EVIDENŢA DOCUMENTELOR DIN FONDUL ARHIVISTIC NAŢIONAL AL ROMÂNIEI

Pentru evidenţa fondurilor şi colecţiilor deţinute de către Arhivele Naţionale se întocmesc următoarele instrumente:

Registrul General de Arhivă Registrul Inventarelor Inventarele fondurilor şi colecţiilor Dosarul fondului sau colecţiei Fişa „Situaţia Fondului”

REGISTRUL GENERAL DE ARHIVĂ ( R.G.A. )

Arhivele Naţionale Istorice Centrale şi Serviciile Judeţene întocmesc câte un Registru General de Arhivă în care se înregistrează toate fondurile şi colecţiile pe care le deţin la data întocmirii, iar în continuare preluările de documente, în ordinea intrării lor, precum şi cele depistate ulterior în depozitele Arhivelor Naţionale fără forme de evidenţă.

Înainte de completare, registrul trebuie numerotat, certificat şi înregistrat în registrul de intrare-ieşire.

Prima rubrică a registrului, „Nr. crt.” se completează în continuare, în ordinea preluărilor, fără a se relua numerotarea pentru fiecare an în parte. Fiecare preluare de documente se înregistrează sub un singur număr curent. Când se preiau cu acelaşi act mai multe fonduri sau fragmente de fonduri diferite, înregistrarea acestora se realizează sub un singur număr, trecându-se fiecare fond separat, pe câte un rând şi completându-se pentru fiecare datele cerute de registru.

Rubrica a 2-a cuprinde denumirea, nr. de înregistrare la instituţia depunătoare şi data actului de depunere a documentelor:

Proces verbal de predare-preluare întocmit conform prevederilor Normelor Tehnice

Proces verbal de luare în evidenţă pentru fondurile sau fragmentele de fond găsite în depozit fără forme de preluare

Oferta de depunere a documentelor pentru documentele depuse de persoane fizice. Oferta de depunere se înregistrează doar la Arhivele Naţionale.

Rubrica a 3-a cuprinde nr. şi data înregistrării la Arhivele Naţionale Rubrica a 4-a cuprinde denumirea depunătorului

1

Rubrica a 5-a cuprinde denumirea fondului sau colecţiei depuse, în întregime. În cazul depunerii unor fragmente se trece denumirea fondului sau colecţiei unde au fost repartizate documentele.Prin denumirea fondului se înţelege denumirea pe care a avut-o creatorul în momentul depunerii documentelor la Arhivele Naţionale sau pe care a purtat-o la desfiinţare sau, în unele situaţii, denumirea sub care a intrat în circuitul ştiinţific.Fondul a cărui constituire începe într-o epocă istorică şi se continuă în alta nu se divide.Fondurile personale vor primi ca denumire numele şi prenumele creatorilor lor, iniţiala prenumelui tatălui şi anii de viaţă, iar cele familiale vor primi ca denumire numele familiei. Colecţiile vor fi denumite fie după numele colecţionarului, fie după conţinutul lor. În rubrica a 6-a se trece genul documentelor sau al u.a.: dosare, registre, condici, planuri, matrice sigilare, fotografii etc. Rubricile 7,8,9, respectiv anii extremi ai documentelor, cantitatea documentelor în u.a. şi m.l. se completează cu datele înscrise în actul de preluare. Nu se admit modificări ulterioare.În situaţia în care actul de preluare nu prevede toate elementele necesare completării acestor rubrici, rubricile pentru care nu există date rămân libere.În cazul preluării unor documente neordonate, neinventariate şi neselecţionate, pentru cantitate se va completa doar rubrica a 9-a (respectiv m.l.), indicându-se în rubrica a 11-a la Observaţii nr. actului în baza căruia s-a efectuat preluarea

În rubrica a 10-a se înscrie cu cerneală roşie numărul fondului, dat la înscrierea în registru a primei preluări. Acest număr se va da şi preluărilor ulterioare de documente din acelaşi fond şi se va înscrie cu cerneală albastră, iar fondul va figura în toate evidenţele sub acest număr.

Radierea unui fond din RGA se menţionează la Observaţii în dreptul primei preluări, indicându-se nr. actului pe baza căruia s-a efectuat radierea, iar nr. fondului radiat nu se atribuie altui fond.

În cea ce priveşte fondurile incluse în trecut în colecţii, vor fi luate în evidenţă după cum urmează:

Fiecare fond din colecţie va fi luat în evidenţă separat Numărul sub care a figurat colecţia de fonduri va fi atribuit primului fond din colecţie,

urmând ca celelalte fonduri să primească numere în continuarea ultimului fond luat în evidenţă

REGISTRUL INVENTARELOR ( R.I. )

În Registrul Inventarelor se înscriu toate inventarele existente în momentul întocmirii registrului şi în continuare, cele care se întocmesc sau se preiau ulterior. Înaintea compltării, registrul trebuie numerotat, certificat şi înregistrat în registrul de intrare-ieşire.

În prima rubrică se trece numărul inventarului; în situaţia în care inventarul e format din mai multe volume se înregistrează fiecare volum sub alt număr. În cazul comasării unor

2

inventare aparţinând aceluiaşi fond sau colecţie, noul inventar rezultat va fi înscris sub un număr nou. Numerele inventarelor comasate se radiază.

În rubrica a 2-a se trece numărul fondului sau colecţiei.În rubrica a 3-a ca titlu al inventarului (volumului) se trece, după caz, denumirea

fondului, a compartimentului sau seriei, ori denumirea colecţiei.În cazul radierii din Registrul Inventarelor a unui inventar, numărul acestuia nu se atribuie altui inventar.

În rubrica a 4-a se menţionează anii extremi ai documentelor inventariate.În rubrica a 5-a – nr. u.a. inventariateÎn rubrica a 6-a – nr. filelor inventarului

Rubricile 4,5,6 se completează cu creionul până la încheierea definitivă a prelucrării fondului, când se vor înscrie cu cerneală.

În rubrica a 7-a – la Observaţii se menţionează nr. şi data actului prin care s-a făcut radierea.

FIŞA „SITUAŢIA FONDULUI”

- se completează pentru fiecare fond sau colecţie şi se păstrează în ordinea numerelor fondurilor. Se completează elemente referitoare la Identificarea fondului, precum şi la Situaţia documentelor.

a) Datele referitoare la Identificarea fondului

- la „identificarea fondului” se trece denumirea fondului din RGA- în prima rubrică se înscriu denumirile succesive ale creatorului fondului, în ordine

cronologică. Fiecare denumire trebuie trecută pe un alt rând, menţionându-se în rubrica a 2-a, sediul sau domiciliul creatorului de fond, în perioada cât a purtat denumirea respectivă

- în situaţia în care creatorul de fond a avut denumirea într-o altă limbă, se trece corespondentul ei în limba română, iar în paranteză, denumirea în limba respectivă

- în ultima rubrică se trece limba şi paleografia în care sunt scrise documentele.

b) Datele referitoare la Situaţia documentelor

- în rubricile fişei se înregistrează schimbările intervenite în cursul anilor, ca urmare a preluărilor sau a prelucrării efectuate asupra fondului. Datele fondului trebuie înscrise pe primul rând al formularului, după luarea în evidenţă în RGA- în prima rubrică se înscrie anul calendaristic pentru care se înscriu datele- urmează rubricile de la 2 la 9 în care se înscriu modificările care au intervenit prin

preluări sau ieşiri de documente (selecţionare, refondare, transfer), în perioada 1 ianuarie – 31 decembrie

- urmează rubricile 10-24 privind stadiul de prelucrare al documentelor, respectiv ordonarea, inventarierea, verificarea existentului, microfilmarea. Aceste rubrici se

3

completează anual astfel: în cazul fondurilor a căror prelucrare se încheie în cursul unui singur an calendaristic, datele se trec în cerneală, la 31 decembrie; în cazul fondurilor a căror prelucrare se efectuează de-a lungul mai multor ani, datele se trec anual, în creion, urmând ca la încheierea definitivă a prelucrării, datele să fie trecute în cerneală

- la rubrica Observaţii se consemnează: situaţiile care au dus la scoaterea din evidenţa fondului a documentelor, schimbarea cantităţii în urma introducerii materialului în mijloace de protecţie, anularea nr. fondului ca urmare a comasării, transferului etc.

DOSARUL FONDULUI

Arhivele Naţionale Istorice Centrale şi Serviciile Judeţene întocmesc câte un dosar pentru fiecare fond denumit „dosarul fondului” în care se păstrează:

procesul verbal de predare-preluare a fondului sau colecţiei de la o persoană juridică sau oferta de la o persoană fizică (copiile după aceste acte, în cazul când cu aceleaşi acte se preiau mai multe fonduri); în cazul fondurilor pentru care lipsesc actele de predare-preluare, se vor întocmi procese verbale de luare în evidenţă în care se vor menţiona: denumirea fondului, anii extremi, cantitatea în m.l. sau u.a., organizaţia de la care a fost preluat fondul şi anul preluării

planurile metodice de lucru, de pregătire pentru microfilmare, de verificare a documentelor cu instrumentele de evidenţă

lucrările de selecţionare alte documente ce privesc situaţia fondului sau colecţieiDosarele fondului se păstrează în ordinea numerelor de fond.

4