Chişinău, 11-12 noiembrie 2010

Atelier specializat „Biblioteca ca sistem

tehnologic normalizat”

CULTURA TEHNOLOGICĂ INSTITUŢIONALĂ –PARTE COMPONENTĂ A

MANAGEMENTULUI CALITĂŢIIPartea 3

Elena Harconiţa, Director

Lina Mihaluţa, director adjunct

Biblioteca Ştiinţifică a Universităţii de Stat”A.Russo”, Bălţi

La baza unei bune activităţi a oricărei organizaţii, instituţii

întotdeauna s-a aflat tehnologia. Cercetătorii domeniuluibiblioteconomic susţin că ştiinţa tehnologiilor de bibliotecă îşiare rădăcinile încă în antichitate, în lucrările călugărului francezFurnivali P., (sec.XIII – lea ), în manualul bibliotecarului,filosofului şi medicului G. Node „Sfaturi pentru buna organizarea bibliotecii” (sec.XVII).

La începutul secolului XIX aspectele tehnologice ale activităţiibibliotecare, metodele raţionale de muncă în biblioteci au fostoglindite în diverse lucrări ale biblioteconomiştilor din Germania,Rusia, Franţa. Specialiştii din Rusia, opera cărora este mai multcunoscută de noi prin aplicarea recomandărilor lor, au creat oadevărată şcoală în vederea elaborării tehnologiilor bibliotecare.

Tehnologii bibliotecareDiscuţiile privind cunoştinţele tehnologice, chiar dacă şi

au o istorie temeinică şi argumentată în Biblioteca noastră,astăzi ne apropie de o nouă înţelegere a însăşi instituţieibibliotecare şi a învăţământului în domeniu, de crearea unorsubdiviziuni tehnologice cu posturi de specialişti –tehnologi în domeniul biblioteconomiei. Deşi, la noi, detehnologii, norme şi standarde s-a preocupat Serviciulmetodic şi şefii de servicii, care sunt judicios ghidaţi demanagerul superior al Bibliotecii. Procesele tehnologicemereu sunt supuse analizelor şi perfecţionării, nemaivorbindde întreprinderea unui şir de acţiuni în vederea bunei lorcunoaşteri şi respectării de către fiecare salariat.

Aceasta se face la locul de muncă, prin mentoriat,autoinstruire, instruire în cadrul Programului de formareprofesională continuă, Şcolii Noului Angajat, prinexersarea zilnică a proceselor de rutină, angrenarearegulată a colaboratorilor în diverse manifestaţiiştiinţifice şi culturale. Eficienţa unui management decalitate, rezultatul final scontat este direct proporţionalnivelului de responsabilitate a fiecărui salariat vis-a-vis deprocesul pe care îl îndeplineşte. Realizarea tuturorproceselor necesită anumite competenţe şi abilităţi, uneledin ele fiind parţial stipulate în hărţile – trasee elaboratede bibliotecari.

Tehnologii bibliotecare

Management al calităţii

În anul 2009 în universitatea bălţeană a apărutManualul sistemului de management al calităţii, careprevede implementarea managementului calităţii latoate nivelurile şi în orice unitate de structură.Evident că Biblioteca, ca parte integrantă ademersului de instruire şi cercetare ştiinţifică, seregăseşte în toate capitolele acestuia.

Managementul calităţii

Audit TehnologicAuditul Tehnologic desfăşurat în cadrul implementării

Managementului calităţii vine să măsoare calitatea serviciilor şiproduselor bibliotecare, eficienţa muncii întregii biblioteci. Înrezultatul AT se stabileşte diagnoza tehnologică, ceea cepermite aprecierea stării actuale şi de perspectivă a dezvoltăriiinovaţionale a fiecărui proces aparte ori a tehnologiei aplicate înîntregime. Obiectul AT poate fi o instituţie ori cîtevasubdiviziuni ale bibliotecii. Auditul poate fi extern şi intern.

O primă tentativă de Audit Intern a fost făcută în acest an,după instituirea unei echipe de auditori formată din personalprofesionist, redactarea unui chestionar relaţional activităţiistructurilor verificate. În acest an Auditul Intern s-a desfăşutratîn Serviciul Dezvoltarea Colecţiilor; Serviciul CatalogareIndexare; Serviciul Organizarea Conservarea Colecţiilor.

Auditul Serviciului Dezvoltarea Colecţiilor

De exemplu: Auditul Serviciului Dezvoltarea Colecţiilora fost constituit din 3 etape: una din ele fiind integralconsacrată studierii detaliate a proceselor tehnologice,gradului lor de profunzime şi de complexitate,interferenţei cu alte procese şi subdiviziuni,corectitudinea, consecutivitatea şi eficienţa realizării.Rezultatele auditului au fost aduse la cunoştinţacolaboratorilor şi în şedinţa Consiliului Coordonator aufost prezentate neajunsurile depistate, făcute propuneripentru înlăturarea neconformităţilor, lichidarea erorilor şirebutului în muncă.

Plan de audit intern

Serviciul Dezvoltarea Colecţiilor

Astfel, aplicarea managementului calităţii susţinerezolvarea integrală a proceselor de planificare,organizare şi control, urmăreşte realizarea calitativăa fiecărui proces tehnologic. Sloganul Planifică –Controlează – Influenţează, rămâne mereu actual.

Astăzi trebuie să dăm o apreciere criticăstereotipurilor ştiinţifice şi tehnice, în special celorce definesc tehnologiile în biblioteconomie drept ototalitate de „procese şi operaţiuni bibliotecare”.

Conştientizarea bibliotecii în calitate de un sistemtehnologic orientat spre producere şi creareaanumitor produse, oferirea serviciilorinformaţionale utilizatorilor, este o alternativăevidentă a abordării simpliste de resursă, atuncicând eficienţa funcţionării bibliotecii este apreciatădoar din perspectiva cantităţii de volume deţinute,numărului de utilizatori, locurilor în săli delectură, m2 pentru lădiţe de cataloage şi alţiparametri deveniţi demult vetuşti.

Orice activitate umană, inclusiv cea bibliotecară, poate ficategorisită drept o artă, care se bazează pe intuiţie, oritehnologie, care se bazează pe legităţile ştiinţifice.Necesitatea bibliotecilor de a-şi automatiza proceselebibliotecar–bibliografice, implementarea noilortehnologii informaţionale a evidenţiat problema actuluide producere în biblioteconomie şi a impus specialiştii săse ocupe de studierea componentelor principale:obiectul de muncă, procesul de producere, produsulfinal, precum şi legăturile dintre ele.

Activităţile bazate pe intuiţie, utilizarea metodelor şimecanismelor euristice sporesc necesitateaalgoritmizării proceselor bibliotecare. Abordareatehnologică influenţează creşterea interesului faţă decunoştinţele sistemice despre bibliotecă, care permit„unificarea într-un tot întreg a metodelor şitehnologiilor bibliotecare, referitoare la organizareacolecţiilor, organizarea şi stocarea informaţiilor,prestarea serviciilor bibliotecare, managementuluibibliotecar.

Tehnologiile bibliotecare constituie, de fapt, ototalitate bine organizată de reglementăriprofesionale, realizate de specialişti competenţi, într-o anumită consecutivitate cu intervale spaţiale şitemporale, cu aplicarea unui anumit echipamenttehnic, care în complexitate conduc spre realizareascopurilor şi funcţiilor bibliotecii în calitatea sa deinstituţie socială.

Aspectul ştiinţific al tehnologiilor bibliotecare

Aspectul ştiinţific al tehnologiilor bibliotecare estecaracterizat de sistemul terminologic:

Particularităţile produselor informaţionale şi aleserviciilor bibliotecare; normalizarea cerinţelor faţă denomenclatorul şi conţinuturile actelor de reglementare;

Adaptarea metodelor de proiectare a proceselortehnologice în conformitate cu specificul şi particularităţilede roducere în domeniul biblioteconomic;

Argumentarea ştiinţifică a proceselor bibliotecare,căutarea şi găsirea mecanismelor eficiente de managementa tehnologiilor informaţionale ş.a.

Aspectul aplicativ al ştiinţei tehnologice

Obiectele de muncă – resursele informaţionale încalitate de „materie primă” a producerii bibliotecare,solicitările informaţionale ale utilizatorilor;

Realizatorii proceselor de producere - structurafuncţională, cunoştinţele profesionale şi calificarea,repartizarea funcţiilor;

Algoritmul procesului de producere – proceseletehnologice şi operaţiunile principale;

Metodele de activitate - regulile, mecanismele,cerinţele şi recomandările privind realizarea proceselortehnologice;

Fluxul documentar de reglementare - organizaţional;metodic, normativ, tehnologic:

Resursele - documente, baza materială, resurseleumane, finanţele;

Produse şi servicii informaţionale - varietatea deservicii; particularităţile de utilizare, aprecierea calităţii;

Structura organizaţional – funcţională a biblioteciica un sistem tehnologic unic– subdiviziunile implicate înproducere, cooperarea şi interferenţa lor pe anumitesegmente;

Aprecierea eficienţei producerii bibliotecare – metode,indicatori, criterii.

Cunoştinţele tehnologice în domeniul biblioteconomieiconstituie temelia realizării atât a sarcinilor aplicative,cât ale celor teoretice. Cultura sistemului tehnologicpresupune o multitudine de obiecte de muncăinterdependente, mijloace/echipament tehnic şirealizatori în ideea creării produselor şi serviciilor decalitate. O fundamentală cultură tehnologică este unimpediment categoric în calea rebutului, greşelilor, a totfelul de eufimisme.

Este foarte important să fie cunoscute particularităţileaplicării eficiente a tehnologiilor bibliotecare:

scopul – atingerea rezultatului final cu cele mai micicheltuieli;

procesualitatea – prezentarea algoritmică a activităţilor prindescrierea consecutivităţii proceselor şi operaţiunilor;

normalizarea – reglementarea activităţii procesuale şi acerinţelor pentru atingerea scopului final;

reproducerea – garanţia rezultatelor datorită respectăriiprevederilor tehnologice;

sistemicitatea– integritatea, interdependenţa subsistemelortehnologice, dirijarea lor;

eficienţa – orientarea spre elaborarea şi utilizarea celor maieficiente, raţionale şi economice procedee.

Respectul şi recunoaşterea bibliotecii de către utilizatori

Prin ce se determină respectul şi recunoaştereabibliotecii de către utilizatori ?

Răspunsul la această întrebare noi îl găsim mereu înanchetele difuzate anual studenţilor şi cadrelordidactice :

Biblioteca este recunoscută în calitate de partenerîn studii şi cercetări de către 71% de respondenţi, 16 %ne consideră formatori şi 19 % susţin că ne aflăm pepost de intermediari între consumatori şi informaţii

Astăzi când concurăm cu atâtea structuri de informare,iar cineva crede chiar că în cel mai apropiat timpbibliotecile vor dispare, iar locul lor îl vor ocupa Google -ul, Biblioteca Digitală Mondială, Biblioteca DigitalăEuropeană ş.a. cele mai solicitate documente rămân să fiecărţile – 92%; publicaţiile în serie – 41 % , resurseleelectronice – 27 la sută; Credem că utilizatorii noştri ştiucă avansarea rapidă a tehnologiilor informaţionale, la fel caşi perimarea formatelor informaţionale, viaţa tehnologicăscurtă a oricărui mediu optic, procesul dificil de digitizarea cărţilor din colecţiile bibliotecilor lumii sunt argumenteforte în detrimentul afirmaţiilor precum că vor disparebibliotecile în cel mai apropiat viitor.

Doar se ştie că numai 2% din fondurile bibliotecilor şiarhivelor sunt disponibile astăzi în formă numerică. În ceamai recunoscută enciclopedie on-line Wikipedia găsimuneori cioturi de informaţii, iar pe Google doar 31% dincăutări sunt încununate de succes.

Satisfăcuţi şi foarte satisfăcuţi de formareacompetenţelor sale informaţionale cu ajutorul cursuluipromovat de bibliotecari – respectiv 56 şi 39 %.

Pagina web este vizitată de 77 % de utilizatori, iardiagrama demonstrează o creştere izbitoare a utilizăriipaginii Bibliotecii: de la 9 716 în anul 2007 la 46 516accesări în anul 2010.