36

3. COMUNICAREA VERBAL DE TIP EXPUNERE, DISCURS

Hillaire Belloc a spus: Spuneti-le ce urmeaz s le spuneti, apoi spuneti-le, iar la sfrsit spuneti-le ce le-ati spus

3.1. nceputul expunerii n majoritatea cazurilor expunerea dumneavoastr face parte din programul unei

manifestri. Putem presupune c veti fi prezentat publicului, mcar prin formula neutr: Urmeaz Domnul X care v va vorbi despre.... Acest scurt rgaz trebuie folosit pentru familiarizarea cu audienta. Stim deja c primele fraze si prima impresie au o pozitie privilegiat n relatia dumneavoastr cu publicul. Cum ncepem discursul propriu-zis?

3.1.1. Cteva moduri de a ncepe expunerea Exist mereu tentatia de a dori (cel putin) un nceput dramatic care s umple

audienta de admiratie asigurnd astfel succesul oratorului si al discursului. Cum facem un nceput dramatic? Prezentnd un fapt socant, o ntmplare impresionant, rednd un citat remarcabil, sau fcnd o remarc ce loveste n plin audienta (pozitiv sau dezagreabil). Ce urmrim prin acest nceput dramatic? Ceva surprinztor, excitant, deranjant, ceva neuzual, care s atrag atentia, s fascineze si s trezeasc admiratia audientei. Realitatea este din pcate mult mai prozaic, faptele socante nu sunt specifice meseriei de inginer, iar grecii si romanii nu s-au ocupat de citate nemuritoare privind electronica de putere. Riscul ridicolului este prezent la acest tip de debut.

De aceea faceti un nceput simplu, comunicnd audientei lucruri pe care ea trebuie s le stie. Cine sunteti dumneavoastr? Ce calificare, ce experient aveti ca s vorbiti? Care este subiectul conferintei? De ce ar trebui s-i intereseze pe asculttori subiectul? Cum i va ajuta tema expunerii n activitatea lor ulterioar? Ce drept aveti s vorbiti despre subiect? Iat deci un nceput standard. Avantajul lui este c audienta are nevoie realmente de rspunsuri la aceste ntrebri. Dac nu furnizati aceste elemente Ei le vor cuta si nu vor fi atenti la ce spuneti, pn cnd curiozitatea nu le va fi satisfcut. Dac presedintele sedintei sau o alt persoan v prezint publicului, autoprezentarea dumneavoastr va fi mult mai scurt, dar ea va trebui s furnizeze mcar un element suplimentar si s ntreasc ceea ce a spus presedintele. Nu v faceti ns autobiografia! Este vorba doar de cteva fraze!

Cap i to lu l 3 Co mun ica rea v e r ba l d e t i p ex pu n e re , d i s cu r s

37

Etapa de nceput trebuie s v asigure comunicarea cu audienta, cstigarea ncrederii si captarea atentiei. Verificati dac ati rspuns ntrebrilor de mai jos pe care audienta le reclam:

Cine v-a invitat, sau cine a aranjat ntlnirea? Care este titlul discutiei, expunerii? Ati mai fcut expuneri similare despre subiect si n alte prti? Care este meseria dumneavoastr actual, statutul dumneavoastr, unde

lucrati? Ct timp veti vorbi? Care sunt sectiunile principale ale discursului? Lista este bun. Dar s-ar putea s fiti mai preocupati pentru moment de felul n

care veti spune primele cuvinte deoarece emotia v gtuie. Deci trebuie s rezolvati nti problema tracului.

3.1.2. Tracul, rolul tracului, stpnirea lui n general ne nspimnt lucrurile pe care nu le cunoastem. De aceea este bine

s stim cteva lucruri despre trac, nervozitate si tehnici de stpnire a tracului. Un om avertizat face ct doi spune ntelepciunea informational. O constatare linistitoare este aceea c tracul este universal. Chiar cei mai experimentati actori au trac. Atunci de ce nu ati avea tocmai dumneavoastr? Nervii sunt necesari pentru a realiza performanta. Mrirea cantittii de adrenalin din snge ajut la energizarea persoanei. Adrenalina provoac o accelerarea a ritmului btilor inimii si mreste amplitudinea lor. Contracteaz vasele periferice si astfel mreste cantitatea de snge ce merge spre organele vitale. Aveti nevoie de adrenalin pentru a realiza acea stare de alert necesar unui discurs bun.

Pentru a nu intra n detaliile cercetrilor despre nervozitate si stpnirea ei, ne vom mrgini a da o list de afirmatii care se bazeaz pe rezultatele acestor cercetri. Cu ajutorul listei, dumneavoastr puteti s v creati propria strategie de stpnire a emotiilor.

Nervozitatea este un fenomen pur mental. Oamenii nervosi pot deveni buni oratori. Sensibilitatea lor deosebit le

permite realizarea unei alerte mai mari si constientizarea rapid a reactiei slii.

Alerta si anxietatea sunt produse de prezenta audientei si teama de a gresi, de teama c greselile vor pune n pericol stima si imaginea de care se bucur oratorul.

Teama de a nfrunta o audient este deseori teama de a nfrunta adevrul despre dumneavoastr nsiv! Dar putini oameni sunt att de slabi pe ct se tem ei c sunt.

Factori care afecteaz nivelul de nervozitate: dimensiunea audientei, importanta audientei (cti oameni importanti pentru dumneavoastr

P ar t e a I C o mun ic a r e v e r b a l s i n o n - v e r b a l

38

particip?), ct de familiar este oratorul cu audienta, dificultatea subiectului, experienta oratorului si vulnerabilitatea persoanei sale publice.

Cum v afecteaz nervozitatea pe dumneavoastr? Fata este afectat prima. Muschii din jurul gurii se strng. Privirea transmite foarte usor si vizibil mesajele proaste. Vorbirea este afectat la vitez si ritm. Vocea devine ezitant. Dar ezitarea

nu este perceput totdeauna de audient drept trac sau nervozitate! Perceptia timpului poate fi dereglat pentru c perceptia timpului depinde de

ritmul biologic individual, ritm care la rndul su depinde de nivelul de adrenalin din snge.

Modul de gndire este si el afectat. Limbajul devine ambiguu si confuz. Dac v blocati complet, cel mai bun lucru pe care puteti s-l faceti este s luati de la nceput segmentul confuz!

ntregul corp poate fi afectat de starea de nervozitate. n unele cazuri tremur puternic picioarele si minile, pot aprea dureri de cap, great la stomac etc.

Cum este afectat audienta de nervozitate? Judecata despre competenta oratorului este afectat de nervozitatea acestuia.

Credibilitatea dumneavoastr sufer. Publicul poate gndi: De ce este nervos cnd ne vorbeste? sau Doar oamenii care nu spun adevrul sunt nervosi!.

Simpatia si implicarea publicului n transmiterea mesajului pot fi afectate de nervozitatea oratorului. Publicul poate gndi: Sracul de el, este jalnic! Nimic nu poate mhni mai mult dect s vezi pe cineva trecnd prin Purgatoriul fricii.

Controlul nervilor Efectul nervilor pe care-i aveti, asupra aspectului dumneavoastr exterior, este

rareori vzut de ctre public. Este aproape totdeauna adevrat c artati mai bine dect v simtiti. Dac nu v plimbati mereu n sus si-n jos, dac nu v miscati dezordonat bratele, Ei v vor crede calm!

Gnditi-v la audient ca la oameni, care au motivatia lor, sperantele, nevoile si interesele lor. V va fi mult mai usor dac v veti concentra atentia asupra realittilor si nu asupra spaimelor dumneavoastr.

Iat sase reflectii care pot ajuta s vedeti lucrurile din aceast perspectiv: Audienta este pus ntr-o situatie de disconfort de un orator nervos.

Relaxarea dumneavoastr este politetea dumneavoastr fat de Ei. Gnditi-v s-i ajutati. V veti simti ajutat.

Audienta nu este ostil. Au venit la ntrunire! Deci sunt interesati. dumneavoastr sunteti binevenit pentru a le satisface curiozitatea! Sunteti cel ce aduce noutatea. Este o pozitie initial bun.

Cap i to lu l 3 Co mun ica rea v e r ba l d e t i p ex pu n e re , d i s cu r s

39

Nu uitati c dumneavoastr sunteti cel mai treaz, cel mai autocritic. Sunteti mai constient dect Ei de aparitia erorilor. Ce vi se pare dumneavoastr enorm, s-ar putea ca Ei s nici nu observe! Eroarea va fi constientizat abia dup cteva minute, timp n care dumneavoastr puteti s o corectati usor. Audienta trieste la o alt scar de timp dect oratorul! Ceea ce vi se pare o eternitate, pentru Ei poate fi ceva abia perceptibil.

Ei sunt mai deranjati dect dumneavoastr dac lucrurile nu merg bine. De aceea, oricte emotii ati avea, este politicos s continuati si s terminati discursul nceput pentru a transmite informatia pe care Ei o asteapt.

Audienta este n principiu bine dispus si ntelegtore. Se simte implicat n succesul ntrunirii si politetea natural este ntrit. Dac sunteti deschis, direct si bine intentionat, publicul v va privi cu simpatie.

Ce v temeti c se va ntmpla n fond dac gresiti? Micile greseli sunt trecute cu vederea si publicul este dispus s va ajute. Fiti siguri, nu este att de ru pe ct pare. Concentrati-v la ce trebuie s spuneti, nu asupra propriilor spaime si asupra simtului critic al publicului!

Tehnici de micsorare a stresului Respirati adnc pentru a oxigena abundent sngele. Excesul de adrenalin

bulverseaz procesele chimice interne pregtind organismul pentru o actiune violent, pe care el nu trebuie s o fac. Respiratia adnc aduce oxigen care accelereaz arderile nlocuind cumva actiunea violent si situatia se amelioreaz.

Nivelul de adrenalin poate fi sczut prin relaxare. ncordati pe rnd fiecare grup de muschi, tineti-i ncordati vreo cinci secunde si apoi relaxati. Relaxati cu precdere muschii cefei si ai gurii.

Unii chirurgi, pentru a micsora stresul, se supr. Dac situatia v permite, cutati un tap ispsitor si fiti suprat pe el n loc s aveti trac!

Surprinztor de eficient este antrenamentul mental. Imaginati-v n detaliu discursul, cu toate detaliile lui. Repetati experimentul. Cu timpul anxietatea se va estompa.

Faceti efortul de a ntelege mecanismul tracului si rolul nervilor n activitatea dumneavoastr. V veti simti mult mai n sigurant.

3.2. Captarea atentiei si partea central a discursului Sunteti deja dup frazele de deschidere, ati furnizat primele informatii despre

dumneavoastr si scopul discursului. Putem presupune c impresia creat este pozitiv. Pentru mentinerea ei sau pentru corectii, consultati capitolul 6 dedicat comunicrii non-verbale.

Dac ati fcut bine deschiderea, intrati direct n subiect, nu risipiti timpul. Atentia se dilueaz rapid! Clarificati scopul si subiectul ntlnirii! Ei au nevoie de un cadru conceptual familiar pentru a ntelege. Ei au nevoie de un suport unde

P ar t e a I C o mun ic a r e v e r b a l s i n o n - v e r b a l

40

s-si aranjeze ideile! Prezentati-le structura expunerii dumneavoastr. Nu omiteti prepararea ntelegerii si avertizarea audientei asupra subiectului!

Pentru a creste interesul si a instala starea de alert necesar puteti ncepe tratarea subiectului cu o ntrebare retoric sau o ntrebare adresat slii. Dac a fost formulat o ntrebare, omul n subconstient se simte obligat s rspund. Exist sansa ca el s devin astfel atent.

ncercati s ajutati publicul s v decodifice mesajul. Din nefericire, experienta arat c omul aude ceea ce se asteapt s aud. Dac nu este bine ghidat, el poate ntelege ceva total diferit de ceea ce doriti dumneavoastr.

Marcati cu obstinatie toate etapele discursului. Omul are nevoie de semne de orientare! O informatie se poate pierde usor n labirintul mintii. Trebuie construit calea de acces spre informatie. Tezeu s-a descurcat n labirintul regelui Minos pentru c a avut firul Ariadnei. Nu uitati de fir si nu reeditati episodul Naxos pentru c s-ar putea s regretati! Cum plasati un semn de orientare? Iat firul dumneavoastr:

Anuntati sectiunea urmtoare a discursului; Dati-i un titlu, sau scrieti un cuvnt-cheie de fiecare dat cnd ncepeti un

nou element al discursului; Cu una sau dou propozitii faceti o trecere n revist a elementului, apoi

dezvoltati-l; Dup ce ati dezvoltat sectiunea, ati argumentat, explicat, clarificat, dat

exemple, discutat exemplele, reveniti si, cu una sau dou propozitii, rezumati si formulati concluziile sectiunii;

ntr-un fel oarecare avertizati c un nou element este pe cale s nceap. Dac secventa pe care doriti s o marcati nu are extinderea care s necesite

operatiunile de mai sus, dar doriti s marcati totusi momentul, puteti proceda astfel: scrieti noul titlu, schimbati-v pozitia fizic fat de audient, faceti o pauz, schimbati tonul si volumul vocal.

Referiti-v mereu la structura anuntat a discursului. Faceti ca ea s avanseze sub privirea publicului, pe msur ce discursul epuizeaz cte un subiect sau sectiune. Cnd prezentati ntr-una sau dou propozitii noul element, nu evitati s faceti legtura si cu structura general! ntre punctele discursului trebuie s existe legturi clar explicate. n structura general, fiecare element trebuie s aib propria structur. Faceti rezumri cumulative pe msur ce subiectul avanseaz. Astfel informatia furnizat se consolideaz.

Actiunile necesare pentru a realiza un punct din discurs dup Donald Bligh: Formulare concis a obiectivului secventei; Utilizarea tablei sau a altui mijloc video; Re-exprimarea obiectivului; Elaborarea propriu zis a secventei:

Mai multe detalii, Ilustrarea, Explicatiile,

Cap i to lu l 3 Co mun ica rea v e r ba l d e t i p ex pu n e re , d i s cu r s

41

Legturile cu alte puncte, Exemple;

Evaluarea reactiei audientei; Recapitulare si reformularea obiectivului secventei care s-a scurs. Ideea structurii de mai sus este c prin vorbire oratorul trebuie s

substituie absenta elementelor care marcheaz lucrurile importante ntr-un material scris. Titlurile pe care le lsati pe tabl, sau jaloanele pe care le puneti pe msur ce avansati, i vor ajuta pe vistori s v regseasc atunci cnd atentia lor revine n sal. n comunicarea verbal, o dat spus, informatia a disprut! De aceea oratorul are mai mare nevoie de o structur clar si simpl pentru informatia pe care o furnizeaz, dect cel ce scrie un text. Oratorul mai trebuie s fie foarte atent si la faptul c o vorb spus nu poate fi retras!

Ar mai trebui adugat acestei prti care se ocup de miezul discursului un sfat: Fiti onesti si ct mai deschisi cu lucrurile pe care dumneavoastr le gsiti greu de explicat si nteles. Ei vor simti c dificultatea de a ntelege nu vine de la faptul c nu stiti s explicati, ci de la faptul c subiectul este complicat. Astfel Ei vor fi tentati s fac mpreun cu dumneavoastr un efort mrit pentru a ntelege.

Discursurile lungi Orice discurs care depseste 10 minute este un discurs lung. Organizarea unui

discurs lung este mai complicat. Structura sa trebuie s se pstreze clar si simpl n ciuda multimii elementelor pe care le va avea. Semnele puse de orator pentru marcarea etapelor sau a momentelor importante sunt mult mai necesare n acest caz.

Discursul lung trebuie organizat n segmente mai mici, de cte 5 7 minute fiecare. Pauzele sunt necesare att pentru memorare ct si pentru a mentine oboseala la un nivel rezonabil. Se pare c memoria, ca si muschiul, oboseste usor dar se reface repede. Un discurs cu pauze judicios dimensionate poate fi recunoscut de ctre audient ca o sum de mici discursuri. Se beneficiaz astfel dup fiecare bucat de faptul c extremele unui discurs sunt retinute mai usor. Printr-o pauz judicios plasat dumneavoastr dati ocazia audientei s-si dezmorteasc mental picioarele vorbind cu vecinul. Dup aproximativ o or faceti neaprat o pauz de 10 minute. O pauz mai lung nu este mai eficient. Dar 10 minute sunt necesare. Cheia succesului discursului lung (si nu numai) este asigurarea variettii.

3.3. Etapa final a discursului Ultimele cuvinte, sau tot ce se ntmpl n ultimele minute, se vor bucura de

faptul c extremele discursului sunt retinute n mod privilegiat, iar publicul va purta cu sine aceast ultim impresie. Scopul frazelor de ncheiere este de a asigura audienta c expunerea dumneavoastr duce undeva, c ea prezint o cale de urmat, c asculttorii pot beneficia de ideile pe care le-ati expus. Ajutati publicul s vad

P ar t e a I C o mun ic a r e v e r b a l s i n o n - v e r b a l

42

utilitatea faptului c v-a ascultat. Ca si pentru abordarea nceputului discursului, exist dou modalitti de a ncheia o expunere:

Cu un fapt vital, o idee memorabil sau un citat; Asigurnd legtura dintre ideilor discursului printr-o imagine ce

mbrtiseaz titlurile principale si concluzia final. n nici un caz nu lsati ca discursul s esueze, dnd senzatia c rezervele

dumneavoastr s-au epuizat sau c ati ajuns ntr-un impas. Fraze de tipul: S mai continuu?, Dac as fi avut timp trebuia s v mai spun c..., Cred c asta a fost tot ce aveam s v spun etc. trebuie evitate. Ele nu duc nicieri. Ati navigat pe o mare furtunoas si ati esuat ntr-o mlastin. Reamintim din nou, dac mai era cazul, c discursul dumneavoastr trebuie s fie o iluminare fascinant a subiectului, o incitare la aprofundarea lui.

Tinnd cont de pozitia privilegiat a frazei finale a discursului n memoria asculttorului, pregtiti cu mare grij frazele finale. Eventual scrieti-le pe o hrtie cu litere suficient de mari pentru a fi citite de la distant. Sau nvtati-le pe de rost.

Terminati discursul n mod ferm, cu frazele finale alese n mod ngrijit, lsnd impresia c ati nfipt steagul ideii de fort a discursului pe un vrf pe care i ndemnati si pe Ei s-l urce.

3.4. Evaluarea calittii transmisiei mesajului n situatia prezentrii unui discurs

Procesul de comunicare nu se ncheie n momentul n care o persoan emite un mesaj. Probabil c partea cea mai complicat a procesului ncepe abia n acest moment. Elementele care tin de receptor, de contextul comunicrii, de zgomot, de canalul de transmisie etc. au un impact att de mare, nct orict de bine intentionat ar fi emittorul, orict de bine informat, comunicarea poate s esueze lamentabil, obiectivele ei nefiind atinse. De aceea, n cadrul procesului de comunicare, evaluarea ocup un loc important.

Procesul de evaluare n cazul sustinerii unui discurs se refer att la evaluarea propriu-zis a receptiei adecvate a mesajului, ct si la autoevaluare. n urma ambelor actiuni, vorbitorul poate depista unele greseli pe care, pe parcursul prezentrii, nu le observase; poate, astfel, s se perfectioneze.

Oratorul si poate astfel stabili, n functie de specificul comunicrii sustinute, o serie de parametri semnificativi cu care s obtin o imagine de ansamblu (subiectiv, ns) a calittii prezentrii sale. O astfel de list (care ar putea, de exemplu, arta ca cea din Figura 3.1) ar putea fi un ajutor de ndejde n procesul de perfectionare n domeniul comunicrii; pstrat ntr-un dosar, ne-ar putea permite oricnd vizualizarea curbei de evolutie n acest domeniu, a progreselor personale nregistrate.

Cap i to lu l 3 Co mun ica rea v e r ba l d e t i p ex pu n e re , d i s cu r s

43

n cazul fiecrui punct din cele zece se poate atasa o scal de trei, cinci calificative (exemplu: foarte bine, normal, foarte slab sau foarte bine, bine, normal, slab, foarte slab etc.; scala poate fi mbogtit, n functie de ct de sensibil dorim s fie autoevaluarea).

Dac exist insatisfactie, greselile trebuie depistate si analizate, trebuie depuse eforturi pentru a le evita n viitor.

Foarte eficiente sunt metodele de evaluare care testeaz perceptia auditoriului asupra prestatiei vorbitorului. Putem obtine reactia publicului fie prin ntrebri, fie n scris, prin completarea unui formular pe care l distribuim n sal la sfrsitul ntlnirii (cu grija de a nu prelungi timpul afectat acesteia). Un astfel de formular poate fi conceput de fiecare orator n parte, n functie de obiectivele pe care si le-a propus n prealabil. Un exemplu posibil este prezentat n Figura 3.2.

FORMULAR DE AUTOEVALUARE

Numele: Titlul discursului: Data sustinerii:

1. Deschiderea (frazele de nceput) 2. Vocea si tonul 3. Dictia 4. Continutul discursului 5. Gesturile, tinuta 6. Contactul vizual 7. ntrebri si rspunsuri 8. Controlul tracului 9. Folosirea suportului vizual (dac a fost cazul) 10. ncheierea

Figura 3.1 Exemplu de formular de autoevaluare

P ar t e a I C o mun ic a r e v e r b a l s i n o n - v e r b a l

44

Cauzele insuccesului unui discurs sunt multiple, uneori usor de aflat si de nlturat, alteori foarte greu de controlat. Oratorii cei mai talentati au zile bune si mai putin bune sau se confrunt cu obstacole greu de prevzut, peste care nu se poate trece foarte usor, orict de mare ar fi nivelul experientei, orict de mare ar fi implicarea si bunvointa.

n continuare v prezentm o list care contine cele mai comune cauze ale esecului unei prezentri. Ea poate fi mbogtit mereu, pentru c, pe de o parte, nici un discurs nu seamn cu altul, iar pe de alt parte, nu exist oratori identici.

Pregtirea insuficient a discursului Superficialitatea apare, de obicei, atunci cnd oratorul are impresia c stie absolut totul n legtur cu tema

FORMULAR DE EVALUARE

Numele (facultativ): Data:

Comentariile si observatiile dvs. sunt foarte importante pentru noi. V rugm rspundeti la ntrebrile de mai jos:

1. Care este impresia dvs. general despre discursul audiat?

Nesatisfctoare Neutr Bun Foarte bun

Excelent 2. Credeti c discursul si-a atins obiectivul principal?

Da Nu

3. Ce dificultti ati ntmpinat n urmrirea discursului?

4. Care concepte, idei, ar fi trebuit explicate mai bine?

5. Care vi s-a prut a fi partea cea mai reusit a discursului?

6. Care vi s-a prut a fi partea cea mai slab a discursului? Care credeti c au fost motivele?

7. Alte comentarii:

Figura 3.2 Exemplu de formular de evaluare

Cap i to lu l 3 Co mun ica rea v e r ba l d e t i p ex pu n e re , d i s cu r s

45

abordat. Se elimin astfel interesul pentru alctuirea unui plan coerent al discursului, pentru prtile de nceput si de sfrsit, se uit amnunte semnificative. O alt urmare posibil a pregtirii insuficiente a discursului este necunoasterea rspunsurilor la unele ntrebri ale auditoriului. n acest caz, publicul (n general binevoitor si fr pretentia c vorbitorul trebuie s cunoasc absolut totul) va rmne cu convingerea c discursul nu a fost pregtit riguros, c s-a fcut apel la improvizatie si la noroc.

ncrctura informational prea mare sau apelul exagerat la limbajele specializate, n cazul unui public insuficient avizat, poate conduce la oboseal, desi initial exista un interes pentru tem.

Documentarea superficial despre audienta creia i este adresat discursul.

Dependenta exagerat de notite Asa cum am amintit, dup aproximativ zece-cincisprezece minute, atentia auditoriului se diminueaz considerabil. De aceea, este recomandat utilizarea suportului vizual care micsoreaz pericolul pierderii contactului vizual cu cei din sal.

Timpul n general, vorbitorii au tendinta de depsire a timpului destinat prezentrii unui discurs. Dup maximum 45 de minute, o pauz este absolut necesar (lund n considerare si momentele de cdere care intervin o dat la zece-cincisprezece minute si care trebuie tratate cu mici momente de destindere, cu o glum, cu o istorioar). De asemenea, mare atentie la fumtori!

Spatiul impropriu Este posibil ca cei din spate s nu aud, cei din prtile laterale s nu v poat prinde privirea, materialele vizuale s nu fie corect percepute de ctre toti asculttorii. n faza de pregtire a discursului, verificati sala, cutati punctele slabe si imaginati solutii pentru depsirea acestor obstacole.

Amnunte legate de vestimentatie improprie, de coafur neadecvat. ncheierea brusc, fr concluzii, fr reamintirea ideilor importante din

discurs, n genul Asta e tot sau Multumesc pentru participare.