML.

CRM - Management al relatiilor cu clientii – Rutine automate care au ca scop furnizarea de servicii la standarde inalte, pastrarea clientilor si dezvoltarea afacerii, incluzand: marketing la tinta, suport al activitatii de vanzari, urmarirea ofertelor si a campaniilor de marketing, informatii online despre clienti actuali si potentiali, interfata MS Office, folosirea evenimentelor si managementul contactelor.

”Siguranta oferita de platforma IBM

si certitudinea data de IBS de a fur-

niza solutii software pentru industria

farmaceutica garanteaza ca noi vom

fi in stare sa facem fata provocarilor

industriei noastre.”

Andrés Cortina, IT Manager, Cofas

10

Echipe experimentate si bine instruite formate din consultanti IBS pentru industria farmaceutica sunt disponibile in toata lumea. IBS PHARMA Global Competence Center din Hamburg, Germania, asigura sprijinul tuturor diviziilor IBS de vanzari, implementari si suport IBS PHARMA.

Business Intelligence – Masurarea performantei afacerii prin monitorizarea rentabilitatii, analiza eficientei operationale precum si alti numerosi indicatori financiari, prin folosirea analizelor data warehouse/ OLAP.

Integrare – Integrare completa a datelor pentru programe, procese si activitati B2B prin intermediul IBS Integrator. Ideal pentru grupuri care au nevoie sa adune si sa proceseze date dintr-un sir de sisteme sau aplicatii.

Asamblare – Sustinere totala a procesului de fabricatie productie si distributie, incluzand: programarea productiei, configurarea produselor, planificarea limitata, verificarea disponibilitatii si previziunea cerintelor, impreuna cu etichetarea si pickingul.

IBS PHARMA este complet integrat cu solutiile scalabile IBS Enterprise si de asemenea este compatibila cu alte solutii ERP. Solutiile IBS pot fi integrate cu

usurinta cu IBS PHARMA, permitand companiei voastre sa imbunatateasca sistemele de automatizare intr-un ritm adaptabil

11

IBS PHARMA va poate ajuta afacerea dv. de distributie de produse farmaceutice prin reducerea costurilor, servicii imbunatatite si profitabilitate crescuta. Pentru mai multe

informatii despre IBS PHARMA si alte solutii software IBS, contactati reprezentanta IBS locala, sau:

IBS AB Corporate Headquarters P.O. Box 1350 SE - 171 26 Solna, Sweden Telephone + 46 (0)8 627 23 00 Fax + 46 (0)8 764 59 65 info@ibs.net www.ibs.net International Business Systems (IBS) GmbH IBS Pharma Global Competence Centre Deelbögenkamp 4c D – 222 97 Hamburg, Germany Telephone + 49 (0)40 51 45 10 Fax + 49 (0)40 51 45 1 - 111 info@ibspharma.com www.ibspharma.com

Reprezentat in Romania de: 4E SOFTWARE S.R.L. Bd. Ficusului Nr. 44A, Sector 1, Bucuresti, Romania Tel.: + 40 (0)21 232 0889 Fax: + 40 (0)31 401 2234 Mobil: + 40 (0)722 291 278 office@4esofware.ro www.4esoftware.ro/ibs

Productie si design: IBS Dept. Vanzari Mondiale si Marketing. IBS, IBS Integrator si IBS PHARMA sunt marci inregistrate ale IBS AB in UE si alte tari. IBM si eServer sunt marci inregistrate ale Corporatiei IBM. Toate celelalte marci sau marci inregistrate mentionate aici sunt proprietatea respectivilor detinatori. Informatia continuta in aceast document este prin natura ei o sumarizare de specificatii, acestea putandu-se modifica in timp si sunt destinate doar informarii generale. Detaliile legate de functionalitate si rutine se bazeaza pe IBS Software versiunea 5.50. Pentru reinnoirea acestor informatii va rugam contactati reprezentantul IBS local. © Copyright IBS 2006.

IBS este lider mondial in livrarea solutiilor software pentru en-gros-isti si lanturi de distributie. Noi asiguram solutii complete IT pentru companiile orientate pe lanturi de distributie. Solutia noastra software scalabila si flexibila poate fi oricand cu usurinta adaptata cresterii companiei dumneavoastra.

Printre clientii nostri pe plan international se numara Alloga, Cofas, Galenica AG, Itriafarma, Oriola si Sigma Company. In total, mai mult de 5,000 de clienti in peste 40 de tari se bazeaza pe solutii software oferite de IBS.

Solutia noastra complet bazata pe web acopera activitati cum ar fi comenzi si vanzari centralizate, procesare comenzi, management lant de distributie, fabricare la cerere, control inventar, management depozit si servicii catre clienti. Prin mijloace integrate pentru analiza afacerii si a performantelor financiare clientii nostrii isi pot maximiza profiturile si se pot concentra asupra afacerii lor. Instalarea prompta si eficienta a sistemului garanteaza rentabilitatea lui.

Timp de peste 25 de ani reteaua noastra internationala de filiale si parteneri au asigurat software, hardware si servicii companiilor orientate spre viitor. IBS are solutia software care va trebuie.