49

2.9. Proiectarea i utilizarea formularelor

Formularele sunt obiecte ale bazei de date destinate introducerii i/sau vizualizrii ntr-o form specific a datelor. Formularele sunt utile pentru operatorii mai puin experimentai care trebuie s lucreze cu informaiile din baza de date. n acest sens, formularele constituie o interfa mai accesibil ntre operator i baza de date.

Formularele afieaz nregistrri din tabele sau interogri ale bazei de date sau asigur introducerea unor noi nregistrri n tabele.

Proiectarea i gestionarea formularelor se face n seciunea Forms. Asupra unui obiect de tip formular se pot executa trei aciuni, corespunztoare celor trei

butoane disponibile: Deschidere (utilizare) formular existent Open Deschidere fereastr de proiectare formular existent Design Creare formular nou New

Crearea unui nou formular. Elemente componente

Exist mai multe posibiliti de a crea formulare, dintre care cele mai utilizate sunt urmtoarele :

Design View - creare formular n fereastra de proiectare; se recomand utilizatorilor experimentai

Form Wizard - creare formular cu ajutorul asistentului interactiv; varianta cea mai recomandat, att pentru nceptori, ct i pentru avansai

AutoForm - creare automat formular simplu; limitat ca posibiliti Chart Wizard - creare formular cu grafice incluse, cu ajutorul asistentului interactiv

Fereastra de proiectare a unui formular este prezentat n figura 2.28.

Fig.2.28. Fereastra de proiectare a unui formular Design View

Etichet text

Caset cmp

Etichet text

Butoane comand

50

Fig.2.29 Fereastra Properties

Un formular poate s conin trei zone: Form Header antetul formularului, Detail zona cmpurilor i Form Footer subsolul formularului. Dintre acestea, zona Detail este obligatorie, celelalte fiind opionale.

Zona Form Header este destinat, de obicei, unui titlu pentru formular i includerea unor elemente informative (ex. numele emitentului, data sau ora curent, nr.pagin, etc).

n zona Detail se introduc cmpurile tabelului ale cror valori trebuie afiate pentru fiecare nregistrare a acestuia. Zona cuprinde grupuri de entiti formate din dou elemente, o etichet i o caset de cmp.

Zona Form Footer este destinat includerii unor elemente informative sau anumitor observaii legate de utilizarea formularului. De asemenea, aici se pot include butoane de comand pentru utilizarea formularului.

Fiecare entitate definit n formular (cum ar fi etichetele de text, casetele de cmp, butoanele de comand etc), zonele acestuia precum i formularul nsui au anumite

proprieti specifice, configurabile de ctre utilizator. Afiarea acestora se face selectnd entitatea i alegnd opiunea Properties din meniul contextual afiat prin apsarea butonului dreapta al mouse-ului. Se afieaz o fereastr de dialog specific (fig.2.29 pentru o

caset de cmp). Adugarea de noi entiti n formular se face prin selectarea acestora de pe bara cu butoane asociate Toolbox, care este afiat automat la deschiderea ferestrei de proiectare a formularului (dac nu este afiat, se selecteaz opiunea de meniu ViewToolbox).

Cele mai uzuale entiti care pot fi incluse ntr-un formular sunt descrise n tabelul de mai jos.

Denumire entitate Buton asociat pe Toolbox

Descriere

Label etichet text

Text simplu care poate fi formatat (font, mrime, culoare etc). Poate servi ca titlu de formular sau ca etichet (denumire) asociat unei casete de cmp

Text Box caset de cmp

Caset de cmp. Se asociaz cu cmpuri ale cror valori trebuie afiate/introduse. Poate fi formatat i transformat n caset tip list simpl sau combinat

Combo Box caset list pop-up

Caset list pop-up (derulant). Se poate ataa unui cmp ale crui valori le afieaz pentru toate nregistrrile sub forma unei liste derulante

51

!!!!

(continuare) Denumire entitate Buton

asociat pe Toolbox

Descriere

List Box caset list simpl

Caset list simpl. Se poate ataa unui cmp ale crui valori le afieaz pentru toate nregistrrile sub forma unei liste simple.

Command Button Buton comand

Buton de comand. La apsare, se execut o anumit comand asociat (nchidere/deschidere obiect, cutare valori, parcurgere nregistrri etc).

Rectangle Element grafic dreptunghi. I se poate modifica tipul de linie, grosimea, culoarea.

Line Element grafic linie. I se poate modifica tipul de linie, grosimea, culoarea.

Subform Buton de creare subformular. Se creaz o legtur ctre

un formular existent sau se creaz interactiv un subformular care este utilizat n cadrul formularului principal.

Observaii

Atunci cnd se adaug o caset de cmp (Text/Combo/List Box), ea este nsoit ntotdeauna de o etichet (Label). Dac aceasta nu este necesar, poate fi tears prin selectare i apsarea tastei Delete sau a butonului asociat de pe bara cu butoane superioar.

Proprietile entitilor coninute n formulare

Aa dup cum s-a precizat anterior, toate entitile cuprinse ntr-un formular, zonele acestuia precum i formularul au o serie de caracteristici (proprieti) ale cror valori pot fi stabilite de ctre utilizator. Orice entitate inclus n formular este cuprins ntr-o caset imaginar, marcat de 8 ptrele negre, dintre care unul de dimensiuni mai mari, situat n colul stnga sus fig.2.30. Activarea casetei imaginare se face prin selectarea entitii cu mouse-ul.

Prin indicarea cu mouse-ul a ptratului negru mai mare i drag&drop (tragere&depunere), entitatea selectat poate fi mutat n cadrul formularului. Se observ c, n timpul mutrii, indicatorul mouse-ului devine o palm neagr.

Prin indicarea cu mouse-ul a unuia dintre celelalte ptrele negre i drag&drop (tragere&eliberare), se pot modifica dimensiunile casetei imaginare, n cazul n care se observ c textul scris n ea nu se vede n totalitate. Dac se execut dublu-click pe oricare dintre ptrelele negre, dimensiunile casetei se adapteaz la dimensiunea textului astfel nct acesta s se vad n totalitate fig.2.31, cazul b.

Fig.2.30 Entitate selectat caseta imaginar cu marcajele de selectare este activat

52

!!!!

n cazul casetelor de cmp care sunt nsoite de o etichet de text, cele dou entiti sunt legate ntre ele i se pot gestiona n grup sau separat fig.2.32.

Observaie

n cazul casetelor de cmp nu se recomand dimensionarea casetei dup lungimea textului scris n ea, care de obicei este numele cmpului, deoarece acesta poate fi mai mic dect lungimea unor valori ale cmpului respectiv, coninute n nregistrrile tabelului i, n consecin, acele valori nu se vor afia n totalitate.

Cele mai importante dintre proprietile entitilor care pot fi incluse n cadrul formularelor sunt descrise n cele ce urmeaz.

Pentru etichetele de text i casetele cmpurilor: modificarea aspectului: font de text, mrime, culoare, fond (Font Name, Size/Weight, Fore

Color, Back Style/Color, Border Style/Color etc.) Pentru casetele cmpurilor:

sursa datelor afiabile n caset: Control Source dac este un cmp din tabel/interogare, este afiat numele acelui cmp, dac este o relaie matematic sau o funcie integrat (vezi cap.2.7), atunci se afieaz relaia/funcia.

formatul de afiare a datelor: Format / Decimal Places cmp editabil sau blocat: Locked No/Yes cmp accesibil/inaccesibil cu tasta Tab: Tab Stop Yes/No poziia cmpului la parcurgere cu tasta Tab: Tab Index 0, 1, 2, .a.m.d.

Pentru butoanele de comand afiare text pe buton: Caption afiare imagine pe buton: Picture / Picture Type asociere aciune la apsare buton: On click [Event Procedure]

Pentru zonele formularului stil i culoare fond (Special Effect, Back Color)

Pentru formular sursa nregistrrilor: Record Source dac este un tabel sau o interogare, aici trebuie s

apar numele obiectului respectiv controlul introducerii/afirii datelor: Data Entry Yes/No - introducere date noi / afiare

date existente aspectul general al formularului (bare de derulare, butoane de min/max/close etc.): Scroll

Bars, Record Selectors, Navigation Buttons, Min Max Buttons, Close Button etc.

a. Caset prea mic b. Caset corect c. Caset prea nalt Fig.2.31 Redimensionarea casetei imaginare n funcie de textul afiat

Fig.2.32 Grup de entiti etichet caset de cmp (Text Box)

Etichet Caset de cmp

53

Fig.2.33 Fereastra Form View (Open Form)

Dup configurarea proprietilor entitilor, zonelor formularului i a proprietilor acestuia i salvarea modificrilor, utilizarea ulterioar a formularului se face prin dublu-click pe numele acestuia n seciunea Forms sau prin selecie i apsarea butonului Open. n figura 2.33 este prezentat formularul a crui fereastr de proiectare a fost descris n figura 2.28. Trecerea ntre cele dou ferestre (utilizare proiectare) se poate face i cu ajutorul butonului asociat de pe bara cu butoane superioar, care i schimb forma n funcie de fereastra care este activ la un moment dat.

Crearea i utilizarea subformularelor

Subformularul este un formular care se utilizeaz n cadrul altui formular de care este legat printr-o relaie de asociere. De obicei, formularele cu subformulare se folosesc pentru a afia sau a introduce date din / n tabele ntre care exist relaii (vezi cap.2.5). Un subformular se poate crea n dou moduri:

ca orice formular, cu opiunile disponibile (Design View, Form Wizard etc.) i apoi se adaug n formularul principal, stabilindu-se asocierea cu acesta prin proprietile Source Object, Link Master Fields i Link Child Fields

cu ajutorul asistentului interactiv n fereastra de proiectare a formularului principal, apelnd butonul specific de pe bara cu butoane Toolbox.

Exemplu n baza de date Stocuri se poate crea un formular cu subformular pentru introducerea datelor din facturile de aprovizionare. Formularul principal este necesar pentru adugarea datelor generale despre factura de aprovizionare n tabelul tblNoterec, iar subformularul va permite adugarea de nregistrri despre produsele achiziionate prin factura respectiv, n tabelul tblStocAprov (vezi exemplul de la aplicaia nr.6).

54

2.10. Proiectarea i utilizarea rapoartelor

Rapoartele sunt obiecte ale bazei de date destinate tipririi la imprimant ntr-o form specific a datelor. Dei informaiile din tabelele unei baze de date se pot tipri i direct din fereastra de afiare a nregistrrilor (datasheet view), aceast variant are o serie de limite.

Rapoartele permit tiprirea informaiilor din tabele sau interogri ale bazei de date. Gestiunea rapoartelor se face n seciunea Reports. Rapoartele permit tiprirea informaiilor din mai multe tabele simultan i pot conine entiti

ale cror valori sunt calculate cu relaii matematice, pe baza valorilor cmpurilor din tabelele bazei de date.

Proiectarea i utilizarea rapoartelor se face n mod asemntor cu formularele (cap.2.8). Din acest punct de vedere cele dou tipuri de obiecte sunt similare. Se poate spune c rapoartele tipresc informaiile prezentate la imprimant, n timp ce formularele le tipresc pe ecranul calculatorului.

Deoarece rapoartele tipresc informaiile pe hrtie, valorile parametrilor acesteia format hrtie, dimensiuni margini, antet, subsol etc. vor fi preluate din sistem, conform valorilor existente n Microsoft Office. Bineneles, aceste valori pot fi modificate cu ajutorul opiunii de meniu FilePage Setup, n funcie de cerinele momentane ale utilizatorului.

Asupra unui obiect de tip raport se pot executa trei aciuni, corespunztoare celor trei butoane disponibile:

Vizualizare raport existent nainte de tiprire Preview Deschidere fereastr de proiectare raport existent Design Creare raport nou New

Crearea unui nou raport. Elemente componente

Exist mai multe posibiliti de a crea rapoarte, dintre care cele mai utilizate sunt urmtoarele :

Design View - creare raport n fereastra de proiectare; se recomand utilizatorilor experimentai

Report Wizard - creare raport cu ajutorul asistentului interactiv; varianta cea mai recomandat, att pentru nceptori, ct i pentru avansai

Auto Report - creare automat raport simplu; limitat ca posibiliti Chart Wizard - creare raport cu grafice incluse, cu ajutorul asistentului interactiv Label Wizard - creare raport pentru tiprire etichete

Fereastra de proiectare a unui raport este prezentat n figura 2.34. Un raport poate avea, de regul, 5 zone componente: Report Header, Page Header, Detail,

Page Footer i Report Footer. Dac informaiile care se tipresc provin din mai multe tabele ale bazei de date i se aplic unele criterii de grupare a acestora n funcie de valorile anumitor cmpuri, atunci raportul poate s conin i alte dou zone, antet i subsol de grup pentru fiecare cmp ale crui valori reprezint un criteriu de grupare.

Zona Report Header este destinat includerii unui titlu pentru raportul respectiv, titlu care va fi tiprit o singur dat la nceputul raportului, pe prima pagin a acestuia. Se mai pot include aici informaii statistice (data curent, nr.pagini raport etc.).

55

Zona Page Header reprezint antetul de pagin, n care se includ, de obicei, ca titluri de coloane, etichetele cmpurilor. Se mai pot include i date statistice (nr. de pagin, dat calendaristic etc.). Informaiile se vor tipri pe fiecare pagin a raportului n antetul acesteia.

n zona Detail se includ cmpurile dorite din tabele, pentru care vor fi tiprite datele nregistrrilor.

Zona Page Footer reprezint subsolul de pagin, n care se includ, de obicei, date statistice (nr. de pagin, dat calendaristic, subtotalizri de pagin etc.). Informaiile se vor tipri n subsolul fiecrei pagini a raportului.

Zona Report Footer reprezint subsolul raportului, n care se pot include totalizri finale, semnturi etc). Acestea se vor tipri o singur dat, la sfritul raportului, pe ultima pagin a acestuia.

Fiecare entitate definit n raport, zonele acestuia precum i raportul nsui au o serie de proprieti specifice, configurabile de ctre utilizator. Accesul la aceste proprieti se face, ca i la rapoarte, selectnd entitatea i butonul din dreapta al mouse-ului, opiunea Properties. n fereastra de dialog care apare se configureaz valorile proprietilor. Proprietile care aparin entitilor unui raport sunt similare cu cele ale celor incluse n formulare i au fost descrise n cadrul cap.2.9 (aspectul etichetelor i casetelor de cmp, butoane de comand, elemente grafice etc.).

Este disponibil, ca i la formulare, bara cu butoane ToolBox, cu ajutorul creia se pot aduga entiti n diferite zone ale raportului. Entitile care pot face parte din componena unui raport sunt similare cu cele incluse n formulare i au fost prezentate n tabelul de la cap.2.9.

Unele informaii statistice care se pot include n rapoarte pot fi adugate cu ajutorul opiunilor de meniu InsertPage Numbers / Date and Time:

Page Numbers adugarea numrului de pagin ntr-un anumit format

Antet de grup

Subsol de grup

Fig.2.34 Fereastra de proiectare a unui raport

56

Date and Time adugarea datei calendaristice i/sau orei curente ntr-un anumit format

Pentru adugarea unui contor automat (numerotare curent) n raport, se adaug o caset de cmp Text Box n zona Detail i se stabilesc proprietile acesteia la Control Source: =1 i Running Sum: Over All/Over Group, n funcie de cerinele momentane ale utilizatorului.

Criteriile de ordonare i grupare aplicate nregistrrilor prelucrate i tiprite cu ajutorul unui raport sunt configurabile fie n ferestrele de dialog specifice asistentului interactiv (Form Wizard), dac raportul se creaz cu ajutorul acestuia, fie cu opiunea de meniu ViewSorting and Grouping, fig.2.35.

Dac s-a aplicat un criteriu de grupare a nregistrrilor dup valorile unui cmp i se dorete ca nregistrrile care fac parte dintr-un grup s fie tiprite pe aceeai pagin a raportului, acest lucru se obine prin configurarea opiunii Keep Together la valoarea Whole group, n fereastra Sorting and Grouping (fig.2.35).

Dup configurarea proprietilor entitilor, zonelor raportului i a proprietilor acestuia i salvarea modificrilor, utilizarea ulterioar a raportului se face prin dublu-click pe numele acestuia n seciunea Reports sau prin selecie i apsarea butonului Preview, care vizualizeaz raportul pe foaia de hrtie (format A4-Portrait), aa cum va fi el tiprit. n figura 2.36 este prezentat raportul a crui fereastr de proiectare a fost descris n figura 2.34.

Trecerea ntre cele dou ferestre (previzualizare proiectare) se poate face i cu ajutorul butonului asociat de pe bara cu butoane superioar, care i schimb forma n funcie de fereastra care este activ la un moment dat.

Fig.2.35 Fereastra Sorting and Grouping

Fig.2.36 Fereastra Preview a unui raport

57

2.11. Proiectarea i utilizarea panourilor de comand

Panourile de comand sunt obiecte ale bazei de date destinate lansrii n execuie a diferitelor aciuni de gestionare a acesteia prin simpla apsare a unor butoane de comand. Ele constituie o interfa ntre utilizatorul neexperimentat i obiectele bazei de date.

Panourile de comand sunt obiecte de tip formular care, de obicei, conin numai butoane de comand, asociate cu texte explicative.

Crearea unui panou de comand se poate face fie prin proiectarea acestuia ca orice formular (vezi subcap.2.8), fie cu ajutorul utilitarului Switchboard Manager care poate fi executat din meniul ToolsDatabase Utilities. La crearea primului panou de comand ntr-o baz de date, acesta primete numele implicit Main Switchboard. Configurarea panoului de comand i adugarea de butoane de comand i aciuni asociate acestora se face prin apsarea butonului Edit n fereastra Switchboard Manager (fig.2.37). n aceast fereastr semnificaia butoanelor este urmtoarea:

Close nchiderea ferestrei; New crearea unui nou panou de

comand; Edit editarea panoului de

comand selectat; Delete tergerea panoului de comand selectat; Make Default configurarea panoului de comand selectat ca panou implicit.

n figura 2.38 este prezentat un exemplu de panou de comand n baza de date Stocuri. Cu ajutorul acestuia se pot executa 4 aciuni n baza de date, corespunztoare a 4 butoane de comand prezente pe panou:

Nomenclator produse deschiderea unui formular de afiare a nregistrrilor din tabelul Produse;

Nomenclator furnizori deschiderea unui formular de afiare a nregistrrilor din tabelul Furnizori;

Adugare factur n stoc adugarea datelor generale ale unei facturi de achiziie i a datelor despre produsele achiziionate pe factura respectiv n tabelele Noterec i, respectiv StocAprov;

Facturi neachitate execuia unei interogri care afieaz informaiilor despre facturile neachitate la un moment dat.

Fig.2.38 Panou de comand

Fig.2.37 Fereastra Swb Manager

58

Panoul de comand din figura 2.38 mai conine i un buton de nchidere al acestuia. Fereastra de editare a unui panou de comand este prezentat n figura 2.39. Caseta

Switchboard Name indic numele panoului, iar caseta Items on this Switchboard indic lista butoanelor de comand prezente pe panou. Semnificaia butoanelor din partea dreapt este urmtoarea:

Close nchiderea ferestrei; New crearea unui nou buton de comand i asocierea unei aciuni la apsarea acestuia; Edit editarea unei aciuni existente; Delete tergerea unui buton de comand i a aciunii asociate acestuia; Move Up i Move Down modificarea poziiei butonului de comand selectat. Fereastra de editare a unei aciuni asociate unui buton de comand este prezentat n figura

2.40. Semnificaia casetelor de editare este urmtoarea: Text mesaj text asociat butonului de comand care se afieaz pe panou; reprezint i

numele butonului afiat n fereastra Edit Switchboard Page; Command aciunea care se execut la apsarea butonului; se alege dintr-o list de

aciuni disponibile; Form indic obiectul asupra cruia se execut aciunea selectat anterior; acest obiect

poate fi un formular, un raport, o comand macro sau un alt panou de comand; n funcie de tipul obiectului, caseta este denumit Form, Report, Macro sau Switchboard.

Pe lng obiectul de tip formular creat n seciunea Forms, unui panou de comand i se ataeaz i un tabel, denumit Switchboard Items, care conine cte o nregistrare corespunztoare fiecrui panou de comand creat n baza de date precum i fiecrui buton de comand prezent pe panou. n figura 2.41 este prezentat coninutul tabelului respectiv pentru panoul de comand afiat n figura 2.38. Exist 5 nregistrri, una pentru panoul nsui i patru pentru cele patru butoane ale acestuia.

Fig.2.39 Fereastra Edit Switchboard Page Fig.2.40 Fereastra Edit Switchboard Item

Fig.2.41 Tabelul asociat unui panou de comand i butoanelor acestuia

59

Obiectul de tip panou de comand, fiind un formular, poate fi editat n seciunea Forms, aducndu-i-se modificri n funcie de cerinele utilizatorului. Sunt disponibile toate posibilitile de modificare a aspectului (font, mrime i culoare text, adugare de elemente grafice etc.) pe care le are orice formular. De asemenea, se pot ataa i alte butoane de comand specifice, cum ar fi butonul de nchidere (fig.2.38), conform celor prezentate n cadrul subcap.2.8.

Panourile de comand pot fi create i ca formulare obinuite, n seciunea Forms, cu opiunea New Design View i apoi adugarea etichetelor i a butoanelor de comand necesare. Aspectul unui astfel de formular care execut aproximativ aceleai aciuni ca i cel din figura 2.38 poate fi cel prezentat n figura 2.42.

Butoanele panoului de comand din figura 2.42 au asociate aciuni, de obicei descrise n macrocomenzi, care sunt executate la acionarea lor cu click de mouse. Asocierea aciunilor se face fie cu ajutorul asistentului interactiv, fie prin proiectarea macrocomenzii specifice care trebuie apoi asociat proprietii On Click a butonului respectiv.

n cadrul aplicaiei nr.8, cap.4, este prezentat succesiunea aciunilor necesare pentru crearea panoului de comand din figura 2.38, n baza de date Stocuri.

Fig.2.42 Panou de comand creat ca formular obinuit