Ghid 332 POSCCE

Ministerul Comunicaiilor i Tehnologiei Informaiei Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale

5 MINISTERUL COMUNICAIILOR I SOCIETII INFORMAIONALE

Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice 2007-2013

GHIDUL SOLICITANTULUI

Axa III Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor pentru sectoarele privat i public Domeniul Major de Intervenie 3 - Susinerea e-economiei Operaiunea 2 Sprijin pentru dezvoltarea sistemelor de comer electronic i a altor soluii on-line pentru afaceri

APEL 2

Acest document reprezint un ndrumar pentru accesarea fondurilor nerambursabile din FEDR i buget de stat din POS CCE, Axa prioritar 3, operaiunea 3.3.2 de ctre solicitanii de finanare nerambursabile n cadrul acestei operaiuni. Acest document nu are valoare de act normativ i nu exonereaz solicitanii de respectarea legislaiei n vigoare la nivel naional i european.


CUPRINS

1. Cadrul general ................................................................................................................. 4 2. Documente strategice .......................................................................................................... 6 3. Legislaie ............................................................................................................................... 7 4. Circuitul proiectului ............................................................................................................ 9 5. Solicitani eligibili ................................................................................................................ 9 5.1. Tipul solicitantului eligibil .......................................................................................... 10 5.2. Condiii cu privire la eligibilitatea solicitantului ........................................................ 10 5.3. Condiii cu privire la reprezentantul legal .................................................................. 13 5.4. Condiii privind proiectul ............................................................................................ 13 5.5 Domenii de activitate neeligibile ................................................................................. 14 6. Activiti eligibile ................................................................................................................ 15 7. Categorii de cheltuieli ........................................................................................................ 16 7.1. Cheltuieli eligibile ....................................................................................................... 16 7.2. Cheltuieli neeligibile ................................................................................................... 18 7.3. Condiii generale i specifice de eligibilitate a cheltuielilor ................................ 18 8. Modul de finanare a proiectului ..................................................................................... 19 8.1 Forma de finanare a proiectului .................................................................................... 19 8.2 Rata maxim nerambursabila:.................................................................................. 20 8.3 Mrimea finanrii acordate ...................................................................................... 21 8.4 Acordarea prefinanrii .............................................................................................. 21 9. Completarea Cererii de finanare i transmiterea aplicaiei ..................................... 24 9.1. Completarea Cererii de Finanare ..................................................................................... 24 10. Evaluarea i selecia proiectelor ..................................................................................... 27 10.1. Verificarea criteriilor de transmitere ..................................................................... 28 10.2. Verificarea administrativ i a eligibilitii............................................................ 28 10.3. Evaluarea tehnico-economic .................................................................................. 30 10.4. Selecia ....................................................................................................................... 30 11. Contractarea .................................................................................................................... 32 11.1 Semnarea contractului .............................................................................................. 32 11.2. Modificarea contractului de finanare .................................................................... 34 12. Implementarea ................................................................................................................ 36 12.1 Achiziii ...................................................................................................................... 36 12.2 Rambursarea cheltuielilor ........................................................................................ 36 13. Monitorizare i control .................................................................................................... 39 14. Informare i publicitate.............................................................................................. 42 15. Pstrarea documentelor .................................................................................................. 44 16. Greeli frecvente ......................................................................................................... 44 17. Informaii suplimentare ................................................................................................ 45 18. Opis la depunerea Cererii de finanare .................................................................... 46 Anexa nr.1 Formularul Cererii de Finanare ........................................................................ 49 Anexa nr. 2 - Declaraie privind ncadrarea ntreprinderii n categoria ntreprinderilor mici i mijlocii ..................................................................................................................................... 50 Anexa nr. 3 Calculul pentru ntreprinderi partenere sau legate ............................................ 51 Anexa nr. 4 - Declaraie de eligibilitate .................................................................................. 57 Anexa nr. 5 Declaraie de angajament .................................................................................. 60 Anexa nr. 6 Planul de afaceri................................................................................................ 62 2


Anexa nr. 7 - Grila de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii ................... 70 Anexa nr. 8 Grila de evaluare tehnico-economic ............................................................... 78 Anexa nr. 9 Matricea logic a proiectului ............................................................................ 82 Anexa nr. 10 - Model Curriculum Vitae.................................................................................. 86 Anexa nr. 11 Opis la formularul cererii de finanare ............................................................ 88 Anexa nr. 12 Declaraie privind eligibilitatea societii n vederea acordrii ajutorului de minimis .................................................................................................................................. 89 Anexa nr. 13 - Lista codurilor CAEN excluse de la finantare ................................................. 90 Anexa nr. 14 Glosar de termeni ............................................................................................ 93 Anexa nr. 15 Modelul scrisorii de confort angajante ........................................................... 99 Anexa nr. 16 - CONTRACTUL DE FINANARE .............................................................. 100 ANEXA I - MSURILE DE MONITORIZARE I CONTROL .................................... 119 ANEXA II - MSURILE DE INFORMARE I PUBLICITATE .................................... 121 Anexa III - MODELUL CERERII DE RAMBURSARE ................................................ 124 Anexa IV - RAPORTUL DE PROGRES AL PROIECTULUI ....................................... 131 Anexa V - Cererea de finanare .......................................................................................... 137 ANEXA VI - NORME INTERNE DE ACHIZIII ......................................................... 138 ANEXA VII - MODELUL RAPORTULUI DE DURABILITATE A INVESTIIEI ..... 145 Anexa VIII - NOTIFICARE PRIVIND MODUL DE PSTRARE A DOCUMENTELOR I A EVIDENEI CONTABILE LEGATE DE PROIECT ................................................. 147 ANEXA IX - MPUTERNICIRE I SPECIMEN DE SEMNTURA A PERSOANEI RESPONSABILE CU OPERAIUNILE FINANCIARE ................................................... 148 Anexa X - Calendarul actualizat al activitilor ................................................................. 149

3


1. Cadrul general Scopul acestui ghid este acela de a oferi informaii i asisten solicitanilor pentru accesarea de fonduri nerambursabile n cadrul Programului Operaional Sectorial Creterea competitivitii economice 2007-2013 (POS CCE), Axa prioritar 3 Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor (TIC) pentru sectoarele privat i public, Domeniul Major de Intervenie 3 - Susinerea e-economiei, Operaiunea 2 Sprijin pentru dezvoltarea sistemelor de comer electronic i a altor soluii on-line pentru afaceri. Ghidul detaliaz criteriile specifice care trebuie ndeplinite de potenialii beneficiari i proiectele acestora, regulile de finanare, circuitul proiectului, modalitatea de selecie a proiectelor, procesul de contractare i implementare, precum i drepturile i obligaiile beneficiarilor. Intervenia fondurilor structurale pentru domeniul TIC este fundamentat n Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice 2007-2013 (POS CCE). Obiectivul general al POS CCE este creterea productivitii ntreprinderilor romneti, cu asigurarea principiilor dezvoltrii durabile i reducerea decalajelor fa de productivitatea la nivelul Uniunii Europene, astfel nct Romnia s ating, pn n anul 2015, un nivel de aproximativ 55% din valoarea medie a productivitii Uniunii Europene. Autoritatea de Management (AM) desemnat pentru administrarea POS CCE, 2007-2013 este Ministerul Economiei, Comerului i Mediului de Afaceri.

Axele prioritare din cadrul POS CCE Axa Prioritar 1: Un sistem inovativ de producie Axa Prioritar 2: Creterea competitivitii prin cercetare, dezvoltare tehnologic i Axa Prioritar 3: Tehnologia informaiei i comunicaiilor (TIC) pentru sectoarele Axa Prioritar 4: Creterea eficientei energetice i a securitatii furnizarii, in Axa Prioritar 5: Asistena tehnic Axa prioritar 3 Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor pentru sectoarele privat i public sprijin competitivitatea economic i valorificarea potenialului TIC. 4

-

inovare; privat i public; -

contextul combaterii schimbarilor climatice -


Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale (OIPSI) din cadrul Ministerului Comunicaiilor i Societii Informaionale (MCSI) este responsabil pentru implementarea acestei axe prioritare, care cuprinde 3 domenii majore de intervenie. Domeniul Major de Intervenie 3.1 (DMI 3.1) Susinerea utilizrii TIC Domeniul Major de Intervenie 3.2 (DMI 3.2) Dezvoltarea i creterea eficienei serviciilor publice electronice moderne Domeniul Major de Intervenie 3.3 (DMI 3.3) Dezvoltarea e-economiei

Cel de-al treilea domeniu major de intervenie are urmtoarele obiective specifice: - creterea eficienei firmelor prin reorganizarea tuturor proceselor interne pe baza unui sistem informatic; - introducerea de sisteme TIC moderne ce ncurajeaza inovarea i/sau ofer sprijin pentru mbuntirea deciziilor managementului; - dezvoltarea comerului electronic i ncurajarea intrrii IMM-lor pe piaa internaional; - extinderea utilizrii aplicaiilor de instruire on-line;

Acest domeniu major de intervenie cuprinde dou operaiuni: Operaiunea 3.3.1: Sprijin pentru sisteme TIC integrate i alte aplicaii electronice pentru afaceri Operaiunea 3.3.2: Sprijin pentru dezvoltarea sistemelor de comer electronic i a altor soluii on-line pentru afaceri face obiectul prezentului ghid

Obiectivele specifice ale acestei operaiuni sunt: a) dezvoltarea comerului electronic i ncurajarea intrrii IMM-urilor pe piaa serviciilor i vnzrilor on-line; b) extinderea utilizrii aplicaiilor de instruire on-line; c) optimizarea afacerilor companiilor utiliznd mijloace specifice TIC.

5


n cadrul acestei operaiuni se pot finana proiecte care conin una sau mai multe dintre urmtoarele activiti eligibile, respectiv achiziionarea de aplicaii software, echipamente TIC, alte mijloace fixe, servicii de consultan i training specializat necesare pentru: 1. Implementarea de sisteme informatice de comer electronic; 2. Implementarea de sisteme informatice pentru licitaii electronice; 3. Implementarea de sisteme informatice pentru tranzacii electronice securizate; 4. Implementarea de sisteme informatice de e-payment (plat electronic); 5. Implementarea de sisteme de e-learning (invmnt la distan) pentru IMM; 6. Implementarea altor sisteme informatice pentru dezvoltarea/optimizarea activitii companiei (Business 2 Business, Business 2 Consumer).

Cererea de propuneri de proiecte Perioada de nregistrare on-line a propunerilor de proiecte este cuprins ntre 05 ianuarie 2012 29 iunie 2012. Atenie! Cererile nscrise electronic pn la data de 31 ianuarie 2012 vor prezenta bilanul anual pe 2010, iar cele nregistrate ncepnd cu data de 1 februarie 2012 vor prezenta obligatoriu bilanul anului 2011. Alocarea financiar aferent prezentei cereri de propuneri de proiecte este de 168 milioane lei, din care 137,12 mil lei FEDR i 30,88 mil lei de la bugetul de stat. Prezenta cerere de proiecte este de tip cerere deschis de proiecte cu depunere continu. Procesul de evaluare i selecie a proiectelor se va realiza n mod continuu. Acordarea finanrii se face pe baza deciziei Comitetului de Selecie, n limita acoperirii alocrii financiare planificate pentru prezentul apel.

2. Documente strategice - Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice (POS CCE), aprobat prin Decizia Comisiei Europene nr. 3472/12.07.2007. Acest document este publicat la adresele de Internet: www.minind.ro (la Seciunea Fonduri Structurale / Autoritatea de Management pentru POS CCE), www.mcsi.ro (la Seciunea Fonduri Structurale / Informaii Utile) i http://www.fonduri.mcsi.ro/. 6


- Documentul Cadru de Implementare (DCI) aprobat prin Ordin al ministrului MECMA nr. 50/06.01.2011 i al ministrului MFP nr. 878/07.02.2011. Acest document este publicat la adresele: www.minind.ro i http://www.fonduri.mcti.ro. 3. Legislaie a) privind regulile de eligibilitate Hotrrea Guvernului nr. 759 din 11 iulie 2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programele operaionale cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul Ministrului Economiei i Finanelor nr. 724/2008 pentru aprobarea cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul operaiunilor 3.3.1. i 3.3.2. finanate prin Axa Prioritar 3 a POS CCE; O.U.G. nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i Ordinul nr. 2548 al ministrului finanelor publice privind prefinanarea acordat utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, cu modificrile i completrile ulterioare. beneficiarilor de proiecte finanate din instrumente structurale, conform prevederilor OUG a Guvernului nr. 64/2009; Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2359/2011 pentru modificarea Normelor

metodologice de aplicare a prevederilor Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiara a instrumentelor structurale si utilizarea acestora pentru obiectivul convergenta, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2.548/2009 Ordinul Ministrului Economiei i Finanelor nr. 2229/2008 pentru aprobarea schemei Ordinul Ministrului Economiei i Finanelor nr. 2159/2008 pentru aprobarea schemei Ajutor pentru investiii realizate de IMM-uri n vederea dezvoltrii e-economiei; Ajutor pentru sprijinirea ntreprinderilor mici i mijlocii prin acordarea de servicii de consultan i instruire specializat pentru implementarea proiectelor de investiii n domeniul e-economiei; b) privind egalitatea de anse Ordonana Guvernului nr. 137 din 31 august 2000 privind prevenirea i sancionarea tuturor formelor de discriminare, republicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 99 din 8 februarie 2007; Legea nr. 202 din 19 aprilie 2002 privind egalitatea de anse i de tratament ntre femei i brbai, republicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 150 din 1 martie 2007. 7


c) privind alte reglementri naionale - O.U.G. nr. 66 din 29 iunie 2011 privind prevenirea, constatatea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora; - Hotrrea Guvernului nr. 457 din 21 aprilie 2008 privind cadrul instituional de coordonare i de gestionare a instrumentelor structurale, cu modificrile i completrile ulterioare, publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 364 din 13 mai 2008; - Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare; - Legea nr. 677 din 21 noiembrie 2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, cu modificrile i completrile ulterioare i Legea nr. 506 din 17 noiembrie 2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal i protecia vieii private n sectorul comunicaiilor electronice, cu modificrile i completrile ulterioare Hotrrea Guvernului nr. 606 din 23 iunie 2010 privind stabilirea unor masuri de d) privind reglementrile UE - Regulamentul (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului din 5 iulie 2006 privind FEDR i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1783/1999 cu modificrile i completrile ulterioare; - Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziii generale privind FEDR, FSE i FC i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1260/1999, cu modificrile i completrile ulterioare; - Regulamentul (CE) nr. 1828/2006 al Comisiei din 8 dec 2006 de stabilire a normelor de punere n aplicare Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziii generale privind FEDR, FSE i FC i a Regulamentului (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului privind FEDR cu modificrile i completrile ulterioare; - Regulamentului Consiliului nr.1605/2002 privind Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunitilor Europene. e) privind reglementrile UE despre ajutorul de stat

accelerare a implementarii instrumentelor structurale

8


- Regulamentul (CE) nr. 1628/2006 al Comisiei din 26 octombrie 2006 de aplicare a articolelor 87 i 88 din Tratatul CE la ajutoarele naionale regionale pentru investii; Regulamentul nr. 1998/2006 al Comisiei Europene (CE) din 15 decembrie 2006 privind aplicarea art. 87 i 88 din Tratat cu privire la ajutorul de minimis publicat n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L379/28.12.2006.

4. Circuitul proiectului

Verificarea administrativ i a eligibilitii Beneficiar Cerere finanare Organismul Intermediar

Comitet de monitorizare Evaluarea tehnic i financiar

Autoritatea de Management

List proiecte selectate

Organismul Intermediar

Evaluarea i selecia proiectelor

Plat U.E.

ncheiere contract de finanare

Unitatea de Plat AM

Plat certificat

Autoritatea Certificare/Plat

Cerere de rambursare autorizat

Autoritatea de Management

Cerere de r ambursare verificat

Implementare Organismul Intermediar Beneficiar Cerere de rambursare

5. Solicitani eligibili Accesarea finanrilor acordate din fonduri structurale aferente operaiunii 3.3.2. presupune ndeplinirea de ctre solicitani a mai multor condiii specifice. Aceste condiii se refer la solicitant, la proiectul propus spre finanare, dar i la reprezentantul legal. Cererea de finanare (inclusiv anexele la formularul cererii de finanare) completat de ctre solicitant, face obiectul verificrii eligibilitii, pe baza criteriilor enumerate n continuare i incluse n grila de verificare administrativ i a eligibilitii, prevzut n anexa la prezentul Ghid.

9


5.1. Tipul solicitantului eligibil IMM-uri (microntreprinderi, ntreprinderi mici i mijlocii) definite conform Legii nr. 346/2004, cu modificrile i completrile ulterioare, nfiinate n temeiul Legii nr. 31/1990 privind societile comerciale, cu modificrile i completrile ulterioare. ATENTIE nu sunt eligibile IMM-urile nou nfiinate. 5.2. Condiii cu privire la eligibilitatea solicitantului Atenie! La acest apel un beneficiar va putea depune mai multe cereri de finanare cu respectarea strict a condiiilor din prezentul Ghid pentru fiecare cerere de finanare. Solicitantul eligibil n sensul prezentului ghid, trebuie s ndeplineasc cumulativ urmtoarele criterii: 1. Solicitantul este nregistrat la Registrul Comerului ca societate comercial i Solicitantul este microntreprindere, ntreprindere mic sau mijlocie, definit opereaz pe teritoriul Romniei; 2. astfel de Legea nr. 346/2004, cu modificrile i completrile ulterioare (nfiinat n temeiul Legii nr. 31/1990 privind societile comerciale, cu modificrile i completrile ulterioare); 3. finanat. 4. Solicitantul nu a mai beneficiat de sprijin financiar din fonduri publice, inclusiv fonduri UE, n ultimele 36 de luni, sau nu deruleaz proiecte finanate n prezent, parial sau n totalitate, din alte surse publice, pentru aceleai activiti, n cadrul unor proiecte similare cu cel ce constituie obiectul prezentei cereri de finanare. 5. Solicitantul nu se afl n dificultate potrivit ghidului comunitar referitor la ajutorul pentru recuperarea i restructurarea firmelor aflate n dificultate (Jurnalul Oficial (CE) nr. C244/01.10.20041;O ntreprindere este considerat ca fiind n dificultate, n principiu i indiferent de mrimea ei, n urmtoarele mprejurri: a) n cazul unei societi cu rspundere limitat, cnd se constat pierderea a mai mult de jumtate din capitalul social i mai mult de un sfert din capital s-a pierdut n ultimele 12 luni; sau b) n cazul unei societi n care cel puin o parte dintre asociai sunt inui nelimitat pentru datoriile ntreprinderii, atunci cnd s-a pierdut mai mult de jumtate din capitalul propriu, aa cum reiese din evidenele contabile ale1

Solicitantul este direct responsabil de pregtirea, managementul i

implementarea proiectului i nu acioneaz ca intermediar pentru proiectul propus a fi

10


6.

Solicitantul nu nregistreaz obligaii bugetare nete mai mari de 1/12 din

totalul obligaiilor datorate n ultimele 12 luni n cazul certificatului de atestare fiscal emis de ANAF; 7. Solicitantul nu nregistreaz obligaii bugetare nete mai mari de 1/6 din totalul obligaiilor datorate n ultimul semestru n cazul certificatului de atestare fiscal emis de autoritile publice locale; 8. Solicitantul nu a beneficiat n ultimii doi ani fiscali i n anul n curs de ajutor de minimis care, cumulat cu suma pe care o solicit, s depeasc echivalentul n lei a 200.000 Euro. n cazul operatorilor economici din domeniul transportului rutier, cuantumul maxim al ajutorului de minimis care poate fi acordat beneficiarului pe o perioad de trei ani fiscali este de 100.000 Euro (echivalentul n lei). Aceste plafoane se aplic indiferent de forma ajutorului de minimis sau de obiectivul urmrit i indiferent dac ajutorul a fost obinut din surse naionale sau comunitare; 9. Solicitantul a desfurat activitate economic i nregistreaz profit din exploatare n ultimul exerciiu financiar ncheiat; 10. Solicitantul nu a fost subiectul unui ordin/decizie de recuperare a unui ajutor de stat ca urmare a unei decizii a Consiliului Concurenei sau a Comisiei Europene i acest ordin/decizie nu a fost deja executat/executat2 sau, n cazul n care a facut obiectul unei astfel de decizii, aceasta a fost deja executat i creana integral recuperat; 11. Solicitantul nu se afl n situaia de insolven, lichidare, dizolvare, conform prevederilor Legii nr. 85/2006 privind procedura insolvenei, cu modificrile ulterioare; afacerea sa nu este condus de un administrator judiciar, nu are restricii asupra activitilor sale, iar acestea nu sunt puse la dispoziia creditorilor; 12. Solicitantul nu desfoar i nici nu va desfura pe perioada implementrii proiectului activiti ntr-unul din domeniile/sectoarele excluse

societii i mai mult de un sfert din acest capital s-a pierdut n cursul ultimelor 12 luni; sau pentru ntreprinderile de orice form juridic, cnd respectiva ntreprindere ntrunete condiiile pentru a fi supuse unei proceduri prevzute de legislaia privind procedura reorganizrii judiciare i a falimentului.2

n situaia n care solicitantul a fcut obiectul unui ordin al unei instane judectoreti din Romnia, emis pn la 1 ianuarie 2007 pentru recuperarea unui ajutor de stat i acest ordin a fost executat (sumele respective au fost pltite), Solicitantul va anexa decizia Consiliului Concurenei privind recuperarea ajutorului, ordinul de recuperare al instanei judectoreti i dovada efecturii plii. n cazul n care solicitantul a fcut obiectul unei decizii a Comisiei Europene emise dup 1 ianuarie 2007 pentru recuperarea unui ajutor de stat, decizie care a fost deja executat (provizoriu sau definitiv), solicitantul va prezenta o copie a deciziei Comisiei Europene i dovada efecturii plii

11


13.

Solicitantul nu desfoar i nici nu va desfura pe perioada implementrii

proiectului activiti n domeniul pornografiei i al jocurilor de noroc, precum i cele care contravin bunelor moravuri, ordinii publice i/sau prevederilor legale n vigoare, care dein pagini web care conin acte sau materiale cu caracter obscen, definite conform Legii 196/2003 cu modificrile i completrile ulterioare sau care au activiti comerciale cu produse cu caracter erotic. De asemenea, solicitantul trebuie s se angajeze la urmtoarele: 1. s furnizeze contribuia proprie ce i revine din costurile eligibile aferente proiectului 2. s finaneze toate costurile neeligibile aferente proiectului 3. s finaneze toate cheltuielile pn la rambursarea cheltuielilor aprobate, inclusiv n cazul n care sumele acordate pentru prefinanare nu sunt suficiente, astfel nct s se asigure implementarea optim a proiectului 4. s nu ncerce s obin informaii confideniale legate de structura proiectelor depuse sau s influeneze personalul implicat n evaluarea i selecia proiectului3 5. s menin proprietatea proiectului i natura activitii pentru care s-a acordat finanarea, pe o perioad de cel puin 36 de luni dup data finalizrii proiectului i s asigure exploatarea i mentenana n aceast perioad 6. s asigure folosina echipamentelor i aplicaiilor pentru scopul declarat n proiect 7. s ataeze la ultima cerere de rambursare raportul de audit final; 8. s respecte neutralitatea tehnologic (s nu favorizeze o anumit tehnologie i/sau marc) la realizarea achiziiilor necesare pentru proiect; 9. s asigure capacitatea operaional i administrativ necesare pentru a implementa proiectul (resurse umane suficiente i resurse materiale necesare); 10. s achiziioneze dreptul de utilizare/licena asupra aplicaiei software personalizate pentru care se solicit finanare pentru o durat de timp cel puin egal cu perioada de sustenabilitate a proiectului. n cazul n care nu este posibil ncheierea contractului pentru aceast perioad, solicitantul se angajeaz s prelungeasc perioada de valabilitate, astfel nct s se asigure sustenabilitatea proiectului3

Conduce la respingerea imediat, indiferent de etapa n care se afl proiectul

12


11. se angajeaz ca prin contractul/contractele ncheiate pe perioada implementrii cu diveri furnizori s asigure obligatoriu garania i mentenana aplicaiei i funcionarea permanent a acesteia n perioada de post-implementare. 5.3.Condiii cu privire la reprezentantul legal 1. Reprezentantul legal nu a suferit condamnri definitive din cauza unei conduite profesionale ndreptate mpotriva legii, decizie formulat de o autoritate de judecat ce are for de res judicata (ex. mpotriva creia nu se poate face recurs) n ultimele 36 de luni; 2. Reprezentantul legal nu a comis n conduita lui profesional greeli grave, demonstrate prin orice mijloace pe care autoritatea contractant le poate dovedi; 3. Reprezentantul legal nu a fost subiectul unei judeci de tip res judicata pentru fraud, corupie, implicarea n organizaii criminale sau n alte activiti ilegale, n detrimentul intereselor financiare ale Comunitii Europene; 4. Reprezentantul legal nu a fost gsit vinovat de nclcarea grav a contractului datorit nerespectarii obligaiilor contractuale n urma altei proceduri de achiziie sau n urma unei proceduri de acordare a unei finanri nerambursabile, din bugetul comunitar; 5. Reprezentantul legal nu se afl n una din situaiile incompatibile cu acordarea finanrii din fonduri publice, conform Regulamentului Consiliului nr. 1605/2002; 6. Reprezentantul legal nu este vinovat de inducerea grav n eroare a Organismului Intermediar (OIPSI) prin furnizarea de informaii incorecte n cursul participrii la cererea de propuneri de proiecte sau nefurnizarea informaiilor solicitate4; Atenie! Cerinele de mai sus vor face obiectul Declaraiei de eligibilitate i a Declaraiei de angajament, care va fi completat de solicitant i se va anexa la Cererea de finanare. 5.4.Condiii privind proiectul Un proiect este eligibil dac scopul i obiectivele acestuia sunt n conformitate cu obiectivele specifice ale Axei prioritare III, domeniului major de intervenie 3 - Susinerea eeconomiei i respect urmtoarele prevederi: a) scopul proiectului este n conformitate cu proiectele ce se pot finana n cadrul acestei operaiuni;4

Conduce la respingerea imediat, indiferent de etapa n care se afl proiectul

13


b) proiectul conine activitile eligibile obligatorii - conform capitolului aferent din prezentul ghid; c) perioada maxim de implementare a unui proiect este de 24 luni de la semnarea contractului de finanare; d) valoarea finanrii solicitate, precum i rata de co-finanare se ncadreaz n limitele specificate n prezentul ghid; e) proiectul se implementeaz pe teritoriul Romniei; f) proiectul respect reglementrile naionale i comunitare privind egalitatea de anse, dezvoltarea durabil, ajutorul de stat, regulamentele privind achiziiile, informarea i publicitatea; g) proiectul respecta principiul neutralitii tehnologice (nu se favorizeaz o anumit marc, soluie tehnologic, hardware sau software); Atenie! Pentru respectarea neutralitii tehnologice, este necesar ca n cadrul proiectului transmis s nu facei referire la productori sau mrci ale echipamentelor i aplicaiilor software necesare pentru implementarea acestuia. h) valoarea cheltuielilor eligibile solicitate n ultima cerere de rambursare trebuie s fie de minim 15% din valoarea finanrii nerambursabile i) proiectul nu are ca scop obinerea de sprijin financiar pentru: susinerea financiar a activitilor de export ctre tere ri sau ctre State Membre, legat direct de cantitile exportate, de crearea i funcionarea unei reele de distribuie sau pentru alte cheltuieli curente legate de activitatea de export; utilizarea cu precdere a produselor naionale n detrimentul produselor importate; achiziionarea de echipamente de transport pentru sectorul transport;

5.5 Domenii de activitate neeligibile Prin operaiunea 3.3.2. Sprijin pentru dezvoltarea sistemelor de comer electronic i a altor soluii on-line pentru afaceri nu se acord finanare IMM-urilor care desfoar pe perioada implementrii proiectului activiti corespunztoare codurilor CAEN prevzute n Anexa 13 a prezentului ghid.

14


6. Activiti eligibile Activitile eligibile constau n 1. Achiziionarea de aplicaii software, echipamente TIC, alte mijloace fixe, servicii de consultan i training specializat necesare pentru: a. Implementarea de sisteme informatice de comer electronic; b. Implementarea de sisteme informatice pentru licitaii electronice; c. Implementarea de sisteme informatice pentru tranzacii electronice securizate; d. Implementarea de sisteme informatice de e-payment (plat electronic); e. Implementarea de sisteme de e-learning (invmnt la distan) pentru IMM; f. Implementarea altor sisteme informatice pentru dezvoltarea/optimizarea activitii companiei (Business 2 Business, Business 2 Consumer). 2. Achiziionarea de servicii de consultan pentru pregtirea i managementul proiectului, inclusiv servicii de asisten juridic pentru realizarea achiziiilor publice din cadrul proiectului. 3. Achiziionarea de aplicaii software i licene software necesare pentru realizarea proiectului. 4. Achiziionarea de echipamente TIC (servere, calculatoare personale de tip desktop/portabile monitoare, echipamente de reea, echipamente periferice, etc.) 5. Achiziionarea de mijloace fixe, care nu intr n categoria de mai sus, necesare pentru funcionarea aplicaiei informatice. 6. Instruirea personalului care va utiliza produsele software implementate i cel care va asigura mentenana - activitate obligatorie 7. Informare i publicitate pentru proiect - activitate obligatorie 8. Auditarea final a proiectului, inclusiv auditarea din punctul de vedere al securitii aplicaiei - activitate obligatorie

15


7. Categorii de cheltuieli Categoriile de cheltuieli eligibile sunt prezentate mai jos i sunt cele aprobate prin Ordinul Ministrului Economiei i Finanelor nr. 724/2008 pentru aprobarea cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul operaiunilor 3.3.1. i 3.3.2. finanate prin Axa Prioritar 3 a POS CCE, cu modificrile din Ordinul MECMA/MFP nr. 1.193 din 12 iunie 2009. Acestea vor fi luate n considerare de ctre solicitant n vederea elaborrii devizului estimativ al proiectului. Eligibilitatea cheltuielilor se va verifica att n faza de evaluare a proiectului ct i n perioada de implementare a proiectului, pe baza cererii de rambursare a cheltuielilor efectuate i a documentelor justificative de efectuare a plilor (ex: facturi).

7.1. Cheltuieli eligibile ATENTIE: Valoarea eligibil a echipamentelor din categoria B. Cheltuieli pentru achiziionarea de echipamente TIC, nu trebuie sa depeasc 30% din valoarea total eligibil a cheltuielilor pentru investiii. A. Cheltuieli pentru servicii de consultan care nu constituie o activitate permanent (exclus consultan fiscal, juridic): a) servicii de consultan pentru elaborarea planului de afaceri, proiectului tehnic, studiilor de pia, alte studii necesare pentru pregtirea proiectului; b) servicii de consultan n domeniul managementului de proiect i cheltuieli necesare n procesul de achiziii. B. Cheltuieli pentru realizarea coninutului iniial (pentru proiectele de e-learning). C. Cheltuieli pentru achiziionarea de echipamente TIC (servere, calculatoare personale de tip desktop/portabile monitoare, echipamente de reea, echipamente periferice etc.) necesare pentru funcionarea aplicaiei informatice. D. Cheltuieli pentru dotri care pot intra n categoria mijloacelor fixe, care nu intr n categoria de mai sus, necesare pentru funcionarea aplicaiei informatice. E. Cheltuieli pentru achiziionarea de aplicaii informatice, licene, brevete, mrci, know-how: a) cheltuieli pentru achiziionarea licentelor software necesare implementrii proiectului, inclusiv baze de date i soluii de securitate;

16


b) cheltuieli totale pentru achiziionarea de aplicaii informatice parte a proiectului pentru realizarea crora este necesar parcurgerea urmtoarelor etape: analiza necesitilor, dezvoltarea aplicaiei, implementarea i testarea aplicaiei. F. Cheltuieli pentru formare profesional: a) cheltuieli legate de formarea profesional a personalului care va utiliza produsele software implementate; b) cheltuieli legate de formarea profesional a personalului care va asigura mentenana soluiei dac acesta este angajat al beneficiarului. G. Cheltuieli cu servicii de auditare final a proiectului, n conformitate cu prevederile din prezentul Ghid. H. Cheltuieli de informare i publicitate pentru proiect, n conformitate cu prevederile din prezentul Ghid. NOT: n cadrul cheltuielilor de informare i publicitate nu vor fi decontate dect:

Nr. (1) (2) (3)

Activitatea de informare i publicitate Anun/comunicat de pres privind nceperea proiectului - obligatoriu Anun/comunicat de pres la finalizarea proiectului- obligatoriu Editarea sau afiarea de materiale promoionale - pliante - brouri - bannere Realizarea de afie Realizarea de etichete autocolante pentru echipamentele achiziionate prin proiect - obligatoriu Realizarea unui website care s conin: o Sigla Uniunii Europene, Sigla Guvernului Romniei i sigla Instrumentelor Structurale n Romnia postate pe site-ul solicitantului- obligatoriu o Un link ctre site-ul web al Instrumentelor Structurale n Romnia, www.fonduri-ue.ro postat pe site-ul solicitantului - obligatoriu

(4) (5) (6)

Atenie! Nu vor fi finanate acele cheltuieli de informare i publicitate care au ca scop promovarea beneficiarului

17


Atenie! n cadrul cheltuileilor de informare i publicitate nu vor fi finanate cheltuielile legate de asigurarea publicitii procedurilor de achiziie sau achiziie public ale beneficiarului. Atenie! La decontarea cheltuielilor se vor lua n considerare contractele necesare pentru implementarea proiectului, ncheiate cu teri, dac acestea sunt semnate dup deschiderea prezentului apel de proiecte i dac au inclus o condiie suspensiv (plata se face doar n cazul semnrii contractului de finanare pentru fonduri nerambursabile).

7.2. Cheltuieli neeligibile Nu sunt eligibile cheltuielile care nu se regsesc la capitolul 7.1. n mod special, nu sunt eligibile urmtoarele categorii de cheltuieli: taxa pe valoarea adugat, precum i orice alte taxe; dobnda i alte comisioane aferente creditelor; achiziia de echipamente second-hand; amenzi, penaliti i cheltuieli de judecat; costurile pentru operarea investiiei; sumele rezultate din diferenele de curs valutar; costuri de amortizare; contribuia n natur; cheltuieli de leasing Condiii generale i specifice de eligibilitate a cheltuielilor

7.3.

O cheltuial efectuat de beneficiar poate fi considerat eligibil n cadrul POS CCE dac ndeplinete cumulativ urmtoarele criterii, conform art. 2 al HG nr. 759/2007: 1) este efectiv pltit dup data intrrii n vigoare a contractului de finanare semnat ntre beneficiar i OIPSI i n cadrul perioadei de implementare a proiectului menionat n cuprinsul contractului de finanare; 2) prin excepie de la punctul 1), n cadrul prezentei operaiuni cheltuielile menionate la Cap. 7.1A sunt eligibile dac sunt realizate anterior datei semnrii contractului de finanare ncheiat ntre beneficiar i OIPSI, dar dup data intrrii n vigoare a schemei de ajutor de minimis. 18


3) este nsoit de facturi, ordine de plat, etc. n conformitate cu prevederile legislaiei naionale, sau de alte documente contabile cu valoare probatorie echivalent, pe baza crora cheltuielile s poat fi auditate i identificate; 4) este n conformitate cu prevederile Contractului de finanare ncheiat de beneficiar cu Ministerul Comunicaiilor i Societii Informaionale, n calitate de Organism Intermediar, cu respectarea art. 54 alin. (5) i art. 60 din Regulamentul Consiliului nr. 1083/2006; 5) este conform cu prevederile legislaiei naionale i comunitare 6) se ncadreaz n lista categoriilor de cheltuieli eligibile prezentate anterior; 7) este n legtur direct cu activitile propuse n proiect i este necesar pentru realizarea proiectului. 8. Modul de finanare a proiectului 8.1 Forma de finanare a proiectului Ajutorul se acord sub form de finanare nerambursabil i se bazeaz pe urmatoarele scheme de ajutor de stat/de minimis: - schema de ajutor de stat regional pentru investiii, Ordinul nr. 2229/2008 al ministrului economiei i finanelor, cu modificrile i completrile ulterioare; - schema de ajutor de minimis, Ordinul nr. 2159/2008 al ministrului economiei i finanelor, cu modificrile i completrile ulterioare. Ajutorul de minimis nu se cumuleaza cu ajutorul de stat acordat n legatur cu aceleai costuri eligibile, n cazul n care o astfel de cumulare ar avea drept rezultat o intensitate a ajutorului care depete intensitatea ajutorului stabilit pentru condiiile speciale ale fiecrui caz de un regulament de scutire pe categorii sau de o decizie adoptat de Comisie. Ajutorul de minimis solicitat n cadrul prezentei scheme de finanare se cumuleaz, conform declaraiei pe propria rspundere a solicitantului, cu orice alte ajutoare de minimis primite de acesta n anul fiscal de referin i n ultimii doi ani fiscali anteriori, fie din surse de la bugetul de stat, fie din surse comunitare, conform Cererii de finanare, Formularul C Declaraia pe proprie rspundere, la prezentul Ghid. Beneficiarul trebuie s respecte regula cumulului, precum i faptul c suma total a ajutoarelor de minimis primite pe parcursul unei perioade de trei ani fiscali, inclusiv anul 19


fiscal n curs, fie din surse ale statului sau ale autoritilor locale, fie din surse comunitare, nu depete pragul de 200.000 Euro (100.000 de Euro pentru firmele care activeaz n domeniul transporturilor rutiere, de mrfuri), echivalent n lei, la data acordrii ajutorului de minimis. n cazul n care, din declaraia solicitantului reiese c valoarea total a ajutoarelor de minimis acordate unui agent economic pe o perioad de trei ani consecutivi, cumulat cu valoarea alocrii financiare acordate n conformitate cu prevederile schemei de ajutor de minimis, depete echivalentul n lei a 200.000 euro (echivalentul n lei a 100.000 euro pentru operatorii economici care activeaz n domeniul transporturilor rutiere), solicitantul nu poate beneficia de prevederile schemei, nici chiar pentru acea fracie din finanarea nerambursabil solicitat care nu depete acest plafon. La ntocmirea bugetului, solicitantul va ine cont att de condiiile n care cheltuielile prevzute n proiect se ncadreaz n categoria cheltuielilor eligibile, ct i de intensitatea ajutorului de minimis menionat, pentru a stabili contribuia proprie i a determina cuantumul maxim al finanrii nerambursabile pe care l poate solicita. 8.2 Rata maxim nerambursabila5:Schema de finanare Tip de cheltuial Rata maxim de cofinanare n funcie de zona n care se implementeaz proiectul Bucureti i judeul Ilfov Celelalte judee Valoarea maxim a finanrii nerambursabil e acordate (lei) % cheltuieli eligibile din valoarea eligibil a proiectului

Tip de ntreprin dere

Ajutor de stat regional pentru investiii

Investiii

Micro Mic 60% 70% 2.000.000 Minim 75%

Ajutor de minimis

Instruire, consultan, management de proiect, audit,

Mijlocie Micro Mic Mijlocie

50%

60%

70%

300.000

Maxim 25%,

5

Calculat ca raport ntre valoarea finanrii nerambursabile acordate i valoarea total a costurilor eligibile, pentru fiecare categorie de cheltuieli

20


informare i publicitate 2.300.000

Observaie: Pentru sectorul transporturi, indiferent de mrimea IMM-ului, rata de cofinanare pentru capitolul de investiii va fi de 40% pentru Bucureti i judeul Ilfov i de 50% pentru celelalte judee. 8.3 Mrimea finanrii acordate Valoarea maxim a finanrii acordate: 2.300.000 LEI Valoarea minim a finanrii acordate: 45.000 LEI 8.4 Acordarea prefinanrii Solicitantul are posibilitatea de a opta pentru prefinanarea cheltuielilor eligibile ale proiectului.Valoarea total a prefinanrii este de maxim 35% din valoarea sprijinului financiar nerambursabil aprobat iar solicitantul poate opta pentru prefinanare, o singur dat, indiferent de cuantumul acesteia la ncheierea contractului de finanare .

a) Modul de acordare n conformitate cu Regulamentele CE i legislaia naional este posibil acordarea prefinanrii. Pre-finanarea se acord, conform prevederilor contractului de finanare, acelor beneficiari care au optat pentru aceast facilitate. Valoarea prefinanrii i graficul de rambursare se definitiveaz la semnarea contractului de finanare. Astfel, conform O.U.G. nr. 64/2009, prefinanarea reprezint sumele transferate din bugetul de stat sau din instrumente structurale (FEDR) ctre un beneficiar prin plat direct sau prin plat indirect, n stadiul iniial de implementare a proiectelor, n baza contractului de finanare ncheiat ntre beneficiar i Autoritatea de Management, n vederea asigurrii derulrii corespunztoare a proiectelor.

21


Sumele aferente prefinanrii vor fi transferate Beneficiarului, prin intermediul Unitii de plat a Autoritii de Management. Pentru proiectele care intr sub incidena ajutorului de stat/de minimis, prefinanarea se acord n procent de maxim 35% din valoarea total a finanrii ce poate fi acordat beneficiarului conform contractului de finanare. Prefinanarea, cu ncadrarea n limita procentului mai sus menionat, se poate acorda integral, n funcie de previziunea fluxului de pli aprobat prin contract i n baza unui instrument de garantare emis n conditiile legii de o societate bancara sau de o societate de asigurari pentru suma aferenta prefinantarii solicitate numai n cazul proiectelor care intra sub incidenta ajutorului de stat/de minimis.

Prefinanarea pentru proiectele care intr sub incidena ajutorului de stat/de minimis va fi justificat, ulterior, de cheltuieli efectiv realizate conform prevederilor art. 78, alin 2 din Regulamentul Consiliului nr. 1083/2006.

b) Modul de solicitare Dup ncheierea unui prim contract cu prestatorul de servicii/executantul de lucrri/furnizorul de echipamente, Beneficiarul care opteaz pentru aceast facilitate poate solicita acordarea prefinanrii. n vederea obinerii prefinanrii, beneficiarul are obligaia de a transmite Autoritii de Management urmtoarele documente: contractul de achiziie (indiferent de valoare) ncheiat ntre beneficiar i un operator economic, care conine cel puin o cheltuial eligibil; cererea de prefinanare a beneficiarului, conform contractului de finanare ncheiat ntre AM i beneficiar (n formatul standard solicitat prin contract); instrument de garantare emis n conditiile legii de o societate bancara sau de o societate de asigurari pentru suma aferenta prefinantarii solicitate numai n cazul proiectelor care intra sub incidenta ajutorului de stat/de minimis. c) Utilizarea prefinanrii

22


Suma aferent prefinanrii se acord beneficiarilor proiectelor finanate n cadrul POS-CCE, n condiiile prevzute de O.U.G. nr. 64/2009, cu modificrile i completrile ulterioare i de Normele de aplicare a acesteia i poate fi utilizat pentru plata cheltuielilor proiectului.

d) Recuperarea prefinanrii Conform Normelor de aplicare a O.U.G. nr. 64/2009, suma acordat unui beneficiar sub forma prefinanrii se recupereaz progresiv, prin aplicarea unui procent din valoarea fiecrei cereri de rambursare ntocmite de beneficiari, stabilit prin contract dup cum urmeaz: 1. Recuperarea prefinanrii se efectueaz ncepnd cu prima cerere de rambursare prin deducerea a cel puin 30% din valoarea fiecrei cererii de rambursare intermediare, conform graficului de rambursare a cheltuielilor din prezentul contract (tabelul nr.4), astfel nct suma aferent prefinanrii s se recupereze integral nainte de ultima cerere de rambursare; n consecin, prefinanarea nu se poate acorda n cazul contractelor care prevad o singur cerere de rambursare; 2. Prin excepie de la pct. 1 procentul de deducere poate fi mai mic de 30% n cazurile n care cuantumul prefinanrii rmase de recuperat reprezint mai puin de 30% din valoarea cererii de rambursare respective. 3. Prefinanarea acordat se restituie de ctre Beneficiar dac nicio cerere de rambursare, care s justifice achiziia de bunuri ori servicii sau execuia de lucrri, nu a fost depus de acesta n termen de maxim 4 luni de la data primirii prefinanrii. 4. Dac prefinanarea nu poate fi recuperat integral pna la ultima cerere de rambursare, ca urmare a diminurii valorii eligibile, diferena de prefinanare se va restitui de ctre Beneficiar n contul AM, n termen de maximum 30 de zile calendaristice de la notificarea transmis acestuia. 5. Garania bancar/Instrumentul de garantare se elibereaz dup recuperarea integral a prefinanrii acordate. 8.5 Asigurarea cofinanrii i a cheltuielilor neeligibile Beneficiarii vor avea obligaia de a asigura: co-finanarea din cadrul cheltuielilor eligibile ale proiectului; sume pentru acoperirea cheltuielilor neeligibile n cadrul proiectului;

23


sumele necesare pentru finanarea tuturor cheltuielilor pn la rambursarea sumelor solicitate, astfel nct s se asigure implementarea optim a proiectului.

Dovada asigurrii cofinanrii va fi realizat de ctre beneficiari astfel: n cazul n care contribuia eligibil proprie a beneficiairului este mai mare sau egal cu 420.000 lei, prin prezentarea la data depunerii cererii de finanare a unei scrisori de confort angajante emis de banc / instituii financiare. Valoarea minim pentru care se emite scrisoare de confort angajant trebuie s fie egal cu contribuia eligibil proprie a beneficiarului. n cazul n care contribuia eligibil proprie a beneficiarului este mai mic dect 420.000 lei, acesta va indica n Declaraia de angajament sursele de cofinanare proprii i va prezenta documente justificative (extrase de cont, depozite bancare etc) la faza de contractare.

9. Completarea Cererii de finanare i transmiterea aplicaiei 9.1. Completarea Cererii de Finanare Formularul standard al Cererii de finanare este prezentat n Anexa 1 la Ghidul Solicitantului. Completarea Cererii de finanare, inclusiv a anexelor (modele standard prevzute prin prezentul Ghid), se va face conform instruciunilor de completare i va urmri ntocmai modelul standard.

Atenie! Modificarea modelului standard poate conduce la respingerea Cererii de finanare pe motiv de neconformitate administrativ. La cererea de finanare pot fi anexate i alte documente dect cele solicitate prin prezentul Ghid dac solicitantul le consider utile pentru justificarea i argumentarea proiectului propus spre finanare.

Cererile de finanare trebuie s fie tehnoredactate n limba romn, utiliznd formatul: font Times New Roman, dimensiune font 12, spaiere la un rnd i jumtate. Nu sunt acceptate cereri de finanare completate de mn. Dosarul Cererii de finanare va cuprinde, n mod obligatoriu, un opis (modelul este anexat prezentului Ghid). Pagina opis va fi pagina cu numrul 0 a Cererii de finanare. 24


Dup completarea Cererii de finanare ntr-un exemplar, aceasta se numeroteaz de la pagina 0 (pagina opis) la pagina n (unde pagina n va reprezenta pagina coninnd pct. 5 din formularul standard al Cererii de finanare, respectiv certificarea cererii), n colul din dreapta jos al paginii. Fiecare pagin a Cererii de finanare se tampileaz i se semneaz de ctre reprezentantul legal al solicitantului sau de ctre persoana mputernicit n acest sens de acesta. tampila i semntura din josul fiecrei pagini trebuie s fie separate de tampila i semntura ce sunt necesare pe o pagin (exemplu: declaraia de angajament). Numerotarea paginilor va continua de la n+1 pentru anexele ataate cererii de finanare. Numerotarea paginilor se va face cu pixul sau cu cerneal care nu poate fi tears. Acest exemplar din cererea de finanare, semnat i tampilat conform cerinelor, reprezint originalul cererii. Solicitantul trebuie s lege toate paginile din dosar, astfel nct s nu permit detaarea i/sau nlocuirea documentelor; Solicitantul va face 2 (dou) copii simple ale originalului, care se vor depune mpreun cu originalul Exemplarul original va avea nscris pe copert meniunea ORIGINAL iar exemplarele copie vor avea nscris meniunea COPIE . Fiecare dosar se va introduce ntr-un plic nchis (3 plicuri). Pe plicul n care se afl originalul se va scrie ORIGINAL, numele proiectului i al solicitantului. Pe plicurile n care se afl COPIILE se va scrie: COPIE, numele proiectului i al solicitantului. Aceste 3 plicuri se vor introduce toate ntr-un plic (pachet) nchis. Pe acest plic (pachet) ce cuprinde ntreaga documentaie se nscriu urmtoarele date: codul apelului de proiecte: POSCCE-A3-O3.3.2. apel 2 denumirea destinatarului: OIPSI - Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale. Denumirea expeditorului: instituia solicitant i adresa ei. titlul proiectului i numrul de nregistrare electronic a proiectului. Pentru acele documente originale care, conform legii, rmn n posesia solicitantului (ex: bilan contabil vizat de administraia financiar), copiile trebuie s fie tampilate de solicitant cu meniunea Conform cu originalul i semnate de ctre reprezentantul legal al solicitantului. 25


9.2 Transmiterea Transmiterea unei cereri de finanare reprezint un angajament oficial al solicitantului conform cruia toate detaliile proiectului sunt corecte i reale. Totodat, reprezint o confirmare a faptului c, dac finanarea se acord, solicitantul se angajeaz s implementeze proiectul n condiiile descrise n Cererea de finanare i n concordan cu condiiile stipulate n Contractul de finanare. Prin depunerea proiectului, solicitantul accept modelul de contract ataat prezentului ghid precum i termenii i condiiile din prezentul ghid.

Modalitatea de depunere a propunerilor de proiecte este urmtoarea: 1. Solicitantul va completa i va transmite on-line cererea de finanare, la care va ataa toate documentele solicitate n prezentul ghid. Toate documentele trebuie s fie n formatul iniial editabil (.doc, .docx, .pdf sau .xls sau n alt format precizat pe site), cu excepia celor eliberate de alte autoriti publice i care nu sunt disponibile dect n format fizic, care vor fi scanate i transmise n format .pdf, la o rezoluie de 300 dpi. Pentru a permite verificarea corectitudinii calculelor, toate tabelele referitoare la devizul estimativ trebuie s fie neprotejate la editare. Aplicaia software prin care se va face nregistrarea i transmiterea cererii de finanare va fi disponibil pe pagina web a MCSI - OIPSI la adresa http://fonduri.mcsi.ro, ncepnd cu ora 9.00 a primei zile de nregistrare i pn la ora 14.00 a ultimei zile de nregistrare. Atenie! Pentru a fi posibil nregistrarea online, este necesar ca proiectul s fie transmis electronic n intervalul de timp menionat, nu doar s se nceap nregistrarea acestuia. 2. n termen de maxim 5 zile lucrtoare dup nregistrarea on-line, solicitanii trebuie s depun dosarul la sediul MCSI cu respectarea detaliilor cuprinse n prezentul ghid. Indiferent de modalitatea de transmitere (personal, prin pot sau curier), dosarul trebuie s fie primit i nregistrat la registratura MCSI cel mai trziu n a cincea zi lucrtoare de la nregistrarea on-line. Rmne n responsabilitatea solicitantului s

26


se asigure c dosarul se nregistreaz la registratura MCSI n timp util, conform orarului de lucru: Luni-Joi orele 8,30-17,00, iar Vineri orele 8,30-14,30. 3. Nedepunerea dosarului de solicitare n termenul menionat la punctul anterior atrage decderea solicitantului din dreptul de a utiliza numrul de nregistrare, fiind necesar renregistrarea n sistem. Atenie! Cererile nscrise electronic pn la data de 31 ianuarie 2012 vor prezenta bilanul anual pe 2010, iar cele nregistrate ncepnd cu data de 1 februarie 2012 vor prezenta obligatoriu bilanul anului 2011. Adresa la care se depune proiectul este Ministerul Comunicaiilor i Societii Informaionale, Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale, Bulevardul Libertii nr. 14, sector 5, Bucureti, Cod 050706, la Registratura Ministerului n intervalul de timp specificat. Dac proiectul ndeplinete criteriile de transmitere solicitate, eliminatorii, fiecare proiect va primi un cod unic de nregistrare (SMIS), la care se va face referire n toat corespondena ulterioar i prin care se poate identifica n mod unic proiectul. 10. Evaluarea i selecia proiectelor

nregistrarea propunerilor de proiecte se face continuu, de la data lansrii apelului de proiecte. Procesul de evaluare i selecie a proiectelor se va realiza n mod continuu, imediat dup primirea aplicaiilor la sediul MCSI. Acordarea finanrii se face continuu, pe baza deciziei Comitetului de Selecie, n limita acoperirii alocrii financiare a prezentului apel. Procesul de evaluare i selecie a propunerii de proiect se va derula n 4 etape 1. Verificarea criteriilor de transmitere 2. Verificarea administrativ i a eligibilitii 3. 4. Evaluarea tehnico-economic Selecia proiectelor

27


10.1. Verificarea criteriilor de transmitere Criteriile de transmitere a cererii de finanare i anexelor acesteia ce urmeaz a se verifica sunt menionate n Anexa ce conine grila de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii. Notarea criteriilor se face cu Da sau Nu. Pentru a trece la urmtoarea faz de verificare, proiectul trebuie s primeasc Da la toate criteriile. n cazul n care aceste cerine nu sunt respectate, solicitantul va primi o scrisoare de respingere. Dosarul proiectului va fi transmis napoi ctre solicitant fr a fi deschis (cu excepia cazului n care datele nscrise pe plic nu sunt suficiente pentru ncadrarea corespondenei n apelul de proiecte deschis), nsoit de o scrisoare de respingere. n cazul n care aplicaia ntrunete criteriile de transmitere solicitate, aceasta va fi nregistrat n SMIS i i se va transmite solicitantului o scrisoare de notificare de primire a aplicaiei, prin care i se va comunica codul unic de nregistrare n SMIS. Atenie! Cererile nscrise electronic pn la data de 31 ianuarie 2012 vor prezenta bilanul anual pe 2010, iar cele nregistrate ncepnd cu data de 1 februarie 2012 vor prezenta obligatoriu bilanul anului 2011.

10.2. Verificarea administrativ i a eligibilitii Sunt verificate doar proiectele admise n urma verificrii criteriilor de transmitere Regulile de verificare administrativ i a eligibilitii: Verificarea aplicaiilor se face n ordinea primirii i ncepe de la data depunerii propunerilor de proiect. n cazul n care lipsesc mai mult de trei documente, proiectul se respinge automat, iar solicitantului i se trimite o scrisoare de notificare prin fax sau prin pot (n cazul n care solicitantul nu furnizeaz un nr. de fax) prin care i se comunic respingerea, cu precizarea motivelor respingerii. De asemenea, n cazul n care Cererea de Finanare lipsete, proiectul se respinge automat, iar solicitantului i se trimite o scrisoare de notificare prin care i se comunic respingerea cu precizarea motivelor respingerii.

28


Criteriile de verificare administrativ i a eligibilitii sunt menionate n Anexa 7. Primele 3 criterii din gril sunt eliminatorii (dac oricare dintre acestea primete NU, proiectul este respins automat). Pentru urmtoarele criterii din Gril se pot solicita documente/informaii/clarificri suplimentare fa de cele depuse. OIPSI va transmite o scrisoare de solicitare de documente/clarificri/informaii prin fax sau prin pot (n cazul n care n proiect nu este trecut nici un numr de fax) solicitantului, cu confirmare de primire din partea solicitantului. Dovada transmiterii scrisorii o reprezint: confirmarea tiprit de faxul OIPSI dup transmiterea scrisorii prin fax; confirmarea de primire potal, n cazul n care scrisoarea se transmite prin pot. Atenie! Clarificrile furnizate de solicitant nu pot modifica informaiile din cererea de finanare. Prin modificarea cererii de finanare se nelege modificarea ideii de proiect, a devizului estimativ sau a soluiei tehnice. Oricare din modificrile menionate conduce la respingerea imediat, indiferent de etapa de evaluare n care se afl proiectul. n cazul n care rspunsul solicitantului este incomplet sau neclar este posibil o singur revenire, transmis conform precizrilor de mai sus. Dac n 5 zile lucrtoare de la primirea scrisorii/faxului solicitantul nu rspunde ntrebrilor, proiectul este respins. Rmne n responsabilitatea solicitantului s se asigure c rspunsul este nregistrat de OIPSI n timp util. Pentru a fi admis la faza urmtoare, propunerea trebuie s primeasc Da la toate criteriile. n caz contrar, propunerea este respins i solicitantului i se trimite o scrisoare de notificare prin care i se comunic respingerea, cu precizarea motivelor respingerii. n cazul respingerii aplicaiei, solicitantul poate retransmite dosarul cererii de finanare corectat/completat, cu reluarea ntregului proces, n msura n care apelul este nc deschis. Proiectele care au trecut de etapa verificrii administrative i a eligibilitii vor fi transmise experilor evaluatori n ordinea numrului de nregistrare on-line al proiectului. Atenie! Pe parcursul verificrii administrative i verificrii eligibilitii nu se examineaz dac activitile propuse n cadrul proiectului sunt logice sau coerente din punct de vedere tehnic sau economic.

29


10.3. Evaluarea tehnico-economic Sunt evaluate doar propunerile de proiecte admise n urma verificrii administrative i a eligibilitii. Evaluarea fiecrui proiect se realizeaz de ctre experi evaluatori pe baza criteriilor prezentate n Grila de evaluare tehnico-economic. n cazul n care, pe durata parcurgerii etapei de evaluare tehnico-economic se constat c sunt necesare documente/clarificri/informaii suplimentare, OIPSI va transmite o scrisoare de solicitare de documente/clarificri/informaii prin fax sau prin pot (n cazul n care n proiect nu este trecut nici un nr. de fax), solicitantului. Dovada transmiterii scrisorii o reprezint: confirmarea tiprit de faxul OIPSI dup transmiterea scrisorii prin fax; confirmarea de primire potal, n cazul n care scrisoarea se transmite prin pot. Atenie! Clarificrile furnizate de solicitant nu pot modifica informaiile din cererea de finanare. Prin modificarea cererii de finanare se nelege modificarea ideii de proiect, a devizului estimativ sau a soluiei tehnice. Oricare din modificrile menionate conduce la respingerea imediat, indiferent de etapa de evaluare n care se afl proiectul. n cazul n care rspunsul solicitantului este incomplet sau neclar este posibil o singur revenire, transmis conform precizrilor de mai sus. Dac n 5 zile lucrtoare de la primirea scrisorii/faxului solicitantul nu rspunde ntrebrilor, proiectul este respins. Rmne n responsabilitatea solicitantului s se asigure c rspunsul este nregistrat de OIPSI n timp util. Dupa evaluare, toate proiectele vor fi transmise Comitetului de Selecie. 10.4. Selecia Comitetul de selecie va analiza periodic, ori de cte ori este necesar, rapoartele de evaluare i va ntocmi lista cu proiecte ce ntrunesc condiiile spre a fi finanate (n ordinea numerelor de nregistrare on-line), pn la concurena cu bugetul apelului. Condiia de finanare a proiectului este aceea ca punctajul obinut s fie de minim 50 puncte (punctaj minim de calitate), fr obinerea valorii de 0 puncte pentru oricare din subcriteriile/criteriile din grila de evaluare tehnico-economic (situaie ce presupune descalificarea respingerea proiectului). 30


Decizia de finanare este luat de ctre Comitetul de Selecie pe baza rezultatelor evaluarii tehnico-economice, care poate decide s: aprobe proiectul fr modificarea coninutului i condiiilor definite n cererea aprobe proiectul cu reducerea costurilor eligibile totale; aceasta se ntmpl de finanare i anexele acesteia; cnd una sau mai multe cheltuieli sunt ncadrate greit ca eligibile sau chiar dac sunt eligibile nu sunt justificate sau sunt supradimensionate, dimensiunea cofinanrii solicitate sau rata de cofinanare solicitat nu se ncadreaz n limitele specificate pentru acest apel, ns din punct de vedere tehnic proiectul este viabil. Reducerea costurilor eligibile totale poate avea loc i n urma verificrii respectrii regulii De minimis, prin eliminarea ntregii sume aferente ajutorului De minimis, n cazul n care valoarea total acordat pe acest tip de ajutor depete plafonul. n acest caz solicitantul poate sa accepte implementarea proiectului n ntregime sau s renune la solicitarea finanrii; resping proiectul poate solicita reevaluarea proiectului.

Proiectele se finaneaz n ordinea numrului de nregistrare on-line a proiectului. n cadrul proiectelor evaluate, evaluatorii tehnico-economici au competena s declare anumite cheltuieli neeligibile sau c anumite cheltuieli sunt nejustificate n cazul n care acestea: nu sunt aferente activitii economice specifice proiectului; nu sunt respectate prevederile Ordinului nr. 724/2008 sunt supradimensionate fa de nivelul pieei sau fa de activitile proiectului; nu au legtur direct cu proiectul depus etc. Pentru proiectele care se depun n cadrul cererii de proiecte deschis n prezent, OIPSI recomand Solicitanilor s ia n considerare, pentru toat perioada de implementare a proiectului, implicaiile financiare ale evoluiei principalilor indicatori macro-economici i s realizeze bugete ct mai realiste. ATENIE! n situaiile n care anumite activiti cuprinse n proiect, care vor fi considerate ca neeligibile de ctre evaluatori, influeneaz direct ndeplinirea indicatorilor de realizare/rezultat asumai prin Cererea de finanare, realizarea acestor activiti

31


rmne obligatorie pentru implementarea proiectului i va fi suportat integral prin cheltuiala proprie a solicitantului.

n urma seleciei proiectelor, OIPSI va ntocmi lista proiectelor aprobate pentru finanare care va fi transmis spre avizare Autoritii de Management.

Lista proiectelor aprobate va fi publicat pe site-ul http://fonduri.mcsi.ro Solicitanii vor fi informai asupra rezultatului seleciei i au la dispoziie 5 zile s accepte sau s conteste decizia. Contestaiile vor fi transmise prin fax (la numrul de la care a fost primit scrisoarea de respingere/aprobare) sau pot fi depuse la registratura MCSI n termen de 5 zile lucrtoare de la primirea scrisorii de respingere sau scrisorii/aprobare (n cazul reducerii cheltuielilor). Contestaiile trebuie s fie n form scris i se pot referi doar la motivaiile incluse n scrisoarea trimis de OIPSI. OIPSI va soluiona contestaiile i va trimite rspunsul n scris ctre contestatar. n cazul n care solicitantul nu respect termenele menionate mai sus, acesta poate fi deczut din drepturi, iar OIPSI poate decide finanarea urmtorului proiect de pe list.

11. Contractarea 11.1 Semnarea contractului Solicitanii ale cror proiecte au fost selectate pentru finanare vor primi contractul de finanare, n vederea completrii acestuia cu informaiile solicitate. Varianta orientativ este prezentat n Anexa 16 la prezentul Ghid. OIPSI i rezerv dreptul de a opera modificri la formatul contractului de finanare pn la data semnrii acestuia. Forma de contract de finanare transmis de OIPSI solicitantului nu poate fi modificat de ctre acesta, cu excepia datelor de identificare ale solicitantului i ale proiectului n cazul n care sunt completate eronat. Solicitanii au la dispoziie 20 zile calendaristice pentru a semna i a retransmite contractul ctre OIPSI, n 3 exemplare originale, nsoit de documente solicitate prin scrisoarea de naintare. Documentele solicitate la contractare sunt urmatoarele: 32


Lista documentelor necesare la semnarea contractului de finanare. Nr. crt. 1. Certificatul de atestare fiscal privind debitele restante la bugetul de stat 2. Certificatul de atestare fiscal privind debitele restante la bugetul local la zi (n cazul n care proiectul se implementeaz n mai multe locaii, trebuie depus Certificatul de atestare fiscal privind debitele restante la bugetul local pentru fiecare locaie). 3. Cazierul fiscal al reprezentantului legal 4. Cazierul judiciar al reprezentantului legal 5. Reconfirmarea scrisorii de confort pentru solicitanii care apeleaz la mprumuturi bancare 6. Copia actului de identitate al reprezentantului legal 7 Pentru proiectele la care contributia eligibila proprie a beneficiarului este mai mica de 420.000 lei se vor prezenta documente justificative (extrase de cont, depozite bancare etc.) Documentele se vor expedia prin pot cu confirmare de primire, curier, sau depuse de un reprezentant al solicitantului, la sediul Ministerului Comunicaiilor i Societii Informaionale, Organismul Intermediar pentru Promovarea Societii Informaionale, din Bulevardul Libertii nr. 14, sector 5, Bucureti, cod 050706, la Registratur. n scopul urgentrii procedurii de contractare, se poate decide invitarea solicitantului n vederea semnrii contractelor la sediul OIPSI. n cazul n care solicitantul nu rspunde n termenul de 20 zile, OIPSI poate decide retragerea finanrii pentru acesta i finanarea urmtorului proiect de pe list. Contractul de finanare va fi semnat de OIPSI, iar un exemplar va fi trimis beneficiarului. Atenie! Cererea de finanare depus de solicitant, cu eventualele modificri i completri efectuate pe parcursul procedurii de evaluare, selecie, contractare, devine obligatorie pentru beneficiar, fiind anex la contractul de finanare, deci parte integrant a acestuia. Documente verificate Obs.

33


11.2. Modificarea contractului de finanare Modificarea Contractului de finanare nu poate s vizeze o modificare substanial a proiectului. Modificarea Contractului de finanare se poate face n urmtoarele condiii: n urma unei notificri (fr a fi nevoie de act adiional) o Notificare a beneficiarului: Schimbarea adresei, sediului social, contului de trezorerie/bancar, a contului sau a bncii creditoare, nlocuirea

reprezentantului legal, a managerului de proiect, a unui/unor membru/membri ai echipei de management, a persoanei de contact sau a persoanei responsabile cu operaiunile financiare pentru beneficiar o Notificare a OIPSI: Modificri determinate de schimbri n legislaia naional i european o Alte notificri prevzute n contractul de finanare ncheiat. n urma unei solicitri a beneficiarului de modificare, aprobat de OIPSI (fr a fi nevoie de act adiional) o Variaii ntre liniile din cadrul aceleiai categorii de cheltuieli din devizul estimativ pn n limita a 10% din valoarea liniei din care se face modificarea, fr a se majora valoarea total eligibil angajat prin contract, cu respectarea prevederilor apelului de proiecte; o Modificarea calendarului de implementare, fr modificarea termenului final de implementare i a termenului la care va fi depus Cererea de Rambursare final o Modificarea devizului estimativ al proiectului n urma deducerii unor cheltuieli din cererile de rambursare, ca fiind neeligibile o Modificarea graficului Cererilor de rambursare/cererilor de prefinanare, fr modificarea termenului de depunere a ultimei Cereri de rambursare o Orice alte modificri stabilite prin contractul de finanare ncheiat. prin act adiional, semnat n aceleai condiii ca i Contractul de Finanare (urmare a unei Notificri justificate din partea beneficiarului i a Notificrii de aprobare a OIPSI) 34


o Modificarea calendarului de implementare, cu depairea termenului final i a termenului la care va fi depus Cererea de Rambursare final (fr ns a se depi perioada maxim de implementare de 24 de luni prevzut n prezentul Ghid) o Orice alte modificri justificate care nu se ncadreaz n situaiile descrise anterior i care nu sunt considerate modificri substaniale ale proiectului. Modificrile substaniale la un proiect sunt acelea care: o afecteaz major natura i condiiile de implementare sau o ofer unui ter un avantaj necuvenit sau o rezult dintr-o schimbare a naturii proprietii unui articol de infrastructur, o ncetare sau schimbare n localizare a investiiei sau ncetarea unei activitati de producie (dup caz, unde se aplic). Principiile generale care stau la baza modificrii contractului de finanare sunt urmtoarele: Modificrile contractului pot fi efectuate numai n cadrul perioadei de valabilitate; Cererea unui beneficiar de modificare a contractului prin act adiional nu va fi respinge cererile care prezint

acceptat n mod automat de ctre OIPSI, ci trebuie s existe motive ntemeiate pentru aceast modificare. OIPSI examineaz motivele date i nationale i comunitare relevante; Modificrile solicitate la contractul de finanare nu vor afecta funcionalitatea i Un act adiional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbri n contract viabilitatea economic a proiectului i vor respecta criteriile de eligibilitate i selecie; care ar pune n discuie decizia de acordare a finanrii nerambursabile (ca de exemplu condiii care au dus la obinerea punctajului din Grila de evaluare) sau ar fi contrare principiului tratamentului egal al solicitanilor. Suma maxim a finanrii nerambursabile menionat n contract nu poate fi majorat; n funcie de rezultatul monitorizrii proiectului, OIPSI poate iniia procedurile de semnare a unui act adiional. Beneficiarul are obligaia s informeze OIPSI n privina problemelor, deficienelor i neregulilor aprute pe parcursul executrii proiectului, conform prevederilor i termenelor din contractul de finanare. Beneficiarul trebuie s informeze, fr ntrziere, OIPSI despre orice situaie care poate determina ncetarea sau ntrzierea executrii contractului. 35 justificri nefundamentate sau care nu respect prevederile ghidului i/sau a legislaiei


12. Implementarea Condiiile de implementare sunt n strict conformitate cu prevederile contractului de finanare. 12.1 Achiziii n procesul achiziiilor de bunuri/servicii/lucrri n vederea implementrii proiectului, este obligatorie respectarea legislaiei naionale n domeniul achiziiilor publice sau a normelor simplificate de achiziii prevazute in anexa la contractul de finanare) innd cont n special de respectarea principiului rezonabilitii preurilor (cf. art.5, litera d) din OUG 66/2011). Atenie! Nerespectarea procedurilor de realizare a achiziiilor sau a rezonabilitii preurilor cuprinse n contractele de achiziii de bunuri/servicii/lucrri atrage neeligibilitatea cheltuielilor aferente achiziiei de servicii, sau produse n cadrul proiectelor co-finanate prin Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice - POS CCE . Orice achiziie realizat n cadrul proiectului trebuie s respecte principiul neutralitii tehnologice (nu trebuie favorizat o anumit tehnologie sau marc). n cazul n care se constat nclcarea prevederilor legale, cheltuielile aferente plii bunurilor/serviciilor/lucrrilor astfel achiziionate vor fi considerate neeligibile i nu vor fi rambursate. Condiia de livrare acceptat pentru bunurile achiziionate n cadrul proiectului este Ex-Works (Incoterms 2000). n procesul de achiziii se vor respecta, de asemenea prevederile Art. 13-15 din OUG nr. 66/2011.

12.2 Rambursarea cheltuielilor Rambursarea cheltuielilor se face n conformitate cu prevederile contractului de finanare i cu graficul de rambursare a cheltuielilor. Pentru rambursarea cheltuielilor efectuate de ctre beneficiar, acesta va transmite una sau mai multe cereri de rambursare mpreun cu documentele justificative i rapoartele de progres la OIPSI, conform graficului de rambursare din contractul de finanare. 36


Numrul total de cereri de rambursare este de maximum 3 (pentru proiectele care se implementeaz n maximum 12 luni) i maximum 5 (pentru proiectele care se implementeaz ntr-o perioad cuprins ntre 12 i 24 luni). Prima cerere de rambursare se depune n maximum 5 (cinci) luni de la data semnrii contractului de finanare, cu excepia cazurilor temeinic justificate. Atenie! Toate plile aferente proiectului, solicitate pentru rambursare, trebuie s fie efectuate n perioada de implementare; excepie fac cazurile n care contractul de achiziie prevede un termen de plat de maximum 90 zile de la data facturrii, cu recepia i livrarea n perioada de implementare. La data depunerii ultimei cereri de rambursare, proiectul trebuie s fie finalizat. Se consider c proiectul este finalizat dac este funcional i sunt indeplinite obiectivele proiectului stabilite prin contractul de finanare. Valoarea cheltuielilor solicitate n ultima cerere de rambursare trebuie s reprezinte minimum 15% din valoarea finanrii nerambursabile. Beneficiarii tuturor proiectelor care obin finanare sunt obligai s solicite, la finalizarea proiectului, auditarea financiar i tehnica a acestuia realizat de un auditor(i) extern(i). Atenie! La ultima cerere de rambursare se va verifica respectarea plafoanelor pentru fiecare categorie de cheltuieli (investiii, consultan, instruire), menionate la Cap. 8.2 din prezentul Ghid.. OIPSI va verifica dac cheltuielile efectuate sunt destinate exclusiv realizrii obiectivelor proiectului, dac sunt legale, nregistrate n contabilitate i justificate de documente. Beneficiarul va depune la OIPSI pentru rambursarea cheltuielilor eligibile urmtoarele documente (sau alte documente cu valoare probatorie echivalent): Cerere de rambursare 4 exemplare; Raport de progres;

37


Copii certificate, ce vor conine meniunea conform cu originalul, tampila beneficiarului i semntura reprezentantului legal al acestuia, dup urmtoarele documente: facturi, documente de plat, extrase bancare, alte documente justificative; Pentru procedura de achiziii: dovada publicitii, criterii de selecie sau documente similare acestora (pentru beneficiarii care aplic normele interne de achiziii) raport de atribuire a contractului/contractelor; Pentru informare i publicitate: anunuri, comunicate, etc; Pentru achiziii de bunuri: copie certificat NRCD, copie certificat dup procesul verbal de predare-primire a bunurilor sau dup procesul verbal de punere n funciune (dup caz); Pentru prestri servicii: aprobarea beneficiarului pentru documentele remise n cadrul consultanei, foi de prezen la cursuri, fie de evaluare ntocmite de ctre participanii la cursuri, statele de plat ale trainerilor (copii certificate); La ultima cerere de rambursare, se vor ataa: o raportul de audit (financiar i tehnic) realizat de un auditor(i) extern(i), care certific faptul c proiectul este implementat n locaia menionat n contract, c este n stare de funcionare i c din punct de vedere tehnic i economic respect obligaiile asumate prin contractul de finanare. o copia contractului cu furnizorul/furnizorii soluiei care constituie obiectul proiectului sau alte documente probante din care rezult asigurarea mentenanei proiectului pe o perioad de 36 de luni, dup finalizarea acestuia.Alte documente relevante justificative. OBSERVAII: 1. Contractul/contractele ncheiate de beneficiar cu diveri furnizori pentru garania i mentenana aplicaiei trebuie s asigure obligativitatea funcionrii permanente a acesteia n perioada de post-implementare (3 ani dup implementarea proiectului, cu excepia perioadelor de mentenan planificate). Acest lucru va fi prevzut i n caietele de sarcini ntocmite pentru organizarea procedurii de achiziie public a diverselor componente ale aplicaiei pentru care s-a solicitat finanarea (hardware i software). 2. Contractul ncheiat de beneficiar cu furnizorul soluiei electronice trebuie s prevad achiziionarea de ctre beneficiar a dreptului de utilizare/licen asupra aplicaiei 38


software customizate pentru care se solicit finanare pentru o durat de timp cel puin egal cu perioada de sustenabilitate a proiectului sau a obligativitii prelungirii contractului, astfel nct s se asigure sustenabilitatea proiectului. Facturile trebuie s menioneze detaliat bunul achiziionat, serviciul prestat sau lucrarea efectuat, iar n cazul taxei de timbru verde, aceasta va fi poziie separat pe factur. Pentru evitarea dublei finanri, pe toate facturile originale se va meniona, sub semntura reprezentantului legal al beneficiarului POS CCE, Axa 3, denumirea proiectului, codul SMIS - CSNR i numrul contractului de finanare. Cererea de rambursare se poate depune, pentru fiecare achiziie de bunuri, numai dup punerea lor n funciune sau ntocmirea procesului verbal de predare-primire, iar n cazul prestrilor de servicii, dup acceptarea rezultatelor acestora de ctre beneficiar. AM/OIPSI au dreptul de a solicita documente suplimentare pentru soluionarea eventualelor neclariti. nainte de solicitarea rambursrii, cheltuielile respective trebuie s fie efectuate i pltite. Data plii se consider data efecturii transferului bancar din contul Beneficiarului n contul furnizorului sau data nregistrat pe chitana fiscal. Cererea de rambursare trebuie s fie transmis conform graficului de rambursare stabilit; nerespectarea acestuia poate duce la retragerea finanrii. Rambursarea se va efectua de ctre Unitatea de Plat din cadrul AM POS CCE pe baza cererii de rambursare naintate de ctre Beneficiar la OIPSI, n termen de 10 zile de la data la care beneficiarul a fost informat cu privire la suma autorizat la plat. Verificarea cererilor de rambursare se face de ctre OIPSI iar autorizarea lor se face n termen de maximum 80 zile de la data depunerii acestora. Beneficiarii vor fi informai cu privire la sumele autorizate la plat. AM/OIPSI poate prelungi termenul, cu informarea n prealabil a beneficiarului, n situaii justificate legate de solicitarea de documente i clarificri, precum i n situaia organizrii unor misiuni de control anterioare autorizrii plii. 13. Monitorizare i control Beneficiarul are obligaia s furnizeze orice informaii de natur tehnic sau financiar legate de Proiect solicitate de ctre Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de Certificare i Plat, Autoritatea de Audit, Comisia European sau 39


orice alt organism abilitat s verifice sau s realizeze controlul/auditul/monitorizarea asupra modului de implementare a proiectelor cofinanate din instrumente structurale. Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil distinct, folosind conturi analitice distincte pentru Proiect. Monitorizarea proiectelor se face de ctre OIPSI, n vederea urmririi ndeplinirii indicatorilor stabilii prin contract pentru msurarea obinerii rezultatelor prevzute. Monitorizarea const n urmrirea progresului fizic i procedural nregistrat n implementarea proiectului i n colectarea i introducerea n SMIS (Sistemul Unic de Management al Informaiilor) a tuturor informaiilor legate de proiect. Atenie! Beneficiarii trebuie s respecte indicatorii asumai prin Cererea de finanare. Nendeplinirea acestor indicatori poate conduce la retragerea finanrii acordate, proporional cu gradul de nendeplinire. Procesul de monitorizare ncepe din momentul semnrii contractului de finanare i se termin la 36 de luni dup finalizarea proiectului. Beneficiarul trebuie s transmit OIPSI pe toata durata de implementare a proiectului rapoarte trimestriale de progres, iar timp de 36 de luni dup finalizarea activitilor proiectului va transmite rapoarte anuale privind durabilitatea investiiei, rapoarte completate n conformitate cu formatele standard prevzute n anexele contractului de finanare. Pentru realizarea monitorizrii fizice a proiectelor, OIPSI va desfura urmtoarele activiti: a) verificarea coninutului documentelor de raportare (rapoarte de progres trimestriale) elaborate i transmise de ctre beneficiar (activiti desfurate/progresul fizic); b) vizite de monitorizare care i propun verificarea stadiului fizic al implementrii proiectului la faa locului/sediul beneficiarului (anunate i ad-hoc).

a) Verificarea documentelor Verificrile documentelor vor asigura c rapoartele de progres elaborate de ctre beneficiar sunt complete i corecte, c respect formatul prevzut n Contractul de finanare, c proiectul este implementat n conformitate cu prevederile contractuale specifice. De asemenea vor urmri evoluia n timp a indicatorilor stabilii prin Contractul de finanare, realizarile fa de int propus, procent de realizare. 40


b) Vizita de monitorizare Scopul vizitei de monitorizare este de a se verifica la faa locului realizarea fizic a unui proiect, sistemul de management al proiectului i de a permite echipei de monitorizare s colecteze unele date suplimentare fa de cele cuprinse n rapoartele de progres, n vederea aprecierii valorii indicatorilor fa de intele propuse i a acurateei informaiei furnizate de beneficiar. Vizita de monitorizare va urmri: - asigurarea faptului c proiectul progreseaz sub aspect de realizare fizic n conformitate cu calendarul activitilor inclus n contractul de finanare; - identificarea posibilelor probleme ct mai curnd cu putin i emiterea de sugestii de mbuntire a implementrii; - identificarea elementelor de succes ale proiectului; - asigurarea unei comunicri strnse ntre beneficiari i OIPSI, care s conduc la o bun colaborare n vederea implementrii cu succes a proiectului (realizarea tuturor indicatorilor prevzui n contract n perioada de timp prevazut) Beneficiarul are obligaia de a participa la vizit i de a furniza echipei de monitorizare toate informaiile solicitate. c) Control i audit Autoritatea de Management a POS CCE, OIPSI i/sau alte structuri cu atribuii de control/verificare /audit a finanrilor nerambursabile din fondurile structurale pot efectua misiuni de control pe perioada de implementare a proiectului, pe durata contractului de finanare, ct i pn la expirarea termenului de 3 ani de la data nchiderii oficiale a POS CCE i 3 ani de la terminarea proiectului. Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil distinct a proiectului i s asigure nregistrri contabile separate i transparente ale implementrii proiectului. Beneficiarul trebuie s pstreze toate nregistrrile/registrele timp de trei ani de la dat

Ghid 332 POSCCE

Documents

Transcript of Ghid 332 POSCCE