1

Ghid privind managementul proiectelor inovative Cadru general

1. Care este explicaia succesului tehnicilor de management al

proiectelor? Organizarea activitilor pe proiecte i managementul proiectelor au

reprezentat, iniial, o soluie foarte eficient pentru atingerea unor obiective de anvergur, din domeniul militar sau cel al construciilor. Odat cu dezvoltarea sistemelor informaionale pentru conducerea activitilor - n mod special odat cu generalizarea utilizrii tehnicilor moderne aparinnd tehnologiei informaionale - managementul proiectelor s-a extins la nivelul tuturor activitilor din economie, deoarece i-a dovedit capacitatea de a face fa noilor tendine manifestate pe plan mondial:

creterea accelerat a volumului de informaie i a cunotinelor; creterea cererii pentru bunuri i servicii tot mai complexe i mai puternic

personalizate; creterea competiiei pe pia.

2. Ce este un proiect? Definiie: Proiectul este o investiie de resurse pe o perioad determinat,

avnd ca scop realizarea unui obiectiv sau unui set de obiective precise. n ali termeni, un proiect este o idee de mbuntire a unei stri de lucruri. Astfel, proiectul nu este sinonim nici cu planul de afaceri (care trebuie s evidenieze situaia unei organizaii i a mediului su economic concurenial la un moment dat), nici cu studiul de fezabilitate (care trebuie s evidenieze necesitatea i avantajele implementrii ideii unui proiect).

Planificarea i realizarea activitilor necesare pentru atingerea obiectivelor proiectului presupun utilizarea tehnicilor i instrumentelor specifice managementului proiectelor.

3. Ce caracterizeaz un proiect? Elementele caracteristice ale unui proiect sunt:

are un nceput i un final bine definite; implic un numr de activiti, evenimente i sarcini; utilizeaz o serie de resurse; are un anumit grad de autonomie fa de activitile curente ale

organizaiei; are ca scop o schimbare perceput ca durabil de iniiatorii si.

2

Un proiect mai poate fi caracterizat prin: Scop. Proiectul este o activitate cu un set bine precizat de obiective, este

destul de complex pentru putea fi divizat n sarcini care necesit coordonare i control ai termenelor, succesiunii ndeplinirii sarcinilor, costurilor i performanelor.

Ciclu de via. Proiectele trec printr-o etap lent de iniiere, cresc apoi rapid, ating apogeul, ncep declinul i n final se ncheie.

Interdependene. Proiectul interacioneaz cu operaiunile curente ale organizaiei i, adesea, cu alte proiecte.

Unicitate. Fiecare proiect conine elemente care l fac unic. Conflict. Realizarea unui proiect presupune utilizarea unor resurse umane

i materiale utilizate deja n cadrul departamentelor funcionale ale organizaiei; foarte adesea, proiectul concureaz proiecte sau aciuni similare propuse sau derulate de alte organizaii.

4. Care sunt avantajele i dezavantajele utilizrii managementului pe proiecte?

Managementul pe proiecte permite: un control foarte bun asupra utilizarii resurselor, fiind extrem de util n

situaiile cnd resursele disponibile n activitatea unei organizaii sunt restrnse;

relatii mai bune cu clienii; timpi redui de dezvoltare a organizaiei, costuri mai mici, calitate mai nalt

i marje de profit mai mari; creterea eficienei activitii n ansamblul, prin orientarea spre rezultate,

mbuntirea coordonrii interdepartamentale i mbuntirea moralului angajailor.

Managementul pe proiecte poate duce, n acelai timp, la: creterea complexitii organizaiei; apariia unei tendine mai accentuate de nclcare a unor componente ale

politicii interne a firmei, dat fiind gradul ridicat de autonomie a personalului implicat n activitile organizate pe baz de proiecte;

creterea costurilor anumitor activiti, apariia unor dificulti n organizare, utilizarea incomplet a personalului n intervalul de timp dintre finalizarea unui proiect i iniierea urmtorului proiect.

5. De ce reuesc sau eueaz proiectele? Managementul proiectelor este o activitate complex, care necesit

respectarea anumitor algoritmi specifici.

3

Reuita unui proiect depinde de msura n care organizaia iniiatoare reuete s evite (sau s reduc la minim) efectele aciunii unor factori interni i externi:

A. Factori interni evaluarea eronat a bazei de resurse disponibile pentru derularea

proiectului; planificarea defectuoas a activitilor din cadrul proiectului (sau a

activitilor de realizare a cererii de finanare, ceea ce are un impact negativ asupra posibilitilor de planificare i de realizare a activitilor din cadrul proiectului);

problemele legate de aprovizionare; lipsa de resurse (fonduri sau personal calificat); ineficiena organizatoric.

B. Factori externi factorii naturali (dezastre naturale); influene economice externe (de exemplu, modificarea nefavorabil a

cursului de schimb a monedei utilizate n cadrul proiectului); reacia oamenilor afectai de proiect; lipsa de voin politic n implementarea unor msuri de politic economic

sau social necesare pentru derularea n bune condiii a proiectului; nepotrivirea cultural dintre obiectivele i activitile proiectului i mediul n

care se desfoar proiectul, care apare ca urmare a necunoaterii specificului local; astfel de neconcordane duc la respingerea proiectului de ctre beneficiarii crora le este adresat proiectul.

6. Ce instrumente pot fi utilizate n elaborarea unui proiect? Alturi de instrumentele utilizate n mod curent pentru colectarea,

sistematizarea i analiza informaiilor privind organizaia solicitant i mediul economico-social n care aceasta funcioneaz (bilan, cont de profit i pierderi, alte evidene financiar-contabile ale organizaiei, studii de pia etc.), managementul proiectelor utilizeaz o serie de instrumente i tehnici specifice (de exemplu: metoda cadrului logic, diagramele de tip Gantt sau de tip PERT sau analizele SWOT).

Managementul proiectelor s-a dezvoltat inclusiv ca urmare a creterii accesului la tehnologii informaionale moderne, astfel nct n prezent au devenit instrumente curente tehnologiile care faciliteaz lucrul n echipe multidisciplinare (groupware), utilizarea unor sisteme informaionale dedicate managementului proiectelor (care utilizeaz lucrul n cadrul unor birouri virtuale, programe pentru

4

planificarea, realizarea i evaluarea proiectelor, evaluarea riscurilor aferente unui proiect etc.).

Un instrument la fel de util, chiar dac de o natur diferit, l reprezint asociaiile profesionale pentru managementul proiectului, care faciliteaz accesul la informaii de ultim or relevante pentru organizaiile care utilizeaz - sau intenioneaz s-i dezvolte - o organizare managerial bazat pe proiecte.

MANAGEMENTUL DE PROIECT

1. CICLUL PROIECTULUI

Proiectele se realizeaz ntr-o succesiune de etape, pornind de la un document strategic de dezvoltare din care se desprinde ideea de proiect ntr-un anumit domeniu, care este apoi formulat, implementat i n final evaluat, cu scopul de a crea condiiile necesare pentru realizarea unor aciuni viitoare dezvoltate.

1.1. ProgramareaProgramarea este prima faz care const n stabilirea cadrului general. 1.2. IdentificareaSe analizeaz problemele (situaiile dificile, care nu convin care se dorete

a fi depite), nevoile i interesele posibililor factori interesai i se identific acele idei de proiecte care urmeaz s fie aprofundate.

1.3. Formularea n aceast faz se analizeaz aspectele importante ale ideii de proiect,

innd cont de obiectivele generale, de indicatorii-cheie de calitate i de opiniile principalilor factori interesai.

1.4. FinanareaPropunerea de finanare se elaboreaz sub forma unei cereri de finanare,

care se completeaz ntr-un formular standardizat (aplicaie), diferit pentru fiecare tip de program de finanare n parte.

1.5. ImplementareaResursele materiale i umane implementrii proiectului sunt utilizate pentru

ndeplinirea scopului propus prin proiect (rezultatele propuse prin proiect se adreseaz grupurilor-int i beneficiarilor), contribuind astfel la ndeplinirea obiectivelor generale ale proiectului.

1.6. Evaluarea

5

Evaluarea reprezint estimarea, ct mai sistematic i obiectiv cu putin, a unui proiect, n derulare sau finalizat, n fazele de concepie i implementare, precum i a rezultatelor sale. Scopul evalurii este de a compara coerena rezultatelor proiectului cu obiectivele propuse, determinnd astfel eficiena, eficacitatea, impactul i durabilitatea proiectului. Elaborarea unui Cadru Logic Aceasta presupune dou etape analiz i planificare care sunt realizate progresiv n timpul fazelor de identificare i formulare ale ciclului proiectului.

Explicaii terminologice: a). pri interesate (stakeholders): indivizi sau instituii care ar putea,

direct sau indirect, pozitiv sau negativ, s afecteze sau s fie afectai de un proiect;

b). beneficiari: sunt aceia care beneficiaz n orice mod din implementarea proiectului.

c). partenerii proiectului: aceia care implementeaz proiectul (care sunt i pri interesate i pot fi i n grupul-int). Elementele principale ale Abordrii Cadrului Logic, aferente etapelor de analiz i planificare sunt urmtoarele:

ETAPA DE ANALIZ ETAPA DE PLANIFICARE * Analiza prilor interesate -identificarea i caracterizarea potenialelor pri interesate, evaluarea capacitii acestora * Analiza problemelor identificarea problemelor-cheie, a constrngerilor i oportunitilor, determinarea relaiilor dintre cauze i efecte

* Elaborarea Matricei Logice a Proiectului definirea structurii proiectului, testarea logiciiinterne a acestuia i a riscurilor, formularea de indicatori de msurare a succesului * Planificarea n timp a activitilor deter