Excel intermediar engleza - formare.roformare.ro/download/excel_intermed_eng.pdf · @2003 SC...

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL – Suport curs EXCEL Intermediar Tel/fax: 0248-262340

www.formare.ro 1

CUPRINS 1. FORMATAREA CU STILURI PENTRU REDUCEREA EFORTURILOR.------------------------- 2

1.0. APLICAREA UNUI STIL PREDEFINIT. ------------------------------------------------------------ 2 1.2 MODIFICAREA DEFINI�IEI UNUI STIL.----------------------------------------------------------- 3 1.3 CREAREA UNUI STIL PROPRIU PRIN EXEMPLE. ---------------------------------------------- 4 1.4 COPIEREA STILURILOR DIN ALTE REGISTRE DE CALCUL.------------------------------- 4 1.5 �TERGERA UNUI STIL. -------------------------------------------------------------------------------- 5

2. ATRIBUIREA DE NUME CELULELOR �i SCRIEREA FORMULELOR CU CELULE CARE AU NUME. --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6

2.1 ATRIBUIREA DE NUME CELULELOR SAU DOMENIILOR CU AJUTORUL------------- 6 CASETEI DE NUME. ----------------------------------------------------------------------------------------- 6 2.2 UTILIZAREA CASETEI DE DIALOG “CREATE NAMES”.------------------------------------- 7 2.3 UTILIZAREA CASETEI DE DIALOG “DEFINE NAME”. --------------------------------------- 8 2.4 SCRIEREA FORMULELOR CU CELULE CARE AU NUME.----------------------------------- 9

3. VALIDAREA DATELOR ------------------------------------------------------------------------------------ 9 3.1 CONFIGURAREA VALIDARII DATELOR. -------------------------------------------------------- 9

4. IMPORTUL UNUI fi�ier TEXT.---------------------------------------------------------------------------- 11 5. TRIMTEREA DATELOR DIN ACCESS în FOAIA DE CALCUL.---------------------------------- 13 6. IMPORTUL DATELOR DIN PAGINI WEB. ------------------------------------------------------------ 13 7. SORTAREA DATELOR. ------------------------------------------------------------------------------------ 14

7.1 SORTAREA RAPID� A UNEI LISTE DUP� O SINGUR� COLOAN�. -------------------- 14 7.2 SORTAREA UNEI LISTE DUP� DOU� SAU TREI COLOANE. ----------------------------- 15

8. FILTRAREA DATELOR. ----------------------------------------------------------------------------------- 16 8.1 FILTRAREA UNEI LISTE DUPA UN SINGU CRITERIU. -------------------------------------- 16 8.2 FILTRAREA DUPA DOUA câmpURI DIFERITE.------------------------------------------------- 17 8.3 FILTRAREA DUPA DOUA CRITERII DIN ACELASI câmp.----------------------------------- 17

9. FUNC�IILE SUMIF �i COUNTIF.------------------------------------------------------------------------- 18 9.1 FUNC�IA SUMIF. --------------------------------------------------------------------------------------- 18 9.1.1 UTILIZAREA CASETEI DE DIALOG PASTE FUNCTION PENTRU SCRIEREA------- 19 UNEI FORMULE SOUMIF. -------------------------------------------------------------------------------- 19 9.1.2 UTILIZAREA OP�IUNII CONDITIONAL SUM WIZARD.----------------------------------- 21 9.2 FUNC�IA COUNTIF. ----------------------------------------------------------------------------------- 23

10. FUNC�IILE VLOOKUP �i HLOOKUP.----------------------------------------------------------------- 24 11. FUNC�IA PMT. --------------------------------------------------------------------------------------------- 27 12. GOAL SEEK.------------------------------------------------------------------------------------------------- 28

12.1 C�UTAREA RASPUNSULUI LA O INTREBARE SIMPL� CU GOAL SEEK. ----------- 28 12.2 UTILIZAREA INSTRUMENTULUI GOAL SEEK PENTRU PROBLEME MAI----------- 31 COMPLEXE.--------------------------------------------------------------------------------------------------- 31

13. FUNC�IILE UZUALE MIN �i MAX.-------------------------------------------------------------------- 33 13.1 FUNC�IA MIN. ----------------------------------------------------------------------------------------- 33 13.2 FUNC�IA MAX. ---------------------------------------------------------------------------------------- 34

14.FUNC�IA AVERAGE. -------------------------------------------------------------------------------------- 35 15. FUNC�IA IF. ------------------------------------------------------------------------------------------------- 36 16. LUCRU în RETEA. PARTAJAREA fi�ierELOR în RETEA. ---------------------------------------- 38

16.1. PARTAJAREA REGISTRULUI DE CALCUL CU ALTI UTILIZATORI. ------------------ 38 16.2. COMBINAREA REGISTRELOR DE CALCUL. ------------------------------------------------- 42 16.3. Anularea partaj�rii unui registru de calcul ---------------------------------------------------------- 45 16.3. Salvarea unui registru de calcul cu protec�ie la scriere (read–only) ----------------------------- 46


www.formare.ro 2

1. FORMATAREA CU STILURI PENTRU REDUCEREA EFORTURILOR. 1.0. APLICAREA UNUI STIL PREDEFINIT.

Un stil este un pachet complet de formate care pot fi aplicate toate simultan. De exemplu un

stil ar putea include un font ro�u, aldin, Times New Roman, de dimensiune 12, centrat, un chenar

gros verde �i un font galben pentru celul�, precum �i format de num�r Currency. Se poate crea un stil

propriu incluzând orice formate de celule �i nume dori�i, dând apoi un nume stilului �i aplicându-l

celulelor aflate oriunde în foaia sau registrul de calcul. In felul acesta economisiti timp, pentru c�

toate formate incluse în stil vor fi aplicate dintr-o data; veti economisi timp �i dac� este nevoie s�

modificati un format inclus în stil, pentru ca nu trebuie dacât s� modificati defini�ia stilului.

Excel are patru stiluri predefinite: Comma(Virgula), Currency(Moneda), Normal(Normal)

si Percent(Procentaj). Normal este cel prestabilit, aplicat tuturor celulelor pân� în momentul în care

dumneavoastr� aplica�i alt stil. Stilurile Currency, Percent �i Comma sunt formate predefinite de

numere care au butoane pe bara de instrumente Formatting pentru a fi mai u�or accesibile (Figura

1.1).

Figura 1.1

Aplicarea unu stil predefinit se face în urm�torul fel:

1.Selecta�i celula sau zona de celule în care vre�i s� aplicati stilul.

2.In bara de instrumente Formatting, executa�i clic pe butonul corespunzator silului

predefinit pe care vre�i s� îl aplicati.

Stilurile devin mai u�or de aplicat dac�, prin personalizarea unei bare de instrumente, afi�ati

caseta de stil (Style box) Figura 1.2. Caseta de stil se afla în caseta de dialog Customize pentru bara

de instrumente , pe pagina cu eticheata Commands, în categoria Format (în cazul nostru am creat o

bara de instrumente personala pe care am numit-o “Bara_stil”).

Figura 1.2

Currency Percent

Comma


www.formare.ro 3

1.2 MODIFICAREA DEFINI�IEI UNUI STIL. Aplicarea unui stil predefinit este simpl� �i rapid�, dar s-ar putea s� nu fie exact ceea ce

dori�i. De exemplu, poate vre�i ca stilul Comma s� aplice un font rosu, sau poate dori�i s� face�i o

modificare cu stilul Normal, valabil� pentru tot registrul de calcul. Pute�i modifica defini�ia unui stil,

inclusiv a stilurilor predefinite �i toate celulele din registrul de calcul în care este aplicat stilul se vor

modifica automat, reflectand noua defini�ie a stilului.

Modificarea defini�iei unui stil se face în urm�torul fel:

1.Selecta�i o celul� în care este aplicat stilul.

2.In meniul Format executa�i clic pe Style.

Se va deschide caseta de dialog Style, ca în Figura 1.3

Figura 1.3

Dac� una din casetele de validare este �tears�, stilul nu va mai avea efect asupra respectivei

caracteristici de formatare a celulei.

3.Executa�i clic pe butonul Modify.

Se va deschide caseta de dialog Format cells, ca în Figura 1.4

Figura 1.4

Formatele incluse in stil.


www.formare.ro 4

4. In caseta de dialog Format Cells, Stabili�i �i modificati formatele care vre�i s� fie

aplicate de stil.

5. Executa�i clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Format Cells.

6. Executa�i clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Style.

1.3 CREAREA UNUI STIL PROPRIU PRIN EXEMPLE. 1. Formatati o celul� astfel în cat s� fie albastr�, cu font alb, aldin, Arial, de

dimensiune 14 �i subliniat cu o linie neagr� dubl�.

2.Selecta�i celula formatata .

3.In meniul Format, executa�i clic pe Style.

4.In caseta de dialog Style, introduce�i un nume pentru noul stil în caseta

Style name ca în Figura 1.5.

Figura 1.5

5.Executa�i clic pe OK (acum stilul este gata pentru a fi aplicat altor celule din

registrul de calcul.).

1.4 COPIEREA STILURILOR DIN ALTE REGISTRE DE CALCUL.

Copierea stilurilor din alte registre de calcul este util� mai ales dac� ave�i mai multe stiluri

proprii deja configurate într-unul dintre registrele de calcul. Pute�i copia unul sau mai multe stiluri

dintr-un registru de calcul în altul.

Copierea unui stil dintr-un registru de calcul în altul are urm�torii pa�i:

1.Deschide�i ambele registre de calcul.

2.Copia�i o celul� în care este aplicat stilul.

3. Lipi�i celula în cel de-al doilea registru de calcul.


www.formare.ro 5

Celula copiat� �i lipit� poart� cu ea stilul sau, în cel de-al doilea registru de calcul, �i numele

stilului, care este ad�ugat listei de stiluri.

Copia�i mai multe stiluri dintr-un registru de calcul în altul:

1.Deschide�i ambele registre de calcul.

2.In al doilea registru de calcul (cel în care vre�i s� copia�i stilurile), deschide�i

meniul Format; apoi executa�i clic pe Style.

3.In caseta de dialog Style, executa�i clic pe butonul Merge.

4.In caseta de dialog Merge Style, executa�i clic pe numel registrului de calcul

care con�ine stilurile, apoi executa�i clic pe OK (aveti grija s� nu ave�i doua stiluri cu nume

identice pentru a evita �tergerea unuia dintre ele).

1.5 �TERGERA UNUI STIL. 1.In meniul Format, executa�i clic pe Style.

2.In caseta Style name, selecta�i stilul pe care vre�i sail �terge�i.

3.Executai clic pe Delete (în aceste moment tot ce este formatat cu stilul pe care

l-a�i �ters revine automat lastilul Normal.


www.formare.ro 6

2. ATRIBUIREA DE NUME CELULELOR �i SCRIEREA FORMULELOR CU

CELULE CARE AU NUME.

2.1 ATRIBUIREA DE NUME CELULELOR SAU DOMENIILOR CU AJUTORUL CASETEI DE NUME.

Utilizarea castei Name este cel mai rapid mod de a denumi o celul� sau un domeniu dac� nu

crea�i decât un singur nume sau dac� numele nu este deja o etichet� sau un titlu de tabel din foaia de

calcul. De exemplu, pe foaia mea de calcul, pentru lista numerelor de telefon voi denumi întreg

tabelul “Contacte” ca s� pot s� ajung u�or la el de oriunde m-a� afla în registrul de calcul.

(Figura 2.1).

Figura 2.1

Numele se atribuie în felul urm�tor:

1.Selecta�i celula sau domeniul pe care vre�i s�-l denumi�i.

2.Executa�i clic pe caseta de nume (vezi Figura 2.1)

3.Introduce�i de la tastatur� numele �i apasati Enter.

Caseta de nume


www.formare.ro 7

2.2 UTILIZAREA CASETEI DE DIALOG “CREATE NAMES”. Caseta de dialog Create Names este cea mai rapid� metod� dac� numele pe care vre�i s� le

utiliza�i exist� deja în foaia de calcul ca etichete de linii sau coloane. De exemplu, în foaia de calcul

cu lista mea de telefoane, voi denumi fiecare coloana din domeniul “Contacte” cu antetul coloanei.

Caseta de dialog Create Names creeaza toate patru numele odata:

1.Selecta�i domeniul pe care care vre�i s�-l denumi�i, incluzând �i anteturile aflate pe

marginile de sus, din stânga, de jos sau din dreapta ale domeniului (ca în Figura 2.2).

Figura 2.2

2. în meniul Insert, pozitionati-ca pe Name �i executa�i clic pe Create.

3. în caseta de dialog Create Name , marcati sau �terge�i casetele de validare dupa cum e

cazul, astfel încât s� fie marcate numai casetele de validare care trebuie (în acest exemplu, trebuie

marcata numai caseta de validare Top Row). Vezi Figura 2.3.

4. Executa�i clic pe OK.

Aceste anteturi devin nume de domeniu


www.formare.ro 8

Figura 2.3

2.3 UTILIZAREA CASETEI DE DIALOG “DEFINE NAME”.

Caseta de dialog Define Name este un alt mod de a crea nume de celule �i domenii. Este

singurul mod în care se pot denumi formule sau valori constante. In loc s� scrie�i de dou� sau mai

multe ori sau chiar s� copia�i o formula lunga �i complexa, pute�i s� scrieti o formula o singura data,

s�-i da�i un nume �i apoi s� scrie�i numele în locul formulei.

Atribuirea numelui unei formule sau unei valori constatnte cu ajutorul casetei de dialog

Define se face astfel:

1.In meniul Insert, pozi�iona�i-v� pe Name �i executa�i clic pe Define.

Se va deschide caseta de dialog Define Name.

2.In caseta Names în workbook, introduce�i numele formulei, domeniului sau valorii

constante.

3.In caseta Refers to, introduce�i senmul = urmat de formula sau de valoare (Figura 2.4

prezinta o casta de dialog Define Name care denumeste o valoare constanta).

Figura 2.4

4.Executa�i clic pe OK.

Valoare Constanta

.


www.formare.ro 9

2.4 SCRIEREA FORMULELOR CU CELULE CARE AU NUME.

Utilizarea numelor celulelor �i domeniilor în formule este foarte simpla, datorita lor

formulele devenind mai u�or de citi �i de inteles.

Utilizarea numelor celulelor �i domeniilor în formule:

1.Executa�i clic pe celula în care vre�i s� fie afi�at rezultatulformulei.

2.Introduce�i de la tastatura formula, începând cu un =.

3.Scrieti numele acolo unde vre�i s�-l inserati; în meniul Insert, pozi�iona�i-v� pe Name,

Executa�i clic pe Paste �i apoi executa�i clic pe numele din lista.

4.Închideti formula ap�sând pe Enter.

3. VALIDAREA DATELOR Este foarte simplu de introdus date necorespunz�toare, lipsite de orice valoare. Unele

inadvertente pot fi prevenite configurând validarea datelor, care afi�eaz� un mesaj de eroare când

datele nu corespund standardelor pe care le-a�i stabilit.

3.1 CONFIGURAREA VALIDARII DATELOR.

1.Selecta�i celula sau domeniul în care vre�i ca datele introduse s� fie valide.

2.In meniul Data, executa�i clic pe Validation. Se va deschide caseta de dialog Data

Validation ca în Figura 3.1.

3.In pagina cu eticheta Settings, selecta�i un tip de data în lista derulanta Allow.

4.In lista derulanta Data, selactati criteriul dorit de limitare a validarii datelor, cum ar fi

“between”(între) sau “greater that”(mai mare decât).

5.In caseta afi�at� sub lista derulant� Data, stabili�i criterii ca Minimum �i Maximum (asta

în func�ie de op�iunile pe care le-a�i f�cut în liste Allow �i Data.) pentru valorile admise ale

datelor.

6.Dac� vre�i s� fie obligatorie introducerea datelor într-o celul�. �terge�i marcajul din caseta

de validare Ignore blank.

7.In eticheta Input Message, introduce�i un titlu �i un mesaj care s� fie afi�ate când una din

celulele validate este selectata. în Figura 3.2 este prezentat un marcaj care apare la

introducerea datelor.


www.formare.ro 10

Figura 3.1

Figura 3.2

8.In eticheata Error alert, alege�i o pictogram� �i introduce�i un titlu �i un mesaj de eroare

care s� apar� când sunt introduse date care nu sunt valide (pentru a nu ap�rea nici un mesaj

�i introducerea datelor nevalide s� fie pur �i simplu respins� se debifeaza caseta de validare

“Show error alert after invalid data is entered”).



www.formare.ro 11

4. IMPORTUL UNUI fi�ier TEXT.

Dac� ave�i date într-un fi�ier format text (fisiere cu extensie .txt) pute�i importa datele din el

utilizand urm�toarea procedur�:

1.Executa�i clic pe Open în bara de intrumente standard din Excel.

2.In caseta Files of type, selecta�i All files(*.*).

3.Executa�i dublu clic pe numele fi�ierului text.

Va fi lansat Text Import Wizard (Vrajitorul pentru import de text) ca în Figura 4.1.

Figura 4.1

4.In pasul 1 din Text Imoprt Wizard, asigurati-va ca butonul pentru op�iunea Delimited

este selectata �i apoi executa�i clic pe Next.

5.In pasul 2, marcati caseta de dialog Tab. dac� vedeti ca datele care apar în fereastra Data

preview nu sunt separate în coloane clare, incercati s� marcati alti delimitatori, pân� când

obtineti o separare buna în coloane. Apoi executa�i clic pe Next. (Figura 4.2)


www.formare.ro 12

Figura 4.2

6.In pasul 3, pute�i stabili o formatare preliminara a datelor. în fereastra Data preview ,

executa�i clic pe titlul coloanei pe care vre�i s-o formatati. dac� ea con�ine numere,

mentineti formatarea General din sectiunea Column data format; dac� insa coloana con�ine

date calendaristice, Selecta�i op�iunea Date �i identic pentru fiecare tip de data.(Figura 4.3)

7.Exexutati clic pe Finish.

Figura 4.3


www.formare.ro 13

Când salva�i registrul de calcul, pentru a nu relua preocedeul cu Text Import Wizard,

trebuie salvat cu Save As (din meniul File) ca foaie de calcul, nu ca fi�ier text.

5. TRIMTEREA DATELOR DIN ACCESS în FOAIA DE CALCUL.

Cea mai mare deosebire dintre o foaie Excel �i un tabel Access const� în faptul c� Excel este

proiectat s� manevreze, s� manipuleze, s� calculeze �i s� prelucreze numerele, în timp ce Access este

proiectat s� stocheze �i s� extraga datele. Dac� ave�i un tabel Access în care vre�i s� face�i calcule

serioase, pute�i s�-l trimite�i cu u�urin�� într-o faie de calcul Excel, utilizând urm�toarea procedur�:

1.Deschide�i baza de date Access.

2.Executa�i clic pe eticheta Tables �i apoi pe numele tabelului pe care vre�i s�-l trimite�i în

Excel(dar nu deschide�i tabelul).

3.Deschide�i meniul Tools, pozitiona�i-v� pe Office Links �i apoi executa�i clic pe Analyze

It With MS Excel. Excel va fi lansat( dac� nu era deja lansat) �i se va deschide un nou

registru de calcul. Noul registru con�ine o singur� foaie �i registrul poarta numele tabelului

Access.

6. IMPORTUL DATELOR DIN PAGINI WEB.

Sunt câteva metode pe care le pute�i folosi pentru a importa date din pagini web, f�r� a le mai

scrie din nou de la tastatura. Cea mai simpl� metod� este s� le copia�i (Copy) �i apoi s� le lipi�i

(Paste) în foaia de calcul, dar acest� metod� v� poate crea probleme de formatare. Alt� metod� este

s� salva�i pagina din format web în format text, �i apoi s-o importa�i în Excel, dar �i aici pot ap�rea

probleme (în momentul în care vre�i s� le salva�i din web în text).

Cea mai bun� metod� pentru a importa date din web în registru de calcul este :

1.Clic pe Data , pozitiona�i-v� pe Import External Data, dupa care executa�i clic pe New

Web Query �i se va deschide o fereastra de dialog (ca în Figura 6.1) unde pute�i scrie URL-ul de

unde vre�i importa�i datele.


www.formare.ro 14

Figura 6.1

2.Executa�i clic pe Import.

3.Selecta�i locul pe foaia de calcul de unde vre�i s� înceap� tabelul cu date importat sau

într-o foaie de calcul nou�.

7. SORTAREA DATELOR.

Dupa ce a�i introdus sau importat foarte multe date într-un registru de calcul, este nevoie s� le

organiza�i pentru ca ele s� devin� utile sau s� capete un sens (o anumita ordine). Primul mijloc pe

care îl ave�i la dispozi�ie este sortarea lor. Sortarea se face dup� una sau mai multe coloane.

7.1 SORTAREA RAPID� A UNEI LISTE DUP� O SINGUR� COLOAN�.

1. Executa�i clic în coloana(câmpul) din tabel de pe care vre�i s� sorta�i. In Figura 7.1 vom

sorta datele dupa coloana “Denumire produs”(nu selecta�i mai mult de o celul� din coloana aleas�).

2. In bara de instrumente Standard, executa�i clic pe un buton de sortare:

- Pentru sortarea în ordine ascendenta(1-10 sau A-Z), executa�i clic pe Sort Ascending .

- Pentru sortarea în ordine descendenta(10-1sauZ-A), executa�i clic pe Sort Descending .


www.formare.ro 15

7.2 SORTAREA UNEI LISTE DUP� DOU� SAU TREI COLOANE.

1.Executa�i clic pe oricare din celulele tabelului.

2.In meniul Data, executa�i clic pe Sort (se va deschide caseta de dialog Sort. Figura 7.2.)

3.In caseta Sort by, executa�i clic pe s�geata îndreptata în jos, apoi executa�i clic pe cheia de

sortare de cel mai înalt nivel.

4.Executa�i clic pe butonul cu op�iunea corespunz�toare ordinii pe care o dori�i.

5.In prima caseta Then by, alege�i cheia de sortare de nivel doi.

6.In a doua caseta Then By, alege�i cheia de sortare de nivel trei.


Figura 7.2

Clic in coloana (o singura celula)


www.formare.ro 16

Figura 7.3

Tabelul va fi sortat dupa cheile stabilite în caseta de dialog Sort.

8. FILTRAREA DATELOR.

Dac� ave�i un tabel mare de date �i vre�i s� v� concentra�i asupra anumitor înregistr�ri, sau

linii din tabel, pute�i filtra tabelul astfel încât s� afi�eze numai înregistr�rile care v� intereseaz� �i s�

le ascund� pe celelalte. Filtrarea poate fi utilizat�, de asemenea, pentru extragerea anumitor

înregistr�ri �i lipirea lor în alt� foaie de calcul (sau în alt fi�ier, cum ar fi un fi�ier Word).

8.1 FILTRAREA UNEI LISTE DUPA UN SINGU CRITERIU.

1.Executa�i clic pe oricare din celulele tabelului.

2.In meniul Data, pozitiona�i-v� pe Filter �i apoi executa�i clic pe AutoFilter.

In partea de sus a fiec�rei coloane din tabel, vor ap�rea niste s�ge�i mici �i gri. Fig. 8.1.

Prima cheie

A doua cheie

A treia cheie


www.formare.ro 17

Figura 8.1

3.Executa�i clic pe s�geata de filtrare a capului de tabel pentru care vre�i s� stabili�i criteriul

de filtrare.

4.Executa�i clic pe criteriul dupa care vre�i s� se faca filtrarea. Criteriul pe care l-a�i ales

r�mâne vizibil, iar toate celelalte vor fi ascunse. S�geata pentru filtrare este albastr�, lucru

care v� ajut� s� v� aminti�i unde a�i stabilit criterii de filtrare.

5.Dac� vre�i s� renun�a�i la criteriile de filtrare f�r� s� dezactivati AutoFilter, executa�i clic

pe s�geat� �i apoi pe (All). Ca s� renun�a�i la filtrare �i s� afi�ati toate înregistr�rile,

deschide�i meniul Data, pozi�iona�i-v� pe Filter �i apoi executa�i clic pe AutoFilter ca s�-l

dezactiva�i.

8.2 FILTRAREA DUPA DOUA câmpURI DIFERITE.

1.Executa�i clic pe tabel. în meniul Data, pozi�iona�i-v� pe Filter �i apoi executa�i clic pe

AutoFilter.

2.Executa�i clic pe s�geata de filtrare din primul câmp �i apoi executa�i clic pe criteriul dorit.

3.Executa�i clic pe s�geata de filtrare din al doilea câmp �i apoi pe criteriul dorit.

8.3 FILTRAREA DUPA DOUA CRITERII DIN ACELASI câmp.

1.Executa�i clic în tabel, iar în meniul Data, pozi�iona�i-v� pe Filter �i apoi executa�i clic pe

AutoFilter. Dac� AutoFilter este deja activat, asigura�i-v� c� toate celelalte criterii

AutoFilter au fost anulate.

Sageti pentru filtrare.


www.formare.ro 18

2.Executa�i clic pe s�geata de filtrare �i apoi clic pe (Custom…). Se va deschide caseta de

dialog Custom AutoFilter (ca în Figura 8.2).

3.In caseta din stânga-sus selecta�i un operator de compara�ie din list�.

4.In caseta din dreapta sus, selecta�i o valoare din câmp.

5.Executa�i clic pe butonul de op�iune And/Or.

6.In caseta din partea de jos (criteriul doi) selecta�i un operator de compara�ie �i valoare de

câmp (acum caseta de dialog Custom AutoFilter este configurat� pentru a rula).

Figura 8.2


Un ccriteriu Or(Sau) afi�eaza înregistr�rile care satisfac cel pu�in unul dintre criterii; se

cite�te “ arat�-mi orice intrare care este x sau y. Un criteriu And(�i) afi�eaz� înregistr�rile care

satisfac ambele criterii; se citeste “arat�-mi toate intr�rile care sunt �i x �i y”.

9. FUNC�IILE SUMIF �i COUNTIF.

9.1 FUNC�IA SUMIF.

In tabelul din Figura 9.1, vreau s� aflu cât de mult s-a vândut din produsul Planetare. Ca s�

g�sesc r�spunsul utilizez func�ia SUMIF, care însumeaz� valorile care satisfac criteriul meu. In acest

caz, voi scrie o formul� care însumeaz� valorile din coloana Total, corespunz�toare valorii Planetare

din coloana Produs. O formul� SUMIF poate fi scris� în dou� moduri. Se poate folosi programul de

completare Conditional Sum Wizard, care ne poate consuma mai mult timp (dar este mai eficient în

cazul aplic�rii mai multor criterii). Cealalt� metod� const� în utilizarea instrumenului Formula

Palette, care este mai u�oar� �i mai rapid� pentru cu un singur criteriu.


www.formare.ro 19

Figura 9.1

9.1.1 UTILIZAREA CASETEI DE DIALOG PASTE FUNCTION PENTRU SCRIEREA UNEI FORMULE SOUMIF.

1. Executa�i clic pe celula în care vre�i s� introduce�i formula.

2. Executa�i clic pe butonul Paste Function .

3. In categoria All sau Math & Trig, executa�i clic pe SUMIF. Se va deschide Formula

Palette pentru SUMIF (vezi Figura 9.2).

4. In caseta Range, introduce�i domeniul celulelor care con�ine criteriul (în cazul nostru

coloana Produs, pentru c� ea con�ine criteriul Planetare).

5. In caseta Criteria introduce�i criteriul pentru care vre�i s� însuma�i valorile urm�rite.

- Dac� acest criteriu este un �ir de caractere, cum este “Planetare”, ave�i grij� s�

introduce�i ghilmelele de o parte �i de alta.

- In loc s� introduce�i de la tastatur� �irul de caractere �i ghilimelele, pute�i s�

executa�i clic pe celula care con�ine înregistrarea Planetare.


www.formare.ro 20

Figura 9.2

6.In Caseta Sum_range introduce�i domeniul de valori pe care vre�i s� le adunati (în acest

exemplu, coloana E, introdusa sub forma E:E). Caseta de diaolg SUMIF ar trebui s� arate

completata ca cea din Figura 9.3.


Figura 9.3

Formual SUMIF este gata afi�and rezulatatul ca în Figura 9.4.

Domeniul care contine citeriul.

Criteriul.

Domeniul cu valori care trebuiesc adunate.


www.formare.ro 21

Figura 9.4

9.1.2 UTILIZAREA OP�IUNII CONDITIONAL SUM WIZARD.

1.Executa�i clic oriunde în tabel.

2.In meniul Tools, pozi�iona�i-v� pe Wizard �i executa�i clic pe Conditional SUM.

Program Conditional Sum Wizard va fi lansat (vezi Figura 9.5). Dac� domeniul selectat

nu este cel bun, modifica�i-l introducând de la tastatur� noi referin�e sau tr�gând cu

mouse-ul peste domeniul din foaia de calcul.

3.Executa�i clic pe Next.

4.In pasul 2 al vrajitorului, stabili�i coloana de adunat (în acest caz Total) �i criteriul .

Pentru a stabili criteriul pentru acest exemplu selecta�i Produs, selecta�i = �i apoi selecta�i

Planetare (vezi Figura 9.6).


www.formare.ro 22

Figura 9.5

Figura 9.6

5. Executa�i clic pe Add Condition ca s� ad�uga�i listei înc� o condi�ie pentru sum� �i apoi

executa�i clic pe Next.

6. La pasul trei al vrajitorului pute�i alege s� afi�ati numai suma, sau suma �i o etichet�;

apoi executa�i clic pe Next.

7. La pasii 4 �i 5 ai vrajitorului, pute�i decide unde trebuie plasata eticheta �i suma în foaia

de calcul. Executa�i clic pe caseta vrajitorului, executa�i clic pe o celul� din foaia de calcul

�i apoi executa�i clic pe Next.

8. Când a�i ajuns la ultimul pas executa�i clic pe Finish.


www.formare.ro 23

Rezultatul dat de vrajitor este identic cu cel dat de formula SUMIF. Singura diferen�� real�

este c� vr�jitorul v� permite s� stabili�i mai multe criterii de selectare a celulelor care vor intra în

calculul sumei.

9.2 FUNC�IA COUNTIF.

Func�ia COUNTIF num�r� valorile dintr-un domeniu care corespund unui anumit criteriu,

cum ar fi: câte comenzi au existat (în exemplul nostru ) pentru Planetare. Func�ia COUNTIF

lucreaz� cu finctia SUMIF, dar nu are o versiune de tip vrajitor (nici nu ar fi nevoie).

Utilizarea func�iei COUNTIF.

1.Executa�i clic pe celula în care vre�i s� plasa�i rezultatul.

2.Executa�i clic pe butonul Paste Function .

3.In categoria All sau Stastistical, executa�i dublu clic pe COUNTIF. Se va deschide caseta

de dialog COUNTIF (Figura 9.7)

Figura 9.7

4. In caseta Range introduce�i domeniul celulelor care trebuie cercetat (în cazul nostru am

introdus coloana B).

5. In caseta Criteria introduce�i criteriul de num�rare a celulelor (în cazul nostru am

executat clic pe celula B4, care are valoarea „Planetare”, pentru ca func�ia s� numere

toate înregistr�rile identice).

6. Executa�i clic pe OK.


www.formare.ro 24

10. FUNC�IILE VLOOKUP �i HLOOKUP. Uneori, este nevoie s� c�uta�i o valoare în alt tabel. De exemplu, într-o factur� e posibil s�

dori�i ca Excel s� caute rata impozitului aplicabil� zonei de destina�ie a transportului de marfa. Sau, e

posibil s� ave�i nevoie de Excel s� caute coduri de repere în func�ie de denumirea reperelor.

VLOOKUP este o func�ie bun� pentru c�utarea unei valori în alt tabel (HLOOKUP fiind

transpusa ei). Aceste dou� func�ii sunt destul de asem�n�toare, singura diferen�� fiind faptul c� una

dintre ele lucreaza în tabel pe verticala (VLOOKUP) iar cealalta pe orizontala (HLOOKUP). Vom

explica func�ia VLOOKUP si, pe cale de consecin��, ve�i intelege cum lucreaza �i func�ia

HLOOKUP.

Scrierea unei formule VLOOKUP:

1.Crea�i un tabel de c�utare care con�ine valorile pe care vre�i s� le g�siti (cum ar fi un tabel

con�inând codurile literale ale calificativelor la un test, pe care îl vom folosi în acest

exemplu).

Tabelul trebuie s� fie configurat astfel încât valorile c�utate (în acest exemplu, mediile la

test) s� se afle în coloana cea mai din stânga (ca în figura 10.1) �i s� fie sortate în ordine

cresc�toare. Tabelul poate con�ine mai multe coloane, atâta timp cât valorile pe care le

c�uta�i se afl� în stânga. Ca s� fie mai convenabil, pute�i s� denumi�i tabelul �i s� v�

referi�i la el în formul� folosindu-i numele.

2.Executa�i clic pe celula unde vre�i s� apar� rezultatul.

3. Executa�i clic pe butonul Paste Function .

Figura 10.1

4.In categoriile All sau Lookup & Reference, executa�i dublu clic pe func�ia VLOOKUP.


www.formare.ro 25

Se va deschide caseta de dialog VLOOKUP (Vezi Figura 10.2).

Figura 10.2

5. Executa�i clic pe caseta Lookup_value �i apoi pe celula care con�ine valoarea pe care

vre�i s-o c�uta�i (în cazul nostru media la test).

6. Executa�i clic pe caseta Table_array �i trage�i mouse-ul ca s� selecta�i tabelul de c�utare

(în Figura 10.1 cel încercuit cu linia întrerupt�).

7. In caseta Col_index_num introduce�i de la tastatur� num�rul coloanei din tabelul de

C�utare, în care Excel trebuie s� gaseasc� o valoare corespondent�.

Considera�i c� tabelul are coloanele numerotate de la stânga la dreapta, începând cu 1.

In acest exemplu, valorile corespondente (codurile literale ale calificativelor) se va afla

în coloana 2 din tabelul de c�utare (tabelul din fig 10.1 incercuit cu linie intrerupta).

8. In caseta Range_lookup, decide�i dac� vre�i s� c�uta�i coresponden�a cea mai apropiat�

sau una exact�. Pentru cea mai apropiat� coresponden��, l�sa�i caseta goal�.

Pentru o coresponden�� exact� introduce�i cuvântul False (fals).

In aceste exemplu, fiecare rezultat pe care îl c�uta�i are cea mai apropiata coresponden��.

Deci, tabelul de c�utare este sortat în ordine crescatoare �i func�ia VLOOKUP caut� în coloan�, de

sus în jos, coresponden�e pentru cea mai apropiat� valoare.

Pentru acest exemplu, caseta de dialog VLOOKUP ar trebui s� arate ca în Figura 10.3.

Ce este cautat.

Unde trebuie

Coloana in care se afla valoarea corespondenta.

Corespondenta cea mai apropiata sau

exacta.


www.formare.ro 26

Figura 10.3


Func�ia VLOOKUP caut� rezultatul în tabelul de c�utare (tabelul din fig 10.1 încercuit cu

linie întrerupt�), g�se�te valoarea corespondent� cea mai apropiat� �i întoarce codul literal

aflat în coloana a doua.

10. Pentru copierea formulei pe vertical�, de-a lungul tabelului, pozitiona�i indicatorul

mouse-ului pe marcajul AutoFill �i executa�i dublu clic.

Figura 10.4


www.formare.ro 27

11. FUNC�IA PMT.

Dac� ave�i de cumparat o casa, o ma�in� sau orice alt obiect care este destul de scump ca s�

necesite un împrumut, o informa�ie cheie pe care vre�i s-o �ti�i ar fi care este suma de bani care

trebuie platit� lunar pentru rambursarea împrumutului. Func�ia PMT face acest lucru pentru

dumneavostra cu rapiditate, dac� îi furniza�i rata anual� a dobânzii, num�rul de pl��i lunare �i suma

total� de bani împrumuta�i. (Figura 11.1 prezinta formula PMT -în bara de formule- completat� cu

valorile din celule corespunz�toare din foaia de calcul). Dac� folosti în formul�, în loc de valori

numerice, adrese de celule sau nume de celule, atunci pute�i testa rezultatele date de formul�

modificând pur �i simplu valorile corespunz�toare din foaia de calcul.

Figura 11.1


www.formare.ro 28

12. GOAL SEEK.

Una din cele mai importante func�ii ale calculatorului este s� ne permit� luarea deciziilor

optime. Capacitatea de a calcula �i de a sintetiza cantit��i mari de date este un început bun. Dac�

ave�i mai multe situatii posibile, sau scenarii, este bine s� compara�i rezultatele care se pot ob�ine

adoptând diferite moduri de a ac�iona, înainte de a v� decide pentru unul dintre ele; instrumentul

Scenario Manager din Excel care v� poate ajuta s� compara�i diferite scenarii. dac� lucra�i la o

problem� �i �ti�i la ce rezultat sau solu�ie vre�i s� ajunge�i, Excel v� poate ajuta s� v� da�i seama de

ce ave�i nevoie ca s� ajunge�i acolo; instrumentul Goal Seek rezolv� problema “invers”; el descoper�

cu ce valori de intrare pute�i ob�ine un anumit rezultat.

Excel a fost proiectat pentru efectuarea de calcule �i deci, dac� �ti�i ce valori de intrare are o

anumita func�ie sau formul�, Excel v� va da un rezultat. Dar cum face�i dac� �ti�i rezultatul pe care

trebuie s�-l ob�ineti, dar nu �ti�i cu ce valori de intrare se poate ajunge la el.

In acest capitol pute�i afla cum s� utiliza�i Goal Seek pentru a rezolva probleme de

matematic� “inverse”: cunoa�te�i rezultatul �i vre�i ca Excel s� v� ajute s� va dati seama care trebuie

s� fie valorile de intrare care s� va conduca la acel rezultat.

De exemplu pute�i s� utiliza�i func�ie PMT (prezentat la cap.11) ca s� va dati seama cat veti

avea de platit pentru un imprumut, cunoscand procentul dobanzii, num�rul de rate �i valoarea

initiala a imprumutului; dar s� presupunem ca vre�i s� �ti�i cat de mult pute�i imprumuta ca s� ave�i

de platit o anumita suma de bani. Pentru raspunsul la aceasta intrebare, formula tebuie s�

Functioneze invers: �ti�i care trebuie s� fie raspunsul (suma care trebuie platita) �i vre�i s� �ti�i cum

pute�i obtine acest raspuns (suma de bani imprumutata).

12.1 C�UTAREA RASPUNSULUI LA O INTREBARE SIMPL� CU GOAL SEEK.

Ca s� ilustrez utilizarea intrumentului Goal Seek pentru g�sirea solu�iei problemei puse în

paragraful anterior, voi determina ce sum� de bani pot lua cu împrumut dac� pot s�-mi permit s�

platesc 600 lei pe lun� la un procent de dobanda de 7% �i cu rate de plat� lunare, întinse pe o

perioad� de 5 ani (60 luni).

Utilizarea intrumentului Goal Seek pentru determinarea sumei imprumutate.

1.Introduce�i într-o foaie de calcul formula �i valorile sale de intrare (argumentele), ca în

Figura 12.1.

2.Completa�i valorile de intrare care nu se vor modifica (în cazul de fa��, procentul dobânzii

�i num�rul de rate).


www.formare.ro 29

Figura 12.1

3.In meniul Tools, executa�i clic pe Goal Seek.

Va fi afi�ata caseta de dialog Goal Seek, ca în figura 12.2. Celula curent� activ� este

afi�at� în caseta Set cell; dac� executa�i clic pe o alt� celul�, aceasta va ap�rea în caseta

Set cell înainte de a fi lansat Goal Seek.

Figura 12.2

4. Asigurati-va ca valoarea din caseta Set Cell este eviden�iat�; dac� nu, selecta�i-o sau

�terge�i-o, pentru c� urmeaz� s-o înlocui�i în pasul urm�tor.


www.formare.ro 30

5. In foaia de calcul, executa�i clic pe o celul� pentru care vre�i s� stabili�i o valoare ( în cazul

de fa�� celula E8, celula cu formula PMT, pentru c� vreau s� calculez o anumita valoare

a sumei de pl�tit).

6. Executa�i clic pe caseta To value �i introduce�i valoarea la care vre�i s� ajungeti (în cazul

de fa�� rata lunar� pe care pot s� mi-o permit, adic� 600 lei).

7. Executa�i clic în caseta By changing cell.

8. In foaia de calcul executa�i clic pe celula care con�ine valoarea de intrare pe care vre�i ca

Excel s� o estimeze (în cazul de fata celula E6 care con�ine suma de bani a împrumutului).


Excel g�se�te un raspuns �i modifica valoarea în foaia de calcul, ca în figura 12.3.

Figura 12.3

Dac� vre�i s� p�stra�i datele noii foi de calcul, executa�i clic pe OK; dac� vre�i s� reveni�i la

valorile anterioare ale foii de calcul (în caz c� vre�i s� rula�i Goal Seek din nou cu alte numere),

executa�i clic pe Cancel.


www.formare.ro 31

12.2 UTILIZAREA INSTRUMENTULUI GOAL SEEK PENTRU PROBLEME MAI COMPLEXE.

Desi Goal Seek nu poate modifica decât câte o variabil� la un moment dat, îl pute�i totu�i

folosi pentru rezolvarea unor probleme care implic� mult mai multe celule. In acest exemplu este

vorba despre o problema cu un triunghi dreptunghic; cunosc lungimea catetei mai lungi (latura b) �i

�tiu cât de lung� vreau s� fie ipotenuza (latura c). Vreu s� aflu cât de lunga trebuie s� fie cateta

scurt� a triunghiului (latura a) ca s� obtin ipotenuza de care am nevoie. Pentru o abordare vizuala a

problemei, consulta�i figura 12.4.

Utilizarea instrumentului pentru rezolvarea unei probleme complexe:

1. Introduce�i în foaia de calcul valorile �i formula.

Celulele din colana “Patratul lungimii” sunt denumite Asq (pentru p�tratul lui A), Bsq �i

Csq. Celulele din coloana lungimilor sunt denumite a_, b_, c_.

Stiu cu cât este egal� lungimea laturii b, a�a c� introduc aceasta lungime; apoi introduc

�i celelalte formule (figura 12.4).

In Asq �i Bsq sunt introduse formule care calculeaza p�trate (a_*a_ �i b_*b_); în celula

Csq este introdusa formula triunghiului dreptunghic; în celula c_ este introdusa formula

pentru lungimea ipotenuzei, adic� radacina p�trat� din Csq.

2.Executa�i clic pe celula c_(celula cu formula pentru lungimea ipotenuzei).

3.In meniul Tools, executa�i clic pe Goal Seek.

Se va deschide caseta de dialog Goal Seek, avand celula selectata în caseta Set cell.

Figura 12.4


www.formare.ro 32

4. Introduce�i 35 în caseta To value (lungimea pe care vreau s� o aiba ipotenuza).

5. Executa�i clic în caseta By changing cell; apoi executa�i clic pe pe celula a (caseta a carei

lungime doresc s� o aflu).

Caseta de dialog ar trebui s� arate asem�n�tor cu cea din figura 12.5.

6. Executa�i clic OK.

Dac� ve�i privi cu aten�ie, ve�i observa cum numerele din foaia de calcul se modific� rapid

în timp ce Excel încearc� diferite valori �i recalculeaza formulele la fiecare încercare.

Rezultatul dumneavoastr� ar trebui s� fie identic cu cel din figura 12.6

7. Dac� vre�i s� p�stra�i noile valori, executa�i clic pe OK.

Figura 12.5

Figura 12.6


www.formare.ro 33

13. FUNC�IILE UZUALE MIN �i MAX.

13.1 FUNC�IA MIN.

Func�ia MIN întoarce cea mai mic� valoare dintr-un domeniu de numere. Sigur c�, dac�

domeniul dumneavoastr� este format dintr-o singur� coloan�, pute�i s� afla�i cea mai mica valoare �i

cu ajutorul sort�rii sau filtr�rii listei. Dac� îns� domeniul dumneavoastr� este un tabel mare de

numere, ca acela din figura 13.1, func�ia MIN este util�.

Figura 13.1

Scrierea unei formule proprii cu func�ia MIN:

1.Executa�i clic pe celula în care vre�i s� plasa�i formula.

2.Introduce�i de la tastatur� semnul “ = ”.

3.Introduce�i de la tastatur� “ min( “.

4.Slectati în foaia de calcul celulele pentru care vre�i s� g�siti valoarea minima (în acest

exemplu B3:M20, adic� toate numerele din tabel).

5.Introduce�i de la tastatur� semnul “ ) “.

6.Apasa�i pe Enter.

Valoarea minim� din tabel este 83, dac� a�i fi c�utat-o singur ar fi durat ceva mai mult timp.

Deoarece valoarea minima este rezultatul unei formule, ea continu� s� fie calculat� automat,

chiar dac� modificati numerele din tabel.


www.formare.ro 34

13.2 FUNC�IA MAX.

Func�ia MAX este opus� func�iei MIN �i lucreaz� exact la fel. Acesta func�ie g�se�te

valoarea cea mai mare dintru-un domeniu selectat pe celule. Pentru scrierea unei formule cu func�ia

MAX, pute�i urma procedura din func�ia MIN.

Scrierea unei formule cu func�ia MAX, prin inermediul casetei de dialog Paste Function:

1.Executa�i clic pe celula în care vre�i s� introduce�i formula.

2.Executa�i clic pe butonul Paste Function .

Se va deschide caseta de dialog Paste Function.

3.Derula�i lista de func�ii din partea dreapta a casetei de dialog �i executa�i dublu clic pe

func�ia pe care o dori�i (în cazul nostru func�ia MAX).

4.Va ap�rea caseta Formula Palette corespunz�toare func�iei alese.(figura 13.2)

Figura 13.2

5.Evidentiati sau �terge�i orice valoare din caseta Number1 �i introduce�i domeniul

corespunz�tor întregului tabel selectând celulele prin tragerea mouse-ului. In exemplul

nostru, domeniul de celule care con�ine valorile(B3:M20) a fost numit “comision” (a�a c�

atunci când am selectat domeniul, Excel a inserat numele domeniului ca în figura 13.3)

Figura 13.3



www.formare.ro 35

Formula este gata, iar valoarea maxima a domeniului este afi�ata în foaia de calcul

(vezi figura 13.4).

Figura 13.4

14.FUNC�IA AVERAGE.

AVERAGE este o alt� func�ie foarte des folosit� �i foarte u�or de utilizat (calculeaza media

valorilor dintr-un domeniu selectat). Este la fel ca �i func�iile MIN, MAX.

Un lucru foarte important de stiut despre func�ia AVERAGE este c� rezultatul pe care îl d�

este mai corect decât cea ce a�i obtine adunând celulele �i imp�r�ind suma la num�rul lor. Calculând

mediile adunând celulele �i împar�ind rezulatatul adun�rii la num�rul de celule, uneori ob�inem

rezultate gre�ite din cauz� c�, dac� una din celule nu avea nici o valoare în ea, metoda o folosea în

calculul mediei ca �i cum ar avea valoarea zero! Func�ia AVERAGE adun� îns� celulele din

domeniul selectat �i apoi imparte suma la num�rul valorilor excluzând din calcul toate celulele goale

Figura 14.1.

Scrierea unei formule cu func�ia AVERAGE:

1.Executa�i clic pe celula în care vre�i s� plasati formula.

2.Introduce�i de la tastatura “ =AVERAGE( “.

3.Selecta�i în foaia de calcul celulele pentru care vre�i s� face�i media.

4.Introduce�i de la tastatura semnul “ ) “.


www.formare.ro 36

5.Apasati pe ENTER.

Figura 14.1

15. FUNC�IA IF.

Func�ia IF este un alt mod de a determina valoarea unei celule pe baza unui criteriu pe care

l-a�i stabilit. Func�ia IF lucreaz� astfel: dac� (IF) o anumita afirma�ie este adevarat�, atunci (THEN)

întoarce acest� prim� valoare, altfel (OTHERWISE) întoarce aceast� a doua valoare. Figura 15.1

prezinta mai multe exemple în care func�ia IF este în actiune.

Dupa cum pute�i vedea în firgura 15.1, func�iile IF pot fi îmbricate (nested), sau combinate în

interiorul altor func�ii IF, ceea ce le face s� fie �i mai utile. De fapt, orice func�ie poate fi imbricata în

alta func�ie, pân� la 7 niveluri de adâncime, cea ce v� permite o mare creativitate în efectuarea

calculelor.

Pentru Situatie, care este un calificativ dat dup� medie, IF ac�ioneaz� în felul urm�tor: Dac� media < 5, atunci scrie “ elimina” altfel scrie “ promovat” sau, altfel spus: if <<condi�ie>> then <<valoarea dac� e indeplinita conditia>> else <<valoarea dac� nu e indeplinita conditia>>

Iordache Daniel a sarit peste testul acesta

“ =(B11+C11+D11+E11)/4” media rezultata este gresita

Formula AVERAGE da rezultatul bun.


www.formare.ro 37

Pentru a apela Func�ia IF facem clic în celula în care dorim rezultatul (G2), �i apoi clic pe :

alegem cu clic functia IF si apoi clic pe OK

aici se tasteaza conditia

aici se tasteaza valoarea pe care o returneaza functia daca e indeplinita conditia

aici se tasteaza valoarea pe care o returneaza functia daca nu e indeplinita conditia


www.formare.ro 38

16. LUCRU în RETEA. PARTAJAREA fi�ierELOR în RETEA. 16.1. PARTAJAREA REGISTRULUI DE CALCUL CU ALTI UTILIZATORI.

Un registru de calcul partajat cu mai mul�i utilizatori într–o re�ea poate s� fie utilizat de mai

multe persoane. Acest lucru este de mare ajutor dac� mai mul�i utilizatori au nevoie de acces la

aceea�i list� de date comune. Dac� registrul de calcul este partajat, nimeni nu trebuie s� î�i a�tepte

rândul ca s� deschid� fi�ierul �i s� fac� modific�ri în el.

Dac� un registru de calcul nu este partajat �i altcineva l–a deschis deja, atunci când se încearc�

deschiderea lui va fi afi�at� o caset� de mesaj care v� permite s� alege�i dac� deschide�i registrul de

calcul în mod read–only (deschidere numai pentru citire) sau a�tepta�i s� fi�i anun�a�i printr–un mesaj

pe ecran în momentul în care registrul de calcul va fi închis �i va fi disponibil pentru dumneavoastr�.

Partajarea unui registru de calcul se face astfel:

1. În meniul Tools executa�i click pe Share Workbook.

Se va deschide caseta de dialog Share Workbook, din figura 16.1

Figura 16.1

2. În pagina cu eticheta Editing, executa�i click pe caseta de validare Allow changes by

than one user at the same time.

3. Executa�i click pe Ok.

Un mesaj v� va spune c� registrul de calcul va fi salvat �i v� întreab� dac� vre�i s� continua�i.


www.formare.ro 39

4.Executa�i click pe Ok.

Registrul de calcul va fi acum partajat �i cuvântul [Shared] va fi afi�at în bara de titlu pentru

a aduce aminte de acest lucru.

Când lucra�i într–un registru de calcul partajat unele opera�ii nu pot fi efectuate. În func�ie de

versiunea programului Excel, unele din opera�iile din lista de mai jos s-ar putea s� nu fie efectuate:

� �tergerea foilor de calcul.

� Inserarea sau �tergerea unor zone de celule.

� Combinarea unor celule într–una singur�.

� Crearea formatelor condi�ionate.

� Crearea sau modificarea configur�rilor de validare a datelor.

� Crearea sau modificarea diagramelor, imaginilor, obiectelor sau a

hiperleg�turilor.

� Desenarea obiectelor grafice cu bara de desenare Drawing.

� Crearea subtotalurilor automate.

� Gruparea datelor pentru afi�are sau ascundere.

� Crearea sau modificarea tabelelor pivot.

� Orice opera�ie care implic� comenzi macro.

Dac� dorim s� afl�m cine utilizeaz� un registru de calcul trebuie s� execut�m urm�torii pa�i:

1.În meniul Tools execut�m click pe Share Workbook.

2.În pagina cu eticheta Editing, în lista Allow changes by than one user at the same

time se g�sesc utilizatori care au deschis acest document în momentul respectiv.

3.Executa�ii click pe Ok sau pe Cancel pentru închiderea casetei de dialog.

Dac� mai mul�i utilizatori au f�cut modific�ri într–un registru de calcul atunci, persoana care face

salvarea decide care dintre modific�ri s� fie re�inute.

Pentru salvarea unui registru partajat se execut� urm�torii pa�i:

1.Se execut� click pe butonul Save din bara de instrumente.

S–ar putea s� apar� un mesaj care s� v� anun�e c� ceilal�i utilizatori au f�cut modific�ri. Dac�

apare citi�i-l �i executa�i click pe Ok pentru a-l închide. Celule modificate au chenare colorate

�i un triunghi în col�ul din stânga sus. Chenarele �i triunghiurile vor disp�rea dup� ce

modific�rile vor fi acceptate sau respinse.

2.Pozi�iona�i–v� pe o celul� modificat� �i va fi afi�at un comentariu cu informa�ii despre

modific�ri.


www.formare.ro 40

Figura 16.2

Dup� ce eviden�ia�i celulele modificate, pute�i trece în revist� modific�rile individual, pentru a

accepta pe unele �i a le respinge pe altele.

Acceptarea sau respingerea modific�rilor se face astfel:

1. În meniul Tools pozi�iona�i–v� pe Track changes; figura 16.3 apoi executa�i click pe Accept or

reject changes.

În acest moment este posibil s� vede�i un mesaj care v� anun�� c� registrul va fi salvat;

executa�i click pe Ok ca s� continua�i. Apoi este posibil s� vede�i caseta de dialog Resolve

Conflicts; va trebui s� accepta�i sau s� respinge�i modific�rile aflate în conflict. Dup� aceasta se va

deschide caseta de dialog de unde pute�i accepta sau respinge modific�rile (figura 16.4).

Figura 16.3


www.formare.ro 41

Figura 16.4

2.În caseta de dialog Select Changes to Accept or Reject executa�i click pe casetele de

validare When; Who or Where �i selecta�i variantele alternative din listele derulante pentru

limitarea modific�rilor pe care dori�i s� le vede�i.

3.Executa�i click pe Ok.

Dac� exist� modific�ri în cadrul limitelor pe care le-a�i stabilit, va fi afi�at� o caseta de dialog

Accept or Reject Changes din figura 16.5.

Figura 16.5

2.Pentru acceptarea sau respingerea modific�rilor fie individual, fie în mas� executa�i click

pe butoanele corespunz�toare din caseta de dialog. Dup� ce toate modific�rile au fost trecute

în revist�, caseta de dialog se va închide singur�.

Când salva�i un registru de calcul care con�ine modific�ri aflate în conflict, pute�i rezolva

conflictele prin acceptarea lor în caseta de dialog Resolve Conflicts (fig.16.6).

Dac� atunci când salva�i un registru se deschide caseta de dialog Resolve Conflicts, se alege

una din situa�iile:

� se execut� click pe butonul Accept Mine dac� se dore�te re�inerea modific�ri f�cute de c�tre

dumneavoastr�

� se execut� click pe butonul Accept Other dac� se dore�te re�inerea modific�ri f�cute de c�tre

altcineva


www.formare.ro 42

� se execut� click pe butonul Accept All Mines dac� se dore�te re�inerea tuturor modific�rilor

f�cute de c�tre dumneavoastr�, f�r� a le mai trece în revist�.

� se execut� click pe butonul Accept All Others dac� se dore�te re�inerea tuturor modific�rilor

f�cute de c�tre altcineva, f�r� a le mai trece în revist�.

� se execut� click pe butonul Cancel, dac� dori�i s� amâna�i pe mai târziu rezolvarea conflictelor.

Caseta de dialog Resolve Conflicts se închide singur� când a�i terminat.

Fig.16.6

16.2. COMBINAREA REGISTRELOR DE CALCUL. În cazul în care se lucreaz� în echip� putem trimite celorlal�i utilizatori copii identice ale unui

registru de calcul �i fiecare utilizator poate s� fac� propriile sale modific�ri sau ad�ug�ri �i apoi se

pot combina toate copiile înapoi într–un sigur registru de calcul.

Exist� anumite cerin�e pe care trebuie s� le îndeplineasc� registrele de calcul pentru a putea fi

combinate:

� Registru de calcul original trebuie s� fie partajat înainte de a face copii dup� el.

În registrul de calcul original, trebuie s� stabili�i un num�r de zile pentru urm�rirea istoricului

modific�rilor.( în caseta de dialog Share Workbook, pagina cu eticheta Advanced ). Perioada

prestabilit� în Excel pentru urm�rirea istoricului modific�rilor este de 30 de zile.


www.formare.ro 43

� Copiile registrelor de calcul trebuie s� fie combinate înainte de expirarea perioadei de urm�rire a

istoricului.

� Pute�i s� combina�i între ele doar copii ale registrului de calcul original.

� Copiile registrului de calcul trebuie s� aib� nume de fi�ier diferite.

Combinarea copiilor unui registru de calcul se poate face astfel :

1. Se deschide copia registrului de calcul partajat care va deveni registru de calcul principal.

2. În meniul Tools executa�i click pe Compare and Merge Workbooks.

Dac� registrul de calcul pentru combinare are vreo modificare nesalvat� ve�i vedea un mesaj care v�

cere s� salva�i registrul de calcul. Executa�i click pe Ok.

Se va deschide caseta de dialog Select Files to Merge Into Current Workbook (seam�n� cu caseta

de dialog Open cu care sunte�i deja familiarizat).


www.formare.ro 44

3. În caseta de dialog Select Files to Merge Into Current Workbook executa�i click pe numele

copiei partajate pe care dori�i s� o combina�i cu registrul de calcul principal.


5. Repeta�i pa�ii 2–4 pentru fiecare copie pe care dori�i s� o combina�i cu registrul de calcul

partajat principal.

În registrul de calcul partajat principal, modific�rile �i conflictele sunt afi�ate cu chenare colorate �i

cu indicatori pentru celulele modificate.

Dup� cum a�i observat Excel are o perioad� de urm�rire a modific�rilor. De exemplu dac� o celul� a

fost modificat� de mai multe ori, fiecare modificare este re�inut�.

Pute�i tip�ri un istoric al modific�rilor astfel:

1. În meniul Tools se alege Track changes, iar apoi se execut� click pe Highlight Changes.

2. �terge�i marcajul casetelor de validare When, Who, Where.

3. Executa�i click pe caseta de validare List changes on a new sheet.


Va fi creat� o foaie de calcul nou� care are butoane AutoFilter, a�a c� pute�i filtra înainte de tip�rirea

istoricului. Aceast� foaie de calcul este prezent� în figura de mai jos.


www.formare.ro 45

16.3. Anularea partaj�rii unui registru de calcul

În unele cazuri nu mai este nevoie de partajarea unui registru de calcul, spre exemplu când este

nevoie de un tabel pivot sau diagrame de prezentare. Din cauz� c� nu pute�i face aceste lucruri într–

un registru de calcul partajat, este nevoie s� anula�i partajarea registrului de calcul.

Aceasta se face astfel:

1. În meniul Tools executa�i click pe Share Workbook.

2. În pagina cu eticheta Editing, �terge�i marcajul casetei de validare Allow changes by more

than one user… ; apoi executa�i click pe Ok �i va ap�rea un mesaj de confirmare.

3. Dac� sunte�i sigur c� dori�i s� anula�i partajarea registrului de calcul, executa�i click pe Yes.

Dac� nu se dore�te acest lucru se efectueaz� click pe butonul No.

Din acest moment registrul de calcul este disponibil pentru un singur utilizator. Dac� ave�i în

registrul de calcul o foaie cu istoricul modific�rilor aceasta va fi eliminat�.


www.formare.ro 46

16.3. Salvarea unui registru de calcul cu protec�ie la scriere (read–only) Opera�ia opus� partaj�rii unui registru de calcul este salvarea sa cu protec�ie la scriere, astfel încât

ceilal�i utilizatori s� nu poat� decât s� citeasc� registrul de calcul, dar s� nu poat� salva modific�rile

f�cute asupra registrului (decât într–un fi�ier cu alt nume).

Dac� a�i deschis un registru de calcul care nu este partajat, oricine altcineva care încearc� s�

îl deschid� nu o poate face decât în modul read–only. Pute�i permanentiza configurarea registrului de

calcul ca read–only, pentru a le aminti celorlal�i s� nu îl modifice chiar �i atunci când dumneavoastr�

nu îl utiliza�i. Dac� registrul de calcul nu este utilizat de c�tre dumneavoastr�, atunci când îl deschide

altcineva, mesajul pentru read–only are rolul de memento (dac� cineva execut� click pe No în

mesajul Open as read–only registrul de calcul se deschide în mod normal �i pot face modific�ri

asupra lui).

Salvarea unui registru cu protec�ie la scriere se face astfel:

1. În meniul File se execut� click pe Save As.

2. În caseta de dialog Save As se execut� click pe butonul Options.

3. În caseta de validare Save Options se execut� click pe caseta de validare Read-only

recommended, apoi se execut� click pe Ok.

4. În caseta de dialog Save As se execut� click pe Save. Va fi afi�at un mesaj care v� întreab�

dac� dori�i s� înlocui�i fi�ierul existent cu cel vechi.

5. Executa�i click pe Yes.

De acum ceilal�i utilizatori nu vor putea decât s� deschid� fi�ierul �i s� îi citeasc� con�inutul.

Excel intermediar engleza - formare.roformare.ro/download/excel_intermed_eng.pdf · @2003 SC...

Documents

Transcript of Excel intermediar engleza - formare.roformare.ro/download/excel_intermed_eng.pdf · @2003 SC...