Fisa postului

Denumirea postului de munca: Asistent manager.

Departament : Administrativ

Scopul postului : postului are rolul de a asigura conducerii firmei asistenţă managerială

Integrarea in structura organizatorica :

Se subordoneaza: Director General

Are in subordine: -

Relatii functionale: cu toate entitatile din unitate, cel putin la nivelul reprezentantilor acestora

Denumire – asistent manager.

Clasa - I

Gradul profesional – superior

Treapta - 3

Vechimea în specialitate necesară – minim 4 ani

Condiţii specifice privind ocuparea postului:

Studii de specialitate: superioare de lungă durată

Perfecţionări (specializări):

Cunoştinţe de operare pe calculator: avansat.

Limbi străine (necesitate şi grad de cunoaştere): da, minim 2.

Abilităţi, calităţi şi aptitudini necesare: cinste, corectitudine, responsabilitate, iniţiativă,

Cerinţe specifice (de exemplu, călătorii frecvente, delegări, detaşări): lucru peste program

Competenţa managerială (cunoştinţe de management, calităţi şi aptitudini manageriale)-

Importante.

Obiective:

- Intelegerea cu seful direct

- Introducerea de noi tehnici in indeplinirea sarcinilor date

- Indeplinirea cu succes a sarcinilor primite de la superior (managerul general)

Responsabilitatii si sarcini:

- organizeaza programul managerului, ii stabileste intalnirile, deplasarile, delegatiile,

asigurandu-se ca programul fixat este in conformitate cu dorintele sefului si cu cerintele

colabolatorilor firmei;

- se ocupa de pastrarea relatiilor cu colaboratorii si partenerii firmei;

- este obligat sa cunoasca toate datele scadente ale contractelor facute cu partenerii firmei

si aducerea la cunostinta sefului cand un contract se aproprie de final;

- trebuie sa stie sa acorde atentie detaliilor;

- trebuie sa fie responsabil, ordonat si serios;

- preluarea si directionarea apelurilor telefonice;

- primirea vizitatorilor si anuntarea persoanelor de contact din societate;

- preia, inregistreaza, distribuie la compartimentele implicate corespondenta;

- indosariaza si arhiveaza corespondenta primita din partea partenerilor, clientilor si a

celorlalti angajati;

- redacteaza corespondenta de afaceri necesara desfasurarii activitatii zilnice;

- asigura transmiterii documentelor prin posta, fax, e-mail;

- actualizeaza baza de date documente;

- asigura logistica de calatorie pentru conducerea firmei (rezervari hotel transport);

- elaboreaza si redacteaza documente si rapoarte cerute de management;

- procura rechizite si consumabile de birou si alte materiale necesare functionarii biroului;

- convoacă participantii la sedintele firmei;

- participa la sedintele de lucru si redacteaza minuta intalnirilor;

- participa la organizarea evenimentelor din cadrul firmei;

Pregatirea si experienta necesara:

Studii:

- absolvent al unei forme de invatamant superioare;

Aptitudini:

- Inteligenta (gandire logica, memorie);

- Aptitudini de comunicare orală şi scrisă

- Aptitudinea de a lucra cu documente

- Planificare şi organizare a operaţiilor şi activităţilor

- Atentie la detalii

- Cunostinte de limbi straine : limba enlgeza nivel avansat ( scris, vorbit, citit)

- Cunostinte de operare pe calculator : Cunoştinţe bune de operare PC (procesare text –

Word, calcul tabelar – Excel, programe de prezentare – PowerPoint)

Întocmit de:

Numele şi prenumele:

Funcţia publică de conducere: şef serviciu

Semnătura ..............................

Data întocmirii : ……………………..

Luat la cunoştinţă de către ocupantul postului

Numele şi prenumele:

Semnătura ..............................

Data ................................

Avizat de:

Numele şi prenumele:

Funcţia publică de conducere: director

Semnătura ..............................

Data ………………..