Ghid de utilizare a instrumentelor de plata si a documentelor contabile utilizate la agentii

economici

Autori: DRĂGOI Rodica

RENGLE Victoria VIERIU Cristian

Proiect realizat cu sprijinul financiar al Uniunii Europene.

COLEGIUL TEHNIC „UNIREA” Proiect de mobilitate ERASMUS+, nr. 2016-1-RO01-KA102-023778, cu titlul „Plasament pentru un învățământ economic modern – condiție de acces pe piața muncii europene”- Fluxul I.

Pagina 1 din 29

Cuprins:

I. Introducere.

II. Instrumente de plată

a) Cu numerar;

b) Fără numerar:

1. Cecul; 2. Transferul credit (ordinul de plata); 3. Cambia si biletul la ordin; 4. Cardul; 5. Debitarea directă;

III. Documente contabile:

1. Factura fiscală;

2. Avizul de însoțire a mărfii;

3. Chitanța;

4. Nota de recepție;

5. Fișa mijlcului fix;

6. Ordin de deplasare (delegația).

IV. Bibliografie

Pagina 2 din 29

I. Introducere.

Instrumentul de plată

Un instrument de plată este un dispozitiv și/sau un set de proceduri convenite între un utilizator de servicii de plată și un furnizor de servicii de plată, care permit transferul fondurilor de la plătitor la beneficiar.

Există diferite tipuri de instrumente de plată, fiecare cu propriile caracteristici, în funcţie de mijloacele prin care se realizează plata, suportul fizic al tranzacţiei, de tipurile de relaţii şi de tranzacţii efectuate între plătitor şi beneficiar.

Numerarul constituie mijlocul de plată cel mai utilizat pentru achiziţionarea de bunuri şi servicii.

Numerarul se compune din bancnote, monede şi din mijloace similare, folosite ca mijloc direct de plată şi acceptate pe scară largă în tranzacţii. Mijloace de plată similare cu numerarul pot fi considerate ordinele de plată condiţionate, dividendele, obligaţiunile la purtător, ordinele poştale, cecurile de călătorie, şi altele.

Transferul fondurilor deţinute în conturi deschise la instituţii de credit, în baza primirii unei instrucţiuni de plată se realizeaza prin intermediul mijloacelor de plată fără numerar, respectiv urmatoarele instrumentele de plată : transfer credit, debitare directă, card de plată, cec, cambie şi bilet la ordin.

Pagina 3 din 29

II. Istrumente de plată:

a) Cu numerar Plati in numerar -in tara noastra platile in numerar au o pondere mare adica peste 30% fata de 6% in tarile dezvoltate economic. Numerarul este mijlocul de plata primar. El prezinta cel mai mare grad de lichiditate. Este un instrument de plata general valabil si care are effect imediat. Numerarul nu este grevat de nici o alta obligatie. Platile in numerar se efectueaza prin casieriile bancare si cele ale firmelor. Numerarul se efectueaza prin bacnote si moneda metalica.

b) Fără numerar Un instrument de plată fără numerar este mijlocul prin

care un plătitor dă băncii sale autorizaţie să transfere fonduri pentru efectuarea unei plăţi sau prin care un beneficiar dă instrucţiuni băncii sale să colecteze fondurile de la un plătitor. Conturile celor două părţi pot fi deschise la o singură bancă sau la bănci diferite.

Instrumentele de plată fără numerar pot fi clasificate după mai multe criterii, cel mai important fiind cel al obligaţiilor create şi al părţii care transmite instrumentul de plată pentru procesare.

Instrumente de plată de credit, în cazul cărora instrucţiunea de plată este transmisă de plătitor băncii sale pentru a fi procesată,

Pagina 4 din 29

Instrumente de plată de debit, în cazul cărora instrucţiunea de plată este transmisă de beneficiar băncii sale pentru a fi procesată.

Din punct de vedere al suportului fizic al plăţii, instrumentele de plată fără numerar pot fi împărţite în: Instrumente de plată pe suport hârtie, Instrumente electronice de plată. Din punct de vedere al canalului de transmitere,

instrumentele de plată pot fi transmise letric / manual sau automatizat prin mijloace de telecomunicaţii: Cecul Transferul credit (ordinul de plata) Cambia si biletul la ordin Cardul Debitarea directa Un instrument de plată fără numerar este mijlocul prin

care un plătitor dă băncii sale autorizaţie să transfere fonduri pentru efectuarea unei plăţi sau prin care un beneficiar dă instrucţiuni băncii sale să colecteze fondurile de la un plătitor. Conturile celor două părţi pot fi deschise la o singură bancă sau la bănci diferite. Instrumentele de plată fără numerar pot fi clasificate după mai multe criterii, cel mai important fiind cel al obligaţiilor create şi al părţii care transmite instrumentul de plată pentru procesare.

Pagina 5 din 29

1. CEC-ul

Cecul este un instrument de plată care pune în legătură în procesul creării sale trei persoane: trăgătorul, trasul şi beneficiarul.

Instrumentul este creat de către trăgător care, în baza unui disponibil constituit în prealabil la o societate bancară, dă un ordin necondiţionat acesteia, care joacă rolul de tras, să plătească la prezentare o sumă determinată beneficiarului, care poate fi trăgătorul sau o altă persoană.

Cele trei persoane care sunt puse în legătură prin cec fac toate operaţiunile legate de acest instrument în nume propriu: trăgătorul emite cecul, posesorul legitim îl încasează, iar trasul îl plăteşte.

Fiind un instrument pe suport hârtie, cecul este instrumentul de plată fără numerar cel mai costisitor de procesat şi decontat, de aceea furnizorii de servicii de plăţi caută soluţii pentru reducerea costurilor prin dematerializarea procesului de compensare şi decontare – prin trunchierea cecurilor, în care este procesată doar imaginea electronică a

Pagina 6 din 29

cecului – sau prin promovarea utilizării altor instrumente, precum plăţile prin carduri.

2. Transferul credit (ordinul de plată)

Transferul credit este o operaţiune de plată iniţiată de către

plătitor, prin care o instrucţiune de plată este transmisă băncii plătitorului (băncii iniţiatoare), iar aceasta transferă fondurile către banca beneficiarului (banca destinatară), eventual prin mai mulţi intermediari.

Transferul credit este compus dintr-o serie de operaţiuni care începe prin emiterea de către plătitor a unui ordin de plată dat unei instituţii de credit de a pune la dispoziţia unui beneficiar o anumită sumă de bani şi care se finalizează prin acceptarea respectivului ordin de plată de către instituţia destinatară.

Pagina 7 din 29

Ordinul de plată reprezintă modalitatea cea mai simplă de efectuare a unei plăţi, respectiv încasări, constând din transmiterea unei sume de la persoana/entitatea care efectuează plata către cea care primeşte suma respectivă.

Transferul credit poate fi iniţiat pe hârtie sau în format electronic, dar de regulă procesarea lui se realizează electronic.

3.Cambia şi biletul la ordin

Pagina 8 din 29

Cambia şi biletul la ordin sunt titluri de credit negociabile şi instrumente de plată care constata obligaţia asumată de către debitor de a plăti la vedere sau cu o scadenţă fixata, beneficiarului sau la ordinul acestuia, o sumă de bani determinată.

Cambia este un titlu de credit, sub semnătură privată, care pune în legătură în procesul creării sale trei persoane: trăgătorul, trasul şi beneficiarul. Titlul este creat de trăgător în calitate de creditor care dă ordin debitorului sau numit tras să plătească o sumă fixată la o dată determinată în timp, fie unui beneficiar, fie la ordinul acestuia din urmă.

Biletul la ordin este un titlu de credit, sub semnătură privată, care pune în legătură în procesul creării sale două persoane: subscriitorul sau emitentul şi beneficiarul. Titlul este creat de subscriitor sau emitent în calitate de debitor, care se obligă să plătească o sumă de bani fixată, la un anumit termen sau la prezentare unei alte persoane, denumită beneficiar, care are calitatea de creditor.

Pagina 9 din 29

3. Cardul

Cardul emis de o instituţie de credit este un instrument de plată electronică, respectiv un suport de informaţie standardizat, securizat şi individualizat, care permite deţinătorului său să folosească disponibilităţile băneşti proprii dintr-un cont deschis pe numele său la emitentul cardului şi/sau să utilizeze o linie de credit, în limita unui plafon stabilit în prealabil, deschisă de emitent în favoarea deţinătorului cardului, în vederea efectuării uneia sau mai multor operaţiuni.

Cardul este un instrument de plată care permite efectuarea unui număr nelimitat de tranzacţii, spre deosebire de instrumentele de plată pe suport hârtie (o singură tranzacţie), iar transmiterea informaţiilor financiare se realizează electronic.

Cardurile pot fi clasificate după mai multe criterii, precum tipul suportului fizic de informaţii, tipul contului de card, funcţiile realizate, tipul instituţiei care emite cardul, aria geografică de utilizare şi altele.

Pagina 10 din 29

Operaţiuni care pot fi efectuate prin intermediul

cardului: Retragerea sau depunerea de numerar de la terminale

precum distribuitoarele de numerar sau ATM (Automated Teller Machine), de la ghişeele emitentului/instituţiei acceptante sau de la sediul unei instituţii;

plata bunurilor achiziţionate şi a serviciilor prestate de comercianţii acceptanţi şi/sau emitenţi (de exemplu, plata serviciilor prestate de companii în domeniul telefoniei mobile, fixe, transmisii de date, servicii de televiziune şi internet sau de către alţi furnizori de utilităţi), precum şi plata obligaţiilor către administraţiile publice, reprezentând impozite, taxe, amenzi, penalităţi etc., prin intermediul terminalelor POS (Point-of-Sale), ATM sau prin alte medii electronice;

eliberare de numerar la comerciant (cash back) - operaţiune de retragere de numerar, limitată ca valoare şi număr de tranzacţii de către emitentul cardului, efectuată întotdeauna împreună cu o tranzacţie de plată la dispozitivele POS ale comercianţilor,

transferurile de fonduri.

Pagina 11 din 29

4. Debitarea directă

Debitarea directă este un transfer iniţiat de beneficiar (banca destinatară) prin intermediul băncii sale, după încheierea unui acord în acest sens între beneficiar şi plătitor (banca iniţiatoare).

Operaţiunile de debitare directă sunt utilizate frecvent în cazul plăţilor periodice, cum ar fi facturile de utilităţi publice, în condiţiile unui acord prealabil cu plătitorul.

Operaţiunile de debitare directă sunt utilizate şi în cazul plăţilor ocazionale, când plătitorul autorizează o plată individuală.

III. Documente contabile: Documentele contabile sunt acte scrise in care se

consemneaza tranzactiile, evenimentele si alte operatii economice, in momentul si de regula la locul efectuarii lor, cu scopul de a servi ca dovada a infaptuirii lor si ca suport de inregistrare in contabilitate.

Elementele principale pe care trebuie sa le contina un document justificativ sunt: denumirea documentului; numarul documentului si data intocmirii acestuia; denumirea si sediul unitatii care il intocmeste, la care se

pot adauga si date privind subunitatea, serviciul, biroul, compartimentul emitent;

mentionarea partilor care participa la derularea operatiunii pentru care este intocmit (daca este cazul);

Pagina 12 din 29

continutul operatiunii si, daca este cazul, temeiul legal al infaptuirii acesteia;

datele cantitative si valorice aferente operatiunii efectuate;

numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii, ale persoanelor cu atributii de control financiar-preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;

coduri pentru prelucrarea automata a datelor; alte elemente menite sa asigure consemnarea completa

a operatiunilor efectuate. Inscrisurile care stau la baza inregistrarilor in contabilitate

pot dobandi calitatea de document justificativ numai in cazul in care furnizeaza toate informatiile prevazute in normele legale in vigoare.

Personale insarcinate cu intocmirea, verificarea, avizarea, contabilizarea documentelor (inclusiv cele care se ocupa de contabilitate) trebuie sa asigure completarea documentelor cu toate elementele necesare. Altfel, cu ocazia diverselor controale la care este supusa intreprinderea (indeosebi cele fiscale), exista riscul ca operatiunea sa fie considerata fara documente legale; consecinta acestui fapt este ca operatiunea nu mai este recunoscuta.

Contabilitatea se caracterizeaza prin fundamentarea si justificarea datelor ei pe baza de acte scrise.

Nici o operatie economica nu se poate inregistra in contabilitate unei intreprinderi fara un act scris.

Pagina 13 din 29

1. Factura fiscală

Factura este, probabil, cel mai des întâlnit document

contabil, fie că vorbim de persoane fizice autorizate (PFA), IMM-uri (întreprinderi mici și mijlocii) sau mari contribuabili.

Definiție factură fiscală Factura fiscală este un document contabil emis de către furnizor către client, care conține lista cu produsele vândute, respective serviciile prestate clientului de către furnizor, conform unui contract făcut în prealabil sau nu.

Ce conține o factură fiscală? O factură fiscală conține serie, număr, dată de facturare, datele de identificare fiscală ale furnizorului și ale clientului, lista produselor sau serviciilor, prețul unitar, cantitatea fiecăruia, cota de TVA, totalul parțial (fără TVA) și general (cu TVA inclus).

Pagina 14 din 29

Date obligatorii într-o factură Factura cuprinde în mod obligatoriu următoarele informații: a) numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic; b) data emiterii facturii; c) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii; d) denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile; e) denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA f) denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă; g) denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare ale reprezentantului fiscal; h) denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum şi particularităţile în definirea bunurilor, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi; i) baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ, în cazul în care acestea nu sunt incluse în preţul unitar;

Pagina 15 din 29

j) indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie de cotele taxei; k) în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele şi în contul furnizorului, menţiunea “autofactură;” l) în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispoziţiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice altă menţiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri; m) în cazul în care clientul este persoana obligată la plata TVA, menţiunea “taxare inversă”; n) în cazul în care se aplică regimul special pentru agenţiile de turism, menţiunea “regimul marjei – agenţii de turism”; o) dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecţie şi antichităţi, una dintre menţiunile “regimul marjei – bunuri second-hand”, “regimul marjei – opere de artă” sau “regimul marjei – obiecte de colecţie şi antichităţi”, după caz; p) în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau parţiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, menţiunea “TVA la încasare”; r) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeaşi operaţiune. (21) Facturile emise în sistem simplificat în condiţiile prevăzute de lege si trebuie să conţină cel puţin următoarele informaţii: a) data emiterii; b) identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile; c) identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate; d) suma taxei colectate sau informaţiile necesare pentru calcularea acesteia;

Pagina 16 din 29

2. Avizul de însoțire a mărfii

Avizul de însoţire a mărfii este un document financiar-

contabil cu o utilizare complexă, care include în principal însoţirea bunurilor expediate în diverse scopuri, pe timpul transportului acestora.

De cele mai multe ori, în momentul în care are loc livrarea de bunuri, acestea vor fi însoțite de avizul de însoțire a mărfii, nu de factură. La ce servește avizul de însoțire a mărfii? Avizul de însoțire a mărfii servește drept: document de însoţire a mărfii pe timpul transportului,

după caz; document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz; dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o

gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiaşi unităţi;

Pagina 17 din 29

document de primire în gestiune, după caz; document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate

cu titlu gratuit Cum se întocmește avizul de însoțire a mărfii și ce

mențiuni trebuie să cuprindă Avizul de însoţire se întocmeşte, în două sau mai multe

exemplare, de către unităţile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, precum şi în alte situaţii stabilite prin procedurile proprii ale unităţii.

De asemenea, avizul se întocmeşte pe baza dispoziţiei de livrare folosită pentru eliberarea din magazie a produselor, mărfurilor sau a altor valori materiale destinate vânzării, a bunurilor cedate cu titlu gratuit sau date pentru stimularea vânzării, după caz şi stă la baza înregistrării zilnice în fişa de magazie de către gestionar sau persoana desemnată a cantităţilor de materiale intrate în gestiune şi a înregistrării în nota de recepţie şi constatare diferenţe a bunurilor materiale intrate.

În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiaşi unităţi, dispersate teritorial, precum şi al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vânzării sau testări la locul de desfacere, premii, materiale promoţionale etc…) avizul de însoţire a mărfii va purta menţiunea “Fără factură”, după caz.

Pe avizul de însoţire a mărfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terţi se face menţiunea “Pentru prelucrare la terţi”.

Pagina 18 din 29

În celelalte situaţii decât cele prevăzute mai sus, se face menţiunea cauzei pentru care s-a întocmit avizul de însoţire a mărfii şi nu factura.

Elementele obligatorii ale unui aviz de însoţire a mărfii Informațiile obligatorii pe care trebuie să le conțină un aviz de însoțire a mărfii, pentru a corespunde temeiului legal sunt: seria şi numărul avizului; data emiterii; datele de identificare ale furnizorului: denumire

societate, adresă, CUI; datele de identificare ale cumpărătorului: denumire

societate, adresă, CUI; denumirea, cantitatea şi preţul bunurilor livrate, după

caz; date privind expediţia: numele delegatului, serie şi

număr CI, mijloc de transport, ora efectuării expediţiei; data primirii în gestiune şi semnătura gestionarului

primitor

Pagina 19 din 29

3. Chitanța

Chitanța fiscală este un document emis cu ocazia vânzărilor

produselor cu plata în numerar, care include în preț și taxa pe valoare adăugată (TVA). Emiterea unei chitanțe fiscale justifică automat primirea unei sume de bani în numerar, de către emitent. Ca și factura fiscala, chitanța reprezintă un document primar pe baza căruia se înregistrează o operațiune contabilă și este un document financiar cu regim special de înseriere şi numerotare, iar numerotarea se efectuează în baza unei decizii interne. Astfel, fiecare chitanță va avea un număr sau o serie unice, care trebuie să fie secvențiale şi să țină cont de structura organizatorică a firmei, în funcție de puncte de lucru, filiale etc… La ce se folosește chitanța fiscală? Documentul financiar-contabil cel mai des utilizat în activitatea agenţilor economici este chitanţa și serveşte ca:

Pagina 20 din 29

document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unității;

document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate (emis în cazul vânzării de produse sau prestării de servicii pentru care plata se face în numerar).

Care sunt elementele obligatorii pe o chitanță fiscală? Elementele obligatorii pe chitanță fiscală sunt următoarele: denumire furnizor CIF furnizor număr de înregistrare la Registrul Comerțului al

furnizorului adresă furnizor suma încasată (în cifre și litere) și ce reprezintă aceasta denumire client adresă client

4. Nota de recepție

Pagina 21 din 29

Nota de recepție și constatare de diferențe este numele corect pentru bine cunoscutul NIR și este un document pentru recepția bunurilor aprovizionate și, în același timp, este un document justificativ pentru încărcarea în gestiune.

Document care se întocmește de către comisia de recepție și de către gestionar cu ocazia recepționării mărfurilor sosite la depozit. Documentul cuprinde date privind actele însoțitoare, denumirea materialelor, a ambalajelor și a materialelor refolosibile din dezambalare, codul, cantitățile și valoarea mărfurilor selecționate, procentul și valoarea rabatului comercial. La ce servește nota de intrare recepție (NIR)? NIR-ul servește ca: document pentru recepția bunurilor aprovizionate; document justificativ pentru încărcare în gestiune; act de proba în litigiile cu cărăușii și furnizorii, pentru

diferențele constatate la recepție; document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Când se folosește NIR-ul ca document de recepție? NIR-ul se folosește ca document distinct de recepție în cazul: bunurilor materiale cuprinse într-o factura sau aviz de

însoțire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite; bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie

sau în păstrare; bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; bunurilor materiale care sosesc neînsoțite de documente

de livrare; bunurilor materiale care prezinta diferențe la recepție;

Pagina 22 din 29

mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenta se tine la preț de vânzare cu amănuntul sau en gros;

În cazurile menționate mai sus, precum și pentru materialele nestocate a căror valoare se înregistrează direct pe cheltuieli, recepția și încărcarea în gestiune se fac pe baza documentului de livrare care însoțește transportul.

Cum se întocmește nota de intrare recepție (NIR)? Nota de intrare și recepție (NIR), se întocmește la sosirea

mărfurilor de la furnizor și la intrarea acestora în gestiunea unității. NIR-ul se completează în baza facturilor sau a avizului de însoțire a mărfii.

Nota de intrare recepție și constatare de diferențe se întocmește în două exemplare, potrivit prevederilor legale, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepției. În situația în care la recepție se constata diferențe, Nota de recepție și constatare de diferențe se întocmește în trei exemplare de către comisia de recepție legal constituită.

În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranșe, se întocmește câte un formular pentru fiecare tranșă, care se anexează apoi la factura sau la avizul de însoțire a mărfii.

Datele de pe verso NIR-ului nu se completează decât atunci când se constată diferențe la recepție.

Pagina 23 din 29

5. Fișa de magazie

Fişa de magazie este formularul cu ajutorul caruia se tine evidenta stocurilor, fara regim special, adica se pot completa si pe un formular care contine toatele necesare. Fisa de magazie serveste la evidenta cantitativa a stocurilor. Este document de evidenta a stocurilor la locul de depozitare a intrarilor, a iesirilor, si este un document de contabilitate analitica.

Pagina 24 din 29

Se intocmeste intr-un singur exemplar, separat pentru fiecare fel de material, materie prima, produs finit,etc, de catre compartimentul financiar-contabil, daca acesta este raspunzator de respectivele stocuri, sau de catre gestionarul desemnat sa tine evidenta respectivelor stocuri. Se completeaza intr-un singur exeplar, nu circula, adica sta doar la locatia unde se afla respectivele stocuri, si se arhiveaza la departamentul financiar-contabil a companiei.

Ce contine fisa de magazie: Elementele minime obligatorii pentru fisa de magazie sunt: Datele de identificare a companiei, cu datele gestiunii-

magazia; datele legate de respectivul produs stocabil; denumirea formularului si numarul paginii; denumirea produsului stocabil, cu cateva caracteristici; unitatea monetara, sau pretul unitar; data miscarii, a intrarii sau a iesirii cantitatii din

gestiune, explicatia fiecarei miscari; data si semnatura de control.

Respectivul document este obligatoriu sa se afle la locul

unde se stocheaza produsele, pentru a putea facilita procesul de verificare a acestora atat a gestioarului, a conducerii respectivei companii, dar si a organelor de control abilitate.

Pagina 25 din 29

6. Ordinul de deplasare (delegația)

Serveşte ca: dispoziţie către persoana delegată să efectueze

deplasarea; document pentru decontarea de către titularul de avans

a cheltuielilor efectuate; document pentru stabilirea diferenţelor de primit sau de

restituit de titularul de avans; document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Se întocmeşte într-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de către persoana care urmează a efectua deplasarea, precum şi pentru justificarea avansurilor acordate în vederea procurării de valori materiale cu plata în numerar. Circulă:

Pagina 26 din 29

la persoana împuternicită să dispună deplasarea, pentru semnare;

la persoana care efectuează deplasarea; la persoanele autorizate ale unităţii la care s-a efectuat

deplasarea, pentru confirmarea sosirii şi plecării persoanei delegate;

la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de către titular, la întoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurării materialelor, stabilindu-se diferenţa de primit sau de restituit, cu luarea în considerare a eventualelor penalizări şi semnătura pentru verificare.

În cazul în care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit, pentru diferenţa de primit de către titularul de avans se întocmeşte Dispoziţie de plată către casierie. În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Dispoziţie de încasare către casierie; la persoana autorizată să exercite controlul financiar

preventiv, pentru viză; la conducătorul unităţii pentru aprobarea cheltuielilor

efectuate. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul: denumirea unităţii; denumirea şi numărul formularului;

Pagina 27 din 29

numele, prenumele şi funcţia persoanei delegate; scopul, destinaţia şi durata deplasării; ştampila unităţii; semnătura conducătorului unităţii; data;

data (ziua, luna, anul, ora) sosirii şi plecării în/din delegaţie;

ziua şi ora plecării; ziua şi ora sosirii; data depunerii decontului; penalizări calculate; avans spre decontare;

cheltuieli efectuate: felul actului şi emitentul, numărul şi data actului, suma;

numărul şi data documentului pentru restituirea diferenţei; diferenţa de primit/restituit;

semnături: conducătorul unităţii; controlul financiar preventiv, persoana care verifică decontul, şeful de compartiment, după caz; titularul de avans.

Pagina 28 din 29

IV. Bibliografie

1. Instrumente de plata - manual pentru clasele a XI-a si a

XII-a, Valentina Capota, C. Panciu, M. N. Dinescu, Valentina Menegatos, Constantin Ghimpau Codreanu

Editura: Akademos Art , 2007 2. Instrumente de plata: Manual pentru clasa a XI-a, Ana

Alexandrina Matei, Editura: Editura CD Press, 2007 3. http://www.educatiefinanciara.info/all-project-list/mic-

dictionar-de-plati/ 4. http://www.rasfoiesc.com/business/economie/finante-

banci/INSTRUMENTE-DE-PLATA-numerar-v97.php 5. Normei metodologice din 14/12/2004, de intocmire si

utilizare a registrelor si formularelor comune pe economie privind activitatea financiara si contabila (publicata in M. Of. nr. 23bis din 07/01/2005).

6. https://facturis.ro/ 7. http://www.faracontabilitate.ro/diverse/cand-sunt-

obligatorii-fisele-de-magazie/ 8. https://www.contzilla.ro/ordinul-de-deplasare-delegatia/ 9. www.tvet.ro/Anexe/4.Anexe/Aux_Phare/Aux.../Instrum

ente%20de%20plata.doc

Pagina 29 din 29