Elaborarea planului strategic multianual/anual

7/23/2019 Elaborarea planului strategic multianual/anual

1/19

PROCEDURA OPERATIONALA

ELABORAREA PLANULUI STRATEGIC SI ANUAL DE AUDIT PUBLIC INTERN LANIVELUL

MINISTERULUI MUNCII, FAMILIEI SI PROTECTIEI SOCIALE

COD: PO______


2/19

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA SI APROBAREA EDITIEI

SAU, DUPA CAZ A REVIZIEI

Nr.crt.

Elemente privindresponsabilii/operatiunea

Numele

si prenumele

Functia Data Semnatura

0 1 2 3 4 5

1.1. Elaborat Anghelina

Cristina

auditor

superior

27.04.2010

1.2. Verificat Apetrei Dan

auditorsuperior

27.04.2010

1.3. Aprobat Buna Mihai Sef serviciuSAP

27.04.2010

.SITUATIA EDITIILOR SI A REVIZIILOR IN CADRUL EDITIILOR PROCEDURIIPERATIONALE

Nr.crt.

Editia sau, dupa caz, reviziain cadrul editiei

Componenta

revizuita

Modalitatea reviziei Data de la care seaplica prevederileeditiei sau reviziei

editiei0 1 2 3 4

2.1. Editia I x x


3/19

2.2. Revizia 2 Titulaturaconducator S.A.P.(sef serviciu),denumire minister,denumire structuraaudit din minister

Adaugare/modificare 27.04.2010

... ........................................ ........................... ..................... ..........................

2.n .......................................

3. LISTA CUPRINZAND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZA EDITIA SAU, DUPA CAZ,REVIZIA DIN CADRUL PROCEDURII OPERATIONALE

Nr.crt.

Scopuldifuzarii

Exemplarnr.

Compartiment Functia Numele siprenumele

Data Semnatura

0 1 2 3 4 5 6 7

3.1. aplicare CAP auditor superior

AnghelinaCristina

3.2. aplicare CAP auditor superior

Dedu Simona

3.3. aplicare 3 CAP auditor superior

Apetrei Dan

3.4. informare 1-3 CAP Sef serviciuSAP

Buna Mihai

3.5. evidenta CAP auditor

superior

Anghelina

Cristina

3.6. evidenta CAP auditor superior

Dedu Simona

3.7. evidenta CAP auditor superior

Apetrei Dan

3.8. arhivare CAP referentsuperior

Spulber Mioara

4. SCOPUL PROCEDURII OPERAIONALE


4/19

Stabilirea modului de realizare a activitii, compartimentele ipersoanele implicate

-auditorii interni intocmesc planul strategic pe o perioada de 3-5 ani, larecomandarea UCAAPI;

-auditorii interni intocmesc proiectul planului anual pana la data de 30 noiembriea anului precedent anului pentru care se elaboreaza;

-planificarea activitatii de audit public intern se bazeaza pe analiza riscurilor;

-selectarea misiunilor de audit se face in functie de urmatoarele elemente defundamentare: evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activitati,programe/proiecte sau operatiuni, criterii semnal /sugestiile ministrului MMFPS,deficiente consemnate in rapoartele Curtii de Conturi; etc., propunerile UCAAPI,respectarea periodicitatii in auditare, cel putin o data la 3 ani, recomandarile Curtii de

Conturi;-planul anual de audit este insotit de un referat de justificare care trebuie sa

cuprinda pentru fiecare misiune de audit in parte, rezultatele analizei riscului asociat,criteriile semnal si alte elemente de fundamentare, care au fost avute in vedere laselectarea misiunii respective;

- auditorii interni transmit planul spre verificare si semnare Sefului de serviciuSAP;

- Planul anual se transmite ministrului MMFPS pentru aprobare pana la data de20 decembrie a anului precedent;

- sarcina revine CAP si UAF din cadrul SAP.

Ofera asigurri cu privire la existente documentatiei adecvate derulariiactivitii

- furnizarea de asigurari ministrului MMFPS cu privire la tratarea riscului (nivelul detolerare a riscului, tipul de control, msuri de control care necesit a fiimplementate);

- ofera consiliere ministrului MMFPS n vederea mbuntirii sistemelor demanagement i control din zona activitilor auditate in cursul unui an;

- furnizarea de asigurri ministrului privind buna funcionare a sistemelor demanagement i control din cadrul MMFPS;

- sprijina ministrul in mentinerea controalelor eficace evaluand eficacitatea si eficientadirectiilor, incurajand imbunatatirea lor continua;

- sprijina ministrul in vederea gestionarii riscurilor si cresterii probabilitatii ca scopurilesi obiectivele sa fie indeplinite.


5/19

Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie apersonalului:

- realizarea procedurii revine auditorilor interni;

- n situaia n care auditorul nu i continu activitatea n cadrul serviciului saueste indisponibil din motive obiective, sarcinile sunt preluate de ctre un alt auditornumit de ctre Seful de serviciu SAP;

- auditorul intern, responsabil al procedurii, va asigura predarea ntregiidocumentaii auditorului desemnat pentru continuarea activitii;

- personalului nou angajat i va fi asigurat un program de pregatire profesional,organizat de ctre Seful de serviciu SAP;

- sistemul informaional care s permit transmiterea cu uurina a

informaiilor este organizat de ctre Seful de serviciu SAP;

- coroborarea fiei postului cu responsabilitatea ntocmirii procedurii operaionale.

Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditarei/sau control, iar pe Seful de serviciu SAP, n luarea deciziei:

- Msuri de control care necesit a fi implementate;

- Registrul riscurilor, in speta - riscul inerent si riscul rezidual (probabilitate,consecinte, nivel);

- Procese de control existente (partiale, adecvate, cea mai buna practica).

5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAIONALE

Precizarea (definirea) activitii la care se refer proceduraoperaional:

- reprezint o activitate iniial, de importan mare, ce st la bazadesfurrii activitii de audit la MMFPS.

Delimitarea explicit a activitii procedurate n cadrul portofoliului deactiviti desfurate de entitatea public:

Planul anual de audit public intern se intocmeste anual de catre Serviciul Audit Public.

Planul multianual (strategic) de audit public intern se intocmeste de catre Serviciul


6/19

Audit Public.

Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind deactivitatea procedurat:

a) activiti de care depinde activitatea proceduralizat:

- organigrama MMFPS;

- ROF-ul MMFPS;

- recomandarile Curtii de Conturi;

-solicitarile UCAAPI;-sugestiile ministrului muncii.

b) activiti care depind de activitatea proceduralizat:

-desfasurarea misiunilor de audit public intern la nivelul MMFPS.

5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare derezultate ale activitii procedurate; listarea compartimentelor implicate nprocesul activitii:

a) structuri furnizoare de date:

- UCAAPI-MFP ;

- Curtea de Conturi ;-CAP-MMFPS ;

-UAF-MMFPS ;

- structuri de audit intern ale institutiilor subordonate/coordonate/aflate subautoritatea ministerului

b) structuri beneficiare de rezultate ale activitii:-compartimente de audit public intern aflate in subordinea/autoritatea/coordonareaSAP.;

- CAP-MMFES;


7/19

- UAF-MMFPS

c) compartimente implicate n procesul activitii:

- CAP-MMFPS;

- UAF-MMFPS

6. DOCUMENTE DE REFERIN (REGLEMENTRI) APLICABILEACTIVITII PROCEDURATE

6.1 Reglementri internaionale:

- Standardele internaionale de Audit Intern;

- recomandrile Comisiei Europene.

6.2 Legislaie primar

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarileulterioare.

6.3 Legislaie secundar:

- O.M.F.P. nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitareaactivitii de audit public intern;

- O.G. nr. 37/2004 pentru modificarea i completarea reglementrilor privindauditul intern;

- O.M.F.P. nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etic aauditorului intern.

- O.M.F.P. nr. 423/2004 pentru modificarea i completarea Normelor generale privindexercitarea activitii de audit public intern.

6.4 Alte documente, inclusiv reglementri interne ale MMFPS

- Solicitarile ministrului

- Solicitarile Curtii de conturi


8/19

- Solicitarile UCAAPI

- Deficiente din rapoartele anterioare

- Regulamentul de organizare i funcionare

- Fiele posturilor.

7. DEFINIII I ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAI NPROCEDURA OPERAIONAL

7.1 Definiii ale termenilor

Nr.crt.

TermenulDefiniia i/sau, dac este cazul, actul care

definete termenul

1.Ediie a unei

procedurioperaionale

Forma iniial sau actualizat, dup caz, a uneiproceduri operaionale, aprobat i difuzat

2.

Proceduraoperaional

Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor cetrebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a

regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii, cuprivire la aspectul procesual

3.

Revizia ncadrul unei

ediii

Aciunile de modificare, adugare, suprimare saualtele asemenea, dup caz, a uneia sau a mai multorcomponente ale unei ediii a procedurii operaionale,aciuni care au fost aprobate i difuzate

4.

Standarde de

audit

Modelele sau standardele de audit furnizeaz un cadruminim, ce permite auditorilor s stabileasc etapele

auditului i procedurile necesare realizrii obiectivelorauditului. Pe baza acestor criterii se evalueazcalitatea rezultatelor auditului.

7.2 Abrevieri ale termenilor

Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat

1. 1. A Aprobare


9/19

2. 2. Ah Arhivare

3. 3. Ap Aplicare

4. 4. SAP Serviciul Audit Public

5. 5. CAP Compartimentul Audit Public

6. 6. Au Auditor

7. 7. Av Avizare

8. 7. Az Analiz

9. 8. MMFPS Ministerul Muncii, Familiei si Protectiei Sociale

10. 9. MFP Ministerul Finantelor Publice

11. 10. Ts Transmitere sef serviciu SAP

12. 11. Tm Transmitere ministru

13. 12. E Elaborare

14. 13. Ev Evaluare

15. 14. I nregistrare

16. 15. In Informare

17. 16. PO Procedur operaional

18. 17. RP Raportri periodice

19. 18. S Supervizare

20. 19. UCAAPI Unitatea Central pentru Armonizarea Auditului PublicIntern

21. UAF Unitatea Audit Fonduri


10/19

22. 20. UCASMFC Unitatea Central pentru Armonizarea Sistemelor deManagement Financiar i Control

23. 21. V Verificare

n.

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAIONALE

8.1 Generaliti:

Procedura operaional se refer la Elaborarea planului strategic si anualde audit public intern la SAP, stabilind modul de realizare al acesteia, privindntocmirea documentelor necesare, compartimentele i persoanele implicate, avndca punct de plecare Legea privind auditul public intern actualizat, legislaiaprimar i legislaia secundar.

De asemenea, prin procedur sunt stabilite responsabilitile compartimentelor

i persoanelor implicate.Compartimentul de audit public auditeaza, cel putin o data la 3 ani, fara a se

limita la acestea, urmatoarele:

- angajamentele bugetare si legale din care deriva direct sau indirect obligatii de plata,inclusiv din fondurile comunitare;

- platile asumate prin angajamente bugetare si legale, inclusiv din fondurilecomunitare;

- vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat alstatului sau al unitatilor administrativ-teritoriale;

- concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul public al statului sau alunitatilor administrativ-teritoriale;

- constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare si stabilire a titlurilor decreanta, precum si a facilitatilor acordate la incasarea acestora;

- sistemul contabil si fiabilitatea acestuia;

- sistemul de luare a deciziilor;

- sistemele de conducere si control precum si riscurile asociate unor astfel desisteme;


11/19

- sistemele informatice.

8.2 Documente utilizate:

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrileulterioare;

- O.M.F.P. nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitareaactivitii de audit public intern;

- organigrama MMFPS;

-rapoartele de evaluare ale UCAAPI;

-rapoartele Curtii de Conturi

8.2.1 Proveniena documentelor

Curtea de Conturi;

UCAAPI-MFP

8.2.2 Coninutul i rolul documentelor

a) Legea nr.672/2002 privind auditul public intern cu modificrile icompletrile ulterioare:

- dispoziii generale;

-organizarea auditului public intern;- desfurarea auditului public intern;

- auditorii interni;

- contravenii i sanciuni;

- dispoziii finale.

b) Planul anual si multianual al SAP cuprinde:

- misiuni de audit ad-hoc ordonate de ministrul MMFPS;

- misiuni de audit propuse de SAP pe baza analizei de risc;


12/19

Ts

Ministru

SAP

- misiuni de audit la solicitarea UCAAPI;

-misiunile de evaluare a structurilor de audit de la institutiilesubordonate/coordonate/aflate sub autoritatea MMFPS;

- structura evaluat;

- perioada auditat;

- perioada desfurrii activitii;

- numrul de auditori.

8.2.3 Circuitul documentelor

- Circuitul Planului anual de activitate al SAP este redat in schema de mai jos:

SAP

8.3 Resurse necesare

8.3.1 Resurse materiale:

- computere;

- acces la internet; program LEX;

- birotic i consumabile.

8.3.2 Resurse umane


13/19

- auditori interni.

8.3.3 Resurse financiare

- creditele bugetare definitive aprobate prin legea bugetului i rectificrile bugetare(salarii, cheltuieli materiale, cheltuieli de capital).

8.4 Modul de lucru

8.4.1 Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii:

Seful de serviciu SAP este responsabil pentru organizarea si desfasurarea activitatilorde audit public intern si trebuie sa asigure resursele necesare indeplinirii planului de

audit public intern in mod eficient. (Standard 2030 Ordin MFP nr. 946/2005)

8.4.2 Derularea operaiunilor i aciunilor activitii:

Planificarea activitatii de audit public intern este bazata pe analiza riscurilor.

8.4.3. Elaborarea planului de audit public intern

Planul de audit public intern se intocmeste anual de catre compartimentul de auditpublic.

Selectarea misiunilor de audit public intern se face in functie de urmatoarele elementede fundamentare:

a) Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activitati, programe/proiecte sauoperatiuni;

b) Criteriile semnal/sugestiile conducatorului entitatii publice, respectiv: deficienteconstatate anterior in rapoartele de audit; deficiente constatate in procesele-verbaleincheiate in urma inspectiilor; deficiente consemnate in rapoartele Curtii de Conturi;alte informatii si indicii referitoare la disfunctionalitati sau abateri; aprecieri ale unorspecialisti, experti etc. cu privire la structura si dinamica unor riscuri interne sau desistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale functionariisistemului; evaluarea impactului unor modificari petrecute in mediul in care evolueazasistemul auditat;

c) Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Ministrul MMFPS prin ordin datSefului de serviciu SAP e obligat sa ia toate masurile organizatorice pentru catematicile ordonate de UCAAPI sa fie introduse in planul anual de audit public intern alMMFPS, realizate in bune conditii si raportate in termenul fixat;


14/19

d) Numarul entitatilor publice subordinate/coordonate/sub autoritate;

e) Respectarea periodicitatii in auditare, cel putin o data la 3 ani;

f) Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonata;

g) Recomandarile Curtii de Conturi;

h) Calculul fondului de timp disponibil;i) Data ultimului audit.

Proiectul planului anual de audit public intern este intocmit pana la data de 30noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaboreaza.

Ministrul MMFPS aproba proiectul planului anual de audit public intern pana la 20decembrie a anului precedent.

Planul anual de audit public intern reprezinta un document oficial. El este pastrat in

arhiva SAP impreuna cu referatul de justificare in conformitate cu prevederile LegiiArhivelor Nationale.

8.4.4. Referatul de justificare

Proiectul planului anual de audit public intern este insotit de un referat de justificare amodului in care sunt selectate misiunile de audit cuprinse in plan.

Referatul de justificare trebuie sa cuprinda pentru fiecare misiune de audit publicintern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriilesemnal si alte elemente de fundamentare, care au fost avute in vedere la selectareamisiunii respective. Referatul este realizat de catre Seful de serviciu SAP.

8.4.5. Structura planului de audit public intern

Planul anual de audit intern are urmatoarea structura:

- scopul actiunii de auditare;- obiectivele actiunii de auditare;

- identificarea/descrierea activitatii/operatiunii supuse auditului public intern;

- identificarea/descrierea entitatii/entitatilor sau a structurilor organizatorice la care seva desfasura actiunea de auditare;

- durata actiunii de auditare;

- perioada supusa auditarii;

- numarul de auditori proprii antrenati in actiunea de auditare;

- precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunostinte de specialitate,


15/19

precum si a numarului de specialisti cu care urmeaza sa se incheie contracte externede servicii de expertiza/consultanta (daca este cazul);

- numarul de auditori care urmeaza sa fie atrasi in actiunile de audit public intern dincadrul structurilor descentralizate.

8.4.6. Actualizarea planului de audit public internActualizarea planului de audit public intern se face in functie de:

- Modificarile legislative sau organizatorice, care schimba gradul de semnificatie aauditarii anumitor operatiuni, activitati sau actiuni ale sistemului;

- Solicitarile UCAAPI/entitatea publica ierarhic imediat superioara de aintroduce/inlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern.

Actualizarea planului de audit public intern se realizeaza prin intocmirea unui Referatde modificare a planului de audit public intern de catre Seful de serviciu SAP, aprobatde catre ministru MMFPS.

8.4.7. Planul multianual (strategic) de audit intern

Fundamentarea planului multianual se face pe baza analizei de risc

Etape realizate de catre SAP si avizate de catre ministrul MMFPS.

1. Inventarierea activitatilor/proceselor/sistemelor

2. Identificarea riscurilor

3. Evaluarea riscurilor

4. Aprecierea controlului intern

5. Clasarea riscurilor reziduale

8.4.8. Valorificarea rezultatelor activitii

- sprijina ministrul in mentinerea controalelor eficace evaluand eficacitatea si eficientadirectiilor, incurajand imbunatatirea lor continua ;

- sprijina ministrul in vederea gestionarii riscurilor si cresterii probabilitatii ca scopurilesi obiectivele sa fie indeplinite.

9. RESPONSABILITI I RSPUNDERI N DERULAREA ACTIVITII


16/19

Nr.

Crt.

Compartimentul(postul) /

aciunea(operaiunea)

CAPSecretariat

SAP

Sefserviciu

SAPMinistru

UCAAPI Obs.

1 Studierealegislatiei privindauditul publicintern,recomandari aleU.C.A.A.P.I. siale ministruluiMMFPS

Az - - - -

2 Elaborare plananual si strategicde audit

E - - - -

3 TransmitereaSefului deserviciu SAP

Ts - Az/V - -

4 Transmitereavariantei finale aplanului anual sistrategic de auditcatre ministru

pentru aprobare

I/Tdg Tm Az/V/A

5 Arhivareaplanului anual sistrategic de auditpublic intern

- Ah - - -

6 Punerea inpractica aplanului anual sistrategic de auditpublic intern

Ap - Ap - V


17/19

Planul de audit public intern se intocmeste anual de catre SAP. Proiectulplanului anual de audit public intern este insotit de un referat de justificare a moduluiin care sunt selectate misiunile de audit cuprinse in plan.

Referatul de justificare este realizat de catre Seful de serviciu SAP si trebuie sacuprinda pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei risculuiasociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal si alte elemente defundamentare, care au fost avute in vedere la selectarea misiunii respective.

Actualizarea planului de audit public intern se realizeaza prin intocmirea unui Referatde modificare a planului de audit public intern de catre Seful de serviciu SAP, aprobatde catre ministrul MMFPS.

Planul strategic (multianual) de audit public intern se intocmeste de catre SAP sieste aprobat de catre ministrul MMFPS.

10. ANEXE, NREGISTRRI, ARHIVRI

Nr.

crt.

Denumirea

Anexei Elaborator Aprob

Nr. de

exemplare Difuzare

Arhivare

1 Legeanr.672/2002privindauditul publicintern, cumodificrile

i

completrileulterioare

MFP ParlamentulRomniei

SAP SecretariatSAP

2 OMFPnr.38/2003pentruaprobareaNormelorgeneraleprivind

exercitareaactivitiide auditpublic intern

MFP MinistrulMFP

SAP SecretariatSAP


18/19

3 Plan anualde auditpublic intern

SAP MinistrulMMFPS

2 SAP SecretariatSAP

11. CUPRINS

Numrul

componentein cadrulprocedurii

operaionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale Pagina

Coperta 1

1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobareaediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei proceduriioperaionale

2

2 Situaia ediiilor i a reviziilor la care se difuzeaz ediiasau, dup caz, revizia din cadrul ediiei proceduriioperaionale

2

3 Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau,dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale

2

4 Scopul procedurii operaionale 3 -4

5 Domeniul de aplicare a procedurii operaionale 4 - 5

6 Documente de referin (reglementri) aplicabile activitiiprocedurate

5 - 6

7 Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n proceduraoperaional

6 - 8

8 Descrierea procedurii operaionale 8 - 13

9 Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii 13 -14

10 Anexe, nregistrri, arhivri 14

11 Cuprins 15


19/19

Elaborarea planului strategic multianual/anual

Documents

Transcript of Elaborarea planului strategic multianual/anual