echipa eficientGhid pentru organizarea i funcionarea unei echipe eficienteInstrument antreprenorial pregtit de Fundaia Centrul Regional de Management Organizaional n cadrul proiectului Universitatea Antreprenorial - Dezvoltarea i promovarea culturii antreprenoriale n condiii de criz i post-criz (2010-2013)Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013

Axa prioritar 3 Creterea adaptabilitii lucrtorilor i ntreprinderilor

Domeniul major de intervenie 3.1 Promovarea culturii antreprenoriale

Titlul proiectului: Universitatea Antreprenorial-Dezvoltarea i promovartea culturii antreprenoriale n condiii de criz i post-criz: POSDRU/9.2/3.1/S/64309

GHID PRIVIND

CREAREA SI FUNCTIONAREA UNEI ECHIPEFiecare manager, indiferent de aria sa de activitate, urmrete ntotdeauna succesul. i tie c, dincolo de fondurile investite, de publicitatea fcut sau contractele bine negociate, stau ntotdeauna oamenii si cei care pun lucrurile n micare. Astfel, modul n care un manager i alctuiete echipa are o pondere important n atingerea scopului menionat anterior, i anume succesul. Dar ce este o echip?

Definiie!Echipa = un grup de oameni care lucreaz mpreun pentru ndeplinirea unui scop comun.

Echipa are:

Un puternic sim al identitii

Roluri diferite pentru fiecare membru al ei

Scop comun

Activiti interdependente

Valorile echipei

Comunicare permanent

ncredere

Rezolvare transparent a conflictelor

Coeziune i ncredere n obiectivul comun

Aprecierea efortului fiecrui membru

Leader bun

I. ROLURILE N CADRUL ECHIPEI n funcie de mrimea proiectului n care este implicat echipa, rolurile pot varia. De aceea este important s tii ce roluri trebuie s alegei i care vor fi atribuiile acestora. ntr-un proiect mic, vei alege urmtoarele roluri:1. Manager de proiect

2. Sef de echipa3. Dezvoltator de proiect

4. Responsabil asigurarea calitii

1. Managerul de proiect

Este numit naintea studiilor de fundamentare

Planific i monitorizeaz evoluia proiectului Poate fi unul din cei care au emis ideea proiectului

Analizeaz necesarul de resurse umane

Alctuiete nucleul echipei Ia decizii n funcie de natura proiectului, poate avea pregtire tehnic Are abiliti de conducere, organizare, decizie, motivare, negociere, previziune, inovaie

Posed certificri n Managementul de proiect Este responsabil cu succesul sau eecul proiectului2. Sef de echipa Responsabil cu execuia conform standardelor a activitilor planificate

Monitorizeaz activitatea echipei

Corecteaz sau ndrum activitile echipei Raporteaz managerului stadiul proiectului3. Dezvoltator de proiect

Responsabil cu implementarea cerinelor proiectului4. Responsabil asigurarea calitii (Quality Assurance)

Responsabil cu verificarea funcionalitii i performanelor produsului Analizeaz rezultatele i ntocmete rapoarte

Propune soluii de mbuntire

Propune aciuni corective i preventiventr-un proiect mare, la rolurile menionate mai sus, vei mai aduga unele din urmtoarele roluri sau chiar toate:1. Arhitectul proiectului

2. Technical writer3. Analist

4. Consultant

5. Experi de business

1. Arhitectul proiectului

Este responsabil de arhitectura proiectului/produsului

Capteaz interesele partenerilor de afaceri i le transpune alegnd arhitectura adecvat2. Technical writer Este responsabil de documentaia tehnic a proiectului Primete documente tehnice de la colegi (ingineri) pe care le editeaz pentru a fi corecte i conforme cu standardele n vigoare i aplicabile

3. Analist (Analist de afaceri / Analist de sistem)

Este responsabil de nelegerea corect a cerinelor de business Studiaz specificaiile clienilor, clarific orice detalii cu clienii sau partenerii de afaceri Redacteaz specificaiile aplicaiei4. Consultant

Analizeaz fezabilitatea ofertelor de proiecte

Propune soluii pentru diverse probleme

Evalueaz gradul de atingere a obiectivelor proiectului

5. Experi business (Manager de produs, Manager de program)

NUCLEUL ECHIPEI Este alctuit din profesioniti

Fiecare acoper mai multe sarcini diferite

Responsabilitile sunt mprite

Managerul de proiect coordoneaz activitile membrilor echipei

Managerul de proiect acord atenie fiecrui membru al echipei

O alt clasificare a ROLURILOR ntr-o echip poate fi urmtoarea:

Lider informal

Inovator

Organizator

Evaluator

FinalizatorII. GESTIUNEA TIMPULUIToi membrii echipei trebuie s aib abiliti de gestionare a timpului, pentru eficientizarea activitii. Ei trebuie s tie:

s i stabileasc obiectivele

s evite ntreruperile

s i prioritizeze activitile

Definiie!Obiectivul = rezultat concret, msurabil, limitat n timp care trebuie obinut i care marcheaz un

progres n atingerea scopului unui proiect. (prof.dr.ing. Mircea Covrig)

III. CREAREA UNEI ECHIPE DE SUCCES Este strns legat de nelegerea misiunii sau obiectivelor organizaiei i se realizeaz prin acordarea, de ctre manageri, a unei atenii sporite urmtoarelor aspecte: (Susan M. Heathfield)1. Comunicarea clar a ateptrilor2. Context

3. Angajament

4. Competen

5. Control

6. Colaborare

7. Comunicare

8. Inovaie

9. Consecven

10. Coordonare

INCLUDEPICTURE "http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcR1BVZx9-sJ6hy7BoA0KP6roGnKwbu9WJeoAPa_phTKlNka7Xeh" \* MERGEFORMATINET

INCLUDEPICTURE "http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcR1BVZx9-sJ6hy7BoA0KP6roGnKwbu9WJeoAPa_phTKlNka7Xeh" \* MERGEFORMATINET Performana unei echipe este influenat de: Modul n care se comport liderul

Modul de rezolvare a problemelor i luare a deciziilor

Conflicte i modalitatea lor de rezolvare

IV. CUM OPTIMIZAI RESURSELE UMANE ALE ORGANIZAIEI DUMNEAVOASTR? Conform Safe Management Consulting, prin:

Identificarea n interiorul companiei a angajailor cu potenial ridicat

Analiza psihologic a muncii

Evaluare, selecie i expertiz psihologic n vederea angajrii, autorizrii i meninerii n funcie Formare, orientare i repartiie n munc dup criterii psihologice Diagnoz i intervenie organizaional

Consiliere pentru orientarea n carier i dezvoltare personal Informare i consiliere n vederea reconversiei i integrrii socio-profesionale

Elaborare de sisteme sau programe de motivare a personalului organizaiei

Conceperea planurilor de retenie adaptate cerinelor companiei dumneavoastr pentru toate nivelurile: management, functii de executie, mid-level, personal administrativ, incepatori Desfurarea i evaluarea rspunsurilor la interviul care are loc la incetarea raporturilor de munca (exit-interview) Analiza i prevenirea fenomenelor de inadaptare profesional

Studiul i prevenirea stresului ocupaional

Studierea i evaluarea modalitilor de mbuntire a adaptrii personalului n activitate

V. ECHIPA DE MANAGEMENT BAZAT PE CUNOTINE. FACTORI DE SUCCES

Principala responsabilitate a managerului bazat pe cunotine este organizarea fluxurilor de informaie i cunotine n cadrul companiei. (Trainmore-Knowmore)

Managementul bazat pe cunotine este un element important al strategiei unei companii. Atunci cnd alctuii o echip de management bazat pe cunotine trebuie s avei n vedere civa factori:

Managerii bazai pe cunotine trebuie s cunoasc obiectivele fundamentale ale companiei; de aceea, ei ar trebui s participe la edinele managementului de vrf, n vederea unei gndiri strategice. Componena echipei trebuie s reflecte o structur echilibrat de know-how pentru a se putea adresa tuturor aspectelor de management bazat pe cunotine. EX: expertiz n domeniul IT, expertiz n domeniul resurselor umane, expertiz n domeniul financiar, n domeniul juridic, n domeniul calitii etc.

Managerul bazat pe cunotine trebuie s tie s i motiveze angajaii pentru a se implica n activitile de management bazat pe cunotine. Managerul bazat pe cunotine trebuie s aib abiliti de comunicare i abiliti interpersonale puternice, pentru a construi relaii solide. Trebuie s fie flexibil i s dea dovad de capacitate de adaptare.

Echipa bazat pe cunotine trebuie s aib un grad ridicat de autonomie pentru a putea rezolva problemele imediat ce acestea apar.

Echipa bazat pe cunotine trebuie s fie pasionat de cunotine, de informaie.

VI. DINAMICA ECHIPEI

Definiie!Dinamica echipei = tipare de comportament ce se formeaz odat cu dezvoltarea echipei (atitudine, mod de lucru, organizare)

Factori de influeneaz dinamica:

Dorina de implicare

Competiia

Succesul

Statutul

Stilul emoional al liderului

VII. ETAPELE DE DEZVOLTARE ALE UNEI ECHIPE

1. Formare

2. Furtun

3. Normare

4. Performan

5. Desprire (Bruce W. Tuckman)

1. Formarea Se cunosc i se testeaz reciproc

Se stabilesc comportamentele acceptate ntre colegi Se simte nevoia de ndrumare

Se stabilesc scopul i obiectivele comune

Se discut procedurile, schema de personal, procesele

2. Furtuna

Apar conflicte ntre membrii echipei Apare lipsa de unitate Membrii echipei reacioneaz emoional n anumite momente

Apar sentimente de rezisten, ostilitate, disconfort, incompeten

Comunicarea este slab i se ascult foarte puin unii pe alii

Apar conflictele i dezbinri ntre membrii echipei

Cum rezolvai aceste probleme?

Prin exprimarea clar a prerilor, fr s acuzai alte persoane Ascultarea fiecrui punct de vedere

Clarificarea punctelor principale

Solicitarea prerii echipei

3. Normarea

Membrii echipei ncep s se accepte Se formeaz un mediu deschis de comunicare Se dezvolt coeziunea echipei

Fiecare i cunoate rolul n echip i consecinele rezultatelor activitii personale4. Performana

Este etapa n care echipa rezolv eficient problemele Se face trecerea de la subiectivitate la obiectivitate

Se elaboreaz soluii Se ating obiectivele

Apar sentimente de entuziasm, ataament fa de echip Se dezvolt abilitatea de a preveni conflictele sau de a le rezolva eficient

5. Desprirea

Se trag concluzii, se scriu rapoarte

Exist sentimente de mplinire i de pierdere

Este etapa n care se nva din greeli i se fac cunoscute experienele utile

Persoanele accept noi roluri ntr-o echip

Reprezint un nou nceput

Resurse utilizate: http://www.trainmore-knowmore.eu (proiect pilot susinut de Programul Leonardo da Vinci) How to Make Teams Effective, de Susan M. Heathfield (http://humanresources.about.com/od/involvementteams/a/twelve_tip_team.htm) Cursul Management de proiect, de prof.dr.ing.Mircea Covrig i as.ing.Cristina Gheorghe

http://elf.cs.pub.ro/mps/wiki/laboratoare/laborator-02 http://safecons.com/flash/smc.swf Articole Bestjobs.ro Instrumente Structurale

2007-2013

Fondul Social European

POSDRU 2007-2013

GUVERNUL ROMNIEI

MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I

PROTECIEI SOCIALE

AMPOSDRU

UNIUNEA EUROPEAN