ABORDAREA PROCESUALA A MANAGEMENTULUI DE PROIECT

FAZELE si PROCESELE DERULARII PROIECTELOR CICLUL DE VIA AL PROIECTULUI

CICLUL DE VIA AL PROIECTULUICiclul de via al proiectului ne arat unde anume ncepe un proiect i unde se termin el, ce anume aciuni vor fi n interiorul proiectului i ce nu (este posibil ca un studiu de fezabilitate uneori s fie inclus n proiect, iar alteori s fie n afara proiectului).Ceea ce este cu adevrat important este c cei care decid n acest proiect s neleag care este ciclul proiectului:Ce se ntmpl nainte? ce s-a ntmplat nainte n legtur cu acest proiect;Ce se ntmpl n timpul? va trebui s tim tot timpul unde suntem, ct am cheltuit i ct am realizat pentru resursele folosite;Ce fel de resurse i expertiz am nevoie n fiecare faz?Ce se ntmpl n paralel? sunt afectate alte proiecte sau aciuni ale organizaiei de desfurarea acestui proiect (atunci putem ntlni cazuri n care resursele sunt n numr mai mic i ele trebuie distribuite n mai multe proiecte sau de progresul acestui proiect depinde progresul altui proiect ex. cel care are asfalteaz nu poate primi front de lucru dect dup ce cel care are n sarcin execuia reelelor subterane i-a ndeplinit sarcinile;Ce se ntmpl dup? cine va folosi ceea ce am realizat? tie s foloseasc?Cine este afectat pozitiv sau negativ de ceea ce se ntmpl? n orice proiect trebuie realizat analiza mediului n care proiectul se desfoar.

CICLUL DE VIA AL PROIECTULUIDescrierea ciclului de via al proiectului poate fi foarte succint sau foarte detaliat n funcie de nivelul dorit pentru management i control.n majoritatea cazurilor, pe parcursul ciclului de via al proiectului ntlnim:Costurile i nivelul resurselor - sunt mici la nceput, cresc progresiv i sunt maxime aproape de finalizarea proiectului, dup care scad brusc ctre finalizarea proiectului;Riscul i incertitudinea - sunt mai mari la nceput dect ctre sfritul proiectului;Capacitatea stakeholderilor de a influena caracteristicile finale ale proiectului - este maxim la nceputul ciclului de via al proiectului i minim la finalul acestuia.

FAZELE PROIECTULUI CICLUL DE VIA AL PROIECTULUI Deoarece proiectele implic un anumit grad de incertitudine i complexitate, pentru a fi administrate sau controlate mai bine ele au fost mprite n mai multe faze care mpreun formeaz ciclul de via al proiectului. Fiecare faz a proiectului se caracterizeaz prin:Pentru fiecare trebuie definit un input (suma de input-uri) si un output (livrabil sau livrabile) livrabilul se definete ca fiind un produs tangibil, verificabil care rezult n urma realizrii unui pachet (pachete) de activiti;La sfritul fiecrei faze este recomandabil a se verifica performana proiectului pentru a hotr dac livrabilul acelei faze este conform cu ceea ce am stabilit iniial (caz n care se poate merge mai departe n faza urmtoare) sau dac au aprut erori sau abateri de la planificare.

FAZELE PROIECTELOR de infrastructuran cazul unor proiecte de infrastructur, putem ntlni urmtoarele faze* :Elaborarea studiului de prefezabilitate;Elaborarea studiului de fezabilitate;Elaborarea proiectului tehnic i a detaliilor de execuie inclusiv obinerea avizelor i a autorizaiei de construcie (uneori obinerea avizelor i a autorizaiilor necesare construciei poate fi faz separat);Execuia obiectivului de investiie;Punerea n funciune a obiectivului de investiie.* nu este obligatoriu ca aceste faze s fie ntlnite n cadrul tuturor proiectelor de infrastructur sau care presupun construcii

PROCESELE DERULARII PROIECTELORProcesul este o serie definit de activiti, care presupune cooperarea mai multor roluri (rolul reprezint un set comportamental ateptat) din una sau mai multe organizaii, cu un anumit rezultat ateptat.Elementele unui proces sunt:Activitile;Deciziile;Inter-relaionarea activiti-decizii;Responsabilitile organizaionale.Caracteristicile unui proces sunt:Procesul este o serie de activiti sau operaii;Procesul are un nceput i un sfrit bine definite ca eveniment;Proiectul are un obiectiv definit;Procesul are un rezultat definit;Procesul este caracterizat de o relaie input output.

PROCESELE DERULARII PROIECTELORProcesele pot fi difereniate innd seama de mai multe criterii:a) proximitatea fa de client:Procese primare procese prin care se realizeaz vnzarea de produse sau servicii ctre clientul final;Procese secundare procese prin care se realizeaz activiti sau operaiuni care au legtur doar indirect cu clientul final;Procese teriare procesele de acest tip nu realizeaz activiti sau operaiuni care au legtur cu clientul.b) arii funcionale:Procese privitoare la personal;Procese privitoare la tehnologia informaiei;Etc.

PROCESELE DERULARII PROIECTELORc) gradul de repetiie:Procese unice;Procese repetitive.d) obiective:Proces cu obiective mici;Procese cu obiective medii;Procese cu obiective majore.e) nivelul la care se desfoar:Proces principal const n cteva procese;Proces cuprinde cteva subprocese;Subproces.f) organizaii implicate:Procese interne se desfoar doar n cadrul organizaiei;Procese non-interne care nu se desfoar doar n cadrul organizaiei.

PROCESELE DERULARII PROIECTELORn conformitate cu metodologia de management de proiect acceptat de PMI, procesele de management al proiectului sunt mprite n cinci categorii de procese: 1) PROCESE DE INIIERE autorizeaz proiectul sau faza respectiv;2) PROCESE DE PLANIFICARE definete i detaliaz obiectivele i selecteaz alternativa cea mai bun pentru atingerea obiectivelor proiectului aa cum au fost stabilite;3) PROCESE DE EXECUIE coordonarea tuturor resurselor n vederea executrii proiectului cum a fost el planificat;4) PROCESE DE CONTROL monitorizarea i msurarea regulat a procesului proiectului n aa fel nct s ne asigurm c obiectivele vor fi atinse i s identificm eventuale abateri de la plan pentru care vor fi propuse i duse la ndeplinire msuri corective;5) PROCESE DE NCHEIERE (NCHIDERE) acceptarea formal a proiectului sau a fazei.

Procesul de start al proiectuluiReprezint etapa cea mai important a procesului de management de proiect. Aceast etapa poate fi definit prin abordarea obiectivelor, activitilor i responsabilitilor ce i revin.Obiectivele startului/nceputului procesului:Transferul informaiei din faza de pre-proiect n interiorul proiectului;Stabilirea ateptrilor privitoare la faza de post-proiect;ntocmirea planurilor de management pentru:Obiective;Scop (coninut);Timp;Resurse;Costuri;Venituri (dac este cazul);Achiziii;Comunicaii;Riscuri;Dezvoltarea proiectului ca i organizaie temporar cu stabilirea detaliat a interaciunilor acesteia cu alte organizaii sau stakeholderi .

Procesul de start al proiectuluiLimitele procesului de start al proiectului,nceput ncredinarea proiectului - acest eveniment poate coincide n cazul autoritilor cu semnarea contractului de finanare dac este vorba de implementarea unui contract cu fonduri nerambursabile sau de decizia de numire a unui manager de proiect (responsabil) care va avea ca misiune atragerea unor fonduri nerambursabile pe un anume obiect de investiie;Final documentaia aferent acestei etape finalizat;Durata cteva sptmni, n funcie de complexitatea i importana strategic a proiectului.

Procesul de start al proiectuluiDe ce este nevoie de un proces de start al proiectului realizat conform metodologiei de management de proiect?Este nevoie de acest lucru deoarece acest proces este cel mai important proces al macro procesului de management de proiect i n cadrul lui se realizeaz planificarea pentru tot ceea ce trebuie planificat n cadrul unui proiect. Exist autori care susin c, n esen, managementul de proiect este reprezentat de planificare, care este cea mai consistent etap din cele cinci iniiere / planificare / execuie / control / nchidere. Deoarece este primul proces din cadrul proiectului, foarte muli manageri de proiect, sub presiunea timpului deoarece trebuie s ne amintim c din momentul n care proiectul ne-a fost ncredinat timpul alocat proiectului trece!! sunt tentai s treac foarte rapid la etapa de execuie, etapa de planificare realizndu-se defectuos.Realizarea unui proces de start al proiectului de slab calitate va avea ca urmri:Stabilirea unor obiective nerealistice;Nedefinirea clar a coninutului proiectului;Planuri de management incomplete i slabe calitativ;Lipsa identificrii tuturor stakeholderilor importani;Analiza insuficient a mediului n care proiectul se desfoar.

Procesul de start al proiectuluiCe se ntmpl n cadrul acestui proces?Managerul de proiect numit colecteaz informaiile necesare din faza de pre-proiect.Managerul de proiect, mpreun cu sau fr cel care i-a ncredinat proiectul (l vom denumi n continuare proprietarul proiectului project owner n literatura strin), i cu cel care gestioneaz resursele umane, nominalizeaz echipa de proiect (dac aceasta nu a fost nominalizat din faza de pre-proiect cum se ntmpl n cazul contractelor cu finanare european cnd echipa de implementare a proiectului este nominalizat n cererea de finanare).Managerul de proiect stabilete metodele de management de proiect i formularele/templat urile care vor fi folosite n cadrul proiectului (exist numeroase metode de management de proiect - ele vor fi tratate n paginile urmtoare dar n funcie de tipul de proiect, managerul de proiect alege acele metode care se potrivesc cel mai bine n context tip proiect/experiena echipei de proiect/bugetul proiectului...).

Procesul de start al proiectuluiPregtirea ntlnirii de start a proiectului cu echipa de proiect

ntlnirea de start a proiectului este o ntlnire foarte important deoarece este prima ntlnire n care se adun membrii echipei de proiect se recomand ca la aceast ntlnire:S fie prezent i proprietarul proiectului i transferul formal de autoritate ctre managerul de proiect s se fac n faa membrilor echipei;Ca membrilor echipei s li se prezinte imaginea de ansamblu a proiectului n ce mod acest proiect se ncadreaz n strategia de dezvoltare a organizaiei, ce impact are realizarea sa nerealizarea acestui proiect pentru organizaiei;S se prezinte (dac exist) exemple de proiecte similare care au reuit;S se prezinte eventualele bonusuri (beneficii) n cazul reuite proiectului.

Procesul de start al proiectuluiRealizarea ntlnirilor de lucru n cadrul procesului de start al proiectului, ntlniri n care se vor realiza urtoarele:Documentaia i prezentarea informaiilor din faza de pre-proiect;Definirea ateptrilor care sunt pentru faza de post proiect;ntocmirea planurilor de management pentru:Obiective;Scop (coninut);Timp;Resurse;Costuri;Venituri (dac este cazul);Achiziii;Comunicaii;Riscuri;ntocmirea documentaiei de start a proiectului; Aprobarea planului integral de management al proiectului de ctre echipa de proiect i de ctre proprietarul proiectului;Comunicarea planului de management integrat stakeholderlor importani.

Procesul de organizare a proiectului Aceast etap poate fi definit, ca i etap de start a proiectului, prin abordarea obiectivelor, activitilor i responsabilitilor ce i revin.Obiectivele procesului de organizare a proiectului:Informarea continu a membrilor organizaiei n care se desfoar proiectul i a stakeholderilor;Asigurarea continu a calitii proiectului;Asigurarea continu a respectrii planificrii iniiale;Alocarea continu a resurselor proiectului;Acceptarea activitilor deja executate.

Procesul de organizare a proiectuluiLimitele procesului de organizare a proiectului:nceput ncredinarea proiectului acest eveniment poate coincide n cazul autoritilor cu semnarea contractului de finanare dac este vorba de implementare unui proiect cu fonduri nerambursabile sau cu decizia de numire de ctre conductorul APL, a unui manager de proiect (responsabil) care va avea ca misiune atragerea unor fonduri nerambursabile pe un anume obiect de investiie.Final aprobarea formal a realizrii proiectului de ctre cel care a ncredinat proiectul.Durat variabil n funcie de tipul i complexitatea proiectului (de la cteva luni la civa ani)

Procesul de organizare a proiectuluiDe ce este nevoie de un proces de organizare a proiectului realizat conform metodologiei de management de proiect?Este nevoie de acest lucru deoarece acest proces este singurul proces continuu care se realizeaz de la nceputul la sfritul proiectului. Fiind responsabilitatea principal a managerului de proiect este evident c el trebuie realizat conform metodologiei managementului de proiect, n caz contrar avnd de a face cu un slab manager de proiect. Realizarea unui proces de organizare a proiectului de slab calitate va avea ca urmri:Realizarea unei informri incomplete, ceea ce poate amenina desfurarea proiectului;Slaba alocare a resurselor, ceea ce va duce la costuri suplimentare;Creterea riscului nerealizrii unor activiti de calitate sau apariiei unor abateri grave de la planificarea iniial;Lipsa formal a acceptrii pachetelor de activiti.

Procesul de organizare a proiectuluiCe se ntmpl n cadrul acestui proces?

Managerul de proiect informeaz proprietarul proiectului i pe ceilali stakeholderi despre progresul proiectului conform planului de comunicare stabilit n faza de start a proiectului (putem discuta despre rapoartele de progres).Managerul de proiect comunic continuu cu membrii echipei de proiect. Au loc ntlniri de organizare a proiectului conform planului de organizare stabilit n faza de start a proiectului. Au loc ntlniri de organizare pe care membrii echipei le au cu sub-echipele implicate n realizarea proiectului. Se realizeaz documentaia aferent acestui proces.Avnd n vedere c n acest proces un rol important l reprezint comunicarea, pentru realizarea unei comunicri eficace i eficiente este foarte important ca managerul de proiect s aib caliti care s i permit o comunicare facil care s l ajute s creeze o echip de proiect i s reueasc s previn i s treac peste posibilele obstacole.

Procesul de coordonare si asigurare a continuitatii activitatilor in proiect Discontinuitatea se definete ca fiind evenimentul care prin apariia sa pune n pericol desfurarea n continuare a proiectului conform planificrii iniiale: acest eveniment poate avea impact pozitiv asupra proiectului (caz n care vorbim despre o ans a proiectului) sau un impact negativ (caz n care discutm despre o criz a proiectului).Obiectivele procesului de rezolvare a unei discontinuiti a proiectului:Rezolvarea unei crize a proiectului sau a unei discontinuiti pozitive (ans);Limitarea impactului negativ asupra proiectului;Exploatarea impactului pozitiv asupra proiectului (dac este cazul);Identificarea celei mai bune strategii de depire a discontinuitii;Depirea discontinuitii.

Procesul de coordonare si asigurare a continuitatii activitatilor in proiectLimitele procesului de coordonare a proiectului:nceput definirea unei discontinuitii (Atenie! Exist o perioad de timp n care discontinuitatea poate fi prezent, dar nedefinit ca atare);Final depirea discontinuitii;Durat de la cteva zile la cteva sptmni.

De ce este nevoie de un proces de coordonare conform metodologiei de management de proiect?Realizarea unui proces de coordonare a proiectului de slab calitate va avea ca urmri:Neidentificarea n timp util a unei discontinuiti;Ratarea exploatrii impactului pozitiv asupra proiectului;Accelerarea sau creterea impactului negativ;Alegerea unei strategii nepotrivite pentru rezolvarea discontinuitii;Nerezolvarea sau rezolvarea defectuoas a discontinuitii.

Procesul de coordonare si asigurare a continuitatii activitatilor in proiectCe se ntmpl n cadrul acestui proces?Discontinuitatea este definit de ctre membrii echipei de proiect, managerul de proiect i proprietarul proiectului definirea discontinuitii este activitatea central i poate cea mai important a acestui proces deoarece fr o definire corect i complet vom da soluii greite sau incomplete; Apariia discontinuitii este comunicat stakeholderilor relevani;Membrii echipei planific msuri imediate corective;Proprietarul proiectului mpreun cu membrii echipei (eventual cu aportul unui consultant extern specializat) aprob msurile corective;Punerea n aplicare a msurilor corective;Comunicarea rezultatelor msurilor corective;Analizarea cauzei (cauzelor) care au provocat apariia discontinuitii;

Procesul de coordonare si asigurare a continuitatii activitatilor in proiectIdentificarea celei mai bune strategii de eliminare a cauzei respective printre strategiile prin care discontinuitatea va fi rezolvat ntlnim:Regndirea proiectului care poate merge pn la numirea unui nou manager de proiect, redefinirea obiectivelor proiectului sau coninutul proiectului;Stoparea proiectului de obicei este o decizie strategic care ine de top managementul organizaiei respective;ntreruperea unui proiect n acest caz stakehlderii vor f informai, ceea ce este realizat pn la aceast dat va fi pstrat (conservat), n aa fel nct s permit reluarea proiectului atunci cnd mediul proiectului o va permite;Aprobarea strategiei respective;Comunicarea deciziei de a alica ace strategie;Actualizarea planurilor proiectului;ntocmirea documentaiei aferente acestui proces;Prelucrarea n cadrul echipei de proiect a nvmintelor rezultate din rezolvarea discontinuitii.

Procesul de control al proiectuluiObiectivele procesului de control al proiectului sunt:Determinarea statusului proiectului;Evidenierea realitii n ceea ce privete aspectele importante ale proiectului;Identificarea abaterilor de la planurile iniiale stabilite n etapa de start a proiectului;Identificarea celor mai bune msuri corective pentru readucerea proiectului ct mai aproape de ceea ce a fost planificat;Actualizarea planurilor proiectului n funcie de msurile corective stabilite;Prelucrarea n cadrul echipei de proiect a nvmintelor rezultate din ceea ce s-a ntmplat pn atunci n proiect.

Procesul de control al proiectuluiLimitele procesului de control al procesului:nceput iniierea procesului de control al proiectului;Final realizarea rapoartelor de control aa cum au fost ele stabilite;Durat procesul de control dureaz de la cteva zile la cteva sptmni (2-3) n funcie de tipul i de complexitatea proiectului, acest proces se desfoar periodic, de cteva ori de-a lungul proiectului.

De ce este nevoie de un proces de control al proiectului realizat conform metodologiei de management de proiect?Conform definiiei, proiectele implic un grad mare de incertitudine care are ca i posibil consecin apariia schimbrilor n timpul proiectului. Dinamica proiectului i a mediului n care proiectul se desfoar face necesar i obligatorie existena unui proces de control care s fie capabil s evidenieze tuturor stakeholderilor (dar n special proprietarului proiectului, a managerului de proiect i a membrilor echipei) care este statusul real al acestui proiect, care sunt devierile, ce msuri trebuie luate, ce planuri de management trebuie actualizate i realizarea actualizrii lor.

Procesul de control al proiectuluiRealizarea unui proces de control a proiectului de slab calitate va avea ca urmri:Lipsa informaiilor privitoare la statusul proiectului;Nedescoperirea la timp a unor abateri de la planurile iniiale stabilite, ceea ce poate avea urmri foarte grave n ceea ce privete ndeplinirea obiectivelor proiectului, a ncadrrii n buget sau termen;Lipsa unor documente ce trebuie obligatoriu ntocmite n desfurarea unui proiect care uneori pot pune sub semnul ntrebrii acceptarea formal a proiectului de ctre proprietarul acestuia sau de ctre finanator;Cheltuirea n mod ineficient sau ineficace a unor resurse.

Procesul de control al proiectului

Ce se ntmpl n cadrul acestui proces?Managerul de proiect planific i supune aprobrii proprietarului i/sau finanatorului proiectului structurile de control (de cele mai multe ori se ntmpl n startul proiectului, odat cu ntocmirea planului de management al controlului proiectului) se vor planifica frecvena la care se vor executa aceste controale , coninutul i forma rapoartelor de control, canalele de comunicare a rezultatelor...);Se realizeaz colectarea datelor de ctre echipa de control;Se realizeaz analizele de tip ACTUAL, comparat cu PLANIFICAT cu evidenierea abaterilor;Are loc planificarea unor msuri corective a abaterilor;Se actualizeaz planurile de management i supunerea acestora aprobrii;Se asigur comunicarea rezultatului controlului stakeholderlor relevani;Se ntocmete documentaia sesiunii de control respective i updatarea documentaiei proiectului.

Procesul de control al proiectuluin cadrul acestui proces, de obicei se organizeaz minim o ntlnire cu proprietarul proiectului n care sunt prezentate rezultatele proiectului i msurile propuse de corecie a abaterilor identificate. Rapoartele de control sunt foarte importante, nu doar din prisma documentrii abaterilor, dar ele pot constitui o informaie redutabil n cazul n care se ajunge n instan n ceea ce privete coninutul sau calitatea proiectului. De obicei, echipa de control include proprietarul proiectului, managerul de proiect i membrii de echip i se apeleaz mai puin la resurse externe proiectului. Procesul de control trebuie s cuprind nu doar aspectele financiare legate de proiect, dar i aspectele legate de calitate, obiective, termen, mediu de desfurare al proiectului, management al proiectului.

Procesul de nchidere a proiectului Obiectivele procesului de nchidere al proiectului:Aprobarea formal a proiectului de ctre cel care l-a ncredinat;ncheierea ultimelor activiti ale proiectului;Planificarea fazei de post-proiect;Transferul de cunotine dobndite ctre organizaie i alte proiecte;Evaluarea succesului proiectului;Dizolvarea echipei de proiect;Arhivarea documentaiei proiectului

Procesul de nchidere a proiectuluiLimitele procesului de rezolvare a procesului de nchidere a proiectului:nceput - iniierea procesului de nchidere.Final aprobarea formal a proiectului.Durat cteva sptmni.

Realizarea unui proces de nchidere a proiectului de slab calitate va avea ca urmri:Lipsa aprobrii formale a proiectului;Lipsa planificrii fazei post-proiect;Lipsa transferului de cunotine dobndite ctre organizaie;Arhivare incomplet a documentaiei.

Procesul de nchidere a proiectuluiCe se ntmpl n cadrul acestui proces?Managerul de proiect planific etapa de nchidere a proiectului (uneori acest proces ncepe n startul proiectului sub forma unui draft care trebuie actualizat n faza aceasta);Identificarea activitilor rmase nerealizate;Urmrirea finalizrii activitilor nerealizate;Planificarea activitilor legate de faza post proiect (pregtirea documentelor as built i a manualului de operare pentru echipa de mentenan n cazul unor proiecte de construcie a unui echipament sau cldiri);Aprobarea formal a proiectului de ctre proprietarul proiectului;Evaluarea succesului proiectului;Diseminarea informaiilor legate de rezultatele proiectului;Transmiterea cunotinelor dobndite n timpul proiectului ctre organizaie sau alte proiecte;Realizarea unor evenimente sociale legate de nchiderea proiectului;Dizolvarea oficial a proiectului i organizaie temporar;ntocmirea documentaiei legate de aceast etap;Arhivarea documentaiei legat de proiect.

Procesul de nchidere a proiectuluiDe cele mai multe ori acest proces este neglijat i acest lucru favorizeaz apariia urmtoarelor consecinte frecvent ntlnite:Proiectul nu este aprobat formal;Nu se realizeaz transferul de cunotine ctre organizaie;Lipsa unei strategii de management a relaiei cu clienii n aceast etap poate duce la interpretarea greit rezultatelor proiectului sau la ratarea unor oportuniti viitoare cu acelai client.