1

ACCESS RAPOARTE (REPORTS)

Rapoartele sunt obiecte prin intermediul crora generezi rezultate profesionale care pot fi afiate pe ecran, tiprite pe hrtie sau afiate pe Internet.

1. Crearea unui raport cu autoreport

Dac vrei un raport simplu, bazat pe un singur tabel sau pe o singur interogare, cel mai potrivit este AUTOREPORT.

Pentru a crea un raport folosind AutoReport, urmeaz paii:

n Deschide baza de date care conine tabelul sau interogarea pe baza creia vrei s creezi raportul.

n Execut clic pe eticheta REPORTS din fereastra DATABASE i apoi pe butonul NEW. Apare caseta de dialog NEW REPORT.

n Selecteaz din lista derulant tabelul sau interogarea pe baza creia vrei s construieti raportul.

n Selecteaz AUTOREPORT: COLUMNAR sau AUTOREPORT: TABULAR.

n Execut clic pe OK i raportul apare n modul PRINT PREVIEW. Raportul va arta astfel:

2

2. Crearea unui raport cu report wizard

Report Wizard asigur un compromis acceptabil ntre uurina de utilizare i flexibilitate. Cu Report Wizard, poi utiliza mai multe tabele i interogri i poi alege o machet i un format pentru raportul tu.

Etape:

n Deschizi baza de date care conine tabelul sau interogarea pentru care vrei s creezi un raport.

n Execut clic pe eticheta Reports din fereastra Database. Pe ecran apare caseta de dialog Report Wizard.

n Din lista derulant Tables/Queries, selecteaz un tabel sau o interogare din care vrei s incluzi cmpuri.

n Execut clic pe un cmp din lista Available Fields i apoi pe butonul pentru a muta cmpul n lista Selected Fields. Repet acest pas pentru a selecta toate cmpurile dorite sau execut clic pe pentru a muta toate cmpurile deodat.

n Dac vrei, selecteaz un alt tabel sau o alt interogare din lista Tables/Queries i repet pasul anterior. Tabelele pe care le alegi trebuie s aib relaii ntre ele, astfel nct datele s coincid n raport.

3

n Cnd ai terminat de selectat cmpurile, execut clic pe NEXT. Apare prima caset de dialog Report Wizard.

n Dac vrei gruparea nregistrrilor dup oricare din cmpurile pe care le-ai selectat,

execut clic pe cmp i apoi pe butonul . Poi selecta mai multe niveluri de grupare, n ordinea pe care o vrei. Apoi execut clic pe Next pentru a trece mai departe.

n Aplicaia Wizard te ntreab ce ordine de sortare vrei s utilizezi. Dac vrei nregistrri sortate, deschide lista derulant de sus i selecteaz un cmp dup care vrei ca sortarea s se efectueze. Selecteaz cel mult patru sortri din listele derulante.

n n mod prestabilit, sortarea este n ordine cresctoare (de la A la Z). Execut clic pe butonul de lng caset pentru a schimba ordinea de sortare n descresctoare (de la Z la A), daca vrei.

n n urmtoarea caset de dialog vei alege o opiune de machetare din seciunea LAYOUT.

n Alege orientarea pentru raportul tiprit din seciunea ORIENTATION.

4

n Apas NEXT.

n n urmtoarea caset de dialog a aplicaiei Wizard, alege un stil de raport. Sunt afiate mai multe; execut clic pe unul pentru a vedea o mostr.

n Apas NEXT cnd eti mulumit de alegerea fcut.

5

n i se cere un titlu de raport. Vei introduce un titlu n caseta de text Report i execut clic pe FINISH pentru a vedea raportul n modul PRINT PREVIEW.

3. Tiprirea rapoartelor n modul print preview

Cnd creezi un raport, fie cu Report Wizard, fie cu Autoreport, acesta apare n modul Print Preview. De aici poi s-l tipreti direct, dac eti mulumit de rezultat sau poi s treci n modul de vizualizare Report Design pentru a face modificri.

Dac vrei s tipreti raportul i s specifici diverse opiuni de tiprire, alege din meniul FILE opiunea PRINT. Pe ecran apare caseta de dialog PRINT.

Daca vrei s obii rapid o copie tiprit, execut clic pe butonul PRINT de pe bara de instrumente.

6

4. Intrarea n modul de vizualizare report design

Etape:

n Execut clic pe eticheta REPORTS.

n Execut clic pe raportul pe care vrei s-l vizualizezi.

n Execut clic pe butonul DESIGN. Apare raportul n modul de vizualizare DESIGN.

Raportul conine urmtoarele zone:

n REPORT HEADER conine titlul raportului;

n PAGE HEADER conine etichetele de coloan ale raportului;

n DETAILS afieaz lista cmpurilor alese pentru a fi tiprite n aceste coloane;

n PAGE FOOTER conine o formula care va afia data i ora curent.

5. Lucrul cu controalele din raport

Lucrul cu controalele din raport n modul de vizualizare Report Design este similar cu modul de lucru cu controalele n modul Form Design.

Selectarea controalelor se face executnd un clic pe control. n jurul su apar mnere de selecie.

Mutarea obiectelor se selecteaz obiectul respectiv, apoi poziioneaz indicatorul mouse-ului deasupra unei laturi a chenarului astfel nct acesta s se transforme ntr-o palm deschis i neagr. Apoi execut clic i trage controlul n noua poziie.

Redimensionarea obiectelor selecteaz obiectul, apoi poziioneaz indicatorul mouse-ului deasupra unui mner de selecie i trage-l pentru a redimensiona obiectul.

7

Formarea obiectelor de text utilizeaz listele derulante Font i Font Size de pe bara cu instrumente pentru a alege fonturi, apoi utilizeaz butoanele Bold, Italic sau Underline de pe bara cu instrumente pentru a aplica anumite atribute. Poi aduga, de asemenea, linii i imagini n rapoarte, la fel ca n formulare.

6. Adugarea i tergerea controalelor

Etape:

n Dac nu vezi lista Field, vei alege din meniul View opiunea Filed List sau execut

clic pe butonul Field List de pe bara de instrumente. Apare o caset mobil, care afieaz o list cu toate cmpurile din tabelul pe care-l utilizezi.

n Trage orice cmp din lista de cmpuri n raport, unde devine un control n mod prestabilit, o caseta de text. Plaseaz-l oriunde vrei n zona Detail.

Not: Pentru a terge un control acesta va fi selectat i prin apsarea tastei DELETE va fi ters.

7. Aranjarea noilor controale

Cnd adaugi un control n raport, de fapt adaugi dou lucruri o etichet i o caset de text. Aceste dou elemente sunt legate: eticheta descrie caseta de text, iar caseta reprezint cmpul care va fi utilizat. Poi modifica textul din etichet fr s afectezi caseta de text

n mod prestabilit, cnd mui caseta de text, o urmeaz i eticheta. Dac poziionezi indicatorul mouse-ului pe chenarul casetei de text i indicatorul se transform ntr-o palm deschis, acesta este semnalul c, atunci cnd vei trage caseta de text, eticheta o va urma.

n orice caz, poi deplasa i separat caseta de text i eticheta. Vei observa c n colul din stnga sus al fiecrui control exist un mner de selecie (ptrat) care este mai mare dect celelalte. Cnd poziionezi indicatorul mouse-ului pe acest ptrat, cursorul devine o mn cu degetul arttor ntins. n acest moment poi s execui clic i s tragi fiecare obiect separat de celalalt.

8. Adugarea etichetelor

Poi, de asemenea, s adaugi separat etichete, cu text suplimentar, care nu sunt neaprat asociate cu un anumit cmp.

8

Etape:

n Execut clic pe butonul Label de pe bara de instrumente Toolbox.

n Execut clic oriunde n raport i tasteaz textul etichetei.

n Dup ce ai terminat, execut clic oriunde n afara etichetei.

Not: n cazul n care bara de instrumente Toolbox nu este afiat, poi apsa pe butonul Toolbox de pe bara de instrumente standard sau poi alege din meniul VIEW, opiunea TOOLBARS i apoi TOOLBOX.