Formular de Cerere de FinanţareStr. Apolodor nr 17 (Sector 5), Bucure şti, România PHARE 2003...

MINISTERUL INTEGRĂRII EUROPENE (MIE) Str. Apolodor nr 17 (Sector 5), Bucureşti, România

PHARE 2003 PROGRAMUL DE COEZIUNE ECONOMICÃ ŞI SOCIALÃ

“Schema de investiţii pentru proiecte mici de gestionare a deşeurilor”

(Faza Pilot)

Formular de Cerere de Finanţare

(ANEXA A)

Linia de Buget RO-2003/005—551.05.03.03

Numele solicitantului:

Dosar Nr.

(numai pentru uz intern)

NOTÃ Autoritatea Contractantă pentru programul pilot denumit “Schema de investiţii pentru proiecte mici de gestionare a deşeurilor”, va fi Ministerul Integrării Europene, denumit în continuare MIE. Vă rugăm sa citiţi şi să completaţi cu atenţie acest formular. Omisiunile nu vor putea fi rectificate. În cazul în care vreuna dintre informaţiile sau documentele solicitate lipsesc, cererea va fi respinsă. Versiunea electronică a formularului de cerere prezent este disponibilă la următoarele adrese de Internet: www.mie.ro www.infoeuropa.ro

Anexa A Cerere de Finanţare Nerambursabilă -2-

I. PROIECTUL 1. Descriere 1.1 Titlul 1.2 Localizarea Judeţ(e), regiune, oraş(e) 1.3 Suma solicitată de la MIE

Total costuri eligibile ale proiectului

Suma solicitată de la MIE % din costul total al proiectului

< EUR > < EUR > %

1.4 Cuprins Maxim 10 rânduri (incluzând informaţii privind: (a) scopul proiectului (b) grupul/grupurile ţintă şi (c) principalele activităţi. Va rugăm să indicaţi clar sectorul, tema sau aria geografică specificată în Ghidul Solicitantului în care se încadrează proiectul. 1.5 Obiective Maxim 1 pagină. Descrieţi obiectivul(ele) general(e), precum şi obiectivul specific al proiectului. 1.6 Justificare Maxim 3 pagini. Furnizaţi următoarele informaţii:

(a) Relevanţa proiectului faţă de obiectivele programului.

(b) Relevanţa proiectului faţă de priorităţile programului. (c) Identificarea necesităţilor şi constrângerilor perceputeî in regiunea vizată.

(d) Lista grupurilor ţintă, şi estimarea numărului beneficiarilor direcţi şi indirecţi. (e) Motivele alegerii grupurilor ţintă şi a activităţilor.

(f) Relevanţa proiectului pentru grupurile ţintă.


1.7 Descrierea detaliată a activităţilor

Maxim 9 pagini: Includeţi titlul precum şi o descriere detaliată a fiecărei activităţi care urmează a fi realizată în vederea obţinerii de rezultate, specificând (unde este cazul), rolul fiecărui partener sau asociaţi sau subcontractanţi, în cadrul activităţilor. În acest sens, descrierea detaliată a activităţilor nu trebuie confundată cu planul operaţiunii (a se vedea 1.9).

Descrierea include toate tipurile de activităţi (de investiţii, pregătirea personalului şi campania de promovare). Activităţile trebuie să se potrivească cu obiectivul proiectului, trebuie detaliate şi identificate în mod clar, să fie coerente şi corelate între ele..

1.8 Metodologia Maxim 4 pagini. Descriere detaliată a: (a) Metodelor de implementare.

(b) Motivelor pentru alegerea metodologiei propuse.

(c) Cum intenţionează proiectul sa continue un proiect anterior (dacă este cazul).

(d) Procedurilor de evaluare internă.

(e) Nivelului de implicare şi activitatea altor organizaţii (parteneri sau alţii) în proiect (după caz).

(f) Justificării rolului fiecărui partener (după caz).

(g) Echipei propusă pentru implementarea operaţiunii (doar pe funcţii: nu este nevoie a se include nume ale persoanelor în aceasta secţiune).

1.9 Durata şi planul Proiectului Durata proiectului va fi de ___ luni.1

Notă: Planul indicativ de acţiune nu trebuie să menţioneze date precise ci să menţioneze simplu, “luna 1”, “luna 2”, etc. Se recomandă ca solicitanţii să prevadă o rezervă de timp în planul de acţiune ca o precauţie.. Planul de acţiune nu trebuie să conţină descrieri detaliate ale activităţilor, ci doar denumirea lor (vă rugăm să verificaţi dacă denumirea lor este aceeaşi cu cea menţionată în secţiunea 1.7). Toate lunile care nu au prevăzute activităţi trebuie menţionate în planul operaţiunii împreună cu duratele corespunzătoare. Planul de acţiune pentru primul an de implementare trebuie să fie suficient de detaliat pentru a furniza informaţii cu privire la pregătirea şi implementarea fiecărei activităţi. Planul de acţiune pentru fiecare din următorii ani (funcţie de durata proiectului) poate fi mai general şi ar trebui să includă numai o listă a principalelor activităţi previzionate pentru aceşti ani.2 Planul de acţiune trebuie prezentat conform următorului model:

1 Maximum 24 luni. 2 Un plan de acţiune mai detaliat pentru fiecare din anii următori va fi cerut pentru eliberarea plăţilor intermediare în conformitate cu Art. 2(2) din Condiţiile generale ale Contractului de Finanţare (anexa E).


An 1 Semestrul 1 Semestrul 2 Activitate Lună1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Organizaţia

responsabilă 3 Cine sunt responsabilii

(solicitant, partener, etc) Pregătirea activităţii 1 (Titlu)

Autorităţile Publice Locale

Realizarea activităţii 1 (Titlu)



Pregătirea activităţii 2 (Titlu)

Etc.

Pentru anii ulteriori: Activitate Semestrul 3 4 5 6 7 8 9 10 Organizaţia responsabilă Cine sunt responsabilii

(solicitant, partener, etc) Realizarea activităţii 2 (titlu)


Pregătirea activităţii 3 (titlu)


Realizarea activităţii 3


Etc.

2. Rezultate aşteptate 2.1 Impactul estimat asupra Grupurilor Ţintă Maxim 2 pagini. Includeţi informaţii despre cum va îmbunătăţi proiectul: (a) situaţia grupurilor ţintă

(b) capacitatea tehnică şi managerială a grupurilor ţintă sau a partenerilor (când este cazul)

3 în situaţii în care o autoritate publică locală va depune o propunere împreună cu unul sau mai mulţi parteneri.


2.2 Publicaţii şi alte Rezultate Maxim 1 pagină .Fiţi precişi şi cuantificaţi rezultatele cât mai mult posibil 2.3 Efecte multiplicatoare Maxim 1 pagină. Descrieţi posibilităţile de reluare şi extindere a rezultatelor proiectului. 2.4 Impactul pe termen scurt şi lung (Durabilitate) Maxim 3 pagini. Rugăm evidenţiaţi distinct următoarele trei aspecte ale impactului pe termen scurt şi lung: (a) Impact financiar (Cum vor fi finanţate activităţile după încetarea finanţării nerambursabile din

partea CE)

(b) Impact instituţional (Vor mai exista structurile care să permită continuarea activităţilor după

terminarea finanţării? Va exista „proprietate” locală asupra rezultatelor proiectului?)

(c) Impact la nivel politic (Care va fi impactul structural al proiectului – ex.: va duce la îmbunătăţirea

legislaţiei, a codurilor de conduită, a metodelor etc.)

3. Bugetul Proiectului Completaţi Anexa B (foaia de calcul 1) pentru întreaga durată de derulare a proiectului precum şi pentru primele 12 luni. Pentru informaţii suplimentare vezi Ghidul Solicitantului (Secţiunea 2.1.4). Notă: Bugetul trebuie să fie realizat în concordanţă cu Anexa B (fişier Excel). Formatul bugetului este prezentat in Foaia de Calcul 1(Bugetul Proiectului). Toate elementele trebuie detaliate pe componentele individuale. Trebuie specificat numărul de unităţi pentru fiecare componentă. (vezi secţiunea 4 mai jos) De asemenea, trebuie prezentată şi o justificare detaliată a costurilor estimate. Bugetul detaliat, prezentat în cadrul acestui capitol trebuie să fie corelat cu informaţia prezentată în Anexa B, Foaia de Calcul 1 a Bugetului (Bugetul proiectului). Pentru a trece de la o foaie de calcul Excel la alta, apasă tasta TAB aflată in josul ecranului. Atenţie la Foaia de Calcul 1 – Bugetul Proiectului , Linia 11 - Costuri Totale si la Foaia de Calcul 2 –Surse de Finanţare - Total general. Totalurile trebuie să fie egale . 4. Surse de Finanţare Preconizate Completaţi Anexa B (foaia de calcul 2) pentru furnizarea informaţiilor necesare cu privire la sursele de finanţare previzionate, pentru Proiect. Pentru a accesa Foile de calcul Excel din Anexa B, folosiţi tasta TAB aflată la baza ecranului.. Notă: aceste informaţii trebuie să fie realizate în concordanţă cu Anexa B (fişier Excel). Formatul este conţinut în Foaia de Calcul 2 (Surse de Finanţare).


O prezentare detaliată a Surselor de finanţare, prezentate în cadrul acestui capitol trebuie să fie corelate cu informaţia prezentată în Anexa B, Foaia de Calcul 2 ( Surse de Finanţare) Atenţie la Foaia de Calcul 2 – Surse de Finanţare Contribuţia Totala şi Totalul General trebuie să fie egale . 4.1. Surse provenite din aportul propriu de numerar: Care este sursa fondurilor reprezentând contribuţia proprie în numerar a solicitantului pentru proiect? Atenţie la faptul ca aportul propriu în numerar trebuie utilizat în scopul co-finanţării a cel puţin 10% din operaţiune, adică Costurile Totale ale proiectului. Contribuţia proprie în numerar nu poate fi utilizată pentru plata unor costuri ne-eligibile.


II. SOLICITANTUL

1. Identitatea Denumirea legală completă (autoritate publică locală)

Acronim(dacă este cazul):

Statutul legal:

Numărul de înregistrare ca plătitor de TVA:

Adresa oficială:

Adresa poştală:

Persoana de contact:

Telefon nr:

Fax nr:

Adresa e-mail:

Website:

2. Banca Banca trebuie să aibă sediul în ţara în care este înregistrat solicitantul: Nume cont

Cont bancar nr.

Cod aferent categorie

Cod IBAN (opţional)

Numele băncii

Adresa băncii

Numele persoanei(lor) împuternicite:

Funcţia (iile) persoanei(lor) cu drept de semnătură:

NB: Înainte de semnarea contractului de finanţare, solicitanţii selectaţi trebuie să furnizeze pentru contract, un document de identificare financiară conform modelului prezentat în Anexa V la contract, confirmat de banca menţionată mai sus. Banca corespondentă (dacă este relevant)


Nume cont

Număr cont

Cod categorie

Cod IBAN (opţional)

Nume bancă

Adresa bancă

3. Descrierea solicitantului (maxim o pagină) 3.1 Când a fost înfiinţată în mod oficial, autoritatea publică locală, în calitate de entitate

administrativă, conform legislaţiei în vigoare? 3.2. Care sunt responsabilităţile principale ale autorităţii publice locale, în prezent? 3.3. Lista principalelor organizaţii şi/sau membri de conducere ai autorităţii publice locale.

Numele instituţiei Numele Persoanei Profesia Gen4 Poziţia/Funcţia Membru al

instituţiei din:

4. Capacitatea de management şi implementare a proiectelor

4 Feminin sau Masculin (F sau M)


4.1. Experienţa în derularea unor proiecte similare Maxim 1 pagină pentru fiecare proiect. Vă rugăm să furnizaţi o descriere detaliată a proiectelor derulate de instituţia dvs în ultimii 5 ani, în domeniile acoperite de acest program, menţionând pentru fiecare proiect:

(a) Scopul şi amplasamentul proiectului.

(b) Rezultatele proiectului.

(c) Rolul instituţiei solicitante (lider, partener) şi nivelul de implicare în operaţiune.

(d) Costul proiectului.

(e) Sponsorii proiectului (nume, adresă şi e-mail, nr. telefon, suma cu care au contribuit)

Această informaţie va fi folosită la evaluarea experienţei necesare pentru managementul proiectelor din acelaşi domeniu şi de o amploare comparabilă cu aceea pentru care solicitaţi finanţarea. 4.2 Resurse Maxim 3 pagini. Vă rugăm să descrieţi în mod detaliat diferitele resurse aflate la dispoziţia organizaţiei dvs, şi în special, următoarele: (a) Venitul anual pe ultimii trei ani, menţionând, dacă este cazul, numele principalelor surse de venit

precum şi proporţiile din venitul anual la care au contribuit acestea. (b) Numărul angajaţilor cu normă întreagă şi a celor angajaţi temporar pe categorii (ex. numărul

managerilor de proiect, a contabililor, etc.), indicând şi organizaţia la care sunt angajaţi cu contract de muncă.

(c) Echipamente şi birouri. (d) Alte resurse relevante (e.x. voluntari, organizaţii asociate, reţele care ar putea, de asemenea, să

contribuie la procesul de implementare). Aceste informaţii vor fi utilizate pentru a evalua dacă dispuneţi de suficiente resurse în vederea implementării unui proiect la dimensiunea cerută de proiectul pentru care se solicită finanţarea. 5. Alte cereri înaintate unor Instituţii Europene, precum Fondul European de Dezvoltare ( EDF) şi

pentru Statele Membre UE. 5.1 Finanţări nerambursabile, contracte sau împrumuturi obţinute în ultimii trei ani de la Instituţii

Europene, EDF sau State Membre UE

Titlul proiectului şi numărul de referinţă

Linia bugetara a EC, EDF sau din altă sursă

Suma (EUR) Data obţinerii


5.2 Cereri de finanţare, depuse (sau pe cale de a fi depuse) Instituţiilor Europene, EDF şi Statelor

Membre UE în anul curent:

Titlul proiectului şi numărul de referinţă

Linia bugetara a EC, EDF sau din altă sursă Suma (EUR)


III. PARTENERI AI SOLICITANTULUI CARE PARTICIPÃ LA PROIECT

1. Descrierea partenerilor Această secţiune trebuie completată pentru fiecare organizaţie parteneră în cadrul conţinutului secţiunii 2.1.2 a Ghidul Solicitantului. Este necesară realizarea unui număr de copii suficiente ale acestui tabel, în vederea creării unor spaţii de înregistrare pentru mai mulţi parteneri. Partener 1 Partener 2

Denumire legală completă (numele organizaţiei):

Naţionalitate

Statut juridic

Adresa oficială

Persoana de contact

Telefon nr:

Fax nr:

Adresă E-mail

Număr de angajaţi (permanent şi temporar)

Alte resurse relevante

Experienţa unor proiecte similare, în relaţie cu rolul avut în implementarea proiectului propus

Istoria cooperării cu solicitantul

Rolul şi implicarea în pregătirea proiectului propus

Rolul şi implicarea ăn punerea în aplicare a proiectului propus

Important: Acest formular trebuie însoţit de o declaraţie de parteneriat, semnată şi datată din partea solicitantului principal şi de către fiecare partener, în conformitate cu modelul din pagina următoare.


2. Declaraţie de parteneriat5 Titlul Proiectului _____________________ Un parteneriat este o relaţie esenţială între două sau mai multe organizaţii, ce presupune împărţirea responsabilităţilor în derularea proiectului finanţat de către Ministerul Integrării Europene (MIE). Pentru a înlesni o derulare uşoară a proiectului, MIE solicită tuturor partenerilor (inclusiv solicitantului principal care semnează contractul) să confirme acest lucru, consimţind la principiile de bună practică a parteneriatului, stipulate mai jos: Principiile de Bună Practiă a Parteneriatului 1. Toţi partenerii au citit formularul de cerere şi au înţeles care va fi rolul lor în cadrul proiectului,

înainte ca cererea de finanţare să fie predată MIE. 2. Toţi partenerii au citit contractul standard de finanţare nerambursabilă şi au înţeles care vor fi

obligaţiile, stipulate în cadrul contractului, în condiţiile în care finanţarea va fi aprobată. Aceştia autorizează solicitantul principal să semneze contractul cu MIE precum şi să-i reprezinte în negocierile purtate cu MIE în contextul implementării proiectului.

3. Solicitantul trebuie să se consulte permanent cu partenerii săi şi să vă informeze în totalitate

asupra evoluţiei proiectului. 4. Toţi partenerii trebuie să primească copiile rapoartelor – descriptive şi financiare – elaborate de

solicitant/beneficiar şi înaintate către MIE. 5. Propunerile de modificări esenţiale în cadrul proiectului (ex. activităţi, parteneri etc.) trebuie să fie

aprobate de parteneri, anterior înaintării acestora către MIE. În cazul în care aceste modificări nu au putut fi aprobate de către toţi partenerii, solicitantul trebuie să informeze MIE cu privire la acest lucru, atunci când înaintează spre aprobare propunerea de modificare.

6. Înainte de terminarea proiectului, partenerii trebuie să consimtă asupra repartizării echitabile a

echipamentelor, vehiculelor şi bunurilor achiziţionate din finanţarea nerambursabilă a MIE între partenerii aflaţi în ţara respectivă. Copii ale titlurilor de transfer trebuie ataşate raportului final.

Declaraţie de parteneriat Am citit şi consimţit asupra conţinutului proiectului înaintat MIE. Ne angajăm să acţionăm în conformitate cu principiile practicii unui bun parteneriat.

Solicitant Partener 1 Partener 2

Nume:

Organizaţie:

Poziţie:

Semnătură:

Data şi locul:

5 Trebuie furnizată de către solicitant şi fiecare partener, în toate cazurile în care mai există un

alt partener pe lânga solicitant.


IV DECLARAŢIA SOLICITANTULUI

Subsemnatul, în calitate de reprezentat legal al organizaţiei solicitante pentru prezentul proiect, certific următoarele:

a) Informaţiile oferite în această cerere sunt corecte şi b) Solicitantul este conştient de faptul că dubla finanţare nu este permisă, incluzând activităţi

deja finanţate de la bugetul român sau din alte surse, şi de faptul ca solicitantul se angajează să asigure exploatarea şi întreţinerea infrastructurii finanţate pentru cel puţin 5 ani după finalizarea proiectului (vezi secţiunea 2.1.1. (1) din Ghidul Solicitantului).

c) Voi co-finanţa cu suma de … EUR prin contribuţie proprie în numerar, costurile proiectului, în timpul implementării acestuia;

d) Solicitantul şi partenerii săi (după caz) nu fac parte din nici una dintre categoriile, de la (a) la (i), listate în secţiunea 2.1.1(2) a Ghidului Solicitantului.

e) Solicitantul posedă sursele de finanţare, competenţa precum şi calificările specificate în secţiunea 2.3 a Ghidului Solicitantului.

f) Consiliul Local/Judeţean al autorităţii publice beneficiare, a adoptat o decizie oficială cu referire la investiţia finanţată.

g) Consiliul Local/Judeţean al autorităţii publice beneficiare, a adoptat o decizie cu referire la cheltuielile de întreţinere a facilitaţilor.

Nume:

Poziţie:

Semnătura:

Data şi locul:


Lista de verificare Înainte de a trimite propunerea, va rugăm să verificaţi dacă cererea este completă (vezi Nota de la pagina 1) şi, în special dacă:

Dosarul este complet şi corespunde cu cerinţele necesare din formularul de cerere;

Sunt anexate un original precum şi trei copii a tuturor documentelor;

Dosarul este elaborat şi editat în limba Romană;

Durata proiectului si un plan sistematic al operaţiunii (secţiunea 1.9) sunt incluse în cadrul formularului de cerere;

Declaraţia Solicitantului este semnată şi ataşată in original (Secţiunea IV);

Solicitantul a completat, semnat şi inclus o declaraţie de parteneriat, (daca este cazul);

Fiecare partener a completat şi semnat o declaraţie de parteneriat, care a fost anexată

deopotrivă;

Bugetul şi sursele de finanţare sunt prezentate în formatul descris în Anexa B, completat şi întocmit în Euro;

În cadrul bugetului, este identificată contribuţia MIE şi este estimată la maxim 90% din costurile

totale ale proiectului;

În buget, costurile aferente pregătirii personalului (linia de buget 5.1.1) este de maximum 5% din “Subtotal costuri directe eligibile ale proiectului”, după cum s-a identificat în linia de buget 7.

În buget, costurile pentru componenta publicitară (linia de buget 5.1.2) reprezintă minimum

Euro 5.000 din “Subtotal costuri directe eligibile ale proiectului”, după cum s-a identificat în linia de buget 7.

În buget, costurile indirecte nu depăşesc 7% din costurile directe eligibile ale proiectului

“Subtotal costuri directe eligibile ale proiectului”, după cum s-a identificat în linia de buget 7.

În cadrul bugetului, fondurile pentru diverse şi neprevăzute nu depăşesc 5% din linia 9 „Total costuri eligibile ale proiectului”.

Matricea cadru logic aferentă proiectului a fost completată în concordanţă cu formatul furnizat

(Anexa C); Documente suplimentare 1. Copii ale statutelor sau documentelor de asociere ale organizaţiei solicitante şi, după caz, ale

fiecărei organizaţii partenere; 2. Copii ale celui mai recent raport anual al solicitantului precum şi ale situaţiilor contabile (contul de

profit şi pierdere şi bilanţul aferente anului financiar precedent); 3. Copie a deciziei Consiliului Local/Consiliului Judeţean care să ateste co-finanţarea de minim

10% din costurile totale, în numerar; 4. Copii ale studiilor de fezabilitate elaborate în conformitate cu formatul solicitat de către legislaţia

română (decizia nr. 1013/873 din 6 iunie 2001), incluzând obiectivul, localizarea, descrierea cantitativă, estimarea costurilor investiţiei (cu detalierea contribuţiei locale) – analiza financiară, analiza socio-economică şi analiza de risc şi senzitivitate (vezi Anexa F Studiu de Fezabilitate) precum şi copii ale aprobării Studiului de Fezabilitate de către autorităţile locale CL/CJ;;

5. CV-ul managerului de proiect şi al altor persoane responsabile cu realizarea activităţilor cheie din proiect;

6. Copii ale documentelor care demonstrează proprietatea asupra terenului/clădirii unde proiectul de infrastructură va fi implementat;


7. Declaraţie în scris, din partea organizaţiei solicitante, că a luat cunoştinţă de faptul că dubla finanţare a aceluiaşi proiect nu este permisă, incluzând activităţi deja finanţate sau în curs de finanţare din Bugetul de stat sau alte surse, şi că se obligă să asigure exploatarea şi întreţinerea infrastructurii finanţate pe o perioadă minimă de 5 ani după finalizarea proiectului; (vezi Formularul de Cerere de Finanţare, Secţiunea IV Declaraţia Solicitantului), în original.

8. Un rezumat al proiectului, de maximum trei pagini, redactat în engleză

Originalele documentelor suplimentare cerute sau după caz, fotocopii certificate de o agenţie independentă iar în cazul în care aceste documente sunt în altă limbă decât cea a licitaţiei deschise, traducere autorizată anexată. Toate anexele şi documentele suplimentare ataşate sunt tipărite în limba română.

Anexa B. Bugetul alocat Operaţiunii 1Cheltuieli Unitate # de unităţi Rata

unităţilor (în EUR)

Costuri (în EUR)3

Unitate # de unităţi

Rata unităţilor (in EUR)

Costuri (în EUR)

1. Resurse umane1.1 Salarii (sume brute, personal local )4 0 0 1.1.1 Tehnic Per luna 0 Per luna 0 1.1.2 Administrativ/ personal auxiliar Per luna 0 Per luna 01.2 Salarii (sume brute, personal expat/int. ) Per luna 0 Per luna 01.3 Diurne pentru misiuni/călătorii5 0 0 1.3.1 În străinătate (personal desemnat pentru Proiect) Per luna 0 Per zi 0 1.3.2 Local (personal desemnat pentru Proiect) Per luna 0 Per zi 0 1.3.3 Participanţi la Seminarii/conferinţe Per luna 0 Per zi 0Subtotal Resurse Umane 0 02. Deplasări62.1. Deplasări Internaţionale Per zbor 0 Per zbor 02.2 Transport local (peste 200km) Per luna 0 Per luna 0Subtotal Deplasări 0 03. Echipamente şi resurse 3.1 Achiziţii de fabrici şi echipamente 0 03.2 Achiziţionarea de mijloace de transport. Per vehicul 0 Per vehicul 03.3 Computere 0 03.4 Piese de schimb/echipamente pentru utilaje, unelte 0 03.5 Altele (specificaţii tehnice şi dosar de licitaţie pentru contacte de bunuri)

0 0

Subtotal Echipament şi resurse 0 04. Birou Local /Costurile Operaţtiunii7

4.1 Închiriere birou Per luna 0 Per luna 04.2 Consumabile - rechizite/birotică Per luna 0 Per luna 04.3 Alte servicii (tel/fax, electricitate/încălzire, întreţinere) Per luna 0 Per luna 0Subtotal Birou Local /Costurile Operatiunii 0 05. Alte costuri, servicii 8

5.1 Publicaţii9 0 0

5.1.1 Instruirea personalului10 0 0

ANEXA B. BUGET

Toti Anii (durata Proiectului) An 12

Anexa B - Bugetul Proiectului- foaie de calcul 1

5.1.2 Organizarea campaniilor de promovare11 0 0

5.2 Studii, cercetare9 0 05.3 Costuri de audit 0 05.4 Costuri de evaluare, inclusiv costurile supravegherii lucrarilor în timpul implementării lor

0 0

5.5 Traduceri, interpreţi 0 05.6 Servicii financiare (costuri aferente garanţiilor bancare etc.)

0 0

5.7 Costuri pentru conferinţe/ seminarii 9 0 05.7.1 Operaţiuni alocate publicităţii (panouri, anunţuri) 0 0Subtotal Alte costuri, servicii 0 06. Lucrari inginereşti şi de construcţii 12

6.1 Pregatirea terenului 0 06.2 Proiectarea tehnică şi inspecţii tehnice, dosar de licitaţie şi specificaţii tehnice pentru contracte de lucrări

0 0

6.3 Costuri directe de construcţie 0 06.4 Alte cheltuieli 0 0Subtotal Lucrări civile 0 07. Subtotal costuri directe eligubile ale Operaţiunii (1-6) 0 08. Costuri Administrative (maxim 7% din linia 7, Subtotal costuri directe ale Operaţiunii)

0 0

9. Total costuri eligible ale Operaţiunii (7+ 8) 0 010. Rezerva diverse şi neprevăzute13 (maximum 5% din linia de buget 9)

0 0

11. Costuri Totale Generale ale Operaţiunii (9+10) 0 0

3. Dacă Autoritatea Contractantă nu este Comisia Europeană, bugetul poate fi stabilit în euro

4. Dacă personalul nu lucrează cu normă intreagă la derularea operaţiunii, procentajul trebuie indicat pe tot parcursul descrierii elemetului ţi trebuie reflectat în număr de unităţi (nu în preţ unitar).

1. Bugetul trebuie să acopere toate costurile eligibile pentru operaţiune, nu numai contribuţia Autorităţii Contractante. Toate elementele trebuie detaliate pe componentele lor individuale.Trebuie specificat numărul de unităţi pentru fiecare componentă.

2. Această secţiune trebuie să fie completată în cazul în care operaţiunea va fi implementată pentru o perioadă mai mare de 12 luni .A se nota faptul că termenul "durata acţiunii" se referă la maximum 24 de luni (Ghidul Solicitantului secţiunea 2.1.3)


13. Rezerva poate fi utilizată doar în urma acordului scris din partea Autorităţii Contractante - trebuie să fie maximum 5% din linia de buget 9 "Total costuri eligible ale Operaţiunii"

5. Indicaţi ţara unde se aplică diurnele şi ratele aplicabile (care nu trebuie să depăşească valorile aprobate de Comisia Europeană). Diurnele acoperă cazarea, mesele şi transportul local în locaţia misiunii, precum şi alte cheltuieli. 6. Indicaţi locul de plecare şi destinaţia.

12. A se include aici şi alte costuri de capital legate de dezvoltarea facilităţilor de gestionare a deşeurilor. Sub paragrafele au rol indicativ şi pot fi modificate după caz. Informaţiile aferente acestei probleme trebuie puse la dispoziţie prin intermediul Devizului pregătit ca parte a Studiului de Fezabilitate (după caz).

7. Aceste costuri pot acoperi doar locaţii special închiriate pentru proiect. Costurile normale de închiriere şi costurile serviciilor ale organizaţiilor participante se înscriu la costuri administrative prevăzute pe linia 8.

8. Specificaţi. Sumele globale nu vor fi acceptate.

9. Completarea indicaţiilor din acest paragraf se face numai în momentul subcontractării totale.

11. Trebuie să fie de minimum Euro 5,000 din linia 7 din buget "subtotal costuri directe eligibile ale operaţiunii "

10.Trebuie să reprezinte maxim 5% din linia 7 din buget "subtotal costuri directe eligibile ale operaţiunii"


Surse de finanţare preconizate

Suma ProcentajEUR din total

%

Contribuţia financiară totală a solicitantului

Contribuţia din partea Comisiei solicitată prin această Cerere

Contribuţie(i) din partea altor Instituţii Europene sau State Membre UE

Contribuţii din partea altor organizaţii:Nume Condiţii

TOTAL CONTRIBUŢII

Venituri directe generate de proiect

TOTAL GENERAL

Anexa B - Bugetul Proiectului - foaie de calcul 2

ANEXA C - Matricea cadru logic pentru Proiect

MATRICEA CADRU LOGIC

Logica Indicatori de realizare Surse şi mijloace de Ipotezeintervenţiei verificabili în mod obiectiv verificare

Obiective Care este obiectivul general la care va Care sunt indicatorii cheie pentru Care sunt sursele de informaregenerale contribui proiectul? obiectivele generale? pentru aceşti indicatori?

Obiectiv Care este obiectivul specific pe care Ce indicatori arată în mod clar Care sunt sursele de informaţii Care sunt factorii şi condiţiile specific proiectul intenţionează să îl atingă pentru dacă obiectivul proiectului a fost care există sau care pot fi din afara responsabilităţii Beneficiarului

a contribui la obiectivele generale? atins? colectate? Care sunt metodele care trebuie să fie îndepliniţi pentru pentru a obţine aceste atingerea acestui obiectiv informaţii? (condiţiii externe)

Ce riscuri trebuie luate în considerare?

Rezultate Rezultatele sunt realizări propuse pentru Care sunt indicatorii prin care se Care sunt sursele de Ce factori externi şi ce condiţii trebuieaşteptate atingerea obiectivului specific. măsoară dacă şi în ce masură informaţii pentru aceşti realizate pentru a obţine rezultatele

Care sunt rezultatele aşteptate? proiectul realizează rezultatele indicatori? aşteptate conform graficului?Enumeraţi-le. previzionate?

Activităţi Care sunt activităţile cheie de Mijloace: Care sunt sursele de informaţii Ce condiţii exterioare controlului directrealizat şi în ce succesiune pentru a Care sunt mijloacele necesare cu privire la progresul al Beneficiarului trebuie să fie îndepliniteproduce rezultatele vizate? pentru implementarea acestor proiectului? pentru implementarea activităţilor(grupaţi activităţile după rezultate) activităţi; ex. personal, echipament Costuri planificate?

instruire, studii, aprovizionări, Care sunt costurile proiectului?facilităţi operaţionale etc? Cum sunt clasificate? Ce precondiţii sunt necesare,

(defalcarea costurilor în bugetul înainte de începerea proiectului?proiectului?)

Anexa C - Matrice cadru logic 1

Anexa D – Ratele de diurnă

MINISTERUL INTEGRĂRII EUROPENE (MIE)

Str. Apolodor nr.17 (Sector 5), Bucureşti, România


"Schema de Investiţii pentru Proiecte Mici de Gestionare a Deşeurilor"

(Faza Pilot)

Ratele zilnice pentru diurnă

(ANEXA D)

Linia de buget: RO-2003/005-551.05.03.03

Anexa D – Ratele de diurnă 2

În cazul contractelor finanţate de CE şi în cazul misiunilor care necesită şederea peste noapte în localităţi, în afara localităţii unde compania are sediul, ratele zilnice aplicabile pentru diurnă nu trebuie să depăşească nivelul aprobat de Comisia Europeană. Aceste rate sunt aplicabile de la 07 iulie 2004 Diurna acoperă cazarea, alimentele, transportul local în localitatea unde se desfăşoară misiunea şi alte cheltuieli personale minore. Statele Membre UE € Alte state (continuare) € Austria 203 Bulgaria 181 Belgium 201 Burkina Faso 135 Republica Cehă 230 Cipru 160 Denmark 240 Burundi 184 Estonia 190 Finland 233 Cambodia 145 France 170 Cameroon 209 Germany 171 Canada 164 Greece 166 Canary Islands 132 Ungaria 215 Ireland 220 Cape Verde 148 Italy 175 Cayman Islands 205 Letonia 250 Lituania 250 Luxembourg 189 Central African Republic 122 Malta 175 Netherlands 210 Chad 198 Polonia 270 Portugal 194 Chile 136 Republica Slovaca 175 Slovenia 170 Spain 195 China 99 Sweden 233 Colombia 107 United Kingdom 236 Comoros 154 Congo 241 Alte state (continuare) € Congo, Dem. Rep. (RDC) 171 Afghanistan 74 Cook Islands 131 Albania 192 Costa Rica 121 Algeria 175 Cote d'Ivoire 196 American Samoa 107 Croatia 310 Angola 235 Cuba 171 Anguilla 182 Antigua and Barbuda 191 Argentina 176 Djibouti 202 Armenia 105 Dominica 168 Aruba 230 Dominican Republic 143 Australia 166 Ecuador 135 Azerbaijan 227 Egypt 144 Bahamas 173 El Salvador 124 Bahrain 192 Equatorial Guinea 165 Bangladesh 154 Eritrea 150 Barbados 174 Belarus 126 Ethiopia 168 Belize 130 Fiji 86


Benin 251 French Guiana 142 Bermuda 177 French Polynesia 172 Bhutan 85 Gabon 157 Bolivia 108 Gambia 96 Bosnia and Herzegovina 165 Georgia 238 Botswana 141 Ghana 149 Brazil 82 Gibraltar 103 Brunei 148 Greenland 201 Alte state (continuare) € Alte state (continuare) € Grenada 243 Nauru 87 Guadeloupe 146 Nepal 99 Guam 173 Netherlands Antilles 281 Guatemala 139 New Caledonia 142 Guinea 124 New Zealand 155 Guinea Bissau 95 Nicaragua 127 Guyana 124 Niger 182 Haiti 154 Nigeria 141 Honduras 135 Niue 83 Hong Kong 334 Northern Mariana Islands 170 Norway 196 Iceland 219 Oman 124 India 143 Pakistan 163 Indonesia 124 Palau, Republic of 118 Iran 136 Panama 141 Iraq 99 Papua New Guinea 132 Israel 234 Paraguay 141 Jamaica 194 Peru 179 Japan 274 Philippines 125 Jordan 115 Kazakhstan 214 Puerto Rico 163 Kenya 164 Qatar 118 Kiribati 167 Reunion 146 Korea, Dem. Peo. of 122 Romania 243 Korea, Republic of 263 Russian Federation 188 Kuwait 276 Rwanda 187 Kyrgyzstan 187 Samoa 95 Laos, People’s Dem. Rep. 121 Sao Tome & Principe 108 Saudi Arabia 180 Lebanon 134 Senegal 155 Lesotho 154 Serbia and Montenegro 185 Liberia 199 Seychelles 243 Libyan Arab Jamahiriya 221 Sierra Leone 139 Singapore 187 Macao 114 Macedonia (Fyrom) 147 Madagascar 92 Solomon Islands 86 Malawi 183 Somalia 56 Malaysia 90 South Africa 160 Maldives 92 Sri Lanka 76 Mali 237 St. Kitts and Nevis 204 St Lucia 195 Marshall Islands 99 St. Vincent and the Grena 201 Martinique 152 Sudan 217 Mauritania 144 Suriname 121 Mexico 207 Swaziland 137 Micronesia 81 Switzerland 212


Moldova 141 Syrian Arab Republic 119 Monaco 183 Tajikistan 125 Tanzania, United Rep. Of 154 Mongolia 76 Thailand 108 Montserrat 128 Timor Leste 123 Morocco 187 Togo 136 Mozambique 139 Tokelau Islands 30 Myanmar 90 Tonga 63 Namibia 119 Trinidad and Tobago 171 Alte state (continuare) € Alte state (continuare) € Tunisia 127 Vanuatu 176 Turkey 108 Venezuela 175 Turkmenistan 95 Viet Nam 95 Turks and Caicos Island 135 Virgin Islands (British) 237 Tuvalu 116 Virgin Islands (USA) 224 Uganda 172 Wallis & Futuna Islands 127 Ukraine 218 West Bank and Gaza Strip 116 United Arab Emirates 178 Yemen 133 United States of America 193 Zambia 113 Uruguay 91 Zimbabwe 131 Uzbekistan 170

Anexa E- Contract de finaţare nerambursabilă 1

MINISTERUL INTEGRĂRII EUROPENE (MIE)

Str. Apolodor nr. 17 (Sector 5), Bucureşti, România


“ Schema de investiţii pentru proiecte mici de gestionare a

deşeurilor” (Faza Pilot)

Contract de Finanţare

(ANEXA E)

Budget line: RO 2003/005-551.05.03.03


CONTRACT DE FINANŢARE - OPERATIUNI EXTERNE ALE COMUNITÃŢII EUROPENE -

[numărul de identificare al contractului ]

MINISTERUL INTEGRĂRII EUROPENE (MIE), Str. Apolodor nr. 17, Sector 5, Bucureşti, România, ("Autoritatea Contractantă") şi AGENŢIA PENTRU DEZVOLTARE REGIONALĂ CENTRU (ADR), Adresa _________________________, (“Autoritate de Implementare”)

pe de o parte, şi [numele complet al Beneficiarului sau acronimul dacă este relevant] cu sediul în adresa [sediului înregistrat pentru companii şi asociaţii, adresa sediului principal pentru instituţii publice şi universităţi], cod fiscal sau numărul de înregistrare oficială echivalent, unde este necesar], (" Beneficiarul"),

pe de altă parte, au convenit următoarele :

Condiţii Speciale Articolul 1 - Subiect 1.1 Subiectul acestui contract este îl reprezintă finanţarea nerambursabilă acordată de

Autoritatea Contractantă pentru punerea în aplicare a Proiectului denumit: [titlul Proiectului] (" Proiectul").

1.2 Beneficiarului îi va fi acordată finanţarea nerambursabilă în termenii şi condiţiile

stabilite în acest contract care este constituit din prezentele condiţii speciale (“Condiţii Speciale”) şi anexele lor, pe care Beneficiarul declară că le cunoaşte şi le acceptă.

1.3 Beneficiarul acceptă finanţarea nerambursabilă şi se angajează să desfăşoare

Proiectul pe propria-i răspundere. Articolul 2 – Durata de execuţie a Proiectului


2.1 Acest contract va intra în vigoare la data de semnare a acestuia de cele trei Părţi. 2.2 Implementarea Proiectului va începe:

-“ va începe în prima zi care urmează după data la care este semnat

contractul de către ultima dintre cele trei Părţi " 2.3 Durata de execuţie a Proiectului, aşa cum se menţionează în Anexa I, este [număr

de luni]. Articolul 3 – Finanţarea Proiectului 3.1 Costul total al Proiectului eligibil care este eligibil pentru finanţare de către

Autoritatea Contractantă este estimat la...[........],1 după cum a fost prezentat în Anexa III.

3.2 Autoritatea Contractantă se angajează să furnizeze o sumă de maximum [...], echivalent cu [...]% din costul total eligibil estimat al Proiectului, specificat în paragraful 1; suma finală va fi stabilită în concordanţă cu Articolul 17 din Anexa II.

Articolul 4 – Raportarea tehnică şi financiară şi aranjamentele de plată 4.1 Se vor realiza obligatoriu rapoarte tehnice şi financiare pentru a fundamenta

cererile de plată, în conformitate cu Articolele 2 şi 15.1 din Anexa II 4.2 Plata va fi făcută în concordanţă cu Articolul 15 din Anexa II. Dintre opţiunile la

care se face referire în Articolul 15.1, se va aplica cea de mai jos:

Opţiunea 2 Autoritatea Contractantă va plăti finanţarea către Beneficiar după cum urmează:

- prima rată de pre-finanţare de circa 80% din partea aferentă bugetului previzionat pe primele 12 luni de implementare, finanţate de către Autoritatea Contractantă, după cum s-a specificat în Articolul 4 din Condiţiile Speciale, in termen de 45 zile de la primirea următoarelor documente, de către Autoritatea Contractantă:

– contractul semnat de către ambele Părţi, – cererea de plată întocmită conform modelului din Anexa V, şi – garanţia financiară, în cazul în care este solicitată în cadrul Articolului 15.7;

• Plăţi anuale intermediare, corespunzătoare valorii indicate în Articolul 4 din

Condiţii Speciale, în termen de 45 de zile de la aprobarea de către Autoritatea Contractantă a unui raport intermediar în conformitate cu modelul ataşat în Articolul 15.2 şi însoţită de următoarele documente:

- cererea de plată întocmită conform modelului din Anexa V 1 A se furniza toate cifrele în valuta selectată în vederea plăţii (euro sau moneda ţării care are rol

de Autoritate Contractantă).


- un raport de audit, în cazul în care acesta este solicitat în Articolul 15.6, - garanţie financiară în cazul în care este solicitată în Articolul 15.7;

• bilanţul corespunzător valorii indicate în Articolul 15.2, în termen de 45 de zile de la aprobarea de către Autoritatea Contractantă a raportului final:

– cererea de plată a bilanţului în conformitate cu modelul anexat în Anexa V – un raport de audit în conformitate cu modelul anexat Articolul 15.6.

Plăţile de pre-finanţare ulterioare pot fi predate doar dacă cheltuielile realizate şi finanţate de către Autoritatea Contractantă se ridică la cel puţin 70% din plata anterioară (şi la 100% raportat la oricare dintre plăţile precedente); acestea trebuie atestate printr-un raport intermediar şi un raport de audit, specificat în Articolul 15.6. Suma totală a pre-finanţării conform Contractului nu poate depăşi 90% din suma stipulată in Articolul 3.2 din Condiţiile Speciale. Articolul 5 – Adrese de contact Orice comunicat adresat acestei persoane de contact va fi formulat în scris, cu menţionarea numărului şi a titlului Proiectului şi va fi trimis la următoarele adrese: Pentru Autoritatea Contractantă Ministerul Integrării Europene (MIE) Bd. Libertăţii nr. 12, sector 5, Bucureşti, România, tel.___________ fax___________ Pentru Autoritatea de Implementare: Agenţia pentru Dezvoltare Regională Centru______ Adresa Str. Decebal nr. 12 2500, Alba Iulia tel._____________ fax______________ Pentru Beneficiar: Nume________________________________ Adresa ______________________________ tel.____________ fax____________ O copie a acestor rapoarte la care se face referire în Articolul 4.1, trebuie trimisă Delegaţiei Comisiei Europene care se ocupă cu monitorizarea Proiectului, la adresa: Delegation of the European Commission in Romania Avc. Daniela Căncescu 18-20, Str. Jules Michelet Bucureşti 70154


Articolul 6 - Anexe 6.1 Următoarele documente sunt anexate la aceste Condiţii Speciale şi sunt parte

integrantă a Contractului: Anexa I: Descrierea Proiectului Anexa II: Condiţii Generale aplicabile Contractelor de finanţare nerambursabilă din

partea Comunităţii Europene, încheiate în cadrul programelor descentralizate de ajutor extern

Anexa III: Bugetul Proiectului Anexa IV: Proceduri pentru contractare Anexa V: Cererea standard de plată precum şi formularul de identificare financiară Anexa VI: Ghid de Identificare Vizuală2 6.2 În cazul unui conflict între prevederile Anexelor şi a celor din Condiţiile Speciale se

va lua în considerare precedentul în materie. În cazul unui conflict între prevederile Anexei II şi cele ale altor anexe se va lua în considerare precedentul în materie.

[Articolul 7 – Alte condiţii specifice ce se aplică in cadrul Proiectului] 7.1 Cele de mai jos vor completa Condiţiile Generale:

7.1.1 Firma de audit care va efectua proiectul/operaţiunile de audit la care se face referire in Articolul 16(5) din Anexa II este [...............................................] (nume, adresa, telefon şi fax).3

7.1.2 Cu referire la Articolul 2(4) din Condiţiile Generale, rapoartele vor fi redactate în

limba română, împreună cu un rezumat în limba engleză. 7.1.3 Cu referire la Articolul 2(4) din Condiţii Generale, Beneficiarul trebuie să depună

ultima solicitare de fonduri către Autoritatea Contractantă înainte de ...................... 7.1.4 Cu referire la Articolul 6(1) din Condiţii Generale, publicitatea proiectului va include

de asemenea, acolo unde este cazul, referiri la finanţarea din partea Guvernului României.

7.1.5 Cu referire la Articolul 16(2) din Condiţii Generale, Beneficiarul trebuie, de

asemenea să fie de acord ca Autoritatea de Implementare şi Curtea Romana a

2 Se vor face referinţe pe site-urile organizaţiilor relevante unde există acces la astfel de

informaţii. 3 Această prevedere va fi inserată în cazul în care este furnizat auditul în Articolul 16.5 din

Anexa II.


Auditorilor să aibă aceleaşi drepturi de verificare, precum instituţiile menţionate în primul paragraf din acel articol.

7.2 Următoarele derogări de la Condiţiile Generale, se vor aplica: 7.2.1 Prin derogare de la Articolul 2(4), următoarele rapoarte trebuie furnizate de către Beneficiar în 3 exemplare în limba română, împreună cu un rezumat în engleză al versiunii prezentate şi cu copii ale documentelor suport relevante:

- 1 raport intermediar (narativ şi financiar) în conformitate cu articolul 2(4) din Condiţii

Generale; - rapoarte intermediare semestriale suplimentare (narative şi financiare); - 1 raport final (narativ şi financiar) în conformitate cu Articolul 2(4) din Condiţii

Generale, în trei luni de la terminarea perioadei de execuţie, aşa cum este definită în Articolul 2 din Condiţiile Speciale, dar nu mai târziu de ..................

7.2.2 Prin derogare de la Articolul 6, Beneficiarul trebuie să depună eforturile necesare în vederea asigurării publicităţii activităţii desfăşurate în cadrul acestui contract şi să evidenţieze participarea Uniunii Europene în program. Beneficiarul trebuie să urmeze Liniile Directoare referitoare la Identitate, care se aplică tuturor produselor informaţionale şi publicitare care vor fi utilizate în cursul implementării proiectului. Liniile Directoare sunt specificate într-o broşură şi/sau CD-ROM produse atât în limba engleză cât şi în română. Aceasta broşură/CD-ROM constituie parte integrantă a Contractului şi o copie este furnizată în calitate de Anexa VI a acestui Contract. Copii suplimentare pot fi obţinute de la Ofiţerul pentru Informaţii al Delegaţiei Comisiei Europene în România. În cazuri specifice, sau dacă sunt necesare clarificări suplimentare, Beneficiarul trebuie, în primă instanţă, să ia legătura cu Ofiţerul pentru Informaţii al Delegaţiei CE în România. Standardele de identitate conţinute în această broşură/CD-ROM pot fi utilizate exclusiv în legătură cu implementarea acestui contract. Beneficiarul trebuie să contacteze Delegaţia CE în România pentru aspecte pentru care este dorită ghidarea, inclusiv pentru compilarea listei de invitaţi, utilizarea listelor de corespondenţă şi a materialelor promoţionale. 7.2.3 Prin derogare de la Articolul 9, Contractul nu poate fi amendat în vederea creşterii contribuţiei non-financiare incluse în Anexa III. 7.2.4 Prin derogare de la Articolul 15(1) procedurile de plată sunt stabilite în Articolul 4 din Condiţiile Speciale.


Întocmit în 3 (trei) exemplare originale în engleză, câte unul pentru fiecare parte. Pentru Beneficiar Pentru Autoritatea

Contractantă [nume şi funcţia persoanei(elor) autorizate să semneze] [nume şi funcţia

persoanei(elor) autorizate să semneze]

[semnătura] [semnătura] [data] [data] Aprobat spre finanţare de către Comunitatea Europeană [numele oficialului autorizat spre semnare] [semnătura] [data]

ANEXA I

Descrierea proiectului

<Asa cum este prezentata de Solicitant ca parte a Cererii de Finantare Nerambursabila>

Anexa E/1 - Descrierea Proiectului

Traducere nelegalizata

Anexa E / II – Contract / Condiţii generale

1

ANEXA II

Condiţii generale aplicabile Contractelor de finanţare nerambursabilă din partea Comunităţii Europene, încheiate pentru acţiuni externe

Cuprins

Dispoziţii generale şi administrative

Articolul 1. Obligaţii generale.................................................................................................... 2 Articolul 2. Obligaţiile privind informarea şi rapoartele tehnice şi financiare............................. 2 Articolul 3. Responsabilitate ..................................................................................................... 3 Articolul 4. Conflict de interese ................................................................................................. 3 Articolul 5. Confidenţialitate ...................................................................................................... 4 Articolul 6. Vizibilitate................................................................................................................ 4 Articolul 7. Dreptul de proprietate / de utilizare a rezultatelor şi echipamentelor...................... 4 Articolul 8. Evaluarea proiectului .............................................................................................. 4 Articolul 9. Modificarea contractului.......................................................................................... 5 Articolul 10. Cesionarea ........................................................................................................... 5 Articolul 11. Durata de implementare a Proiectului, prelungirea, suspendarea, forţa majoră şi data limită ................................................................................................................................. 5 Articolul 12. Rezilierea Contractului.......................................................................................... 6 Articolul 13. Legea aplicabilă şi soluţionarea litigiilor................................................................ 7

Prevederi financiare ............................................................................................................... 7 Articolul 14 Costuri eligibile ...................................................................................................... 7 Articolul. 15 Plăţi şi dobânzi de întârziere a plăţii ..................................................................... 8 Articolul 16 Contabilitate şi controale tehnice şi financiare..................................................... 11 Articolul 17 Suma finală a finanţării acordată de către Autoritatea Contractantă ................... 12 Articolul 18 Restituirea finanţării nerambursabile ................................................................... 12



2

Dispoziţii generale şi administrative

Articolul 1. Obligaţii generale 1.1. Beneficiarul va implementa Proiectul pe propria sa răspundere şi în conformitate cu Descrierea Proiectului din Anexa I, pentru atingerea obiectivelor proiectului, aşa cum sunt precizate în proiect. 1.2. Beneficiarul trebuie să implementeze Proiectul cu toată atenţia, eficienţa, transparenţa

şi cu toată străduinţa necesară, în concordanţă cu cele mai bune practici din domeniul de activitate vizat şi în conformitate cu prezentul contract . În acest scop Beneficiarul va mobiliza toate resursele financiare, umane şi materiale necesare pentru finalizarea proiectului, aşa cum se specifică în Descrierea Proiectului.

1.3. Beneficiarul va acţiona singur sau în parteneriat cu unul sau mai multe ONG-uri sau alte organisme identificate în Descrierea Proiectului. Acesta poate subcontracta o parte limitata din Proiect ( lucrari şi servicii). Cea mai mare parte a Proiectului trebuie realizată totuşi de către beneficiar şi unde este cazul de partenerii săi. Dacă implementarea proiectului implică încheierea de contracte de către beneficiar , se vor aplica procedurile de acordare a contractului şi regulile de naţionalitate şi origine stabilite în Anexa IV. Autoritatea Contractantă nu recunoaşte nici o legătură contractuală între ea şi partenerul/partenerii Beneficiarului sau cu subcontractorii acestuia. Numai Beneficiarul este singurul care răspunde în faţa Autorităţii Contractante pentru implementarea Proiectului. Beneficiarul se angajează că toate condiţiile impuse lui prin articolele 1,3,4,5,6,7,8,10,14,16 şi 17 se aplică în aceeaşi măsură tuturor partenerilor săi şi cele aplicabile prin Articolele 1,3,4,5,6,8 şi 16 şi tuturor contractanţilor săi. Beneficiarul va include în contractele cu ei dispoziţii care să aibă efectul descris mai sus.

1.4. Beneficiarul şi Autoritatea Contractantă sunt singurele părţi ( „Părţile”) în acest contract. În situaţia în care Comisia Europeană nu este Autoritate Contractantă, ea nu este parte în acest Contract, ceea ce îi va conferi doar drepturile şi obligaţiile care sunt mentionate în mod explicit în contract. Cu toate acestea ea va aproba Contractul, pentru a se asigura că finanţarea nerambursabilă acordată de Autoritatea Contractantă din bugetul1 Comunităţilor Europene şi dispoziţiile acestui Contract privind vizibilitatea se aplică corespunzător.

Articolul 2. Obligaţiile privind informarea şi rapoartele tehnice şi financiare 2.1. Beneficiarul trebuie să furnizeze Autorităţii Contractante toate informaţiile legate de

implementarea Proiectului. În acest scop Beneficiarul trebuie să întocmească rapoarte intermediare şi un raport final. Aceste rapoarte trebuie să conţină o parte tehnică şi una financiară. Ele trebuie să acopere Proiectul în întregime, fără să ţină cont de care parte este finanţată de Autoritatea Contractantă. Autoritatea Contractantă poate solicita informaţii suplimentare în orice moment; aceste informaţii trebuie să-i fie furnizate în maximum 30 zile de la solicitare.

2.2. Fiecare raport intermediar trebuie să furnizeze justificări complete asupra tuturor aspectelor implementării, pentru perioada pentru care este întocmit. Rapoartele trebuie întocmite în aşa fel încât să permită compararea între, pe de o parte obiectivul(ele), mijloacele propuse, rezultatele aşteptate în Descrierea Proiectului şi detaliile bugetului Proiectului, iar pe de altă parte mijloacele folosite, costurile angajate şi rezultatele obţinute (folosind indicatorii de realizare precizaţi în Descrierea Proiectului). Raportul trebuie să includă o situaţie a cheltuielilor Beneficiarului , sau dacă este cazul şi a partenerilor, pentru perioada acoperită de raport şi un plan de acţiune pentru următoarea etapă a implementării proiectului.

1 Cand grantul este finanţat din Fondul de Dezvoltare European, orice menţiune prinvind finanţarea Comunităţii trebuie înţeleasă ca făcând referire la finanţarea Fondului de Dezvoltare European.



3

2.3. Raportul final trebuie să conţină în plus o descriere detaliată a condiţiilor în care a fost realizat proiectul, informaţii asupra măsurilor pentru a asigura vizibilitatea finanţării UE, informaţii care să permită evaluarea impactului Proiectului, dovada transferurilor de proprietate menţionate în Articolul 7.3 şi un decont final al tuturor costurilor eligibile ale Proiectului, plus o recapitulaţie completă a veniturilor şi a cheltuielilor proiectului precum şi a plăţilor primite.

2.4. Rapoartele trebuie elaborate în aceeasi limbă ca şi contractul. Ele trebuie înaintate Autorităţii Contractante la termenele următoare: A. dacă plata se efectuează conform opţiunilor 1 sau 3 din articolul 15.1: un raport unic şi final va fi transmis Autorităţii Contractante în termen de 3 (trei) luni de la terminarea duratei de implementare, aşa cum este definită în articolul 2 al Condiţiilor Speciale. B. Dacă plata se efectuează conform opţiunii 2 din art. 15.1 - un raport intermediar trebuie să însoţească fiecare cerere de plată; - raportul final va fi transmis Autorităţii Contractante în termen de 3 (trei) luni de la terminarea duratei de desfăşurare, aşa cum este definită în articolul 2 al Condiţiilor Speciale. Termenul pentru înaintarea raportului final se prelungeşte cu şase luni atunci când Autoritatea Contractantă este un serviciu al sediului central al Comisiei Europene

2.5. Condiţiile Speciale pot stipula că Beneficiarul trebuie să furnizeze un exemplar suplimentar al rapoartelor pentru Delegaţia Comisiei Europene responsabilă cu monitorizarea Proiectului.

2.6. Dacă Beneficiarul nu furnizează Autorităţii Contractante un raport final în termenul prevăzut de art. 2.4. şi nu furnizează o explicaţie scrisă acceptabilă şi suficientă asupra motivelor care l-au împiedicat să-şi îndeplinească această obligaţie, Autoritatea Contractantă poate rezilia Contractul conform art. 12.2. a) şi poate recupera sumele deja plătite Beneficiarului şi nejustificate. De asemenea, dacă plăţile se efectuează conform opţiunii 2 din art. 15.1. si Beneficiarul nu a prezentat un raport intermediar şi o cerere de plată la sfârşitul fiecărei perioade de 12 luni după data prevazută la art. 2.2 din Condiţiile Speciale, Beneficiarul trebuie să informeze Autoritatea Contractantă asupra motivelor din cauza cărora nu a putut să se conformeze acestei obligaţii şi să indice stadiul în care se află Proiectul. Dacă Beneficiarul nu se achită de aceste obligaţii, Autoritatea Contractantă poate rezilia contractul conform articolului. 12.2 a) şi poate proceda la recuperarea sumelor deja plătite beneficiarului şi nejustificate.

Articolul 3. Responsabilitate 3.1. Autoritatea Contractantă nu poate fi facută responsabilă, în nici o circumstanţă şi din

nici un motiv, pentru daune aduse personalului sau bunurilor Beneficiarului pe durata desfăşurării proiectului. În consecinţă, Autoritatea Contractantă nu va admite nici o cerere de despăgubire sau plăţi suplimentare în legătură cu astfel de daune.

3.2. Beneficiarul îsi va asuma întreaga responsabilitate în raport cu terţe părţi, inclusiv pentru daune de orice natură aduse terţelor părţi pe perioada desfăşurării proiectului. Beneficiarul va exonera Autoritatea Contractantă de orice răspundere asociată cu orice cerere de despăgubire sau acţiune apărută ca urmare a încălcării reglementărilor legale de către Beneficiar, de angajaţii săi sau de persoanele pentru care aceşti anagajaţi răspund, sau ca rezultat al încălcării drepturilor unei terţe părţi.

Articolul 4. Conflict de interese

Beneficiarul se angajează să ia toate măsurile necesare pentru a evita orice conflict de interese şi va informa Autoritatea Contractantă fără întârziere de orice situaţie care cosntituie sau ar putea determina apariţia oricărui asemenea conflict de interese.



4

Este un conflict de interese atunci când exercitarea obiectivă şi imparţială a funcţiilor oricărei persoane din acest Contract este compromisă pentru motive care implică familia, viaţa sentimentală, afinităţi politice sau naţionale, interese economice sau oricare alte interese comune cu o altă persoană.

Articolul 5. Confidenţialitate

În conformitate cu articolul 16, Autoritatea Contractantă şi Beneficiarul se angajează să păstreze confidenţialitatea oricărui document, informaţie şi material communicat lor sub clauză de confidenţialitate, cel puţin şapte ani de la plata finală. În situaţia în care Comisia Europeană nu este Autoritate Contractantă aceasta va avea acces la toate documentele communicate Autorităţii Contractante şi va păstra aceeaşi confidenţialitate.

Articolul 6. Vizibilitate 6.1. Cu exceptia cazurilor în care Comisia Europeană este de acord sau solicita altfel,

Beneficiarul trebuie să ia toate măsurile pentru a face public faptul că Uniunea Europeană a finanţat sau cofinanţat Proiectul. Aceste măsuri trebuie să fie conforme regulilor relevante privind vizibilitatea acţiunilor externe stabilite şi publicate de Comisie.

6.2. În particular, Beneficiarul se va referi la proiect şi la contribuţia financiară a Uniunii Europene în informaţiile furnizate beneficiarilor finali ai Proiectului, în raportarile interne şi anuale şi în orice relaţii cu media. Va afişa sigla UE oriunde este potrivit.

6.3. Orice notificare sau publicaţie a Beneficiarului referitoare la proiect, inclusiv la conferinţe şi seminarii, trebuie să specifice că Proiectul a primit finanţare din partea Uniunii Europene. Orice publicaţie a Beneficiarului, în orice formă şi pe orice suport, inclusiv Internet, trebuie să aibă următoarea menţiune: “Acest document a fost realizat cu asistenţa financiară a Uniunii Europene.Conţinutul acestui document se află în totalitate în responsabilitatea <numele Beneficiarului > şi nu poate fi considerat în nici un caz ca reflectând poziţia Uniunii Europene”.

6.4. Beneficiarul autorizează Autoritatea Contractantă şi Comisia Europeană să publice numele şi adresa sa, scopul finanţării nerambursabile, suma maximă a finanţării şi ponderea finanţării costurilor eligibile a Proiectului, după cum este stabilit în articolul 3.2 din Condiţii Speciale. O derogare de la publicarea acestor informaţii poate fi acordată dacă poate fi pus în pericol Beneficiarul sau pot fi afectate interesele sale comerciale.

Articolul 7. Dreptul de proprietate / de utilizare a rezultatelor şi echipamentelor 7.1 Proprietatea, titlurile şi drepturile de proprietate industrială şi intelectuală asupra rezultatelor

Proiectului precum şi raportarile şi alte documente legate de proiect vor ramâne Beneficiarului.

7.2 Prin derogare de la prevederile articolului 7.1. şi în condiţiile articolului 5, Beneficiarul va acorda Autorităţii Contractante (şi Comisiei Europene când aceasta nu este Autoritatea Contractantă)ş dreptul de a utiliza gratuit şi după cum consideră necesar toate documentele rezultate în urma Proiectului, oricare ar fi forma acestora, dacă aceasta nu încalcă drepturile existente de proprietate industrială şi intelectuală.

7.3 Echipamentele, vehiculele şi materialele plătite din bugetul Proiectului vor fi transferate, cel mai târziu la sfârşitul perioadei de implementare a proiectului, oricărui partener local al beneficiarului sau beneficiarilor finali ai proiectului. Copii ale titlurilor de transfer trebuie să fie anexate raportului final.

Articolul 8. Evaluarea proiectului 8.1. Dacă Comisia face o evaluare intermediară sau ulterioară (ex-post), Beneficiarul se

angajează să pună la dispoziţia acesteia şi/sau persoanelor autorizate de aceasta toate



5

documentele sau informaţiile care sunt necesare în evaluare şi le va acorda drepturile de acces prevăzute la articolul 16.2.

8.2. Dacă oricare din părţi (sau Comisia Europeană) face sau mandatează o evaluare în cadrul proiectului, trebuie să transmită o copie din raportul de evaluare celeilalte părţi şi Comisiei Europene (sau celorlalte părţi, după caz).

Articolul 9. Modificarea contractului 9.1. Orice modificare a contractului, inclusiv a anexelor, trebuie facută în scris şi va face

obiectul unui act adiţional. Dacă cererea de modificare a contractului vine din partea beneficiarului, acesta trebuie să adreseze această cerere Autorităţii Contractante cu o lună (1 lună) înaintea momentului la care doreşte ca această modificare să intre în vigoare, cu excepţia cazurilor bine justificate de beneficiar şi acceptate de Autoritatea Contractantă.

9.2. Cu toate acestea, dacă modificarea contractului nu afectează scopul principal al proiectului şi impactul financiar se limitează la un transfer în cadrul unui singur capitol al bugetului sau la un transfer între capitole implicând o variatie de 15% sau mai puţin din suma initial inscrisă la o rubrică pentru o categorie de cheltuieli eligibile, beneficiarul va aplica modificarea şi va informa Autoritatea Contractantă în scris. Această metodă nu poate fi utilizată pentru a modifica rubrica pentru cheltuieli administrative. Schimbarea adresei, modificarea contului bancar şi a auditorului pot face obiectul unei simple notificări, cu toate că acest lucru nu va afecta opţiunea Autorităţii Contractante de a se opune alegerii făcute de Beneficiar în privinţa contului bancar sau auditorului. Autoritatea Contractantă îşi rezervă dreptul de a solicita schimbarea auditorului la care se face referire în articolul 7.1 din “Condiţiile speciale“ dacă elemente care nu erau cunoscute la încheierea contractului, ridică îndoieli asupra independenţei sau profesionalismului auditorului.

9.3. Un act adiţional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbări în contract care ar pune în discuţie decizia de acordare a finanţării nerambursabile sau ar fi contrare principiului tratamentului egal al solicitanţilor. Suma maximă a finanţării nerambursabile menţionată în articolul 3.2 din Condiţii Speciale nu poate fi majorată.

Articolul 10. Cesionarea

Contractul şi plăţile aferente acestuia nu pot fi transferate sau cedate unei terţe părţi în nici un fel, fără acordul scris prealabil al Autorităţii Contractante.

Articolul 11. Durata de implementare a Proiectului, prelungirea, suspendarea, forţa majoră şi data limită 11.1 Perioada de implementare a Proiectului este stabilită în articolul 2 din Condiţii Speciale.

Beneficiarul trebuie să informeze Autoritatea Contractantă fără întârziere asupra oricăror circumstanţe în măsură să afecteze sau să întârzie implementarea Proiectului. Beneficiarul poate solicita cu cel puţin o lună de zile înainte de terminarea duratei limită de implementare a proiectului, o prelungire a acesteia. Solicitarea trebuie însoţită de toate dovezile necesare evaluării acesteia.

11.2 Beneficiarul poate suspenda implementarea întregului sau a unei părţi a Proiectului dacă circumstanţele (îndeosebi forţa majoră) fac prea dificilă sau periculoasă continuarea acestuia. Beneficiarul trebuie să informeze Autoritatea Contractantă fără întârziere şi să-i pună la dispoziţie toate detaliile necesare. Oricare parte poate rezilia Contractul conform articolului 12.1. În cazul în care Contractul nu este reziliat, Beneficiarul se va strădui să



6

minimizeze durata întreruperii şi să reia implementarea de îndată ce condiţiile o permit şi după ce informează Autoritatea Contractantă despre acest fapt.

11.3 Autoritatea Contractantă poate solicita Beneficiarului suspendarea implementării întregului sau a unei părţi a Proiectului, dacă circumstantele (indeosebi forţa majoră) fac prea dificilă sau periculoasa continuarea acestuia. Oricare parte poate rezilia Contractul conform articolului 12.1. In cazul in care Contractul nu este reziliat, Beneficiarul se va stradui sa minimizeze durata întreruperii şi poate relua implementarea de îndată ce condiţiile o permit cu aprobarea prealabilă scrisă a Autorităţii Contractante.

11.4 Durata de implementare a Proiectului va fi prelungită cu o perioadă de timp egală cu durata întreruperii, fără a prejudicia modificările la Contract, care pot fi necesare în scopul adaptării proiectului la noile condiţii de implementare.

11.5 Forţa majoră reprezintă orice situaţie excepţională neprevăzută sau eveniment în afara controlului părţilor, care îi împiedică pe oricare dintre ei să îşi îndeplinească oricare din obligaţiile contractuale şi care nu poate fi atribuită unei erori sau neglijenţe din partea lor (sau din partea contractorilor lor, agenţílor sau angajaţilor) şi se dovedeşte insurmontabilă în ciuda eforturilor făcute. Defecte în echipamente sau materiale sau întârzieri în asigurarea disponibilităţii lor, conflicte de muncă, greve sau dificultăţi financiare nu pot fi invocate ca forţă majoră. Nu se va considera o încălcare a obligaţiilor contractuale de către o Parte dacă aceasta este împiedicată de forţa majoră să le îndeplinească. Fără a prejudicia Articolele 12.2 şi 12.3, Partea care se confruntă cu forţa majoră va informa cealaltă Parte fără întârziere, menţíonând natura, durata probabilă şi efectele previzibile ale problemei şi va lua toate măsurile pentru minimizarea posibilelor pagube.

11.6 Obligaţiile de plată ale Comunităţii Europene prevăzute prin acest Contract se vor termina după 18 luni după perioada de implementare precizată prin articolul 2 din Condiţii Speciale, cu excepţia cazului în care Contractul se reziliază conform Articolului 12. Autoritatea Contractantă va notifica Beneficiarului orice amânare a termenului limită.

Articolul 12. Rezilierea Contractului 12.1 Dacă o Parte consideră că Contractul nu mai poate fi executat efectiv sau în mod

corespunzător, aceasta se va consulta cu cealaltă parte. Dacă nu se poate ajunge la un acord asupra unei soluţii, oricare Parte poate rezilia Contractul cu un preaviz, în scris, de 2 luni, fără a i se cere să plătească compensaţii.

12.2 Autoritatea Contractantă poate rezilia contractul, fără preaviz şi fără să plătească compensaţii de orice fel, atunci când Beneficiarul: a. nu îsi îndeplineşte, fără justificare, oricare din obligaţiile care îi revin şi, după ce a fost

înştiinţat în scris să îşi îndeplinească aceste obligatii, persistă încă în neonorarea lor sau nu furnizează explicaţii satisfăcătoare în 30 zile de la trimiterea notificării;

b. este în stare de faliment sau pe cale de lichidare, are afacerile administrate de către tribunal, a început proceduri de aranjamente cu creditorii, are activitatea suspendată sau este în orice situaţie analogă, provenind dintr-o procedură similară prevăzută în legislaţia şi reglementările în vigoare;

c. a suferit condamnări definitive datorate unei conduite profesionale printr-o condamnare împotriva căreia nici un apel nu mai este posibil, sau este vinovat de grave greşeli profesionale care pot fi dovedite prin orice mijloace;

d. se angajează în orice act de fraudă sau corupţie sau este implicat în organizaţii criminale sau în alte activităţi ilegale în detrimentul intereselor financiare ale Comunităţilor: acestea sunt valabile şi pentru parteneri, contractori sau agenţi ai Beneficiarului.

e. îsi schimbă personalitatea juridică, cu excepţia cazurilor în care se încheie un act adiţional în acest sens;

f. nu respectă prevederile Articolelor. 4, 10 şi 16 g. face declaraţii false sau incomplete pentru. a obţine finanţarea nerambursabilă

prevăzută în contract sau furnizează raportări care nu corespund realităţii;



7

12.3 . În cazul rezilierii Beneficiarul va fi îndreptăţit la plata finanţării nerambursabile doar pentru partea proiectului executat, excluzând costurile legate de angajamentele curente care se vor implementa dupa reziliere. În acest scop Beneficiarul va introduce o cerere de plată şi un raport final în conformitate cu Articolul 2.

12.4 Cu toate acestea, în cazul rezilierii contractului din vina Beneficiarului în conformitate cu Articolul 12.1 şi în cazurile specificate in Articolul 12.2 d), e) şi g) , Autoritatea Contractantă poate solicita rambursarea parţială sau integrală a sumelor deja plătite din finanţarea nerambursabilă, corespunzător gravităţii faptelor în cauză şi după ce i s-a permis Beneficiarului să transmită observaţiile sale.

12.5 Înainte de sau în locul rezilierii contractului – prevăzută de acest articol, Autoritatea Contractantă poate suspenda plăţile, ca măsură de precauţie fără o înştiinţare prealabilă.

12.6 Acest contract se reziliază automat dacă nu a fost dacă nu s-a dat curs nici unei plăţi in trei ani de la semnare.

Articolul 13. Legea aplicabilă şi soluţionarea litigiilor 13.1 Prezentul contract va fi supus legii Autorităţii Contractante sau, atunci când Autoritatea

Contractantă este Comisia Europeană, va fi suspus legii belgiene. 13.2 Părţile vor face tot posibilul pentru a soluţiona pe cale amiabilă orice litigiu apărut între

ele în cursul implementării acestui Contract. În acest scop, ei vor comunica în scris poziţiile lor şi orice soluţie pe care o consideră posibilă şi se vor întâlni la solicitarea oricăreia dintre părţi. O Parte trebuie să răspundă solicitării pentru o soluţionare amiabilă în termen de 30 de zile. Odată ce această perioadă a expirat, sau dacă încercarea de a ajunge pe cale amiabilă la o soluţíe nu a dus la un acord în termen de 120 de zile de la prima solicitare, fiecare Parte poate notifica celeilalte faptul că ea consideră că procedura a eşuat.

13.3 În cazul eşecului de a ajunge la un acord pe cale amiabilă, litigiul poate fi supus, cu consimtamântul ambelor parti, concilierii Comisiei Europene, dacă aceasta nu este Autoritate Conractantă. Dacă nici o soluţíe nu a fost gasită în 120 de zile de la deschiderea procedurii de conciliere, oricare Parte poate notifica celeilalte faptul că ea consideră că procedura a eşuat

13.4 . În cazul în care procedurile de mai sus eşuează, fiecare parte poate înainta litigiul în instanţele ţării Autorităţii Contractante sau instanţelor de la Bruxelles, atunci când Autoritatea Contractantă este Comisia Europeană.

Prevederi financiare

Articolul 14 Costuri eligibile 14.1 . Pentru a fi considerate eligibile pentru Proiect, costurile trebuie să fie:

- necesare pentru realizarea proiectului, să fie prevăzute în contract şi să respecte principiile unei gestiuni financiare sănătoase, mai ales în privinţa eficienţei economice şi a raportului cost/eficacitate; - angajate în cursul duratei de execuţie a Proiectului, de către Beneficiar sau partenerii săi, aşa cum este aceasta definită în Articolul 2 din Condiţiile Speciale, oricare ar fi momentul plăţii efective de către Beneficiar sau partenerii săi, fără a prejudicia eligibilitatea costurilor la auditul final; - înregistrate în contabilitatea şi documentele fiscale ale Beneficiarului , să fie identificabile şi verificabile şi să fie sustinute de documente justificative în original.

14.2. Referitor la cele de mai sus şi unde este relevant cu respectarea dispoziţíilor Anexei IV, următoarele costuri directe sunt eligibile: - cheltuielile cu personalul aferent proiectului, corespunzând salariilor efective la care se adaugă cheltuielile cu sigurarile sociale şi alte cheltuieli eferente salariilor; salariile şi



8

costurile nu trebuie să depăşească salariile şi costurile suportate în mod normal de beneficiar sau partenerii săi, după cum este cazul; - cheltuielile pentru transportul şi cazarea personalului care ia parte la proiect, pentru sume care nu depăşesc cele în mod normal practicate de Către Beneficiar sau partenerii săi după cum este cazul. Orice rată fixă de rambursare nu trebuie să depăşească nivelurile aprobate anual de Comisia Europeană; - cheltuielile de achizitionare echipamente (noi sau uzate) si servicii cu conditia ca acestea sa corespunda preturilor pieţei; - cheltuieli cu consumabile şi materiale; - cheltuieli cu sub-contractarea; - cheltuieli care derivă în mod direct din cerinţele contractului (difuzare informaţii, evaluarea specifică Proiectului, audit, traduceri, copiere, asigurări, etc,) inclusiv cheltuielile cu serviciile financiare (în special referitoare la transferuri şi garanţii financiare);

14.3. Următoarele costuri nu vor fi considerate eligibile: - provizioane pentru pierderi sau datorii viitoare; - dobânzi datorate; - articolele de cheltuieli deja finanţate printr-o altă finanţare; - cheltuieli cu achiziţionarea de terenuri sau clădiri, excepţie făcând cele necesare pentru implementarea Proiectului, caz în care proprietatea trebuie transferată beneficiarilor finali ai Proiectului la sfârşitul acestuia; - pierderile de schimb valutar; - impozite şi taxe, inclusiv taxa pe valoarea adaugată pe care Beneficiarul (sau unde este cazul partenerii săi) nu o poate recupera şi unde regelementările în vigoare autorizează acoperirea ei;

14.4 O sumă forfetarlă care nu depăşeşte 7 % din costurile eligibile directe ale Proiectului, va fi eligibil ca şi costuri indirecte pentru a acoperi costurile dministrative ale Beneficiarului proiectului. Costurile indirecte vor fi eligibile cu condiţia sa nu includă costuri care se regăsesc în cadrul altui capitol al bugetului contractului. Costurile indirecte nu vor fi eligibile dacă Beneficiarul primeşte în alte situaţii o finanţare nerambursabilă operaţională din partea Comisiei Europene. Articolul 14.4 nu se aplică în cazul unei finanţări nerambursabile operaţionale

14.5. Orice contribuţii în natură ale beneficiarului sau partenerilor săi, care trebuie menţionate separat în Anexa III nu reprezintă cheltuiali efective şi nu sunt costuri eligibile. Aceasta nu pot fi tratate ca şi cofinanţare adusă de Beneficiar. Cu toate acestea, Beneficiarul trebuie să se angajeze să facă aceste contribuţii aşa cum sunt ele stipulate în descrierea Proiectului.

Articolul. 15 Plăţi şi dobânzi de întârziere a plăţii 15.1. Procedurile de plată sunt stabilite în Articolul 4 din Condiţiile Speciale şï corespund

uneia din cele trei opţiuni de mai jos:

Opţiunea 1: Proiecte a căror durată nu depăşeşte 12 luni sau a căror finanţare de către Autoritatea Contractantă nu depaşeşte 100 000 EURO Autoritatea Contractantă va face plăţi Beneficiarului după cum urmează: • un avans de 80% din suma menţionată la Articolul 3.2. al Condiţiilor Speciale, în termen de 45 zile de la primirea de către Autoritatea Contractantă a următoarelor documente: - contractul semnat de cele două paărţi, - o cerere de plată conform modelului ataşat ca Anexa V, şi - o garanţie financiară dacă este cerută în baza Articolului 15.7. • restul de plată (soldul) în termen de 45 de zile de la aprobarea raportului final de către Autoritatea Contractantă în conformitate cu Articolul 15.2. însoţit de cererea de plată a soldului corespunzător modelului din Anexa V.



9

Opţiunea 2: Proiecte a căror durată depăşeşte 12 luni şi în care finanţarea furnizată de Autoritatea Contractantă este mai mare de 100 000 EUR Autoritatea Contractantă va face plăţi Beneficiarului după cum urmează: • un avans de maxim 80% din partea de buget previzionat pentru primele 12 luni ale Proiectului, finantat de Autoritatea Contractantă, asa cum este specificat in art. 4 al Condiţiilor Speciale, în termen de 45 de zile de la primirea de catre Autoritatea Contractantă a următoarelor documente: - contractul semnat de cele doua părţi, - o cerere de plată conform modelului ataşat ca Anexa V, şi - o garanţie financiară dacă este cerută pe baza articolului 15.7. • plăţi intermediare în sumele prevăzute la articolul 4 din Condiţii Speciale, în termen de 45 de zile de la aprobarea rapoartelor intermediare de către Autoritatea Contractantă conform Articolului 15.2 însoţite de : - o cerere de plată conform modelului din Anexa V - un raport de audit – dacă este cerut prin articolul 15.6 - o garanţie financiară dacă este cerută prin Articolul 15.7. • soldul (restul de plată) în termen de 45 zile de la aprobarea de către Autoritatea Contractantă a raportului final, în conformitate cu Articolul 15.2, însoţit de : - o cerere de plată a soldului conform modelului din Anexa V - un raport de audit conform articolului 15.6 Plăţile intermediare nu pot fi făcute decât dacă partea de cheltuieli efectiv angajate, care este finanţată de Autoritatea Contractantă (prin aplicarea procentului stabilit în Articolul 3.2. din Condiţii Speciale) reprezintă cel puţin 70% din suma plăţii anterioare (şi 100% din orice plată anterioară), după cum trebuie arătat în raportul intermediar corespunzător şi unde este cazul, în raportul de audit după cum este specificat în Articolul 15.6. Suma avansului şi a plăţilor intermediare nu poate să depăşească 90% din suma prevăzută la Articolul 3.2. din Condiţii Speciale. Opţiunea 3: Pentru toate Proiectele Beneficiarul va primi finanţarea nerambursabilă de la Autoritatea Contractantă sub forma unei plăţi unice, în termen de 45 de zile de la aprobarea de catre Autoritatea Contractantă a raportului final în conformitate cu Articolul 15.2 , însoţit de : - o cerere de plată a soldului conform modelului din Anexa V - un raport de audit dacă este cerut de articolul 15.6.

15.2. Orice raport este considerat aprobat dacă nu se primeşte un răspuns scris al Autorităţii Contractante în termen de 45 de zile de la data primirii acestuia însoţit de documentele cerute.

Autoritatea Contractantă poate opri curgerea acestui termen prin notificarea Beneficiarului că raportul nu poate fi aprobat şi consideră ca sunt necesare verificări suplimentare. În asemenea cazuri, Autoritatea Contractantă poate cere clarificări, modificări sau informaţii suplimentare care trebuie furnizate în termen de 30 zile de la solicitare. Termenul va curge din nou de la data primirii informaţiilor cerute. Rapoartele trebuie prezentate conform Articolului 2.

15.3. Termenul limită de 45 de zile pentru plată menţionat în Articolul 15.1 de mai sus va expira la data la care contul Autorităţii Contractante este debitat. Autoritatea Contractantă poate suspenda termenul limită, fără prejudicierea articolului 12.5, prin notificarea Beneficiarului că cererea sa de plată nu poate fi admisă, fie pentru că suma în discuţie nu este cuvenită, fie pentru că documentele justificative nu au fost furnizate sau consideră că sunt necesare verificări suplimentare, inclusiv verificări la faţa locului pentru a se asigura că, cheltuielile sunt eligibile. Termenul limită pentru plată va curge din nou de la data la care o formă corectă a cererii de plată este inregistrată.



10

15.4. La expirarea termenului prevăzut mai sus, Beneficiarul - în afara cazurilor în care Beneficiarul este un departament guvernamental sau un organism public dintr-un stat membru al Comunităţii Europene - poate solicita, în termen de 2 luni de la data încasării cu întârziere a plăţii, dobânzi de întârziere la plată, la:

- rata scontului aplicată de banca centrală a statului Autorităţii Contractante, în cazul în care plăţile sunt efectuate în moneda statului respectiv;

- rata aplicată de Banca Centrală Europeană la principalele operaţiuni de refinanţare în EURO, după cum este publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, fascicolul C, dacă plăţile sunt efectuate în EURO.valabilă în prima zi a lunii în care a expirat termenul de plată la care se adaugă trei puncte procentuale şi jumătate. Dobânzile se vor aplica pentru perioada cuprinsă între data la care expiră termenul de plată (exclusiv) şi data la care este debitat contul Autorităţii (inclusiv). Aceasta dobândă nu este considerată un venit în conformitate cu prevederile Articolului 17.3. Orice plată parţială va acoperi mai întâi dobânzile astfel stabilite.

15.5. Toate referinţele la zile în articolul 15 sunt zile calendaristice. 15.6. Un audit extern al conturilor Proiectului, realizat de un auditor autorizat, care este

membru al unui organism internaţional recunoscut pentru auditări statutare, se va ataşa la: - orice cerere de plată intermediară dacă suma totală a avansurilor şi plăţilor intermediare precedente şi actuală depaşeşte 750 000 Euro. - orice cerere de plată a soldului în cazul în care finanţarea nerambursabilă depăşeşte 100 000 Euro. - orice cerere de plată care depăşeşte 75 000 Euro pentru anul financiar, în cazul unei finanţări nerambursabile operaţionale. Printr-un certificat de audit – conform modelului din Anexa VI, auditorul certifică că înregistrările contabile transmise (venituri şi chelutieli) sunt corecte, credibile şi justificate prin documente justificative adecvate şi identifică cheltuielile eligibile angajate în conformitate cu Contractul. Sumele pe care raportul de audit le certifică ca angajate în conformitate cu Contractul vor fi deduse din suma totală platită ca avans sau plăţi intermediare în contract (cliring) În cazul în care Beneficiarul este un department guvernamental sau un organism public al unui stat memebru din Comunitatea Europeană, Autoritatea Contractantă poate excepta Beneficiarul de cerinţa auditării

15.7. Dacă suma totală a avansurilor este mai mare de 80% din suma contractată, ea trebuie să fie complet acoperită de garanţii financiare. Când Beneficiarul este o organizaţie neguvernamentală, o astfel de garanţie este cerută dacă suma totală a avansurilor în contract este mai mare de 1 milion de Euro, sau 90 % din suma Contractului. Garanţia financiară trebuie să fie denominată în Euro şi furnizată de o bancă sau instituţie financiară agreată, stabilită în unul din statele membre ale Comunităţii Europene în conformitate cu modelul din Anexa VII. Această garanţie va rămâne în vigoare până la eliberarea ei de către Autoritatea Contractantă, atunci când suma avansurilor devine din nou mai mică de 1 milion de Euro, sau după plata soldului. Această prevedere nu se aplică dacă Beneficiarul este un department guvernamental sau un organism public dintr-un stat membru al Comunităţii Europene.

15.8. Plăţile datorate de Autoritatea Contractantă se vor face în contul de Proiect sau subcontul care este precizat în fomularul de identificare din Anexa V, care identifică fondurile plătite de Autoritatea Contractantă.

15.9. Autoritatea Contractantă va face plăţile în moneda ţării de care aparţine sau în Euro, în conformitate cu Condiţiile Speciale. În ultimul caz, orice conversie în Euro, a costurilor reale suportate în alte monede, se vor face la rata publicată în Inforeuro pentru luna în care cheltuiala a fost făcută, dacă Condiţiile Speciale nu prevăd altfel.



11

În situaţia unor fluctuaţii excepţionale ale ratei de conversie, părţile se vor consulta cu scopul restructurării proiectului şi pentru reducerea impactului fluctuaţiilor. Dacă este necesar Autoritatea Contractantă poate lua şi alte măsuri suplimentare.

15.10. Orice dobândă sau beneficii echivalente rezultate din avansurile plătite de Autoritatea Contractantă a Beneficiarului vor fi menţionate în rapoartele intermediare şi finale si returnate Autorităţii Contractante la cererea acesteia, în conformitatea cu Articolul 18. Acestea nu sunt luate în considerare la calcularea sumei totale a avansurilor în acest Contract.

Articolul 16 Contabilitate şi controale tehnice şi financiare 16.1 Beneficiarul trebuie să ţină înregistrări contabile sistematice şi corecte referitoare la

implementarea Proiectului folosind un sistem contabil specific cu dublă intrare, ca parte din sau suplimentar faţă de propriul sistem contabil. Acest sistem contabil specific va urma procedurile dictate de uzanţele profesionale. Pentru fiecare proiect trebuie ţinută o contabilitate separată, evidenţiind toate veniturile şi cheltuielile. Aceste conturi trebuie de asemenea să furnizeze detalii precise privind dobânzile obţinute asupra fondurilor plătite de Autoritatea Contractantă.

16.2 Beneficiarul va permite Comisiei Europene, Oficiului European Anti-Fraudă şi Curţii Europene a Auditorilor să verifice, prin examinarea documentelor sau inspecţii la faţa locului, implementarea Proiectului şi să realizeze unui audit complet, dacă este necesar, pe baza documentelor contabile sau a oricăror alte documente relevante pentru finanţarea Proiectului. Aceste inspecţii pot să aibă loc in următorii 7 ani după plata soldului. Mai mult decât atât, Beneficiarul va permite Oficiului European Anti-Fraudă să facă verificări la faţa locului în conformitate cu procedurile stabilite de legislaţia Comisiei Europene pentru protejarea intereselor financiare ale Comunităţilor Eruopene împotriva fraudelor şi altor încălcări ale reglementărilor. În acest scop, Beneficiarul se angajează să acorde personalului sau agenţilor Comisiei Europene, Oficiului European Anti Fraudă şi al Curtii Europene a Auditorilor, drept de acces la locurile şi locaţiile unde se implementează proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice, precum şi la toate documentele şi fişierele informatice privind gestiunea tehnică şi financiară a Proiectului şi va lua toate măsurile pentru a facilita munca acestora. Accesul persoanelor mandatate de Comisia Europenă, Oficiul European Anti Fraudă şi Curtea Europenă a Auditorilor se face sub condiţia confidenţialităţii stricte faţă de terţi, fără a prejudicia obligaţiile de drept public la care se supun acestea. Documentele trebuie să fie uşor accesibile şi arhivate astfel încât să permită o verificare uşoară şi Beneficiarul este obligat sa informeze Autoritatea Contractantă de locul unde se găsesc.

16.3. Documentele menţionate la art. 16.2 includ: A Lucrări, bunuri şi servicii: - oferte de la furnizori; - contracte sau comezi; - facturi şi dovezi ale plăţii sau facturi plătite; dacă materialele provin din stocurile Beneficiarului facturile trebuie să reflecte preţul plătit la momentul achiziţiei; o copie a facturii de achiziţie trebuie să fie ataşată; - în privinţa cheltuielilor cu combustibili şi lubrifianţi, Beneficiarul va ţine o listă recapitulativă conţinând numărul de kilometri parcurşi, consumul mediu al vehiculelor utilizate, preţul carburanţilor şi cheltuielile de întreţinere. B Cheltuieli de personal: - situaţia cheltuielilor cu personalul local angajat pe o perioadă determinată, menţionând suma remuneraţiei plătite, certificate de responsabilul local şi defalcate în salariu brut, cheltuieli cu asigurările sociale, asigurări şi salariu net; - situaţia cheltuielilor privind personalul expatriat sau/şi personalul din Europa (dacă proiectul se desfăşoară în Europa), pe luni de lucru efectiv; cheltuielile se vor evalua pe bază de preţuri unitare pe unităţi de timp lucrat verificabile şi defalcate în salariu brut, cheltuieli cu asigurările sociale, asigurări şi salariu net.



12

16.4. Contractorul garantează că drepturile Comisiei Europene, ale Oficiului European Anti Fraudă şi ale Curtii Europene a Auditorilor de a realiza auditul şi verificările şi controalele vor fi în mod egal aplicabile, în aceleasi condiţii şi în conformitate cu aceleaşi reguli ca şi cele stabilite în acest articol 16, şi pentru partenerul/partenerii şi contractorii Beneficiarului.

Articolul 17 Suma finală a finanţării acordată de către Autoritatea Contractantă 17.1 Suma totală care urmează a fi plătită de Autoritatea Contractantă Beneficiarului nu

poate depăşi suma finanţării nerambursabile prevăzută la Articolul 3.2 din Condiţii Speciale, chiar dacă cheltuielile totale suportate depăşesc bugetul total estimat stabilit în Anexa III.

17.2 În cazul în care costurile eligibile la sfârşitul Proiectului sunt mai mici decât costul total estimat menţionat la Articolul 3.1 al Condiţiilor Speciale, contribuţia Autorităţii Contractante se va limita la suma rezultată din aplicarea procentului fixat la Articolul 3.2 al Condiţiilor Speciale la costurile aprobate de Autoritatea Contractantă.

17.3 Beneficiarul acceptă faptul că finanţarea nerambursabilă nu trebuie în nici un caz să rezulte într-un profit pentru el şi că trebuie să se limiteze la suma necesară pentru echilibrarea veniturilor şi cheltuielilor Proiectului. Profitul se defineşte astfel:

- În cazul unei finanţări nerambursabile, un surplus a intrărilor faţă de costurile Proiectului în cauză când este făcută cererea de plată a soldului. Cu toate acestea, în cazul proeictelor concepute special pentru întărirea capacităţii financiare a Beneficiarului, aceasta distribuţie către membri organismului beneficiar al suplusului de venituri rezultat din activitatea sa, va duce la imbogăţirea personalului său.

- În cazul unui grant operaţional, un sold în surplus al Bugetului Beneficiarului. Aceste prevederi nu se aplică studiilor, cercetărilor şi burselor de formare plătite persoanelor fizice şi nici în cazul premiilor acordate în cadrul concursurilor. 17.4. În plus şi fără prejudicierea dreptului de reziliere a Contractului, în conformitate cu Articolul 12.2, Autoritatea contractantă poate, printr-o decizie justificată în mod corespunzător, dacă Proiectul nu este implementat sau este implementat necorespunzător, parţial sau cu întârziere, să reducă finanţarea nerambursabilă prevăzută iniţial, pentru alinierea ei cu implementarea efectivă a proiectului, faţă de termenii precizaţi în Contract.

Articolul 18. Restituirea finanţării nerambursabile 18.1. Beneficiarul se angajează să plătească Autorităţii Contractante orice sume plătite

suplimentar faţă de suma finală totală datorată, în termen de 45 de zile de la primirea cererii de restituire de la Autoritatea Contractantă.

18.2. Dacă Beneficiarul nu plăteşte aceste sume în termenul fixat de Autoritatea Contractantă, aceasta din urma poate (cu excepţia cazurilor în care Beneficiarul este un departament guvernamental sau organism public al unui stat membru al Comunităţii Europene) să majoreze sumele datorate cu o dobânda la:

- rata de scont aplicată de banca centrală a statului Autorităţii Contractante dacă plăţile sunt efectuate în moneda statului Autorităţii Contractante; - rata aplicată de Banca Centrală Europeană la principalele sale tranzacţii de refinanţare în EURO, dacă plăţile au fost efectuate în EURO, valabilă în prima zi a lunii în care a expirat termenul, la care se adaugă trei puncte procentuale şi jumatate. Dobânda se aplică pe perioada cuprinsă între data expirării termenului fixat de Autoritatea Contractantă (exclusiv) şi data plăţii efective (inclusiv). Orice plăţi parţiale vor trebui să acopere în primul rând dobânda astfel stabilită.

18.3. Sumele returnate Autorităţii Contractante pot fi deduse din sumele de orice fel datorate Beneficiarului. Aceasta nu va prejudicia o eventuală opţiune comună a părţilor de a eşalona plăţile, de comun acord.



13

18.4. Comisioanele bancare generate de returnarea sumelor datorate Autorităţii Contractante vor fi în totalitate suportate de către Beneficiar.

ANEXA III

Bugetul Proiectului

<Asa cum este prezentat de Solicitant ca parte a Cererii de finantare nerambursabila>

Anexa E/III - Bugetul Proiectului

Anexa E/IV – Proceduri de achiziţie 1

ANEXA IV

Reguli de achiziţie aplicabile Beneficiarilor de finanţari nerambursabile în contextul proiectelor externalizate ale Comunităţii Europene

1. PRINCIPII GENERALE Dacă implementarea Proiectului necesită achiziţii din partea Beneficiarului, contractul trebuie acordat ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic (ex.oferta care acordă cel mai bun raport preţ/calitate), ţinându-se cont de principiile transparenţei şi competiţiei faţă de potenţialii contractanţi; se vor evita conflictele de interese. Astfel, Beneficiarul va respecta regulile dispuse mai jos în secţiunile 2-7, din cadrul secţiunii 8. În cazul în care Beneficiarul utilizează serviciile unui birou central de achiziţii, acesta trebuie să respecte regulile impuse Beneficiarului. În cazul în care nu se respectă regulile menţionate anterior, cheltuielile aferente proiectelor în cauză nu vor fi considerate eligibile pentru finanţarea nerambursabilă acordată de Comunitate. Comisia va întreprinde verificări ex-post pentru a stabili dacă Beneficiarul respectă regulile menţionate. 2. ELIGIBILITATEA CONTRACTELOR 2.1 Reglementări privind naţionalitatea Participarea la licitaţiile administrate de către Beneficiar este deschisă în mod egal, tuturor persoanelor fizice şi juridice ale Statelor Membre, sau ale altor state şi teritorii din regiuni care sunt mentionate în mod expres şi/sau acceptate de către Prevederile Financiare, de către legislaţia fundamentală sau de către alte instrumente care guvernează programul de finanţare nerambursabilă. Această prevedere se aplică şi experţilor propuşi de către prestatorii de servicii care participă la licitaţii sau în cadrul altor contracte de servicii finanţate din împrumutul nerambursabil. Participanţii la licitaţie sunt obligaţi să îşi declare ţara de naţionalitate prin documentul legal prevăzut de legislaţia în vigoare în ţara de origine. 2.2 Reglementări privind originea În cazul în care actele legale sau alte instrumente aplicabile în cadrul programului de finanţare nerambursabilă prevăd reguli de origine pentru mărfurile achiziţionate de către Beneficiar în contextul finanţării menţionate, ofertantul trebuie să declare originea mărfurilor. Contractanţii trebuie să prezinte Beneficiarului certificatul de origine al mărfurilor la data primei facturi recepţionate. Certificatul de origine trebuie întocmit de către autorităţile competente din ţara de origine a mărfurilor sau a furnizorului şi trebuie să respecte acordurile internaţionale la care ţara respectivă a aderat sau legislaţia Comunitară în cazul în care ţara este Stat Membru UE.


2.3 Excepţii de la reglementările privind naţionalitatea şi originea În cazul în care este în vigoare un acord de lărgire a pieţei privind achiziţionarea de bunuri şi servicii, contractele de achiziţie sunt aplicabile şi cetăţenilor altor state afiliate acordului respectiv. În plus, în cazuri bine fundamentate, Comisia poate permite cetăţenilor din statele menţionate în secţiunea 2.1 să liciteze pentru contracte (sau stocuri de bunuri originare din astfel de state) pe baza condiţiilor specifice stipulate în actele fundamentale sau în alte instrumente ce guvernează programul de finanţare nerambursabilă.

2.4 Cauze de excludere de la participarea în cadrul unei proceduri de achiziţie Candidaţii sau ofertanţii vor fi excluşi de la participarea în cadrul unei proceduri de achizţtie, dacă:

(a) sunt în stare de faliment sau pe cale de lichidare, au afacerile administrate de către tribunal, au început proceduri de aranjamente cu creditorii, au activitatea suspendată sau sunt în orice situaţie analogă provenind dintr-o procedură similară prevăzută în legislaţia şi reglementările în vigoare;

(b) au suferit condamnări definitive datorate unei conduite profesionale îndreptată împotriva legii, decizie formulată de o autoritate de judecată ce are forţă de res judicata;

(c) sunt vinovaţi de grave greşeli profesionale pe care Beneficiarul le poate dovedi prin orice mijloace;

(d) dacă nu şi-au îndeplinit obligaţiile în legatură cu plata contribuţiilor la asigurările sociale sau plata taxelor, în concordanţă cu reglementările legale ale ţării în care au sediul sau ale ţării de provenienţă a Bneficiarului, sau a normelor reglementate în ţara în care se desfăşoară proiectul;

(e) dacă au fost subiectul unei judecăţi de tip res judicata pentru fraudă, corupţie, implicarea în organizaţii criminale sau în alte activităţi ilegale, în detrimentul intereselor financiare ale Comunităţii;

(f) dacă au efectuat un abuz contractual major, referitor la nerespectarea obligaţiilor contractuale în legătură cu o procedură de achiziţionare sau cu o procedură de acordare de finanţare venită de la bugetul Comunităţii.

Candidaţii sau ofertanţii trebuie să certifice faptul că nu se află în nici una dintre situaţiile menţionate anterior.

2.5 Excluderea de la acordarea contractului propriu-zis

În cazul în care candidaţii sau ofertanţii se află într-una din situaţiile prezentate mai jos, este posibil ca acestora sa nu li se ofere contractul de achiziţie, astfel:


a) sunt subiectul unui conflict de interese;

b) se fac vinovaţi de denaturarea informaţiilor solicitate de către Beneficiar, aceasta venind ca o condiţie de participare în cadrul licitaţiei, sau dacă au omis acordarea acestor informatii.

3. REGLEMENTĂRI COMUNE TUTUROR PROCEDURILOR DE LICITAŢIE Documentele pentru licitaţie trebuie întocmite conform legislaţiei internaţionale în vigoare. În cazul în care nu dispun de documentaţie proprie, beneficiarii finanţării nerambursabile pot utiliza modele (în special dosarul de licitaţie) publicate pe websiteul Comisiei, dedicat proiectelor externe.

Termenele limită de primire a ofertelor şi cererilor de participare trebuie să fie suficient de mari pentru a acorda părţilor interesate o perioadă de timp suficient de mare în vederea pregătirii şi predării ofertelor.

Toate cererile de participare care au fost declarate valabile din punct de vedere al cerinţelor generale vor fi evaluate şi clasate de către un comitet de evaluare pe baza criteriilor de excludere, selectie şi acordare anunţate anterior. Acest comitet trebuie să aibă în componenţă un număr impar de membri, cel puţin trei, care să aibă capacitatea tehnică şi administrativă necesară pentru a emite o opinie informată referitoare la ofertele analizate.

4. REGULI APLICABILE CONTRACTELOR DE PRESTĂRI SERVICII 4.1 Contracte de peste 200,000 Euro sau mai mult Contractele de servicii în valoare de 200.000 Euro sau mai mult vor fi acordate în

urma unei proceduri (licitaţie) internaţionale restricţionate şi după publicarea oficială a unei notificări de achiziţie.

Notificarea de achiziţie va fi publicată în media, pe website-ul Beneficiarului, în presa

internaţională şi în cea internă ţării unde se derulează Proiectul, precum şi în alte periodice de specialitate. Această notificare trebuie să conţină numărul exact al participanţilor la licitaţie, care se va încadra între patru şi opt candidaţi asigurându-se astfel o competiţie validă.

Toţi prestatorii de servicii potenţiali care îndeplinesc condiţiile cerute în secţiunea 2

au dreptul să solicite participarea la licitaţie însă pot depune o ofertă numai candidaţii care satisfac criteriile publicate şi cei invitaţi în scris de către Beneficiar.

4.2 Contracte cu o valoare mai mică de 200,000 Euro

Contractele de servicii cu o valoare mai mică de 200.000 Euro vor fi atribuite printr-o procedură de negociere, nepublicată oficial în care Beneficiarul consultă cel puţin trei prestatori de servicii şi negociază termenii contractului cu unul sau mai muţti dintre aceştia.


Pentru servicii în valoare de 5,000 Euro sau mai puţin, Beneficiarul poate să facă comenzi pe baza unei singure oferte. 5. REGULI APLICABILE CONTRACTELOR DE APROVIZIONARE

5.1 Contracte în valoare de 150.000 Euro sau peste 150.000 Euro Contractele de aprovizionare în valoare de 150,000 Euro trebuie acordate prin licitaţie internaţională în urma publicării unei notificări de achiziţie publică. Notificarea va fi publicată prin intermediul media şi în particular, pe website-ul Beneficiarului, în presa internaţională şi în cea internă ţării unde se derulează Proiectul, precum şi în alte periodice de specialitate. Toţi prestatorii de servicii potenţiali care îndeplinesc condiţiile cerute în secţiunea 2 au dreptul să solicite participarea la licitaţie. 5.2 Contracte cu o valoare între 30.000 Euro şi 150.000 Euro Contractele care respectă această regulă vor fi acordate în urma unei licitaţii deschise, publicată la nivel local; notificarea de achiziţie va fi publicată prin intermediul media dar numai în ţara în care se va derula Proiectul. Licitaţia locală trebuie să asigure şi alţi furnizori care să aibă aceleaşi oportunităţi ca şi cei locali. 5.3 Contracte cu o valoare mai mică de 30.000 Euro Contractele de aprovizionare cu o valoare mai mică de 30.000 Euro vor fi atribuite printr-o procedură de negociere, nepublicată oficial în care Beneficiarul consultă cel puţin trei prestatori de servicii şi negociază termenii contractului cu unul sau mai mulţi dintre aceştia. Pentru materii prime în valoare de 5,000 Euro sau mai puţin, Beneficiarul poate alege pe baza unei singure oferte. 6. REGULI APLICABILE CONTRACTELOR DE LUCRĂRI 6.1 Contracte în valoare de 5.000.000 Euro sau peste 5.000.000 Euro Contractele de lucrări în valoare de 5.000.000 Euro sau peste trebuie acordate prin licitaţie internaţională în urma publicării unei notificări de achiziţie publică. Notificarea de achiziţie va fi publicată prin intermediul media şi în particular, pe website-ul Beneficiarului, în presa internaţională şi în cea internă ţării unde se derulează Proiectul, precum şi în alte periodice de specialitate. Orice contractant care îndeplineşte condiţiile cerute în secţiunea 2 are dreptul să solicite participarea la licitaţie.


6.2 Contracte cu o valoare între 300.000 şi 5.000.000 Euro Contractele care respectă această regulă vor fi acordate în urma unei licitaţii deschise, publicată la nivel local; notificarea de achiziţie va fi publicată prin intermediul media dar numai în ţara în care se va derula Proiectul. Licitaţia locală trebuie să asigure participarea şi altor contractanţi eligibili care să aibă aceleaşi oportunităţi ca şi cei locali.

6.3 Contracte cu o valoare mai mică de 300.000 Euro Contracate de lucrări cu o valoare mai mică de 300.000 Euro vor fi atribuite printr-o procedură de negociere, nepublicată oficial în care Beneficiarul consultă cel puţin trei contractanţi şi negociază termenii contractului cu unul sau mai mulţi dintre aceştia. Pentru proiecte în valoare de 5,000 Euro sau mai puţin, Beneficiarul poate alege pe baza unei singure oferte.

7. UTILIZAREA PROCEDURII DE NEGOCIERE Beneficiarul poate utiliza această procedura de alegere a unei singure oferte, în

următoarele cazuri: a) în situaţii de extremă urgenţă cauzate de evenimente imposibil de prevăzut

de către Beneficiar şi pentru care acesta nu poate fi blamat, termenul limită alocat pentru procedurile menţionate în secţiunile 3-6 nu se va menţine. Circumstanţele invocate ca fiind urgente nu trebuie să fie atribuibile Beneficiarului.

Proiectele derulate în situaţii de criză identificate de către Comisie se consideră că au promovat testul de urgenţă. Comisia îl va anunţa pe Beneficiar în cazul apariţiei unei situaţii de criză dar şi în cazul încetării acesteia.

b) În cazul în care serviciile sunt prestate de instituţii publice, organizaţii non-

profit sau alte asociaţii şi sunt legate de activităţi instituţionale sau oferă asistenţă socială;

c) În cazul în care contractele presupun prestarea unor activităţi deja aflate în

derulare care nu au fost incluse în contract dar care în urma unor evenimente neprevăzute au devenit necesare pentru continuarea contractului sau activităţi care presupun reluarea unor servicii ce trebuie prestate de către contractorul desemnat în contractul iniţial;

d) În cazul unor livrări adiţionale din partea furnizorului iniţial, aduse fie cu scop

de înlocuire parţială a stocurilor şi instalaţiilor, fie ca o mărire a cantităţilor de materiale existente; această variantă îi permite Beneficiarului păstrarea furnziorului iniţial; în caz contrar, Beneficiarul ar fi nevoit să achizţioneze echipamente cu diferite caracteristici tehnice care ar putea duce, în timp la incompatibilitate, dificultăţi tehnice de operare şi administrare;

e) pentru lucrările adiţionale care nu au fost incluse în contractul iniţial şi care, în

urma unor factori neprevăzuţi au devenit necesare în vederea finalizării proiectelor;


f) În cazul în care licitaţia a eşuat adică nu s-a obţinut o ofertă rentabilă din punct de vedere calitativ şi/sau financiar. În aceste cazuri, după anularea licitaţiei, Beneficiarul poate negocia cu unul sau mai mulţi ofertanţi dintre cei care au participat la licitaţie, cu condiţia ca termenii iniţiali ai licitatţei să nu fie incălcaţi;

g) În cazul în care contractul menţionat este rezultatul unui concurs; toţi

câştigătorii declaraţi au dreptul de a participa la negocieri; h) În cazul în care, din motive tehnice sau din motive de protecţie a drepturilor

de exclusivitate, contractul trebuie acordat unui singur furnizor de servicii; i) În cazul garantării contractului prin natura şi caracteristicile materialelor; de

exemplu când realizarea contractului este rezervată exclusiv deţinătorilor de brevete sau licenţe.

8. CAZURI SPECIALE

8.1 Co-finanţarea

În cazul în care :

- Proiectul este co-finanţat de mai multi finanţatori;

- unul dintre finanţatorii a cărui contribuţie la costurile totale ale Proiectului este mai mare decât cea a Comisiei, impune Beneficiarului reguli de achiziţie diferite faţă de cele menţionate în secţiunile 3-6, atunci, Beneficiarul poate aplica aceste reguli. În general, regulile menţionate în secţiunile 1 şi 2 referitoare la origine şi naţionalitate rămân în vigoare.

8.2 Administraţiile publice din Statele Membre

În cazul în care Beneficiarul are rolul de autoritate contractantă şi/sau entitate contractantă în sensul menţionat în Directiva Comunităţii referitoare la procedurile de achiziţie, se vor aplica reglementările relevante şi nu cele încadrate în secţiunile 3-6.

În general, regulile menţionate în secţiunile 1 şi 2 referitoare la origine şi naţionalitate rămân în vigoare.

N.B.: Plăţile intermediare şi finale necesită aprobarea raportului corespondent (vezi Articolul 15(1) din Condiţiile Generale la Contract) Anexa E/V – Cerere de plată

Anexa V

Cerere de plată pentru contractul de finanţare nerambursabilă Acţiuni externe ale Comunităţii Europene

Data cererii de plată [....………....] În atenţia [ Adresa Autorităţii Contractante]

[ Unitatea financiară indicată în contract]1 Numărul de referinţă pentru Contractul de finanţare nerambursabilă: .……………….. Titlul Contractului de finanţare nerambursabilă: .………………………………………… Numele şi adresa Beneficiarului: .……………………………………………………... …. Cererea de plată numărul: .…………………………………………………………….. …. Perioada acoperită de cererea de plată: ………………………………………………..… Domnule/Doamnă, Subsemnatul/a, …….. (nume), prin prezenta solicit plata avansului / plata intermediară / plata finală2 în cadrul contractului menţionat mai sus. Suma cerută este [conform Articolului 4.2 din Condiţiile Speciale ale Contractului / următoarea: ………………………...]3 Anexez următoarele documente suport:

− contractul semnat (pentru plata avansului) − raportul de audit, dacă este cerut de articolul 15.6 din Condiţiile Generale ale contractului − garanţia financiară, dacă este cerută de Articolul 15.7 din Condiţiile Generale ale

contractului − raportul tehnic şi financiar intermediar (pentru plata intermediară) − raport final de implementare (pentru plata finală)4

Suma certificată de raportul de audit care se deduce din suma totală a plăţilor în avans şi intermediare în acest contract este următoarea: ………………………………………………. Plata trebuie facută în următorul cont bancar:…………………...5 Cu stimă, [semnătura]

1 Dacă Autoritatea Contractantă este un serviciu al sediului central al Comisiei Europene. Va rugăm să nu uitaţi să transmiteţi o copie a acestei scrisori la Delegaţia Comisiei menţionată în Articolul 5.1 din Condiţiile Speciale la Contract. 2 Stergeţi cele două opţiuni care nu se aplică. 3 Stergeţi opţiunea care nu se aplică. 4 Stergeţi partea care nu se aplică. 5 Indicaţi numărul de cont precizat în formularul de identificare anexat Contractului.

Anexa V - IDENTIFICARE FINANCIARĂ

TITULARUL CONTULUI

NUME

ADRESA

LOCALITATE/JUDEŢ COD POŞTAL

COD TVA

PERSOANA DE CONTACT

TELEFON FAX

E-MAIL

BANCA

NUME

ADRESA

LOCALITATE/JUDEŢ COD POŞTAL

ŢARA

NUMAR CONT

COD BIC

ŞTAMPILA BĂNCII - SEMNĂTURA REPREZENTANTULUI BĂNCII DATA - SEMNĂTURA TITULARULUI DE CONT( ambele sunt obligatorii) ( Obligatoriu)

Anexa E / Vi - Identificare financiară

MINISTRY OF EUROPEAN INTEGRATION (MEI) 17 Apolodor Street (Sector 5), Bucharest, Romania

PHARE 2003 ECONOMIC AND SOCIAL COHESION PROGRAMME

“Small-scale Waste Management Investment Scheme”

(Pilot Phase)

Grant Contract

(ANNEX E)

Budget Line: RO 2003/005-551.05.03.03

Annex E - Grant Contact – Spécial Conditions -1-

GRANT CONTRACT - EXTERNAL OPERATIONS OF THE EUROPEAN COMMUNITY -

[contract identification number]

THE MINISTRY OF EUROPEAN INTEGRATION (MoEI) 17 Apolodor St., Bucharest, Romania (“the Contracting Authority”) and THE CENTRAL REGIONAL DEVELOPMENT AGENCY (RDA) _______________ Address _________________________, (“the Implementing Authority”)

of the one part, and [full name of Beneficiary or acronym where relevant] with its office at [address [of registered office for companies and associations, of main office for public bodies and universities], VAT number or equivalent official registration number where appropriate], ("the Beneficiary"),

of the other part, have agreed as follows:

Special conditions Article 1 - Purpose 1.1 The purpose of this contract is the award of a grant by the Contracting Authority for the

implementation of the Operation entitled: [title of Operation] ("the Operation"). 1.2 The Beneficiary will be awarded the grant on the terms and conditions set out in this

contract, which consists of these special conditions ("Special Conditions") and the annexes, which the Beneficiary hereby declares it has noted and accepted.

1.3 The Beneficiary accepts the grant and undertakes to carry out the Operation under its own

responsibility. Article 2 - Implementation period of the Operation 2.1 This contract shall enter into force on the date when the last of the three Parties signs. 2.2 Implementation of the Operation shall begin on:

- "the day following that on which the last of the three Parties signs"

2.3 The Operation's implementation period, as laid down in Annex I, is [number of months].


Article 3 - Financing the Operation 3.1 The total cost of the Operation eligible for financing by the Contracting Authority is

estimated at ... [........],1 as set out in Annex III. 3.2 The Contracting Authority undertakes to finance a maximum of ... [...], equivalent to [...]%

of the estimated total eligible cost specified in paragraph 1; the final amount shall be established in accordance with Article 17 of Annex II.

Article 4 - Technical and financial reporting and payment arrangements 4.1 Technical and financial reports shall be produced in support of payment requests, in

compliance with Articles 2 and 15.1 of Annex II. 4.2 Payment will be made in accordance with Article 15 of Annex II. Of the options referred to

in Article 15.1, the following will apply: Option 2 The Contracting Authority shall pay the grant to the Beneficiary in the following manner: • an initial pre-financing instalment of 80% of that part of the estimated budget for

the first 12 months financed by the Contracting Authority, as specified in Article 4 of the Special Conditions, within 45 days of receipt by the Contracting Authority of : – the Contract signed by both Parties, – a request for payment conforming to the model in Annex V, and – a financial guarantee if required under Article 15.7;

• further pre-financing instalments of the amount specified in Article 4 of the

Special Conditions within 45 days of the Contracting Authority approving an interim report in accordance with Article 15.2, accompanied by: – a request for payment conforming to the model in Annex V, – an audit report if required under Article 15.6, – a financial guarantee if required under Article 15.7;

• the balance within 45 days of the Contracting Authority approving the final report in

accordance with Article 15.2, accompanied by: – a request for payment of the balance conforming to the model in Annex V – an audit report in accordance with Article 15.6.

Further pre-financing may only be given if the part of the expenditure actually incurred which is financed by the Contracting Authority (by applying the percentage set out in Article 3.2 of the Special Conditions) stands at 70% at least of the previous payment (and at 100% of any previous payments) as attested in the corresponding interim report and, where applicable, in an audit report as specified in Article 15.6. The sum total of pre-financing under the Contract may not exceed 90% of the amount referred to in Article 3.2 of the Special Conditions. Article 5 - Contact addresses Any communication relating to this contract must be in writing, state the number and title of the Operation and be sent to the following addresses: For the Contracting Authority: 1 Give all amounts in the currency selected for payment (euro or the currency of the country of the

Contracting Authority).


Ministerul Integrarii Europene Bd. Libertatii nr. 12, sector 5, Bucuresti, Romania, tel.___________ fax___________ For the Implementing Authority: Agentia pentru Dezvoltare Regionala Centru______ Address Str. Decebal nr. 12 2500, Alba Iulia tel._____________ fax______________ For the Beneficiary: Name________________________________ Address ______________________________ tel.____________ fax____________ A copy of the reports referred to in Article 4.1 must be sent to the European Commission Delegation in charge of monitoring the Operation, at the following address: Delegation of the European Commission in Romania Attn. Mrs. Daniela Cancescu 18-20, Jules Michelet Street Bucharest 70154 Article 6 - Annexes 6.1 The following documents are annexed to these Special Conditions and form an integral

part of the contract: Annex I: Description of the Operation Annex II: General Conditions applicable to European Community-financed grant contracts

for external Operations

Annex III: Budget for the Operation Annex IV: Contract-award procedures Annex V: Standard request for payment and financial identification form Annex VI: Visual Identity Guidelines2 6.2 In the event of conflict between the provisions of the Annexes and those of the Special

Conditions, the provisions of the Special Conditions shall take precedence. In the event of conflict between the provisions of Annex II and those of the other annexes, those of Annex II shall take precedence.

2 Reference should be made to the relevant organisations website where access to this information is

available.


[Article 7 - Other specific conditions applying to the Operation] 7.1 The General Conditions are supplemented by the following:

7.1.1 The audit firm which will carry out the audit(s) referred to in Article 16.5 of Annex II is [name, address, telephone and fax numbers].3

7.1.2 With reference to Article 2(4) of General Conditions, the reports shall be

presented in Romanian, together with a summary version presented in English. 7.1.3 With reference to Article 2(4) of General Conditions, the Beneficiary must submit

the last claim for funds to the Contracting Authority before …….. 7.1.4 With reference to Article 6(1) of General Conditions, publicity concerning the

Operation shall, where applicable, include the reference to funding by the Government of Romania too.

7.1.5 With reference to Article 16(2) of General Conditions, the Beneficiary must also

consent that the Implementing Authority and the Romanian Court of Auditors have the same inspection rights as the institutions mentioned in the first paragraph of that article.

7.2 The following derogations from the General Conditions shall apply:

7.2.1 By derogation from Article 2(4), the following reports shall be supplied by the

beneficiary in 3 copies in Romanian, together with a summary version presented in English and copies of all the relevant supporting documents:

- interim (narrative and financial) reports, according to the Article 2 (4) of

General Conditions; - supplementary quarterly interim (narrative and financial) reports; - a final report according to the Article 2 (4) of General Conditions, within three

months of the end of the period of execution as defined in Article 2 of the Special Conditions, but no later than …….

7.2.2 By derogation from Article 6, the Beneficiary shall endeavour to publicise the

work undertaken and to highlight the participation of the European Union in the programme. The Beneficiary shall follow the Visual Identity Guidelines, which apply to all information and publicity products to be employed in the course of the Operation. The Guidelines are specified in a brochure and/or CD-ROM produced in both English and Romanian. This brochure/CD-ROM forms an integral part of the Contract and one copy is provided as Annex VI of the Contract. Further copies may be obtained from the Information Officer at the EC Delegation in Romania. In specific cases, or where further clarification is required the Beneficiary shall, in the first instance, turn to the Information Officer at the EC Delegation in Romania. The identity standards contained in this brochure/CD ROM may only be used in connection with the implementation of this contract. The Beneficiary shall liaise with the EC Delegation in Romania on matters in which guidance is sought, including compilation of guest lists, use of mailing lists and promotional items.

7.2.3 By derogation from Article 9, the Contract cannot be amended in order to

increase the approved in-kind contribution included in the Annex III.

3 This provision is inserted only where an audit is provided for in Article 16.5 of Annex II.


7.2.4 By derogation from Article 15(1) the payment procedures are set out in Article 4 of the Special Conditions.

Done at [.........] in three originals in the English language, two of them for the Contracting Authority and one for the Beneficiary.

For the Beneficiary ………………………………………………..………………………………………………..[name and title of the individual(s)

authorised to sign] [signature] [date]

For the Contracting Authority Ministry of European Integration ………………………………………………[name of the official(s) authorised to

sign] [signature] [date]

For the Implementing Authority Centrl Regional Development Agency

________ ………………………………………… [name of the official(s) authorised to

sign] [signature] [date]

Annex E / I – Grant Contract / Description of operation

ANNEX I Description of the Operation

<As submitted by the Applicant as part of the Grant Application>

E3E cg

May 2003

$11(;�,,

*HQHUDO�&RQGLWLRQV�DSSOLFDEOH�WR�(XURSHDQ�&RPPXQLW\�ILQDQFHG�JUDQWFRQWUDFWV�IRU�H[WHUQDO�DFWLRQV

&217(176

*HQHUDO�DQG�DGPLQLVWUDWLYH�SURYLVLRQV

Article 1 - General obligations 2

Article 2 - Obligation to provide information and financial and technical reports 3

Article 3 - Liability 4

Article 4 - Conflict of interests 4

Article 5 - Confidentiality 5

Article 6 - Visibility 5

Article 7 - Ownership/use of results and equipment 5

Article 8 - Evaluation of the Action 6

Article 9 - Amendment of the Contract 6

Article 10 - Assignment 7

Article 11 - Implementation period of the Action, extension, suspension, forcemajeure and end date 7

Article 12 - Termination of the Contract 8

Article 13 - Applicable law and dispute settlement 9

)LQDQFLDO�SURYLVLRQV

Article 14 - Eligible costs 10

Article 15 - Payment and interest on late payment 11

Article 16 - Accounts and technical and financial checks 15

Article 17 - Final amount of financing by the Contracting Authority 16

Article 18 - Recovery 17

E3E cg

2

*(1(5$/�$1'�$'0,1,675$7,9(�3529,6,216

�$57,&/(��*(1(5$/�2%/,*$7,216

1.1. The Beneficiary shall implement the Action under his own responsibility andin accordance with the Description of the Action in Annex I with a view toachieving the objectives laid down therein.

1.2. The Beneficiary shall implement the Action with the requisite care,efficiency, transparency and diligence, in line with best practice in the fieldconcerned and in compliance with this Contract.

For this purpose the Beneficiary shall mobilise all the financial, human andmaterial resources required for full implementation of the Action as specifiedin the Description of the Action.

1.3. The Beneficiary shall act alone or in partnership with one or more NGOs orother bodies identified in the Description of the Action. He may subcontracta limited portion of the Action (works and services). The bulk of the Actionmust, however, be undertaken by the Beneficiary and, where applicable, hispartners.

If implementation of the Action involves the conclusion of contracts by theBeneficiary, the contract-award procedures and rules of nationality andorigin set out in Annex IV shall apply.

The Contracting Authority does not acknowledge any contractual linkbetween itself and the Beneficiary’s partner(s) or subcontractors. TheBeneficiary alone shall be accountable to the Contracting Authority for theimplementation of the Action. He shall undertake that the conditionsapplicable to him under Articles 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 14, 16 and 17 shallalso apply to his partners, and those applicable under Articles 1, 3, 4, 5, 6, 8and 16 to all his contractors. He shall include provisions to that effect asappropriate in his contracts with them.

1.4. The Beneficiary and the Contracting Authority are the only parties (the“Parties”) to this Contract. Where the European Commission is not theContracting Authority, it is not Party to this Contract, which confers on itonly the rights and obligations explicitly mentioned therein. Nevertheless itshall endorse the Contract to ensure the financing of the ContractingAuthority's grant from the European Communities’ budget1, and theprovisions in this Contract on visibility shall apply accordingly.

1 Where a grant is financed by the European Development Fund, any mention of Community financingmust be understood as referring to European Development Fund financing.

E3E cg

3

�$57,&/(��2%/,*$7,21�72�3529,'(�,1)250$7,21�$1'�),1$1&,$/�$1'�7(&+1,&$/

5(32576

2.1. The Beneficiary must provide the Contracting Authority with all requiredinformation on the implementation of the Action. To that end, theBeneficiary must draw up interim reports and a final report. These reportsshall consist of a technical section and a financial section. They shall coverthe Action as a whole, regardless of which part of it is financed by theContracting Authority. The Contracting Authority may request additionalinformation at any time and that information must be supplied within 30days of the request.

2.2. Each interim report must provide a full account of all aspects of the Action’simplementation for the period covered. The report shall be laid out in such away as to allow comparison between on the one hand the objective(s), themeans proposed, the results expected in the Description of the Action andthe budget details for the Action and on the other hand the means employed,the costs incurred and the results obtained (using the indicators ofachievement provided for in the Description of the Action). The report shallinclude a statement of the beneficiary’s, and as the case may be eachpartner’s, outlay for the period covered and a work plan the next phase of theAction's implementation.

2.3. The final report shall in addition contain a detailed description of theconditions in which the Action was carried out, information on the stepstaken to ensure the visibility of EU financing, information with which toevaluate the Action's impact, the proof of the transfers of ownership referredto in Art 7.3 and a final statement of all the eligible costs of the Action, plusa full summary statement of the Action's income and expenditure andpayments received.

2.4. The reports shall be drafted in the language of the Contract. They shall besubmitted to the Contracting Authority at the following intervals:

A. if payments are made in accordance with option 1 or option 3 ofArticle 15.1: a single final report shall be forwarded no later than threemonths after the implementation period as defined in Article 2 of theSpecial Conditions;

B. if payments are made in accordance with option 2 of Article 15.1:

– an interim report must accompany every request for payment;

– the final report shall be forwarded no later than three months after theimplementation period as defined in Article 2 of the Special Conditions.

The deadline for submission of the final report is extended to six monthswhere the Contracting Authority is a service at the headquarters of theEuropean Commission.

E3E cg

4

2.5. The Special Conditions may stipulate that the Beneficiary must supply anextra copy of the reports for the European Commission Delegation in chargeof monitoring the Action.

2.6. If the Beneficiary fails to supply the Contracting Authority with a final reportby the final report deadline laid down in Article 2.4 and fails to furnish anacceptable and sufficient written explanation of the reasons why he is unableto comply with this obligation, the Contracting Authority may terminate theContract in accordance with Article 12.2 a) and recover the amounts alreadypaid and not substantiated.

Furthermore, where payments are made in accordance with option 2 ofArticle 15.1 and the Beneficiary fails to present an interim report and arequest for payment by the end of each twelve-month period following thedate laid down in Article 2.2 of the Special Conditions, the Beneficiary mustinform the Contracting Authority of the reasons why he is unable to do so,and provide a summary of progress in the Action. If the Beneficiary fails tocomply with this obligation, the Contracting Authority may terminate theContract in accordance with Article 12.2 a) and recover the amounts alreadypaid and not substantiated.

�$57,&/(��/,$%,/,7<

3.1. The Contracting Authority cannot under any circumstances or for any reasonwhatsoever be held liable for damage or injury sustained by the staff orproperty of the Beneficiary while the Action is being carried out. TheContracting Authority cannot therefore accept any claim for compensation orincreases in payment in connection with such damage or injury.

3.2. The Beneficiary shall assume sole liability towards third parties, includingliability for damage or injury of any kind sustained by them while the Actionis being carried out. The Beneficiary shall discharge the ContractingAuthority of all liability arising from any claim or action brought as a resultof an infringement by the Beneficiary or the Beneficiary’s employees orindividuals for whom those employees are responsible of rules orregulations, or as a result of violation of a third party’s rights.

�$57,&/(��&21)/,&7�2)�,17(5(676

The Beneficiary undertakes to take all necessary precautions to avoidconflicts of interests and shall inform the Contracting Authority withoutdelay of any situation constituting or likely to lead to any such conflict.

There is a conflict of interests where the impartial and objective exercise ofthe functions of any person under this Contract is compromised for reasonsinvolving family, emotional life, political or national affinity, economicinterest or any other shared interest with another person.

E3E cg

5

�$57,&/(��&21),'(17,$/,7<

Subject to Article 16, the Contracting Authority and the Beneficiaryundertake to preserve the confidentiality of any document, information orother material communicated to them in confidence until at least seven yearsafter the final payment. Where the European Commission is not theContracting Authority it shall still have access to all documentscommunicated to the Contracting Authority and will maintain the sameconfidentiality.

�$57,&/(��9,6,%,/,7<

6.1. Unless the European Commission agrees or requests otherwise, theBeneficiary must take all necessary steps to publicise the fact that theEuropean Union has financed or cofinanced the Action. Such measures mustcomply with the relevant rules on the visibility of external actions laid downand published by the Commission.

6.2. In particular, the Beneficiary shall mention the Action and the EuropeanUnion’s financial contribution in information given to the final recipients ofthe Action, in its internal and annual reports, and in any dealings with themedia. It shall display the EU logo wherever appropriate.

6.3. Any notice or publication by the Beneficiary concerning the Action,including those given at a conference or seminar, must specify that theAction has received EU funding. Any publication by the Beneficiary, inwhatever form and by whatever medium, including the internet, must includethe following statement: “7KLV� GRFXPHQW� KDV� EHHQ� SURGXFHG� ZLWK� WKHILQDQFLDO�DVVLVWDQFH�RI� WKH�(XURSHDQ�8QLRQ��7KH�FRQWHQWV�RI� WKLV�GRFXPHQWDUH� WKH� VROH� UHVSRQVLELOLW\� RI� ��%HQHILFLDU\V� QDPH� !� DQG� FDQ� XQGHU� QRFLUFXPVWDQFHV� EH� UHJDUGHG� DV� UHIOHFWLQJ� WKH� SRVLWLRQ� RI� WKH� (XURSHDQ8QLRQ.”

6.4. The Beneficiary authorises the Contracting Authority and the EuropeanCommission to publish his name and address, the purpose of the grant, themaximum amount of the grant and rate of funding of the Action's eligiblecosts, as laid down in the Article 3.2 of the Special Conditions. A derogationfrom publication of this information may be granted if it could endanger theBeneficiary or harm his commercial interests.

�$57,&/(��2:1(56+,3�86(�2)�5(68/76�$1'�(48,30(17

7.1. Ownership of, and title and intellectual and industrial property rights to, theAction's results, reports and other documents relating to it shall be vested inthe Beneficiary.

7.2. Notwithstanding the provisions of Article 7.1 and subject to Article 5, theBeneficiary grants the Contracting Authority (and the European Commissionwhere it is not the Contracting Authority) the right to use freely and as it sees

E3E cg

6

fit all documents deriving from the Action, whatever their form, provided itdoes not thereby breach existing industrial and intellectual property rights.

7.3. By the end of the implementation of the Action, the equipment, vehicles andsupplies paid for by the Budget for the Action must be transferred to anylocal partners of the Beneficiary or the final recipients of the Action. Copiesof the title transfers must be attached to the final report.

�$57,&/(��(9$/8$7,21�2)�7+(�$&7,21

8.1. If the Commission carries out an interim or ex post evaluation, theBeneficiary shall undertake to provide it and/or the persons authorised by itwith any document or information which will assist with the evaluation, andgrant them the access rights described in Article 16.2.

8.2. If either Party (or the European Commission) carries out or commissions anevaluation in the course of the Action, it must provide the other Party and theEuropean Commission (or the Parties) with a copy of the evaluation report.

�$57,&/(��$0(1'0(17�2)�7+(�&2175$&7

9.1. Any amendment to the Contract, including the annexes thereto, must be setout in writing in an addendum.

If an amendment is requested by the Beneficiary, he must submit that requestto the Contracting Authority one month before the date on which theamendment should enter into force, unless there are special circumstancesduly substantiated by the Beneficiary and accepted by the ContractingAuthority.

9.2. However, where the amendment does not affect the basic purpose of theAction and the financial impact is limited to a transfer within the samebudget heading, or a transfer between budget headings involving a variationof 15% or less of the amount originally entered under each relevant headingfor eligible costs, the Beneficiary may apply the amendment and inform theContracting Authority accordingly in writing. This method may not be usedto amend the heading for administrative costs.

Changes of address, changes of bank account and changes of auditor maysimply be notified, although this does not stop the Contracting Authorityfrom opposing the Beneficiary’s choice of bank account or auditor.

The Contracting Authority reserves the right to require that the auditorreferred to in Article 7.1 of the Special Conditions be replaced ifconsiderations which were unknown when the Contract was signed castdoubt on the auditor’s independence or professional standards.

9.3. An addendum may not have the purpose or the effect of making changes tothe Contract that would call into question the grant award decision or becontrary to the equal treatment of applicants. The maximum grant referred toin Article 3.2 of the Special Conditions may not be increased.

E3E cg

7

��$57,&/(��$66,*10(17

The Contract and the payments attached to it may not be transferred orassigned to a third party in any manner whatsoever without the prior writtenconsent of the Contracting Authority.

��$57,&/(��,03/(0(17$7,21�3(5,2'�2)�7+(�$&7,21��(;7(16,21��6863(16,21�)25&(�0$-(85(�$1'�(1'�'$7(

11.1. The implementation period of the Action is laid down in Article 2 of theSpecial Conditions. The Beneficiary must inform the Contracting Authoritywithout delay of any circumstances likely to hamper or delay theimplementation of the Action. The Beneficiary may request an extension ofthe Action’s implementation period no later than one month before it ends.The request must be accompanied by all the supporting evidence needed forits appraisal.

11.2. The Beneficiary may suspend implementation of all or part of the Action ifcircumstances (chiefly force majeure) make it too difficult or dangerous tocontinue. The Beneficiary must inform the Contracting Authority withoutdelay and provide all the necessary details. Each Party may terminate theContract in accordance with Article 12.1. If the Contract is not terminated,the Beneficiary shall endeavour to minimise the time of its suspension andshall resume implementation once circumstances allow, and shall inform theContracting Authority accordingly.

11.3. The Contracting Authority may request the Beneficiary to suspendimplementation of all or part of the Action if circumstances (chiefly forcemajeure) make it too difficult or dangerous to continue. Each Party mayterminate the Contract in accordance with Article 12.1. If the Contract is notterminated, the Beneficiary shall endeavour to minimise the time of itssuspension and shall resume implementation once circumstances allow, withthe prior written approval of the Contracting Authority.

11.4. The implementation period of the Action shall be extended by a periodequivalent to the length of suspension, without prejudice to amendments tothe Contract that may be necessary to adapt the Action to the newimplementing conditions.

11.5. Force majeure shall mean any unforeseeable exceptional situation or eventbeyond the parties’ control which prevents either of them from fulfilling anyof their contractual obligations, is not attributable to error or negligence ontheir part (or the part of their contractors, agents or employees), and provesinsurmountable in spite of all due diligence. Defects in equipment ormaterial or delays in making them available, labour disputes, strikes orfinancial difficulties cannot be invoked as force majeure. A Party shall not beheld in breach of its contractual obligations if it is prevented from fulfillingthem by force majeure. Without prejudice to Articles 12.2 and 12.3, the Partyfaced with force majeure shall inform the other Party without delay, statingthe nature, probable duration and foreseeable effects of the problem, and takeany measure to minimise possible damage.

E3E cg

8

11.6. The payment obligations of the European Community under this Contractshall end 18 months after the implementation period laid down in Article 2of the Special Conditions, unless the Contract is terminated under Article 12.

The Contracting Authority shall notify the Beneficiary of any postponementof the end date.

��$57,&/(��7(50,1$7,21�2)�7+(�&2175$&7

12.1. If a Party believes that the Contract can no longer be executed effectively orappropriately, it shall consult the other Party. Failing agreement on asolution, either Party may terminate the Contract by serving two months’written notice, without being required to pay compensation.

12.2. The Contracting Authority may terminate the Contract, without giving noticeand without paying compensation of any kind, where the Beneficiary:

a) fails, without justification, to fulfil any of the obligations incumbent onhim and, after being given notice by letter to comply with thoseobligations, still fails to do so or to furnish a satisfactory explanationwithin 30 days of sending of the letter;

b) is bankrupt or being wound up, is having its affairs administered by thecourts, has entered into an arrangement with creditors, has suspendedbusiness activities, is the subject of proceedings concerning those mattersor is in any analogous situation arising from a similar procedure providedfor in national legislation or regulations;

c) has been convicted of an offence concerning professional conduct by ajudgement which has the force of res judicata or is guilty of graveprofessional misconduct proven by any justified means;

d) engages in any act of fraud or corruption or is involved in a criminalorganisation or any other illegal activity detrimental to the Communities’financial interests: this also applies to the partners, contractors and agentsof the Beneficiary;

e) changes legal personality, unless an addendum recording that fact isdrawn up;

f) does not comply with Articles 4, 10 and 16;

g) makes false or incomplete statements to obtain the grant provided for inthe Contract or provides reports that do not reflect reality.

12.3. In the event of termination the Beneficiary shall be entitled to payment of thegrant only for the part of the Action carried out, excluding costs connectedwith current commitments that would be implemented after termination. Forthis purpose the Beneficiary shall introduce a payment request and a finalreport in accordance with Article 2.

E3E cg

9

12.4. However, in the event of wrongful termination of the Contract by theBeneficiary under Article 12.1 and in the cases specified in Article 12.2 d),e) and g), the Contracting Authority may request full or partial repayment ofsums already paid from the grant, in proportion to the gravity of the failingsin question and after allowing the Beneficiary to submit his observations.

12.5. Prior to, or instead of, terminating the Contract as provided for in thisArticle, the Contracting Authority may suspend payments as a precautionarymeasure without prior notice.

12.6. This Contract shall be terminated automatically if it has not given rise to anypayment within three years of its signature.

��$57,&/(��$33/,&$%/(�/$:�$1'�',6387(�6(77/(0(17

13.1. This Contract shall be governed by the law of the Contracting Authority or,where the Contracting Authority is the European Commission, by Belgianlaw.

13.2. The Parties shall do everything possible to settle amicably any disputearising between them during implementation of this Contract. To that end,they shall communicate their positions and any solution that they considerpossible in writing, and meet each other at either’s request. A Party mustreply to a request for an amicable settlement within 30 days. Once this periodhas expired, or if the attempt to reach amicable settlement has not producedagreement within 120 days of the first request, each Party may notify theother that it considers the procedure to have failed.

13.3. In the event of failure to reach an amicable agreement, the dispute may bycommon agreement of the Parties be submitted to the conciliation of theEuropean Commission if it is not the Contracting Authority. If no settlementis reached within 120 days of the opening of the conciliation procedure, eachParty may notify the other that it considers the procedure to have failed.

13.4. In the event of failure of the above procedures, each Party may submit thedispute to the courts of the country of the Contracting Authority, or to theBrussels courts where the Contracting Authority is the EuropeanCommission.

E3E cg

10

),1$1&,$/�3529,6,216

��$57,&/(��(/,*,%/(�&2676

14.1. To be considered eligible as direct costs of the Action, costs must:

– be necessary for carrying out the Action, be provided for in the Contractand comply with the principles of sound financial management, inparticular value for money and cost-effectiveness;

– have actually been incurred by the Beneficiary or his partners during theimplementation period of the Action as defined in Article 2 of the SpecialConditions, whatever the time of actual disbursement by the Beneficiaryor a partner; this does not affect the eligibility of costs of the final audit;

– be recorded in the accounts or tax documents of the Beneficiary or hispartners and be identifiable, verifiable and backed by originals ofsupporting evidence.

14.2. Subject to the above and where relevant to the provisions of Annex IV beingrespected, the following direct costs shall be eligible:

– the cost of staff assigned to the Action, corresponding to actual salariesplus social security charges and other remuneration-related costs; salariesand costs must not exceed those normally borne by the Beneficiary or hispartners, as the case may be;

– travel and subsistence costs for staff taking part in the Action, providedthey do not exceed those normally borne by the Beneficiary or hispartners, as the case may be. Any flat-rate reimbursement must not exceedthe scales approved annually by the European Commission;

– purchase costs for equipment (new or used) and services, provided theycorrespond to market rates;

– costs of consumables and supplies;

– subcontracting expenditure;

– costs deriving directly from the requirements of the Contract(dissemination of information, evaluation specific to the Action, audits,translation, reproduction, insurance, etc.) including financial service costs(in particular the cost of transfers and financial guarantees);

14.3. The following costs shall not be considered eligible:

– debts and provisions for losses or debts;

– interest owed;

– items already financed in another framework;

E3E cg

11

– purchases of land or buildings, except where necessary for the directimplementation of the Action, in which case ownership must betransferred to the final recipients at the end of the Action;

– currency exchange losses;

– taxes, including VAT, unless the Beneficiary (or, where applicable, hispartners) cannot reclaim and the applicable regulations authorise coverageof taxes.

14.4. A lump sum not exceeding 7% of the direct eligible costs of the Action maybe claimed as indirect costs to cover the administrative overheads incurredby the Beneficiary for the Action.

Indirect costs are eligible provided that they do not include costs assigned toanother heading of the Contract budget.

Indirect costs are ineligible if the Beneficiary receives in other respects anoperating grant from the European Commission.

This Article 14.4 does not apply in the case of an operating grant.

14.5. Any contributions in kind made by the Beneficiary or his partners, whichmust be listed separately at Annex III, do not represent actual expenditureand are not eligible costs. They may not be treated as cofinancing by theBeneficiary.

However, the Beneficiary undertakes to make such contributions asstipulated in the Description of the Action.

��$57,&/(��3$<0(17�$1'�,17(5(67�21�/$7(�3$<0(17

15.1. Payment procedures are set out in Article 4 of the Special Conditions andcorrespond to one of the three options below:

Option 1: Actions with an implementation period not exceeding 12 months or where thefinancing provided by the Contracting Authority does not exceed EUR 100 000

The Contracting Authority will pay the grant to the Beneficiary in the following manner:

• pre-financing of 80% of the sum referred to in Article 3.2 of the SpecialConditions within 45 days of receipt by the Contracting Authority of :

– the Contract signed by both parties,

– a request for payment conforming to the model attached at Annex V, and

– a financial guarantee if required under Article 15.7;

• the balance within 45 days of the Contracting Authority approving the final reportin accordance with Article 15.2, accompanied by a request for payment of thebalance conforming to the model in Annex V.

E3E cg

12

Option 2: Actions with an implementation period of more than 12 months and where thefinancing provided by the Contracting Authority is more than EUR 100 000

The Contracting Authority shall pay the grant to the Beneficiary in the following manner:

• an initial pre-financing instalment of 80% of that part of the estimated budget forthe first 12 months financed by the Contracting Authority, as specified in Article4 of the Special Conditions, within 45 days of receipt by the ContractingAuthority of :

– the Contract signed by both Parties,

– a request for payment conforming to the model in Annex V, and


• further pre-financing instalments of the amount specified in Article 4 of theSpecial Conditions within 45 days of the Contracting Authority approving aninterim report in accordance with Article 15.2, accompanied by:

– a request for payment conforming to the model in Annex V,

– an audit report if required under Article 15.6,


• the balance within 45 days of the Contracting Authority approving the final reportin accordance with Article 15.2, accompanied by:

– a request for payment of the balance conforming to the model in AnnexV,

– an audit report in accordance with Article 15.6.

Further pre-financing may only be given if the part of the expenditureactually incurred which is financed by the Contracting Authority (byapplying the percentage set out in Article 3.2 of the Special Conditions)stands at 70% at least of the previous payment (and at 100% of any previouspayments) as attested in the corresponding interim report and, whereapplicable, in an audit report as specified in Article 15.6. The sum total ofpre-financing under the Contract may not exceed 90% of the amount referredto in Article 3.2 of the Special Conditions.

Option 3: All Actions

The grant shall be paid to the Beneficiary by the Contracting Authority in one paymentwithin 45 days of the Contracting Authority approving the final report in accordance withArticle 15.2, accompanied by:

– a request for payment of the balance conforming to the model in AnnexV,

– an audit report if required under Article 15.6.

E3E cg

13

15.2. Any report shall be considered approved if there is no written reply from theContracting Authority within 45 days of its receipt accompanied by therequired documents.

The Contracting Authority may suspend the time-limit for approval of areport by notifying the Beneficiary that the report cannot be approved andthat it finds it necessary to carry out additional checks. In such cases, theContracting Authority may request clarification, alteration or additionalinformation, which must be produced within 30 days of the request. Thetime-limit starts running again on the date the required information isreceived.

Reports shall be presented in accordance with Article 2.

15.3. The time-limit of 45 days for payment referred to in Article 15.1 above shallexpire on the date on which the Contracting Authority’s account is debited.Without prejudice to Article 12.5, the Contracting Authority may suspendthis time-limit by notifying the Beneficiary that the request for payment isinadmissible, either because the amount in question is not due or becauseproper supporting documents have not been supplied or it thinks it necessaryto conduct further checks, including on-the-spot checks, to make sure thatthe expenditure is eligible. The time-limit for payment shall start runningagain on the date on which a correctly formulated request for payment isrecorded.

15.4. Once the time-limit referred to above has expired, the Beneficiary - unlessthe Beneficiary is a government department or public body in a CommunityMember State - may, within two months of receipt of the late payment, claimdefault interest:

– at the rediscount rate applied by the central bank of the country of theContracting Authority if payments are in the currency of that country;

– at the rate applied by the European Central Bank to its main refinancingtransactions in euro, as published in the Official Journal of the EuropeanUnion, C series, if payments are in euro,

on the first day of the month in which the time-limit expired, plus three and ahalf percentage points. The interest shall be payable for the time elapsedbetween the expiry of the payment deadline (exclusive) and the date onwhich the Contracting Authority's account is debited (inclusive). Thisinterest is not considered income for the purposes of Article 17.3. Anypartial payments shall first cover the default interest thus established.

15.5. All references to days in this article 15 are to calendar days.

15.6. An external audit of the Action's accounts, produced by an approved auditorwho is a member of an internationally recognised supervisory body forstatutory auditing, shall be attached to:

– any request for a further pre-financing payment if the sum total of theearlier and the new pre-financing payments exceeds EUR 750 000;

E3E cg

14

– any request for payment of the balance in the case of a grant of more thanEUR 100 000;

– any payment request of over EUR 75 000 for the financial year, in thecase of an operating grant.

In an audit certificate conforming to the model in Annex VI the auditorcertifies that the submitted accounts (income and expenditure) are accurate,reliable and justified by adequate supporting documents, and identifies theeligible expenditure incurred in accordance with the Contract.

The amounts that the audit report certifies as incurred in conformity with theContract shall be deducted from the sum total of pre-financing under theContract (clearance).

Where the Beneficiary is a government department or a public body of aMember State of the European Community, the Contracting Authority mayexempt it from the audit requirement.

15.7. If the sum total of pre-financing under the Contract is more than 80% of theContract amount, its payment must be fully covered by a financial guarantee.Where the Beneficiary is a non governmental organisation, such guarantee isrequested if the sum total of pre-financing under the Contract is more thanEUR 1 million or 90% of the Contract amount. The financial guarantee mustbe denominated in euro and provided by an approved bank or financialinstitution established in one of the Member States of the EuropeanCommunity and conforming to the model in Annex VII. This guarantee shallremain in force until its release by the Contracting Authority when the totalamount of pre-financing under the Contract is once again less than EUR 1million or after payment of the balance. This provision shall not apply if theBeneficiary is a government department or public body of a EuropeanCommunity Member State.

15.8. The payments owed by the Contracting Authority shall be made to theAction-specific bank account or sub-account referred to in the financialidentification form in Annex V, which identifies the funds paid by theContracting Authority.

15.9. The Contracting Authority shall make payments in the currency of thecountry to which it belongs or in euro, in accordance with the SpecialConditions. In the latter case, any conversion into euro of the real costs bornein other currencies shall be done at the rate published in InforEuro for themonth in which the expenditure is incurred, unless otherwise provided in theSpecial Conditions.

In the event of an exceptional exchange-rate fluctuation, the Parties shallconsult each other with a view to restructuring the Action in order to lessenthe impact of such a fluctuation. Where necessary, the Contracting Authoritymay take additional measures.

15.10. Any interest or equivalent benefits accruing from pre-financing paid by theContracting Authority to the Beneficiary shall be mentioned in the interim

E3E cg

15

and final reports and refunded to the Contracting Authority at its request, inaccordance with Article 18. They are not taken into account when calculatingthe sum total of pre-financing under the Contract.

��$57,&/(��$&&28176�$1'�7(&+1,&$/�$1'�),1$1&,$/�&+(&.6

16.1. The Beneficiary shall keep accurate and regular records and accounts of theimplementation of the Action using a dedicated double-entry book-keepingsystem as part of or as an adjunct to the Beneficiary’s own accounts. Thisdedicated system shall be run in accordance with the procedures dictated byprofessional practice. Separate accounts must be kept for each Action,detailing all income and expenditure. They must provide precise details ofinterest accruing on funds paid by the Contracting Authority.

16.2. The Beneficiary will allow the European Commission, the European Anti-Fraud Office and the European Court of Auditors to verify, by examining thedocuments or by means of on-the-spot checks, the implementation of theAction and conduct a full audit, if necessary, on the basis of supportingdocuments for the accounts, accounting documents and any other documentrelevant to the financing of the Action. These inspections may take place upto 7 years after the payment of the balance.

Furthermore, the Beneficiary will allow the European Anti-Fraud Office tocarry out checks and verification on the spot in accordance with theprocedures set out in the European Community legislation for the protectionof the financial interests of the European Communities against fraud andother irregularities

To this end, the Beneficiary undertakes to give appropriate access to staff oragents of the European Commission, of the European Anti-Fraud Office andof the European Court of Auditors to the sites and locations at which theAction is implemented, including its information systems, as well as alldocuments and databases concerning the technical and financial managementof the Action and to take all steps to facilitate their work. Access given toagents of the European Commission, European Anti-Fraud Office and theEuropean Court of Auditors shall be on the basis of confidentiality withrespect to third parties, without prejudice to the obligations of public law towhich they are subject. Documents must be easily accessible and filed so asto facilitate their examination and the Beneficiary must inform theContracting Authority of their precise location.

16.3. The documents referred to in Article 16.2 include:

A. Works, supplies and services

– bids from suppliers;

– contracts and order forms;

E3E cg

16

– invoices and proofs of payment or settled invoices; if supplies come fromthe Beneficiary's stocks, invoices shall reflect the price paid at the time ofpurchase. A copy of the purchase invoice must be attached;

– for fuel and oil the Beneficiary shall keep a summary list of the distancecovered, the average consumption of the vehicles used, fuel costs andmaintenance costs.

B. Staff costs:

– a statement of expenditure on local staff recruited on fixed-term contracts,with details of remuneration paid, duly substantiated by the person incharge locally, broken down into gross salary, social security charges,insurance and net salary;

– a statement of expenditure on expatriate and/or European-based staff (ifthe Action is implemented in Europe) per month of actual work;expenditure will be assessed on the basis of unit prices per verifiableblock of time worked and broken down into gross salary, social securitycharges, insurance and net salary.

16.4. The Contractor guarantees that the rights of the European Commission, ofthe European Anti-Fraud Office and of the European Court of Auditors tocarry out audits, checks and verification will be equally applicable, under thesame conditions and according to the same rules as those set out in thisArticle 16, to the Beneficiary's partners and contractors.

��$57,&/(��),1$/�$02817�2)�),1$1&,1*�%<�7+(�&2175$&7,1*�$87+25,7<

17.1. The total amount to be paid by the Contracting Authority to the Beneficiarymay not exceed the maximum grant laid down in Article 3.2 of the SpecialConditions, even if the total of actual eligible expenditure exceeds theestimated total budget set out in Annex III.

17.2. If the eligible costs at the end of the Action are less than the estimated totalcost referred to in Article 3.1 of the Special Conditions, the ContractingAuthority's contribution shall be limited to the amount obtained by applyingthe percentage laid down in Article 3.2 of the Special Conditions to theactual eligible costs approved by the Contracting Authority.

17.3. The Beneficiary accepts that the grant can under no circumstances result in aprofit for himself and that it must be limited to the amount required tobalance income and expenditure for the Action. Profit shall be defined as:

– In the case of a grant for an Action, a surplus of receipts over the costs ofthe Action in question when the request is made for payment of thebalance. However, in the case of Actions designed specifically tostrengthen the financial capacity of the Beneficiary, it is distribution to themembers making up the beneficiary body of the surplus revenue resultingfrom its activity leading to their personal enrichment.

E3E cg

17

– In the case of an operating grant, a surplus balance on the operatingbudget of the Beneficiary.

These provisions shall not apply to study, research or training scholarshipspaid to natural persons, nor in the case of prizes awarded following contests.

17.4. In addition and without prejudice to the right to terminate the Contract inaccordance with Article 12.2, the Contracting Authority may, by a dulyreasoned decision, if the Action is not implemented or is implementedpoorly, partially or late, reduce the grant initially provided for in line with theactual implementation of the Action on the terms laid down in this Contract.

��$57,&/(��5(&29(5<

18.1. The Beneficiary undertakes to repay any amounts paid in excess of the finalamount due to the Contracting Authority within 45 days of receiving arequest to do so.

18.2. Should the Beneficiary fail to make repayment within the deadline set by theContracting Authority, the Contracting Authority may (unless theBeneficiary is a government department or public body of a Member State ofthe Community) increase the amounts due by adding interest:

– at the rediscount rate applied by the central bank of the country of theContracting Authority if payments are in the currency of that country;

– at the rate applied by the European Central Bank to its main refinancingtransactions in euro where payments are in euro,

on the first day of the month in which the time-limit expired, plus three and ahalf percentage points. The default interest shall be incurred over the timewhich elapses between the date of the payment deadline set by theContracting Authority (exclusive), and the date on which payment is actuallymade (inclusive). Any partial payments shall first cover the interest thusestablished.

18.3. Amounts to be repaid to the Contracting Authority may be offset againstamounts of any kind due to the Beneficiary. This shall not affect the Parties'right to agree on payment in instalments.

18.4. Bank charges incurred by the repayment of amounts due to the ContractingAuthority shall be borne entirely by the Beneficiary.

Annex E / III – Grant Contract / Project Budget

1

Annex III Project Budget

< As it is presented by the Beneficiary, as a part of the Grant Application Form >

Annex E/IV – Grant Contract – Procurement Procedures

Annex IV

Procurement Procedures for the Projects Financed within the Phare Programme 2001

Economic and Social Cohesion

The Ministry of European Integration, as a Contracting Authority is carrying on a series of grant contracts financed according to the Financing Memorandum between the Romanian Government and the European Commission concerning the Phare National Programme 2001 (RO 0108.03.01 – Assistance Schedule for SME, RO 0108.03.03 – Schedule of Investment in Social Services, RO 0108.03.05 – Financing Schedule for small infrastructure projects), signed in Bucharest on December 4th 2001, ratified through the Governmental Ordinance no. 51/2001.

These contracts, ratified in standard format by the Delegation of European

Commission settle that the procurement which are to be made within the next projects will be accomplished according to the Romanian Legislation (Governmental Extraordinary Ordinance 60/2001, Governmental Resolution 461/2001, Ordinance of Public Finance Ministry 1012/2001, Ordinance of Public Finance Ministry 1013/2001, Ordinance of Public Finance Ministry 1014/2001, Governmental Ordinance 20/2002).

By the Financing Memorandum, the Government has undertaken a series of legal obligations about respecting the rules of the foreign financer, which must be respected also within the grant contracts as follows:

1. Eligibility rule concerning nationality and origin

According to GEO 60/2001 art. 8 – (1) “The Contracting Authority does not have the obligation to apply the provisions of this Extraordinary Ordinance when it awards public procurement contracts if: b) the procedures of awarding public procurement contracts are settled as a consequence of:

- an international treaty or agreement concerning the implementation or exploitation of a project, shared with one or more foreign partners;

- an international treaty, agreement or the like, regarding stationed troops; - the application of a procedure which is specific to international financial

organizations or to other granters /creditors. As a consequence of these presented above, the eligibility rule concerning the

nationality and origin for procurement accomplished within circumstances of administration /use of the Phare funds will be stipulated by the Practical Guide for Phare, ISPA and SAPARD (PRAG), in no contradiction with the provisions of the present Romanian Legislation.

According to “PRAG” provisions, clause 2.3.1 “Rule of nationality and origin”, the

Contracting Authority guarantees fair competition and equal treatment at a procurement for any natural person and legal entity, if nationality is explicitly stipulated in this document. The rule regarding nationality is applied:

- to natural persons /legal entities and to experts proposed in the offer with a view to signing service contracts financed by the European Community;

Annex E / IV – Grant Contract / Procurement Procedure 2

- to candidate natural persons /legal entities, to the acquired goods and to the experts proposed to carry out certain jobs within goods acquisition contracts; - to candidate natural persons /legal entities and to the goods acquired within work contracts which will belong to the beneficiaries at the end of the contract. The origin certificate will be issued by the qualified authorities from the native country of the supplier.

Function of certain cases, according to PRAG provisions, clause 2.3.2, the Contracting Authority may request to the Delegation of the European Commission, a derogation from the rule of nationality and origin. This derogation may only be accomplished in cases approved by the Delegation. 2. Publicity /notice According to the provisions of art. No. 17 (1) from the GEO 60/2001 “The Contracting Authority has the obligation to publish in the Romanian Official Monitor, Part 6 - Public Procurement, a procurement notice whenever it applies one of the procedures of open, limited procurement or competitive negotiation”. If the estimated value without VAT of the contract which is to be awarded is equal or higher than the equivalent in lei of € 750,000 in complying with the provisions of art. 16 (1) from the above-mentioned ordinance, it is necessary to publish a contract forecast. In all other cases the publication of a contract forecast is optional, but in no case does it exonerate the Contracting Authority from the obligation of publishing the procurement notice. In compliance with art. – 17 (3) from the GEO 60/2001 with the purpose of ensuring a total transparency, the Contracting Authority is entitled to publish the procurement notice through other local media, too, but only after publishing the respective notice in the Romanian Official Monitor, Part 6. Consequently, the beneficiary of the grant contract will respect the provisions of the GEO 60/2001 and through the Ministry of European Integration will publish a procurement notice in the Official Monitor Part 6 – Public Procurement, and two days after its publication, in complying with the PRAG provisions, the beneficiary of the grant contract will publish the procurement notice in a widespread publication, respecting the same information forwarded by means of the Official Monitor (no further information will be offered in this way).

The publication in the OM – Part 6 – Public Procurement will be performed through the mediation of the Ministry of European Integration, which will take over the notices of grant contracts beneficiaries. Before being forwarded to the M.E.I. the notice will be checked by the Implementation Authorities. For the publication in the OM the limits stipulated by the GEO 60/2001, will be respected. The notice pattern is the one published in the Governmental Resolution 461/2001 Annex 4, the Contracting Authority being obliged to stipulate in the procurement notice among others:

-supplies, services or works which are to be procured have to originate from the European Union countries or from the Phare eligible countries; -the interval between publication of the procurement notice and the deadline for submission the offers will be of 60 days.


For procurements within an international open tender, according to PRAG, the procurement contracts will be subject to a procurement notice published in the Official Journal of the European Commission on the Internet (http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/index.en.htm) and in any other corresponding media. The European Commission Delegation (acting in the name of the Contracting Authority – the beneficiary of the grant contract) is responsible for forwarding the notice to the Official Journal of the European Commission and on the Internet. The Contracting Authority (beneficiary of the grant contract) must electronically forward to the European Commission Delegation, using the standard pattern in PRAG, the following documents:

• contract forecast (in English) • procurement notice (in English) • tender dossier (in English) for supply procurement of over € 150,000 • shortlist notice (in English) for service procurement • contract award notice (in English) at least 15 days before the date when it is due to be published, in order to allow translation. In the case of Local open tender, the procurement notice is published only in the beneficiary country. The minimum interval between the publication of the procurement notice and the deadline for submission of offers is 60 days. However, exceptionally, this interval might be shorter subject to a derogation from the rules, ex-ante approved by the EC Delegation. The procurement notice must identify clearly, precisely and thoroughly the purpose of the contract and who the Contracting Authority is.

3. Thresholds in applying procedures for awarding contracts

The basic principle of applying procurement procedures is represented by the use of the competition system with a view to providing full transparency and obtaining the desired quality of services, supplies and works at the best price. The Contracting Authority must guarantee fair competition and equal treatment in carrying on procurement procedures and in the contracts financed by the European Commission. The rules applicable to the procedures of public procurement for services, supplies and works are mentioned in the tables below.


SERVICES Value of over € 200,000 Restricted procurement (with prequalification) – with 5-8 offers For procurement of over € 300,000 the following documents must be approved beforehand by the European Commission Delegation: contract forecast; terms of reference; procurement notice; evaluation committee; short list report including short list notice; tender dossier, evaluation report; contract; contract award notice.

40,000 ≤ X < € 200,000 Open procurement 2,000 < X < € 40,000 Request for Offer (for at least 5 offers) X ≤ € 2,000 Invitation (direct negotiation)

Supplies

Value of over € 150,000 International open procurement For procurement of over € 300,000 the following documents must be approved beforehand by the European Commission Delegation: contract forecast; procurement notice, tender dossier; evaluation committee; evaluation report; contract; contract award notice. Value between € 30,000 and € 150,000 Local open procurement 2,000 < X < € 30,000 Request for offer (at least 5 offers) X ≤ € 2,000 Invitation (Direct Negotiation)

WORKS

Value of over € 5,000,000 It is not the case Values of 300,000 ≤ X < € 5,000,000 Local open procurement For procurement of over € 300,000 the following documents must be approved beforehand by the European Commission Delegation: Contract forecast; procurement notice, tender dossier; evaluation committee, evaluation report, contract; contract award notice. 100,000 ≤ X < € 300,000 Restricted procurement (in the second stage, a short list of at least 5 offers) 2,000 < X < € 100,000 Request for offer (for at least 5 offers) X ≤ € 2,000 Invitation (direct negotiation)


The introduction of additional thresholds to the Annex 4 from the grant contract was necessary as a consequence of provisions in the present Romanian Legislation. Also, by applying these thresholds, transparency and fair competition will be secured. The Contracting Authority has the right to apply the procedure of request for offers only when the estimated value, without VAT, of the public procurement contract is lower than the equivalent in lei of the following thresholds:

- for contract of supplies procurement: € 30,000; - for services contract: € 40,000; - for works contract: € 100,000.

4. In case it is necessary to procure supplies such as consumable materials, a contract will be concluded for the total value within the respective budgetary line, complying with the value threshold and considering the possibility of some contractual clauses such as staggered delivery of products or order-based delivery.

ANNEX V

N.B.: Intermediate and final payments are subject to the approval of the corresponding report (see Article 15(1) of the General Conditions of contract). Annex E/V – Grant Contract / Request for payment

Request for payment for grant Contract European Community external actions

[Date of the request for payment] For the attention of [address of the Contracting Authority] [Financial unit indicated in the Contract]1 Reference number of the grant Contract: ... Title of the grant Contract: ... Name and address of the Beneficiary: ... Request for payment number: ... Period covered by the request for payment: ... Dear Sir/Madam, I hereby request [a pre-financing payment/a further pre-financing payment/payment of the balance]2 under the Contract mentioned above. The amount requested is [as indicated in Article 4(2) of the Special Conditions of the Contract/the following: ...].3 Please find attached the following supporting documents:

- signed Contract (for the first pre-financing payment) - audit report if required by Article 15.6 of the General Conditions of the

Contract - financial guarantee if required by Article 15.7 of the General Conditions of

the Contract - technical and financial interim report (for further pre-financing payments) - final implementation report (for payment of the balance).4

The amount certified by the audit report to be deducted from the sum total of pre-financing under the contract is the following: ... The payment should be made to the following bank account: ...5 Yours faithfully, [ signature ]

1 if the Contracting Authority is a headquarters service of the European Commission. Please do

not forget to send a copy of this letter to the management unit and if appropriate to the Commission delegation mentioned in Article 5(1) of the Special Conditions of the Contract.

2 Delete the two options which do not apply. 3 Delete the option which does not apply. 4 Delete the items which do not apply. 5 Give the account number shown on the financial identification form annexed to the Contract.

FINANCIAL IDENTIFICATION

ACCOUNT HOLDER

NAME

ADDRESS

TOWN/CITY POSTCODE

COUNTRY VAT NUMBER

CONTACT PERSON

TELEPHONE FAX

E - MAIL

BANK

BANK NAME

BRANCH ADDRESS

TOWN/CITY POSTCODE

COUNTRY

ACCOUNT NUMBER

IBAN

REMARKS :

BANK STAMP + SIGNATURE of BANK REPRESENTATIVE DATE + SIGNATURE of ACCOUNT HOLDER :(Both Obligatory) (Obligatory)

Annex E/Vi Financial Identification

MINISTERUL INTEGRĂRII EUROPENE (MIE) Str. Apolodor nr. 17 (Sector 5), Bucureşti, România

PROGRAMUL PHARE 2003 COEZIUNE ECONOMICÃ ŞI SOCIALÃ

"Schema de Investiţii pentru Proiecte Mici de Gestionare a Deşeurilor"

(Faza Pilot)

Formatul Studiului de Fezabilitate

(ANEXA F)

Linia de buget: RO-2003/005-551.05.03.03

Anexa F – Studiu de Fezabilitate 2

Studiul de Fezabilitate conform Standardelor Române

Cererea de finanţare nerambursabilă trebuie să includă aici copii după studiile elaborate pentru proiect.

Studiul de Fezabilitate elaborat în conformitate cu legislaţia română în domeniu, include un Deviz general estimativ al investiţiei în Euro, precum şi rata de schimb valutar ROL/Euro utilizată la elaborarea Devizului. Studiul de Fezabilitate nu trebuie să fi fost elaborat sau actualizat cu mai mult de 1 an înainte de depunerea cererii de finanţare nerambursabilă. Trebuie ataşate la Studiul de Fezabilitate copii după aprobarea/aprobările Studiului, emisă/e de către autoritatea locală (Consiliul Local/Judeţean).

Un Plan de Conformare, pregătit în concordanţă cu cerinţele Legii nr. 458/2002, trebuie ataşat la Studiul de Fezabilitate (după caz).

Conţinutul cadru al Studiului de Fezabilitate în conformitate cu Ordinul nr. 1013/873/2001 al MF & MLPTL

Studiul de fezabilitate reprezintă documentaţia care cuprinde principalele caracteristici şi indicatorii tehnico-economici ai investiţiei, prin care se asigură utilizarea raţională şi eficientă a cheltuielilor de capital şi a cheltuielilor materiale, pentru satisfacerea cerinţelor economice şi sociale în domeniul respectiv.

A. Partea Scrisă

1. Informaţii Generale

1.1 Denumirea Proiectului

1.2 Numele Proiectantului

1.3 Autoritatea Finanţatoare

1.4 Autoritatea Contractantă

1.5 Localizarea proiectului (ţara, regiunea, judeţul, localitatea, strada,.etc.)

1.6 Scopul proiectului, cu descrierea necesităţilor şi oportunităţilor

1.7 Descrierea tehnologică şi funcţională, incluzând rapoarte tehnice pe specialităţi


2. Informaţii Tehnice

2.1 Suprafaţa şi situaţia juridică a terenului care urmează a fi ocupat (permanent şi/sau temporar) de către lucrările de investiţii

2.2 Caracteristicile geotehnice şi geofizice ale zonei (factori seismici, tipul terenului, situaţia apelor subterane, …)

2.3 Parametrii principali ai construcţiilor

2.3.1 Pentru clădiri: deschiderile, zona construibilă, numărul de etaje şi înălţimea, volumul, etc.)

2.3.2 Pentru reţele: lungimi, grosimi, diametre materiale, detalii de montare

2.4 Structura constructivă: o descriere a soluţiilor tehnice avute în vedere, cu recomandări privind tehnologia de construcţie şi a condiţiilor de exploatare

2.5 Principalele tipuri de echipamente folosite pentru dotarea construcţiei (cazane de abur sau apă fierbinte, hidrofoare, ascensoare, etc.)

2.6 Instalaţii, incluzând descrierea soluţiilor tehnice pentru iluminat, curent electric, alimentare şi canalizare apă

2.7 Utilităţi. Incluzând descrierea soluţiilor tehnice adoptate pentru instalaţiile electrice, de încălzire şi de canalizare, precum şi pentru alimentarea cu apă etc.

3. Date privind personalul angajat în timpul şi după execuţia proiectului

3.1 Total personal, din care ……….. personal de execuţie

3.2 Locuri de muncă nou create

4. Costul total estimat al proiectului

Valoarea totală a investiţiei, conform HG nr. 1179/24.10.2002

5. Principalii indicatori tehnico-economici

5.1 Valoarea totală, din care ………….. C+M1

5.2 Fluxul de numerar (INV/ C+M)

5.3 Durata execuţiei

5.4 Capacităţi (unităţi fizice)

1 C+M = Construcţii şi Montaj


Principalii indicatori trebuie completaţi, după caz, cu următoarele date:

- condiţii financiare: analiza fluxului de numerar, incluzând rata de actualizare, rata internă de rentabilitate, raportul cost-beneficiu, rata profitului şi taxa asupra ratei profitului, influenţa variaţiei preţurilor, ratele de dobândă, ratele de schimb, …..)

- echipamentul şi utilajele necesare pentru procesul tehnologic (lista cu principalul echipament, accesorii şi capacităţile tehnice)

- producţie şi vânzare (lista produselor, capacitatea anuală teoretică, durata funcţională proiectată, preţul unitar pe fiecare produs, preţul de vânzare al produselor similare locale sau importate)

- consumul de materii prime, materiale, combustibil, energie pentru fiecare produs şi preţurile unitare

- costurile de personal detaliate pe structura personalului

- cheltuielile generale ale companiei (taxe, retribuţii, instruire, administraţie, marketing, chirii, …)

6. Finanţarea proiectului

Din totalul valorii proiectului:

………………… mii lei/euro din surse proprii; ………………… mii lei/euro din credite bancare; ………………… mii lei/euro din fondurile de la bugetul statului şi/sau bugetul

local; ………………… mii lei/euro din fonduri speciale din afara bugetului, create prin

lege; ………………… mii lei/euro din credite externe primite sau contractate de către

stat.

7. Aprobări şi avize

- Certificatul de Urbanism, cu Planul de Urbanism incluzând localizarea proiectului, aprobat conform legii.

B. Partea desenată

B1 Planul de situaţie al amplasamentului (1:25000 – 1:5000)

B2 Planul general (1:5000 – 1:500)

B3 Planurile arhitecturale – pentru principalele obiective de construcţii (plan general, secţiuni, pofile, vederi în plan)

Formular de Cerere de FinanţareStr. Apolodor nr 17 (Sector 5), Bucure şti, România PHARE 2003...

Documents

Transcript of Formular de Cerere de FinanţareStr. Apolodor nr 17 (Sector 5), Bucure şti, România PHARE 2003...