Ghid paap

GHID PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTELOR DE ACHIZITIE

PUBLICA

www.paap.ro Copyright © VDN Base. All rights reserved

PRINCIPALELE ACTE NORMATIVE APLICABILE

• OUG nr.34/2006, privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, cu modificarile si completarile ulterioare

• HG nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a OUG nr.34/2006, completata prin HG nr.1337/2006

• HG nr.1660/2006-aprobarea normelor de aplicare a prevederilor de atribuire a contractelor de achizitie publica prin mijloace electronice

• O.U.G. nr. 30/2006 privind functia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achizitie publica


AUTORITATI DE REGLEMENTARE

• ANRMAP – Autoritatea Nationala pentru Reglementarea si Monitorizarea Achizitiilor Publice, institutie publica independenta, cu personalitate juridica, in subordinea Guvernului

• UCVAP – Unitatea pentru Coordonarea si Verificarea Achizitiilor Publice, in cadrul Ministerului Finantelor Publice


AUTORITATI CONTRACTANTE


In cadrul sistemului achizitiilor publice, autoritatile administratiei publice si alte persoane juridice de drept privat ce desfasoara activitati in domeniul utilitatilor sunt denumite autoritati contractante si joaca rolul de cumparator. Acestea, dispunand de resurse financiare, incearca sa satisfaca nevoile comunitatii de produse, servicii ori lucrari publice prin atribuirea de contracte. Este autoritate contractanta: • Oricare organism al statului – autoritate publica sau

institutie publica – care actioneaza la nivel central ori la nivel regional sau local;

Este autoritate contractanta:


• Oricare organism al statului – autoritate publica sau institutie publica – care actioneaza la nivel central ori la nivel regional sau local;

Exemplu: Ministerul Apararii Nationale, Agentia Nationala pentru Protectia Mediului, Consiliul Judetean Arges. • Oricare organism de drept public, altul decat cele de mai

sus, cu personalitate juridica, care a fost infiintat pentru a satisface nevoi de interes general fara caracter comercial sau industrial si



care se afla cel putin in una dintre urmatoarele situatii: • Este finantat, in majoritate, de catre o alta autoritate contractanta; • Se afla in subordinea sau este supus controlului unei autoritati

contractante; • In componenta consiliului de administratie/organului de conducere

sau supervizare mai mult de jumatate din numarul membrilor acestuia sunt numiti de catre o autoritate contractanta;

Exemplu: Societatea Romana de Radiodifuziune, Societatea Romana de Televiziune, Administratia Romana a Serviciilor de Trafic Aerian.



• Oricare asociere formata din una sau mai multe autoritati contractante;

• Oricare intreprindere publica ce desfasoara una sau mai multe activitati relevante, atunci cand aceasta atribuie contracte de achizitie publica sau incheie acorduri-cadru destinate efectuarii respectivelor activitati;

• Oricare subiect de drept, altul decat cele de mai sus, care desfasoara una sau mai multe activitati relevante in baza unui drept special sau exclusiv, acordat de o autoritate competenta, atunci cand acesta atribuie contracte de achizitie publica destinate efectuarii respectivelor activitati.

PROCESUL DE ACHIZITIE PUBLICA Etapa 1 – Intocmirea programului anual al achizitiilor publice • Identificarea si fundamentarea necesitatii ; • Estimarea valorii; • Punerea in corespondenta cu articolele bugetare si CPV; • Ierarhizarea si acoperirea financiara a PaaP in functie de fondurile

alocate; • Determinarea procedurilor de achizitie; • Elaborarea calendarului; • Definitivarea si aprobarea PaaP; • Elaborarea si transmiterea anuntuilui de intentie, daca se impune


PROCESUL DE ACHIZITIE PUBLICA Etapa 2 – Elaborarea documentatiei de atribuire • -Stabilirea specificatiilor tehnice sau documentatiei descriptive; • -Stabilirea clauzelor contractuale; • -Stabilirea cerintelor minime de calificare, daca este cazul, a criteriilor

de selectare; • -Stabilirea criteriului de atribuire; • -Garantia de participare, daca este cazul; • -Completarea Fisei de Date a Achizitiei; • -Stabilirea formularelor si modelelor; • -Anunt catre ANRMAP privind verificarea anuntului sau invitatiei de

participare; • -Definitivarea documentatiei de atribuire


PROCESUL DE ACHIZITIE PUBLICA Etapa 3 – Chemarea la competitie • Publicarea anuntului de participare; • Punerea la dispozitie a documentatiei de atribuire; • Raspuns la solicitarile de clarificari; • Reguli de participare si de evitare a conflictului de interese

Etapa 4 – Derularea procedurii de atribuire • Primirea candidaturii si selectarea candidatilor, daca este cazul; • Derularea rundelor de discutii, daca este cazul; • Termen pentru elaborarea ofertelor; • Primirea ofertelor; • Deschiderea ofertelor; • Examinarea si evaluarea ofertelor; • Stabilirea ofertei castigatoare; • Anularea procedurii, daca este cazul


PROCESUL DE ACHIZITIE PUBLICA Etapa 5 – Atribuirea contractului de achizitie publica sau incheierea acordului-cadru • Notificarea rezultatului; • Perioada de asteptare; • Solutionarea contestatiilor, daca este cazul; • Semnarea contractului sau incheierea acordului-cadru; • Transmiterea spre publicare a unui anunt de atribuire;

Etapa 6 – Incheierea dosarului de achizitie publica • Definitivarea dosarului de achizitie publica;

Etapa 7 – Derularea contractului sau acordului-cadru • Constituirea garantiei de buna executie, daca este cazul; • Intrarea in efectivitate; • Indeplinirea obligatiilor asumate si receptii partiale;


PROCESUL DE ACHIZITIE PUBLICA Etapa 8 – Finalizarea contractului • Receptia finala; • Eliberarea garantiei de buna executie, daca este cazul;

Etapa 9 – Analiza procesului • Concluzii; • Masuri de imbunatatire; • Actiuni preventive; • Actiuni corective; • Stabilirea responsabililor cu indeplinirea AP/AC ; • Stabilirea responsabililor cu monitorizarea indeplinirii AP/AC; • Imbunatatirea continua a procesului.


• Utilizarea celor mai noi tehnologii atat pentru baza de date (ORACLE) cat si pentru aplicatia de interfata (JAVA, Tomcat, Apache);

• Durata de implementare extem de scazuta; practic utilizatorul are acces in sistem imediat ce se autentifica in baza parolei si ID-ului primite la semnarea contractului;

• Calitate sporita in exploatare prin viteza mare de transfer; • Nu sunt necesare investitii din partea autoritatii contractante pentru licente software

suplimentare sau pentru infrastructura hardware (nu este necesar server fiind suficienta conexiune la internet);

• Certitudinea respectarii legislatiei in vigoare privind achizitiile publice; • Operativitate si acuratete in desfasurarea procedurilor de achizitie publica; • Utilizarea integrala si eficienta a tututor creditelor de care dispune autoritatea contractanta; • Determinarea cerintelor tehnice ale produselor ce urmeaza a fi achizitionate pe baza

bibliotecilor pe care CISACAP le poate realiza in sistemul PAAP; • Update si upgrade asigurat permanent in baza modificarilor de legislatie sau a specificului

activitatilor.


AVANTAJELE UTILIZARII SISTEMULUI INFORMATIC www.PaaP.ro

PLANIFICAREA Stabilirea nevoilor - identificarea necesitatilor obiective, la nivelul autoritatii contractante, se realizeaza prin: Centrele de cost (servicii, directii, compartimente, birouri, sectii) fundamenteaza necesarul de asigurat. CISACAP (persoana/compartimentul responsabil cu achizitiile publice) centralizeaza necesarele de asigurat • care sunt?; de ce?; cand ?; pentru ce ?

Analiza de oportunitate, necesitate si legalitate fiecarei necesitati: • unde, de ce si in ce moment ? • daca sunt in concordanta cu obiectivele generale ale politicii de

management? • daca este nevoie de inlocuirea/imbunatatirea resurselor deja

existente sau daca sunt cerinte complet noi; • daca tine de folosirea unor resurse deja existente la nivelul autoritatii

contractante.


Estimarea valorii contractului : Scopul estimarii: • Identificarea resurselor financiare • Alegerea procedurii de atribuire a contractului

Estimarea se face inainte de initierea procedurii de atribuire a contractului si la elaborarea PROGRAMULUI ANUAL AL ACHIZITIILOR PUBLICE: • informatii obtinute din cercetarile de piata; • durata previzionata a contractului; • costuri legate de indeplinirea contractului • posibilitatea aparitiei unor costuri accidentale • posibilitatea optarii pentru suplimentarea catre nivelul maxim

prevăzut al cantităţilor de produse sau servicii.


PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZITIILOR PUBLICE (PaaP) ca reflectare analitica, in plan material, a bugetului de cheltuieli reprezinta instrumentul managerial pe baza căruia se planifică procesul de achiziţie. (art. 3 (1) a) - HG 925/2006)

• Contine toate contractele care se intentioneaza a fi atribuite; • Se intocmeste anual ; • Se elaboreaza intr-o prima forma in trim IV al anului precedent; • Poate fi modificat ; • Cuprinde informatii despre: obiectul contractului sau acordului-cadru,

cod CPV, valoarea estimata fara TVA (lei si euro), procedura care urmeaza sa fie aplicata, datele estimate pentru inceperea si finalizarea procedurii, responsabilul achizitiei publice.

• Are la baza : anticiparile de fonduri ce urmeaza a fi alocate, necesitatile de produse, servicii si lucrari, grad de prioritate


TIPURI DE PROCEDURI

• Licitatia deschisa reprezinta procedura de atribuire a contractului de achizitie publica la care orice operator economic interesat are dreptul de a depune oferta. Licitatia deschisa se desfasoara, de regula, intr-o singura etapa. Atentie! Se poate decide organizarea unei etape suplimentare de licitatie electronica, dar numai daca se specifica acest lucru in anuntul de participare si in documentatia de atribuire.

• Licitatia restransa reprezinta procedura la care orice operator economic are dreptul de a-si depune candidatura, urmand ca numai candidatii selectati sa aiba dreptul de a depune oferta. Licitatia restransa se desfasoara, de regula, in doua etape: 1. etapa de selectare a candidatilor; 2. etapa de evaluare a ofertelor depuse de candidatii selectati. Procedura de licitatie restransa se utilizeaza atunci cand oferta este excedentara.


TIPURI DE PROCEDURI

• Dialogul competitiv reprezinta procedura la care orice operator economic are dreptul de a-si depune candidatura si prin care autoritatea contractanta conduce un dialog cu candidatii admisi, in scopul identificarii uneia sau mai multor solutii apte sa raspunda necesitatilor sale, urmand ca, pe baza solutiei/solutiilor identificate, candidatii selectati sa elaboreze oferta finala. Atentie! Dialogul competitiv se aplica doar atunci cand sunt indeplinite cumulativ conditiile: a) contractul in cauza este considerat a fi de complexitate deosebita; b) aplicarea procedurii de licitatie deschisa sau restransa nu ar permite atribuirea contractului de achizitie publica in cauza.

• Negocierea reprezinta procedura prin care autoritatea contractanta deruleaza consultari cu candidatii selectati si negociaza clauzele contractuale, inclusiv pretul, cu unul sau mai multi dintre acestia. Negocierea poate fi: • Negociere cu publicarea prealabila a unui anunt de participare; • Negociere fara publicarea prealabila a unui anunt de participare. www.paap.ro Copyright © VDN Base. All rights reserved

TIPURI DE PROCEDURI

• Cererea de oferte reprezinta procedura simplificata prin care autoritatea contractanta solicita oferte de la mai multi operatori economici.

• Concursul de solutii reprezinta procedura prin care se achizitioneaza, in special in domeniul amenajarii teritoriului, al proiectarii urbanistice si peisagistice, al arhitecturii sau in cel al prelucrarii datelor, un plan sau un proiect, prin selectarea acestuia pe baze concurentiale de catre un juriu, cu sau fara acordarea de premii.

Concursul de solutii se poate organiza ca: • O procedura independenta, in care concurentii pot obtine premii

si/sau prime de participare; sau • Parte a unei alte proceduri care conduce la atribuirea unui contract

de servicii.

Concursul de solutii se initiaza prin publicarea unui anunt de participare prin care se solicita operatorilor economici interesati depunerea de proiecte.


CUMPARAREA DIRECTA Autoritatea contractanta are dreptul de a cumpara direct in cazul in care se achizitioneaza produse, servicii sau lucrari a caror valoare (fara TVA) cumulata pe parcursului unui an, nu depaseste echivalentui in lei a 15.000 EUR. Cumpararea directa se realizeaza pe baza de document justificativ care se considera a fi baza legala pentru plata. Exemplu: factura fiscala Atentie! Licitatia deschisa/restransa poate fi aplicata, dar nu este obligatorie, chiar si in cazul in care valoarea estimata a contractului de achizitie publica se afla sub pragurile aplicarii cererii de oferte si chiar sub pragul de 15.000 euro. De asemenea, cerere de oferte poate fi aplicata si pentru contractele de achizitie publica a caror valoare estimata se afla sub pragul a 15.000 euro. Atentie! Este interzisa divizarea unui contract in mai multe de valoare mica in scopul evitarii aplicarii anumitor proceduri de achizitie publica. Atentie! Faptul ca mai multe produse sau servicii se regasesc in cadrul aceluiasi cod CPV inseamna ca tuturor achizitiilor respective li se va aplica aceeasi procedura, selectata in functie de valoarea estimata insumata a contractelor previzionate. www.paap.ro Copyright © VDN Base. All rights reserved

ELABORAREA DOCUMENTATIEI DE ATRIBUIRE

Ce este? • Totalitatea documentelor ce contin cerintele, criteriile, informatiile

autoritatii contractante in baza carora operatorul economic isi va elabora oferta.

Cine o intocmeste? • CISACAP (persoana/compartimentul responsabil) sau • Consultanti angajati

Cand trebuie finalizata? • Inainte de transmiterea spre publicare a anuntului de

participare/invitatiei de participare.


CE CUPRINDE DOCUMENTATIA DE ATRIBUIRE? • Fisa de date a achizitiei • Caietul de sarcini • Formulare si modele • Clauzele contractuale obligatorii/specifice

Daca documentatia de atribuire este pusa la dispozitie pe suport hartie si/sau pe suport magnetic, atunci autoritatea contractanta are dreptul de a stabili un pret, cu conditia ca acesta sa nu depaseasca costul multiplicarii documentatiei, la care se poate adauga, daca este cazul, costul transmiterii prin posta.


FISA DE DATE A ACHIZITIEI • Informatii generale-telefon, fax, e-mail-persoane de contact; • obiectul contractului de achizitie public si durata acestuia; • Instructiuni si formalitati in legatura cu procedura de atribuire; • cerintele minime de calificare precum si documentele aferente; • data limita de depunere si ce alte formalitati trebuie indeplinite in

legatura cu participarea la procedura de atribuire; • modul de elaborare si prezentare a propunerii tehnice si

financiare; • criteriul de atribuire; • Instructiuni privind caile de atac.


CAIETUL DE SARCINI Ce este? • Descrierea obiectiva a produselor, serviciilor sau lucrarilor

necesare autoritatii contractante;

Ce contine? • cerinte, prescriptii, si caracteristici tehnice cu ajutorul

carora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrarile; Atentie! Este interzis a se indica anumite origini, sursa, procedeu special, marca de fabrica sau de comert, brevet de inventie, licenta de fabricatie Orice astfel de referire trebuie sa fie insotita de mentiunea “sau echivalent”.


CONTRACTUL DE ACHIZITIE PUBLICA Ce contine contractul? Clauzele contractuale obligatorii : • temeiul legal in baza caruia se semneaza contractul de achizitie

publica; • partile contractante; • obiectul principal al contractului; • pretul contractului; • termen de executare si termene de plata; • sanctiuni ale neexecutarii culpabile a obligatiilor.

Nota: Pe langa clauzele obligatorii, contractul de achizitie publica contine in functie de specific si de continutul ofertei declarata castigatoare si alte clauze specifice acestuia.


Atentie! Clauzele specifice nu trebuie sa anihileze clauzele obligatorii. Clauzele specifice care afecteaza clauzele obligatorii nu produc nici un efect. Clauzele contractuale specifice:

o subcontractori o garantia de buna executie, o modalitatea de ajustare a pretului, o receptie, inspectii, teste; o ambalare, marcare, transport; o conditii speciale de executare a contractului s.a.


FORMULARE SI MODELE De ce sunt necesare? • pentru a facilita operatorilor economici elaborarea ofertei • Ajuta comisia in evaluarea ofertelor acetea fiind prezentate

intr-un mod unitar (ex.oferta tehnica) Sunt formulare obligatorii: • Fisa de date a achizitiei • Formularul de oferta • Formularul de contract

Modelele prevazute sunt orientative si pot fi adaptate de autoritatea contractanta.


CE VERIFICA COMISIA? La deschiderea ofertelor: • modul de respectare a regulilor formale de depunere si

prezentare a ofertelor • existenta garantiilor de participare • documentele depuse in original si copie • denumirea (numele) ofertantilor si imputerniciti • retragerile de oferte • elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv

pretul • propuneri de oferte alternative (daca este cazul); • orice alte detalii si precizari


Atentie! Nici o oferta nu poate fi respinsa in cadrul sedintei de deschidere, cu exceptia ofertelor intarziate si a celor care nu fac dovada constituirii garantiei pentru participare.

Atentie! Se acorda un termen rezonabil de timp, de regulă în limita a 72 de ore de la momentul solicitării pentru completarea documentelor lipsa


Atentie! Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite şi de a solicita completarea unui document care lipseşte daca: • în documentaţia de atribuire a fost menţionat expres faptul că, în caz de

neprezentare a respectivului document, nu este permisă completarea ulterioară, neprezentarea având ca efect descalificarea ofertantului/candidatului;

• ofertantul/candidatul respectiv, deşi cunoştea cerinţele, a omis să prezinte mai mult de 3 dintre documentele solicitate în cadrul documentaţiei de atribuire;

• prin acceptarea completării documentului respectiv se creează un avantaj evident în raport cu ceilalţi ofertanţi/candidaţi, aducându-se atingere principiului tratamentului egal.


EXAMINAREA SI EVALUAREA OFERTELOR • In sedinte ulterioare • La sediul autoritatii contractante • Participa numai membrii comisiei • Examineaza si verifica conformitatea propunerii tehnice si

financiare, inclusiv verificarea calculelor • Decizia comisiei este luata prin votul a 2/3 dintre membrii

sai


Atentie! Daca exista divergenţe de păreri între membrii comisiei de evaluare si decizia nu intruneste votul a 2/3 dintre membrii sai, atunci preşedintele comisiei va solicita reanalizarea punctelor de divergenţă, în scopul finalizării în timp util a etapei de evaluare a ofertelor şi de stabilire a ofertei câştigătoare. Atentie! În cazul în care comisia de evaluare nu ajunge la un acord, decizia finală se adoptă cu majoritate simplă.


INCHEIEREA CONTRACTULUI DE ACHIZITIE PUBLICA SI URMARIREA LUI

Ce contine? • Clauze obligatorii • Clauze specifice • Anexe (propunerea tehnica si financiara, grafice de

livrare/executare lucrari/prestari servicii, grafice de plati ) Contractul de achizitie semnat de parti si vizat de C.F.P se transmite la contabilitate pentru inregistrare.


Atentie! OMF nr.1792/2002 « Ordonatorii de credite nu pot angaja cheltuieli intr-o perioada in care se stie ca bunul, lucrarea sau serviciul nu va putea fi executat, receptionat si platit pana la data de 31 decembrie a exercitiului bugetar curent, respectiv ultima zi de plata prevazuta in programul calendaristic pentru derularea principalelor operatiuni de incheiere a exercitiului bugetar, cu exceptia actiunilor multianuale ».


URMARIREA DERULARII CONTRACTULUI DE ACHIZITIE

• Se numeste persoana responsabila cu derularea contractului • Urmareste clauzele contractuale privind termenele, receptiile,

inspectiile stabilite • Atentioneaza conducatorul entitetii privind posibile intarzieri la

livrare/executare • Raporteaza conducatorului orice incalcare a clauzelor contractuale • Lichidarea obligatiilor prin vizarea facturilor de « bun de plata » si

inregistrarea obligatiei fata de furnizor bunurile furnizate au fost receptionate, cu specificarea datei si

a locului primirii; lucrarile au fost executate si serviciile prestate; bunurile furnizate au fost inregistrate in gestiune si in

contabilitate, cu specificarea gestiunii si a notei contabile de inregistrare;

alte conditii prevazute de lege sunt indeplinite


• Ordonantarea la plata Compartiment de specialitate Contabilitate Control financiar preventiv Ordonator de credite

• Intocmirea ordinului de plata si plata obligatiei asumate prin angajamentul legal

• Inregistrarea platii in evidenta contabila


URMARIREA DERULARII CONTRACTULUI DE ACHIZITIE

DOSARUL ACHIZITIEI PUBLICE

Ce cuprinde? • toate inregistrarile ce fac referire la derularea procedurii. • toate activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri de

atribuire a contractului DE RETINUT ! Dosarul achizitiei publice se va intocmi si in cazul sistemului de achizitie electronic. Cat se pastreaza? • atata timp cat contractul de achizitie produce efecte

juridice, cel putin 5 ani de la data finalizarii acestuia • are caracter de document public


Cine il poate consulta: • autoritati publice interesate spre consultare; • poate fi pus la dispozitia organelor abilitate de a

ridica documente care pot servi la dovedirea fraudelor, contraventiilor sau infractiunilor ;

• are caracter de document public. Accesul persoanelor la aceste informatii se realizeaza cu respectarea termenelor si procedurilor prevazute de reglementarile



Ce contine ? • Informatii generale: denumirea contractului, procedura aplicata,

data lansarii procedurii, persoana responsabila de actualizarea elementelor dosarului;

• Opis al documentelor; • Copie fila de buget sau orice alt document care dovedeste

existenta fondurilor; • Nota de calcul privind determinarea valorii estimate, fara TVA; • Inregistrarile care dovedesc transmiterea anuntului de

intentie; • Anuntul de intentie; • Inregistrarile care dovedesc transmiterea anuntului de

participare; • Anuntul de participare; • Documentatia de atribuire;



Ce contine ? • Nota justificativa privind alegerea procedurii de atribuire, in cazul in

care procedura de atribuire a fost alta decat licitatia deschisa sau licitatia restransa;

• Nota justificativa privind accelerarea procedurii de atribuire, daca este cazul;

• Raportul procedurii de atribuire; • Contractul de achizitie publica/acordul cadru, semnate; • Inregistrarile care dovedesc transmiterea anuntulu de atribuire; • Anuntul de atribuire; • Scrisoarea de garantie bancara pentru buna executie; • Inregistrarile ce dovedesc pastrarea garantiei de buna executie;



Pe parcursul derularii contractului, se poate completa cu: • Dovada indeplinirii obiectului contractului – procese verbale de

receptie preliminare si finale; • Dovada efectuarii platilor; • Dovada inregistrarii in contabilitate a rezultatului derularii

contractului.



SUPRAVEGHETORII PROCESULUI DE ACHIZITIE PUBLICA

• ANRMAP -Autoritatea Nationala pentru Reglementarea si Monitorizarea Achizitiilor Publice

• UCVAP -Unitatea pentru Coordonarea si Verificarea Achizitiilor Publice

• CNSC - Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor • Curtea de Conturi • Alte organisme cu atributii de control • Instanta de judecata


Utilizarea sistemului PaaP.ro va confera avantaje multiple: • economiile substantiale de credite bugetare angajate in

achizitiile publice desfasurate; • imbunatatirea considerabila a executiei bugetare de la

nivelul ordonatorului de credite; • posibilitatea de a raspunde complet tuturor cerintelor

legale si organelor de control cu atributii in domeniul achizitiilor publice fara intreruperea activitatii curente (admin-ul ordonatorului de credite poate acorda drepturi de acces read-only direct in sistem tuturor reprezentantilor esaloanelor superioare sau organelor de control abilitate).


DE CE www.PaaP.ro ?

Sistemul www.PaaP.ro va este cel mai fidel aliat in activitatea pe care o desfasurati. Este rapid, discret si la dispozitia dumneavoastra oricand, oriunde v-ati afla!


Ghid paap

Documents

Transcript of Ghid paap