Capitolul 1

Facultatea de Economie i Administrarea AfacerilorMaster Administraie PublicPROIECT DE ECHIP

Echipa:Ponderea contribuiei la proiect:

1. ____ %

2. ____ %

3. ____ %

4. ____ %

Regula general este de 3-4 membri n echip. Ordinea membrilor este cea alfabetic, fiind obligatorie nregistrarea contribuiei reale la elaborarea proiectului.

CopyrightGabriela MesnitaIAI 2015

NOT

Se va citi i completa cu atenie formularul, fr a elimina nici o component a acestuia, nici mcar comentariile specifice fiecrei componente. Omisiunile nu vor putea fi rectificate dup predarea lui. n cazul n care una dintre informaiile sau anexele solicitate lipsesc, nota va fi diminuat cu punctajul alocat seciunii respective, conform Grilei de evaluare.

Versiunea electronic a formularului va fi pus la dispoziie prin e-mail.

Proiectul se va realiza conform cerinelor specificate n cadrul orelor alocate disciplinei i vor avea obligatoriu pagin de cuprins.

ATENIE!!!! Proiectele vor aborda probleme i idei strict din domeniul specializrii de Master, discutate la orele de seminar.

CUPRINS

4I.IDEA DE PROIECT I POSIBILITATEA DE FINANARE A PROPUNERII DE PROIECT

41.1Identificarea unei probleme/oportuniti

41.2Descrierea solicitantul/promotorul/beneficiarul finanrii:

41.3Identificarea sursei de finanare adecvat ideii i descrierea condiiilor pentru obinerea acceptului de finanare (se va alege doar una din cele 2 variante)

5II.ARGUMENTAREA RELEVANEI PROPUNERII DE PROIECT N RAPORT CU SURSA DE FINANARE

52.1Motivarea propunerii de proiect (maxim 4 pagini)

52.2 Stabilirea i descrierea beneficiarilor direci, grupurilor int, beneficiarilor indireci

62.3Stabilirea scopului proiectului

62.4Definirea obiectivelor proiectului (maxim 2 pagini)

7III. PLANIFICAREA PROIECTULUI

73.1Enumerarea jaloanelor proiectului i a elementelor livrabile asociate (maxim 1 pagin)

73.2Elaborarea structurii de descompunere pe lucrri, n format rezumat, i planificarea calendaristic (maxim 14 pagini)

73.3Stabilirea structurii echipei proiectului i a responsabilitilor pe activiti (maxim 3 pagini)

73.4 Planificarea resurselor necesare i elaborarea bugetului proiectului

9IV. IDENTIFICAREA POTENIALELOR RISCURI I ESTIMAREA INDICATORILOR DE EVALUARE

94.1Identificarea potenialelor riscuri ale proiectului (maxim 1 pagin)

94.2 Estimarea indicatorilor de evaluare a proiectului (maxim 1 pagin)

94.3Elaborarea matricei cadru logic a proiectului

10V. BIBLIOGRAFIE

10List de verificare

10Gril de evaluare

11Graficul responsabilitilor pentru proiect

12Buget agregat i bugetul estimat pe perioade calendaristice (se va realiza in Excel)

13Matricea cadru logic

I.IDEA DE PROIECT I POSIBILITATEA DE FINANARE A PROPUNERII DE PROIECT1.1Identificarea unei probleme/oportuniti: prezentarea unei probleme care se dorete a fi rezolvat sau o oportunitate care poate fi exploatat, n 2-3 fraze (vezi suportul de lucrri practice)

1.2Descrierea solicitantul/promotorul/beneficiarul finanrii:

denumirea organizaiei solicitante i datele de contact ale acesteia

tipul organizaiei (instituie public, organizaie non-guvernamental, firm privat)

obiectul de activitate al organizaiei

misiunea organizaiei

experiena n domeniul proiectelor, dac este cazul (list cu proiectele la care a luat parte organizaia, sursele de finanare accesate, scopul proiectelor respective)

1.3Identificarea sursei de finanare adecvat ideii i descrierea condiiilor pentru obinerea acceptului de finanare (se va alege doar una din cele 2 variante)a. Dac proiectul este conceput pentru a obine o finanare extern, de tip nerambursabil, se vor specifica programul de finanare, obiectivele i prioritile n care se ncadreaz ideea, solicitanii, activitile i cheltuielile eligibile. Se vor include informaiile necesare pentru a realiza evaluarea eligibilitii proiectului propus, att din punct de vedere al ideii, ct i al solicitantului, cu trimiterile bibliografice necesare, dar nu se vor copia integral informaiile gsite la finanator. Se vor selecta doar cele relevante din punctul de vedere al ideii de proiect, n max. o jumtate de pagin.

SAU

b. Dac proiectul este conceput pentru a fi aprobat de conducerea unei organizaii s fie finanat din venituri proprii, atunci este necesar s se prezinte strategia, obiectivele pe termen lung i scurt ale organizaiei, regulile economice de finanare, restriciile privind cheltuielile etc.

ATENIE! Prezentarea contextului se evalueaz prin comparaie cu detaliile incluse n proiect, din care trebuie s reias relevana proiectului propus, eligibilitatea solicitantului n raport cu cerinele liniei de finanare.

II.ARGUMENTAREA RELEVANEI PROPUNERII DE PROIECT N RAPORTCU SURSA DE FINANARE2.1Motivarea propunerii de proiect (maxim 4 pagini)Se vor furniza urmtoarele detalii:

a)Prezentarea detaliat a problemei sau a oportunitii identificate (se va relua problema/oportunitatea enunat deja la punctul 1.1, fiind prima fraz cu care ncepe prezentarea). Se vor aduce suficiente detalii i argumente pentru a convinge n privina necesitii proiectului. Astfel, vor fi oferite informaii privind mediul de activitate al organizaiei, tendinele existente n domeniu, ceea ce s-a fcut pn acum pentru rezolvarea problemei, inclusiv exemple de bune practici, experiene i resurse ce ar putea fi folosite pentru succesul proiectului, avantajele pe care le-ar aduce proiectul pentru organizaie/comunitate/oameni. Pentru credibilitate este bine ca descrierea s se fac i prin raportare la zona geografic, la domeniul instituional, la cadrul general n care a fost identificat problema (ce exist n acest moment, ce nu merge, ce poate fi folosit n favoarea proiectului etc.). n acest mod se evideniaz ce poate fi pus n slujba proiectului. De asemenea, se va prezenta soluia identificat (inclusiv prin enumerarea principalelor elemente livrabile), evideniind gradul de unicitate/inovare. Din argumentare trebuie s reias, direct sau indirect, relevana pentru sursa de finanare i concordana cu obiectivele i prioritile identificate la punctul 1.3.

b) Identificarea cauzelor care au generat problema sau a elementelor declanatoare pentru oportunitate, presupune descrierea acelor aspecte prin care se demonstreaz c proiectul contribuie la eliminarea cauzelor identificate, total sau parial, permite exploatarea oportunitii sau cel puin deschide calea pentru acest lucru.c) Descrierea efectelor ce ar putea s se perpetueze prin nerezolvarea problemei sau neexploatarea oportunitii. n acest scop, se vor folosi date statistice, se vor interpreta anumite aciuni sau comportamente, astfel nct din descriere s rezulte de ce este important s se aprobe proiectul i cum soluia/soluiile de rezolvare contribuie la diminuarea/eliminarea acestor efecte. Efectele trebuie s evidenieze o serie de nevoie, cerine, dificulti cu care se confrunt persoane dintr-o organizaie sau din comunitatea reprezentat de organizaie.

d) Realizarea analizei SWOT a proiectului, astfel nct s fie evideniate punctele tari (ce exist acum i poate fi exploatat n favoarea proiectului) i nevoile/punctele slabe percepute (ce se ncearc a fi rezolvate prin proiect), oportunitile i ameninrile (constrngerile). Analiza SWOT trebuie s fie sinteza justificrii i NU prezentarea avantajelor/dezavantajelor pe care le aduce proiectul. Toate elementele regsite n analiza SWOT trebuie s se regseasc, direct sau indirect, n descrierile de la punctele anterioare a), b), i c).2.2 Stabilirea i descrierea beneficiarilor direci, grupurilor int, beneficiarilor indireci Din motivarea propunerii de proiect trebuie s rezulte categoriile de persoane afectate de problema/oportunitate i asupra crora se vor concentra eforturile prin implementarea proiectului (beneficiarii direci, din care se vor selecta grupurile int, dac este cazul). Pe lng descrierea lor, se vor cuantifica numeric, se vor localiza geografic, vor fi prezentate caracteristicile demografice, nevoile percepute i modul lor de satisfacere prin proiect. Se va completa doar urmtoarele 3 tabele.

Tabelul nr. 1 Beneficiari direciNr. crt.Categorii de beneficiari direci (dac este cazul pt. descompunere)Cuantificare numeric pe categoriiDescriere, caracteristici, particulariti demografice, sociale, profesionale etc.Nevoi percepute

1

2

....

n

Tabelul nr. 2 Grupuri int (dac este cazul, cnd nr. beneficiarilor direci foarte mare)

Nr. crt.Grupuri int pe categorii de beneficiari direci Cuantificare numericCriterii de selecie i motivarea alegerii criteriilor i grupurilorModul de acoperire a nevoilor

1

2

....

n

Tabelul nr. 3 Beneficiari indireci

Nr. crt.Categorii de beneficiari indireci Legtura cu beneficiarii direciImpactul proiectului asupra lor

1

2

....

n

2.3Stabilirea scopului proiectului

Se va defini scopul proiectului, avnd n vedere c el trebuie s fie clar formulat, s rezulte ce se poate rezolva din problema identificat i ce nu poate fi rezolvat, cui se adreseaz proiectul.2.4Definirea obiectivelor proiectului (maxim 2 pagini)a)Se vor identifica obiectivele pe termen mediu i lung (generale), argumentnd ncadrarea lor n linia de finanare (trebuie s existe coresponden cu justificarea 2.1 a).b) Se vor prezenta obiectivele pe termen scurt (specifice sau operaionale) ale proiectului, fiind delimitate n funcie de caracterul lor cantitativ sau calitativ (cf. suportului de lucrri practice). Se va face o scurt justificare a relevanei ncadrrii lor n prioritile/operaiunile indicative ale liniei de finanare (trebuie s existe coresponden cu justificarea, dar i analiza SWOT, 2.1 a i 2.1 d).III. PLANIFICAREA PROIECTULUI3.1Enumerarea jaloanelor proiectului i a elementelor livrabile asociate (maxim 1 pagin)Pe baza scopului i/sau a obiectivelor pe termen scurt, se vor formula jaloanele/reperele proiectului, vzute ca momente/evenimente importante de msurare a progresului acestuia. Jaloanele vor sta la baza descompunerii proiectului n activiti i subactiviti, precum i la stabilirea indicatorilor de evaluare a proiectului. Pentru fiecare jalon se vor enumera i descrie succint elementele livrabile asociate (eventual cu trimitere la o anex distinct).3.2Elaborarea structurii de descompunere pe lucrri, n format rezumat, i planificarea calendaristic (maxim 14 pagini)a) Descompunerea proiectului pe activiti/subactiviti (plecnd de la jaloane i livrabile) i descrierea detaliat a activitilor (maxim 9 pagini)Se vor descrie detaliat doar activitile care vor conduce la atingerea jaloanelor. Descrierea va include i posibile soluii tehnice, eventuale justificri economice pentru soluia selectat, ipoteze i contextul n care se vor derula. Activitile se vor descompune n subactiviti, respectnd regulile din suportul de curs. Se va stabili durata fiecrei subactiviti sau a activitilor ce nu sunt supuse descompunerii. Redarea structurii de descompunere va fi n format rezumat.

b) Realizarea diagramei Gantt (maxim 5 pagini, n anex)Durata proiectului va fi de __ luni.

Se va realiza planificarea calendaristic a proiectului, cu ajutorul diagramei Gantt, stabilindu-se i secvena de derulare a activitilor/subactivitilor (dependene FS, SS, FF, SF) pentru atingerea jaloanelor. Diagrama Gantt va fi ataat ca anex, folosind o trimitere n cadrul acestui formular (ex. Anexa nr. x). Planificarea calendaristic nu trebuie s conin descrieri ale activitilor/subactivitilor, ci doar denumirea lor i a jaloanelor (v rugm s verificai dac denumirea jaloanelor i activitilor lor sunt aceleai cu cele menionate n seciunile 3.1 i 3.2.a).

Not: Planul proiectului va fi prezentat ntr-o diagram Gantt generat cu un produs software specific domeniului (de exemplu, Microsoft Project, Open project) sau cu alte aplicaii. NU se va apela la modul tabelar de redare a planului proiectului specific proiectelor finanate prin unele fonduri europene!!!

3.3Stabilirea structurii echipei proiectului i a responsabilitilor pe activiti (maxim 3 pagini)a)Se stabilete structura echipei de management i cea a echipei de implementare, care mpreun formeaz echipa proiectului. Se va construi o organigram a echipei proiectului. Pentru fiecare poziie se vor descrie abilitile i cunotinele necesare, precum i modul de comunicare i de adoptare a deciziilor n cadrul proiectului, n funcie de responsabilitile alocate.La final, se va construi Graficul responsabilitilor, n care vor fi incluse i responsabilitile eventualilor parteneri i ale firmelor contractate (furnizori) pentru bunuri, lucrri sau servicii, prezentat n Anexa 1.b)Descrierea rolului partenerilor proiectului (dac este cazul): o scurt prezentare a lor, a echipei care va gestiona proiectul la nivelul fiecrui partener (tot din punct de vedere al funciilor/rolurilor), specificarea responsabilitilor pe activitile n care vor fi implicai. Atenie, partenerii NU sunt furnizorii proiectului. Partenerii au aceleai drepturi i obligaii ca i solicitantul/beneficiarul proiectului.

3.4 Planificarea resurselor necesare i elaborarea bugetului proiectului

a)n funcie de durata i complexitatea activitilor se vor estima resursele necesare. Pentru fiecare tip de resurs, se vor preciza numrul de uniti (buci, nr. de ore de lucru, mp de spaiu etc.) i preul pe unitate, calculndu-se valoarea total. Aici trebuie luate n calcul i resursele umane (echipa proiectului) n funcie de graficul responsabilitilor i timpul de lucru afectat de fiecare resurs. Resursele se vor completa la nivel de activitate n Tabelul 4.Tabelul nr. 4 Cuantificarea resurselor pe activitiCod activitateDenumire activitateDenumire resursCantitate estimat necesarPre pe unitate de resursValoare (cantitate estimat x pre)

1000

2000

....

N000

b) Pe baza resurselor identificate i repartizate pe activiti, estimai bugetul proiectului i completai Anexa 2 Not: Formatul bugetului este prezentat n suportul de lucrri practice (tipurile de cheltuieli din anex sunt orientative) i trebuie s conin suficiente detalii pentru justificarea sumelor incluse la fiecare poziie bugetar (vezi suportul de curs i de lucrri practice).IV. IDENTIFICAREA POTENIALELOR RISCURI I ESTIMAREA INDICATORILOR DE EVALUARE 4.1Identificarea potenialelor riscuri ale proiectului (maxim 1 pagin)Se vor stabili principalele riscuri care pot afecta atingerea obiectivelor i/sau a jaloanelor. Se vor preciza efectele asupra proiectului, precum i modalitile de contracarare a riscurilor sau de diminuare a efectelor lor. Se va completa Tabelul 6.

Tabelul nr. 5 Riscurile proiectului

Cod riscRiscul dup categoria n care se ncadreazImpact asupra proiectuluiAciuni de efectuat pentru contracararea riscului sau reducerea efectelor

Categoriile mari de riscuri, plecnd de la factorii ce ar putea influena proiectul, sunt:

economic

(tehnic

financiar

(social si cultural

legislativ

(natural

politic

(managerial

Impactul asupra proiectului poate fi reprezentat de:

anularea unei activiti;

ntrzierea proiectului;

alocarea de sume suplimentare pentru acoperirea costurilor generate de risc;

solicitarea ntreruperii proiectului;

nchiderea proiectului.

Codurile riscurilor se vor forma dup urmtorul ablon: prima liter a tipului de factor care determin riscul (de exemplu, E pentru categoria economic, S pentru social etc.) + 1-2 cifre prin care s se indice ordinea riscului n cadrul categoriei de care aparine. Se va explica modul n care s-a stabilit secvena caracterelor n cod.

4.2 Estimarea indicatorilor de evaluare a proiectului (maxim 1 pagin)Se vor stabili indicatorii de evaluare la nivelul fiecrui jalon, completnd tabelul urmtor, avndu-se n vedere i activitile de monitorizare prevzute n planul proiectului.

Atenie! Indicatorii se vor ataa jaloanelor, nu activitilor planificate.

Tabelul nr. 6 Indicatori de evaluare

Denumirea jalonuluiDenumirea indicatorilorEstimare numericMomentul evalurii (dup obinerea jalonului, dup desfurarea unei activiti sau a unei etape)

Jalon 1Indicator 11

Indicator 12

Indicator 1n5

3

nLa finalul activitiiDup obinerea unui livrabiletc.

....

Jalon nIndicator n1Indicator n261La raportul final de monitorizare

La atingerea jalonului

4.3Elaborarea matricei cadru logic a proiectului

Se va realiza fia de sintez a proiectului, prin matricea cadru logic, completnd Anexa 3.

V. BIBLIOGRAFIE

Lista bibliografic se va ntocmi pe categorii cri, reviste, resurse web etc.

List de verificarenainte de a depune proiectul, va rugm s verificai dac formularul este complet (revezi i Nota de la nceputul formularului) i, n special dac:

FORMCHECKBOX

Dosarul proiectului este complet i corespunde cu cerinele din formularul propus i din descrierea programului de finanare sau a strategiei organizaiei.

FORMCHECKBOX

Au fost completate toate rubricile.

FORMCHECKBOX

Durata activitilor i planificarea calendaristic a proiectului (seciunea 3.2b) sunt incluse n cadrul formularului.

FORMCHECKBOX

Bugetul este complet i prezentat n formatul solicitat.

FORMCHECKBOX

Matricea cadru logic aferent proiectului a fost completat n concordan cu formatul furnizat.

Gril de evaluare

Prezentarea cadrului general asigur o imagine clar asupra problemei/oportunitii, a solicitantului i a sursei de finanare 0,5 puncte

Motivarea necesitii proiectului corespunde cerinelor formulate i au fost surprinse toate componentele seciunii 2.11 punct

Grupurile int, beneficiarii direci i indireci au fost identificai corect (localizare, cuantificare, segmentare etc.)1 punct

Scopul i obiectivele proiectului sunt clar formulate. Sunt surprinse att obiectivele pe termen lung (generale), ct i obiectivele pe termen scurt (specifice) i au fost argumente din punct de vedere al ncadrrii n obiectivele sursei de finanare1 punct

Jaloanele i elementele livrabile sunt relevante pentru proiect, asigur identificarea clar a pailor de urmat pentru atingerea scopului/obiectivelor proiectului. Sunt descrise succint elementele livrabile1 punct

Activitile/subactivitile sunt descrise, relevante pentru jaloane, coerent prezentate prin structura descompunerii pe lucrri. Au fost realizate planificarea calendaristic i Matricea cadru logic a proiectului1.5 puncte

Pentru echipa de management i implementare a proiectului sunt stabilite clar responsabilitile, abilitile i cunotinele necesare. Au fost realizate organigrama proiectului i graficul responsabilitilor1 punct

Resursele au fost stabilite corespunztor pe fiecare activitate. Bugetul a fost estimat n funcie de resursele alocate pe activiti, s-a utilizat anexa indicat n suportul pentru lucrri practice1 punct

S-au stabilit riscurile i indicatorii de evaluare1 punct

TOTAL9 puncte

ANEXA 1

Graficul responsabilitilor pentru proiect

Cod activitateDenumire activitateManager de proiectPersoana 1*Persoana 2*Persoana 3*Firma 1*Firma 2Persoana n/ Firma n*

1000Organizare licitaieRDD

Tipuri de responsabilit((i

R = Responsabil cu efectuarea activit((ii

C = Consultan

D = Deruleaz( activitatea

Not: Se completeaz la intersecia liniei cu coloana, n funcie de responsabilitile descrise la 3.3.a Nu la toate interseciile trebuie s se identifice un anumit tip de responsabilitate.

* Se vor nlocui Persoana 1, 2 .. n i Firma 1, 2 ... n cu funciile/rolurile identificate la punctul 3.3.a (Responsabil logistic, Administrator reea etc.), respectiv furnizorii necesari pentru derularea unor activiti identificate prin descrierea activitilor (3.2a) , cum ar fi firma software, firma echipamente productie, firma publicitate etc.

ANEXA 2

Buget agregat i bugetul estimat pe perioade calendaristice (se va realiza in Excel)

Anexa 3

Matricea cadru logic

Scopul proiectului: .......

Obiective pe termen lung:

...

...

Obiective pe termen scurt

...

...

JaloaneIndicatori de evaluareSurse de verificareRiscuri (codul de la 4.1a) (i ipoteze (plecnd de la oportunitile din 2.1d)

............

............

............

Activit((ile pentru atingerea jaloanelorResursele necesare desfurrii activitilor (doar pe categorii de resurse, fr specificarea lor detaliat)

......

......

......

......

A nu se confunda beneficiarul finanrii cu beneficiarii proiectului (direci, grup int, indireci). Beneficiarul/solicitantul finanrii este o organizaie cu personalitate juridic care propune i urmeaz s implementeze proiectul.

Atunci cnd se urmrete obinerea unei finanri externe, propunerea de proiect se adreseaz strict acelui finanator, chiar dac pentru implementarea proiectului se apeleaz i la fonduri proprii sau mprumutate, drept contribuia proprie organizaiei. Ca urmare, n acest punct nu trebuie s apar detalii dect pentru finanarea nerambursabil.

Se va ine cont de restriciile de timp impuse prin linia de finanare.