1

UNITATEAProcedura Sistemului de

Control Managerial

GESTIONAREA ABATERILOREdiia : INr. de ex. 1

Control internCod: PO-39Revizia 0Nr. de ex. 1

Pag. 1 / 6

Exemplar nr. 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii:

Nr.

crt.Elemente privind

responsabilii /

operaiuneaNumele si prenumeleFunciaDataSemntura

1.1. ElaboratSecretar comisie

1.2. VerificatPreedinte Comisie

1.3. Aprobat Director

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii

Nr.

crt.Ediia sau, dup caz,

revizia n cadrul

ediieiComponent

revizuitModalitatea

revizieiData la care se aplic prevederile sau reviziei ediiei

2.1. Ediia IElaborarea ediiei iniialeConform OMFP 946/2005 cu modificrile i completrile ulterioareData aprobrii prin decizia Directorului

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii

Nr.

crt.Scopul

DifuzriiExemplarnr.Compartiment

FunciaNume i

prenumeData

primiriiSemntura

3.1. Aplicare 1Resurse Umane

AuditPersonal resurse umane

Auditor public intern

3.2. Informare 2Comisia de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a dezvoltrii sistemului de control managerialPreedinte

comisie

3.3. Arhivare 3ArhivArhivar

3.4. Aprobare 4DirectorDirector

4. Scopul procedurii

Procedura descrie modul n care Instituia colar se asigura ca, pentru toate situaiile in care, datorita unor circumstane deosebite, apar abateri fata de politicile sau procedurile stabilite, se ntocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunztor, nainte de efectuarea operaiunilor.

5. Domeniul de aplicare

Procedura se aplic n cadrul Instituiei colare.

6. Documente de referin 6.1. O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu modificrile i completrile ulterioare.

6.2. Regulament de Organizare i Funcionare;6.3. OMFP 1649/2011 privind modificarea si completarea Ordinului ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.6.4. Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1389/2006 pentru modificarea si completarea - Ordin nr. 946/2005.

6.5. PO-25 - Atribuii, funcii, sarcini;6.6. PO-26 - Delegarea;

6.7. PO-29 - Structura organizatoric;

6.8. PS-04 - Competen, performan;

6.9. PO-27 - Comunicarea;

6.10. PO-30 - Informarea;

6.11. PS-03 - Managementul riscului;6.12. PS-02 - Audit intern;6.13. PO-32 - Verificarea i evaluarea controlului.7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai Definiii:

Nr.

crt.TermenulDefiniia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul

7.1. ProcedurPrezentare n scris a pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat necesare ndeplinirii atribuiilor i sarcinilor, avnd n vedere asumarea responsabilitilor;

PS (Procedur de sistem) = procedur care descrie o activitate sau un proces care se desfoar la nivelul tuturor compartimentelor din cadrul Instituiei colare;

Compartiment = compartiment, etc.;

Conductorul compartimentului = Director, etc.;

PO (Procedur Operaional) = procedur care descrie o activitate sau un proces care se desfoar la nivelul unuia sau mai multor compartimente din cadrul Instituiei colare;

PL (Procedur de lucru) = procedur care descrie o activitate sau un proces care se desfoar la nivelul unui singur compartiment din cadrul Instituiei colare;

7.2. Sistem de control managerialAnsamblu de structuri organizatorice, responsabiliti, proceduri, procese i resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial

7.3. NeconformitateNendeplinirea unei cerine

7.4. AnalizActivitate de a determina potrivirea, adecvarea i eficacitatea subiectului n cauz, n ceea ce privete ndeplinirea obiectivelor stabilite

7.5. Pri interesateElevii, prinii, furnizorii, comunitatea, proprietarii de procese, organizaiile cu care instituia interacioneaz

Abrevieri:

Nr. crt.AbreviereaTermenul abreviat

1.POProcedura operaional

2.E.Elaborare

3.V.Verificare

4.A.Aprobare

5.Ap.Aplicare

6.Ah.Arhivare

7.PSProcedur de sistem

8.PLProcedur de lucru

9.RUResurse Umane

8. Descrierea procedurii 8.1. Generaliti: In derularea aciunilor pot aprea circumstane deosebite, care nu au putut fi anticipate si care induc abateri ce nu permit derularea tranzaciilor prin procedurile existente;

Abaterile de la procedurile existente trebuie sa fie documentate si justificate, in vederea prezentrii spre aprobare;

Este necesara analiza periodica a circumstanelor si a modului cum au fost gestionate aciunile, in vederea desprinderii unor concluzii de buna practica pentru viitor, ce urmeaz a fi formalizate.

8.2. Modul de lucru: Desfurarea activitilor n cadrul Instituiei se face n conformitatea cu politicile, programele i procedurile aprobate i implementate. Orice abatere de la acestea se consemneaz n scris de ctre auditorul intern i se prezint spre analiz i aprobare Directorului. Directorul respinge sau aprob abaterile de la procedurile existente, n msura n care justificarea acestora dovedete existena abaterilor ca urmare a unor circumstane ce nu au putut fi anticipate la momentul elaborrii politicilor i programelor adoptate.

n vederea gestionrii corespunztoare a abaterilor, se vor ntocmi noi programe, politici i proceduri, care vor cuprinde obiective, resurse, termene i responsabiliti pentru implementarea adecvat a acestora.

Abaterile disciplinare sunt tratate conform legislaiei aplicabile.

Auditorul intern, mpreun cu Responsabilul Resurse Umane, face o analiz anual referitoare la numrul abaterilor dintr-un an i la modul n care acestea au fost gestionate i implementate.

8.3. Resurse necesare:8.3.1. Resurse materiale birotic, computere;

reea internet;

copiator;

imprimant

telefoane, fax-uri pentru legturi operative cu alte compartimente i cu structuri din afara instituiei;

papetrie i tipizate.

8.3.2. Resurse umane

efi compartimente,

Compartiment Resurse Umane, Salarizare

Auditorul intern,

Compartiment Administrativ, Achiziii,

Consilier juridic,

Comisia de etic;

efi compartimente;

Director.

8.3.3. Resurse financiare

Conform bugetului aprobat pentru anul n curs.

9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii

Responsabil

Activiti

DirectorAuditor internefi comp.RUComisia de eticConsilier juridic

Semnaleaz abaterile identificateAEApEE, ApV

ntocmete noile programe i obiectiveAE, ArhApEE, ApV

Verific pentru legalitatea obiectivelor i a intelor cuprinse n noile programe i obiectiveV

Aloc resursele necesare implementrii noilor programeE

Aprob implementarea programelorAEEEV

ntocmete analiza anual referitoare la numrul abaterilor dintr-un an i la modul n care acestea au fost gestionate i implementateAE, ArhE, ArhVV

10. Anexe, nregistrri, arhivri

Nr.

anex/

cod formularDenumirea anexei/

formularuluiElaboratorAprobNr. de exemplareDifuzareArhivareAlte elemente

locperioad

F/PS-01/01Pagin de gardElaborator

Director1ComisiaArhivConform Nomenclator

Arhivistic

------------Programe, politici, strategii, etc.Elaborator

Auditor intern

Responsabil RU

efi compartimente, dup cazDirector1ElaboratorArhivConform Nomenclator

Arhivistic

------------Analiza anual referitoare la numrul abaterilor dintr-un an i la modul n care acestea au fost gestionate i implementateElaborator

Auditor intern

Responsabil RUDirector1DirectorArhivConform Nomenclator

Arhivistic

11. Cuprins

Numrul componentei

n cadrul procedurii

Denumirea componentei din cadrul proceduriiPagina

0Pagin de gard0

1Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii1/6

2Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii 1/6

3Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii 1/6

4Scopul procedurii 2/6

5Domeniul de aplicare 2/6

6Documente de referin 2/6

7Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai2/6

8Descrierea procedurii 3/6

9Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii5/6

10Anexe, nregistrri, arhivri5/6

11Cuprins 6/6