Fia postuluiDepartamentul Asistenta Manageriala Subordonat : Conducere Subordoneaz : toate departamentele nlocuit de: orice alt reprezentant din cadrul aceluiai departament Atribuii speciale :vezi responsabilitati Responsabiliti generale: Aspecte legale: ndeplinirea tuturor sarcinilor conform : Modificri n registrul societilor comerciale la ROCT Fiei de post Respectarea contractelor Sarcinilor curente trasate de conducere Elaborarea unor contracte noi necesare i stabilirea Concluziilor rezultate n urma ntlnirilor de afaceri termenilor i condiiilor Stabilirea regulamentului legal central Obiectivului stabilit Resonsabiliti specifice departamentului : Organizare : Vizit de afaceri la compania partener Participare la evenimente/trguri IS i evaluare ulterioar a acestora Structur: crearea i optimizrea structurii organizatorice i procesuale a IS Coordonarea i ntocmirea unui plan de afaceri Managementul calitii : responsabilitatea pentru managementul calitii inclusiv managementul cunoaterii: Completarea fielor de evaluare a performaei (balanced scorecard) Evaluarea i vizualizarea rezultatelor Actualizarea fiei pentru managementul cunoaterii Monitorizarea paginii web ROCT (www.roct.ro) pentru aflare nouti i elaborare raport cu privire la acestea n cadrul ntlnirilor de afaceri periodice Activiti de management : Sprijinirea celorlalte departamente Moderarea ntlnirilor de afaceri, dac este necesar Transmiterea informaiei (dac este necesar) n limba englez, vocabular de baz n a doua limb strin Managementul cunoaterii : Standardizarea proceselor recurente cu ajutorul programelor de nvare

Planificare strategic : Implementarea viziunii n toate domeniile i activitile Propunerea de noi obiective (lunare) Dezvoltarea propunerilor de mbuntire n baza rezultatelor sistemului de management al calitii i a instrumentelor strategice Activiti de rutin la ncheierea programului de lucru: ntocmirea raportului departamentului Prsirea locului de munc n mod corespunztor (computer nchis, curenie, ...) Salvarea documentelor, respectiv ndosarierea ordonat a acestora Meninerea contactului cu managementul Participarea unui reprezentant al departamentului la ntlnirea de afaceri sptmnal: Pstrarea unui minute a ntlnirii Raport scurt privind activitile sau noutile relevante n cazul n care este necesar: scurt raport privind rezultatele managementului calitii i noutile pe pagina de web ROCT Transmiterea informaiei n cadrul propriului departament

Semntura echipei:

Fia postuluiSecretariat Subordonat : Director General Subordoneaz: --nlocuit de: Director General Atribuii speciale : vezi responsabiliti Res ponsabiliti generale: Activiti de asistare : ndeplinirea sarcinilor conform: Asistarea i informarea tuturor Fiei de post stakeholderilor: compania partener, vizitatori, personal universitar, Sarcinilor curente trasate de conducere viitori i foti angajai, Concluziilor rezultate n urma ntlnirilor de afaceri Actualizarea listelor stakeholderilor: e-mail, Obiectivului stabilit telefon, adrese, ntocmirea registrului de oaspei : se va pregti Responsabiliti specifice departamentului : naintea fiecrei/fiecrui vizite/eveniment Prelucrarea corespondenei : Oaspei : primire, asistare Coresponden intrat : numr de intrare, transmitere PR i identitate vizual: Coresponden expediat : prelucrare integral Realizarea tuturor panourilor publicitare i de informare : conform consultrii cu departamentul de Organizare de birou i managementul marketing resurselor: Responsabilitate : hrtie imprimant, imprimant, Panoul companiei se va monta/modifica la intrare fax, telefon (intermediere telefonic), ntocmirea listei Realizare de: plcue cu nume, plcue cu numele cu interioare, departamentelor, cri de vizit, nscripionare unitar Responsabilitate birou: ordine, informare cu a dosarelor, privire la necesarul de material de birotic Activiti extraordinare (dac este cazul): Achiziie de material birotic la un pre convenabil: scoatere de numerar din cas n baza Responsabilitate : protecia mediului, responsabil deeuri, facturii corecte (consultare cu managementul) Administrarea casei reale : completarea Sprijinirea celorlalte departamente diferitelor date n registru, verificarea soldului din cas, Transmiterea informaiei (dac este necesar) n limba englez, vocabular de baz n a doua limb strin Managementul cunoaterii : Standardizarea proceselor recurente cu ajutorul programelor de nvare Activiti de rutin la ncheierea programului de lucru: ntocmirea raportului de departament Prsirea locului de munc n mod corespunztor (computer nchis, curenie,) Salvarea documentelor, respectiv ndosarierea ordonat a acestor Eventual, nchiderea dulapurilor Expedierea prin pot Participarea unui reprezentant al departamentului la ntlnirea de afaceri sptmnal: Pstrarea unei minute a ntlnirii Raport scurt privind activitile sau noutile relevante n cazul n care este necesar: scurt raport privind situaia cheltuielilor n numerar (taxe potale,) Transmiterea informaiei n cadrul propriului departament

Semntura echipei:

Fia postului AprovizionareSubordonat : Departament Comercial Subordoneaz : --nlocuit de: orice alt reprezentant din departamentul comercial Atribuii speciale :vezi responsabilitati Responsabiliti generale : Proces de comand special : ndeplinirea sarcinilor conform: Cazuri de tranzacii n limb strin (minim 1 pe Fiei de post perioad de referin stabilit) Sarcinilor curente trasate de conducere Tranzacie cu asigurarea livrrii, de exemplu termen Concluziilor rezultate n urma ntlnirilor de afaceri fix, penalitate, Obiectivului stabilit Administrarea inventarului, logistic i managementul lanului de producie: Responsabiliti specifice departamentului : Efectuarea procesului complet de comand (n Administrarea inventarului: intrarea mrfii total minim 10 comenzi pe fiecare perioad de referin (crearea de etichete de produs pentru produsele stabilit): comerciale proprii); ieirea mrfii (predare ctre departamentul de vnzri n schimbul copiei avizului Cereri: numai pe e-mail sau fax de nsoire a mrfii ); ntocmirea registrului inventar Verificarea i selecia ofertelor (de exemplu cu Monitorizarea cifrelor de vnzare i a existentului ajutorul metodei de scoring) n depozit: informare lunar n cadrul ntlnirilor de Verificarea lichiditii necesare nainte de fiecare afaceri comand : consultare cu departamentul Finane & Inventar depozit: la fiecare sfrit de lun contabilitate; Indici depozit: calcul i analiz (1 per fiecare Crearea comenzilor (vezi formulare): numai prin perioad de referin) pot, fax sau webshop (comanda se va lista!), nicio comand fr termen concret de livrare Meninerea contactelor cu furnizorii Administrarea fiierului comenzii : la fiecare Administrarea bazei de date cu furnizorii comand, aviz de nsoire a mrfii i factur; Negocierea condiiilor de achiziie cu furnizorii Prelucrarea avizelor de nsoire a mrfii: cu Transmiterea informaiei (dac este necesar) n verificare, astfel nct aceasta s corespund cu limba englez, vocabular de baz n a doua limb comanda noastr, contrasemnare i fax de rspuns Prelucrarea facturilor intrate conform planului de strin derulare: verificarea corespondenei cu oferta, Managementul cunoaterii : comanda i avizul de nsoire a mrfii, transmitere la Standardizarea proceselor recurente cu ajutorul Finane & contabilitate programelor de nvare Comanda produselor comerciale (n funcie de stoc) Achiziie echipament (de ex. computere, birouri, ): verificarea lichiditii, luarea n considerare a inventarului de active fixe, Stabilirea unui termen ulterior n cazul ntrzierii livrrii; retragere din contract n cazul ntrzierii livrrii pe o durat mai lung de timp Activiti de rutin la ncheierea programului de lucru: ntocmirea raportului de departament Prsirea locului de munc n mod corespunztor ( computer nchis, curenie,) Salvarea documentelor, respectiv ndosarierea ordonat a acestora Participarea unui reprezentant al departamentului la ntlnirea de afaceri sptmnal : Pstrarea unei minute a ntlnirii Scurt raport privind activitile sau noutile relevante n cazul n care este necesar: scurt raport privind cifrele de vnzare i situaia actual a stocului Transmiterea informaiei n cadrul propriului departament

Semntura echipei:

Fia postuluiVnzri Subordonat : Departamentul Comercial Poziie subordonat : --nlocuit de: orice alt reprezentant din cadrul aceluiai departament Atribuii speciale: vezi responsabiliti Responsabiliti generale: Procese de vnzare speciale : ndeplinirea sarcinilor conform: Cazuri de tranzacii n limb strin (minim 1 per Fiei de post perioad de referin) Sarcinilor curente trasate de conducere Trimiterea prin e-mail a documentelor relevante Concluziilor rezultate n urma ntlnirilor de afaceri pentru contract cu semntur digital (factur n format electronic,) Obiectivului stabilit Procedura de transport Responsabiliti specifice departamentului: Tranzacii cu asigurarea plii Efectuarea procesului complet de vnzare : Discuii de vnzri (o bun cunoatere a produsului) ntocmirea ofertelor: rspunsul la cereri, i vnzri profesioniste la evenimente/trguri IS elaborarea propriilor oferte, meninerea contactului cu clienii, ... Optimizarea procesului principal: Prelucrarea comenzilor intrate: inclusiv Planificarea necesarului (mpreun cu comenzile online din webshop (coordonare cu departamentul Achiziii & logistic i Marketing & departamentul IT) produse) Administrarea fiierului comenzii: la fiecare Statistic Vnzri /Raportare (clieni, produse,...) comand intrat, aviz de nsoirea mrfii, factur de cu ajutorul fiierului comenzii(eventual registrul ieire inventar) Calcularea vnzrilor Confirmarea comenzii (n cazul unui termen de livrare mai lung, de exemplu marfa nu a fost pe Transmiterea informaiei (dac este necesar) n stoc) limba englez, vocabular de baz n a doua limb Emiterea de avize de nsoirea mrfii i facturi strin ctre clieni (vezi formulare) Se va anexa marfa (=fi produs din depozit) Managementul cunoaterii : (predarea copiei avizului de nsoirea mrfii ctre Standardizarea proceselor recurente cu ajutorul departament de Achiziii & logistic) programelor de nvare Activiti de rutin la ncheierea programului de lucru: ntocmirea raportului de departament Prsirea locului de munc n mod corespunztor (computer nchis, curenie) Salvarea documentelor, respectiv ndosarierea ordonat a acestora Participarea unui reprezentant al departamentului la ntlnirea de afaceri sptmnal: Pstrarea unei minute a ntlnirii Scurt raport privind activitile sau noutile relevante n cazul n care este necesar: scurt raport privind comenzile intrate cu sume mari i clieni fideli Transmiterea informaiei n cadrul propriului departament

Semntura echipei:

Fia postuluiMarketing Subordonat : Departamentul Comercial Poziie subordonat: --nlocuit de: orice alt reprezentant din cadrul aceluiai departament Atribuii speciale: vezi responsabiliti Responsabiliti generale: Management foto: ndeplinirea sarcinilor conform: Realizarea de fotografii digitale (ale Fiei de post departamentelor, echipei, invitailor, evenimentelor) Sarcinilor curente trasate de conducere (salvare la meniul Fotografii/): pentru prezentri, Concluziilor rezultate n urma ntlnirilor de afaceri pagina web, catalog, material PR, articole de ziar Obiectivului stabilit Administrarea fotografiilor digitale : ordonare, tergerea fotografiilor neprofesioniste, nume sugestiv Responsabiliti specifice departamentului : al fiierelor, Modificare rapid a sortimentului strategii combinate de marketing: Management de produs: Stabilirea preului : stabilirea preurilor de vnzare ntocmirea unui ghid pentru discuiile de vnzri (eventual mpreun cu compania partener) i descrierile de produs Training produs : instruirea propriilor angajai Realizarea conceptului , respectiv a planului de marketing Transmiterea informaiei (dac este necesar) n Identitate vizual : Prezen unitar: logo, font (vezi fia de managementul cunoaterii), informare la telefon, limba englez, vocabular de baz n a doua limb strin Managementul cunoaterii : Standardizarea proceselor recurente cu ajutorul programelor de nvare

PR Relaii cu publicul : Rapoarte pentru web: rapoarte scurte pentru pagina web Rapoarte scrise: raportul anual, Mapa de pres: strngerea tuturor rapoartelor privind propria ntreprindere simulat Contact cu departamentul de relaii cu publicul al universitii Organizare/Marketing eveniment : Realizarea standului i a conceptului publicitar (de ex. Eye catcher) pentru trg Prezentare PowerPoint: actualizare, fotografii, secvene video, Activiti de rutin la ncheierea programului de lucru: ntocmirea raportului de departament Prsirea locului de munc n mod corespunztor (computer nchis, curenie) Salvarea documentelor, respectiv ndosarierea ordonat a acestora Participarea unui reprezentant al departamentului la ntlnirea de afaceri sptmnal: Pstrarea unei minute a ntlnirii Scurt raport privind activitile sau noutile relevante n cazul n care este necesar: scurt raport privind activitatea planificat/efectuat n domeniul PR (de exemplu rapoartele aprute) Transmiterea informaiei n cadrul propriului departament

Semntura echipei:

Fia postuluiIT Tehnologia Informaiei Subordonat : Departamentul Tehnic Poziie subordonat: --nlocuit de: orice alt reprezentant din cadrul aceluiai departament Atribuii speciale: vezi responsabiliti Responsabiliti generale: Semntura digital sau manual ndeplinirea sarcinilor conform: Asigurarea funcionrii : efectuarea unui test Fiei de post Instruirea celorlali angajai cu privire la Sarcinilor curente trasate de conducere utilizare Concluziilor rezultate n urma ntlnirilor de afaceri Obiectivului stabilit Suport tehnic: Responsabiliti specifice departamentului: Managementul mail-ului i al documentelor : Verificarea e-mail-urilor : tergerea imediat a SPAM-urilor i a ofertelor neprofesionale, respectiv nesolicitate Transmiterea e-mail-urilor serioase departamentelor de specialitate (salvarea direct n fiierul departamentului) Trimitere e-mail : transmiterea e-mail-urilor la departamentele proprii Crearea si Actualizarea paginei web i a webshop- ului: Actualizarea sortimentului pe pagina web Actualizarea sortimentului n webshop mbuntiri curente ale paginii web: imagini, raporturi scurte, secvene video, Controlul comenzilor intrate n webshop: transmitere ctre departamentul de vnzri Managementul cunoaterii : Controlul programelor de nvare Activiti de rutin la ncheierea programului de lucru: ntocmirea raportului de departament Prsirea locului de munc n mod corespunztor (computer nchis, curenie) Salvarea documentelor, respectiv ndosarierea ordonat a acestora Participarea unui reprezentant al departamentului la ntlnirea de afaceri sptmnal: Pstrarea unei minute a ntlnirii Scurt raport privind activitile sau noutile relevante n cazul n care este necesar: scurt raport privind noutile de pe pagina de web, etc. Transmiterea informaiei n cadrul propriului departament

Sprijin la problemele din domeniul IT Asamblarea/Instalarea echipamentelor tehnice: de exemplu notebook & proiector la prezentri Atribuii speciale (n cazul n care este necesar): Video -conferin Organizarea Zilelor Comerului n spaiul virtual Transmiterea informaiei (dac este necesar) n limba englez, vocabular de baz n a doua limb strin Managementul cunoaterii : Standardizarea proceselor recurente cu ajutorul programelor de nvare

Semntura echipei:

Fia postuluiFinanciar Contabil Subordonat : Departament Economic Subordoneaz : --nlocuit de: orice alt reprezentant din cadrul aceluiai departament Atribuii speciale: vezi responsabilitati Responsabiliti generale: Plile ctre Administraia Financiar: ndeplinirea sarcinilor conform: Declaraii impozit, Fiei de post Sarcinilor curente trasate de conducere Somaie : Concluziilor rezultate n urma ntlnirilor de afaceri Verificarea facturilor neachitate Obiectivului stabilit Expedierea somailor Responsabiliti specifice departamentului: Tranzacii bancare i pli: Procesarea n continuare a facturilor intrate (de la Achiziii & logistic): verificare, nregistrare, transfer bancar, nregistrare n fiierul comenzii Procesarea n continuare a facturilor emise ctre clieni: verificare, nregistrare, verificarea intrrii plii, somaie, nregistrare n fiierul comenzii Online banking (www.roct.ro): Transferuri, listarea i verificarea extraselor de cont actuale, nregistrare Transferuri la termen : Administraia Financiar, Casa de Asigurri de Sntate, furnizori, salariile angajailor

Eventual ntreprinderea unor proceduri legale

ntocmirea ncheierii anuale : ntocmirea ncheierii anuale (Bilan i Cont de profit & pierdere) Calcularea i analizarea cifrelor : transmiterea cifrelor departamentului de Asisten i managementul calitii (nregistrare n fia de evaluare a performaelor) Calcularea costurilor Transmiterea informaiei (dac este necesar) n limba englez, vocabular de baz n a 2-a limb strin

nregistrare n contabilitate : Managementul cunoaterii : Administrarea sistemului i software- ului de Standardizarea proceselor recurente cu ajutorul programelor de nvare contabilitate Administrarea registrului de cas Adminsitrarea registrului de investiii Activiti de rutin la ncheierea programului de lucru: ntocmirea raportului de departament Prsirea locului de munc n mod corespunztor (computer nchis, curenie) Salvarea documentelor, respectiv ndosarierea ordonat a acestora Participarea unui reprezentant al departamentului la ntlnirea de afaceri sptmnal: Pstrarea unei minute a ntlnirii Scurt raport privind activitile sau noutile relevante n cazul n care este necesar: scurt raport privind plile intrate cu sume mari, somaiile transmise, lichiditi, etc. Transmiterea informaiei n cadrul propriului departament

Semntura echipei:

Fia postuluiResurse Umane Subordonat : Departament Economic Subordoneaz : --nlocuit de: orice alt reprezentant din cadrul aceluiai departament Atribuii speciale: vezi responsabiliti Responsabiliti generale: Chestionarea angajailor: ndeplinirea sarcinilor conform: ntocmirea de chestionare, chestionarea angajailor, Fiei de post evaluarea rezultatelor Sarcinilor curente trasate de conducere Evaluare : compararea cu rezultatele din anul Concluziilor rezultate n urma ntlnirilor de afaceri precedent transmiterea datelor ctre Obiectivului stabilit departamentul de Asisten i Managementul Calitii (Fi de evaluare a performaelor) Responsabiliti specifice departamentului: ntocmirea regulamentului din cadrul companiei : Angajare i perfecionare : stabilirea pauzelor, utilizarea internetului pentru scopuri Anunuri locuri de munc proprii, convorbiri telefonice private, pauze pentru fumat, Selecie de personal (CV), interviuri cu candidaii, formularea propunerii departamentului Rotaia posturilor : consemnarea dorinelor i Responsabilitatea pentru ntreg procesul de personal: organizarea unei rotaii a posturilor n etape Planificare personal, achiziie personal (anunuri,), Organizarea de cursuri de perfecionare (de exemplu recrutare personal (interviuri,), angajare personal workshop-uri scurte) (contract de munc, Casa de Asigurri de Sntate,), remunerarea personalului (calcul de salarii,), Motivarea angajailor : perfecionarea personalului, eliberarea din funcie a Propuneri pentru motivarea angajailor personalului (recomandri,) crearea unui model de motivare Organizarea unei petreceri pe an ( de exemplu Administrarea personalului : petrecerea de Crciun) Sistemul de nregistrare a prezenei: absene, Punct de contact : probleme, reclamaii, idei ale concediu de boal, regulamentul de lucru, angajailor planificarea pauzelor i a concediilorntocmirea Realizarea unui ghid de dialog pentru discuiile contractelor de munc cu angajaii Pregtirea recomandrilor Informaii privind contractul colectiv de munc Calcularea salariului :

Calcularea la termen a salariului : transmiterea listei cu salarii departamentului Finane & contabilitate, transmiterea calculului salariului ctre angajai Casa de Asigurri de Sntate : nregistrarea/Scoaterea din eviden a angajailor

Transmiterea informaiei (dac este necesar) n limba englez, vocabular de baz n a doua limb strin Managementul cunoaterii : Standardizarea proceselor recurente cu ajutorul programelor de nvare

Alegerea consiliului personalului : Organizarea alegerii conform prevederilor legale Discutarea sarcinilor consiliului personalului Activiti de rutin la ncheierea programului de lucru: ntocmirea raportului de departament Prsirea locului de munc n mod corespunztor (calculator nchis, curenie,) Salvarea documentelor, respectiv ndosarierea ordonat a acestora Participarea unui reprezentant al departamentului la ntlnirea de afaceri sptmnal: Pstrarea unei minute a ntlnirii Scurt raport privind activitile sau noutile relevante n cazul n care este necesar: scurt raport privind chestionarea angajailor, etc.

Transmiterea informaiei n cadrul propriului departament

Semntura echipei:

Fia postuluiCalitatea proceselor si serviciilor Subodronat : Departament Tehnic Subordoneaz : --nlocuit de: orice alt reprezentant din cadrul aceluiai departament Atribuii speciale: vezi responsabiliti Responsabiliti :

Participa la actiunea de evaluare si acceptare a furnizorilor/ subcontractantilor de produse/ lucrari/ servicii, sub aspectui asigurarii conditiilor Asigura efectuarea de inspectii si audituri asupra activitatilor de primire, manipulare si depozitare a produselor, precum si asupra modului de respectare a cerintelor de identificare a acestora si de conservare . Verifica modul in care se realizeaza interfetele interne in cadrul societatii intre compartimentele si subunitatile acesteia, implicate in executia lucrarilor/ serviciilor/ produselor angajate de catre societate Analizeaza si avizeaza planurile calitatii (PC) Colaboreaza cu compartimentui Resurse umane in vederea asigurarii pregatirii si instruirii personalului societatii implicat in realizarea lucrarilor/ serviciilor/ produselor contractate si in acest scop Verifica modul in care sunt tinute sub control, pastrate si asigurate documentele si inregistrarile calitatii emise si primite de compartimentele si subunitatile organizatiei; Solutioneaza eventualele abateri de la standardele de calitate intalnite de clienti Responsabil cu implemetarea sistemului de management al calitatii.

Activiti de rutin la ncheierea programului de lucru: ntocmirea raportului de departament Prsirea locului de munc n mod corespunztor ( calculator nchis, curenie,) Salvarea documentelor, respectiv ndosarierea ordonat a acestora Participarea unui reprezentant al departamentului la ntlnirea de afaceri sptmnal: Pstrarea unei minute a ntlnirii Scurt raport privind activitile sau noutile relevante n limba englez Transmiterea informaiei n cadrul propriului departament

Semntura echipei: