Ghid de adoptare pentru utilizatorul final Microsoft 365€¦ · La Microsoft ne dorim ca tu să...

Ghid de adoptare pentru utilizatorul final Microsoft 365

2

ConținutPărți interesate

Gradul de înțelegere

Instruire

Planifică, implementează și gestionează

7. Recrutează sponsori executivi

9. Selectează deținătorul succesului

10. Oferă posibilități promotorilor

Scenarii15. Identifică scenarii

20. Prioritizează-ți scenariile

22. Definește criteriile de succes

26. Partajează succesul

29. Creează-ți planul de comunicare

35. Stimulează implicarea continuă

38. Creează-ți planul de instruire

40. Accesează resurse pentru instruire

43. Planifică activitățile de adoptare46. Pornește în forță programul de

adoptare continuă 51. Creează un Plan de succes 53. Reiterează pentru un succes continuu54. Gestionează și fii pregătit pentru

schimbare

PrefațăPe vreme ce peisajul de business se modifică, așteptările angajaților și ale clienților evoluează și se dezvoltă o nouă cultură a modului de lucru. Angajații caută o semnificație mai puternică în cadrul procesului de lucru, iar angajatorii caută să sporească spiritul inventiv al acestora. Se conturează o nouă forță de muncă deoarece, pentru prima dată în istoria omenirii, forța de muncă globală este compusă din cinci generații.

Colaborarea și lucrul în echipă împreună cu colegii fac parte din activitățile noastre zilnice, iar abilitatea de a lucra din diverse locații și de pe diverse dispozitive este esențială. Angajații nu mai sunt îngrădiți din punct de vedere fizic sau geografic și pot oferi expertiză de oriunde din lume.

Deoarece cultura modului de lucru se dezvoltă, instrumentele cu care lucrăm trebuie de asemenea să evolueze. Microsoft 365 ajută organizația ta să facă parte din această cultură nouă de lucru dând posibilitatea angajaților de a fi creativi și de a lucra împreună în siguranță. Microsoft 365 este o soluție completă, inteligentă și sigură, incluzând Office 365, Windows 10 și Enterprise Mobility + Security.

Acest Ghid de adoptare pentru utilizatorul final a fost creat pentru organizații interesate de modalitățile

cele mai eficiente de a maximiza investiția făcută în Microsoft 365. Trebuie folosit ca un ghid pas cu pas, prin care te vei asigura că organizația ta identifică și execută activitățile specifice care vor ajuta organizația să adopte această nouă cultură de lucru.

Cele mai bune practici din acest ghid se bazează pe experiențele celor mai de succces clienți ai noștri, care, de-a lungul anilor, au adoptat diferite tehnologii care acum fac parte din Microsoft 365 – Office 365, Windows 10 și Enterprise Mobility + Security.

Sperăm să te inspire cu privire la ceea ce poate fi realizat și să-l folosești împreună cu colegii din organizația ta. Așteptăm opiniile și sugestiile tale, prin Comunitatea pentru stimularea adoptării, la:

http://aka.ms/driveadoption

Și amintește-ți că nu ești singur în acest demers. Sunt multe organizații care lansează în prezent tehnologii Microsoft 365 și cu care te poți conecta în cadrul acestei comunități.

Modul în care lucrăm devine mai conectat, hai să profităm de asta.

Microsoft 365 ajută organizația ta să facă parte din această cultură nouă de lucru dând posibilitatea angajaților de a fi creativi și de a lucra împreună în siguranță.

3

4

Să ai succes cu Microsoft 365 înseamnă să te asiguri că ajută pe toată lumea din cadrul organizației tale obține rezultate mai bune din activitatea lor.

Înainte de lansarea Microsoft 365, oprește-te puțin și reflectează în primul rând la motivul pentru care organizația ta a efectuat această achiziție. Decizia a fost determinată de cerințe tehnice specifice, ca parte din ciclul de actualizare IT, sau ai descoperit anumite nevoi de afaceri?

Stimularea adoptării are la bază înțelegerea provocărilor afacerii tale și abordarea acestora cu soluțiile Microsoft 365. Înseamnă să te asiguri că persoanele din cadrul organizației tale înțeleg avantajele și acceptă soluțiile pe care le oferi. Oamenii au o rezistență naturală la schimbare, deci este nevoie ca ei să știe care sunt avantajele lor.

La Microsoft ne dorim ca tu să obții rezultate maxime din investiția în Microsoft 365, iar cheia pentru a obține lucrul acesta este planificarea. Unicul scop al acestui Ghid de adoptare pentru utilizatorul final este să te asiste în procesul de adoptare.

Pe baza experiențelor anterioare ale clienților, am aflat că, pentru a avea succes în adoptarea Microsoft 365, este important să te concentrezi pe acești 4 factori de succes: părțile interesate, scenariile, gradul de înțelegere și instruirea.

Află mai multe despre factorii esențiali de succes care afectează adoptarea Microsoft 365:

https://aka.ms/successfactors

Părți interesate

Recrutează sponsori executivi

Oferă posibilități promotorilor

Scenarii

Prioritizează-ți scenariile

Definește criteriile de succes

Gradul de înțelegere

Implementează campanii de comunicare

Organizează evenimente de lansare

Instruire

Instruiește utilizatorii finali

Pregătește departamentul de asistență

ÎNVAȚĂ ȘI SUSȚINE

Factorii de succes pentru adoptarea Microsoft 365 de către utilizatorul final

Alătură-te comunității pentru stimularea adoptării


5

Părți interesatePrima regulă pentru adoptarea cu succes a

produsului Microsoft 365 este să creezi o echipă

dinamică formată din părți interesate cheie și

oamenii potriviți, care pot stimula și eficientiza

schimbarea celorlalți.

În această secțiune, vei afla despre diferitele

roluri pe care le joacă părțile organizației în

timpul implementării și pe care roluri cheie ale

părților interesate să pui accent.

De asemenea, vei afla despre cum poți selecta

persoanele potrivite din organizația ta pentru a

juca roluri de sponsori executivi, deținători de

succes și promotori în timpul implementării și

despre modul de a oferi posibilități promotorilor

printr-un program dedicat.

DINTR-O PRIVIRE

• Ce reprezintă sponsorii executivi, deținătorii succcesului și promotorii și de ce sunt aceștia importanți?

• Care sunt primii pași pentru directorii executivi?

• Ce reprezintă un program pentru promotori și cum îl pot utiliza pentru a le oferi posibilități acestora?

Rol Responsabilități Departament

Director Să comunice companiei viziunea și valorile de nivel înalt ale Microsoft 365 Conducere executivă

Deținătorul succesului Să se asigure că obiectivele afacerii sunt realizate pentru o implementare Microsoft 365 Orice departament

Promotori Ajută la promovarea Microsoft 365 și la gestionarea obiectivelor venite din partea utilizatorilor finali Orice departament (personal)

Manager de proiect Să supravegheze întreaga efectuare a lansării și întregul proces de implementare Microsoft 365 Management de proiect

Manager de instruire Să gestioneze programul de instruire și/sau resursele necesare implementării Microsoft 365 IT și/sau resurse umane

Șefi de departamente Să identifice cum vor utiliza anumite departamente Microsoft 365 și să încurajeze implicarea Orice departament (management)

Specialist IT Să supravegheze toate aspectele tehnice ale implementării IT

Manager de resurse umane

Să integreze Microsoft 365 în procesele de resurse umane și să gestioneze conținutul de resurse umane în Microsoft 365 Resurse umane (management)

Manager de comunicare Să supravegheze comunicările la nivel de companie legate de Microsoft 365 Comunicări în cadrul departamentului IT și/sau al companiei

Managerul comunității Să gestioneze activitatea zilnică a rețelei Yammer, să ofere îndrumări și cele mai bune practici

Comunicări în cadrul departamentului IT și/sau al companiei

Managerul site-ului SharePoint

Să contribuie la gestionarea strategiei privind site-ul SharePoint pentru organizație, să facă legătura între departamentul de business și IT IT și/sau personal

Rolu

ri ch

eie

Rolurile părților interesate

O strategie de adoptare de succes începe cu o echipă de persoane dedicate, din toate zonele organizației tale. Folosește tabelul pentru a înțelege diferitele părți interesate, precum și rolurile și responsabilitățile acestora într-o implementare Microsoft 365 de succes. Rolurile esențiale pe care trebuie să pui accentul sunt cele de sponsori executivi, deținători de succes și campioni.

6Părți interesate: Rolurile părților interesate

Avertisment

Reține că fiecare dintre aceste roluri sunt orientative. În funcție de dimensiunile și caracteristicile organizației tale,

este posibil ca unele dintre aceste roluri să se suprapună sau să nu fie necesare.

Pentru a înțelege rolurile cheie, ce se așteaptă de la echipa ta și de ce se așteaptă aceste lucruri, consultă:

http://aka.ms/stakeholders

http://aka.ms/stakeholders

7

Recrutează sponsori executivi

Sponsorii executivi sunt lideri cheie în cadrul organizației, iar participarea lor este esențială pentru a stimula adoptarea de către angajați. Ei au cea mai mare influență asupra culturii organizaționale și pot comunica în mod activ valorile și avantajele unei noi tehnologii și ale unui mod nou de lucru în cadrul organizației. De asemenea, pot înțelege profund obiectivele cheie de business și provocările obișnuite care trebuie depășite – în acest punct apare Microsoft 365.

Sponsorii executivi stabilesc obiectivele generale ale afacerii.

Sfaturi și sugestii

Atunci când identifici sponsorii executivi, poți lua în calcul și părțile interesate cheie din diferite segmente ale

organizației, care sunt afectate de schimbare.

Iulie 2017, Raport trimestrial McKinsey, www.mckinsey.com Copyright© 2017 McKinsey & Company. Toate drepturile rezervate. Retipărit cu permisiune.

Studiile au arătat că proiectele de transformare au mai

mult succes atunci când există un sponsor executiv

vizibil. Peste 85% dintre respondenți au indicat faptul

că atunci când CEO-ul a fost vizibil sau foarte vizibil,

proiectul de transformare a avut succes sau succes

foarte mare.

Directorii ar trebui:

Să ajute echipa de proiect să identifice și să prioritizeze care dintre scenarii ar trebui utilizate

Să joace un rol în comunicarea modului în care organizația plănuiește să folosească Microsoft 365 pentru a-și atinge obiectivele de afaceri către ceilalți lideri din cadrul organizației.

Să participe și să utilizeze în mod activ capacitățile Microsoft 365 pentru a contribui la stimularea adoptării în rândul utilizatorilor finali și să susțină comportamentele dorite.

Pentru informații suplimentare despre modul în care un sponsor executiv poate contribui la implementarea proiectului Microsoft 365, consultă https://aka.ms/execsponsor

Părți interesate: Recrutează sponsori executivi

8

Asigură-te că sponsorii tăi executivi înțeleg elementele de bază

P articipare activă și vizibilă

C onstruirea unei coaliții cu ceilalți membri ai conducerii

C omunicarea directă cu angajații

Drepturi de autor Prosci®. Toate drepturile rezervate.

Părți interesate: Înțelegerea primilor pași

9

Selectează deținătorul succesuluiSelectarea unui deținător al succesului în cadrul organizației tale este importantă pentru a te asigura că obiectivele de afaceri stabilite pentru Microsoft 365 sunt realizate. Ei sunt responsabili să se asigure că oamenii utilizează serviciul și obțin plus valoare din folosirea acestuia.

Un deținător al succesului ar trebui să:

Se asigure că oamenii folosesc și obțin plus valoare de la Microsoft 365

Se asigure că părțile interesate potrivite sunt implicate

Transpună obiectivele de afaceri pe care organizația ta le-a stabilit pentru Microsoft 365 în scenarii

Se asigure că instruirea și comunicarea sunt implementate cu succes

Părți interesate: Selectează deținătorul succesului

10

Oferă posibilități promotorilor Crearea și folosirea promotorilor Microsoft 365 în cadrul organizației tale, ca grup important de părți interesate, este un alt pas în demersul de stimulare a adoptării Microsoft 365.

Este o provocare să obții acceptarea fiecărui utilizator din organizație. Promotorii pot ajuta la soluționarea acestei provocări și pot juca un rol important. Aceștia dețin cunoștințe, sunt dedicați planului de a-și lărgi expertiza și își doresc să ofere instruire și asistență colegilor. Ei pot transpune Microsoft 365 în realitatea echipei sau departamentului lor.

Promotorii:

Construiește-ți un program pentru promotori

Pentru mai multe resurse și materiale care să te ajute să îți creezi promotori Microsoft 365, descarcă acest ghid:

https://aka.ms/office365champions

Promovează Microsoft 365 și valorile acestuia în rândul echipelor

Îi ajută pe cei din echipele lor să realizeze care sunt avantajele lor

Cresc gradul de conștientizare pentru Microsoft 365 prin intermediul canalelor de comunicare informale

Asistă la primirea noilor veniți, oferind îndrumare și împărtășind cele mai bune practici

Furnizează opinii echipei de proiect cu privire la implicarea utilizatorilor și la adoptare

Părți interesate: Oferă posibilități promotorilor

11

Construiește un program pentru promotoriPromotorii sunt pasionați și interesați să promoveze și să-și ajute colegii să găsească soluții mai eficiente. Ei pot ajuta la reducerea presiunii asupra resurselor echipei de bază a proiectului și vor stimula implicarea în cadrul comunității.

Ei creează opiniile și entuziasmul care stimulează adoptarea de modalități de lucru îmbunătățite.

Ei construiesc o sferă de influență printre echipele lor.

Ei aduc la viață noile moduri de lucru în cadrul echipelor.

Ei identifică provocările de business și posibilele soluții.

Ei oferă opinii echipei și sponsorilor de proiect.

Sunt utilizator avansat. Încerc să continui pe această cale, pentru ca și ceilalți să facă la fel. Este vorba despre împărtășirea ideilor.

– Paul

Este vorba despre identificarea persoanelor motivate. O văd ca pe o oportunitate. O parte din munca mea este de a încuraja comunitatea și distribuirea cunoștințelor.

– Darren

De ce sunt importanți promotorii?

Părți interesate: Construiește un program pentru promotori

Suntem în legătură cu un promotor al adoptării din fiecare segment al afacerii, care trimite săptămânal e-mailuri cu privire la Office 365. Fiecare instrument Office 365 are avantaje esențiale și, oferind utilizatorilor un parcurs fluent printre acestea, vom putea să deblocăm plusul de valoare din fiecare.

– Nick Lamshed, Manager de schimbare, Qantas

12

Construiește o comunitate de promotori

Găsește un promotor entuziast care să poată oferi timp și efort.

Creează un grup Yammer pentru promotori, unde să poată discuta despre noutăți și succesele obținute.

Oferă instruire simplă pentru elementele principale ale Microsoft 365.

Asigură-le materiale disponibile pentru a le susține munca din teren, atât în cadrul echipelor, cât și individual (de exemplu, sesiuni brown bag).

Asigură-te că discuțiile cu promotorii cu privire la ceea ce funcționează și ceea ce necesită îmbunătățiri au loc cu regularitate.

Dezvoltă un program pentru a-i implica și a le recunoaște eforturile, cum ar fi oferirea de acces privilegiat la evenimente relevante sau conferințe.

Fă cunoscut rolul promotorilor și unde pot fi găsiți aceștia – reține, ei nu sunt membri ai departamentului IT, ci reprezentanți ai companiei.


Transformă programul pentru promotori într-o cerință obligatorie a planului tău de adoptare. Am descoperit că cea mai

simplă și eficientă soluție pentru ca utilizatorii să învețe este prin intermediul colegilor. Identifică-i și abordează-i pe cei care

sunt lideri sau profesori înnăscuți în cadrul organizației și folosește-i ca bază pentru dezvoltarea comunității.

http://aka.ms/championsguide

Părți interesate: Construiește o comunitate de promotori

13

Află despre diversele roluri și responsabilități din organizație și cum vor contribui la lansarea Microsoft 365

Înțelege lucrurile care stau la baza unui sponsor executiv de succes

Dezvoltă un program pentru promotori

Înscrie-ți echipa de proiect și trezește-le interesul pentru a își ajuta colegii să devină mai productivi cu Microsoft 365

Lista de verificare a părților interesate

Lista de verificare a părților interesate

14

ScenariiIdentificarea și definirea scenariilor este un pas important pentru ca organizația să se bucure de o adoptare ușoară și să obțină valoarea completă a investiției în Microsoft 365. Scenariile acoperă modurle în care angajații vor utiliza Microsoft 365 pentru a rezolva provocările din afaceri sau pentru a atinge obiectivele stabilite.

Cu ajutorul unor scenarii și criterii de succes clare, poți măsura eficient realizările și poți obține rezultate concrete după lansare. Scenariile ajută echipele să înțeleagă modul în care Microsoft 365 le poate ajuta să obțină mai mult în cadrul activităților zilnice punând produsele în context și asigurându-se că angajații știu când și cum să le utilizeze.

DINTR-O PRIVIRE

• Cum identific și prioritizez scenariile?

• Cum definesc criteriile de succes care să mă ajute să obțin rezultate concrete?

• Ce pot face pentru a monitoriza adoptarea în organizația mea?

15

Identifică scenarii

Ca să identifici scenariile potrivite, cel mai bine este să implici oamenii care vor stimula și vor susține schimbarea în cadrul organizației. Vei dori să organizezi câteva ateliere, la care să inviți șefi de departamente, manageri de proiect, personal IT și alte părți interesate, care pot veni cu idei despre modul în care Microsoft 365 va putea fi folosit în organizația ta. Întrebările următoare reprezintă puncte de plecare excelente pentru identificarea scenariilor tale:

Care sunt câteva dintre provocările organizației privind comunicarea și colaborarea?

Care sunt domeniile în care organizația ta dorește să vadă o îmbunătățire?

Care sunt inițiativele strategice sau proiectele de transformare actuale ale organizației, care pot fi susținute de Microsoft 365?

Care dintre metodele de comunicare și colaborare sunt, în general, primite mai bine de către organizația ta?

Care este procesul pentru crearea, distribuirea și partajarea informațiilor?

Scenarii: Identifică scenarii

Office 365 oferă tehnologia pentru a îmbunătăți comunicarea și colaborarea internațională. Folosim conferințe video, prezentări și partajări ale desktopului pentru a colabora cu partenerii noștri.

– Klaus Huelsewiesche, Director sisteme IT pentru cercetare și dezvoltare, Produse de curățenie și îngrijirea casei la Henkel

16

Găsește-ți propriile scenarii în Biblioteca de productivitate

Am adăugat numeroase Scenarii de business în Biblioteca noastră de productivitate pentru a te ajuta să descoperi

modalități de a utiliza Microsoft 365 într-o manieră semnificativă pentru organizația ta.

http://aka.ms/productivitylibrary

Scenarii: Găsește-ți propriile scenarii folosind Biblioteca de productivitate

17

Pentru a îi ajuta pe utilizatorii Microsoft 365 cu noțiunile introductive recomandăm șase scenarii de bază care se aliniază generic cu tipurile de activități pe care angajații trebuie să le execute în fiecare zi. Acestea includ activități de la comunicare prin e-mail și calendare, la stocare și partajare de fișiere, până la până la organizarea de întâlniri virtuale și colaborare în timp real.

Consultă mai jos cele șase scenarii:

Cele șase Scenarii de bază

Lucrează în e-mail, singur sau ca grup

Microsoft Exchange Online este coloana vertebrală a e-mailului și a calendarului tău, care te ajută să colaborezi prin intermediul aceluiași mediu familiar Outlook. Exchange Online îți oferă posibilitatea să realizezi mai mult și să lucrezi mai eficient, cu experiențe complete și unitare Outlook, indiferent de dispozitivul de pe care lucrezi.

Furnizează un spațiu de lucru bazat pe chat

Microsoft Teams reunește informațiile necesare pentru ca echipele să lucreze eficient și să performeze la cel mai înalt nivel. Acest spațiu de lucru care favorizează mobilitatea, bazat pe chat, combină chat, documente, oameni și instrumente, într-un singur loc securizat.

Conectează-ți organizația

Yammer facilitează conectarea cu oameni și informații din cadrul organizației tale, despre care nu știai că există. Dezbate idei, partajează actualizări și generează răspunsuri din partea publicului, cu ajutorul colegilor de pretutindeni.

Întâlnește-te și colaborează simplu

Abilitatea de a te conecta în timp real te ajută să realizezi proiecte. De la primirea unui răspuns rapid până la păstrarea proiectelor pe direcția bună, Skype for Business oferă soluția completă pentru întâlniri cu o singură platformă pentru mesagerie instant, apeluri audio și video, conferințe și partajare în timp real.

Partajează site-uri și conținut

SharePoint susține partajarea drepturilor și colaborarea în intranet. Construiește site-uri și portaluri care implică oamenii, conectându-i la expertiză, conținut, informații de decizie și cunoștințe colective.

Scenarii: Cele șase Scenarii de bază

Creează conținut de impact prin colaborare

Cu Office, îți poți realiza activitățile practic de oriunde, mai repede. Poți profita de integrarea Office cu OneDrive și SharePoint pentru a accesa, partaja și colabora la crearea de documente.

Ca o persoană din...[Echipă]

Doresc să...[Descriere a ceea ce doresc să fac]

Folosind[Aplicație specifică

a tehnologiei]

Voi ști că aceasta dă rezultate când...

[Evaluarea succesului soluțiilor]

18

Ca o persoană din Managementul

vânzărilor

Vreau să am o versiune unică a propunerii, pe care să o poată accesa și edita oricine, în loc să circulăm

prin e-mail, în cadrul echipei, mai multe versiuni

diferite

Folosind un site SharePoint pentru a stoca centralizat și a

partaja o versiune unică a propunerii de vânzare, pe care echipa mea o poate edita împreună, folosind

editarea în colaborare din Word și PowerPoint

Voi ști că dă rezultate atunci când

echipa mea de vânzări poate crea propuneri mai ușor, având astfel

mai mult timp la dispoziție pentru a încheia tranzacțiile

Pentru a începe să compui propriile scenarii, poți să utilizezi

structura următoare:

Ca o persoană din [ECHIPA]

Vreau să [DESCRIERE A CEEA CE DORESC SĂ FAC]

Folosind [APLICAȚIE SPECIFICĂ A TEHNOLOGIEI]

Voi ști că dă rezultate atunci când [EVALUAREA SUCCESULUI SOLUȚIILOR]

Nu ești sigur cum să începi?

Scenarii: Nu ești sigur cum să începi?

Bazează-te pe experiența altora. Alătură-te comunității!

În cadrul Comunității pentru stimularea adoptării din Comunitatea tehnologică Microsoft vei putea să discuți cu mii de alți

clienți Microsoft și să înțelegi care au fost scenariile care au funcționat în cazul lor.

Care sunt avantajele mele?

Actualizări ale produsului

Comunică cu departamentul de inginerie

Colaborează cu alți colegi

Începi să discuți cu alți colegi chiar astăzi – alătură-te comunității

pentru stimularea adoptării


Construiește relații

Resurse suplimentare pentru utilizatori

Bazează-te pe experiența altora

19

Pagina comunității pentru stimularea adoptării

Discuții și împărtășirea celor mai bune practici

Consultă cele mai recente conversații

Vezi despre ce se discută în comunitate

Zone comune

Discuții concentrate pe subiecte specifice ale comunității

Anunțuri de stimulare a adoptării Consultă ultimele anunțuri

ComunitateVezi cine face parte din comunitate

Scenarii: Bazează-te pe experiența altora. Alătură-te comunității!

20

Prioritizează-ți scenariileMicrosoft 365 poate să aibă impact pozitiv în mai multe zone ale afacerii tale, de aceea este important să prioritizezi scenariile de business pentru a fi sigur că înțelegi care sunt zonele asupra cărora trebuie să te concentrezi la început.

Reține, scenariile pe care le identifici și le prioritizezi acum vor constitui baza planului tău de comunicare în timpul lansării. Asigură-te că revii asupra scenariilor atunci când îți construiești planul de comunicare.

Scenarii: Prioritizează-ți scenariile

Scăzut

Mediu

Ridicat

Impa

ct

Dificultate

Scăzut Mediu Ridicat

Colaborează cu colegii într-un spațiu de lucru bazat pe chat

Implementează înregistrarea unică în siguranță cu Cloud PBX

Stimulează și antrenează angajații printr-o rețea de socializare

Organizează sesiuni de instruire pentru angajații din toată lumea

Dă posibilitatea angajaților să lucreze mai inteligent, de oriunde, cu e-mail găzduit

Ajută noii angajați pentru o înscriere mai rapidă

Implementează înregistrarea unică în siguranță cu Azure Active Directory

Implementează clasificarea și protecția datelor cu Azure Information Protection

21

Cum să îți prioritizezi scenariile

Consultă graficul de mai jos și plasează scenariul tău pe diagramă, în funcție de nivelul impactului vizat asupra organizației și de dificultatea obținerii acestuia. Aici vei înțelege care sunt scenariile care oferă nivelul de impact cel mai ridicat, în cel mai scurt timp și, de asemenea, vei putea să determini care sunt proiectele dificile, care ar putea să fie importante, dar pentru care este nevoie de mai multă planificare.


Este util să iei în considerare lucrurile care vor aduce plus valoare oamenilor încă de la început. Unele dintre lucrurile pe care

ai vrea să le faci imediat (de exemplu, migrarea e-mailului) ar putea să nu ofere o valoare vizibilă imediat. Ar putea fi mai bine să te

concentrezi pe obținerea câtorva victorii vizibile și facile, la început (de exemplu, acces la mesagerie instant pentru toți utilizatorii).

Scenarii: Cum să îți prioritizezi scenariile?

22

Definește criteriile de succesCând îți dezvolți scenariile ideale, este foarte important să stabilești un set formalizat de criterii de succes pentru a măsura impactul generat de implementarea Microsoft 365. Va trebui să determini ce trebuie evaluat și cum vei proceda în legătură cu colectarea atât a datelor cantitative, cât și a datelor calitative. Utilizează pașii de mai jos pentru a-ți defini Criteriile de succes:

Identifică indicatorii cheie de performanță ai afacerii (KPI) care pot fi îmbunătățiți în funcție de diversele scenarii adoptate de organizația ta (de exemplu, reducerea costurilor, creșterea satisfacției clienților, îmbunătățirea gradului de implicare a angajaților, reducerea timpului necesar procesării comenzilor)

Evaluează nivelul la care te aflai înainte de implementarea Microsoft 365. Stabilește limitele pentru KPI și testează nivelul actual de cunoaștere al Microsoft 365 de către utilizatorii tăi

Alege criteriile care te vor ajuta să expui în fața conducerii impactul pe care Microsoft 365 îl are asupra organizației tale

Scenarii: Definește criteriile de succes

Șabloane pentru sondaje pentru utilizatorul final

Utilizează șablonul de sondaj pentru a măsura satisfacția și progresul în raport cu reperul tău.

http://aka.ms/usersurveys


Folosește Ghidul pentru evaluarea succesului pentru a determina cât a fost de eficientă lansarea ta Microsoft 365.

http://aka.ms/measuringsuccess

http://aka.ms/measuringsuccess

23

Folosește SMART Mnemonic pentru a te îndruma

Pe măsură ce creezi criteriile de succes, utilizează schema mnemonică SMART care să te ghideze în stabilirea obiectivelor cu impact:

Clar și fără echivoc; răspunde la întrebările, „Ce, de ce, cine, unde?”

Specific:

Concret; demonstrează clar progresul.

Măsurabil:

Realist; nu extrem.

Realizabil:

Contează pentru părțile interesate.

Relevant:

Legat de o anumită dată țintă; răspunde la întrebarea „Când?”

Oportun:

Scenarii: Folosește SMART Mnemonic pentru a te îndruma

Criterii de succes Metodă/Sursă Parametri Exemplu de obiectiv

Adoptare sporită

Utilizarea sporită se corelează cu adoptarea de către utilizator a tehnologiei

Cantitativă

Rapoarte de utilizare Office 365Utilizarea cutiei poștaleUtilizare SharePointMesagerie instant și conferințe Skype for BusinessMinute audio utilizate prin Skype for Business

Comparația rapoartelor de utilizare preimplementare și postimplementare va arăta o creștere a adoptării cu 10% pe lună

Eficiența instruirii

Utilizarea sporită se corelează cu eficiența instruirii

Cantitativă

Rapoarte de utilizare Office 365

Calitativă

Sondaje pentru utilizatorul finalCurs de instruire online privind conformitatea pentru grupurile de Yammer și opiniile

Utilizarea cutiei poștaleUtilizare SharePointMesagerie instant și conferințe Skype for BusinessMinute audio utilizate prin Skype for BusinessSatisfacția angajațilorRata de finalizare a cursului de instruire

Comparația rapoartelor de utilizare pre-instruire și post-instruire va arăta o creștere a adoptării pe lună.Punctajul pentru satisfacția utilizatorilor este de peste 130 pe baza sondajului final privind instruireaO rată de 100% pentru finalizarea cursului de instruire online pentru conformitatea securității corporației

Costuri de operare reduse

Gradul sporit de adoptare se corelează cu o reducere a soluțiilor de conferințe de la terți, a timpului dedicat călătoriilor și a resurselor alocate

Cantitativă

Raport de utilizare Office 365 Rapoarte financiare/contabileRapoarte pentru departamentul de asistențăRapoarte de cheltuieli cu călătoriile și telefoniaEvaluări ale rezultatelor

Utilizarea cutiei poștaleUtilizarea SharePointFacturarea și utilizarea conferințelor audioCheltuielile cu călătoriile și telefoniaApeluri la departamentul de asistență

Utilizarea postimplementare a soluțiilor de conferințe telefonice de la terți ar trebui să înregistreze o scădere lunară de 10%

Securitate îmbunătățită

Gradul crescut de adoptare se corelează cu o mai bună securitate și conformitate

Calitativă

Sondaje pentru utilizatorul final

Accesibilitate/recuperare pentru utilizatorul final

Satisfacția angajaților Apeluri la departamentul de asistență

Comparația între satisfacția înainte și după utilizare Număr redus de apeluri la biroul de asistență și a timpului petrecut pentru recuperarea datelor

Productivitate crescută

Gradul sporit de adoptare se corelează cu comunicări și luări de decizii mai rapide, cu timp mai scurt de finalizare a activităților

Calitativă

Sondaje pentru utilizatorul final Rată de utilizare pentru clasificarea datelor

Timpul necesar pentru finalizarea proiectelor

Număr de documente etichetate

Timpul de finalizare a comenzilor clienților scade cu 15% în decurs de 6 luni

Colaborare îmbunătățită

Număr sporit de comunicări între echipe și între locații

Calitativă

Sondaje pentru utilizatorul finalGrupuri Yammer și sugestii

Satisfacția angajațilorTimp economisit

Într-un interval de 3 luni de la implementarea Skype for Business, echipele care lucrează din locații diferite vor raporta îmbunătățirea legăturilor cu colegii lor

Satisfacția îmbunătățită a angajaților

Opțiunile de lucru flexibile îmbunătățesc satisfacția angajaților prin implicare sporită, stres redus, echilibru între lucru și viața privată îmbunătățit.

Calitativă

Sondaje pentru utilizatorul finalGrupuri Yammer și sugestii

Satisfacția angajaților Satisfacția angajaților se îmbunătățește cu 15% în decurs de 6 luni

24

Exemple de criterii de succes

Pentru a te ajuta să îți stabilești criteriile de succes

poți lua în considerare câteva dintre exemplele de

mai jos:

Scenarii: Exemple de criterii de succes

Clienți Skype for Business utilizațiRaport cu utilizatori activi

Activitatea grupurilor Office 365 Pachetele de conținut pentru adoptarea Office 365

https://aka.ms/o365adoptioncontentpack

25

Monitorizează adoptarea Office 365 în organizația ta

În portalul de administrare Office 365 vei găsi rapoarte disponibile care indică gradul actual de implicare a utilizatorilor în diferitele sarcini de lucru.

Măsoară, evaluează evaluează și înregistrează parametrii de funcționare înainte de lansare, în acest fel poți observa eficiența activităților de adoptare.

Consultă din nou aceste rapoarte pentru a le compara cu criteriile tale de succes și identifică zone în care poți îmbunătăți adopția.

Scenarii: Monitorizează adoptarea Office 365 în organizația ta

26

Poveștile de succes sunt adesea la fel de valoroase ca măsurătorile cantitative pentru demonstrarea succesului Microsoft 365. Pe durata implementării, permite-le membrilor din echipa de proiect și promotorilor să identifice exemple ce demonstrează colaborarea și munca în echipă la nivel interdepartamental și să le partajeze folosind Yammer.

La partajarea unei povești despre experiența cu Microsoft 365, include aceste detalii:

Poveștile despre valoarea afacerii pot fi ușor partajate intern prin intermediul unui grup din rețeaua Yammer dedicat Poveștilor de succes Microsoft 365. Poți să împărtășești și în exterior poveștile de succes, în cadrul comunității extinse Microsoft 365, prin intermediul Comunității pentru stimularea adoptării.



Vă dorim experiențe cât mai plăcute! Crearea unui concurs și generarea de energii pozitive cu privire la Microsoft 365 ar

trebui să fie interesant și atractiv. Încearcă să creezi o continuare.

Timpul. Povestea ar trebui să înceapă cu un marcator de timp, astfel încât publicul să știe când a avut loc.

Personajele. Povestea ar trebui să includă nume, astfel încât publicul să știe cine a fost implicat

Evenimentele. Povestea ar trebui să reamintească evenimentele care au avut loc.

Materialele vizuale. Publicul ar trebui să își poată imagina ceea ce s-a petrecut.

Partajează succesul

Scenarii: Partajează succesul

27

Listă de verificare pentru scenarii

Identifică scenarii pentru a te asigura că afacerea ta obține întreaga valoare a pachetului Microsoft 365

Utilizează cele șase scenarii de bază ca ghid pentru definirea scenariilor în interiorul afacerii tale

Prioritizează-ți scenariile și înțelege unde să te concentrezi mai întâi

Definește-ți criteriile de succes pentru a măsura impactul implementării pachetului Microsoft 365

Învață cum să monitorizezi adoptarea efectuată de organizația ta utilizând Office 365 Analytics

Încurajează-ți echipa să colecteze povești de succes pe tot parcursul implementării

Listă de verificare pentru scenarii

28

Gradul de înțelegereEste important să planifici comunicările înainte, în timpul și după implementarea Microsoft 365 pentru a-ți menține organizația entuziasmată și motivată.

Creează conștientizare printr-o combinație de e-mailuri, postere, competiții și evenimente pe care le poți modifica în funcție de cultura companiei tale. Conștientizarea la nivelul întregii organizații te va ajuta să câștigi valoare pe termen lung din adoptarea Microsoft 365.

DINTR-O PRIVIRE

• Ce ar trebui să includ în planul meu de comunicare pentru Microsoft 365?

• Cum se potrivesc scenariile în planul meu de comunicare?

• Cum pot promova angajamentul recurent și adoptarea pe termen lung a Microsoft 365?

29

Folosește o strategie de comunicare, care să genereze conștientizare și interes. Înainte ca serviciul să devină disponibil vrei ca membrii echipelor să fie interesați de faptul că acesta urmează să apară și să le menții interesul pentru utilizarea serviciului, după ce a fost lansat.

Asigură-te că ai ținut cont de angajații tăi înainte să concepi mesajul, deoarece va trebui să îi ajuți să identifice „Care sunt avantajele mele?”

Alege o gamă de activități, incluzând e-mailuri, postere și evenimente fizice (poate chiar cu brioșe!) și planifică-le în cadrul cronologiei proiectului tău

Programează evenimente la care oamenii să poată atinge produsele și să pună întrebări

Personalizează activitățile de conștientizare conform companiei și culturii tale

Dacă unul dintre lideri va trimite o comunicare prin care anunță Microsoft 365 programează un eveniment de lansare sau explică avantajele în cadrul unei întâlniri cu toți angajații, va fi un lucru foarte semnificativ pentru validarea importanței și pentru a asigura participarea tuturor la utilizarea noii tehnologii

Creează-ți Planul de comunicare

Nu este nevoie să inovezi în Office 365. Vom lăsa compania Microsoft să facă asta. Obiectivul nostru este să adoptăm tehnologia cât de repede posibil și să fim concentrați pe utilizarea ei pentru a aduce plus valoare clienților noștri.

– Darren Russell, Transformare, Digitală

Află mai multe:

http://aka.ms/officeblogs/adoption

Director, Mott MacDonald

Răspunsuri: Creează-ți planul de comunicare

30

Folosește Scenariile de bază ca puncte de plecare pentru crearea strategiei de comunicare și instruire.

Transpune Scenariile de bază în soluții care rezolvă probleme reale de afaceri

Decide care dintre scenarii este cel mai potrivit pentru a promova lansarea Microsoft 365 în compania ta

Folosește resursele asociate fiecărui scenariu pentru a implementa anunțurile prin e-mail și activitățile de instruire

Alocă-ți timpul necesarpentru a revizui aceste materiale și a determina care este cel mai potrivit pentru a fi utilizat pentru lansarea în organizația ta. Scenariile tale vor sta la baza planului tău de comunicare.

Revizuiește-ți scenariile

Răspunsuri: Revizuiește-ți scenariile

http://aka.ms/FastTrackProductivityLibrary

Identifică resurse pe baza scenariilor

31

Fiecare Scenariu de bază din FastTrack include șabloane pentru e-mailuri, postere și fluturași, precum și videoclipuri și resurse de instruire. Poți să personalizezi aceste șabloane pentru planul tău de comunicare.

Gradul de înțelegere: Identifică resurse pe baza scenariilor

32

Fiecare scenariu include șabloane de e-mail personalizabile pentru activitățile tipice de comunicare din cadrul fiecăreia dintre fazele lansării și adoptării Microsoft 365. Aceste e-mailuri includ linkuri directe către instruire și resurse pentru a-i ajuta pe utilizatori să afle mai multe despre funcționalitățile Microsoft 365. Aceste linkuri sunt selectate pentru fiecare scenariu. Șabloanele de e-mail disponibile includ:

Șabloane de e-mail

E-mailurile sunt disponibile ca șabloane Microsoft Outlook și documente Word (.docx). Poți să alegi șabloanele pe care vrei să le utilizezi, iar apoi să le personalizezi după cum dorești, pentru a se potrivi mai bine obiectivelor de comunicare, ajustând versiunea ta pentru a se potrivi cu stilul companiei tale, adăugând logo-ul companiei și completând conținutul. Asigură-te că e-mailurile sunt trimise de la un expeditor prederminat (de exemplu, sponsorul executiv) către un public țintă specific.


Fă cunoscută vestea și în alte moduri, în afară de e-mail!

Poți să generezi interes cu privire la lansarea Microsoft 365 în spațiul fizic de birouri, folosind videoclipuri promoționale și

postere tipărite, ca parte din campania ta de conștientizare.

http://aka.ms/drivevalue

Tip de E-mail Etapă Funcție

„Numărătoare inversă” Prelansare Utilizează acest mesaj pentru a genera interes și pentru a informa angajații în legătură cu lucrurile pe care

le pot face cu Office 365. Un e-mail pentru fiecare scenariu.

„Anunț” Lansare Utilizează acest mesaj pentru a începe lansarea și pentru a-i instrui pe noii utilizatori în legătură cu primii pași pentru Microsoft 365. Un e-mail pentru fiecare scenariu.

„Sfaturi și sugestii” Postlansare Folosește aceste „Sfaturi și sugestii” pentru a prezenta mai multe funcționalități Microsoft 365 și a ajuta utilizatorii să fie mai productivi. Trei e-mailuri pentru fiecare scenariu.

Gradul de înțelegere: Șabloane de e-mail

Kit de introducere Windows 10 Business

https://aka.ms/win10businesskit

E-mailuri cu numărătoare inversă și cu anunțuri


Postere, fluturași și materiale tipărite


Resurse adiționale pentru Planul de comunicare

Serii de e-maluri cu sfaturi și sugestii


33Gradul de înțelegere: Resurse adiționale pentru planul tău de comunicare

34

Evenimente de lansare

Ia în considerare obiectivele tale pentru utilizarea Microsoft 365. Cum poate evenimentul de lansare să susțină aceste obiective și aceste zone specifice din afacere?

Ia în considerare cultura companiei. Ce tipuri de activități se vor potrivi cu conducerea și cu angajații?

Ia în considerare timpul și resursele de care dispui. Poți să selectezi și să combini activități diferite în cadrul evenimentului pentru a planifica ceva adecvat nevoilor tale și care să se încadreze în calendarul tău?

Ia în calcul evenimentele existente ale companiei. Urmează în curând un eveniment al companiei, la un moment apropiat de implementarea Microsoft 365, în care ai putea să integrezi și lansarea?

Cum să îți alegi evenimentul de lansare

Resursele și tacticile pentru o lansare eficientă

Am adăugat, mai jos, câteva resurse, idei și tactici care să te ajute să creezi o lansare Microsoft 365 eficientă.

Echipa de planificare și promotorii poartă tricouri Office 365, pe care le poți comanda la https://www.co-store.com/iw (doar pentru clienții din Statele Unite)

Bannere, postere și broșuri expuse prin birouri

Stații pentru demonstrații în cafenea/hol pentru a evidenția diverse instrumente și caracteristici Microsoft 365 și a oferi o experiență practică

Rulează evenimente interactive pentru stimularea implicării folosind Skype Meeting Broadcast pentru membrii echipei aflați în alte locații

Asigură-te că incluzi un eveniment de lansare în planul de comunicare pentru a crea interes din partea organizației pentru Microsoft 365.

Răspunsuri: Evenimente de lansare

https://www.co-store.com/iw

35

Stimulează implicarea continuă

Poți să crești, în timp, adoptarea Microsoft 365 prin activități permanente de conștientizare și de instruire.

Folosește e-mailuri cu sfaturi și sugestii pentru a susține dezvoltarea abilităților: https://productivitylibrary.fasttrack.microsoft.com

Creează un grup Yammer pentru a continua conversația despre cele mai bune practici și cele mai noi caracteristici

Împărtășește povești de succes despre modul în care angajații tăi folosesc Microsoft 365 în moduri inovatoare și cu impact

Organizează periodic evenimente de implicare adiționale, cum ar fi întâlniri informale sau prânzuri de instruire pentru a stimula implicarea utilizatorilor finali

Stabilește provocări și organizează competiții pentru a recompensa cele mai bune moduri în care s-a folosit Microsoft 365 pentru a lucra într-un mod diferit


Partajarea poveștilor de succes experimentate de echipa de proiect în timpul implementării este o modalitate excelentă de a

încuraja implicarea continuă. Revino la pagina 26 din secțiunea Scenarii pentru a vedea ce trebuie inclus în Povestea de succes.

Răspunsuri: Stimulează implicarea continuă

Difuzează videoclipul promoțional Office 365 la evenimentul tău de lansare sau, în mod repetat, în cafenea sau în zona ascensoarelor.

http://aka.ms/teaservideo

Videoclip promoțional Office 365

Descoperă alte videoclipuri la http://aka.ms/officevideo

36

Creează-ți planul de comunicare folosind o combinație de e-mailuri, postere și evenimente, pentru a încuraja interesul cu privire la lansare

Revino asupra Scenariilor atunci când îți creezi planul de comunicare

Personalizează șabloanele disponibile și resursele, într-un mod potrivit pentru susținerea lansării

Include activități pentru perioada de după lansare în planul de comunicare, pentru a încuraja interesul continuu

Listă de verificare a gradului de înțelegere

Listă de verificare a gradului de înțelegere

37

InstruireInstruirea este foarte importantă pentru a te asigura că utilizatorii noi au cunoștințele necesare pentru a profita la maximum de utilizarea Microsoft 365. Dezvoltarea unui Program de instruire cuprinzător înainte de lansare este o parte esențială din drumul spre succes.

Instruirea ar trebui să facă mai mult decât să prezinte informații procedurale despre modul de a îndeplini sarcinile. Dă posibilitatea utilizatorilor finali de a afla de ce se produce schimbarea și care este beneficiul lor. Oferirea acestor informații utilizatorilor finali va ajuta la adoptarea pe termen lung a produsului Microsoft 365.

DINTR-O PRIVIRE

• Ce trebuie să iau în considerare cu privire la organizația mea atunci când creez Programul de instruire?

• Ce evenimente importante ar trebui să includ în Programul de instruire?

• Ce resurse de instruire îmi sunt disponibile la lansarea Microsoft 365?

Instruire: Creează-ți planul de instruire 38

Creează-ți planul de instruire

Când formulezi planul de instruire, va trebui să ții cont de:

Sistemul actual de productivitate pe care îl utilizezi Dacă utilizezi la momentul actual un sistem de productivitate, ar putea fi nevoie să aloci eforturi suplimentare fazei de instruire, deoarece va fi necesară o modificare a comportamentului

Cunoștințele tehnologice ale personalului Este necesar să înțelegi cât de bine cunoaște tehnologia personalul tău atunci când planifici programul de instruire. Acest lucru va determina ușurința cu care vor adopta noile moduri în care vor lucra

Celelalte inițiative care se derulează la momentul

actual în cadrul afacerii Este important să înțelegi ce alte programe sunt în derulare în cadrul afacerii pentru a te asigura că nu supraaglomerezi personalul și că nu există confuzii în învățarea noilor moduri de lucru.

Cel mai bun mod de a oferi informații Este important să înțelegi care este cel mai bun mod de a oferi o instruire specifică pentru organizația ta, fie că este prin micro-învățare consumabilă, în persoană, sau prin tutoriale online, asistate sau neasistate

Ține cont de cultura organizațională

Fiecare companie este diferită, iar modul în care organizația interacționează te poate ajuta la crearea programului de instruire

Instruire: Evenimente importante despre Programul de instruire 39

Calendar de instruire periodic pentru sesiuni de recapitulare

Sesiuni în cadrul departamentelor pentru a împărtăși modurile în care oamenii obțin plus valoarea

Sesiuni separate pentru persoanele care întâmpină dificultăți

Asigură-te că departamentul tău de asistență poate răspunde la întrebări de tip „Cum fac asta?”

Un Plan de instruire corect este esențial, deoarece gradul de înțelegere a produsului Microsoft 365 va evolua în ritmuri diferite pentru fiecare individ sau echipă în parte. Poți include următoarele evenimente cheie în Planul de instruire:

Disponibilitatea departamentului de asistențăAsigură-te că departamentul de asistență este înarmat cu informațiile necesare pentru a susține instruirea.

Folosește acest ghid pentru a-ți ajuta departamentul de asistență să fie pregătit să rezolve orice probleme sau întrebări legate de Office 365, pe care utilizatorii le-ar putea avea.

http://aka.ms/helpdeskready

Evenimente importante despre Programul de instruire

Instruire despre produs

Instruire pe bază de produse pentru a pregăti oamenii să utilizeze eficient aplicațiile și serviciile.

Disponibil online

Stilul articolului

http://aka.ms/o365producttraining

De dimensiune mică

Cu abordare detaliată

Ghiduri de pornire rapidă pentru Windows 10

Descoperă ghiduri și tutoriale pentru a familiariza utilizatorii finali cu caracteristicile și posibilitățile de bază și avansate ale produsului Windows 10 într-un mediu de business.

https://aka.ms/win10quickstartguides

Ghid introductiv pentru Windows 10: 5 sfaturi pentru productivitateParticularizează-ți experiența Windows 10 cu ajutorul unor aplicații, al meniului Start și al altor instrumente. Urmează aceste 5 sfaturi pentru a realiza mai multe cu Windows 10.

https://aka.ms/windows10productivitytips

Instruire despre productivitate

Instruire pe bază de scenarii pentru a pregăti oamenii să maximizeze productivitatea cu Microsoft 365.

Instruire video

Pe bază de scenarii

http://aka.ms/productivitytraining

Relativ simplă

Folosind un limbaj comun

Instruire: Accesează resurse pentru instruire 40

Accesează resurse pentru instruire

Accesează resurse de instruire online gratuite care să te ajute la lansarea Microsoft 365. Poți chiar încorpora resurse de instruire Microsoft 365 în site-ul intern de instruire.

Ia în considerare cultura organizațională a companiei, gradul de tehnologizare, sistemele curente, precum și alte inițiative la crearea Programului de instruire

Încorporează evenimente cheie în Programul de instruire

Asigură-te că biroul de asistență este pregătit să răspundă oricăror întrebări ale utilizatorilor finali înaintea, după și în timpul lansării

Explorează resursele disponibile pentru a ajuta organizația să aibă succes rapid

Listă de verificare de instruire

Listă de verificare de instruire 41

42

Planifică, implementează și gestioneazăAceastă secțiune te va îndruma pentru planificarea activităților de adoptare, Programul de adoptare anticipată, execuția planului de succes și crearea iterațiilor pentru a obține succes continuu în afaceri. Este inclusă cronologia pentru a te ajuta să fii la curent cu evenimentele de prelansare, lansare și postlansare ale produsului Microsoft 365.

Reține, cele mai reușite implementări de tehnologie își concentrează 80% din eforturi asupra oamenilor și 20% din eforturi asupra tehnologiei. Gândește-te la utilizatorii finali și la comportamentul acestora pentru a asigura o implementare ușoară.

DINTR-O PRIVIRE

• De ce trebuie să planific din timp activitățile de adoptare?

• Ce reprezintă un Program de adoptare anticipată și cum pot obține succes?

• Cum pot crea iterații Microsoft 365 pentru a obține și mai mult succes?

Abordarea obișnuităAtenția la utilizatorii finali este un lucru neimportant. De exemplu, un e-mail cu un link pentru instruire

Abordarea idealăAdoptarea de către utilizatorii finali este un flux de lucru paralel, integrat cu implementarea

Cronologia implementării Cronologia implementării

Resu

rse

pent

ru im

plem

enta

re

Resu

rse

pent

ru im

plem

enta

re

Planificare și activități concentrate pe utilizatori Traiectoria adoptăriiPlanificarea și executarea implementării

tehnice

43

Planifică activitățile de adoptare Când planifici efortul de adoptare, este important să ai o viziune dincolo de momentul lansării inițiale. Multe organizații tratează adoptarea de către utilizatorii finali ca pe un lucru neimportant, deoarece se consideră că o tehnologie nouă va fi, pur și simplu, utilizată dacă este disponibilă. Însă, adoptarea trebuie să reprezinte fundamentul pentru ceea ce vei construi. Oamenii pot fi rezistenți la schimbare, ceea ce face ca planificarea pentru acest pas să fie de importanță critică și este necesar să fie inițiată în paralel cu planificarea pentru implementarea tehnologiei – deci, ține pasul!

Planifică, implementează și gestionează: Planifică activitățile de adoptare

44

Folosește grupuri Office 365 pentru a planifica proiectul și a colabora asupra documentelor legate de implementarea Microsoft 365

Folosește Microsoft Planner pentru gestionarea activităților de zi cu zi, aferente proiectului tău de implementare Microsoft 365

Folosește Yammer ca să construiești, să pregătești și să susții comunitatea ta de promotori Microsoft 365

Folosește Skype for Business ca să organizezi întâlniri online cu echipa ta de proiect și păstrează minutele întâlnirilor cu Microsoft OneNote

Utilizarea diverselor aplicații și servicii Microsoft 365 pe parcursul planificării și executării implementării poate contribui la succesul acesteia. Ar trebui să faci acest lucru pentru a-ți familiariza echipa cu serviciile respective, astfel încât să le poată promova eficient și colegilor. Printre acestea se numără:

Am fost foarte satisfăcut de felul în care întreaga organizație s-a unit pentru a obține această transformare globală.

Am avut echipe dedicate, care au făcut o muncă de planificare foarte însemnată, încă de la început. Și Yammer s-a dovedit un agent de schimbare esențial; echipele și-au format propria dinamică și au colaborat cu grupurile dedicate implementării din fiecare țară. Peste tot începeau conversații, ceea ce s-a dovedit a fi un canal de comunicare fantastic pentru asistența utilizatorilor finali.

Când a fost finalizată implementarea Office 365, mă întrebam cum ne-am fi descurcat fără acest instrument.

– Andy Tidd, CIO, ABB

Folosește Microsoft 365 pentru a planifica și executa implementarea

Planifică, implementează și gestionează: Folosește Microsoft 365 pentru implementare

45

Pre-lansareÎn cele 5 săptămâni premergătoare lansării, folosește timpul pentru a uni organizația în jurul implementării Microsoft 365, prin dezvoltarea unui plan de comunicare, organizarea sesiunilor de instruire și derularea programului de adoptare anticipată. Consultă cronologia de mai jos, care te va ghida în săptămânile premergătoare lansării. Secțiunea următoare te va îndruma în cadrul derulării programului de adoptare anticipată.

Cronologie Flux de lucru Descriere

Săptămâna 1Comunicare Dezvoltă planul de comunicare și strategia privind evenimentul. Pregătește materialele.

Instruire Planifică-ți programul de instruire pentru utilizatorii finali.

Săptămâna 2

Comunicare Trimite un „E-mail cu numărătoarea inversă” pentru a anunța publicul despre ceea ce urmează, stabilește așteptări și generează interes concentrându-te pe întrebarea „Care este beneficiul meu?”

Programul pentru adoptare anticipată

Începe programul pentru adoptare anticipată prin recrutarea și instruirea participanților și prin crearea unui grup Yammer pentru programul de adoptare anticipată. Află mai multe din Ghidul programului de adoptare anticipată: https://aka.ms/earlyadoptionprogramguide

Pentru a colecta date privind gradul lor de cunoaștere al Microsoft 365, pune în circulație un sondaj de bază cu puțin timp înainte ca utilizatorii care participă la programul tău pilot să obțină conturile și dispozitivele activate.

Asistență Pregătește departamentul de asistență să ajute utilizatorii finali și asigură-te că aceștia cunosc informații legate de Ghidul de depanare a departamentului de asistență. http://aka.ms/helpdeskready

Săptămâna 3

Comunicare Asigură-te că Microsoft 365 are prezență vizibilă în birourile companiei prin intermediul posterelor, fluturașilor și a videoclipurilor promoționale.

Instruire Configurează un site intern al echipei pentru păstrarea materialelor pentru instruire, cum ar fi ghidurile introductive și sfaturi și sugestii. Poți să direcționezi utilizatorii și către Centrul public de instruire Microsoft. Consultă Centrul de instruire Office 365 pe http://aka.ms/O365learning


Discută cu participanții la programul de adoptare anticipată pentru a colecta opinii.

Lansează un sondaj la mijlocul programului tău pilot pentru a aduna date despre experiențele utilizatorilor cu Microsoft 365 și apoi folosește aceste date pentru a face ajustările necesare înainte de implementarea generală.

Săptămânile 4 și 5

Comunicare Colaborează cu departamentul de comunicare internă pentru a publica anunțuri pe portalul companiei, portalul IT sau pe alte site-uri interne, după cum este necesar.

La fel cum ai procedat cu grupul pilot, distribuie sondaje în întreaga organizație, la scurt timp după ce s-au primit conturile și dispozitivele activate.

Pregătește-te pentru evenimentul interactiv de lansare.


Folosește un sondaj final imediat după programul pilot cu promotorii pentru a determina dacă este necesar să mai aduci și alte modificări materialelor tale pentru instruire generală și grad de conștientizare.

Planifică, implementează și gestionează: Prelansare

PRELANSARE LANSARE POSTLANSARE

46

Pornește în forță programul pentru adoptare anticipată

Pentru o lansare de succes, începe implementarea Microsoft 365 cu un program de adoptare anticipată, pentru a obține opiniile inițiale și a susține elanul la momentul la care implementezi programul în întreaga organizație.

După ce finalizezi înscrierea tehnică pentru Microsoft 365, este important să iei în calcul derularea unui program de adoptare anticipată cu un grup cheie de utilizatori din zona comercială și cu membrii ai echipei IT, care să asiste utilizatorii. Derularea acestui program îți va permite să colectezi opinii privind experiența utilizatorilor la lansare și să aduni povești de succes care pot fi utilizate la momentul la care lansezi Microsoft 365 în întreaga organizație.

Un program de adoptare anticipată va duce, de asemenea, la dezvoltarea unui grup de utilizatori împătimiți, care vor deveni promotorii tăi și vor susține lansarea generală. Programul îți oferă oportunitatea de a testa serviciul cu un grup de încredere, care va fi mai flexibil în cazul în care ceva nu funcționează conform planului.


În general, atunci când alegi participanții la programul de adoptare anticipată, selectează acele persoane care își doresc ca

proiectul să aibă succes. Participanții la program reprezintă influențe importante și vor împărtăși cu colegii lor experiențele în

cadrul implementării.

Folosește programul de adoptare anticipată pentru a rezolva probleme reale, nu doar pentru a experimenta cu noua

tehnologie. Încurajează participanții la program să utilizeze Microsoft 365 pentru scenariile pe care le-ai prioritizat. Observă

schimbările pe care trebuie să le faci în aceste scenarii, pentru a realiza rezultatele de afaceri pe care le-ai definit ca fiind

importante pentru adoptarea Microsoft 365 în organizația ta.

Planifică, implementează și gestionează: Pornește în forță programul pentru adoptare anticipată

47

Utilizatori din diverse segmente ale companiei și departamente, de preferat, cei care colaborează pe un proiect sau proces de business

Posibili promotori sau lideri care vor deveni susținători în timpul lansării generale în întreaga organizație

Utilizatori care, în general, au dificultăți la folosirea tehnologiei. Este important să le înțelegi nevoile și să ții cont de aceste nevoi în timpul lansării

Membrii echipei IT/departamentului de asistență care vor ajuta utilizatorii în timpul lansării

Exclude de aici CEO-ul și Managementul superior. Deși poate fi tentant să soliciți implicarea CEO-ului, dacă îl vei exclude din programul de adoptare anticipată, vei avea oportunitatea să îndrepți orice probleme înainte ca acestea să fie expuse, în timpul implementării

Include părțile interesate potrivite în programul de adoptare anticipată

Selectarea persoanelor potrivite pentru a participa la grupul pilot pentru programul de adoptare anticipată este esențială pentru a obține informații pe care le poți folosi în timpul lansării. Lista de mai jos te poate ajuta să decizi pe cine să incluzi în program:

Planifică, implementează și gestionează: Include părțile interesate potrivite în EAP


Consultă din nou pagina 10 din secțiunea Părți interesate

pentru a vedea ce calități trebuie să regăsești într-un promotor.

48

Instruiește participanții la programul de adoptare anticipată cu privire la scenariile selectate, incluzând scenariile de bază. Consultă mijloacele disponibile pentru comunicarea scenariilor și resursele de instruire din FastTrack aici: http://aka.ms/productivitylibrary

Începe programul tău pentru promotori Microsoft 365. Informează-i pe posibilii promotori cu privire la program și începe recrutarea și pregătirea acestora pentru a deveni promotori

Obține opinii în timp real din partea participanților la programul de adoptare anticipată și ajustează-ți planul de adoptare în funcție de aceste opinii. Încearcă să creezi un grup Yammer pentru participanții la program; în acest fel, alți participanți la program vor fi în măsură să vadă opiniile publicate și vor fi încurajați să adauge părerile proprii

Fii disponibil pentru primirea opiniilor și sugestiilor rămânând conectat la Skype for Business și Yammer în timpul orelor de program, pentru a răspunde oricăror întrebări și a oferi sfaturi

Fii proactiv în consultările cu participanții la program pentru a colecta opinii și sugestii. Treci pe la birourile acestora, trimite-le un mesaj instant sau dă-le un telefon. Reține faptul că, dacă nimeni nu oferă nicio opinie sau sugestie, programul nu își va atinge potențialul

Aruncă o privire pe Ghidul programului de adoptare anticipată

Ghidul programului de adoptare anticipată are și mai multe sfaturi și sugestii pentru un program de adoptare anticipată de succes.

https://aka.ms/earlyadoptionprogramguide

Nu uita să mulțumești participanților și să obții opinii cu ajutorul șablonului de e-mail de mulțumire.

https://aka.ms/eapthankyouemail

Planifică, implementează și gestionează: Acțiuni cheie pentru un program EAP reușit

Acțiuni cheie pentru un program de adoptare anticipată reușit

49

LansareaImplementarea lansării Microsoft 365 în întreaga ta organizație este un moment major. Acum este momentul să folosești toată planificarea și eforturile anterioare și să vezi cum este răsplătită munca asiduă.


Săptămâna 6

Comunicare Execută evenimentul tău de lansare Microsoft 365 pentru a trezi interesul utilizatorilor finali. Trimite un e-mail tip „Anunț” pentru a le explica utilizatorilor despre lucrurile care vor fi disponibile, cum să înceapă și de unde pot obține resurse și asistență.

Instruire Instruiește utilizatorul final.

Planifică, implementează și gestionează: Lansarea


50

PostlansareAcum că ai lansat cu succes Microsoft 365 în organizația ta, este important să continui să comunici cu utilizatorii privind experiența acestora cu Microsoft 365. Asigură-te că păstrezi legătura cu aceștia, oferindu-le sfaturi și sugestii suplimentare, precum și instruire curentă, după cum este necesar. Această secțiune subliniază modul în care poți continua să stimulezi adoptarea în organizație și să fii la curent cu actualizările și caracteristicile serviciilor.


Săptămânile 8 și 12

Comunicare Trimite periodic sfaturi către utilizatorii finali folosind „șabloane de e-mail Sfaturi și sugestii” pentru a susține elanul și a mări gradul de utilizare al Microsoft 365.

După implementarea în întreaga organizație, pune în circulație un sondaj final pentru a evalua cunoștințele și experiențele utilizatorilor finali cu Microsoft 365.

Instruire Continuă seria de instruire a utilizatorilor finali după caz.

Planifică, implementează și gestionează: Postlansare


51

Creează un plan de succes

Un Plan de succes este de importanță critică pentru implementare deoarece îți oferă un program pentru a-ți realiza obiectivele cu Microsoft 365.

Cum să îți creezi Planul de succes

Planifică, implementează și gestionează: Creează un plan de succes

01. Conectează-te la site-ul FastTrack folosind ID-ul tău organizațional Microsoft 365

https://www.fasttrack.microsoft.com

04. Selectează scenariile din planul de succes și ă clic pe Salvează și continuă

02. Fă clic pe „Începe un plan nou”

03. Completează expertul de creare și fă clic pe „Finalizează”

05. Introdu detaliile despre cronologie pentru fiecare scenariu și fă clic pe Salvează și continuă

06. Introdu părțile interesate la persoane de contact și fă clic pe Salvează și finalizează

Să ne mișcăm în ritmul schimbării, fără să afectăm bunul mers al afacerii, a fost foarte important pentru noi. Parteneriatul nostru cu echipa FastTrack a fost fantastic. Ne-au ajutat cu multe dintre provocările generate de înscriere și, de asemenea, cu stabilirea într-o manieră strategică a proceselor și schimbărilor afacerii.

– Omar Bhatti, Director senior, CSC

52

Vei reuși cu ajutorul FastTrackFastTrack include o echipă compusă din sute de ingineri care s-au angajat să le ofere profesioniștilor din IT și partenerilor de pe întregul mapamond cea mai bună experiență Microsoft 365.

Clienții eligibili Microsoft FastTrack pot solicita înscrierea pentru a beneficia de asistență personalizată de la distanță. Inginerii noștri FastTrack te vor ajuta să îți planifici proiectul Microsoft 365, să îți evaluezi mediul tehnic, îți vor oferi îndrumare pentru remedieri, vor migra date către Office 365* și vor oferi asistență pentru adoptarea de către utilizatori.

Începe chiar acum

http://fasttrack.microsoft.com

Vei reuși cu ajutorul FastTrack

* Serviciile de migrare sunt disponibile pentru clienții cu mai mult de 500 de licențe eligibile

Planifică, implementează și gestionează: Vom ajunge acolo cu ajutorul FastTrack

53

Reiterează pentru un succes continuu

Stimularea adoptării este un ciclu continuu și nu se termină după ziua lansării sau după evaluarea impactului avut de lansare. Caută noi modalități prin care Microsoft 365 poate adăuga valoare de business organizației pentru a ține pasul cu nevoile din ce în ce mai mari ale organizației și cu nevoile în continuă schimbare ale utilizatorilor.

Folosește informații din procesul de evaluare pentru a iniția programe suplimentare de instruire, în scopul de a-i informa pe utilizatori cu privire la cele mai bune practici și la soluții Microsoft 365 cu impact ridicat

Planifică scenarii de business suplimentare și sesiuni de dezvoltare de soluții cu mai multe departamente din organizație. Apoi, organizează instruiri departamentale în care să explici cum poate Microsoft 365 să stimuleze succesul pentru fiecare linie de business

Poți folosi Biblioteca de productivitate pentru a te ajuta să identifici noi scenarii pe care să le utilizezi cu Microsoft 365


Asigură-te că încurajezi utilizatorii și promotorii să dezvolte idei despre modul în care Microsoft 365 poate să îmbunătățească practicile comerciale și să le facă cunoscute prin intermediul evenimentelor interactive, activităților din comunitate și grupului Yammer. Folosește aceste idei pentru a genera soluții suplimentare și pentru a începe instruiri suplimentare.

Ne dorim să le placă acest instrument, care nu numai că ține cont de părerile angajaților, ci și preia opiniile și sugestiile respective, le analizează și le implementează.

– Jeff Schuman, Nationwide

Planifică, implementează și gestionează: Reiterează pentru un succes continuu

54

Gestionează și fii pregătit pentru schimbare

https://aka.ms/managingchangeO365

Gestionarea schimbărilor din Office 365.

Afacerea ta și tehnologia cloud sunt în continuă mișcare. Oamenii caută întotdeauna noi oportunități de a lucra mai eficient, iar caracteristicile în permanentă actualizare ale cloudului fac posibil acest lucru.

Cel mai bine este să urmărești Planul public și blogurile pentru a cunoaște noile caracteristici și actualizări potențiale ale serviciului de care poți profita.

Planifică, implementează și gestionează: Gestionează și fii pregătit pentru schimbare

http://aka.ms/win10roadmap

Filtrează caracteristicile în funcție de aplicație, serviciu sau platformă pentru a identifica caracteristicile și actualizările de

care poți să beneficiezi cel mai ușor.

55

Plan public

Planifică, implementează și gestionează: Plan public

Caracteristicile sunt grupate în funcție de fazele de dezvoltare, astfel încât să poți vedea actualizările viitoare, ce este în prezent în curs

de implementare și ce este deja disponibil pentru clienți.

https://roadmap.office.com

Urmărește planul Windows 10 și Office 365 pentru a afla de ce actualizări de servicii poate profita organizația ta pentru a obține maxim de la Microsoft 365.

Plan Windows 10

Planul Office 365

http://aka.ms/win10blog

56

Bloguri

Blogul Windows pentru afacerea ta

Planifică, implementează și gestionează: Bloguri

http://blogs.office.com

Bloguri Office

Devino insider pentru a avea acces la mai multe resurse

Alătură-te programului Windows Insider sau Windows IT Pro Insider pentru a obține acces timpuriu la noile versiuni și pentru a oferi păreri despre cele mai noi caracteristici și funcționalități.

http://aka.ms/windowsinsider

http://aka.ms/windowsitproinsider

Urmărește Blogul Windows pentru afacerea ta și blogurile Office pentru a fi la curent cu modalitățile prin care organizația ta poate lucra mai eficient cu noile actualizări de servicii și caracteristici.

57

Gestionează actualizările

Folosind centrul de administrare Office 365, poți să te abonezi la lansări anticipate, astfel încât organizația ta să primească imediat actualizările. Dacă preferi, poți să desemnezi doar anumite persoane pentru a primi actualizările sau poți alege să păstrezi calendarul implicit al lansărilor și să primești actualizările mai târziu. Află mai multe despre opțiunile tale aici:

http://aka.ms/releaseoptions

Planifică, implementează și gestionează: Gestionează actualizările Office 365

Windows 10 oferă un nou model de implementare și funcționalități și capabilități de upgrade ale programului Windows oferind actualizări de caracteristici și posibilități printr-un proces continuu. Acest model nou, cunoscut sub numele de Windows ca serviciu (WaaS), necesită regândirea implementării și a procesului de upgrade pentru Windows.

Pentru a susține diverse nevoi și cazuri de utilizare din organizație, poți selecta dintre mai multe sucursale de servicii Windows:

Actualizări Office 365:

Actualizări Windows 10:

Current Branch (CB) este pentru primii utilizatori, echipe IT și alte grupuri pilot mai mari. Este utilizat pentru a valida mai departe compatibilitatea aplicațiilor și caracteristicile nou lansate.

Current Branch for Business (CBB) se adresează majorității persoanelor dintr-o organizație. Permite o implementare preconfigurată a noilor caracteristicilor pe o perioadă lungă de timp.

Long-Term Servicing Branch (LTSB) se adresează dispozitivelor critice sau specializate. Nu primește caracteristici noi, dar îi sunt în continuare asigurate asistența, funcțiile de securitate și alte actualizări pentru o perioadă îndelungată.

Folosește programul Windows Insider pentru a testa și a implementa codul de preproducție și pentru a obține vizibilitate anticipată asupra caracteristicilor ce vor fi livrate în viitoarele actualizări Windows.

https://insider.windows.com/en-us/

https://insider.windows.com/en-us/

Flux de lucru Săptămâna 1 Săptămâna 2 Săptămâna 3 Săptămâna 4 Săptămâna 5 Săptămâna 6 (data țintă pentru lansare)

Săptămâna 7 Săptămâna 8 Săptămâna 9 Săptămâna 10 Săptămâna 11 Săptămâna 12

Identifică părțile interesate cheie și formează-ți echipa

Identifică și recrutează Deținătorul succesului și Managerul de proiect

Identifică și recrutează sponsorii executivi și completează locurile rămase libere din cadrul echipei

Identifică și prioritizează scenariile

Identifică și dezvoltă scenariile Prioritizează-ți scenariile


Definește criteriile de succes/indicatorii cheie de performanță (KPI) și stabilește limitele pentru KPI


Începe să captezi detaliile proiectului tău într-un Plan de succes la http://fasttrack.office.com

Finalizează-ți Planul de succes


Identifică și recrutează promotori

Creează un grup Yammer care să-ți susțină promotorii

Instruiește promotorii și implică-te în schimburi de idei privind activitățile

Determină îndatoririle recurente ale promotorilor

Finalizează activitățile de lansare a promotorilor

Obține opinii, sugestii și povești de succes ale promotorilor pentru a le utiliza în cadrul lansării

Obține opinii și sugestii ale promotorilor și reiterează programul, după cum este necesar


Recrutează participanții la program. Creează un grup Yammer pentru a facilita comunicarea și colectarea opiniilor și sugestiilor

Pune în circulație un sondaj de bază printre participanți. Oferă-le participanților care au conturi activate posibilitatea de a începe oficial programul de adoptare anticipată.

Discută cu participanții la program pentru a colecta opinii informale

Pune în circulație un sondaj și folosește informațiile colectate pentru a face ajustările necesare lansării tale

Comunicare și conștientizare

Dezvoltă planul de comunicare și strategia privind evenimentele interactive. Dezvoltă materiale destinate comunicării folosind șabloanele disponibile

Trimite un e-mail de tip „Numărătoare inversă” către angajați

Asigură-te că Microsoft 365 are prezență vizibilă în birourile companiei

Anunță lansarea viitoare Microsoft 365 pe site-ul de intranet al companiei. Pregătește-te pentru evenimentul interactiv de lansare

Creează un grup Yammer pentru utilizatorii finali, unde să împărtășească poveștile de succes Office 365. Pune în circulație un sondaj de bază printre utilizatorii finali

Trimite un e-mail tip „Anunț” pentru a le face cunoscute utilizatorilor caracteristicile disponibile. Efectuează evenimentul interactiv de lansare

Trimite un e-mail tip „Sfaturi și sugestii” către utilizatorii finali

Trimite un e-mail tip „Sfaturi și sugestii” către utilizatorii finali. Pune în circulație un sondaj după lansare


InstruireDezvoltă planul de instruire pentru utilizatorii finali

Creează un site intern destinat instruirii pentru stocarea resurselor de instruire



Stabilește serii recurente de instruire

AsistențăPregătește departamentul de asistență pentru a ajuta utilizatorii finali

Crește implicarea utilizatorilor și stimulează adoptarea

Pregătește și derulează concursuri pentru a încuraja în mod permanent activarea utilizatorilor

Actualizează și administrează site-ul intern pentru instruire

Împărtășește povești de succes

Organizează periodic evenimente interactive suplimentare


Consultă Planul public și blogurile

Comunică și pregătește utilizatorii finali pentru lansări de noi caracteristici

Evaluează, partajează succesul și reiterează

Colectează și raportează date cu privire la criteriile de succes și indicatorii cheie de performanță (KPI) Microsoft 365

Colectează și împărtășește povești de succes

Implementează noi scenarii

58

Cronologia implementării Microsoft 365

Flux de lucru Săptămâna 1 Săptămâna 2 Săptămâna 3 Săptămâna 4 Săptămâna 5 Săptămâna 6 (data țintă pentru lansare)

Săptămâna 7 Săptămâna 8 Săptămâna 9 Săptămâna 10 Săptămâna 11 Săptămâna 12

Identifică părțile interesate cheie și formează-ți echipa

Identifică și recrutează Deținătorul succesului și Managerul de proiect

Identifică și recrutează sponsorii executivi și completează locurile rămase libere din cadrul echipei

Identifică și prioritizează scenariile

Identifică și dezvoltă scenariile Prioritizează-ți scenariile


Definește criteriile de succes/indicatorii cheie de performanță (KPI) și stabilește limitele pentru KPI


Începe să captezi detaliile proiectului tău într-un Plan de succes la http://fasttrack.office.com

Finalizează-ți Planul de succes


Identifică și recrutează promotori

Creează un grup Yammer care să-ți susțină promotorii

Instruiește promotorii și implică-te în schimburi de idei privind activitățile

Determină îndatoririle recurente ale promotorilor

Finalizează activitățile de lansare a promotorilor

Obține opinii, sugestii și povești de succes ale promotorilor pentru a le utiliza în cadrul lansării

Obține opinii și sugestii ale promotorilor și reiterează programul, după cum este necesar


Recrutează participanții la program. Creează un grup Yammer pentru a facilita comunicarea și colectarea opiniilor și sugestiilor

Pune în circulație un sondaj de bază printre participanți. Oferă-le participanților care au conturi activate posibilitatea de a începe oficial programul de adoptare anticipată.

Discută cu participanții la program pentru a colecta opinii informale

Pune în circulație un sondaj și folosește informațiile colectate pentru a face ajustările necesare lansării tale

Comunicare și conștientizare

Dezvoltă planul de comunicare și strategia privind evenimentele interactive. Dezvoltă materiale destinate comunicării folosind șabloanele disponibile

Trimite un e-mail de tip „Numărătoare inversă” către angajați

Asigură-te că Microsoft 365 are prezență vizibilă în birourile companiei

Anunță lansarea viitoare Microsoft 365 pe site-ul de intranet al companiei. Pregătește-te pentru evenimentul interactiv de lansare

Creează un grup Yammer pentru utilizatorii finali, unde să împărtășească poveștile de succes Office 365. Pune în circulație un sondaj de bază printre utilizatorii finali

Trimite un e-mail tip „Anunț” pentru a le face cunoscute utilizatorilor caracteristicile disponibile. Organizează evenimentul interactiv de lansare


Trimite un e-mail tip „Sfaturi și sugestii” către utilizatorii finali. Pune în circulație un sondaj după lansare


InstruireDezvoltă planul de instruire pentru utilizatorii finali

Creează un site intern destinat instruirii pentru stocarea resurselor de instruire



Stabilește serii recurente de instruire

AsistențăPregătește departamentul de asistență pentru a ajuta utilizatorii finali

Crește implicarea utilizatorilor și stimulează adoptarea

Pregătește și derulează concursuri pentru a încuraja în mod permanent implicarea utilizatorilor

Actualizează și administrează site-ul intern pentru instruire

Împărtășește povești de succes

Organizează periodic evenimente interactive suplimentare


Consultă Planul public și blogurile

Comunică și pregătește utilizatorii finali pentru lansări de noi caracteristici

Evaluează, partajează succesul și reiterează

Colectează și raportează date cu privire la criteriile de succes și indicatorii cheie de performanță (KPI) Microsoft 365

Colectează și împărtășește povești de succes

Implementează noi scenarii

59Pentru a te ajuta să începi planificarea implementării Microsoft 365, ține cont de cronologia de mai jos. Fă ajustările necesare pentru a construi cronologia adecvată implementării tale.

Află cum Henkel și-a planificat succesul Office 365

60

Atunci când liderii Henkel au evaluat sistemele IT ale companiei, au constatat că erau depășite și demodate și au decis să „salveze situația” avântându-se în cloud. Privește videoclipul pentru a afla cum a planificat Henkel o lansare de succes pentru Office 365.

http://aka.ms/adoptionexcellence

Henkel: Excelența în adoptare

Povești de succes ale clienților

Planifică, implementează și gestionează: Povești de succes ale clienților

61

Utilizează FastTrack ca ajutor în timpul lansării produsului Microsoft 365

Creează un Plan de succes ce te va ajuta să atingi obiectivele Microsoft 365

Pune la punct un plan de adoptare anticipată pentru a obține informații pe care le poți reutiliza în timpul lansării

Utilizează listele de verificare pentru prelansare, lansare și postlansare pentru a fi la curent cu implementarea

Continuă să gestionezi și să te pregătești de schimbare urmărind planurile publice și blogurile Microsoft

Planifică, implementează și gestionează o listă de verificare

Planifică, implementează și gestionează o listă de verificare

http://fasttrack.microsoft.com

Accesează fasttrack.microsoft.com

http://aka.ms/win10blog


https://blogs.technet.microsoft.com/enterprisemobility

Urmărește cele mai noi știri


https://techcommunity.microsoft.com

Alătură-te comunității tehnice

© 2017 Microsoft Corporation. Toate drepturile rezervate. Acest document este furnizat „ca atare”. Informațiile și opiniile exprimate în acest document, inclusiv referințele la adrese URL și alte site-uri web, se pot schimba fără notificare. Îți asumi riscul de a-l folosi.

Acest document nu îți oferă niciun drept legal asupra niciunei proprietăți intelectuale pentru niciun produs Microsoft. Poți copia și folosi acest document în scopuri de referință interne. Poți modifica acest document în scopuri de referință interne.


https://blogs.technet.microsoft.com/enterprisemobility/


Ghid de adoptare pentru utilizatorul final Microsoft 365€¦ · La Microsoft ne dorim ca tu să...

Documents

Transcript of Ghid de adoptare pentru utilizatorul final Microsoft 365€¦ · La Microsoft ne dorim ca tu să...