Entitatea publică · document care să fie uşor de citit (să nu conţină elemente din limbajul...

1

Entitatea publică: Grădinița cu Program prelungit nr.11 Str. Versului nr. 2 TIMIȘOARA Departamentul SECRETARIAT

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ privind Transferul preșcolarilor dintr-o unitate în alta ARHIVAREA DOCUMENTELOR ȘCOLARE

Ediţia I Număr de exemplare 1

COD PO.SECR.02

Revizia 1 Număr de exemplare

Pagini 13 din 14 Exemplar nr. 1

4. Scopul procedurii operaționale

4.1. Stabilește modul de realizare a activității, compartimentele și persoanele implicate,

referitor la evidența preșcolarilor din unitate, mai precis la transferul acestora dintr-o unitate în alta; 4.2. Dă asigurări cu privire la existența documentației adecvate derulării activității; 4.3. Asigură continuitatea activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului; 4.4. Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei; 4.5. Alte scopuri specifice procedurii operaționale.

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaționale

5.1. Precizarea (definirea) activității la care se referă procedura operațională: Procedura se referă la activitatea de transfer al preșcolarilor dintr-o unitate în alta

5.2. Delimitarea explicită a activității procedurate în cadrul portofoliului de activități desfășurate de entitatea publică;

Activitatea este relevantă ca importanță, fiind procedurată distinct în cadrul instituției.

5.3. Listarea principalelor activități de care depinde și/sau care depind de activitatea procedurată; De activitatea procedurată depind toate celelalte activități din cadrul instituției, datorită rolului pe care această activitate îl are în cadrul derulării corecte și la timp a tuturor proceselor.

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale activității procedurate; Toate compartimentele din cadrul instituției sunt atât furnizoare, cât și beneficiare de rezultate ale activității procedurate.

5.5. Listarea compartimentelor implicate în procesul activității. Prezenta procedură se aplică de către compartimentul secretariat și personalul implicat, care are sarcini stabilite conform prezentei proceduri.

2




COD PO.SECR.02



6. Documente de referință (reglementări) aplicabile activității procedurate

6.1. Reglementări internaționale - Nu este cazul 6.2. Legislație primară - O.MEdC nr. 4925/2005 privind aprobarea Regulamentului de organizare si functionare al

unitatilor de invatamant preuniversitar; - Legea educaţiei naţionale, nr. 1 / 2011 - Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar

6.3. Legislație secundară - Nu este cazul 6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice - Programul de dezvoltare al SCIM - Regulamentul de funcționare al Comisiei SCIM - Regulamentul de organizare şi funcţionare al instituției - Regulamentul Intern al Instituției - Decizii/Dispoziţii ale Conducătorului Instituției

- Circuitul documentelor;

- Ordine şi metodologii emise de M.E.C.T.;

- Alte acte normative

7. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională

7.1. Definiții ale termenilor

Nr. crt.

Termenul Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul

1. Procedura

Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor pașilor ce trebuie urmați, a metodelor de lucru stabilite și a regulilor de aplicat în vederea realizării activității, cu privire la aspectul procesual Procedura trebuie înţeleasă ca un set de instrucţiuni scrise care fundamentează o acţiune sau activitate repetitivă din instituţia publică. Elaborarea şi implementarea procedurilor reprezintă o parte integrată a unui sistem al calităţii de succes, deoarece conferă angajaţilor informaţii utile pentru activitatea zilnică şi facilitează realizarea obiectivelor. Foarte important este faptul că, deşi managerul instituției este cel care iniţiază elaborarea unei proceduri, scopul acesteia trebuie să fie crearea unui document care să fie uşor de citit (să nu conţină elemente din limbajul de lemn), inteligibil şi util tuturor celor care îl aplică. De asemenea, o procedură foarte bine formulată va fi un eşec, dacă aceasta nu este şi aplicată în practică. O procedură nu este un alt element de birocratizare excesivă, ci, contrar acestei afirmaţii, este un instrument care facilitează realizarea activităţilor uzuale cât mai rapid, corect şi eficient posibil.

3




COD PO.SECR.02



2. Procedura de sistem

Procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul tuturor directiilor/servicilor/compartimentelor din cadrul instituției, numite şi „proceduri generale”. Nu se consideră de sistem acele proceduri care presupun doar o implicare limitată a direcţiilor de specialitate.

3. Procedura operațională

Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual. Mai sunt cunoscute şi sub denumirile de „proceduri specifice”, „proceduri de proces”, „proceduri formalizate” etc. Metodele de lucru şi procedurile formalizate sunt specifice fiecărei instituţii şi constituie obiectul sistemului de control managerial intern, respectiv al standardului nr. 17, intitulat „Proceduri”. Pentru ca procedurile să reprezinte instrumente eficiente, trebuie să îndeplinească un număr de condiţii esenţiale: Să fie: - scrise şi formalizate pentru fiecare activitate principală în parte, - simple şi specifice, - actualizate în mod permanent, - aduse la cunoştinţa salariaţilor, precum şi terţilor daca este cazul , - bine înţelese şi bine aplicate, - să nu fie redundante.

4. Document

Dispoziţii, prevederi etc. scrise pe suport de hârtie sau magnetic (diskete, CD-uri etc.), care reglementează modul de efectuare a unor activităţi şi/ sau precizează cerinţe pentru acestea. Documentele pot fi de provenienţă internă: ROF, fişele posturilor, Regulamente interne privind desfasurarea activitatii dar şi externă: standarde, legi, prescripţii, instrucţiuni şi orice alte documente cu caracter normativ, tehnice sau legislaţie

5. Aprobare Confirmarea scrisă, semnătura şi datarea acesteia, a autorităţii desemnate de a fi de acord cu aplicarea respectivului document în organizaţie.

6. Verificare Confirmare prin examinare şi furnizare de dovezi obiective de către autoritatea desemnată (verificator), a faptului că sunt satisfăcute cerinţele specificate, inclusiv cerinţele SCIM.

7. Gestionarea/ controlul documentelor

Multiplicarea, difuzarea, păstrarea, retragerea din uz şi arhivarea documentelor.

8. Ediție a unei proceduri

Forma inițială sau actualizată, după caz, a unei proceduri, aprobată și difuzată

9. Revizia în cadrul unei ediții

Acțiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediții a procedurii, acțiuni care au fost aprobate și difuzate

10. Sistem Ansamblu de elemente corelate sau în interacţiune

11. Comisie metodică Formă de organizare a activităţii personalului didactic din unitatea

şcolară, încadrat în învăţământul preuniversitar, se constituie conform

4




COD PO.SECR.02



prevederilor R.O.F.U.I.P. Consiliul profesoral aprobă componenţa nominală a catedrelor-comisiilor metodice, conform art. 41 al 2; 43, atribuţiile lor fiind precizate în art. 66

12. Responsabil comisie metodică

Responsabilitate desemnată de directorul unităţii şcolare, conform prevederilor R.O.F.U.I.P, art. 65,66, atribuţiile acestora fiind precizate în art. 67 şi cele stabilite de director, art. 80.

13.

Comisie de lucru cu caracter permanent sau temporar

Formă de organizare a activităţii într-o unitate şcolară, se numesc, funcţionează şi au atribuţii fixate prin R.O.F.U.I.P, legi, ordonanţe de urgenţă, hotărâri de guvern, ordine emise de miniştri sau decizii ale inspectoratului şcolar.

14. Funcţie didactică de predare

Acea funcţie didactică pentru care se constituie normă didactică de predare - învăţare, de instruire practică şi de evaluare potrivit art.42 şi 43 din Legea 128/1997 privind Statutul personalului didactic, cu modificările şi completările ulterioare

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. P.S. Procedura de sistem

2. P.O. Procedura operațională

3. E Elaborare

4. V Verificare

5. A Aprobare

6. Ap. Aplicare

7. Ah. Arhivare

8. CS Compartiment de specialitate

9. SCIM Sistem de control intern/managerial

10. SMI Sistem de Management Integrat Calitate-Mediu-Sănătate și securitate ocupațională; Securitatea Informatiei;

11. RM Reprezentantul managementului pentru SMI

12. RMC Responsabil managementul calității, mediului, sănătății și securității ocupaționale

13. RMM Responsabil mediu

14. RSSO Responsabil sănatătea și securitatea ocupațională

15. SSO Sănătatea și securitatea ocupațională

16. CEAC Comisia de evaluare și asigurare a calității

5




COD PO.SECR.02



17. C Contribuie

18. Ex Execută

19 D Decide asupra efectuării acţiunii (conducere)

8. Descrierea procedurii

8.1. Generalități

- Procedura cuprinde etapele ce trebuie urmate, metodele de lucru stabilite şi regulile de aplicat în vederea cunoaşterii și aplicării de către salariaţii entității a prevederilor legale care reglementează activitatea procedurată.

8.2. Documente utilizate

8.2.1. Lista și proveniența documentelor

- Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri sunt cele enumerate la pct.6.

8.2.2. Conținutul și rolul documentelor

- Documentele utilizate în elaborarea prezentei proceduri au rolul de a reglementa modalitatea de implementare a activității procedurate.

- Accesul, pentru fiecare Compartiment, la legislaţia aplicabilă, se face prin programul informatic la care au acces salariaţii entității.

8.2.3. Circuitul documentelor

- Pentru asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii și aplicării de către salariaţii entității a prevederilor legale care reglementează activitatea procedurată, elaboratorul va difuza procedura conform pct.3.

8.3. Resurse necesare

8.3.1. Resurse materiale - Computer - Imprimantă - Copiator - Consumabile (cerneală/toner) - Hartie xerox - Dosare

8.3.2. Resurse umane - Conducătorul instituției - Șef compartiment/Responsabil Resurse Umane - Șef compartiment Secretariat

8.3.3. Resurse financiare - Conform Bugetului aprobat al Instituției

8.4. Modul de lucru

6




COD PO.SECR.02



8.4.1. Planificarea operațiunilor și acțiunilor activității

Operațiunile și acțiunile privind activitatea procedurată se vor derula de către compartimentul secretariat, conform instrucțiunilor din prezenta procedură.

8.4.2. Derularea operațiunilor și acțiunilor activității

8.5. Descrierea procedurii operaţionale

1. Părintele preșcolarului ridică de la secretariatul unității de învățământ formularele de transfer (două exemplare) de la Secretariatul unității de învățământ unde dorește să transfere copilul.

2. Părintele preșcolarului completează formularul de transfer în două exemplare. 3. Părintele preșcolarului depune la secretariatul unității de învățământ unde e înscris preșcolarul

formularele de transfer completate. 4. Secretarul unității de învățământ înregistrează formularele de transfer în registrul de intrare-ieşire 5. Părintele preșcolarului ridică formularele de la secretariat. 6. Părintele preșcolarului depune formularele la secretariatul unității de învățământ unde urmează să

se transfere. 7. Conducerea unității de învățământ unde urmează să se transfere verifică dacă sunt îndeplinite

toate criteriile de inscriere. 8. Consiliul de administratie al unității de învățământ unde urmează să se transfere aprobă cererea. 9. Părintele preșcolarului ridică de la secretariatul unității de învățământ unde urmează să se transfere

formularele semnate. 10. Părintele preșcolarului depune formularele la secretariatul unității de învățământ de unde pleacă. 11. Cosiliul de administratie al unității de învățământ de unde pleacă aprobă cererea (formularele). 12. Secretariatul unității de învățământ de unde pleacă preșcolarul reţine un exemplar. 13. Secretariatul unității de învățământ înregistrează cererea în Registrul de intrări – ieșiri 14. Părintele preșcolarului depune celălalt formular semnat la secretariatul unității de învățământ unde

pleacă. 15. Părintele preșcolarului îşi ridică dosarul în copie de la secretariatul unității de învățământ de unde

pleacă. 16. Părintele preșcolarului ataşează la dosar al doilea exemplar din formularul de transfer. 17. Părintele preșcolarului depune dosarul la Secretariatul unității de învățământ care îl primeşte. 18. Secretariatul unității de învățământ înregistrează cererea în Registrul de intrări – ieșiri 19. Secretariatul unității de învățământ înregistrează cererea în SIIIR 20. Secretariatul unității de învățământ unde se transfer preșcolarul emite în SIIIR o cerere către

unitatea unde pleacă copilul. 21. Secretariatul unității de învățământ de unde pleacă preșcolarul, în urma aprobării CA,

admite/aprobă în SIIIR cererea de transfer 22. Ambii părinţi ai preşcolarului semnează formularele. Ȋn cazul familiilor monoparentale semnează

tutorele legal al preşcolarului anexând la dosar sentinţa judecătorească sau după caz certificatul de deces al celuilalt părinte.

7




COD PO.SECR.02



9. Responsabilități și răspunderi în derularea activității

Matricea responsabilităţilor

ETAPE

Director

(1)

Secretar şef Secretar

(1)

Director

(2)

Secretar

(2)

Parinte preșcolar

1. Părintele preșcolarului

ridică de la secretariatul

unității de învățământ

formularele de transfer

(două exemplare)de la

Secretariatul unității de

învățământ unde dorește să

transfere copilul.

E

2.Părintele preșcolarului

completează formularul de

transfer în două exemplare.

E


depune la secretariatul

unității de învățământ unde

e înscris preșcolarul

formularele de transfer

completate

E

4 . Secretarul unității de

învățământ înregistrează

formularele de transfer în

registrul de intrare-ieşire

V E


ridică formularele de la

secretariat.

E E


depune formularele la

secretariatul unității de

învățământ unde urmează

să se transfere

E E

7. Conducerea unității de


să se transfere verifică dacă

sunt îndeplinite toate

criteriile de inscriere

V

8




COD PO.SECR.02



8. Consiliul de

administratie al unității de


să se transfere aprobă

cererea.

A




urmează să se transfere

formularele semnate

E E




urmează să se transfere

formularele semnate.

V E E

11. Cosiliul de

administratie unității de

învățământ de unde pleacă

aprobă cererea

(formularele).

A

12. Secretariatul unității de


preșcolarul reţine un

exemplar

E



cererea în Registrul de

intrări – ieșiri

E


depune celălalt formular

semnat la secretariatul


pleacă.

E E


îşi ridică dosarul în copie de

la secretariatul unității de

învățământ de unde pleacă.

E E


ataşează la dosar al doilea

exemplar din formularul de

transfer

E E

17 Părintele preșcolarului

depune dosarul la E

9




COD PO.SECR.02



Secretariatul unității de

învățământ care îl primeşte



cererea în Registrul de

intrări – ieșiri

E



cererea în SIIIR

E


învățământ unde se transfer

preșcolarul emite în SIIIR o

cerere către unitatea unde

pleacă copilul

E



preșcolarul, în urma

aprobării CA, admite/aprobă

în SIIIR cererea de transfer

E

9.1. Conducătorul instituției

- Aprobă procedura

- Asigură implementarea și menținerea procedurii

- Verifică modul de completare a RM, referitor la corectitudinea datelor înscrise conforme cu cataloagele claselor şi FM primite/eliberate în timpul anului şcolar

- Semnează pentru verificare,

- Aplică ştampila unităţii

9.2. Cordonatorul (responsabilul/președintele) CEAC

- Asigură implementarea și menținerea prezentei proceduri;

- Coordonează şi monitorizează activităţile prevăzute de procedură

- Asigură difuzarea procedurii

9.3. Cadrele didactice

- Completează situaţia şcolară în RM

9.4. Compartimentul Secretariat

- completează RM împreună cu diriginţii şi învăţătorii, după CC şi foile matricole primite în timpul anului şcolar,

- urmăreşte ca situaţia școlară să fie încheiată corect în catalog,

10




COD PO.SECR.02



- face menţiunile necesare mişcării populaţiei şcolare sau a situaţiei de repetenţie.

- eliberează acte de studii (adeverinţe, diplome, certificate) pe baza înscrisurilor din RM

- răspunde de gestionarea RM

9.5. Comisia

- verifică împreună cu directorul unităţii modul de completare a situaţiei şcolare în RM;

10. Anexe, înregistrări, arhivări

- Toate documentele şi dovezile pe baza cărora se realizează activitatea procedurată se află în dosarele compartimentului Secretariat şi în documentele echipei manageriale.

- Analiza şi revizuirea procedurii se face anual, sau ori de câte ori apar modificări ale reglementărilor legale cu caracter general şi intern pe baza cărora se desfăşoară activitatea/activităţile care face/fac obiectul acestei proceduri.

DIAGRAMA FLUX – PO privind transferul preșcolarilor dintr-o unitate școlară în alta

11




COD PO.SECR.02



MECTS

ISJTM

CONSILIU DE ADMINISTRATIE

Documentele

necesare pentru

dosarul de transfer

Stabilirea criteriilor de

transfer

Stabilirea perioadei

de transfer

Afisarea informatiilor

Consiliu de Administratie

Comisia de transfer

Depunerea, verificarea si inregistrarea dosarelor de transfer

14

UNITATEA DE ÎNVĂŢĂMÂNT LA CARE UNITATEA DE ÎNVĂŢĂMÂNT DE LA CARE

SE TRANSFERĂ SE TRANSFERĂ

……………………………………………. ………………………………………………….

Nr. ……../ ……..................... Nr. ……./……………………..

Aprobat conform hotărârii Consiliul de Administraţie Aprobat conform hotărârii Consiliul de Administraţie

nr. ………/……………….. nr. ………/………………..

Director, Director,

L.S. ……………………………… L.S. …….…………………………

CERERE DE TRANSFER

Subsemnaţii ……………………………………………… şi ………………………….………

domiciliaţi în localitatea ……………………, str……………………….., nr. ……, bl. ……, sc. ……,

et.. ……, ap. ……, judeţul ……………………., telefon ……………………………..., în calitate de

părinţi (tutori legali), solicităm transferul fiului (fiicei) meu (mele) /minorului (minorei)

…….……………...…………………………………………………, de la Grădiniţa ……...……………

……………………………….. la Grădiniţa ……………………………………………………………...

Menţionăm că fiul/ fiica ………….………………………………. a absolvit/frecventat grupa

……………….. în anul şcolar ………………………

Motivul pentru care solicităm transferul este:

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………….............................................................……

Am luat la cunoştinţă şi cunoaştem prevederile Regulamentului de ordine interioară.

Anexăm următoarele documente:

o Copie certificat de naştere;

o Copie carte de identitate părinţi;

o Adeverinţe medicale eliberate de Direcţia de Sănătate Publică (după caz);

o Acte doveditoare privind schimbarea domiciliului (după caz);

o Hotărâre de divorţ (după caz).

Data, Semnături părinţi,

......………………. ……………………………………

........................................................

Entitatea publică · document care să fie uşor de citit (să nu conţină elemente din limbajul...

Documents

Transcript of Entitatea publică · document care să fie uşor de citit (să nu conţină elemente din limbajul...