8/16/2019 Functia de Reprezentare

1/2

 FUNCTIA DE REPREZENTARE

Functia secretariatului de reprezentare se exercita, in mod special, in relatiile

interpersonale ale managerului cu personalul organizatiei sau cu mediul extern.

Comunicarea interpersonala constituie o coordonata esentiala a procesului de

management, asigurand maximum de eficacitate, data fiind promtitudinea raspunsului ce

o caracterizeaza. Cercetarile specialistilor in domeniul managementului evidentiazafaptul ca, peste 70% din timpul de lucru al managerului se consuma in comunicari

interpersonale si comunicari de grup sau "de echipa" [1 . !n general, se insista asupra

 persuadarii interlocutorilor, ca oiectiv al acestui tip de comunicare, la nivelulorganizatiilor, in scopul declansarii de actiuni care conduc la atingerea oiectivelor #

!n aceste conditii, domeniile de competenta ale secretariatului, auxiliarul direct al

managementului, au evoluat spre o alta coordonata, aceea a competentelor sociale.

$incolo de provocarile profesionale in fata tehnologiei informationale si

comunicationale, competentele sociale constituie o noua provocare in exercitarea acestei profesiuni. Conducerea organizatiilor care se desfasoara mai ales prin comunicare, are

nevoie tot mai mult de secretare sau asistente manageriale calificate dar si capaile sa

comunice si sa se comporte conform noilor cerinte.

ituatii oficiale specifice, in care secretariatul isi exercita functia de reprezentare, lanivelul organizatiilor, le reprezinta& primirea vizitatorilor, audientele, relatiile cu

reprezentantii presei, negocierile.

'olul secretariatului este, in general, acela de a crea conditiile preliminare pentrudesfasurarea eficienta si in une conditiuni a acestor contacte.

(xercitarea functiei de reprezentare nu poate fi, insa, raportata numai la aceste actiuni

specifice procesului de management. )osiilitatile de reprezentare depasesc aceasta sfera,

daca ne raportam la fluxurile comunicationale gestionate la acest nivel al organizatiei,mentionate in capitolele anterioare.

$incolo de relatiile ierarhice cu seful direct, solicitarile secretariatul sunt dintre cele mai

diverse, de la simple informatii sau elierari de inscrisuri pana la situatii complexe de

comunicare oficiala in asenta managerului.

Functia de reprezentare a secretariatului, poate fi, astfel, extinsa chiar la nivel deorganizatie, secretarele fiind adesea numite "cartea de vizita" a unei organizatii, in sensul

ca, ele sunt primele persoane cu care se intra in contact, la nivelul conducerii, putand

influenta pozitiv sau negativ imaginea organizatiei. !n lipsa unui serviciu de 'elatii)ulice, secretariatul poate suplini cu succes o serie de actiuni de imagine, mai ales in

cazul comunicarii in interior si exterior. $e pilda, felul in care*l trateaza la telefon pe

+++.re

http://www.unibuc.ro/eBooks/StiinteADM/secretariat/9-5.htm#_ftn1%23_ftn1http://www.unibuc.ro/eBooks/StiinteADM/secretariat/9-5.htm#_ftn1%23_ftn1

8/16/2019 Functia de Reprezentare

2/2

 partenerii de afaceri sau cum vin in intampinarea colegilor influenteaza puternic imaginea

firmei in viziunea partenerilor. n comportament elevat, elegant, diplomat si inspirat,

consecvent si ponderat poate crea adevarate punti intre oamenii cu care comunicaorganizatia. )osiilitatile lor de influentare directa si indirecta depind de& treapta ierarhica

a sefilor, de domeniile de sarcini ale sefilor precum si de propria initiativa si iradiere

 personala.

Cunoasterea clara a acestor oiective, consideram ca poate constitui de-a o premiza in perfectionarea acestei dimensiuni "comportamentul profesional" care se ingloeaza in

competentele sociale necesare acestei profesiuni. !deea de aza este aceea ca o secretara

treuie sa placa, sa stie sa se faca placuta. !n ultimii ani s*a scris o vasta literatura aomului care place, care stie sa se faca placut, sa comunice pe plan individual si

 profesional. $eoarece aceste aspecte tin de alte domenii ale cercetarii, precum psihologia

sociala, in contextul acestui manual am incercat doar sa exprimam cateva idei care sareleve idealul.

!n acest sens, reproduce un adevar verificat in orice profesiune& Cunoasterea este armacu care se invinge in orice profesiune.

Powered by http://www.referat.ro/

cel mai tare site cu referate

http://www.referat.ro/http://www.referat.ro/