PROJECT MANAGEMENT – Ziarul ADEVARUL

1. Care sunt concret serviciile pe care le ofera o companie de project management in constructii?

As incepe mai intii prin a spune citeva lucruri despre Proiecte, Project Management si

Project Manageri, deoarece sunt notiuni inca noi pe piata romaneasca a constructiilor.

Analizind din punct de vedere istoric, project managementul in constructii a fost un proces

rudimentar si intuitiv ajutat de bar-charturi utilizate neadecvat. Intre timp, noi concepte stiintifice

de management au fost dezvoltate si implementate. Aplicarea acestor noi concepte in constructii

au condus la dezvoltarea tehnicilor de management-control a costurilor de constructie, a

duratelor a resurselor si a modului de finantare a proiectelor, tratind intreg procesul de

constructie ca un sistem unitar. Un sistem amplu de management-control este aplicat de la

initiere pana la inchiderea operatiunilor fiecarui proiect si aici sunt si serviciile pe care le ofera o

firma de Project Management, pe care le voi puncta pe parcursul intregului articol. Si ca sa fiu

mai concret, serviciile oferite de o companie de Project Management vizeaza servicii de

Managementul Cerintelor (in definirea ariei de cuprindere a proiectului), de Managementul si

Controlul Schimbarilor din cadrul unui proiect , pe perioada de timp ce se scurge de la initiere,

planificare, executie si pana la inchidere. EUROPROIECT ESTATE ofera servicii de

implementare a unor metodologii de Project Management in firme de constructii dar si de

Managementul Timpului care vizeaza estimarile de timp pentru activitatile din cadrul

proiectului, modul de secventiere a activitatilor (pentru a ne asigura ca durata proiectului este

aleasa optim) si planificarea acestora, Managementul Costurilor (ce cuprinde atit estimarea cit

si bugetarea costurilor), Managementul Calitatii, Managementul Riscurilor, Servicii de

Monitorizare si Control (ce vizeaza urmarirea incadrarii proiectului in bugetul stabilit si in

termenele prevazute), Servicii in ceea ce priveste Managementul Achizitiilor … etc. Aceste

servicii vizeaza preponderent planificarea proiectelor sau monitorizarea si controlul acestora.

Asiguram deasemeni Cursuri de Project Management pentru Project Manageri si Manageri

Executivi din companiile de constructii.

In piata actuala pot spune ca s-a triplat cererea de Project Manageri, deoarece atit clientul

final, constructorul, autoritatea contractanta, beneficiarul proiectului au nevoie de Project

Managerul lor care joaca rolul de “avocat tehnic si logistic” in ceea ce priveste desfasurarea

proiectului, care vede modalitatile in care poate obtine avantaje financiare, materiale, resurse …

etc. de la ceilalti participanti la proiect.

2. Ce avantaje are un dezvoltator care apeleaza la un project manager?

In practica realizarii investitiilor de constructii, investitorii (dezvoltatorii) apeleaza la

serviciile de consultanta, in scopul realizarii acestora la nivelul cerintelor calitative, cu un cost

minim si o durata optima de executie. Realizarea unei investitii necesita folosirea unor specialisti

in citeva domenii ale promovarii si realizarii investitiilor, pe care investitorii sau antreprenorii nu

le pot executa ei insisi, cu fortele lor, din lipsa personalului ingineresc suficient calificat.

O definitia mai generala a Project Managerului ar putea fi “ o persoana care angajeaza

procesele de management ale proiectului”. Desi aceasta este o definitie simplificata, ea prezinta

esenta a ceea ce trebuie sa fie Project Managerul. Daca ne-am referi la proiecte de diferite

dimensiuni, atunci definitia ar trebui nuantata. Plecind de la aceasta definitie, pot sa va spun ca

serviciile pe care poate sa le ofere un Project Manager sunt strins legate de planificarea,

programarea, estimarea si managementul unor grupuri de procese din cadrul fiecarui proiect,

asupra carora voi reveni. Project Managementul in Constructii aplica fiecarui proiect anumite

concepte din diferite faze utilizate de diferite organizatii. Deci, managementul unui proiect de

constructii nu este un proces de management intern a unei singure companii ci este unul de

coordonare si reglare a tuturor elementelor necesare atingerii obiectivelor. Astfel, Project

Managerul trebuie sa lucreze extensiv cu alte organizatii decit cea proprie, este educat sa lucreze

strins impreuna cu diversi salariati din diverse organizatii, coordonindu-i astfel incit sa atinga

obiectivele si sa obtina succesul proiectului. Project Managerul, nu este implicat efectiv in

realizarea lucrarilor, ci planifica, controleaza si coordoneaza activitatea tuturor firmelor din

santier, cu ajutorul echipei de proiect pana la inchiderea proiectului. Avantajele pe care le are

dezvoltatorul sunt multiple : in primul rind nu trebuie sa tina angajat permanent o persoana

(Project Managerul) destul de “costisitoare” doar pentru perioadele in care are lucrari, apoi daca

vorbim de dezvoltatori si de proiecte mari, este nevoie de un PMO (Project Management Office)

care este un organism in sine … Dezvoltatorul are nevoie doar de serviciile acestora “out

sourcing” nefiind interesat sa-i aduca “in house” ca angajati proprii.

3. Cat si in ce fel economiseste un dezvoltator care apeleaza la astfel de servicii?

In majoritatea contractelor de constructii, contractorul (dezvoltatorul) are doar singura

oportunitate de a-si seta pretul (prin licitatie). Din acest moment, profitul ce se poate obtine este

determinat de abilitatea Project Managerului de a economisi si salva bani printr-o buna

planificare a operatiunilor zilnice si priceperea lui de a lua decizii bune. Daca un proiect trebuie

realizat in cadrul liniei planificate a bugetului (cost baseline) si planificarii in timp (time

baseline), este necesar un control atent (si foarte strins) al managementului operatiunilor.

Conditiile in care se desfasoara proiectul , cum ar fi gradul de complexitate, importanta

incadrarii in timp, limitarea resurselor si incadrarea in costuri pun un accent deosebit pe

planificarea, programarea si controlul operatiunilor. Din pacate, procesul de constructie odata

pus in miscare, nu este un mecanism care se regleaza singur si necesita ghidarea de catre un

expert, in conditiile in care se doreste sa se conformeze planificarii. Trebuie reamintit aici ca fiecare

proiect este unic si necesita un efort unic, pe o perioada limitata de timp, implicand lucrari complexe, care

implica munca de natura variabila si nestandardizata. Domeniul constructiilor poate fi profund afectat de

evenimente imposibil sau foarte greu de anticipat. Datorita conditiilor incerte , cerintele de bani si timp se

schimba constant si se pot deteriora serios fara nici o atentionare prealabila. Prezenta unui grad ridicat de

incertitudine in constructii nu sugereaza faptul ca planificarea este imposibila ci doar faptul ca aceasta

joaca un rol hotaritor in succesul sau esecul proiectului. Cu cit gradul de incertitudine este mai mare, cu

atit este necesara o planificare mai atenta si efortul sustinut al unor project manageri cu experienta.

In spatele unor licitatii organizate competitiv, contractorul doreste sa asigure printr-un

management competitiv controlul preturilor operationale, incheind contracte de constructii cu

valoare fixa pentru servicii. Ceea ce ramine este asigurarea motivarii personalului implicat in

zona operationala, deoarece contractorul si-a asumat obligatia sa finalizeze proiectul

(constructia) pana la o anumita data (deci intr-un anumit interval de timp), respectind valoartea

din contract. Singura cale pentru contractor de a-si atinge obiectivele, respectind intelegerea cu

clientul final, este utilizarea Project Managementului.

Dimensiunea proiectelor în care se poate implica o societate de constructii (care

contracteaza cu Project Managerul – reprezentant al dezvoltatorului) este aleasa în functie de

propria capacitate logistica. Firmele care au capacitatea sa gestioneze proiecte mari, au o

rentabilitate mai buna si rezultatele financiare sunt pe masura. Proiectele mari impreuna cu

managementul acestora se reorienteaza catre companiile care au dobindit deja experienta in

domeniul Project Managementului deoarece pot asigura controlul acestora. În gestionarea unui

proiect sau altul, societatea de constructii depinde de multi factori, cum ar fi: furnizorii de

materiale, furnizorii de utilaje, transportatorii, forta de munca si implicarea bancii sau entitatii

care asigura finantarea. Sistemele de contabilitate nu sunt adecvate pentru monitorizarea costurilor unui proiect

de constructii deoarece exista conflicte intre clasificarile de costuri utilizate in proiecte si

practica contabila curenta. Ca sa dau un simplu exemplu : costurile de materiale si de manopera

nu sunt de regula consemnate astfel incit sa se permita identificarea lor precisa asa cum este in

cazul rapoartelor de progres din cadrul unui proiect. Foarte rar se intimpla sa avem inregistrari

contabile ale muncii deja realizate asociate cu costurile presupuse de realizarea ei.

De aceea unii manageri spun adesea ca nu stiu exact ce anume s-a realizat ca urmare a

cheltuirii unor sumede bani, nemaivorbind aici de cunoasterea decalajului intre cit s-a cheltuit

fata de prognozat , corelat cu cit s-a realizat faptic fata de programat. Dar in cazul mai multor

proiecte simultane ??? Pe de alta parte , cresterea volumului lucrarilor de constructii din ultimii

ani in Romania a condus la o crestere a competitiei pe aceasta verticala de market. Jucatori

importanti in piata imobiliara europeana au intrat deja iar altii urmeaza sa intre pe piata

imobiliara din Romania, alaturindu-se grupurilor de firme existente si crescind competitia.

Proiectele Rezidentiale sunt in topul preferintelor acestor firme, care ataca puternic piata

locuintelor. Fiecare grup tinde sa devina lider atit prin numarul de proiecte desfasurate cit si prin

valoarea investitiilor. Performanta Managementului de Proiect a ajuns sa dicteze performanta

intregii organizatii. Managementul financiar si Managementul Costurilor din cadrul

managementului de Proiect sunt doua lucruri distincte si in acelasi timp doua fete diferite ale

aceleiasi monede, care trebuie sa conlucreze constructiv impreuna si sa evite disputele .

Domeniul Project Managementului starteaza cu inceperea constructiei, in care se

realizeaza bugetul si planificarea detaliataa duratelor fiecarei operatii. Acestea constituie tinte

acceptate pentru cost si pentru durata (timp), asa cum sunt plansele pentru procesele din actualele

proiecte. Dupa inceperea proiectului, modul de monitorizare a sistemului cuprinde intervalele de

timp la care sunt masurate si analizate periodic costurile si progresul lucrarilor (cantitatea de

munca depusa). Sistemul de raportare furnizeaza informatiile de progres masurate, care sunt

raportate la parametrii planificati. Compararea valorilor planificate cu cele realizate (din

rapoartele de progres) releva imediat abaterile, atragind atentia asupra activitatilor ce necesita

interventia managementului. Datele din sistem astfel obtinute pot fi utilizate pentru realizarea

previziunilor asupra costurilor si a incadrarii in timp.

Cind este aplicat pentru un anumit proiect, acest tip de management pune accentul pe

identificarea deviatiilor de la planificare. Raportarea deviatiilor de la linia directoare a

proiectului ajuta managerul sa identifice imediat grupurile de activitati care necesita atentie

sporita , si totodata sa reduca atentia asupra proceselor ce urmaresc linia directoare(timp-cost

baseline).

In completarea ariei timp-cost a sistemului de management este necesara implicarea in

managementul resurselor si a controlului fincnciar a proiectului. Resursele sunt considerate

materialele, forta de munca, echipamentele de constructii si subcontractorii. Managementul

resurselor este mai intii un proces de recunoastere a nevoilor din cadrul proiectului, planificarea

duratelor si perioadei in care acestea sunt necesare si nivelarea cerintelor, daca este necesar.

Controlul financiar al proiectului implica responsabilitatea project managerului asupra cash-

flow-ului total generat de munca prestata in constructii si termenii contractuali. Aici exista mai

multe aspecte asupra sistemului de control al proiectului, fiecare necesitind cunostinte specifice

detinute de Project Manager, toate aceste aspecte inte-relationinduse in diferite segmente ale

procesului de management.

Managementul timpului si costurilor proiectului are la baza planificarea si programarea

duratelor si costurilor pentru fiecare proiect, si un sistem, care sa furnizeze informatii

comparative asupra performantelor actuale si cele planificate. Sistemul de monitorizare masoara,

evaluiaza si raporteaza progresul proiectului, comparat cu performantele planificate, ce tin

Project Managerul informat despre natura, cauza si intinderea oricarei deviatii. Cind apar

deviatii, Project Managerul ia orice masuri sunt considerate fezabile pentru remedierea situatiei.

Costurile si duratele pot fi foarete usor scapate din mana in industria constructiilor deoarece

conditiile de productie sunt volatile. Monitorizarea activitatilor trebuie sa detecteze imediat orice

deviere. Project Managerul trebuie sa evaluieze imediat alternativele si sa ia masuri corective

care sa aduca proiectul in parametrii programati.

Managementul procurementului presupune programarea, organizarea, coordonarea,

decizia, actiunea si controlul tuturor activitatilor de achizitii pentru realizarea unei investitii,

incepind de la proiectare si pina la receptia finala.Avind un concept unitar asupra procedurilor

operationale si de suport in privinta procurementului, Project Managerul asigura viteza optima de

circulatie a materialelor, echipamentelor si fortei de munca, controlul calitatii si disponibilitatii

stocurilor, determinarea rapida a cerintelor de aprovizionare si controlul costurilor de achizitie.

Pe de alta parte Project Managerul asigura reducerea costurilor logistice de operare prin cresterea

vitezei de rotatie a stocurilor si a optimizarii procesului de aprovizionare, cresterea activitatii

depozitului fara alocarea de resurse umane suplimentare prin eficientizarea proceselor logistice,

planificarea in aval si amonte a produselor pe intreg lantul de aprovizionare si punere in opera

utilizind metode “Just-in-time”. Corelata cu planificarea si programarea resurselor umane (cu

specializarile respective) si integrate cu planificarea financiara, prezenta materialelor “just-in-

time” asigura importante reduceri de costuri. Toate acestea produc economii importante, ce se

pot situa intr-un interval cuprins intre 8% si 24% din valoarea investitiei (daca valoarea initiala a

fost stabilit corect, in caz contrar diferentele pot depasi si 50% )

4. Se preteaza aceste servicii si persoanelor fizice care isi construiesc case in regie proprie?

Ar trebui sa incepem prin a defini ce intelegeti printr-o “casa” …. Totodata, ca inginer

constructor cu o vechime de peste 25 de ani in aceasta meserie, nu recomand nimanui sa-si

construiasca o casa in regie proprie. Daca un dezvoltator nu-si permite nici la nivel de cartier

rezidential sa abordeze cu forte proprii “problema” , cu atit mai mult o persoana fizica nu va

reusi. Aici vorbim in general de proiecte mici, pentru care sigur ca se pot folosi tehnici de project

management in vederea controlului costurilor, duratei, riscurilor si calitatii obiectivului final.

“Persoana fizica” nu este in pericol pana nu devine “antreprenor” si incepe “in regie proprie”

sa-si construiasca “ceva” … cu atit mai mult daca acel ceva este o casa ! O firma de constructii

are experienta mai mare in ceea ce priveste contractarea unei lucrari decat un beneficiar si

cunoaste mai bine „portitele“ care se pot lasa. De aceea, este bine ca persoanele care doresc sa

inceapa constructia unei case, sau sa incheie un contract pentru un apartament intr-un ansamblu

rezidential sa apeleze in prealabil la un consultant, Project Manager specialitatea Constructii

Civile. Persoana fizica , ca Antreprenor devine de cele mai multe ori victima deoarece nu are

nici stiinta, nici rabdarea nici uneltele cu care sa controleze intregul proces. Varianta in care

alege un Project Manager Inginer Constructor este cea mai pasnica, absolvindu-l de foarte multe

evenimente nedorite. Sa ne gandim simplu ca dupa startare acest “antreprenor de ocazie” se afla

in centrul unui cerc format din diversi constructori, furnizori de materiale de constructii,

meseriasi de ocazie, furnizori de credite, asiguratori , transportatori … etc. trebuind sa

coordoneze lucrari de constructii, instalatii (termice, electrice, apa-canal, ventilatii, voce-date

…etc) in regim de design-build (adica alergind intre proiectant si constructori) , dupa ce a reusit

sa adune toate autorizatiile necesare Autorizatiei de Constructie. Personal nu recomand nimanui

asta !

5. Adaugati orice alt detaliu care vi se pare semnificativ pentru subiectul propus.

Din punct de vedere al specialistului in Project Management , constat ca piata se

confrunta cu o avalansa de proiecte , unele de dimensiuni de-a dreptul gigantice, cu bugete pe

masura (dar si cu riscuri si incertitudini la fel de mari).

Cresterea volumului lucrarilor de constructii din ultimii ani in Romania a condus la o crestere a

competitiei pe aceasta verticala de market. Jucatori importanti in piata imobiliara europeana au

intrat deja iar altii urmeaza sa intre pe piata imobiliara din Romania, alaturindu-se grupurilor de

firme existente si crescind competitia. Proiectele Rezidentiale sunt in topul preferintelor acestor

firme, care ataca puternic piata locuintelor. Fiecare grup tinde sa devina lider atit prin numarul de

proiecte desfasurate cit si prin valoarea investitiilor.

In acest moment, criza economică mondială şi-a pus amprenta şi asupra sectorului imobiliar din

România, ceea ce va determina o reaşezare a preţurilor la construcţiile civile afectind puternic

firmele de constructii.

Firmele de constructii care au implementata o metodologie de Project Management pot asigura o

calitate constanta a produselor si serviciilor pe care le ofera si pot sa-si imbunatateasca

permanent beneficiile obtinute. EUROPROIECT ESTATE (www.project-management-

romania.ro) asigura servicii profesionale de implementare a metodologiilor de Project

Management la nivelul firmelor de constructii. Performantele obtinute de acestea sunt certe :

Organizatia va fi capabila sa livreze proiecte de succes in mod controlabil

Organizatia va putea sa-si imbunatateasca procesele si procedurile interne

Organizatia va putea sa-si dezvolte un brand care va crea clienti fideli

Organizatia va putea sa-si creasca segmentul de piata in primul rind datorita atingerii

nevelului de satisfactie al clientilor

Organizatia va putea sa-si organizeze mai eficient resursele (umane , financiare , de timp )

Calitatea oferita clientilor este asigurata permanent

Costurile pot fi reduse in contextul asigurarii unei calitati superioare si a incadrarii in buget

Asigurarea unui sistem de control al riscurilor elimina incertitudinile si reduce costurile

Comunicarea se face eficient in interiorul echipei de PM si intre echipa si ceilalti participanti

(stakeholderi)

Realizarea de economii printr-un proces de procurement imbunatatit (pentru materiale si

pentru servicii / subcontractanti)

Pe de alta parte , Proiectele din Fonduri Structurale din Programul UE accesate de tara noastra

( care necesita proceduri exacte de contractare, executie, monitorizare si raportare) au fost

absorbite deja de companii care si-au dezvoltat compentene in “procesarea” acestui tip de

proiecte. Accesul la proiectele finantate din fonduri europene sau fonduri guvernamentale se

face cu prioritate de firmele care au implementate proceduri de Project Management , care au

specialisti care cunosc modul de organizare si operare a acestor proiecte, deoarece pentru aceste

proiecte planificarea , executia , monitorizarea si controlul (financiar , al lucrarilor , al muncii , al

calitatii , al achizitiilor … etc.) si inchiderea la data contractata sunt vitale.

In contextul actual, companiile romanesti pot actiona de cele mai multe ori doar ca

subcontractori (deoarece nu au implementata o metodologie de Project Management si nu pot

controla un proiect in mod coerent, asa cum se intimpla in cazul utilizarii Project

Managementului), dar si in acest fel au nevoie de persoane si departamente specializate in

Project Management care sa asigure monitorizarea, controlul si raportarea progresului partii de

proiect subcontractate conform procedurilor de Project Management (PM) cerute atit de

dezvoltatori cit si de entitatile care finanteaza.

Companiile care au pasit deja pe drumul cunoasterii Project Managementului reusesc sa

se “pozitioneze” mai usor in acest nou sistem gigantic din care facem parte , avind viziuni clare

referitor la modul cum se poate incadra un business intr-un sistem si care poate fi perspectiva

acestuia functie de proiectele pe care le realizeaza . Managementul de Proiect da un raspuns

foarte clar si coerent la problematica cu care se confrunta un proiect cum ar fi: gradul de

expunere la RISC, alocarea optima a RESURSELOR UMANE si FINANCIARE ,

COMUNICAREA tuturor celor implicati in proiect , CALITATEA produsului final … etc. si de

aceea dezvoltarea pe proiecte a fost adoptata de majoritatea statelor .

Ing. Marius GAITAN PM Consultant & Civil Engineer EUROPROIECT ESTATE www.project-management-romania.ro www.europroiect.ro